VeranstaltungsPLANER - Kultur Service Gesellschaft Steiermark

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‣ Kann mein Zielpublikum um diese Zeit zu diesem Ort kommen und ist die Örtlichkeit für die Personenzahl geeignet? ‣ Wenn nein, was kann getan werden, um dieses Problem zu beseitigen? ‣ Welche Kartenpreise sind für das Publikum und das geplante Programm passend? ‣ Welche Rahmenprogramme/Verpflegung werden erwartet, oder bin ich als VeranstalterIn diesbezüglich ganz frei? Tipp: Viele dieser grundlegenden Punkte sind einfacher zu erarbeiten, wenn man sich im Team darüber Gedanken macht. Oft hat man als VeranstalterIn bereits zu Beginn ein fixes Bild von der Veranstaltung im Kopf, von dem man so begeistert ist, dass dabei Details leicht übersehen werden. Wenn Sie alleine die Veranstaltung planen, dann bitten Sie gute FreundInnen oder Familienmitglieder um ihre Meinung und ein Feedback zu Ihren Ideen. 10
○ Örtlichkeit der Veranstaltung Die Örtlichkeit der Veranstaltung sollte so gewählt werden, dass das Zielpublikum diese erreichen kann und auch gesetzlich betreten darf (für Kinder und Jugendliche ist zum Beispiel der Besuch von Nachtclubs und Wettkaffees verboten bzw. eingeschränkt). Des Weiteren muss die Örtlichkeit die Anzahl der BesucherInnen fassen können und Fluchtwege müssen für etwaige Notfälle vorhanden sein. Auch die Atmosphäre des Ortes sollte zum Veranstaltungsinhalt passen und die Örtlichkeit sollte über geeignete Bestuhlung, Sanitäranlagen etc. verfügen. Planen Sie im Voraus! Nicht immer sind Veranstaltungsorte zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar. Klären Sie daher unbedingt früh genug die Details ab und mieten Sie die Örtlichkeiten an oder reservieren Sie diese. ○ Technik und Infrastruktur Wenn ein Veranstaltungsort ausgewählt wurde, muss abgeklärt werden, welche Technik und Infrastruktur diese Örtlichkeit aufweist und ermöglicht: Hat das Veranstaltungshaus selbst Technikzubehör? Wenn ja, ist dies kostenlos oder muss vieles zusätzlich von anderen Anbietern gemietet werden? Überlegen Sie, ob es notwendig ist, eine Garderobe anzubieten. Diese Entscheidung ist natürlich von der Jahreszeit und der Art der Veranstaltung abhängig. Im Fall einer Garderobe sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, dass keine Haftung für Wertgegenstände übernommen wird. ○ Zugänglichkeit und Erreichbarkeit des Ortes Überprüfen Sie die Erreichbarkeit des Ortes. Folgende Fragen können dabei helfen: Kann mein Publikum mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln, zu Fuß kommen? Sind Hin- und Rückweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich? Gibt es einen Taxistand in unmittelbarer Nähe des Ortes? Beachten Sie, dass die Erreichbarkeit nicht nur für das Publikum wichtig ist, sondern auch für den etwaigen An- und Abtransport von Equipment, Instrumenten, Bühnenausstattung und Verpflegung. ○ Equipment Es muss überlegt werden welches Equipment benötigt wird, was davon am Veranstaltungsort zur Verfügung steht und zu welchen Konditionen. Diese Punkte sollten schriftlich abgeklärt werden. Es ist unbedingt ratsam, die TechnikerInnen im Team, die mit den Geräten bei der Veranstaltung arbeiten müssen, dabei einzubeziehen. Planen Sie im Voraus! Nicht immer sind alle Geräte und auch Veranstaltungsorte zum gewünschten Zeitpunkt noch verfügbar. Daher unbedingt früh genug die Details 11
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