VeranstaltungsPLANER - Kultur Service Gesellschaft Steiermark

VeranstaltungsPLANER
der Kultur Service Gesellschaft Steiermark

INHALTSVERZEICHNIS VeranstaltungsPLANER
o EINLEITUNG 6
VERANSTALTUNGSORGANISATION BASISGUIDE 7
o VERANSTALTUNGSVORBEREITUNG 8
o Was ist der Zweck meiner Veranstaltung? 9
o Welches Zielpublikum möchte ich ansprechen? 9
o Örtlichkeit der Veranstaltung 11
o Technik und Infrastruktur (Reinigung, Transport, Equipment…) 11
o Zugänglichkeit und Erreichbarkeit des Ortes 11
o Mit wem arbeite ich zusammen 13
o Kooperationen und Partner 13
o Team/MitarbeiterInnen 13
o VIPs und Honoratioren (Rangordnung bei Eröffnungsreden…) 14
o Internationale Veranstaltungsplanung 16
o Sprachbarrieren und Übersetzerservice 16
o Kulturforen und Kulturinstitute ausländischer Vertretungen 16
o Veranstaltungen für Menschen unterschiedlicher ethnischer
oder religiöser Zugehörigkeit 18
o Gendergerechte Veranstaltungsplanung 19
o Gender Mainstreaming 19
o Veranstaltungsplanung für Menschen mit Behinderungen 20
o Menschen mit Behinderungen 20
o Mobilitätsbeeinträchtigung und Barrierefreiheit 20
o Finanzierung 21
o Budgetplan und Controlling 21
o Steuern und Abgaben 21
o Sponsoring 22
o
Subventionen und Förderungen (Gemeinde/Stadt, Land,
Bund, EU) 22
o Ticketing 25
o Ticketpreise 25
o Was muss auf der Eintrittskarte stehen 26
o Vorverkauf 26
o Eintrittskarten und Sponsoring / Förderungen 26
o Versicherungen/Haftung 27
o Catering und Verpflegung 28
o Unterbringung 29
o Rahmenprogramm 29
o Planung und Koordination des Auf- und Abbaus 30
o Marketing und PR 31
o Werbemittel 31
o Impressumpflicht 32
o Presse / Pressekonferenz, Presseaussendung 32
o Allgemein gültige Bestimmungen: gesetzliche Grundlagen
in der Steiermark 33
o Wer ist VeranstalterIn und was sind
seine/ihre Verantwortungsbereiche 33
o Veranstaltungsformen 34
2

o Genehmigungen und Behördenzuständigkeiten 35
o Betriebsstättengenehmigung 37
o Haftung und Versicherung 38
o Sicherheit 39
o Brandschutz 39
o Ambulanz und Erste Hilfe 39
o Überwachung 40
o Veranstaltungsort und gesetzliche Bedingungen 41
o Veranstaltungsanmeldung 44
o Bewilligung der Veranstaltung 46
o Finanzielles 48
o Steuern und Abgaben 48
o Lustbarkeitssteuer 48
o Umsatzsteuer 48
o Werbeabgabe 48
o Urheberrecht 49
o AKM (Musik, Literatur) 49
o VBK (Verwertungsgesellschaft Bildender Künstler) 50
o VERANSTALTUNGSDURCHFÜHRUNG 51
o Checkliste 51
o Telefonliste und Kontaktdatenübersicht 51
o Ansprechpersonen und Aufteilung der Zuständigkeiten im Team 51
o Zeit- und Ablaufplan 51
o KünstlerInnenbetreuung 51
o Betreuung von VertreterInnen von Sponsoren und
Förderern der Veranstaltung 52
o Presse 52
o VERANSTALTUNGSNACHBEREITUNG 53
o Abrechnung 53
o Teambesprechung 53
o Nachberichterstattung 53
o Press Clipping 54
o Dokumentation 54
o Dankesschreiben 54
Tipps und Hinweise nach Veranstaltungsart 55
AUSSTELLUNGEN 56
o Ausstellungsort 56
o Haftung 56
o Versicherung 56
o Aufsicht und Sicherheit 56
o Transport von Ausstellungsobjekten 57
o Auslandstransporte - Carnet ATA 57
o Werbung und PR 58
3

o Vernissage 58
o Umgang mit Sponsoren und Förderern 59
o Verkauf von Ausstellungsobjekten 59
o KultRent – Verleihung von Ausstellungshilfen (Rahmen etc.) 59
MUSIKVERANSTALTUNGEN 60
o Wahl des Veranstaltungsortes 60
o Equipment 60
o Strom- und Lichtanforderungen 60
o Infrastruktur 61
o Tanzfläche 61
o KünstlerInnen 61
o Verträge und Vereinbarungen 61
o Künstlerbetreuung 62
o Technikanforderungen und Instrumente 62
o AKM Anmeldung und Abgaben 62
o Sicherheit und Security 63
o Lautstärke 63
o Klima und Belüftung 64
THEATER- / BÜHNENVERANSTALTUNGEN / LESUNGEN 65
o Regie 65
o Bühne und Bühnenbild 65
o Choreografie 66
o Ensemble 66
o Gastspielvertrag 66
o Gage und Vertrag 66
o Tontechnik 66
o Licht- und Stromanforderungen 67
o Infrastruktur 68
o Temporäre Architektur – Zelt 68
o StageRent – Plattform für Bühnentechnik 69
o Garderobe 69
o Werbung 69
o Kartenvertrieb 70
o Urheberrecht 70
o Aufführungsrechte 70
o AKM (Literatur) 71
KINDER- & JUGENDVERANSTALTUNGEN 72
o Jugendschutz 72
o Veranstaltungsort 73
o Spezielle Örtlichkeiten und Kinder- & Jugend-spezifische
Veranstalter in der Steiermark 74
o Rahmenbedingungen 76
o Ticketpreise 76
o Pause, Catering und Verpflegung 76
o Security 77
4

o Equipment 77
o PR und Marketing 78
o Vernetzung und Ankündigungen auf speziellen Portalen 78
o Adäquate Betreuung der Kinder während der Veranstaltung 78
o KünstlerInnen als Kulturvermittler: Spezifische Anforderungen
und pädagogische und kommunikative Aspekte 78
o Kooperation mit Vereinen/ExpertInnen 78
o Kooperationen mit Schulen 79
o Genehmigung der/des Direktors/Direktorin 79
o Anmeldungsfrist 79
o Kommunikation: Rückfragen und Anmeldung 79
Do’s & Dont’s im Überblick 81
Büchertipps 82
Links 84
5

EINLEITUNG
Dieser VeranstaltungsPLANER der Kultur Service Gesellschaft Steiermark bietet
Informationen und Tipps für KulturveranstalterInnen in der Steiermark.
Da es sehr weitreichende und komplexe Bestimmungen gibt und man auch von
Erfahrungen anderer profitieren kann - mehrere Akteure aus allen Kultursparten
haben ihre Erfahrungen und Tipps in unseren VeranstaltungsPLANER einfließen
lassen – werden Sie hier jede Menge an nützlichen Hinweisen finden!
Dieser steirische VeranstaltungsPLANER bietet einerseits allgemein gültige Basisinformationen
für die Durchführung von Veranstaltungen und gültige gesetzliche
Bestimmungen in übersichtlicher Form und informiert über erforderliche
Meldepflichten und Genehmigungen. Andererseits soll dieses Tool organisatorische
Hinweise und spezifische, nützliche Tipps in übersichtlicher und chronologischer
Form für unterschiedliche Veranstaltungskategorien (Ausstellungen, Konzerte,
Theater- & Bühnenveranstaltungen, Kinderveranstaltungen) auflisten und für
OrganisatorInnen von Kulturveranstaltungen in der gesamten Steiermark gültig und
nützlich sein.
Bezüglich der Planung von Projekten in Graz verweisen wir auf den Veranstaltungsleitfaden
der Landeshauptstadt Graz (http://www.kulturserver-graz.at/kulturamt/134).
Unser VeranstaltungsPLANER wird laufend aktualisiert und weiterentwickelt. Dabei
werden wir konstruktive Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge gerne
berücksichtigen, um die Nutzerfreundlichkeit permanent zu erhöhen.
Der VeranstaltungsPLANER entstand in Kooperation mit der Kulturvermittlung
Steiermark.
Wir hoffen, dass dieses Service intensiv genutzt wird und wir wünschen allen
KulturveranstalterInnen in der Steiermark viel Erfolg!
Mag. Angelika Vauti-Scheucher
Geschäftsführerin
Kultur Service Gesellschaft Steiermark
8010 Graz, Glacisstraße 69
Tel: 0316 / 877-2434
Fax: 0316 / 877-2477
E-Mail: office@kulturservice.steiermark.at
Internet: www.kulturservice.steiermark.at
Haftungsausschluss
Der VeranstaltungPLANER ist ein freiwilliges und unentgeltliches Service der Kultur Service
Gesellschaft Steiermark. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationsinhalte wird
von der Kultur Service Gesellschaft Steiermark keine Haftung übernommen. Dies gilt
insbesondere für Folgeschäden. Die detaillierten gesetzlichen Bestimmungen finden sich in
den jeweiligen Veranstaltungsgesetzen. Wir empfehlen, bei konkreten Fragen Einsicht in die
diversen Gesetzestexte zu nehmen (vor allem das Steiermärkische Veranstaltungsgesetz -
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html) sowie
die zuständigen Behörden zu konsultieren.
Die folgend angeführten Informationen beziehen sich auf Veranstaltungen in der Steiermark.
6

VeranstaltungsPLANER - Übersicht
Dieser VeranstaltungsPLANER der Kultur Service Gesellschaft Steiermark bietet
Informationen und Tipps für KulturveranstalterInnen in der Steiermark.
Er gliedert sich in zwei große Teile: einen Basisguide als allgemein gültige
Grundinformation für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von
Kulturveranstaltungen, und einen zweiten Teil mit Tipps und Hinweisen für
unterschiedliche Veranstaltungskategorien (Ausstellungen, Konzerte, Theater- &
Bühnenveranstaltungen, Kinder- & Jugendveranstaltungen).
Veranstaltungsorganisation Basisguide
o Veranstaltungsvorbereitung 8
o Veranstaltungsdurchführung 51
o Veranstaltungsnachbereitung 53
Tipps und Hinweise nach Veranstaltungsart
o Ausstellungen 56
o Musikveranstaltungen 60
o Theater- & Bühnenveranstaltungen und Lesungen 65
o Kinder- & Jugendveranstaltungen 72
Do’s & Dont’s im Überblick 81
Büchertipps 82
Links 84
7

VERANSTALTUNGSVORBEREITUNG - Übersicht
o Zweck und Ziel meiner Veranstaltung 9
o Ort, Technik, Infrastruktur 11
o Teams und Kooperationen 13
o VIPs und Honoratioren 14
o Internationale Veranstaltungsplanung 16
o Veranstaltungen für Menschen unterschiedlicher ethnischer
oder religiöser Zugehörigkeit 18
o Gendergerechte Veranstaltungsplanung 19
o Veranstaltungsplanung für Menschen mit Behinderungen 20
o Finanzierung und Budget 21
o Ticketing 25
o Versicherungen und Haftung 27
o Catering und Rahmenprogramm 28
o Auf- und Abbau 30
o Marketing und PR, Presse 31
o Gesetzliche Grundlagen 34
8

○ Was ist der Zweck meiner Veranstaltung?
Um die Idee der Veranstaltung erfolgreich umzusetzen ist es ratsam, sich bereits am
Beginn mit grundlegenden Aspekten auseinander zu setzen. Je nachdem, was mit
einer Veranstaltung erreicht werden soll, ändert sich die Herangehensweise und
Planung. Wenn die Ziele fixiert sind, kann genau festgelegt werden, welche Bereiche
für die Verwirklichung besonders wichtig sind.
Überlegen Sie daher, was die Ziele der Veranstaltung sind: z.B. plane ich eine
Veranstaltung, um mich oder andere KünstlerInnen vorzustellen, ist es mein Ziel, mit
der Veranstaltung Geld einzunehmen, oder haben andere Punkte wie
Selbstmarketing, Erweiterung des Bekanntheitsgrades o.Ä. Vorrang.
Folgende Fragestellungen und Tipps sollen Ihnen bei der Klarwerdung der
Eckpunkte helfen:
‣ Welches Ziel/welche Ziele verfolge ich mit der Veranstaltung?
‣ Formulieren Sie die Ziele aus und halten Sie sie schriftlich fest, um nach der
Veranstaltung zu überprüfen inwieweit die Ziele erfüllt wurden.
‣ Wenn Sie mit Partnern gemeinsam veranstalten, so sollten die Ziele
gemeinsam besprochen werden. Es kann durchaus sein, dass bei der
gleichen Veranstaltung die unterschiedlichen TeamkollegInnen/PartnerInnen
auch unterschiedliche Ziele verfolgen.
‣ Falls es unterschiedliche Zielvorstellungen gibt, sind diese miteinander
vereinbar?
Tipp: Auch Förderer und Sponsoren Ihrer Veranstaltung haben Ziele und erwarten
sich die Erfüllung dieser Ziele. Deshalb: unbedingt vor der Veranstaltung überlegen
welche Ziele erreichbar sind und erreicht werden sollen und auch ob und in welcher
Form dies für Förderer/Sponsoren dokumentiert werden soll.
○ Welches Zielpublikum möchte ich ansprechen?
Je nachdem, welches Zielpublikum angesprochen werden soll, werden sich auch
Punkte wie das künstlerische Programm, inhaltliche Themen, Uhrzeit, Ort der
Veranstaltung und Werbestrategien ändern. Daher ist es ratsam, sich am Beginn der
Planung über diese grundlegenden Punkte Gedanken zu machen und die weiteren
Details daran zu orientieren.
Beispiel: Wenn mein Zielpublikum Jugendliche oder Kinder sind, so werde ich mich
mit Uhrzeit, Örtlichkeit, Ticketpreis darauf einstellen. Wenn ich erwachsenes
Publikum erwarte, so kann die Veranstaltung auch spät stattfinden, ohne dass es
dem Zielpublikum Probleme bereitet. Auch der Ausschank von Alkohol wäre somit
erlaubt. Örtlichkeit und Erreichbarkeit der Veranstaltung muss auf den
angesprochenen Personenkreis abgestimmt werden.
Beachten Sie folgende Fragen:
‣ Welches Zielpublikum möchte ich ansprechen und wie viele Personen?
9

‣ Kann mein Zielpublikum um diese Zeit zu diesem Ort kommen und ist die
Örtlichkeit für die Personenzahl geeignet?
‣ Wenn nein, was kann getan werden, um dieses Problem zu beseitigen?
‣ Welche Kartenpreise sind für das Publikum und das geplante Programm
passend?
‣ Welche Rahmenprogramme/Verpflegung werden erwartet, oder bin ich als
VeranstalterIn diesbezüglich ganz frei?
Tipp: Viele dieser grundlegenden Punkte sind einfacher zu erarbeiten, wenn man
sich im Team darüber Gedanken macht. Oft hat man als VeranstalterIn bereits zu
Beginn ein fixes Bild von der Veranstaltung im Kopf, von dem man so begeistert ist,
dass dabei Details leicht übersehen werden. Wenn Sie alleine die Veranstaltung
planen, dann bitten Sie gute FreundInnen oder Familienmitglieder um ihre Meinung
und ein Feedback zu Ihren Ideen.
10

○ Örtlichkeit der Veranstaltung
Die Örtlichkeit der Veranstaltung sollte so gewählt werden, dass das Zielpublikum
diese erreichen kann und auch gesetzlich betreten darf (für Kinder und Jugendliche
ist zum Beispiel der Besuch von Nachtclubs und Wettkaffees verboten bzw.
eingeschränkt). Des Weiteren muss die Örtlichkeit die Anzahl der BesucherInnen
fassen können und Fluchtwege müssen für etwaige Notfälle vorhanden sein. Auch
die Atmosphäre des Ortes sollte zum Veranstaltungsinhalt passen und die Örtlichkeit
sollte über geeignete Bestuhlung, Sanitäranlagen etc. verfügen.
Planen Sie im Voraus! Nicht immer sind Veranstaltungsorte zum gewünschten
Zeitpunkt noch verfügbar. Klären Sie daher unbedingt früh genug die Details ab und
mieten Sie die Örtlichkeiten an oder reservieren Sie diese.
○ Technik und Infrastruktur
Wenn ein Veranstaltungsort ausgewählt wurde, muss abgeklärt werden, welche
Technik und Infrastruktur diese Örtlichkeit aufweist und ermöglicht:
Hat das Veranstaltungshaus selbst Technikzubehör? Wenn ja, ist dies kostenlos
oder muss vieles zusätzlich von anderen Anbietern gemietet werden?
Überlegen Sie, ob es notwendig ist, eine Garderobe anzubieten. Diese Entscheidung
ist natürlich von der Jahreszeit und der Art der Veranstaltung abhängig. Im Fall einer
Garderobe sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, dass keine Haftung für
Wertgegenstände übernommen wird.
○ Zugänglichkeit und Erreichbarkeit des Ortes
Überprüfen Sie die Erreichbarkeit des Ortes. Folgende Fragen können dabei helfen:
Kann mein Publikum mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln, zu Fuß kommen?
Sind Hin- und Rückweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich? Gibt es einen
Taxistand in unmittelbarer Nähe des Ortes?
Beachten Sie, dass die Erreichbarkeit nicht nur für das Publikum wichtig ist, sondern
auch für den etwaigen An- und Abtransport von Equipment, Instrumenten,
Bühnenausstattung und Verpflegung.
○ Equipment
Es muss überlegt werden welches Equipment benötigt wird, was davon am
Veranstaltungsort zur Verfügung steht und zu welchen Konditionen. Diese Punkte
sollten schriftlich abgeklärt werden. Es ist unbedingt ratsam, die TechnikerInnen im
Team, die mit den Geräten bei der Veranstaltung arbeiten müssen, dabei
einzubeziehen.
Planen Sie im Voraus! Nicht immer sind alle Geräte und auch Veranstaltungsorte
zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar. Daher unbedingt früh genug die Details
11

abklären und Geräte/Örtlichkeiten und bei Bedarf auch ExpertInnen zur Betreuung
des Equipments reservieren oder buchen.
Kalkulieren Sie etwaige Betriebskosten und Reinigungskosten des
Veranstaltungsortes mit ein. Der/die VeranstalterIn hat im Normalfall auch Kosten für
Strom und Reinigung zu tragen. Sprechen Sie diesbezüglich mit der zuständigen
Person des Veranstaltungsortes.
○ Raucher- und Nichtraucherveranstaltung
Grundsätzlich kann der/die VeranstalterIn darüber entscheiden, ob bei der
Veranstaltung geraucht werden darf, oder ob es sich um eine
Nichtraucherveranstaltung handelt. Im entsprechenden Fall muss er/sie sich dabei
um die Aufstellung von Aschenbechern kümmern und Brandschutzordnungen
einhalten. Bei einer Nichtraucherveranstaltung ist es ratsam, das Rauchverbot dem
Publikum mitzuteilen, z.B. durch das Aufstellen von Rauchverbotschildern auf den
Tischen, durch sprachliche Ankündigung in der Moderation, oder Ähnlichem. Bei
Nichtraucherveranstaltungen sollten selbstverständlich keine Aschenbecher auf den
Tischen stehen. Die Aufstellung von Aschenbechern vor dem
Veranstaltungsgebäude ist jedoch sinnvoll, um dort konzentrierte Anhäufung von
Zigarettenstummeln am Boden zu vermeiden.
12

○ Mit wem arbeite ich zusammen
Wenn Sie alleine eine Veranstaltung planen und durchführen möchten, überlegen
Sie gut, ob dies möglich ist: Ist der Arbeitsumfang von einer Person zu meistern?
Sind Sie in allen gefragten Bereichen der Veranstaltungsorganisation und
Durchführung bewandert und haben genügend Vorkenntnisse? Falls dem nicht so
ist, überlegen Sie Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit mit anderen.
○
Kooperationen
Oft wird mit Hilfe von Kooperationen (Zusammenarbeit mit Individuen oder
Unternehmen) die Veranstaltungsdurchführung ermöglicht. Dabei bringt jede/r
KooperationspartnerIn unterschiedliche und vorzugsweise schriftlich festgelegte
Bereiche in die Veranstaltung ein.
Überlegen Sie sich, ob in Ihrem Fall eine Kooperation sinnvoll oder sogar notwendig
ist, um die Veranstaltung zu realisieren. Eine Kooperation kann durchaus
Unterstützung auf finanzieller, organisatorischer, inhaltlicher Ebene mit sich führen.
○ Team und MitarbeiterInnen
Überlegen Sie sich, mit wem zusammengearbeitet wird und warum. Wenn Sie sich
für eine Arbeit im Team entscheiden, ist es notwendig, eine genaue Aufteilung der
Arbeiten und Zuständigkeitsbereiche zu erarbeiten und umzusetzen. Klären Sie ab,
wer welche Aufgaben am besten übernehmen kann und zu welchen Konditionen die
Mitarbeit erfolgt. Diese Vereinbarungen sollten Sie schriftlich treffen.
Kommunikation innerhalb des Teams ist wichtig, daher in regelmäßigen Abständen
Teambesprechungen vereinbaren, in denen alle Beteiligten über den Verlauf der
Dinge informiert werden oder Probleme, die alle betreffen, besprochen werden
können. Innerhalb des Teams müssen die Zuständigkeiten, Verantwortungen und
Entscheidungsgewalten klar eingeteilt und definiert sein.
13

○ VIPs und Honoratioren (Protokoll, Rangordnung bei Eröffnungsreden, u.
dgl.)
Veranstaltungen mit Ehrengästen erfordern die Einhaltung eines bestimmten
protokollarischen Ablaufes und vor allem die Einhaltung einer Rangordnung von
Eröffnungsreden durch Honoratioren.
Protokollarischer Ablauf einer Veranstaltung:
1) Sammeln der Gäste am Veranstaltungsort
2) Musik zum Beginn der Veranstaltung bzw. zum Einzug der Ehrengäste
3) Begrüßung durch den Hausherren bzw. durch die Dame des Hauses
4) Allfällige Grußworte durch anwesende Gäste in aufsteigender Reihenfolge,
d.h. der rangmäßig höchste spricht zuletzt
5) Reden und Referate in aufsteigender Reihenfolge, d.h. die rangmäßig
höchste Person spricht zuletzt
6) Formelle Eröffnung (z.B. einer Ausstellung); bei manchen Veranstaltungen
allenfalls vorher mit Segnung
Protokollarische Rangfolge:
Es ist bei allen Veranstaltungen die folgende protokollarische Rangfolge einzuhalten
(der rangmäßig Höchste spricht zuletzt!):
Bundespräsident
Kardinal
Bundeskanzler
Präsident des Nationalrats
Vizekanzler
Bundesminister
Präsident des Bundesrates
Landeshauptmann
Präsident des Landtages
Diözesanbischof
Landeshauptmannstellvertreter
Staatssekretär
Landesrat
2. und 3. Landtagspräsident
Bürgermeister der Landeshauptstadt
Superintendent (evangel. Kirche)
Klubobmann Landtag (nach Fraktionsstärke)
Bgm. Stv. der Landeshauptstadt
Stadtrat der Landeshauptstadt
Landesamtsdirektor Dkl. IX
Abgeordneter zum Nationalrat
Präsident Landeskammer
Abt
Abgeordneter zum Bundesrat
Abgeordneter zum Landtag
Behördenleiter Steiermark (Militärkommandant)
14

Behördenleiter Teilbereich Steiermark (Bezirkshauptmann, Polizeidirektor)
Dienststellenleiter Dkl. VII Steiermark (Landespolizeikommandant)
Bürgermeister von Städten außer Graz
Dienststellenleiter Dkl. VIII (Abteilungsleiter, Amt d. Steierm. LR, auch
Landesfeuerwehrkommandant, Landespräsident Rotes Kreuz)
Stadträte von Städten außer Graz
Bürgermeister
Honorarkonsul
Vizebürgermeister/Gemeinderat
Beamte Dkl. VII (Bezirksschulinspektor)
Bezirkskommandant Feuerwehr, Rotes Kreuz)
Schuldirektor vglb. Dkl. VIII (höhere Schule)
Pfarrer
Gemeindebeamte Dkl. VII
Schuldirektor vglb. Dkl. VII
In Österreich verfügen sowohl der Bund als auch die Bundesländer über eine
Vielzahl von Amtstiteln und Verwendungsbezeichnungen.
Der Beamte ist berechtigt, den ihm zustehenden Amtstitel zu führen. Beamtinnen
führen die Amtstitel und Verwendungsbezeichnungen, soweit dies sprachlich möglich
ist, in der weiblichen Form.
Der Beamte im Ruhestand ist berechtigt, den Amtstitel oder die Verwendungsbezeichnung
zu führen, zu dessen oder deren Führung er zum Zeitpunkt der
Versetzung oder des Übertrittes in den Ruhestand berechtigt war. Er hat dabei dem
Amtstitel den Zusatz „im Ruhestand" (abgekürzt: „i.R.") hinzuzufügen.
ACHTUNG: Der gern benutzte Zusatz „i.R." steht nicht für "in Ruhe" sondern für „im
Ruhestand".
Bei Berufstitel kommt niemals der Zusatz „i.R.“. Hier ist allerdings eine genaue
Differenzierung zwischen Berufstitel und Amtstitel zu treffen. Als klassisches Beispiel
sei hier der „Hofrat" erwähnt. Nach dem Übertritt in den Ruhestand bleibt der
Berufstitel ohne Zusatz, der Amtstitel bekommt jedoch den Zusatz „i.R.". Allerdings
niemals: Regierungsrat i.R. Bei Schuldirektoren, politischen Funktionen etc., sollten
Sie immer den Zusatz „a.D." wählen, da dies eine Funktionsbezeichnung betrifft.
Bei Abkürzungen kann eine ungenau gewählte Bezeichnung oftmals für Verwirrung
sorgen: Die Abkürzung „SR" kann für „Schulrat" stehen ebenso wie für „Senatsrat"
oder „Sanitätsrat". Besser wäre: SchR (Schulrat), SR (Senatsrat), SanR
(Sanitätsrat).
Auskünfte zu diesem und ähnlichen Themen erhalten Sie auch beim Referat für
protokollarische Angelegenheiten des Landes Steiermark (Staatsbesuche, offizielle
Empfänge, Besuche hochrangiger Persönlichkeiten, Sitzordnungen, Rangfolgen,
Auszeichnungs-Wesen, wie z.B. Landesauszeichnungen, Bundesauszeichnungen,
Berufstitel, Recht zur Führung bzw. Verwendung des steirischen Landeswappens).
Rückfragen und Broschüren:
Referat für Protokoll, Veranstaltungen und Auszeichnungen
Hofgasse 15, 8011 Graz-Burg
Telefon: 0316 / 877-2507, Fax: 0316 / 877-4272
E-Mail: protokoll@stmk.gv.at
Repräsentationsräume für Empfänge durch das Land Steiermark:
http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/5105765/DE
15

o
o
Internationale Veranstaltungsplanung
Sprachbarrieren und Übersetzerservice
Für Veranstaltungen mit internationaler Beteiligung (Akteuren oder Publikum) bedarf
es meistens der Unterstützung professioneller Übersetzerdienste.
Bei größeren Kongressen, Seminaren oder Workshops etwa wird in der Regel
simultan gedolmetscht, d.h. es sind geeignete Dolmetschkabinen bereitzustellen.
Falls die Veranstaltung nicht in einem Kongresszentrum mit eingebauten
Dolmetschkabinen stattfindet, müssen diese von außen gemietet werden.
ACHTUNG: Dolmetschkabinen unbedingt sehr frühzeitig reservieren!
Bei kleineren Veranstaltungen, wie Lesungen oder Diskussionen mit internationaler
Beteiligung, kann man sich zwischen Simultan- und Konsekutivübersetzung
entscheiden. Zu beachten ist hier vor allem der Zeitfaktor: bei
Konsekutivübersetzung bei Lesungen, Konferenzen, Workshops oder Diskussionen
ist die doppelte Zeit einzuplanen, was für das Publikum mitunter auch ermüdend sein
kann!
o
Kulturforen und Kulturinstitute ausländischer Vertretungen in Österreich
Kulturforen sind Partner für österreichische KünstlerInnen und
KulturveranstalterInnen, die Projekte im Ausland planen.
Kulturinstitute ausländischer Vertretungen in Österreich sind zuständig für
Partnerschaften bei Projekten, bei denen ausländische KünstlerInnen bei
Veranstaltungen oder Projekten in Österreich involviert sind.
Wenn Sie beabsichtigen, bei Ihrer Kulturveranstaltung in Österreich KünstlerInnen
oder andere Akteure aus dem Ausland einzubeziehen, sollten Sie also das
Kulturinstitut der ausländischen Vertretung in Österreich für das entsprechende Land
kontaktieren. Adressen finden Sie auf der Webseite des Außenministeriums:
http://www.bmeia.gv.at/aussenministerium/buergerservice/auslaendischevertretungen-in-oesterreich.html
Für österreichische Projekte im Ausland ist es empfehlenswert, das Kulturforum für
das entsprechende Land zu kontaktieren. Informationen finden Sie ebenfalls auf der
Webseite des Außenministeriums:
http://www.bmeia.gv.at/aussenministerium/aussenpolitik/auslandskultur/kulturforen.html
Tipp: Beachten Sie auch die gesetzlichen Regelungen für die internationale
Besteuerung („Auslandssteuer“), wenn Sie ausländische KünstlerInnen engagieren
und Gagen bzw. Honorare bezahlen. Informationen dazu erhalten Sie beim
zuständigen Finanzamt oder Ihrem Steuerberater.
Steirische Finanzämter:
http://www.steuerverein.at/finanzamt/finanzamt_steiermark.htm
16

Weitere Links:
- Cultural Contact Point Austria (CCP Austria) :
http://www.bmukk.gv.at/europa/ccp.xml
Für Auskünfte über EU-Kulturprogramme steht der Cultural Contact Point
Austria (CCP Austria) des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur
zur Verfügung:
Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur
Cultural Contact Point Austria
Concordiaplatz 2, 1014 Wien
Mag. Elisabeth Pacher
T +43 1 53120 7692
F +43 1 53120 81 7692
elisabeth.pacher@bmukk.gv.at
- Europäische Kulturhauptstädte:
http://www.bmukk.gv.at/europa/kulturhauptstaedte.xml
- EU Kulturportal:
- http://ec.europa.eu/culture/index_de.htm
17

o
o
Veranstaltungen für Menschen unterschiedlicher ethnischer
oder religiöser Zugehörigkeit
Interkulturelle Sensibilität
Um bei Ihrer Veranstaltung peinliche Fehltritte im Umgang mit Menschen
unterschiedlichen Migrationshintergrundes zu vermeiden, bedarf es einer
interkulturellen Sensibilität. Dies ist die Fähigkeit, mit Menschen anderer Kulturkreise
erfolgreich zu agieren, im engeren Sinne die Fähigkeit zum beidseitig zufrieden
stellenden Umgang mit Menschen aus anderen Kulturen. Diese Fähigkeit kann
schon in jungen Jahren vorhanden sein, aber auch entwickelt und gefördert werden.
Dies bezeichnet man als interkulturelles Lernen. Die Basis für erfolgreiche
interkulturelle Kommunikation ist emotionale Kompetenz und kulturelle Sensibilität.
Interkulturelle Kompetenz in Ihrer Veranstaltungsplanung beweisen Sie dann, wenn
Sie die spezifischen Bedürfnisse oder Gefühle von Menschen mit unterschiedlichem
Migrationshintergrund bewusst aufgreifen und berücksichtigen.
o
Sensibilität für unterschiedliche Glaubensgemeinschaften
Ähnlich wie bei der Sensibilität für Menschen mit unterschiedlichem
Migrationshintergrund sollte man sich in der Veranstaltungsplanung auch Gedanken
über einen sensiblen Umgang mit Angehörigen unterschiedlicher
Glaubensgemeinschaften machen. Dazu gehört natürlich auch, dass man sich über
bestimmte Gepflogenheiten oder grundsätzliche Verhaltensregeln informiert, um zu
vermeiden, dass es zur Verletzung religiöser Gefühle kommen kann. Natürlich stellt
sich in diesem Zusammenhang die Frage, wie weit hier die künstlerische Freiheit
gehen darf.
Unbedingt zu beachten ist jedenfalls auch, dass man etwa Essens- oder
Trinkgewohnheiten unterschiedlicher Glaubensgemeinschaften in der Auswahl der
Speisen und der Getränke beim Buffet oder bei Empfängen entsprechend
berücksichtigt.
18

o
Gendergerechte Veranstaltungsplanung
○ Gender Mainstreaming
Gender Mainstreaming versucht eine Gleichstellung der Geschlechter in allen
Bereichen und auf allen Ebenen zu erreichen. Eine gendersensible Gestaltung von
Veranstaltungen sollte bereits in der Konzeptionsphase berücksichtigt werden. Vor
allem bei Diskussionsforen und Vortragsreihen sollte eine Mischung der
Geschlechter berücksichtigt werden, anstatt nur ein Geschlecht einzubeziehen.
Natürlich müssen Details an die Ziele und Inhalte der Veranstaltung angepasst
werden und auch auf das Zielpublikum abgestimmt werden.
Anbei finden Sie einige Hauptfragen zur Berücksichtigung von Gender
Mainstreaming im Überblick, wie sie von ExpertInnen vorgeschlagen werden:
‣ Wer ist mein Zielpublikum? Setzt es sich geschlechterspezifisch
zusammen? Wenn ja, wie hoch ist der jeweilige Anteil der Geschlechter?
‣ Wie verhält sich der Anteil an ExpertInnen im Vergleich zum Publikum?
‣ Wie kann die Veranstaltung gestaltet werden, um die inhaltlichen Fragen
ausgewogen zu berücksichtigen?
‣ Wie setzt sich das Arbeitsteam geschlechterspezifisch zusammen?
‣ Wer moderiert die Veranstaltung (Mann, Frau, oder Co-Moderation
beider)? Welche Gründe gibt es für die jeweilige Besetzung?
‣ Wie setzen sich das Team der Vortragenden, des Diskussionsforums und
die geladenen Gäste zusammen? Welche Gründe gibt es für die jeweilige
Besetzung?
‣ Sind die Einladungen und das Werbematerial gendersensibel gestaltet?
Wenn nein, warum nicht?
‣ Wird während der Veranstaltung eine Betreuung für Kinder angeboten?
‣ Ist die Örtlichkeit barrierefrei (z.B. mit Kinderwagen) begehbar?
Ein detaillierter Leitfaden für Gender Mainstreaming im Bereich
Veranstaltungsorganisation kann unter www.bmvit.gv.at oder www.femtech.at
heruntergeladen werden („Leitfaden zur gendersensiblen Durchführung von
Veranstaltungen und Workshops“).
19

o
o
Veranstaltungsplanung für Menschen mit Behinderungen
Menschen mit Behinderungen
Um Menschen mit Behinderungen nicht von kulturellen Veranstaltungen
auszuschließen, ist es sehr wichtig, geeignete Maßnahmen für deren Teilnahme zu
setzen. Essentiell ist etwa die Bereitstellung von behindertengerechten
Sanitäranlagen (WCs), die für Personen im Rollstuhl geeignet sind. Zu beachten ist
auch, dass Plätze in vorderen Reihen für Menschen im Rollstuhl reserviert werden.
Menschen mit Behinderungen sind eine sehr heterogene Gruppe, sie berücksichtigt
Menschen mit körperlichen Behinderungen, mit Sinnesbehinderung, mit
intellektueller Behinderung, genauso wie Menschen mit komplexen und mehrfachen
Behinderungen.
o
Mobilitätsbeeinträchtigung und Barrierefreiheit
Die besondere Herausforderung ist es, die Bedürfnisse für Menschen mit
Mobilitätsbeeinträchtigungen in der Veranstaltungsplanung zu berücksichtigen. Somit
kann man auch bei der Organisation von kulturellen Veranstaltungen die Mitwirkung
und Unabhängigkeit von Menschen mit Beeinträchtigungen fördern. Dies beginnt
bereits beim Zugang zum Veranstaltungsort, der unbedingt barrierefrei sein sollte.
Barrierefreiheit lässt sich in den meisten Fällen leichter umsetzen als man denkt. Es
geht nicht nur um Auffahrtsrampen für Rollstühle oder andere bauliche Maßnahmen.
Barrierefreiheit beginnt bereits dort, wo das Augenmerk auf die Fähigkeiten der
beteiligten Personen gelegt wird und Behinderungen in den Hintergrund gerückt
werden.
Anwaltschaft des Landes Steiermark für Menschen mit Behinderung
Hofgasse 12, Erdgeschoß, 8010 Graz
Tel: 0316 / 877-2518
Fax: 0316 / 877-5505
E-Mail: amb@stmk.gv.at
Richtlinien und Tipps im Bereich Barrierefreiheit:
easy entrance
Servicestelle für eine barrierefreie Wirtschaft und Arbeitswelt
Wielandgasse 14-16/13/V, 8010 Graz
Tel: 0316 / 22 52 06
E-Mail: office@easyentrance.at
www.easyentrance.at
20

○ Finanzierung
Die Finanzierung der Veranstaltung ist ein wichtiger Bestandteil der
Veranstaltungsplanung. Ohne eine entsprechende Finanzierung kann die beste Idee
nicht umgesetzt werden. Daher muss bereits am Beginn der Planung eine genaue
Aufstellung des verfügbaren Budgets erarbeitet und die geplanten Ausgabenpunkte
präzise aufgelistet werden. Dabei muss im Vorfeld festgestellt werden, ob die
Veranstaltung durchführbar ist und wie viel Budget zur Verfügung steht.
Tipp: Kalkulieren Sie immer einen Posten für unvorhergesehene Ausgaben mit ein.
Es kommen meistens Kosten im Laufe der Organisationsarbeit hinzu mit denen man
ursprünglich nicht gerechnet hat.
○ Budgetplan und Controlling
Ein Budgetplan gibt Übersicht über das vorhandene Geld sowie über die nötigen
Ausgaben für die Veranstaltung und ist daher ein Muss für jede/n VeranstalterIn.
Dieser Plan muss laufend überarbeitet werden und es muss im Laufe der Planung
kontrolliert werden, ob der Budgetplan eingehalten werden kann und auch
eingehalten wird. Der/die Verantwortliche muss Entscheidungen in der Organisation
treffen, die eine Überschreitung der Kosten bestmöglich einschränken.
ACHTUNG: Denken Sie daran, dass Sie für Ihre Buchhaltung sämtliche
Kasseneingangs- und Ausgangsbelege sammeln.
○ Steuern und Abgaben
Es darf nicht vergessen werden, dass auch Steuern und eventuelle sonstige
Abgaben anfallen können, wie z.B. Gebühr für Veranstaltungsanmeldung, Gebühr für
die Anmeldung von Werbeaktionen im öffentlichen Raum u.Ä.
Umsatzsteuer: In dem Fall, dass der/die VeranstalterIn Umsatzsteuer abführen
muss, muss darauf geachtet werden, dass alle Rechnungen mit ausgewiesener
Umsatzsteuer ausgestellt werden. Rechnungen und Honorarnoten müssen immer
klar erkennen lassen, ob der Gesamtbetrag Umsatzsteuer enthält oder nicht. Die
meisten Rechnungen, die Leistungen betreffen, die VeranstalterInnen beziehen (z.B.
Raummiete, Miete von Equipment, Transport von Technik etc.) werden
Umsatzsteuer enthalten.
Die Umsatzsteuer beläuft sich im Normalfall auf 20%, in manchen Fällen auf 10%.
Für genauere Information ist es ratsam beim Finanzamt oder bei guten
SteuerberaterInnen Erkundigungen einzuholen.
Nähere Informationen: www.bmf.gv.at (Bundesministerium für Finanzen)
Werbeabgabe: Diese Abgabe fällt bei Werbematerial (Veröffentlichungen) an und
beläuft sich bundesweit auf 5%. Sie fällt bei Werbeleistungen in Österreich an, sofern
sie gegen Entgelt gebracht werden. Eine Werbeabgabe erfolgt jedoch nur ab einer
21

gewissen Summe an Werbeabgaben im Jahr. Die Werbeabgabe wird derzeit
diskutiert. Änderungen können Sie auf der Homepage der Wirtschaftskammer
einsehen (http://www.fachverbandwerbung.at/de-service-werbeabgabe.shtml)
Informieren Sie sich bezüglich Ihres individuellen Falles beim Finanzamt, der
Wirtschaftskammer oder beim Steuerberater.
○ Sponsoring
Eine Art das Veranstaltungsbudget zu erweitern, erfolgt durch Sponsoring. Dabei
sollte der/die VeranstalterIn oder die für Sponsoring zuständige Person im Team
wenn möglich bereits einige Zeit vor der Veranstaltung (am besten 12-6 Monate
vorher und natürlich abhängig von der gewünschten Sponsoringsumme) potentielle
Sponsoren ansprechen. Grundsätzlich unterscheidet man beim Sponsoring zwischen
Geldsponsoring und Sachsponsoring. Im Normalfall wird dem potentiellen Sponsor
eine Sponsoringmappe vorgelegt, in der die Veranstaltung beschrieben wird und evtl.
auch ein kurzer Budgetplan aufgelistet ist. Sponsoring unterscheidet sich vom
Mäzenentum dahingehend, dass es sich beim Sponsoring um zur Verfügungstellung
von Geld/Sachgegenständen für eine Veranstaltung mit einer bestimmten
Gegenleistung handelt. Das heißt, dass der Sponsor durch die Veranstaltung etwas
erreichen möchte. Dies kann unterschiedliche Motive aufweisen, z.B. der Sponsor
bringt sich aus Marketinggründen und Werbezwecken ein; der Sponsor möchte im
Rahmen der Veranstaltung ein eigenes Kundenevent organisieren u.Ä.
Wenn das Sponsorengespräch bzw. die Gespräche (es gibt meist mehrere, bevor
man sich einig wird) erfolgreich verlaufen sind und ein Sponsoring zugesagt wird,
sollten die Leistungen und Gegenleistungen unbedingt schriftlich festgehalten
werden:
Wer gibt was und wie viel?
Was wird als Leistung und Gegenleistung vereinbart?
Wann und in welcher Form wird ausgezahlt?
Verhandlungen über den Sponsoringbetrag und die damit verbundenen Bedingungen
sollten Sie, wenn möglich, im persönlichen Gespräch abklären. Telefonische
Verhandlungen können leicht schief gehen oder zu Missverständnissen führen.
Für die Sponsoringunterstützung benötigt der Sponsor im Normalfall eine Rechnung
über den Sponsoringbetrag. Es ist nicht üblich dem Sponsor eine genaue
Gesamtabrechnung nach der Veranstaltung vorzulegen (dies ist jedoch in der Regel
bei Fördergeldern gefordert).
Tipp: Oft sind die Verhandlungen mit Sponsoren zäh und ziehen sich über einige
Monate. Vor allem bei größeren Firmen sind die Zuständigen oft schwer erreichbar
und meistens muss intern der Sponsoringfall besprochen und bewilligt werden.
Kalkulieren Sie daher genügend Zeit für Kontaktaufnahme und Gespräche ein, denn
niemand lässt sich gerne zum Sponsoring drängen und es ist schade, wenn ein
Sponsoring aufgrund von Zeitmangel nicht zu Stande kommt!
Tipp: Seien Sie aktiv und kreativ! Überlegen Sie, welche Firmen gezielt an Ihrer
Veranstaltung Interesse haben könnten. Sprechen Sie ein gemeinsames Publikum,
22

einen gemeinsamen Kundenkreis an? Vermitteln Sie gemeinsame Werte?
„Verkaufen“ Sie ähnliche Produkte?
Verlieren Sie nicht den Mut, wenn Sie die Zuständigen nicht sofort erreichen. Wichtig
ist es, dabei, am Ball zu bleiben und einen Gesprächstermin mit den Zuständigen zu
vereinbaren. Bedenken Sie in Ihrem Herantreten an einen möglichen Sponsor, dass
dieser wahrscheinlich täglich unzählige Sponsoring-Anfragen erhält und versuchen
Sie daher, sich von der Masse abzuheben.
○ Subventionen und Förderungen
Für Kulturveranstaltungen können auch Förderungen oder Subventionen beantragt
werden. Diese werden hauptsächlich durch Stadt, Land oder durch die EU vergeben
und bedürfen einer schriftlichen Antragstellung. Meist sind dabei Einreichfristen zu
beachten und einzuhalten. Im Falle einer Zuerkennung eines Förderbetrages muss,
im Gegensatz zu Sponsorgeldern, eine Abrechnung über die korrekte Verwendung
des Fördergeldes erfolgen. Genaue Handhabung und Ablauf des Ansuchens,
Ausbezahlung und Abrechnungsprozedere ist von den entsprechenden Förderstellen
zu erfahren.
Amt der Steiermärkischen Landesregierung (Vergibt Förderungen im Kunst- und
Kulturbereich in den unterschiedlichen Sparten)
Trauttmansdorffgasse 2, 8010 Graz
Abteilung 9 – Kultur
Tel: 0316 / 877-4318
www.kultur.steiermark.at
Amt der Steiermärkischen Landesregierung
Abteilung 9 - Kultur
Referat Volkskultur
Tel: 0316 / 877-3138
E-Mai: a9@stmk.gv.at
Amt der Steiermärkischen Landesregierung
Abteilung 9 - Kultur / Landeskulturpreis (in den Sparten: Architektur, Bildende Kunst,
Film, Kultur, Literatur, Musik, Auslandsstipendien)
Tel: 0316 / 877-5856
E-Mail: a9@stmk.gv.at
Kulturamt der Stadt Graz
Stigergasse 2 (Mariahilfer Platz), 2. Stock, 8020 Graz
Tel: 0316 / 872-4920
www.kultur.graz.at
Cine Styria – Kultur Steiermark
Filmkunst, Förderung und Service
Trauttmansdorffgasse 2, 8010 Graz
Tel: 0316 / 877 - 3161
Fax: 0316 / 877 - 3156
E-Mail: sandra.kocuvan@stmk.gv.at
www.filmkunst.steiermark.at
23

Cine Styria Filmcommission & Fonds
St. Peter Hauptstraße 243, 8042 Graz
Tel: 0316 / 4003 54
office@cinestyria.com
www.filmcommission.steiermark.at
Kulturvermittlung Steiermark – Kulturpädagogisches Institut Graz (Förderung
grenzüberschreitender und spartenübergreifender Projekte von Schulen; Hauptfokus
auf bildender Kunst und Literatur)
Wielandgasse 9, 8010 Graz
Tel: 0316 / 816975
office@kulturvermittlung.org
www.kulturvermittlung.org
KulturKontakt Austria (Förderung spezifischer Projekte)
Tel: 01 / 523 8765-40
kulturfoerderung@kulturkontakt.or.at
www.kulturkontakt.or.at
EU-Förderungen: (Programm KULTUR 2007-2013)
Cultural Contact Point Austria
Concordiaplatz 2, 1014 Wien
Tel: 01 / 53120 7692
Fax: 01 / 53120 81 7692
Elisabeth.Pacher@bmukk.gv.at
www.ccp-austria.at
Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur
Concordiaplatz 2, 1014 Wien
Tel: 01 / 53120 7692
Fax: 01 / 53120 7699
E-Mail: elisabeth.pacher@bmukk.gv.at
www.bmukk.gv.at
24

○ Ticketing
Falls die Veranstaltung nicht ausschließlich geladenen Gäste zugänglich ist (und
somit eine geschlossene Veranstaltung darstellt), sondern für die Öffentlichkeit
gedacht ist, benötigen Sie Eintrittskarten. Durch den Vorverkauf der Eintrittskarten
können Sie im Vorfeld einschätzen wie viele Personen Sie am Veranstaltungstag
erwarten können.
Eintrittskarten können grundsätzlich selbst gekauft und auch verkauft werden, oder
auch über Ticketanbieter, wie z.B. Österreich-Ticket (Ö-Ticket). Bei der Planung von
großen Veranstaltungen ist es ratsam, den Ticketverkauf nicht mehr selbst
durchzuführen und es bedarf dabei professioneller Unterstützung von einer Ticket-
Servicestelle.
Ö-Ticket: Verwendet fälschungssichere Tickets und nummerierte Karten. Als
VeranstalterIn kann man dabei auch spezielle Sitzplätze für Sponsoren reservieren
oder Plätze speziell für RollstuhlfahrerInnen ausweisen, sodass dies beim Ticketkauf
berücksichtigt werden kann. Der Druck der Eintrittskarten kann über diverse
Druckereien erfolgen und die Service-Stelle berät dabei gerne. Meist wird das
Service von Ö-Ticket durch einen kleinen Aufschlag auf den Ticketpreis abgegolten
(ca. 10%), d.h., dass im besten Fall das Service für VeranstalterInnen kostenlos ist.
Details sind dabei aber direkt bei Ö-Ticket zu klären. Ö-Ticket verfügt über
Verkaufsstellen bei ausgesuchten Geschäften, Banken und Trafiken in Graz und in
der gesamten Steiermark.
Ticket Express GesmbH – Ö-Ticket
Heumühlgasse 11, 1040 Wien
Tel: 01 / 96 0 96
Fax: 01 / 585 2323
www.oeticket.com
Anmeldeformulare unter:
http://partners.eventim.at/portal/de/veranstalter_service/anlageformular/
○ Ticketpreise
Ticketpreise sollten sich nach dem richten, was die Veranstaltung bietet. Wichtig ist
aber auch, den Preis auf das Zielpublikum abzustimmen: Kann mein Zielpublikum im
Normalfall den Preis zahlen und würde es dies für das, was die Veranstaltung bietet,
auch tun? Natürlich spielt dabei auch die Örtlichkeit eine Rolle.
Der/die VeranstalterIn legt fest, ob es für bestimmte Gruppen reduzierte Kartenpreise
gibt. Diese Gruppen mit ermäßigten Kartenpreisen sind oft Kinder, SchülerInnen und
StudentInnen, Lehrlinge, Arbeitslose, Präsenzdiener, Mitglieder bestimmter Vereine,
Menschen mit Behinderungen. Diese Punkte müssen detailliert festgelegt sein und
auch kommuniziert werden. Geben Sie dabei das genaue Alter, bis zu dem die
Ermäßigung gilt, an: z.B. SchülerInnen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres.
25

○ Was muss auf der Eintrittskarte stehen
Der Text ist dem/der VeranstalterIn überlassen. Auf der Eintrittskarte sollte jedoch
alles stehen, was das Publikum wissen sollte: Titel der Veranstaltung, Datum,
Beginn, Einlass und Veranstalter. Falls die Veranstaltung nummerierte Sitzplätze
bietet, muss die Sitzplatznummer auch auf der Eintrittskarte ersichtlich sein.
Service-Stellen wie Ö-Ticket unterstützen bei der Gestaltung der Eintrittskarten.
Beachten Sie, ob Logos der Sponsoren und Förderer auf der Eintrittskarte abgebildet
sein müssen.
○ Vorverkauf
Der/die VeranstalterIn legt fest, in welchem Zeitraum und in welcher Örtlichkeit der
Vorverkauf der Karten stattfindet. Bei kleineren Veranstaltungen kann dies unter
Umständen auch ein Geschäft eines Sponsors sein, den man bitten kann, den
Kartenvorverkauf zu übernehmen. Bei größeren Veranstaltungen ist es ratsam, ein
professionelles Kartenbüro hinzuzuziehen.
Der Vorverkauf muss entsprechend angekündigt werden, damit potentielle
Interessenten die Vorverkaufsstelle auch erreichen und kontaktieren können.
Beachten Sie:
‣ Von wann bis wann läuft der Kartenvorverkauf?
‣ Wo können die Karten gekauft werden?
‣ Wohin können sich KundInnen bei Fragen wenden?
‣ Gibt es Kartenermäßigungen und wenn ja, wie sind diese genau
definiert?
○ Eintrittskarten und Sponsoring/Förderungen
In der Regel sollte man Sponsoren und Förderern die Möglichkeit bieten die
Veranstaltung zu besuchen und ihnen eventuell ein Kontingent an Freikarten zur
Verfügung stellen. Die Anzahl der Karten steht dabei den VeranstalterInnen frei, es
sollten jedoch mindestens zwei Karten vergeben werden, damit der Besucher in
Begleitung kommen kann. Es kann sein, dass der Sponsor um ein bestimmtes
Kontingent an Freikarten bittet. In der Regel sollte dieser Punkt bereits in der
schriftlichen Vereinbarung als Gegenleistung des Veranstalters festgehalten werden.
Es muss auch im Vorhinein abgeklärt werden, ob das Logo des Sponsors/der
Förderstelle auf den Eintrittskarten gedruckt werden soll bzw. muss. Es ist nicht
erlaubt, ein Logo auf einer Drucksorte ohne Zustimmung des Inhabers zu platzieren.
Förderstellen und Firmen haben oft das Logo zum Download auf der Homepage,
eine weitere Möglichkeit das Logo zu erhalten (und dies ist bestimmt die sichere
Lösung), ist die Kontaktaufnahme mit der zuständigen Abteilung der Firma (meist
Marketingabteilung) oder des Amtes. Die zuständige Person wird Ihnen das korrekte
Logo e-mailen oder Ihnen einen Link zum Herunterladen nennen.
Tipp: Logos können sich im Laufe der Jahre ändern. Überprüfen Sie daher, ob das
korrekte und aktuelle Logo verwendet wird! Im Zweifelsfall sollten Sie dem Sponsor
den Entwurf der Drucksorte zur Freigabe zukommen und somit bestätigen lassen.
26

o
Versicherung und Haftung
Haftung
Sie als VeranstalterIn haften in der Regel für Personen- oder Sachschäden, die bei
der Veranstaltung auftreten sowie für Schäden der benützten Räumlichkeiten.
Falls keine ausreichende Versicherung für die geplante Veranstaltung gegeben ist
(z.B. durch VermieterInnen oder EigentümerInnen der Räumlichkeiten), sollten Sie
klären, ob Sie als VeranstalterIn eine Haftpflichtversicherung abschließen sollten.
Prüfen Sie, ob eine schriftliche Bestätigung für bestehende Versicherungen
verfügbar ist!
Bei Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen haftet in jedem Fall der/die
VeranstalterIn. Daher müssen Sie eine Haftpflichtversicherung in ausreichender
Deckung abschließen und für die Sicherstellung durch einen Bankhaftbrief sorgen.
Ein solcher Bankhaftbrief ist zur Sicherung der Durchführung von erforderlichen
Aufräum-, Entsorgungs- oder Instandsetzungsarbeiten nach Veranstaltungen im
öffentlichen Raum als Kaution zu hinterlegen.
Versicherung
Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie für Ihre Veranstaltung eine Versicherung
benötigen. Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Versicherungsmakler, welche Risiken
für Ihre Veranstaltung auftreten können und halten Sie alle eventuellen Risiken im
Versicherungsvertrag fest. Im Vertrag muss auch festgehalten werden, was Sie im
Falle eines Schadens zu tun haben, um Ihre Ansprüche geltend machen zu können.
Tipp: Im Schadensfall (Einbruch, Diebstahl, Beschädigung etc.) sollten Sie
umgehend die Polizei verständigen, den Schadenshergang und den Umfang des
Schadens abklären und alle verfügbaren Informationen schriftlich festhalten.
Gegebenenfalls sollten Sie die Personalien der am Schaden beteiligten Personen
aufnehmen (auch jene von Zeugen, um diese im Notfall kontaktieren zu können).
Versicherungsunternehmen bieten je nach Ihren individuellen Bedürfnissen modular
aufgebaute Deckungsformen für unterschiedliche Risiken an, wie Feuer,
Naturkatastrophen, Diebstahl, etc.
Tipp: Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag von Ihrem Versicherungsmakler
erhalten haben, sollten Sie auch einen weiteren Voranschlag von einem anderen
Unternehmen einholen, um einen Vergleich anstellen zu können.
Versicherungsprämien können hier beträchtlich variieren.
27

o
Catering und Verpflegung
Die Bereitstellung eines guten Buffets hat bei manchen Veranstaltungen eine nicht
zu unterschätzende Bedeutung für die Zufriedenheit der TeilnehmerInnen. Überlegen
Sie gemeinsam mit Ihren Partnern, ob Sie kaltes oder warmes Buffet zur Verfügung
stellen möchten. Je nach Budget ist zu prüfen, ob man die Dienste eines Catering-
Services in Anspruch nehmen sollte. Catering ist die professionelle Bereitstellung
von Speisen und Getränken als Dienstleistung an Ihrem Veranstaltungsort. Der
Leistungsumfang eines Caterers kann sich dabei von der Anlieferung der
vorproduzierten Speisen bis zum Aufbau eines temporären Gastronomiebetriebs
erstrecken. Prüfen Sie, welche Variante für Sie finanziell machbar ist und ob
Sonderwünsche von TeilnehmerInnen berücksichtigt werden müssen (Vegetarier,
Angehörige anderer Glaubensgemeinschaften etc.). Bei kleineren Veranstaltungen
ist es jedoch meistens ausreichend, wenn man auf genügend freiwillige Helfer zählen
kann, die in der Buffet-Vorbereitung und bei der Ausschank mithelfen.
Achten Sie jedenfalls darauf, dass es in Ihrer Zeitplanung der Veranstaltung nicht zu
Problemen beim Buffet (etwa bei warmen Speisen) kommen kann!
Tipp: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gewerbebehörde über gültige Bestimmungen der
Gewerbeordnung. Es gibt beispielsweise Ausnahmen für gemeinnützige Vereine bei
der Verabreichung von Speisen und der Ausschank von Getränken. Natürlich
müssen aber auch diese Veranstalter die einschlägigen gesundheits-, lebensmittel-,
wasser-, sowie abfallrechtlichen Vorschriften einhalten.
Unbedingt zu beachten ist selbstverständlich das Verbot der Alkoholabgabe an
Jugendliche!
Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung kostenlos Speisen oder Getränke anbieten, ist
keine Gewerbeberechtigung erforderlich. Ansonsten sollten Sie sich unbedingt bei
Ihrer Gewerbebehörde über Ausschank-Bestimmungen informieren, um nicht
Verstöße gegen die Gewerbeordnung zu riskieren!
o
Unterbringung
Veranstaltungen, für die eine Nächtigung einiger Akteure oder TeilnehmerInnen
notwendig ist, bedürfen einer speziellen Planung und eventuell einer
Zusammenarbeit mit Tourismusbüros oder Reisebüros, um die Buchungen
vorzunehmen. Bei Bühnenveranstaltungen ist beispielsweise häufig die
Unterbringung von Künstlern in einem Gastspielvertrag geregelt. Wichtig dabei ist vor
allem abzuklären, welche Hotelkategorien für die KünstlerInnen oder Teilnehmer
benötigt werden.
Steirische Tourismus GmbH
St.-Peter-Hauptstrasse 243
A-8042 Graz
Tel: 0316 / 4003-0
Fax: 0316 / 4003-10
info@steiermark.com
http://www.steiermark.com/de/
28

o
Rahmenprogramm
Häufig ist es empfehlenswert oder auch notwendig, ein entsprechendes
Rahmenprogramm für TeilnehmerInnen einzuplanen, um das
Veranstaltungsprogramm zu ergänzen bzw. neben der eigentlichen Veranstaltung
auch Anlass für Zusammenkünfte zu bieten oder durch die Organisation von
Besichtigungen, Ausflügen etc. für die Teilnehmer das Programm attraktiver zu
gestalten. Für Lesungen, Ausstellungseröffnungen und ähnliche Veranstaltungen ist
es empfehlenswert, ein musikalisches Rahmenprogramm zu organisieren, um die
Veranstaltung aufzulockern.
Informationen bekommen Sie auch über:
Steirische Tourismus GmbH
St.-Peter-Hauptstrasse 243
A-8042 Graz
Tel: 0316 / 4003-0
Fax: 0316 / 4003-10
info@steiermark.com
http://www.steiermark.com/de/
29

○ Planung und Koordination des Auf- und Abbaues
Achten Sie auf eine Planung und Koordinierung des Auf- und Abbaues sowie der Anund
Abtransporte zum bzw. vom Veranstaltungsort. Planen Sie dabei mit ein, wie
lange der Aufbau ungefähr dauert, ob zu bestimmten Zeiten der Veranstaltungsraum
für Proben zur Verfügung stehen soll und ob dabei weiter aufgebaut werden kann
oder nicht. Stimmen Sie auch mit dem Veranstaltungsort ab, ob es gewisse Zeiten
gibt, zu denen Zu- und Abtransporte stattfinden sollen. Vereinbaren Sie mit den
Lieferfirmen einen genauen Zeitpunkt der Transporte und vergessen Sie dabei nicht,
dass auch Material wieder abtransportiert werden muss.
Überlegen Sie, welche Gegenstände zuerst und welche später geliefert oder
abgeholt werden sollen: z.B. eine Bühne kann erst dann abgebaut werden, wenn das
darauf stehende Klavier des Musikabends abgeholt und abtransportiert wurde.
Falls Sie selbst nicht vor Ort sind, leiten Sie den zuständigen MitarbeiterInnen die
nötigen Infos weiter: Lieferzeit, Firma und Kontaktnummern der Lieferanten.
30

○ Marketing und PR
Marketing und PR-Maßnahmen bewirken, dass das Zielpublikum auf die
Veranstaltung aufmerksam wird und sich durch das Werbematerial angesprochen
fühlt. Daher ist es sinnvoll, die Marketingmaßnahmen inklusive der Drucksorten auf
die Veranstaltungsart, den Inhalt und das Zielpublikum hin abzustimmen, zu wählen
und strategisch zu planen. Auch das zur Verfügung stehende Budget muss
berücksichtigt werden.
Kreativität und Strategie sollten hierbei in Einklang gebracht werden. Durch
einfallsreiche Marketingkonzepte sind Sie anderen VeranstalterInnen sicher einen
Schritt voraus, wenn es darum geht das Publikum anzusprechen und von Ihrer
Veranstaltung zu überzeugen.
Vergessen Sie nicht den Kontext, in dem Ihre Veranstaltung durch den gewählten
Zeitpunkt gebettet ist. Dazu gehören u.a. die Jahreszeit und etwaige Fixpunkte wie
Festivitäten, Faschingszeit, Advent, Weihnachten, Ostern, Ballsaison, Schulferien,
jährliche Festivals. Diese Rahmenbedingungen werden den Besuch Ihrer
Veranstaltung höchstwahrscheinlich in der einen oder anderen Form beeinflussen.
Überlegen Sie sich bei der Planung, wie Sie die anderen, zur selben Zeit
stattfindenden Aktivitäten und Veranstaltungen positiv für sich nutzen können.
Tipp: Beachten Sie, ob Logos von Sponsoren und Förderern auf Drucksorten
müssen. Überprüfen Sie den Probedruck oder die Grafikvorlage auf die
Vollständigkeit der Logos bevor die Drucksorten in Druck gehen!
Beachten Sie: Jede Art der Veranstaltungsankündigung/Werbeaktion, die im
öffentlichen Raum stattfindet, muss beim Straßenamt angemeldet werden (dabei
reicht ein formloses Schreiben mit einer genauen Beschreibung des Vorhabens aus).
Die Gebühren für die Ankündigungsaktion werden nach Dauer und auch nach
Verteilungsart der Werbematerialien errechnet.
Bestimmte Werbemittel können bei den Werbeflächen-Anbietern gemietet werden,
z.B. Plakatwände, Dreieckständer für Plakate, Poster Lights, City Lights, Video
Walls, Infoscreens in Straßenbahnen.
○ Werbemittel
Gängige Marketingmaßnahmen sind u.a.:
‣ Werbedrucksorten wie Plakate, Flyer, Emailankündigungen, Ankündigung der
Veranstaltung in Newslettern oder auf Internetplattformen,
Veranstaltungsankündigungen in Tageszeitungen/Kulturzeitungen u.v.m.
‣ Beachten Sie den Zeitpunkt der Werbeaktion: Eine Ankündigung, die zu lange
vor dem Veranstaltungstag erfolgt, trägt das Risiko mit sich, dass die
Veranstaltung bis zu ihrem tatsächlichen Stattfinden wieder vergessen wird,
da die Werbematerialien den Menschen schon vertraut sind und daher
weniger beachtet werden. Bei kleineren Veranstaltungen ist ca. 3 Wochen vor
der Veranstaltung ein guter Zeitpunkt um Plakate und Flyer zu verteilen. Der
31

Trend zeigt, dass das Publikum zunehmend kurzfristig Eintrittskarten kauft
und sich oft spontan entscheidet eine Veranstaltung zu besuchen oder nicht.
‣ Ziehen Sie kreative Werbelösungen, wie Sticker, kleine „give-aways“ und
andere kleine Werbegeschenke, Internetwerbung, Werbezusendungen,
gezielte Mundpropaganda-Aktionen, u.v.m. in Betracht. Scheuen Sie sich
nicht, kreative Formen der Werbung zu wählen. Auffallen ist sicherlich positiv.
Nicht vergessen: Richten Sie Ihre Werbemaßnahmen nach Ihrem Zielpublikum und
auch nach dem vorhandenen Budget!
Der optische Eindruck der Veranstaltung, der bereits durch das Werbematerial
entsteht, ist nicht zu unterschätzen! Beauftragen Sie, wenn Sie die finanziellen
Möglichkeiten dazu haben, einen Profi mit der Gestaltung des Werbematerials.
○ Impressumpflicht
Es ist zu beachten, dass bei Werbematerialien (das sind alle Drucksorten wie
Plakate, Flyer, Publikationen) Impressumpflicht besteht, d.h. der Name der
Veranstalter, Verleger, Hersteller oder des Verlages sowie Herstellungsort müssen
angegeben werden. Eine Nichtbeachtung dieses Mediengesetzes kann eine
Geldstrafe zur Folge haben.
Links:
Ankünder
Herrengasse 7, 8010 Graz
Tel: 0316 / 822360-0
office@ankuender.com
www.ankuender.com
Kartnigs Perspektiven Ankündungs Ges.m.b.H.
Eggenberger Gürtel 9, 8020 Graz
Tel: 0316 / 712445-0
office@kartnig.net
www.kartnig.net
o
Presse
Damit Ihre Veranstaltung entsprechende öffentliche Aufmerksamkeit erhält,
benötigen Sie die Zusammenarbeit mit Vertretern der Presse.
Eine Presseaussendung sollte in einem angemessenen zeitlichen Abstand vor der
Veranstaltung an Ihre Pressekontakte versandt werden. Es ist empfehlenswert, den
Presseverteiler regelmäßig zu aktualisieren. Die Aussendung sollte so kurz und
prägnant wie möglich formuliert sein und für Außenstehende griffig und attraktiv
wirken.
Falls sich VertreterInnen der Presse für Ihre Veranstaltung angekündigt haben,
sollten Sie sich darauf vorbereiten, diese speziell zu betreuen. Beispielsweise
32

könnten Sie Termine arrangieren, um Interviews mit Künsterlnnen, Pressesprechern
oder anderen Vertretern seitens der Veranstalter durchzuführen.
Falls Sie eine Pressekonferenz vor, während oder nach der Veranstaltung
eingeplant haben, bereiten Sie eine ansprechende Pressemappe mit allen
notwendigen Informationen über die Veranstaltungen inkl. Ansprechpersonen und
Kontaktdaten vor.
Organisieren Sie eine passende Räumlichkeit innerhalb des Veranstaltungsortes und
stellen Sie notwendiges technisches Equipment zur Verfügung (Beamer für
Powerpoint-Präsentation o.Ä.). Stellen Sie ebenfalls Getränke (Mineralwasser,
Kaffee etc.) oder auch Snacks bereit.
Tipp: Beachten Sie, dass unbedingt alle aktuellen Logos sämtlicher Sponsoren,
Kooperationspartner u.Ä. auf allen Presseaussendungen bzw. Unterlagen
entsprechend aufgedruckt sind!
Ein Verzeichnis steirischer Medien finden Sie auf der Webseite des Steirischen
Presseclubs: http://www.presseclub.co.at/index.php?id=7
33

Allgemein gültige Bestimmungen – gesetzliche Grundlagen in der
Steiermark
Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen für Veranstaltungen sind:
das Steiermärkische Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html
und
das Steiermärkische Jugendschutzgesetz :
http://www.jugendreferat.steiermark.at/cms/beitrag/10114319/3072285
Übersicht:
o Definition VeranstalterIn und Veranstaltungsformen 35
o Genehmigungen und Behördenzuständigkeiten 37
o Haftung und Versicherung 38
o Sicherheit (Brandschutz, Erste Hilfe) 39
o Veranstaltungsort 41
o Veranstaltungsanmeldung 43
o Bewilligung der Veranstaltung 46
o Finanzielles (Steuern und Abgaben) 48
o Urheberrecht 49
34

Wer ist VeranstalterIn und was sind seine/ihre Verantwortungsbereiche
Laut Steiermärkischem Veranstaltungsgesetz gilt als VeranstalterIn die Person, auf
deren Rechnung die Veranstaltung durchgeführt wird oder derjenige, der sie bei der
Behörde anmeldet oder durch Ankündigung zu ihrem Besuch auffordert. Im
Zweifelsfall gilt derjenige als Veranstalter, in dessen Räumlichkeiten die
Veranstaltung stattfindet.
Als VeranstalterIn gilt weiters der/die InhaberIn der Bewilligung einer Veranstaltung
oder im Falle einer Ausübung der Veranstaltung durch einen Pächter/eine Pächterin
diese/r. Dies können neben Privatpersonen auch Gastwirte, Vereine, Betriebe, Stadtoder
Gemeindeverwaltungen etc. sein.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Pflichten der VeranstalterInnen
Der/die VeranstalterIn ist verpflichtet, alle Bestimmungen des Steiermärkischen
Veranstaltungsgesetzes sowie des Steiermärkischen Jugendschutzgesetzes
einzuhalten und alle erforderlichen Vorkehrungen zur Vermeidung von Gefahren zu
treffen.
Veranstaltungsformen
Im Steiermärkischen Veranstaltungsgesetz wird zwischen öffentlichen und
geschlossenen (nicht öffentlichen) Veranstaltungen unterschieden.
Geschlossene Veranstaltung
Bei einer geschlossenen (nicht öffentlichen) Veranstaltung hat nur ein beschränkter
Personenkreis (geladene Gäste!) Zutritt. Geschlossene Veranstaltungen müssen Sie
nicht anmelden!
Öffentliche Veranstaltung
Öffentlich im Sinne des Steiermärkischen Veranstaltungsgesetzes sind Veranstaltungen,
zu denen auch Personen Zutritt haben, die nicht von Ihnen als
Veranstalter persönlich eingeladen sind und die Sie nicht bereits vor der
Veranstaltung kennen.
Jede öffentliche Veranstaltung muss angemeldet und falls erforderlich bewilligt
werden. Dies ist abhängig von Veranstaltungsart und/oder der jeweiligen
Örtlichkeit.
Öffentliche Orte sind frei zugängliche Orte sowie nicht überwiegend für Wohnzwecke
bestimmte Räumlichkeiten, die zu den gleichen, allenfalls vom Verfügungsberechtigten
festgelegten Bedingungen, besucht werden können. Dazu gehören
auch Vereins- und Klublokale sowie Gastgewerbebetriebe.
Öffentliche Veranstaltungen sind unter anderem:
Theatervorführungen, Lesungen, Vorträge
Konzerte, Tanzvorführungen
35

Kunstaktionen, Clubbings
Bälle, Wohltätigkeitsveranstaltungen
Zeltfeste, Faschingsumzüge
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz)
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html
36

Genehmigungen und Behördenzuständigkeiten
- Veranstaltungen in Räumlichkeiten und Gebäuden
Betriebsstättengenehmigung
Eine Betriebsstättengenehmigung ist die gesetzliche Voraussetzung, um eine
öffentliche Veranstaltung in einem Gebäude abhalten zu können.
Diese Genehmigung wird durch die zuständige Bau- und Anlagenbehörde erteilt.
ACHTUNG: Das Verfahren für die Betriebsstättengenehmigung kann einige Monate
dauern! Bitte bedenken Sie dies in Ihrer Zeitplanung!
Die Betriebsstättengenehmigung ist auch die Voraussetzung für die Anmeldung
der Veranstaltung beim Bürgermeister, bei der Bezirkshauptmannschaft bzw. beim
Veranstaltungsreferat der Bundespolizeidirektion.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Zuständige Behörden
Zuständig ist der/die BürgermeisterIn im eigenen Wirkungsbereich der Gemeinde,
wenn es sich um ortsfeste Betriebsstätten ohne besondere technische Einrichtungen
handelt, die nur für Veranstaltungen von örtlicher Bedeutung sind. Andernfalls ist die
Bezirksverwaltungsbehörde (Bezirkshauptmannschaft) zuständig. Für nicht ortsfeste
Betriebsstätten ist die Bezirksverwaltungsbehörde zuständig.
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Bezirkshauptmannschaften:
http://www.bezirkshauptmannschaften.steiermark.at/cms/ziel/106195/DE
Baubezirksleitungen: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/122785/DE
37

Haftung und Versicherung
Haftung
Sie als VeranstalterIn haften in der Regel für Personen- oder Sachschäden, die bei
der Veranstaltung auftreten sowie für Schäden der benützten Räumlichkeiten.
Falls keine ausreichende Versicherung für die geplante Veranstaltung gegeben ist
(z.B. durch VermieterInnen oder EigentümerInnen der Räumlichkeiten), sollten Sie
klären, ob Sie als VeranstalterIn eine Haftpflichtversicherung abschließen sollten.
Prüfen Sie, ob eine schriftliche Bestätigung für bestehende Versicherungen
verfügbar ist!
Bei Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen haftet in jedem Fall der/die
VeranstalterIn. Daher müssen Sie eine Haftpflichtversicherung in ausreichender
Deckung abschließen und für die Sicherstellung durch einen Bankhaftbrief sorgen.
Ein solcher Bankhaftbrief ist zur Sicherung der Durchführung von erforderlichen
Aufräum-, Entsorgungs- oder Instandsetzungsarbeiten nach Veranstaltungen im
öffentlichen Raum als Kaution zu hinterlegen.
Versicherung
Überlegen Sie sich zunächst, ob Sie für Ihre Veranstaltung eine spezielle
Versicherung benötigen. Klären Sie gemeinsam mit Ihrem Versicherungsmakler,
welche Risiken für Ihre Veranstaltung auftreten können und halten Sie alle
eventuellen Risiken im Versicherungsvertrag fest. Im Vertrag muss auch festgehalten
werden, was Sie im Falle eines Schadens zu tun haben, um Ihre Ansprüche geltend
machen zu können.
Tipp: Im Schadensfall (Einbruch, Diebstahl, Beschädigung) sollten Sie umgehend
die Polizei verständigen, den Schadenshergang und den Umfang des Schadens
abklären und alle verfügbaren Informationen schriftlich festhalten. Gegebenenfalls
sollten Sie die Personalien der am Schaden beteiligten Personen aufnehmen (auch
jene von Zeugen, um diese im Notfall kontaktieren zu können).
Versicherungsunternehmen bieten je nach Ihren individuellen Bedürfnissen modular
aufgebaute Deckungsformen für unterschiedliche Risiken an, wie Feuer,
Naturkatastrophen, Diebstahl etc.
Tipp: Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag von Ihrem Versicherungsmakler
erhalten haben, sollten Sie auch einen Voranschlag von einem weiteren
Unternehmen einholen, um einen Vergleich anstellen zu können.
Versicherungsprämien können hier beträchtlich variieren.
38

Sicherheit
Brandschutz
Wenn Sie Ihre Veranstaltung im öffentlichen Raum platzieren, sind Sie verpflichtet,
sich mit der Bundespolizeidirektion, den Rettungskräften, der Feuerwehr und der
Feuerpolizei abzusprechen.
Veranstaltungsräumlichkeiten, wie Versammlungs- oder Ausstellungsräume,
Gaststätten, Diskotheken, Bars, dürfen nur mit schwer oder nicht brennbaren Stoffen
ausgeschmückt werden.
Zu- und Ausgänge, Fluchtwege und Hinweise auf Fluchtwege dürfen dabei nicht
verstellt oder verdeckt werden.
ACHTUNG: Sorgen Sie dafür, dass Fluchtwege ständig freigehalten werden und
ordnungsgemäß gekennzeichnet sind. Auch Freiflächen, die für das Abstellen von
Einsatzfahrzeugen benötigt werden, müssen permanent freigehalten werden!
(Quelle: Steiermärkisches Feuerpolizeigesetz
http://www.brandschutzforum.at/BFA/download/Feuerpolizeigesetz%20Stmk.pdf )
Des Weiteren sollten Sie beachten, dass auf der Bühne und im Zuschauerraum nur
schwer und nicht brennbare Stoffe verwendet werden, dass gewartete Feuerlöscher
bereit stehen und daneben die Notrufnummer der Feuerwehr angebracht ist.
Weitere Informationen erhalten Sie beim Landesfeuerwehrkommando sowie bei
Bezirksfeuerwehrstellen und beim Brandschutzforum:
Landesfeuerwehrverband Steiermark
Florianistr 22, 8403 Lebring
Tel: 03182 / 7000...-0
Fax: 03182 / 7000-29
E-Mail : kdo@lfv.steiermark.at; post@lfv.steiermark.at
http://www.lfv.stmk.at/
Brandschutzforum
Fischeraustraße 22, 8051Graz
Tel: 0316 / 719211
Fax: 0316 / 719211-9
E-Mail: office@brandschutzforum.at
http://www.brandschutzforum.at/
Ambulanz und Erste Hilfe
Setzen Sie sich mit Ihrer zuständigen Dienststelle des Roten Kreuzes in Verbindung.
MitarbeiterInnen des Roten Kreuzes beraten Sie über die notwendigen
Vorkehrungen für Ihre Veranstaltungen. Gemeinsam können Sie die erforderliche
Anzahl an Einsatzkräften je nach BesucherInnenzahl ermitteln.
39

Tipp: Bei sogenannten „Veranstaltungen mit zu erwartenden Emotionsausbrüchen“
(z.B. bei größeren Konzerten) sind Sie als VeranstalterIn verpflichtet, Einsatzkräfte
des Roten Kreuzes bereitzustellen.
Kontakt für Fragen und Auskünfte:
Österreichisches Rotes Kreuz Steiermark
Landesdienststelle
Merangasse 26, 8010 Graz
Tel: 050 / 144 5-10000
Fax: 050 / 144 5-10199
E-Mail: landesverband@st.roteskreuz.at
http://www.st.roteskreuz.at/
Bezirksdienstellen: http://www.st.roteskreuz.at/8.html
Überwachung der Veranstaltung
Je nach Veranstaltungsart kann die Behörde einen Bereitschaftsdienst der
Feuerwehr auf Kosten des Veranstalters vorschreiben.
Die Überwachungsbehörde ist befugt, den Auftrag zu erteilen eine Veranstaltung
sofort zu beenden, wenn dies zur Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung
und Sicherheit oder zur Abwendung unmittelbar drohender Gefahren notwendig ist.
Den Überwachungsorganen ist der freie Zutritt zu allen dem Veranstaltungsbetrieb
dienenden Räumlichkeiten und Anlagen zu ermöglichen.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html)
Wenn gegen das Steiermärkische Jugendschutzgesetz verstoßen wird, kann die
Veranstaltung unterbrochen werden, um Jugendliche oder Kinder zu entfernen.
Steiermärkisches Jugendschutzgesetz:
http://www.jugendreferat.steiermark.at/cms/beitrag/10114319/3072285
Eine Überwachung ist nicht erforderlich, wenn der/die VeranstalterIn durch geeignete
Vorkehrungen, z.B. durch den Einsatz eines ausgebildeten Bühnenpersonals,
Gewähr für die Aufrechterhaltung der öffentlichen Ruhe, Ordnung und Sicherheit
bietet.
Mitwirkung der Organe der Bundespolizei
Auf Antrag des Veranstalters kann, unter Abwägung der an der Veranstaltung
bestehenden öffentlichen Interessen, die Beistellung von Überwachungsorganen
bewilligt werden.
40

o
o
Veranstaltungsort und gesetzliche Rahmenbedingungen
Veranstaltungsort: Gebäude und Räumlichkeiten
Voraussetzungen zur Durchführung einer Veranstaltung in geschlossenen
Veranstaltungsräumen:
o
Betriebsstättengenehmigung
Eine Betriebsstättengenehmigung ist die gesetzliche Voraussetzung, um eine
öffentliche Veranstaltung in einem Gebäude abhalten zu können.
Diese Genehmigung wird durch die zuständige Bau- und Anlagenbehörde erteilt.
ACHTUNG: Das Verfahren für die Betriebsstättengenehmigung kann einige Monate
dauern! Bitte bedenken Sie dies in Ihrer Zeitplanung!
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Voraussetzungen für Betriebsstätten
Ortsfeste Betriebsstätten (Räume, ortsfeste Anlagen und Einrichtungen) müssen
durch ihre Lage, Beschaffenheit, bauliche Gestaltung und Ausstattung Gewähr dafür
bieten, dass
a) Betriebssicherheit gewährleistet ist: bei der widmungsgemäßen
Benützung darf keine Gefahr für Leben oder Gesundheit der
Veranstaltungsbesucher sowie unbeteiligter Personen entstehen.
Insbesondere müssen die Ausgänge von Zuschauerräumen und die von
diesen zu den Ausgängen führenden Wege so beschaffen und in solcher Zahl
vorhanden sein, dass die Betriebsstätte von den BesucherInnen rasch und
gefahrlos verlassen werden kann;
b) die durch den Veranstaltungsbetrieb verursachten Lärmbelästigungen
den Nachbarn zumutbar sind;
ACHTUNG: Ortsfeste Betriebsstätten müssen in einem solchen Abstand von
Fabriken, Werkstätten und Räumen, in denen feuergefährliche oder leicht brennbare
Gegenstände oder Stoffe erzeugt, verwendet oder gelagert werden, gelegen sein,
dass ein unmittelbares Übergreifen von Bränden nicht zu befürchten ist.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
- nicht ortsfeste Betriebsstätten
Für den Aufbau von nicht ortsfesten Betriebsstätten (Zelte, Bühnen, Tribünen etc.)
bei Zirkus- oder pratermäßigen Veranstaltungen ist vom Veranstalter/von der
Veranstalterin eine entsprechende Genehmigung bei der Bezirkshauptmannschaft
41

einzuholen. Diese Genehmigung betrifft jedoch nur die technische Ausstattung und
nicht die Veranstaltung als solche. Die Veranstaltung muss beim Bürgermeister bzw.
der Gemeinde angemeldet werden.
Die beabsichtigte Inbetriebnahme nicht ortsfester Betriebsstätten von Varieté, Zirkus
und pratermäßigen Veranstaltungen ist von VeranstalterInnen (GeschäftsführerInnen)
unter Vorlage eines entsprechenden Gutachtens der
Bezirksverwaltungsbehörde zu melden. Alle zwei Jahre muss die Behörde über die
Weiterverwendung informiert werden.
Zuständig ist dabei die Bezirksverwaltungsbehörde.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Bezirkshauptmannschaften:
http://www.bezirkshauptmannschaften.steiermark.at/cms/ziel/106195/DE
Baubezirksleitungen: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/122785/DE
Zu beachten:
- bau- und feuerpolizeiliche Überprüfung der Anlage durch die zuständige
Behörde
- Betriebssicherheit der Anlagen und der Geräte
- Überprüfung mindestens alle zwei Jahre durch einen gerichtlich beeideten
Sachverständigen
- Eine unzumutbare Belästigung der Nachbarschaft ist dann gegeben, wenn die
Lärmimmissionswerte überschritten werden:
1. ein über das Jahr gemittelter energieäquivalenter 16 Stunden Tagesmittelungspegel
im Zeitraum von 6.00 bis 22.00 Uhr (LAeq.16h.anno) von 65 dB;
2. ein Maximalpegel (LAmax) von 115 dB;
3. ein energieäquivalenter 24 Stunden Tagesmittelungspegel (LAeq 24h) von 80 dB;
4. ein Maximalpegel (LAmax) von 99 dB zur Tageszeit (06.00 - 22.00) häufiger als 19-
mal.
(siehe Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz -
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html,
bzw. für detaillierte Informationen: Lärmschutzrichtlinie des
Umweltbundesamtes -
http://www.umweltbundesamt.at/fileadmin/site/publikationen/M122.pdf )
Die Betriebsstättengenehmigung ist auch Voraussetzung für die Anmeldung der
Veranstaltung beim Veranstaltungsreferat der Bundespolizeidirektion bzw. beim
Bürgermeister.
o
Veranstaltungsort: öffentliche Flächen
Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen müssen von der Behörde bewilligt werden.
Zum Teil kann man das Ansuchen online über das Online-Formularangebot auf
HELP.gv.at einreichen.
42

Nähere Informationen finden Sie auf:
http://www.help.gv.at/linkhelp/besucher/db/formularauswahl.formular?id=3082
Da dieses Angebot von HELP.gv.at noch nicht für alle Gemeinden verfügbar ist,
müssen Sie sich anderenfalls an Ihr Gemeindeamt wenden.
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
o
Veranstaltungen im Freien ohne Betriebsanlagen
Die Abhaltung von Veranstaltungen im Freien ohne Betriebsanlagen oder ortsfester
Betriebseinrichtungen auf einer sonst anderen Zwecken dienenden Stätte ist erlaubt,
wenn deren Lage oder Beschaffenheit keine Gefahr für Leben oder Gesundheit der
Veranstaltungsbesucher hervorrufen kann und eine Störung der öffentlichen Ruhe
und Ordnung nicht zu befürchten ist.
Die Eignung der Stätte ist von der Behörde zu überprüfen, bei der die Veranstaltung
zu melden ist.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
43

o
Veranstaltungsanmeldung
Anmeldung bei der Gemeinde
Jede öffentliche Veranstaltungen muss angemeldet und falls erforderlich bewilligt
werden. Dies ist abhängig von Veranstaltungsart und/oder der jeweiligen Örtlichkeit.
Beim Bürgermeister (bzw. der Gemeinde oder dem Magistrat) sind u.a. folgende
Veranstaltungen anzumelden:
Theateraufführungen
Konzerte, Instrumental- und Gesangsvorträge
Vorträge und Vorlesungen
Kabarett, Varieté, Zirkus und pratermäßige* Veranstaltungen
Bälle, Redouten, Kostüm, Masken und Wohltätigkeitsfeste.
*Als pratermäßige Veranstaltungen gelten Darbietungen zu Vergnügungszwecken,
Schaustellungen und Belustigungen mit Ausnahme von Zirkus und Varietévorstellungen,
wenn sie von Unternehmen durchgeführt werden, die für den Betrieb im Freien (in Zelten,
Buden oder unter freiem Himmel) an wechselnden Veranstaltungsorten eingerichtet sind, wie
der Betrieb von Schaubuden, Wachsfiguren und Naturalienkabinetten, Berg und Talbahnen,
Autodromen, Hippodromen, Geschicklichkeitsspielen, sowie Puppen und Marionettentheater,
Tanz und akrobatische Vorführungen.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Anmeldung bei der Bezirksverwaltungsbehörde
Veranstaltungen, bei denen die Betriebsstätte über den Bereich einer Gemeinde
hinausreicht sowie die Aufstellung und der Betrieb von Geld- und
Unterhaltungsspielapparaten müssen bei der Bezirksverwaltungsbehörde
angemeldet werden.
Anmeldung bei der Bundespolizeibehörde
Veranstaltungen, die im örtlichen Wirkungsbereich einer Bundespolizeibehörde
abgehalten werden sollen, müssen bei dieser Behörde gemeldet werden.
Form und Inhalt der Anzeige (Anmeldung) bei den Behörden
Die Anmeldung ist vom Veranstalter schriftlich und bei jedem Wechsel des
Veranstaltungsortes vorzunehmen. Sie muss enthalten:
- den Vor- und Familiennamen, die Geburtsdaten und den Wohnort (Namen,
Sitz) des Veranstalters, allenfalls auch des Geschäftsführers;
- Gegenstand, Zeit und Ort der Veranstaltung sowie deren Betriebsstätte;
- bei Schauvorführungen, Ausstellungen, und im Freien abgehaltenen
Veranstaltungen die Angabe, ob bzw. aus welchen Gründen erwartet wird, dass
44

das Ausmaß des Publikumsinteresses an der Veranstaltung über den örtlichen
Bereich einer Gemeinde hinausreicht.
Sammelmeldungen können für Veranstaltungen vorgenommen werden, die
regelmäßig oder in verschiedenen Zeitabständen innerhalb eines Jahres abgehalten
werden, die den gleichen oder ähnlichen Charakter aufweisen und am selben
Standort durchgeführt werden.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Bei manchen Gemeinden kann die Anmeldung auch online über das Online-
Formularangebot auf HELP.gv.at durchgeführt werden:
http://www.help.gv.at/linkhelp/besucher/db/formularauswahl.lebenssituation?lid=1042
Da dieses Angebot von HELP.gv.at noch nicht für alle Gemeinden und erst für einige
Dienste verfügbar ist, müssen Sie sich gegebenenfalls an Ihr Gemeindeamt wenden.
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Bezirkshauptmannschaften:
http://www.bezirkshauptmannschaften.steiermark.at/cms/ziel/106195/DE
CHECKLISTE für Veranstaltungsanmeldung
Halten Sie folgende Informationen bei der Anmeldung bereit:
Namen des/der VeranstalterIn
Art der Veranstaltung (Konzert, Theater, Lesung...)
Datum und Ort der Veranstaltung
Genaue Dauer der Veranstaltung
Erwartete Anzahl der BesucherInnen
Betriebsstättengenehmigung
Zusätzlich abzuklären:
- Naturschutz
- Forstrechtliche Angelegenheiten
- Wasserrechtliche Angelegenheiten
- Denkmalschutz
- Gewerberecht
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Bezirkshauptmannschaften:
http://www.bezirkshauptmannschaften.steiermark.at/cms/ziel/106195/DE
Bundespolizeidirektion - Referat für Veranstaltungswesen:
http://www.bmi.gv.at/cms/BPD_Graz/
45

o
Bewilligungen und Genehmigungen
Wenn Sie eine Veranstaltung auf öffentlichen Flächen abhalten möchten, müssen
Sie um eine behördliche Bewilligung ansuchen.
Genehmigung einer „ortsfesten Betriebsstätte“
Für „ortsfeste Betriebsstätten“ müssen Sie über eine gültige Betriebsstättengenehmigung
verfügen.
Diese Genehmigung wird durch die zuständige Bau- und Anlagenbehörde erteilt.
Erforderliche Dokumente:
- formloser Antrag
- Plan- und Beschreibungsunterlagen (1-fach)
Der Antrag ist mindestens 3 Monate vor beabsichtigter Inbetriebnahme zu
stellen.
Es fallen hier Verwaltungsgebühren (Stempelgebühren) an.
Genehmigung von „nicht ortsfesten Betriebsstätten“ wie Konzertbühnen,
Zeltfesten und anderen
Für den Aufbau von nicht ortsfesten Betriebsstätten (Zelte, Bühnen, Tribünen etc.)
müssen Sie als VeranstalterIn eine entsprechende Genehmigung bei der Gemeinde
einholen.
Erforderliche Dokumente:
- Antrag
- ziviltechnische Abnahmebefunde über die wiederkehrende Überprüfung
des Zeltes, der Tanzfläche und Musikbühne
Es fallen hier Verwaltungsgebühren (Stempelgebühren) an.
ACHTUNG: Antragstellung mindestens 6 Wochen vor der Veranstaltung
bei der Gemeinde.
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Sonstige bewilligungspflichtige Veranstaltungen
Varieté, Zirkus und pratermäßige Veranstaltungen sind von der Landesregierung zu
bewilligen.
Spielapparate
Geld und Unterhaltungsspielapparate dürfen nur auf Grund einer Bewilligung der
Landesregierung aufgestellt und betrieben werden.
Keiner Bewilligung bedürfen die Aufstellung und der Betrieb von Musikautomaten
sowie von Spielapparaten, die nach ihrer Art und Beschaffenheit nur zur
Unterhaltung von Kindern bestimmt sind und verwendet werden.
Der Veranstalter hat für die Betriebssicherheit der Spielapparate zu sorgen.
Voraussetzungen für die Bewilligungserteilung
Die Bewilligung kann natürlichen und juristischen Personen erteilt werden.
46

Natürliche Personen müssen das 21. Lebensjahr vollendet haben, berechtigt sein ihr
Vermögen selbst zu verwalten, und verlässlich sein.
Dauer der Bewilligung
Bewilligungen für Varieté und pratermäßige Veranstaltungen sowie Bewilligungen zur
Aufstellung und zum Betrieb von Geld und Unterhaltungsspielapparaten werden auf
unbegrenzte Dauer erteilt (Dauerbewilligung).
Alle sonstigen Bewilligungen haben eine Geltungsdauer von vier Monaten.
Antrag für Bewilligung von „Veranstaltungen im Umherziehen“ an:
Amt der Steiermärkischen Landesregierung, Referat für Veranstaltungswesen
http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/9724/DE
Tel: 0316 / 877-2072
Fax: 0316 / 877-2123
E-Mail: fa7c@stmk.gv.at
Erforderliche Dokumente: Geburtsurkunde, Nachweis der Staatsangehörigkeit,
Meldenachweis.
Unterbrechung der Ausübung von Dauerbewilligungen
Wird die Ausübung einer Dauerbewilligung länger als sechs Monate unterbrochen, ist
die Unterbrechung sowie die darauf folgende Wiederaufnahme der Landesregierung
binnen zwei Wochen schriftlich anzumelden.
ACHTUNG: Generell bekommen Veranstaltungen, die die öffentliche Ruhe, Ordnung
und Sicherheit stören oder das Ansehen der Republik Österreich, eines
Bundeslandes bzw. einer sonstigen Gebietskörperschaft oder einer gesetzlich
anerkannten Kirche/Religionsgesellschaft gefährden, keine Genehmigung. Probleme
können auch bei Veranstaltungen entstehen, die für den 24. Dezember oder
Karfreitag angesetzt sind – der Charakter dieser Tage sollte nicht gestört werden.
(Quelle: Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html )
Bewilligung zur Durchführung von Lautsprecherwerbung
Lautsprecherwerbungen dürfen auf Straßen mit öffentlichem Verkehr mit
Kraftfahrzeugen nur dann durchgeführt werden, wenn hierfür eine behördliche
Bewilligung erteilt wurde.
Für die Bewilligung von Fahrten innerhalb eines Bezirkes ist die
Bezirksverwaltungsbehörde zuständig. Für die Bewilligung von Fahrten über mehrere
Bezirke ist die Landesregierung zuständig. Richten Sie Ihre Anträge bitte an das Amt
der Stmk. Landesregierung, Fachabteilung 13B, Grieskai 2, 8020 Graz.
47

o
o
Finanzielles
Steuern und Abgaben
Lustbarkeitsabgabe (Vergnügungssteuer)
Lustbarkeitssteuer fällt bei Veranstaltungen an, deren Zweck es ist die
TeilnehmerInnen zu unterhalten. Diese sind z.B.: Bälle, Tanzveranstaltungen,
Lustbarkeiten, die im Rahmen eines Gewerbe betrieben werden, Kinobetrieb etc.
Hingegen fallen wissenschaftliche Tagungen, religiöse Veranstaltungen,
Veranstaltung zur Wirtschaftswerbung o.Ä. nicht unter die Kategorie, die
Lustbarkeitsabgabe erfordert.
Befreiungen
Gemeinden bestimmen selbst, welche Veranstaltungen abgabepflichtig sind und
können auch Veranstaltungen von der Abführung dieser Gebühr befreien.
Informieren Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Gemeinde.
Steirische Gemeinden: http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
o
Umsatzsteuer
In dem Fall, dass der/die VeranstalterIn Umsatzsteuer abzuführen hat, muss darauf
geachtet werden, dass alle Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer
ausgestellt werden. Rechnungen und Honorarnoten müssen immer klar erkennen
lassen, ob der Gesamtbetrag Umsatzsteuer enthält oder nicht. Die meisten
Rechnungen, die Leistungen betreffen, die VeranstalterInnen beziehen (z.B.
Raummiete, Miete von Equipment, Transport von Technik, Künstlerhonorare etc.)
werden Umsatzsteuer enthalten.
Die Umsatzsteuer beläuft sich im Normalfall auf 20%, in manchen Fällen auf 10%.
Für genauere Information ist es ratsam, beim Finanzamt oder bei guten
SteuerberaterInnen Erkundigungen einzuholen.
Nähere Informationen: www.bmf.gv.at (Bundesministerium für Finanzen)
o
Werbeabgabe
Diese Abgabe fällt bei Werbematerial (Veröffentlichungen) an und beläuft sich
bundesweit auf 5%. Sie fällt bei Werbeleistungen in Österreich an, sofern sie gegen
Entgelt erbracht werden. Eine Werbeabgabe erfolgt jedoch nur ab einer gewissen
Summe an Werbeabgaben im Jahr.
Änderungen können Sie auf der Homepage der Wirtschaftskammer einsehen:
http://www.fachverbandwerbung.at/de-service-werbeabgabe.shtml
Informieren Sie sich bezüglich Ihres individuellen Falles beim Finanzamt, der
Wirtschaftskammer oder beim Steuerberater.
48

o
Urheberrecht
Das österreichische Urheberrechtsgesetz (UrhG) regelt sowohl das Urheberrecht im
engeren Sinn, dessen Schutzgegenstand das Werk ist, als auch die so genannten
verwandten Schutzrechte, auch Leistungsschutzrechte oder Nachbarrechte genannt.
Was ist nun ein Werk im urheberrechtlichen Sinn und somit vom Schutz des UrhG
erfasst? Es muss sich um eine eigentümliche (Stichwort Individualität) geistige
Schöpfung handeln und diese muss den Gebieten der Literatur, der Tonkunst, der
bildenden Künste oder der Filmkunst zuordenbar sein.
Ein Werk genießt als Ganzes und in seinen Teilen urheberrechtlichen Schutz.
Geschützt sind nicht nur Originalwerke, sondern - soweit sie eigentümliche geistige
Schöpfungen darstellen - auch Bearbeitungen. Der Bearbeiter braucht zur
Verwertung seiner Bearbeitung (nicht zur Bearbeitung an sich) die vorherige
Zustimmung des Rechteinhabers (Urheber bzw. Verlag) des geschützten
bearbeiteten Werkes.
Im Allgemeinen beträgt die Schutzfrist 70 Jahre ab dem Todesjahr des Urhebers.
Das Urheberrecht ist vererblich. Unter Lebenden ist das Urheberrecht als solches
nicht übertragbar (Ausnahme: Verzicht eines Miturhebers).
o
AKM (Musik, Literatur)
AKM ist die österreichische Vertretung für AutorInnen, KomponistInnen und
MusikverlegerInnen und nimmt die urheberrechtlichen Nutzungsrechte (öffentliche
Aufführungen und Sendungen) der musikalischen und literarischen UrheberInnen
und deren VerlegerInnen wahr.
Öffentliche Aufführungen musikalischer und literarischer Werke müssen der AKM
bekannt gegeben werden.
Veranstalter müssen bei der AKM eine Lizenz erwerben, um geschützte Werke
öffentlich aufführen zu können.
Dies gilt auch für die öffentliche Wiedergabe musikalischer oder literarischer Werke
über Radio, TV, durch Bild- oder Tonträger.
Konzerte, Bälle, Zeltfeste etc. müssen spätestens drei Tage vor der Veranstaltung
bei der zuständigen Geschäftsstelle der AKM gemeldet werden (Meldekarten
erhalten Sie bei der AKM).
Bei regelmäßigen Veranstaltungen (Rundfunksendungen etc.) muss mit der AKM ein
Lizenzvertrag abgeschlossen werden. Tantiemen (Gebühren) werden bei allen
öffentlichen Veranstaltungen im Sinne des UrheberInnenrechts eingehoben (auch bei
Vereinsveranstaltungen und Firmenfeiern).
Auskünfte und Anmeldungen für alle steirischen Bezirke:
AKM Geschäftsstelle Graz
Pestalozzistraße 1/I, 8010 Graz
Tel: 050717-DW (die Durchwahl für die einzelnen steirischen Bezirke finden Sie
unter www.akm.co.at )
Fax: 050717-96599
49

E-Mail: gest.graz@akm.co.at
www.akm.co.at
o
VBK (Verwertungsgesellschaft Bildender Künstler)
Die VBK hat die Aufgabe, die bildenden Künstler dem Gesetzgeber und den
öffentlichen sowie privaten Stellen gegenüber zu vertreten. Die VBK sorgt für die
Einhebung und Verteilung der Einnahmen an ihre Mitglieder bei Nutzung ihrer
Werke, den Schutz der Rechte ihrer Mitglieder gegenüber Dritten und schließt
Gesamtverträge mit Nutzerorganisationen (z.B. ORF, Kabel-TV-Unternehmen,
Leerkassettenimporteuren, Bund und Länder).
VBK
Tivoligasse 67/8, 1120 Wien
Telefon: 01 / 815 26 91
Fax: 01 / 813 78 35
E-mail: office@vbk.at
www.vbk.at
50

o
o
Veranstaltungsdurchführung
Checkliste
Es ist empfehlenswert, stets eine Checkliste mit den wichtigsten anstehenden
Tätigkeiten zu führen. Durchgeführte Aktivitäten sollten Sie unbedingt immer
ausstreichen.
o
Telefonliste und Kontaktdatenübersicht
Eine aktualisierte Telefonliste sowie eine Liste mit sämtlichen wichtigen Kontaktdaten
müssen stets verfügbar sein. D.h. sie sollte – auch wenn Sie unterwegs sind - zur
Hand sein sowie auch für Ihre OrganisationspartnerInnen einsehbar sein.
o
Ansprechpersonen und Aufteilung der Zuständigkeiten im Team
Es müssen für alle Zuständigkeiten Ansprechpersonen (z.B. auch für Lieferanten,
Serviceleistungen, Technikleistungen etc.) gut aufgelistet verfügbar und auch für
Dritte zugänglich sein. Im Falle der Erkrankung eines Teammitgliedes können die
notwendigen Informationen rasch und unkompliziert einer anderen Person
weitergegeben werden.
o
Zeit- und Ablaufplan
Beachten Sie in Ihrem Zeit- und Ablaufplan, dass dieser bei der Durchführung so
genau wie möglich eingehalten wird. Zeitüberziehungen von SprecherInnen oder
Akteuren im Programm müssen gegebenenfalls an anderer Stelle wieder eingespart
werden, bzw. muss notfalls das Ende der Veranstaltung nach hinten verschoben
werden. Dabei muss jedoch abgeklärt sein, ob es durch die Zeitverschiebung zu
Problemen bei der Saalmiete kommen kann (zusätzliche Kosten für längere
Raumnutzung und längere Anwesenheit des Personals, Zeitfaktor der
Veranstaltung).
o
KünstlerInnenbetreuung
KünstlerInnen sollte während der gesamten Veranstaltung (und auch in der Vor- und
Nachbereitung) eine verantwortliche Betreuungs- oder Ansprechperson zur
Verfügung gestellt werden. Beachten Sie auch unbedingt, dass KünstlerInnen bei der
Ankunft adäquat empfangen und instruiert werden.
51

o Betreuung von VertreterInnen von Sponsoren und Förderern der
Veranstaltung
Ein wichtiger Aufgabenbereich währen der Veranstaltung ist auch die adäquate
Betreuung von Sponsoren und PressevertreterInnen. Sehr wichtig dabei ist vor allem
ein entsprechender Empfang dieser Gäste und womöglich namentliche Nennung in
der Eröffnung. Beachten Sie, im Falle eines Banketts oder eines gesetzten Essens,
eine Sitzordnung aufzustellen. Klären Sie diese Punkte unbedingt einige Zeit vor
Veranstaltungsbeginn ab (welche Gäste aus diesen Gruppen können Sie erwarten,
wer muss namentlich genannt werden und in welcher Reihenfolge) um Peinlichkeiten
oder ungünstige Verstimmungen zu vermeiden.
o
Presse
Achten Sie darauf, dass VertreterInnen der Presse speziell betreut werden und dass
Interviewwünsche soweit wie möglich berücksichtigt werden. Als VeranstalterIn ist es
Ihre Aufgabe, die verfügbaren Zeiten für Presseinterviews abzuklären. Diese
Aufgabe kann natürlich auch ein Teamkollege übernehmen. Sprechen Sie dabei
Details mit Presse, KünstlerInnen und evtl. Pressesprechern der KünstlerInnen ab.
Falls Sie eine Pressekonferenz vor, während oder nach der Veranstaltung eingeplant
haben, sorgen Sie dafür, dass die Pressemappe an alle Journalisten verteilt wird und
dass Getränke (Mineralwasser etc.) bereitstehen. Die Pressemappe sollte alle
notwendigen Informationen über die Veranstaltungen und Ansprechpersonen
enthalten.
52

Veranstaltungsnachbereitung
○ Abrechnung und Nachbetreuung von Förderern und Sponsoren
Nach dem Abschluss der Veranstaltungsdurchführung sollten Sie Wert auf eine
genaue Abrechnung der Veranstaltung legen. Anhand der Abrechnung und
Adaptierung des Budgetplans können Sie sehen, wie Sie finanziell ausgestiegen
sind. Eine Abrechnung wird auch von den meisten Förderstellen verlangt (genaue
Details erhalten Sie von der zuständigen Förderstelle). Im Rahmen der
Nachbetreuung sollten Sie auch etwaige verlangte Dokumente versenden, z.B.
Werbematerial, auf dem die Logos der Förderer/Sponsoren abgebildet waren.
○ Teambesprechung
Eine Endbesprechung im Team ist ein guter Weg, um Feedback von den
MitarbeiterInnen zu erhalten. Hierbei sollten positive sowie negative Aspekte
angesprochen werden und etwaige Lösungen für eine Verbesserung einzelner
Abläufe oder Veranstaltungsdetails besprochen werden. Diese Besprechung sollte
schriftlich festgehalten und die Hauptpunkte in einer übersichtlichen Form
aufgearbeitet werden. Die Mitschrift ermöglicht es bei einer Wiederholung der
Veranstaltung in den nächsten Jahren, in das Dokument Einsicht zu nehmen und
dabei Fehler der letzten Veranstaltung von Beginn an zu vermeiden.
○ Nachbereitung und Abrechnung mit Förderern und Sponsoren
Nach der Veranstaltung sollten Sie eine interne Abrechnung des Projektes
vornehmen. Im Zuge der Nachbereitung der Veranstaltung werden sich auch etwaige
Abrechnungen mit Förderstellen ergeben. Prüfen Sie dabei die
Abrechnungsunterlagen des Fördergebers bezüglich Details des Prozederes, wie
und bis wann abgerechnet werden muss.
Es ist nicht üblich, dass Sponsoren eine Abrechnung vorgelegt wird. Der vereinbarte
Sponsoringbetrag muss also nicht abgerechnet werden und durch Rechnungen
belegt werden. Sie sollten sich jedoch nach der Veranstaltung bei den Sponsoren
bedanken und ihnen eventuelle positive Presseeinschaltungen und Berichte über die
Veranstaltung zukommen lassen. Versuchen Sie ein positives Verhältnis
aufzubauen, vielleicht kann der Sponsor Sie in einem anderen Projekt wieder
unterstützen.
○ Nachberichterstattung
Wenn Sie mit der Veranstaltung zufrieden waren, lohnt es sich Zeitungen bzgl. einer
kurzen Nachberichterstattung zu kontaktieren. Dieses Service ist meist kostenlos und
Zeitungen selektieren dabei von der Auswahl der eingehenden Berichte. Gerne
53

werden auch Fotos der Veranstaltung gedruckt. Ansprechpartner dafür sind
Zeitungen des Bezirks, der Region oder der Stadt.
Ein Verzeichnis steirischer Medien finden Sie auf der Webseite des Steirischen
Presseclubs: http://www.presseclub.co.at/index.php?id=7
○ Press Clipping
Unter Press Clipping versteht man die Sammlung und Archivierung von
Zeitungsartikeln und sonstigen Presseeinschaltungen über die Veranstaltung.
Archivieren Sie diese in einem Ordner, sodass Sie bei Bedarf alle Unterlagen
gesammelt zur Hand haben. Sie können dabei nur den Bereich des Berichtes der
Ihre Veranstaltung betrifft ausschneiden, achten Sie aber darauf, dass es ersichtlich
ist um welche Zeitung und welches Datum es sich handelt. Oft ist es sinnvoll das
Material in Form der gesamten Zeitung zu archivieren (wenn möglich, in zweifacher
Ausführung).
Das Press Clipping hat den Sinn, dass man einen Überblick - oft auch über längere
Zeiträume hinweg - über die Medieneinschaltungen zur Veranstaltung oder zum
Projekt erhält. Bei kleineren Projekten werden sich die Medieneinschaltungen
natürlich auf wenige und kleinere Berichte beschränken. Trotzdem ist es sinnvoll
diese zu sammeln. Eventuell können diese auch für Sponsoren interessant sein.
○ Dokumentation
Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung gut dokumentiert wird und legen Sie am
besten im Vorhinein fest, welche Dokumentationsart Sie für etwaige Sponsoren oder
Förderer benötigen und wer in Ihrem Team in welchem Umfang für die
Dokumentation zuständig ist. Suchen Sie sich dabei HelferInnen, denn als
VeranstalterIn selbst werden Sie ziemlich sicher keine oder nur begrenzte Zeit für
Dokumentationsaktivitäten während der Veranstaltung haben. Gängige
Dokumentationsarten sind Fotos, Videomitschnitte, Sammlung von Flyern, Plakaten
oder anderen Werbemittel zur Archivierung.
Vergessen Sie nicht, Fotorechte und Veröffentlichungsrechte von Bildmaterialien zu
klären!
○ Dankesschreiben
Bedanken Sie sich bei den PartnerInnen, SponsorInnen und MitarbeiterInnen für die
Zusammenarbeit und erfolgreiche Umsetzung des Projektes. Dankesschreiben per
E-Mail oder in Briefform sollten in der Woche nach der Veranstaltung ausgesandt
werden. Eine nette Geste ist es, ausgesuchte Fotos der Veranstaltung oder
Zeitungsberichte mitzuschicken. Das Schreiben kann sich auch auf eine eventuelle
Fortsetzung oder Wiederholung der Veranstaltung beziehen. Sinn des Briefes ist es,
den beteiligten Personen und Organisationen für die Unterstützung zu danken und
eine positive (jedoch auch realistische) Nachbetrachtung der Veranstaltung zu
erzielen.
54

Tipps und Hinweise nach Veranstaltungsart
Ausstellungen 56
Musikveranstaltungen 60
Theater- & Bühnenveranstaltungen / Lesungen 65
Kinder- & Jugendveranstaltungen 72
55

Ausstellungen
o
Ausstellungsort
Für öffentliche Ausstellungen eignen sich Galerien, Museen, öffentliche Gebäude
(auch Verwaltungsgebäude), Räumlichkeiten von Unternehmen (z.B. Banken) oder
auch attraktive Plätze im öffentlichen Raum.
Eine Liste von Steirischen Museen nach Orten (alphabetisch), nach der Lage (Karte)
nach Sammlungsschwerpunkten, nach Museumsnamen finden Sie hier: Steirische
Museen - http://www.kultur.steiermark.at/cms/ziel/3016302/DE .
Die Kultur Service Gesellschaft Steiermark bietet auch einen online Suchdienst für
Kulturveranstaltungsorte in der Steiermark: kulturORTE –
http://www.kulturservice.steiermark.at/cms/ziel/24125781/DE .
Nützliche Informationen findet man auch auf der Webseite von MUSIS (Museen und
Sammlungen in der Steiermark): www.musis.at. Bei MUSIS erhalten Sie auch einen
kostenlosen Museumsführer, der jedes Jahr von MUSIS neu herausgegeben wird.
Dieser informiert über aktuelle Ausstellungen, Öffnungszeiten und
Sonderveranstaltungen von ca. 150 steirischen Museen.
o
Haftung
Es ist empfehlenswert, in einer schriftlichen Vereinbarung mit den KünstlerInnen die
Haftung bei Ausstellungen zu klären. Bei Ausstellungen mit wertvollen Objekten ist
natürlich eine spezielle Versicherung abzuschließen.
o
Versicherung
Bei Ausstellungen sollten Sie unbedingt eine Versicherung von Gütern bzw. allen
Exponaten abschließen.
In der Regel deckt eine Ausstellungsversicherung Ihr Risiko während der Ausstellung
und des An- und Abtransportes ab. Die meisten Versicherungen bieten hier je nach
Ihren individuellen Bedürfnissen modular aufgebaute Deckungsformen für folgende
Risiken an: Transportmittelunfall, Feuer, Naturkatastrophen, Diebstahl, Nässe,
Bruch.
o
Aufsicht und Sicherheit
Vor allem in Museen ist die Aufsicht innerhalb der Öffnungszeiten unbedingt zu
gewährleisten. Natürlich müssen Aufsicht und Sicherheitsvorkehrungen umso
intensiver sein, je wertvoller die ausgestellten Objekte sind. Achten Sie vor allem auf
die Bestimmungen, die in einem eventuell abgeschlossenen Versicherungsvertrag
aufgelistet sind.
56

o
Transport von Ausstellungsobjekten
Der Transport von Ausstellungsobjekten ist ein zentrales Thema in der Organisation
von Ausstellungen und konzentriert sich vor allem auf die Schadensvermeidung. Ob
beim Transport zusätzlich Sicherheitspersonal eingesetzt wird oder nicht, entscheidet
in der Regel der Leihgeber.
Allgemein gilt: Wer sich etwas ausleihen möchte, muss sich den Anforderungen des
Besitzers unterwerfen. Und diese Ansprüche steigen ständig. Oft reißen die Kosten
für Transporte und Versicherungen so ein Loch ins Budget, dass man Ausstellungen
mitunter kleiner als gewünscht konzipieren muss.
Weniger wertvolle Objekte werden aber natürlich auch heute noch in einfachen
Holzkisten mit etwas Schaumgummi befördert, die auf der Ladefläche festgezurrt
werden.
Die Gefahren des Transports beginnen schon beim Abhängen und Verpacken des
Werks, dem so genannten „art handling“. Achten Sie darauf, dass nur ausgebildete
MitarbeiterInnen die Werke von der Wand nehmen, einpacken und am
Ausstellungsort platzieren! Bei dieser Arbeit müssen stets Handschuhe getragen
werden.
Vergessen Sie nicht, Leihgaben und ihren Rahmen auf bereits vorhandene Schäden
zu untersuchen. Es ist ratsam, umgehend ein Zustandsprotokoll über jeden bereits
vorhandenen Makel bzw. Schaden anzulegen. Befindet sich das Kunstwerk verpackt
in der Transportbox, dann kann diese noch immer umfallen oder den Trägern aus
den Händen rutschen. Wenn Sie der Empfänger des Transports sind, sollten Sie
deshalb zunächst die Kiste auf Schrammen oder Kratzer untersuchen, bevor das
Werk selbst abermals genau begutachtet wird.
Bei sehr wertvollen Kunstobjekten gibt es hohe Auflagen bezüglich Klima und
Vibrationsschutz. Die verschiedenen Materialien, aus denen etwa ein Bild besteht,
reagieren unterschiedlich auf wechselnde Luftfeuchtigkeit und Wärme. Das heißt, die
Materialien ziehen sich unterschiedlich stark zusammen oder dehnen sich aus.
In Zeiten des Outsourcings übernehmen einige österreichische Marktführer viele
Dienstleistungen, die früher von museumseigenen Abteilungen erledigt wurden.
Hängung, Vitrinenbau, Kunstdepot, Restaurierung, Ausstellungskonzeption und PR -
all das bieten die Firmen heute an, die einst als reine Speditionsbetriebe begonnen
haben.
Links zu Kunstspeditionen:
HS Art Service - http://www.hsartserviceaustria.com/
Kunsttrans - http://www.kunsttrans.com/
Artex - http://www.artex.at/
Tipp: Bei Installationen ist es empfehlenswert, unbedingt Fotos, Listen, Pläne und
eine Nummerierung der Einzelteile zu erstellen, um die Kunstarbeiten nach einem
Ortswechsel rekonstruieren zu können.
Auslandstransporte – Carnet ATA
Für Transporte von Ausstellungsobjekten aus dem Nicht-EU-Ausland bzw. ins
Ausland benötigen Sie ein Carnet ATA. Das Zollpassierscheinheft Carnet A.T.A.
erleichtert den grenzüberschreitenden Warenverkehr. Das Carnet ATA ist ein
internationales Zolldokument, das Sie bei der vorübergehenden Ein-, Aus- und
Durchfuhr von Waren an Stelle der sonst erforderlichen Zollpapiere des jeweiligen
Landes verwenden können. Aus diesem Grund wird das Carnet ATA auch als
57

Reisepass für Ihre Waren bezeichnet. Verwendung finden kann das Carnet ATA
allerdings nur für bestimmte Zwecke z.B. für Messen und Ausstellungen. Es ersetzt
als Haftungsdokument die direkt an den Grenzen zu leistende Sicherheit (Barerlag)
für die auf den Waren lastenden Zölle und Steuern.
Nähere Informationen: Wirtschaftskammer Steiermark -
http://portal.wko.at/wk/startseite_dst.wk?DstID=677
Ansprechpartner:
MIRSCH-SOKO Dagmar Wirtschaftskammer Steiermark, Sofortservice (SS)
Zimmer: GREM III - 536
Tel: +43 (0)316 601 648
Fax: +43 (0)316 601 1118
Email: dagmar.mirsch@wkstmk.at
o
Werbung – PR
Eine gute Öffentlichkeitsarbeit, wie etwa das Verfassen einer griffigen
Medienaussendung ist von zentraler Bedeutung, um Ihre Ausstellung ins beste Licht
zu rücken und um öffentlich wahrgenommen zu werden
Einige steirische Druckereien produzieren hervorragende Drucksorten und
Ausstellungskataloge. Gerade für Ausstellungen sind Flyer als Werbematerial oft gut
geeignet, um Interesse für Ihre Kunstausstellung zu wecken.
E-Mail Aussendungen:
Achten Sie bei Ihren Aussendungen per E-Mail, dass der E-Mail-Verteiler
Beschränkungen in der Anzahl von Empfängern aufweist. Notfalls müssen Sie die
Aussendung auf mehrere E-Mails aufteilen.
o
Vernissage
Die Vernissage - Ihre feierliche Ausstellungseröffnung in einem entsprechenden
Rahmen - lenkt die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit und vor allem Ihrer speziellen
Zielgruppe auf Ihr Kunstprojekt. Achten Sie bei Ihrer Terminplanung darauf, dass
auch die wichtigsten Honoratioren (z.B. Sponsoren, Politiker) zum vorgesehen
Termin eingeladen werden. Es kann sogar soweit gehen, dass Sie den Termin auf
eine besonders wichtige Person hin abstimmen. Die zeitliche Wahl der Vernissage ist
auch für das öffentliche Interesse an einer Ausstellung nicht zu unterschätzen.
Selbstverständlich ist es ein Vorteil, wenn Sie die Präsenz von einigen
PressevertreterInnen sichern können. Es kann sinnvoll sein, neben einem
entsprechenden Buffet bei der Eröffnung auch ein weiteres, evtl. musikalisches
Rahmenprogramm zu organisieren. Dies hängt natürlich von Ihrem Budget und den
Dimensionen der Ausstellung und der Räumlichkeiten ab. Für eine kostenlose
Verabreichung von Speisen bzw. Ausschank von Getränken im Rahmen Ihrer
Vernissage benötigen Sie übrigens keine Gewerbeberechtigung.
Diese Hinweise gelten auch, falls Sie eine feierliche Abschlussveranstaltung
(Finissage) für Ihre Ausstellung planen.
58

o
Umgang mit Sponsoren und Förderern
Ein wichtiger Aufgabenbereich ist die Betreuung von Sponsoren und Förderern.
Achten Sie darauf, dass auf allen Drucksorten (Flyer, Plakate o.Ä.) oder in den
Ausstellungsräumlichkeiten Firmenlogos, Roll-ups oder anderes, vereinbartes
Werbematerial von Sponsoren und Förderern gut sichtbar angebracht sind. Zu einem
guten Umgang mit Förderern und Sponsoren gehört auch, dass diese VertreterInnen
bei der Vernissage entsprechend empfangen und begrüßt werden. Gerade in der
Hektik einer Vernissage kann es schon passieren, dass man wichtige
Persönlichkeiten nicht speziell begrüßt, was unangenehme Folgen haben kann. Ein
gutes Verhältnis zu Sponsoren ist sicher positiv, auch in Hinblick auf etwaige
zukünftige Projekte.
o
Verkauf von Ausstellungsobjekten
Falls der Verkauf von Bildern oder anderen Objekten im Rahmen der Ausstellung
gewünscht wird, erarbeiten Sie vor der Vernissage eine gültige und
durchnummerierte Preisliste aller verkäuflichen Objekte. In der Regel verbleiben die
verkauften Objekte bis zur Finissage in der Ausstellung und werden erst danach dem
Käufer übergeben. Es kann mit dem/der KünstlerIn natürlich auch vereinbart werden,
dass der Käufer das Objekt umgehend ausgehändigt bekommt. Beachten Sie dabei
unbedingt steuerliche Pflichten (Mehrwertsteuer, oder ist der/die KünstlerIn
umsatzsteuerbefreit nach UStG?).
o
KultRent - Verleih von Ausstellungshilfen und Beratung
"KultRent" ist ein kostenloses Service der Kulturvermittlung Steiermark. KultRent
bietet die Verleihung von Materialien und Equipment für Ausstellungen an. Meist ist
dabei nur eine Kaution für die entliehenen Stücke zu hinterlegen. Auch beratend
steht diese Servicestelle zur Verfügung.
Kulturvermittlung Steiermark
Wielandgasse 9, 8010 Graz
Tel: 0316 / 816975
Fax: 0316 / 815397
E-Mail: office@kulturvermittlung.org
www.kulturvermittlung.org
59

Musikveranstaltungen
○ Wahl des Veranstaltungsortes
Je nach musikalischem Inhalt, Genre, Größe des geplanten Konzertes und
Budgetlage wird der Veranstaltungsort ausgesucht. Dabei kann es sich um
öffentliche Lokale, Kaffees, Bars, Kulturzentren der Gemeinden handeln, die oft
günstig oder kostenlos als Räumlichkeit zur Verfügung stehen, oder um anmietbare
Veranstaltungshäuser und Konzertsäle. Wichtig ist es, schriftliche Preis- und
Mietvereinbarungen zu treffen und rechtliche Aspekte im Fall von Schäden während
der Veranstaltung dabei miteinzubeziehen. Denn grundsätzlich haftet der
Veranstalter für Schäden.
Eine Sammlung von Kulturorten für Musikveranstaltungen finden Sie unter dem Link
kulturORTE - http://www.kulturservice.steiermark.at/cms/ziel/24125781/DE/
○ Equipment
Je nach musikalischem Programm müssen die technischen Gegebenheiten am
Veranstaltungsort geklärt werden: Was ist an Technikequipment vorhanden? Wie viel
kostet die Miete dieser Geräte? Wer bedient die Technikgeräte (sind dafür eigene
TechnikerInnen des Veranstalters vorgesehen oder sollen dafür ggf. Techniker des
Veranstaltungshauses eingeteilt werden)?
Bei einem großen Konzert mit unterschiedlichen Bands und MusikerInnen ist es
besonders ratsam, im Vorfeld die Technikanforderungen und auch den genauen
Instrumentenbedarf sowie Stimmung der Instrumente abzuklären und dabei
einzuberechnen, wie viel Zeit für Bühnenumbauten und Instrumentenwechsel
während des Konzertes einkalkuliert werden muss. Im Idealfall können die
Basisinstrumente während des gesamten Konzertes auf der Bühne bleiben und von
allen Bands benutzt werden. Bei Festivals werden daher oft vom Veranstalter die
Instrumente zur Verfügung gestellt und nicht unbedingt von den Bands mitgebracht.
KünstlerInnen benötigen einen Raum, um Instrumentenkoffer und persönliche Dinge
sicher unterzubringen und wo sie sich ungestört auf den Auftritt vorbereiten können.
Im Idealfall verfügt der Veranstaltungsort über Garderoben für die KünstlerInnen, die
den einzelnen Personen oder Gruppen zugeteilt werden können.
○ Stromanforderungen und Lichttechnik
Beachten Sie, dass auch die Anforderungen den Strom und die Lichttechnik
betreffend abgeklärt werden müssen. Auch dabei ist es sinnvoll, die zuständigen
TechnikerInnen zu involvieren und die Anforderungen auch von Seiten der
mitwirkenden KünstlerInnen abzuklären. ExpertInnen können dabei unterstützen,
60

indem sie die ideale Auswahl an Technik and Lichteinstellungen empfehlen und den
Kostenaufwand berücksichtigen.
Tipp: Berechnen Sie bei Ihrer Budgetkalkulation auch einen Kostenpunkt für Strom
und Reinigungskosten am Veranstaltungsort mit ein!
○ Infrastruktur
Beachten Sie die vorhandene Infrastruktur des Veranstaltungsortes:
‣ Wann und wie ist der An-/Abtransport möglich?
‣ Bietet der Veranstaltungsort genügend Sanitäranlagen für die erwartete
BesucherInnenzahl?
‣ Bietet der Veranstaltungsort genügend Raum für Verpflegungsmöglichkeiten
für die entsprechende BesucherInnenzahl (z.B. Catering)?
‣ Welcher Fluchtweg ist im Notfall zu benutzen und ist dieser ausreichend
gekennzeichnet und beleuchtet?
○ Tanzfläche
Überlegen Sie, ob eine Tanzfläche bei der Musikveranstaltung notwendig ist und
kalkulieren Sie diese Aspekte in der Raumwahl und Kostenberechnung mit ein.
○ KünstlerInnen und Bands
Wenn das musikalische Programm zusammengestellt ist und die Teilnahme der
KünstlerInnen fixiert wurde, müssen Details wie: Soundcheckzeiten,
Instrumentenanforderung, Technikanforderungen, Honorare für KünstlerInnen und
evtl. eigene Techniker, etwaige Fahrtkosten und Unterkunftskosten abgeklärt
werden. Diese Punkte sollten auf jeden Fall schriftlich in einer Vereinbarung
festgehalten werden, um spätere Komplikationen zu vermeiden. Zusätzlich sollte
man mit dem Management der KünstlerInnen absprechen, ob bzw. welche Cateringoder
Getränkeservices gefordert sind und ob u.a. Künstlergarderoben zur Verfügung
stehen.
Zusätzlich muss ggf. die Zustimmung für die Veröffentlichung von Abbildungen oder
Aufnahmen des Konzertes mit den KünstlerInnen bzw. deren Management
besprochen werden. Natürlich sind KünstlerInnen meist an Pressepräsenz
interessiert, vergessen Sie jedoch nicht, dass grundsätzlich für die Veröffentlichung
von Fotos immer die Zustimmung der darauf abgebildeten Person erforderlich ist.
Holen Sie auch hier eine kurze schriftliche Einverständniserklärung ein – im Fall von
Klagen können hohe Summen im Spiel sein.
○ Vereinbarungen
Schriftliche Vereinbarungen zu machen, ist dringend empfohlen. Dabei soll genau
festgehalten werden, was die KünstlerInnen zu leisten haben und wie die
Gegenleistung von Seiten des Veranstalters aussieht. Es ist äußerst ratsam, dabei
jedes Detail festzuhalten und von beiden Seiten unterschreiben zu lassen. In
manchen Fällen (speziell bei größeren Veranstaltungen und wenn hohe Summen im
61

Spiel sind) sollte für die Erstellung der Vereinbarung oder des Künstlervertrages die
Hilfe eines Rechtsanwaltes in Anspruch genommen werden.
Auf alle Fälle sollte eine Vereinbarung folgende Elemente enthalten:
‣ Datum, Zeit und Umfang des Auftrittes
‣ Name und Anschrift der Vereinbarungspartner
‣ Soundcheckzeit mit Verpflichtung zur pünktlichen Anwesenheit
‣ Vergütung
‣ Handhabung im Falle einer Absage des Künstlers
‣ Übereinkommen bezüglich Verwertungsrechten im Falle von Aufzeichnungen
TIPP: In vielen Fällen lohnt es sich auch, Besprechungen schriftlich zu
dokumentieren und in Form eines Protokolls festzuhalten. So können im Zweifelsfall
besprochene Punkte belegt oder nachgeschlagen werden. Ein Protokoll ist auch
hilfreich, wenn Sie neue MitarbeiterInnen ins Team aufnehmen. Durch Protokolle
können sie schnell und ohne großen Zeitaufwand auf den aktuellen Stand der
Veranstaltungsorganisation gebracht werden.
○ Künstlerbetreuung
Sprechen Sie im Team ab, wer für Künstlerbetreuung zuständig ist. Für den
Veranstaltungstag des Konzertes (und gegebenenfalls auch schon bei den Proben)
sollte mindestens ein/e MitarbeiterIn (Anzahl anhängig von der Größe des
Konzertes) als Künstlerbetreuung und AnsprechpartnerIn im Einsatz sein.
Diese Person soll auf alle Fälle über jegliche Telefonnummern und Kontaktdaten der
KünstlerInnen und deren Managements verfügen, um in dringenden Fällen die
Ansprechpartner erreichen zu können. Ein/e KünstlerbetreuerIn weist die Garderobe
zu, erklärt die Rahmenbedingungen, überwacht, dass die abgesprochene
Verpflegung vor Ort ist, überwacht den zeitlichen Ablauf mit Probenzeiten und
Auftrittszeit.
○ Technikanforderungen und Instrumente von KünstlerInnen
Bands und MusikerInnen haben oft spezielle Instrumente und Zubehör, eigene
Stimmung der Instrumente und Anforderungen was Technik betrifft. Setzen Sie sich
früh genug mit dem Management in Verbindung, um diese Punkte abzuklären und
um abzusprechen, welche Bereiche Sie organisieren können und was selbst
mitzubringen ist.
○ AKM und andere rechtliche Bestimmungen
AKM (Abkürzung für: Autoren, Komponisten, Musikverleger) stellt sicher, dass
Komponisten und MusikerInnen den entsprechenden Anteil an der Nutzung ihrer
Werke bekommen, der ihnen zusteht. Als VeranstalterIn sind Sie verpflichtet, die
musikalischen Nutzungsrechte mit AKM abzuklären und anzufordern. Das gilt sowohl
für Nutzungsrechte von Musik einer Musikgruppe, die Sie live engagieren, als auch
für Hintergrundmusik durch die Abspielung von Musik vom Laptop oder MP3-Player.
62

Wenden Sie sich dabei an die zuständige AKM Stelle für genaue Informationen
speziell zu Ihrer Veranstaltung.
AKM Geschäftsstelle Graz
Pestalozzistraße 1/I
8010 Graz
Tel: 050717
E-Mail: gest.graz@akm.co.at
www.akm.co.at
○ Sicherheit und Security
Bei allen Veranstaltungen müssen Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden.
Bereits einige Zeit vor der Veranstaltung müssen Vorschriften und Durchführbarkeit
der Sicherheitsvorschriften abgeklärt werden. Dazu gehören die Einhaltung der
Brandschutzbestimmungen, der Bestimmungen bezüglich ordnungsgemäßer
Fluchtwege, eventuelle Anwesenheit von Brandschutzordnern, Sicherheitskräften
oder VertreterInnen des Roten Kreuzes. Nehmen Sie diese Punkte ernst, denn für
die Einhaltung dieser Vorschriften haften Sie als VeranstalterIn.
Tipp: Weitere Sicherheit sollte für die Unterbringung von Künstlerequipment
gewährleistet werden. Stellen Sie sicher, dass (oft wertvolle) Instrumente oder
sonstige Anlagen und Zubehör verschlossen untergebracht werden können. Bei
Lagerungsbereichen, die leicht zugänglich sind, sollte zusätzlich eine
Sicherheitsperson im Einsatz sein. Falls Sie für Sicherheit nicht garantieren können
und nicht verantwortlich gemacht werden wollen, halten Sie schriftlich fest, dass
keine Haftung übernommen wird.
○ Lautstärke
Berücksichtigen Sie die ideale Lautstärke für Ihr Publikum!
Erkundigen Sie sich bezüglich Dezibelbeschränkungen am Veranstaltungsort (evtl.
auch in Bezug auf die Nachbarschaft). Gesetzliche Bestimmungen findet man
lediglich in der Lärmschutzrichtlinie des Umweltbundesamtes für
Freiluftveranstaltungen (http://www.umweltbundesamt.at/fileadmin/site/publikationen/
M122.pdf), es können aber auf den Veranstaltungsort bezogene Regelungen
existieren.
Laut ist nicht grundsätzlich gut oder schlecht. Wichtige Aspekte dabei sind die
verwendete Technik, das Tontechniksystem, welche Verstärker verwendet werden
und wo diese postiert werden. Lassen Sie sich von guten TontechnikerInnen beraten
und die Technik und Lautstärke von ExpertInnen an die Räumlichkeit anpassen!
Diese Details kosten zwar etwas, wenn sie professionell durchgeführt werden,
machen aber einen bedeutenden Unterschied in der akustischen Wahrnehmung der
Musik.
Gehörschäden treten häufig nach zu lauten Musikkonzerten auf und es können
bleibende und sehr unangenehme Beeinträchtigungen, wie Tinnitus, über lange Zeit
nach dem Konzert bestehen bleiben. Bieten Sie dem Publikum daher die Möglichkeit
63

Ohrenstoppel zu verwenden. Ohrenstoppel können eventuell durch einen Sponsor
zur Verfügung gestellt und beim Eingang zur freien Entnahme postiert werden.
○ Klima und Belüftung
Achten Sie auf ein angenehmes Raumklima bei der Veranstaltung und sorgen Sie für
ausreichende Belüftung. Stimmen Sie Rauchbeschränkungen auf die Möglichkeit der
Raumbelüftung ab!
64

Theater- & Bühnenveranstaltungen / Lesungen
o
Regie
Die zentrale Person in Ihrer Theateraufführung ist der/die RegisseurIn, legen Sie
daher größtes Augenmerk auf die Entscheidung, wen Sie mit dieser Aufgabe
betrauen. Die Konzeptionsphase beginnt mit der Stückauswahl und endet bei der
Festlegung für die Inszenierung. Der Theaterregisseur befasst sich zunächst mit der
eingehenden Recherche über das aufzuführende Stück. Sie können hier auch
zusätzlich eine/n Dramaturgen/Dramaturgin engagieren. Ihr Regisseur nimmt häufig
auch Einfluss auf die Stückauswahl und auf die Besetzung und er ist maßgeblich am
Konzept Ihrer Aufführung beteiligt. Die endgültige Entscheidung in künstlerischen
Fragen liegt aber in der Regel beim Intendanten (in kleinen Theatern übernimmt der
Intendant mitunter auch die Rolle des Regisseurs). Nach der Zusammenstellung
eines guten Ensembles von SchauspielerInnen, SängerInnen oder zusätzlichem
Personal (z.B. TänzerInnen) und dem Entwurf des Bühnenbildes, das mit dem
Regisseur abgestimmt wird, wird ein Probenplan erarbeitet, wobei der Regisseur
weitgehend den Rhythmus und die Methode des Probenablaufs sowie die
Inszenierung bestimmt. Innerhalb der Proben erarbeitet der Regisseur gemeinsam
mit den SchauspielerInnen das Stück und mit der Premiere ist dieser Arbeitsprozess
schließlich abgeschlossen.
o
Bühne und Bühnenbild
Besondere Bedeutung bei der Aufführung Ihrer Theaterveranstaltung, Oper oder
Ihres Musicals kommt dem Bühnenbild zu. Daher sollten Sie ausgebildete
BühnenbildnerInnen mit der optischen Gestaltung der Bühne beauftragen – dies gilt
auch für sämtliche Materialien, Malereien und Kulissen, aus denen Bühnenbilder
bestehen. Sie sollten dabei bedenken, dass Sie auch durch die Beleuchtung
markante dramaturgische Akzente setzen können.
Je nach Art Ihrer Aufführung können Sie mit Bühnenbildern und Beleuchtung
unterschiedliche Effekte erzielen, von der illustrierenden Dekoration über Architektur,
welche die szenischen Vorgänge verdeutlicht, bis zu umfassenden
Rauminstallationen. Das Bühnenbild kann die szenische Handlung sowohl räumlich
(Plätze, Räume, Landschaften etc.) als auch zeitlich (historisch oder zeitgenössisch)
beschreiben. Größere Theater verfügen zusätzlich über eigene Teams von
KostümbildnerInnen, MaskenbildnerInnen, RequisiteurInnen und auch
professionellen Handwerksabteilungen für Bühnenbau.
Für kleine Theater, die über keine eigenen Werkstätten verfügen oder für besondere
Aufführungen wie Installationen im öffentlichen Raum, arbeiten in der Regel speziell
zusammengestellte Teams von versierten HandwerkerInnen.
Beachten Sie, dass es auch bei Lesungen sehr wichtig ist, die Bühne entsprechend
zu gestalten und durch die Anwendung verschiedener Lichttechniken gewünschte
Effekte zu erzielen bzw. zu verstärken.
Tipp: Achten Sie darauf, dass der Bühnenaufgang nicht vom Publikum eingesehen
werden kann und dass es einen direkten Zugang von der Künstlergarderobe gibt.
65

Choreografie
Für Ihre Tanz- oder Ballettveranstaltung benötigen Sie zunächst eine/n versierte/n
ChoreografIn. Der Choreograf entwickelt, bearbeitet und leitet Tanzinszenierungen
für Oper, Operette, Ballett, Musical, Modern Dance, oder auch für Filme. In der Regel
sind die Choreografen auch an der Verpflichtung von Gruppen- oder SolotänzerInnen
beteiligt. In der Oper, beim Theater oder bei Musicals arbeiten ChoreografInnen
meist mit übergeordneten RegisseurInnen zusammen. Die Choreografie wird ebenso
wie eine musikalische Komposition als Kunstwerk an sich betrachtet – sie sind somit
gleichzeitig „Autor“ des Stückes und Regisseur. Beachten Sie dabei, ob sich dadurch
für Sie urheberrechtliche Fragen ergeben.
o
Ensemble
Es wird empfohlen, dass Sie Ihr Ensemble gemeinsam mit Ihrem Regisseur
auswählen. Im Theater umfasst dies die beteiligten SchauspielerInnen, SängerInnen
oder TänzerInnen. Bei der Besetzung sollten Sie vorrangig künstlerische
Erwägungen in den Vordergrund stellen, aber in der Praxis bestimmen natürlich auch
pragmatische Überlegungen (vor allem das verfügbare Budget) den
Besetzungsvorgang.
Ein Ensemble kann auch einen Chor umfassen, oder eine größere Gruppe von
Statisten. Auch freie, gastierende Theatergruppen werden als Ensembles
bezeichnet. Wichtig ist vor allem, dass Sie alle Vereinbarungen, die Sie mit Ihrem
Ensemble treffen, in einem Gastspielvertrag schriftlich festhalten.
o
Gastspielvertrag
Der Gastspielvertrag ist eine Vereinbarung zwischen dem Ensemble und dem
Veranstalter. Besonders zu beachten ist der so genannte Technical Rider
(Technisches Beiblatt), der als Vertragsbestandteil die technischen Voraussetzungen
für einen Auftritt definiert.
Beispiel für einen Gastspielvertrag: PDF
o
Gage und Vertrag
Die Künstler-Honorare verstehen sich in der Regel inklusive folgender Nebenkosten:
Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand), Werbematerial (wird im
Gastspielvertrag vereinbart) und Urheberrechtsabgaben (Verlagstantiemen - sofern
sie anfallen). Das Honorar ist in der Regel mit Beendigung der Durchführung(en)
fällig. Sämtliche Vereinbarungen sollten Sie jedenfalls unbedingt in einem Vertrag
schriftlich festhalten!
o
Tontechnik
Achten Sie darauf, dass Sie auf jeden Fall eine/n kompetente/n und professionelle/n
TontechnikerIn engagieren. Für einen Laien ist es unmöglich, Boxen, Musik und
66

Akustik des Raumes aufeinander abzustimmen. Auch die richtig gewählte Lautstärke
ist sehr wichtig, denn die beste Musik kann bei zu hoher Lautstärke nicht als Genuss
empfunden werden, wenn sie zu laut in den Ohren dröhnt. Eine gute Tontechnik
spielt also ebenfalls in vielen Fällen eine zentrale Rolle für den Gesamteindruck einer
Aufführung, und dies nicht nur bei Konzerten.
Tipp: Licht und Ton sollten von einem Platz aus steuerbar sein.
FOH (Mischpult-Platz im Besucherbereich)
„Front of House” bezeichnet den Mischpult-Platz im Besucherbereich, von dem aus
der/die TontechnikerIn den Sound für das Publikum mischt (im Gegensatz zum
separaten Monitor-Mischer bei größeren Veranstaltungen, der auf oder hinter der
Bühne in der Nähe der Musiker platziert ist). Zu einem vollständigen Mischpult-Platz
gehören je nach Veranstaltungsart auch Racks mit Dynamikmodulen wie
Multieffektgeräte etc. und ein „Multicore“ (vieladriges, langes Kabel) als
„Zentralnervenverbindung” zur Bühne. Es leitet alle Signale von der Bühne
(Mikrophone und Instrumente) zum Mischpult und anschließlich wieder zurück. Auch
Lichtsteuersignale lassen sich hiermit übertragen. Zu einem Multicore gehört eine
Stagebox, ein Steckfeld für sämtliche Mikrophon- und Instrumentenkabel.
Der Mischpult-Platz muss auch während des Einlasses und der Pause gesichert
werden! Vergessen Sie nicht, eine ausreichend hohe Stehleiter für das Hängen und
Einleuchten der Scheinwerfer bereitzustellen.
Tipp: Der Mischpult-Platz sollte hinter der letzten Sitzreihe (in größeren Sälen
ungefähr am Anfang des hinteren Drittels des Saales) in der Mitte bzw. links oder
rechts des Mittelgangs mit freier Sicht auf die Bühne sein. Platzbedarf: je nach
Veranstaltung ca. 3 m x 2 m (nicht unter Balkonen und Brüstungen und nicht hinter
Glasscheiben!). Es werden in der Regel ein Tisch (ca. 1,5 m x 1 m) und zwei Sessel
benötigt.
PA – Anlage (Beschallungsanlage)
PA-Systeme (PA steht für „Public Address“) verfügen über die notwendige „Power”
auch größere Zuschauermengen zuverlässig und ohne störenden Verzerrungen
beschallen zu können.
Tipp: Klären Sie ab, ob auch sämtliche Balkone oder Galerien vom PA beschallt
werden. Falls nicht, sollten zusätzliche Lautsprecher angebracht werden.
Tipp: Bei Lesungen oder anderen Veranstaltungen mit Diskussionen sollten Sie stets
ein Handmikrofon bereithalten, vor allem wenn sich bei einer Diskussion
verschiedene Redner aus dem Publikum einbringen möchten.
o
Licht- und Stromanforderungen
Die Licht- und Stromanforderungen stellen VeranstalterInnen mitunter vor große
Herausforderungen, da vor allem kleinere Veranstaltungsorte für bestimmte Auftritte
technisch nicht immer adäquat gerüstet sind. Da gilt es dann, die Kabel so
stolpersicher durch das Haus zu verlegen, dass es nicht zu Unfällen kommen kann.
Moderne Tonanlagen für größere Bühnenveranstaltungen benötigen mitunter
Starkstromkreise von bis zu 400 V mit 16 bzw. 32 Ampere abgesichert sowohl für
Ton- und Lichtanlage und dazu eventuell noch zwei getrennte Stromkreise von 220
Volt für die Backline (Verstärkeranlage). Sorgen Sie dafür, dass nur professionelle
67

Elektriker eventuell erforderliche Kabel einziehen. Wenn weiters noch ein
ansprechendes Licht-Equipment gewünscht wird, muss oft eine zusätzliche 32
Ampere gesicherte 400 V Zuleitung gelegt werden.
Bedenken Sie, dass für manche Bühnenveranstaltungen (Kabarett oder Theater) der
Saal vollständig abdunkelbar sein muss (abgesehen von Notbeleuchtungen).
Licht und Ton sollten von einem Platz aus steuerbar sein. Hängepunkte in
ausreichender Höhe und Dimensionierung für Scheinwerfer müssen vorhanden sein.
ACHTUNG: Lassen Sie Elektroarbeiten ausschließlich von professionellen
ElektrikerInnen durchführen!
FOH (Mischpult-Platz im Besucherbereich)
FOH („Front of House”) bezeichnet den Mischpult-Platz im Besucherbereich, von
dem aus der/die TontechnikerIn den Sound für das Publikum mischt. Von diesem
Platz wird auch die Lichttechnik gesteuert. Häufig wird ein Lichtmischpult mit
mindestens 16 einzeln regelbaren Kreisen benötigt. Weiters benötigt man häufig
mehrere Dimmerkreise.
Tipp: Der Mischpult-Platz sollte hinter der letzten Sitzreihe (in größeren Sälen am
Anfang des hinteren Drittels des Saales) in der Mitte bzw. links oder rechts des
Mittelgangs mit freier Sicht auf die Bühne sein. Der Platzbedarf ist unterschiedlich je
nach Veranstaltung und beträgt ab ca. 3 m x 2 m (Achtung: nicht unter Balkonen und
Brüstungen und nicht hinter Glasscheiben positionieren!). Es werden in der Regel
ein Tisch (ca. 1,5 m x 1 m) und zwei Sessel benötigt. Klären Sie diese Fragen mit
den KünstlerInnen ab und halten Sie die Punkte schriftlich im Vertrag fest.
Der Mischpult-Platz muss auch während des Einlasses und der Pause gesichert
werden. Vergessen Sie nicht, eine ausreichend hohe Stehleiter für das Hängen und
Einleuchten der Scheinwerfer bereitzustellen. Für den Strom wird ein 16 A Schuko
Anschluss am FOH benötigt.
o
Infrastruktur
Der Zugang vom Parkplatz zur Spielstätte muss ebenerdig oder mit einer schrägen
Rampe versehen sein (Hilfskräfte benötigen Treppen zum Transport der Dekoration).
Türen und Treppen müssen so groß und breit sein, dass Bühnenbildelemente oder
Bühnenbauteile durchpassen. Der Auftrittsort muss vor Beginn des Aufbaus leer
geräumt, sauber und bei Bedarf geheizt sein. Bei mehreren Aufführungen muss nach
jeder Aufführung gereinigt werden.
Verantwortliche AnsprechpartnerInnen müssen rechtzeitig mit allen Schlüsseln und
Kenntnissen über die örtlichen Gegebenheiten (Dusch- bzw. Waschgelegenheit für
die KünstlerInnen, Umkleidemöglichkeit mit abschließbaren Schränken,
Sicherungskästen, Feuerlöscher etc.) am Auftrittsort und während der gesamten Zeit
(bis zum abgeschlossenen Abbau) anwesend sein.
o
Temporäre Architektur – Zelt
Für den Aufbau von nicht ortsfesten Betriebsstätten (Zelte, Bühnen, Tribünen etc.) ist
vom Veranstalter/von der Veranstalterin eine entsprechende Genehmigung bei der
Bau- und Anlagenbehörde (Bezirkshauptmannschaft bzw. Gemeinde) einzuholen.
68

o
StageRent – Plattform für Bühnentechnik
StageRent ist eine Info-Plattform, die steirische Anbieter von Bühnenmaterial und
von Know-How rund um Veranstaltungen im Bühnenbereich zusammenfasst.
Kunst- und Kulturschaffende können sich hier zentral informieren, wo sie
Bühnenequipment bekommen können.
Die Kulturvermittlung Steiermark organisiert StageRent, wo verschiedenste
Bühnentechnikelemente, von der Beleuchtung, Akustik bis hin zu Podesten, zu
günstigen Konditionen zum Verleih angeboten werden. Kostengünstig sollte das
Angebot auch deshalb sein, weil unterschiedlichste Kulturveranstalter ihr Equipment
StageRent zur Vermittlung zur Verfügung stellen. Dadurch wird andererseits die
Rentabilität von technischem Equipment erhöht.
Informationen dazu gibt es bei Kulturvermittlung Steiermark (Wielandgasse 9, 8010
Graz, Tel: 0316 / 816975) oder im Internet: http://stagerent.kulturvermittlung.org .
o
Garderobe
Achten Sie darauf, dass die Garderobe mit ausreichend Personal besetzt wird, um
lange Wartezeiten zu vermeiden. Bringen Sie auch ein Hinweisschild an, dass
der/die VeranstalterIn nicht für Gegenstände haftet, die an der Garderobe
abgegeben werden.
o
Werbung
Werbepool der KSG - Outdoor-Werbung zu einem reduzierten Preis
Die Kultur Service Gesellschaft des Landes Steiermark hat gemeinsam mit der Firma
Ankünder ein Angebot für Steirische Kulturveranstalter ausgearbeitet, das besonders
günstige Konditionen einräumt.
Diese exklusiv der Kultur Service Gesellschaft Steiermark angebotenen Rabatte
kommen allen steirischen Kulturinitiativen und -trägern zugute und stehen als Service
zur Verfügung.
Die KSG unterstützt Sie in der gesamten Planung und Umsetzung Ihrer Maßnahmen
im Bereich Außenwerbung und begleitet Sie gerne als Partnerin mit dem besonderen
Know-how bei folgenden Tätigkeiten:
Information über sämtliche Produkte
Beratung für ein optimales Werbepaket
Hilfestellung in der Auswahl der Stellplätze
Erstellung eines maßgeschneiderten Angebotes
Fixierung, Abwicklung und Koordinierung der Buchung
Die KSG stellt auch für Ihre Institution ein individuelles Werbepaket zusammen.
Wenn Sie Interesse an diesem Angebot haben, kontaktieren Sie die KSG:
Tel: 0316 / 877-2435 oder per E-Mail unter
mirella.stefani@kulturservice.steiermark.at
69

o
Kartenvertrieb
Die Art des Kartenvertriebs hängt natürlich von der Größe Ihrer Veranstaltung ab. Bei
kleineren Veranstaltungen können Sie Ihre Tickets in diversen lokalen Institutionen,
Banken, Gaststätten etc. auflegen.
Bei größeren Veranstaltungen ist es ratsam, mit professionellen Ticket-Agenturen
zusammenzuarbeiten.
Über www.oeticket.com können Tickets, Eintrittskarten und Konzertkarten aus den
Bereichen Konzerte, Bühne, Familie, Sport und andere Events online verkauft
werden.
ÖsterreichTicket zeichnet sich vor allem durch einfachste Bedienung sowohl in der
Ticketerstellung als auch im Endverkauf an den Kunden, ein Online-
Informationssystem und kurze Einschulungsphasen aus. Durch die Verwendung
fälschungssicherer Eintrittskarten, die u.a. mit Hologramm, UV-Eindruck, Barcode
und einer fortlaufenden Nummerierung versehen sind, wird größtmögliche Sicherheit
gewährleistet. Das Ticket kann auch als Werbeträger genutzt werden.
Für den Veranstalter ist das ÖsterreichTicket-System im besten Fall kostenlos. Die
anfallenden Kosten werden ausschließlich durch eine geringe Systemgebühr sowie
die Vorverkaufsgebühr abgedeckt, die der Endkunde trägt. Die Aufschläge betragen
etwa 10% des jeweiligen Kartenpreises. Dies entspricht der Hälfte des üblichen
Satzes in vielen Kartenbüros. Auf Wunsch des Veranstalters kann natürlich auch
eine Inside-Commission abgerechnet werden. Vom Veranstalter für seine eigenen
Zwecke selbst gedruckte Tickets werden mit einer Druck- und Lizenzgebühr
abgerechnet.
www.oeticket.com
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Urheberrecht
Das österreichische Urheberrechtsgesetz (UrhG) regelt sowohl das Urheberrecht im
engeren Sinn, dessen Schutzgegenstand das Werk ist, als auch die so genannten
verwandten Schutzrechte, auch Leistungsschutzrechte oder Nachbarrechte genannt.
Was ist nun ein Werk im urheberrechtlichen Sinn und somit vom Schutz des UrhG
erfasst? Es muss sich um eine eigentümliche (Stichwort Individualität) geistige
Schöpfung handeln und diese muss den Gebieten der Literatur, der Tonkunst, der
bildenden Künste oder der Filmkunst zuordenbar sein.
Ein Werk genießt als Ganzes und in seinen Teilen urheberrechtlichen Schutz.
Geschützt sind nicht nur Originalwerke, sondern - soweit sie eigentümliche geistige
Schöpfungen darstellen - auch Bearbeitungen. Der Bearbeiter braucht zur
Verwertung seiner Bearbeitung (nicht zur Bearbeitung an sich) die vorherige
Zustimmung des Rechteinhabers (Urheber bzw. Verlag) des geschützten
bearbeiteten Werkes.
Im Allgemeinen beträgt die Schutzfrist 70 Jahre ab dem Todesjahr des Urhebers.
Das Urheberrecht ist vererblich. Unter Lebenden ist das Urheberrecht als solches
nicht übertragbar (Ausnahme: Verzicht eines Miturhebers).
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Aufführungsrechte
Das Aufführungsrecht umfasst nicht nur die Live-Aufführung von Werken, sondern
auch die öffentliche Wiedergabe von Werken mit Hilfe von Bild- und Schallträgern.
Weiters gehört dazu die Benutzung einer Rundfunksendung oder einer öffentlichen
70

Zurverfügungstellung eines Werkes zur öffentlichen Wiedergabe des Werkes sowie
die öffentliche Wiedergabe durch Lautsprecherübertragungen u.Ä. außerhalb des
Veranstaltungsortes. (Das Vortragsrecht bezieht sich auf Sprachwerke, das
Vorführrecht auf Werke der bildenden Kunst).
Was ist eine öffentliche Aufführung?
Unter einer öffentlichen Aufführung versteht man nicht nur Live-Darbietungen durch
einzelne MusikerInnen, Bands oder Vortragende bei Lesungen, sondern auch die
öffentliche Wiedergabe musikalischer/literarischer Darbietungen mit Hilfe von Bildoder
Tonträgern (CD, DVD, VHS u. dgl.), Radios und Fernsehern sowie jede Art von
Hintergrundmusik in Lokalen oder Kaufhäusern.
o
AKM (Literatur)
Jede/r, die/der ein musikalisches, literarisches oder bildnerisches Werk nutzt, also
z.B. öffentlich aufführt oder sendet, muss vorher eine entsprechende
Nutzungsbewilligung (Lizenz) erwerben und den UrheberInnen für die Nutzung ihrer
Werke ein angemessenes Entgelt (Tantiemen) bezahlen.
Die AKM nimmt kollektiv die urheberrechtlichen Nutzungsrechte (öffentliche
Aufführungen und Sendungen) der musikalischen und literarischen UrheberInnen
und deren VerlegerInnen wahr. Sie ist somit zentrale AnsprechpartnerIn für die
genannten Sparten.
AnsprechpartnerIn für Informationen, Anmeldungen und Tarife für alle steirischen
Bezirke:
AKM Geschäftsstelle Graz
Pestalozzistraße 1/I, 8010 Graz
Tel.: 050717-DW (die Durchwahl für die einzelnen steirischen Bezirke finden Sie
unter www.akm.co.at )
E-Mail: gest.graz@akm.co.at
www.akm.co.at
71

Kinder- & Jugendveranstaltungen
Veranstaltungen für die Zielgruppe „Kinder und Jugendliche“ verlangen von
VeranstalterInnen die Auseinandersetzung mit spezifischen Rahmenbedingungen
und spezifischer Kommunikation der Veranstaltung für die Zielgruppe. Es ist ratsam,
dabei ExpertInnen im Bereich Kinder-/Jugendbetreuung oder Pädagogik im Team zu
haben, oder mit solchen zu kooperieren.
Kommunikation, Marketing, Eintrittspreise, Verpflegung, Vorstellungszeit - also alle
Rahmenbedingungen der Veranstaltung - sollten auf die Zielgruppe ausgerichtet und
auf deren Bedürfnisse abgestimmt sein. Diese Veranstaltungen stellen hohe
Anforderungen an die KünstlerIn als Kultur- und KunstvermittlerIn.
Tipp: Die Einteilung Kinder und Jugendliche ist sehr vage. Richten Sie daher Ihre
Veranstaltung an eine bestimmte Gruppe, die anhand von Altersstufen eingeteilt
werden kann: z.B. 0-3 Jahre Babys; 4-6 Jahre Kindergartenalter; 7-10 Jahre
Volksschulalter.
Inhaltlich sollte sich die Veranstaltung nach der von Ihnen definierten Altersgruppe
richten, denn was für eine Altersstufe spannend ist, ist für um ein paar Jahre ältere
Kinder eventuell schon wieder uninteressant. Überlegen Sie daher mit
ExpertInnenunterstützung (KinderpädagogInnen) die Details Ihres Angebots.
○ Jugendschutzbestimmungen
Die Jugendschutzbestimmungen sind bundesländerspezifisch geregelt. Daher sind
für die Steiermark laut dem Gesetz vom 7. Juli 1998 über den Schutz der Jugend
Steiermärkisches Jugendschutzgesetz (http://www.jugendreferat.steiermark.at/cms/
beitrag/10114319/3072285/) Stammfassung: LGBl. Nr. 80/1998 Novellen: LGBl. Nr.
70/2001; LGBl. Nr. 35/2003; LGBl. Nr. 76/2005, folgende Regelungen zu beachten:
Als Kind werden Personen bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres gesehen,
Personen ab dem vollendeten 14. Lebensjahr bis zum vollendeten 18. Lebensjahr
zählen zur Gruppe der Jugendlichen.
Kinder bis 14 Jahre dürfen am Abend bis 21 Uhr ausbleiben; zwischen dem
vollendeten 14. und vollendeten 16. Lebensjahr bis 23 Uhr und ab dem vollendeten
16. Lebensjahr bis 2 Uhr; wenn in Begleitung einer Aufsichtsperson ohne zeitliche
Begrenzung.
Grundsätzlich können Eltern und Erziehungsberechtigte individuelle Vorschriften zu
diesen Regelungen festlegen, sie sind für die Kinder und Jugendlichen verantwortlich
und haftbar. Die Zustimmung von Eltern oder Erziehungsberechtigten ist daher
immer erforderlich.
Informieren Sie sich im Detail und bzgl. etwaiger Änderungen unter:
http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/beitrag/10019967/4142531/
72

○ Veranstaltungsort
Als VeranstalterIn im Kinder- und Jugendbereich können folgende Räumlichkeiten
und Einrichtungen als Veranstaltungsort für Sie interessant sein. Oft vermieten diese
Einrichtungen Räume, oder stellen sie sogar kostenlos zur Verfügung:
‣ Jugendzentren
‣ Kindergärten, Schulen
‣ Eltern-Kind-Zentren
‣ Kulturhäuser und Kultursäle der Gemeinde, Region, Stadt
‣ Lokale/Kaffees
Ein schönes Ambiente für Kinder- und Jugendveranstaltungen sind Parks und
öffentliche Plätze. Sie sind oft im Herzen der Stadt oder des Ortes und für eine Reihe
von Kinderaktivitäten ideal. Für die Durchführung von Veranstaltungen auf
öffentlichen Flächen nehmen Sie bitte Kontakt mit der zuständigen Gemeinde, dem
Bezirk oder der Stadt auf.
Eltern-Kind-Zentrum Graz
Bergmanngasse 10, 8010 Graz
Tel: 0316 / 37 81 40
E-Mail: info@ekiz-graz.at
www.ekiz-graz.at
Eltern-Kind-Zentrum Voitsberg
Josef-Radkohl-Str. 16, 8570 Voitsberg
Tel: 03142 / 28379
E-Mail: ekiz.voitsberg@aon.at
www.ekiz-voitsberg.at
Eltern-Kind-Zentrum Gleisdorf
Franz-Josef-Straße 37, 8200 Gleisdorf
Tel: 0664 / 333 8200
E-Mail: kontakt@ekiz-gleisdorf.at
www.ekiz-gleisdorf.at
Eltern-Kind-Zentrum Weiz
Resselgasse 6/I, 8160 Weiz
Tel:03172 / 44606
E-Mail: ekiz.weiz@aon.at
www.ekiz-weiz.at
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○ Spezielle Örtlichkeiten und kinderspezifische Veranstaltungshäuser in der
Steiermark
Folgende Link-Sammlung gibt Ihnen einen Ausschnitt über Veranstaltungshäuser
und Institutionen in der Steiermark, die sich auf das Zielpublikum „Kinder und
Jugendliche“ spezialisiert haben:
Fratz Graz
Freizeit- und Aktivitätszentrum für Kinder, Gabelsbergerstraße 22, 8020 Graz, Tel:
0316 / 77 31 78, office@fratz-graz.at, www.fratz-graz.at
FRida & freD
Kindermuseum Graz GmbH, Friedrichgasse 34, 8010 Graz, Tel: 0316 / 872 7700,
fridaundfred@stadt.graz.at, http://www.fridaundfred.at
Grazer Kasperl Theater
Abo Hotline, Christine Trausner, 0664 / 48 11 226, christinetrausner@hotmail.com,
http://www.kasperl.com
Institut für Kinderphilosophie
Schönaugasse 3/I, 8010 Graz, Tel: 0316 / 811513, kinderphilosophie@aon.at,
http://www.kinderphilosophie.at
Jeunesse Graz
spezielle Konzertangebote für Kinder und Jugendliche, c/o Kulturzentrum bei den
Minoriten, Mariahilferplatz 3, 8020 Graz, Tel: 0316 / 7111 33 27,
jeunesse@minoritenkulturgraz.at, http://www.minoritenkulturgraz.at/01_home.htm
Jugendgalerie im Grazer Rathaus
Grazer Rathaus, 8011 Graz; Kontakt: Kulturvermittlung Steiermark, Wielandgasse 9,
8010 Graz, Tel. 0316 / 816975, office@kulturvermittlung.org,
http://www.kulturvermittlung.org
Kinderbüro Graz
Nikolaiplatz 4a, 8020 Graz, Tel: 0316 / 833 666, info@kinderbuero.at,
www.kinderbuero.at
Landes-Ludothek Ludovico
Herrengasse 3, 8010 Graz, Tel: 0316 / 850084, office@ludovico.at,
http://www.ludovico.at
Mariagrüner Kindertheater
Mariagrünerstraße 82, 8043 Graz, Tel: 0316 / 386062. mkt@mariagruenerkindertheater.at,
http://kindertheater.chlietz.net
Minoritensäle
Kulturzentrum bei den Minoriten, Mariahilferplatz 3, Tel: 0316 / 7111 3327,
office@minoritenkulturgraz.at, http://www.graz-seckau.at/minoritensaal.at
74

MoveArt - Circus Kids und Circus Companie
Inge-Morath-Straße 27d, 8045 Graz, 0650 / 8706119, office@moveart.co.at,
http://www.moveart.co.at
Next Liberty
Kaiser-Josef-Platz 10, 8010 Graz, Tel: 0316 / 8000, anna.forrester@buehnengraz.com,
pia.weisi@buehnen-graz.com, http://www.buehnen-graz.com/nextliberty
TaO! Theater am Ortweinplatz
Ortweinplatz 1, 8010 Graz, Tel: 0316 / 846094-15, office@tao-graz.at,
http://www.tao-graz.at
Weitere interessante Links für VeranstalterInnen und ProjektleiterInnen:
EU-Projekte für Jugendliche: http://europa.eu/youth/index.cfm?I_id=de
Landesschulrat Steiermark Veranstaltungsdatenbank:
http://www.lsr-stmk.gv.at/cms/ziel/469668/DE
75

○ Rahmenbedingungen
Für eine erfolgreiche Veranstaltung sollen auch die Rahmenbedingungen auf Ihr
Zielpublikum abgestimmt sein. Das beinhaltet die Räumlichkeit, Ticketpreise,
thematische Inhalte, Vermittlungskonzept und vieles mehr. Bedenken Sie auch, dass
Kinder und Jugendliche über eine andere und kürzere Konzentrationsspanne
verfügen als Erwachsene. Machen Sie sich also über Ablauf und inhaltliche Punkte
Gedanken und richten Sie diese auf Ihr Publikum aus.
Zeitpunkt
Wählen Sie den Zeitpunkt der Veranstaltung so, dass er den
Jugendschutzbestimmungen nicht zuwider handelt und für Ihre Zielgruppe gut
geeignet ist. Denken Sie daran, dass evtl. ein früherer Start mit Vorbands
(evtl. aus der Gegend des Veranstaltungsortes) gewählt werden kann und ein
exaktes Ende des Abends stattfindet. Die Sperrstunde sollte unbedingt
eingehalten werden. Um die BesucherInnen auf das Ende der Veranstaltung
hinzuweisen, sollte dann kurz vor Schluss kein Ausschank mehr stattfinden
und keine Hintergrundmusik spielen.
Ticketpreise
Ihre Ticketpreise müssen an das Zielpublikum und den Veranstaltungsinhalt
bzw. die Länge des Programms angepasst sein. Für eine Veranstaltung für
Kinder und Jugendliche werden Sie nicht die gleichen Preise ansetzen können
wie für Erwachsene. Ihr Publikum soll es sich leisten können die Veranstaltung
zu besuchen, bzw. Eltern müssen es adäquat finden diesen Preis zu zahlen.
Weisen Sie Ticketpreise separat für Kinder und für die begleitenden
Erwachsenen aus.
Pausen, Catering und Verpflegung
Überlegen Sie, ob Sie Verpflegung im Rahmen der Veranstaltung anbieten
werden oder nicht, und berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse von Kindern
und Jugendlichen. Die Pausen sollen so gesetzt sein, dass sie für Kinder ein
adäquates Verhältnis zur Veranstaltungslänge ergeben.
Auch was Sie an Getränken oder Essen anbieten, sollte kindgerecht sein und
in kindgerechter Menge und Form angeboten werden. Erkundigen Sie sich bei
ExpertInnen, welche Veranstaltungslänge geraten wird, wie oft Pausen
gemacht werden sollen und wie lange diese sein sollen. Eventuell können Sie
dabei auch Freunde und Bekannte, die Kinder im entsprechenden Alter haben
und Ihnen ihre Erfahrungswerte schildern, zu Rate ziehen. Grundsätzlich
sollen bei Veranstaltungen antialkoholische Getränke preislich günstiger sein
als alkoholische Getränke.
Alkoholausschank
Immer öfter gerät der unkontrollierte Alkoholkonsum von Jugendlichen in die
Schlagzeilen. Alkoholausschank bei Veranstaltungen muss die
Jugendschutzbestimmungen einhalten. Ist es offensichtlich, dass Jugendliche
(oder auch Erwachsene) alkoholisiert sind, so darf an sie kein Alkohol mehr
76

ausgeschenkt werden. Bringen Sie das Jugendschutzgesetz gut ersichtlich an
der Bar und/oder beim Eingang an!
Security
Wenn Sie Security und Sicherheitskräfte für die Veranstaltung benötigen,
dann denken Sie bei der Auswahl des Security-Personals daran Personen zu
nehmen, die einen guten und korrekten Umgang mit Kindern und
Jugendlichen aufweisen, über Jugendschutzbestimmungen informiert sind und
achten Sie darauf, auch weibliche Sicherheitskräfte anzustellen.
Equipment
Prüfen Sie im Rahmen der Veranstaltungsplanung welches Equipment Sie zur
Durchführung benötigen und wie Sie dieses anmieten bzw. zur Verfügung
gestellt bekommen können. Die Equipmentfrage steht natürlich im
Zusammenhang mit notwendigen Technikausgaben im Budget. Überprüfen
Sie, was Sie sich leisten können.
Bei Veranstaltungen für Kinder sollten Sie auch im Bereich Bestuhlung,
Mobiliar und Dekoration auf die Körpergröße Ihres Publikums Rücksicht
nehmen. Sorgen Sie für kindgerechte Stühle oder andere Sitzgelegenheiten.
Diese Punkte sollten Sie mit jemandem besprechen, der Erfahrung und
Expertise mit Kindern besitzt.
Achten Sie darauf, dass Sie eine Örtlichkeit wählen, die die nötige Infrastruktur
aufweist, wie z.B. Wickelraum mit Windeleimer, Zufahrtsmöglichkeit für
Kinderwägen.
TIPP: Manchmal ist es möglich, sich mit anderen Veranstaltern in Bezug auf
Aufbau/Deko/Technik abzustimmen und sich Materialkosten zu teilen. Vorteil
daraus: Die Materialien müssen nur einmal an- und abtransportiert werden
bzw. müssen nicht öfter auf- und abgebaut werden. Daraus ergeben sich
geringere Material-, Liefer- und Aufbaukosten.
○ PR und Marketing
Ihre Marketing- und PR-Maßnahmen sollten immer auf Ihr Zielpublikum abgestimmt
sein. Ihre Aktionen sollen Kinder und Jugendliche ansprechen, daher ist es ratsam,
sich in der Kommunikation auf diese Gruppen einzustellen. Arbeiten Sie mit Bildern,
Farben, evtl. interaktiver Gestaltung des Werbematerials - schließlich wollen Sie Ihr
Publikum überzeugen und begeistern.
Die Kommunikation in der Werbung für Jugendliche fordert eine andere textliche und
optische Gestaltung als die für kleinere Kinder. Achten Sie auf Wortwahl, Textlänge
(längere Texte werden kaum zur Gänze gelesen und bleiben weniger in Erinnerung)
und adäquate Illustrationen.
Tipp: Ihre Marketingstrategie soll natürlich Kinder ansprechen. Vergessen Sie aber
nicht, dass Sie mit der gleichen Strategie auch die Eltern überzeugen müssen, denn
diese entscheiden über die Freizeitgestaltung ihrer Kinder (oder entscheiden
zumindest mit).
77

○ Vernetzung und Ankündigung der Veranstaltung
Veranstaltungen für Kinder und Jugendliche können auf einer Reihe von Portalen
des Landes Steiermark, der Städte, Gemeinden und Jugendzentren angekündigt
werden. Nehmen Sie dazu mit diesen Stellen Kontakt auf oder wenden Sie sich an
das Jugendzentrum Ihrer Gemeinde:
Jugendreferat Land Steiermark: http://www.jugendreferat.steiermark.at
Check it: http://www.checkit.at
Dietrichskeusche: http://www.dietrichskeuschn.com
Landesschulrat Steiermark Veranstaltungsdatenbank:
http://www.lsr-stmk.gv.at/cms/ziel/469668/DE
○ Adäquate Betreuung der Kinder während der Veranstaltung
Kinder und Jugendliche bedürfen einer adäquaten Betreuung und Aufsicht während
der Veranstaltung. Falls die Kinder nicht von ihren Eltern oder Lehrpersonen
begleitet werden, bieten Sie eine passende Lösung von Seiten des Veranstalters an.
Dabei sollten Sie sich unbedingt mit ExpertInnen abstimmen und solche auch als
BetreuerInnen hinzuziehen.
Kleinigkeiten zum Mitnehmen oder etwas zum selbst Aktiv-Werden während der
Veranstaltung sind sinnvolle inhaltliche Details.
○ KünstlerInnen als KulturvermittlerInnen: Spezifische Anforderungen und
pädagogische Aspekte
Kunstveranstaltungen für Kinder und Jugendliche verlangen ein besonders gründlich
erarbeitetes Konzept des Programms. Hierbei sind die KünstlerInnen besonders als
VermittlerInnen gefragt.
Pädagogische Aspekte der Kulturvermittlung sollten für eine erfolgreiche
Veranstaltung jeglichen Genres einen wichtigen Bestandteil in der Vorbereitung,
Konzeption und Durchführung darstellen. Dabei sollten ExpertInnen involviert sein,
um eine sinnvolle Aufarbeitung zu garantieren. Zu berücksichtigen sind unter
anderem die Veranstaltungslänge, Pausen und Betreuung, die kind-/jugendgerecht
eingeplant sein sollten.
○ Kooperation mit Vereinen und ExpertInnen
Eine Kooperation und Zusammenarbeit in der Veranstaltungskonzeption und
Durchführung mit Expertenvereinen oder einzelnen ExpertInnen ist anzuraten, wenn
Sie als VeranstalterIn keine professionelle Erfahrung und ausreichendes
Hintergrundwissen in Bezug auf Kinder und Jugendlich haben. Daher sollten Sie als
Laie unbedingt mit Profis auf dem Gebiet der Kinderveranstaltungen oder
Kinderbetreuung zusammenarbeiten.
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○ Kooperationen mit Schulen
Wenn Sie Schulklassen zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten, so achten Sie auf
die zeitliche Planung. Nehmen Sie früh genug mit der Schule Kontakt auf und
überlegen Sie, mit welchen Schulinhalten und Gegenständen der Inhalt Ihrer
Veranstaltung in Zusammenhang gebracht werden kann. Im besten Fall haben Sie
bereits Werbematerial zur Verfügung, wenn Sie die Schule ansprechen.
Wenn eine außerschulische Veranstaltung besucht werden soll, muss sich ein/e
KlassenlehrerIn bereit erklären, mit KollegInnen die Klassen zu betreuen und zu
begleiten. Bei einer solchen Teilnahme sind die Lehrpersonen für die SchülerInnen
verantwortlich. Wenn der Besuch der Veranstaltung in die Unterrichtszeit fällt, sind
Lehrpersonen über die Schulversicherung ausreichend für Schadensfälle geschützt.
Bei einem Besuch außerhalb der Unterrichtszeit, z.B. am Abend, ist dies nicht der
Fall und die Lehrperson wird im Normalfall die elterliche, schriftliche Zustimmung
einholen.
LehrerInnen, die sich entschließen mit ihren Klassen eine Veranstaltung zu
besuchen, können dies leichter planen, wenn Sie früh genug die Information haben.
Gesetzlich ist die Teilnahme an Veranstaltungen Schulstufen-spezifisch geregelt und
festgelegt. Auch muss schulintern der Besuch mit anderen Fixpunkten, wie
Schullandwochen, Skikursen, Schularbeiten und Tests abgestimmt werden.
Informieren Sie Schulen also früh genug von Ihrer Veranstaltung.
Es gibt gesetzliche Regelungen wie viele schulbezogene Veranstaltungen im Laufe
eines Schuljahres besucht werden können, daher ist es ratsam, dies in die
Vorankündigung und Veranstaltungsplanung einzurechnen. Das heißt für Sie als
VeranstalterIn: je früher die Ankündigung die LehrerInnen erreicht, umso eher
besteht auch die Chance, dass die Veranstaltung in die Unterrichts- und
Lerninhaltsplanung miteinbezogen werden kann.
○ Genehmigung der Direktion
Grundsätzlich benötigt jeder Veranstaltungsbesuch einer Schulklasse die
Genehmigung des Direktors/der Direktorin. Informieren Sie den/die DirektorIn und
fragen Sie, ob Sie die Schule einladen dürfen.
○ Anmeldung: Prozedere und Fristen
Wenn Sie die Zustimmung der Direktion erhalten haben, können Sie Ihre Einladung,
Werbematerial, Infomaterial an die LehrerInnen verteilen oder Plakate in Absprache
mit der Direktion aufhängen. Geben Sie dabei unbedingt einen Infokontakt an, an
den sich interessierte LehrerInnen bei Fragen wenden können. Nennen Sie auch
eine Frist, bis zu der sich die Klassen anmelden müssen. Diese Fixpunkte kommen
Ihnen bei der Planung zugute.
○ Kommunikation und Rückfragen
Geben Sie in Ihrem Werbematerial für Schulen alle notwendigen Infos an, das heißt
Informationen zu: wann - wo - was.
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Wann:
Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an.
Dabei ist es ratsam, Einlasszeit und Zeit des Beginns ausweisen. Für Schulklassen
ist es auch wichtig zu wissen, wie lange die Veranstaltung dauert um abschätzen zu
können, ob die SchülerInnen gemeinsam zur Schule zurückkehren oder vor Ort in
den Nachmittag entlassen werden sollen.
Wo:
Geben Sie den Veranstaltungsort mit der genauen Anschrift an. Bei einer
unbekannten Örtlichkeit sollte man überlegen, einen Anfahrtsplan hinzuzufügen.
Was:
Machen Sie erkenntlich was bei der Veranstaltung passiert. Bei manchen
Veranstaltungen wird der Inhalt durch den Titel selbsterklärend sein (z.B.
„Kinderkonzert - Mozart Sonatinen“), bei anderen wird jedoch mehr Erklärungsbedarf
herrschen. Lassen Sie Ihre Zielgruppe darüber nicht uninformiert.
Informieren Sie die LehrerInnen auf mehreren Wegen: gut funktioniert das Auflegen
von Infomaterial in Konferenzzimmern oder eine Verteilung der Einladungen in die
Fächer der LehrerInnen, sodass diese direkt erreicht werden können. E-Mail-
Aussendungen funktionieren oft nur begrenzt, bitten Sie dabei evtl. das
Schulsekretariat um Unterstützung und um die Möglichkeit einer internen
Weiterleitung Ihrer Veranstaltungswerbung.
Tipp: Sie sollten eine Kontakt-E-Mail oder Telefonnummer für etwaige Rückfragen
angeben. Die LehrerInnen sollten die Möglichkeit haben eventuelle Fragen abklären
zu können.
Geben Sie an, bis wann und unter welchem Kontakt sich die Schulklassen anmelden
können. Die Einreichfrist sollte nicht zu knapp vor der Veranstaltung gewählt sein.
Lassen Sie sich etwas Spielraum für den Fall offen, dass wenige Anmeldungen
eintreffen – Sie können noch ein Schaufelchen Werbung nachlegen oder andere
Gruppen ansprechen.
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Do’s und Dont’s im Überblick
1. Halten Sie alle Vereinbarungen mit PartnerInnen, KünstlerInnen,
SponsorInnen etc. schriftlich fest (inkl. Protokolle aller Gespräche).
2. Planen Sie lange voraus und sorgen Sie bei Ihrer Terminplanung
unbedingt dafür, dass Ihre Veranstaltung nicht mit großen
Konkurrenzveranstaltungen oder anderen wichtigen kulturellen
Ereignissen kollidiert.
3. Planen Sie einen budgetären Polster für Unvorhergesehenes in Ihrer
Kostenaufstellung mit ein.
4. Achten Sie darauf, dass Sponsoren, öffentliche Würdenträger, VIPs stets
entsprechend begrüßt werden und die Namen korrekt geschrieben bzw.
ausgesprochen werden.
5. Knüpfen Sie gute Kontakte und pflegen Sie diese.
6. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse von Menschen mit
Mobilitätsbeeinträchtigungen oder Behinderungen in der
Veranstaltungsplanung.
7. Achten Sie auf eine gendergerechte und interkulturell adäquate
Ausrichtung der Veranstaltung.
8. Achten Sie unbedingt auf eine adäquate Versicherung Ihrer
Veranstaltung.
81

BÜCHER
Büchertipps „Veranstaltungsorganisation allgemein“:
Geyer Helmut und Luis Ephrosi. Crashkurs Marketing. Haufe. 2005.
Güllemann Dirk. Veranstaltungsmanagement und Recht. Luchterhand Verlag. 2003.
Peipe Sabine. Crashkurs Projektmanagement. Haufe. 2005.
Steirer Wolfgang, Susanne Moser, Gerald Matt. Kulturmanagement leicht gemacht.
Neuer Wissenschaftlicher Verlag. Wien, Graz, 2004.
Büchertipps „Kinder- und Jugend“:
Bertelsmann Stiftung. Aspekte der Ernährung im Kindes- und Jugendalter.
Bertelsmann Stiftung, 2000.
Dammler Axel, Barlovic Ingo, Melzer-Lena Brigitte. Marketing für Kids und Teens
Verlag MI, 2000.
Eugster Gabi. Kinderernährung gesund & richtig: Essen am Familientisch genießen.
Verlag Urban & Fischer bei Elsevier, 2007.
Hans-Günther Richter. Die Kinderzeichnung: Entwicklung. Interpretation. Ästhetik.
Cornelsen Lehrbuch. 1997.
McNeal James U. Kids as Customers: A Handbook of Marketing to Children.
Lexington Books, 1992
Opalka Ralf. Kids-Marketing: Grundlagen - Zielgruppe - Kommunikation. Verlag Dr.
Müller, 2001.
Stiller Barbara, Wimmer Constanze, Schneider Ernst. Spielräume. Musikvermittlung.
Konzerte für Kinder. Verlag Regensburg, 2002.
Büchertipps „Sponsoring“:
Bortoluzzi Dubach Elisa, Frey Hansrudolf. Sponsoring. Der Leitfaden für die Praxis.
Verlag Paul Haupt AG, 2000.
Heinze Thomas. Kultursponsoring, Museumsmarketing, Kulturtourismus. VS – Verlag
für Sozialwissenschaften, 3. Auflage, 2008.
Kössner Brigitte. Managementfaktor Kunstsponsoring. Signum Verlag, 1999.
Maurer Stefan. So finden Sie den richtigen Sponsor. Heyne-Verlag, 1992.
82

Steiner Wolfgang, Matt Gerald, Moser Susanne. Kulturmanagement leicht gemacht.
Neuer Wissenschaftlicher Verlag, 2004.
von Troschke Max. Unternehmen fördern Kunst. VDM Verlag, 2005.
Büchertipps „Kunstvermittlung“:
Hoffmann Detlef. Welt-Kunst-Pädagogik: Kunstvermittlung zwischen westlichen
Kunst-Konzepten und globalen Fragestellungen. Evangelische Akad. Loccum, 2001.
Mörsch Carmen. Schnittstelle Kunst – Vermittlung. Transcript, 2007.
Peez Georg. Einführung in die Kunstpädagogik. Kohlhammer Verlag, 2005.
Ronte Dieter. Ist Kunst vermittelbar? Ist Kunstvermittlung eine Kunst? Picus Verlag,
2001.
Büchertipps „Musikveranstaltungen”:
Berndorff Gunnar, Berndorff Barbara, Eigler Knut. Musikrecht: Die häufigsten Fragen
des Musikgeschäfts. PPV Medien, 2007.
Fleing Elke. Live is Life. Booking und Promotion von Konzerten und Tourneen.
Verlag Gerig Hans, 1995.
Kessler Robert. Crashkurs Musikmanagement: Professionelles Selbstmanagement
im Musikbusiness. So wird aus Musik bares Geld. PPV Medien, 2007.
Klein Christoph. So veranstalten Sie ein Konzert. Interna Aktuell, 2005.
Passman Donald. Musikbusiness: Erfolgreich verhandeln, Verträge gestalten,
Auftritte organisieren, Finanzen managen. Schäffer-Poeschel, 2004.
Rau Fritz. 50 Jahre Backstage: Erinnerungen eines Konzertveranstalters. Palmyra,
2006.
Büchertipps „Ausstellungen”:
John Helmut, Dauschek Anja (Hsg.). Museen neu denken: Perspektiven der
Kulturvermittlung und Zielgruppenarbeit. Transcript Verlag, 2008.
Kittlausz Viktor, Pauleit Winfried (Hsg.). Kunst – Museum – Kontexte: Perspektiven
der Kunst- und Musikvermittlung. Transcript Verlag, 2006.
Ognibeni Günter. Ausstellungen im Museum und anderswo – Planung, Technik,
Präsentation. Callwey Verlag, 1988.
83

Links
AKM
Staatlich genehmigte Gesellschaft der Autoren, Komponisten und Musikverleger
www.akm.co.at
Austro Mechana
Gesellschaft zur Wahrnehmung mechanisch musikalischer Urheberrechte
www.aume.at
Brandschutzforum Austria
Verein zur Förderung des Brandschutz- und Sicherheitswesens in Österreich
www.brandschutzforum.at
Baubezirksleitungen Steiermark
http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/122785/DE
Bezirkshauptmannschaften Steiermark
www.bezirkshauptmannschaften.steiermark.at
CCP Austria
Cultural Contact Point Austria (CCP Austria)
www.bmukk.gv.at/europa/ccp.xml
EU Kulturportal
http://ec.europa.eu/culture/index_de.htm
Europäische Kulturhauptstädte
http://www.bmukk.gv.at/europa/kulturhauptstaedte.xml
HELP.GV.AT
Informationen zu Amtswegen
www.help.gv.at
Kulturserver Graz
http://www.kulturserver-graz.at
84

Kulturvermittlung Steiermark
www.kulturvermittlung.org
Litera - Mechana
Wahrnehmungsgesellschaft für Urheberrechte
www.literar.at
MUSIS
Verein zur Unterstützung von Museen und Sammlungen in der Steiermark
www.musis.at
Stabstelle Informationsmanagement E - Government
www.e-government.steiermark.at
Landesfeuerwehrverband Steiermark
www.lfv.stmk.at
LSG
Wahrnehmung von Leistungsschutzrechten GmbH
www.lsg.at
Österreich Ticket
www.oeticket.com
Österreichisches Rotes Kreuz, Landesdienststelle Steiermark
www.st.roteskreuz.at
Bezirksdienststellen Rotes Kreuz Steiermark
http://www.st.roteskreuz.at/8.html
StageRent
StageRent ist eine Info-Plattform, die steirische Anbieter von Bühnenmaterial und
von Know-How rund um Veranstaltungen im Bühnenbereich zusammenfassen will.
www.stagerent.kulturvermittlung.org
85

Steirische Tourismus GmbH
http://www.steiermark.com/de/
Steiermärkisches Feuerpolizeigesetz
www.brandschutzforum.at
Steirische Finanzämter
http://www.steuerverein.at/finanzamt/finanzamt_steiermark.htm
Steiermärkisches Jugendschutzgesetz
http://www.jugendreferat.steiermark.at/cms/beitrag/10114319/3072285/
Steiermärkisches Veranstaltungsgesetz
http://www.ris2.bka.gv.at/Dokumente/LrStmk/LRST_7070_002/LRST_7070_002.html
Steirische Gemeinden
http://www.verwaltung.steiermark.at/cms/ziel/511729/DE
Steirische Medien
Verzeichnis steirischer Medien auf der Webseite des Steirischen Presseclubs
www.presseclub.co.at
V.A.M
Verwertungsgesellschaft für audiovisuelle Medien
www2.vam.3dhd.net
VBK
Verwertungsgesellschaft Bildender Künstler
www.vbk.at
Wirtschaftskammer Steiermark
www.portal.wko.at
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