VeranstaltungsPLANER - Kultur Service Gesellschaft Steiermark

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o Catering und Verpflegung Die Bereitstellung eines guten Buffets hat bei manchen Veranstaltungen eine nicht zu unterschätzende Bedeutung für die Zufriedenheit der TeilnehmerInnen. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihren Partnern, ob Sie kaltes oder warmes Buffet zur Verfügung stellen möchten. Je nach Budget ist zu prüfen, ob man die Dienste eines Catering- <strong>Service</strong>s in Anspruch nehmen sollte. Catering ist die professionelle Bereitstellung von Speisen und Getränken als Dienstleistung an Ihrem Veranstaltungsort. Der Leistungsumfang eines Caterers kann sich dabei von der Anlieferung der vorproduzierten Speisen bis zum Aufbau eines temporären Gastronomiebetriebs erstrecken. Prüfen Sie, welche Variante für Sie finanziell machbar ist und ob Sonderwünsche von TeilnehmerInnen berücksichtigt werden müssen (Vegetarier, Angehörige anderer Glaubensgemeinschaften etc.). Bei kleineren Veranstaltungen ist es jedoch meistens ausreichend, wenn man auf genügend freiwillige Helfer zählen kann, die in der Buffet-Vorbereitung und bei der Ausschank mithelfen. Achten Sie jedenfalls darauf, dass es in Ihrer Zeitplanung der Veranstaltung nicht zu Problemen beim Buffet (etwa bei warmen Speisen) kommen kann! Tipp: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gewerbebehörde über gültige Bestimmungen der Gewerbeordnung. Es gibt beispielsweise Ausnahmen für gemeinnützige Vereine bei der Verabreichung von Speisen und der Ausschank von Getränken. Natürlich müssen aber auch diese Veranstalter die einschlägigen gesundheits-, lebensmittel-, wasser-, sowie abfallrechtlichen Vorschriften einhalten. Unbedingt zu beachten ist selbstverständlich das Verbot der Alkoholabgabe an Jugendliche! Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung kostenlos Speisen oder Getränke anbieten, ist keine Gewerbeberechtigung erforderlich. Ansonsten sollten Sie sich unbedingt bei Ihrer Gewerbebehörde über Ausschank-Bestimmungen informieren, um nicht Verstöße gegen die Gewerbeordnung zu riskieren! o Unterbringung Veranstaltungen, für die eine Nächtigung einiger Akteure oder TeilnehmerInnen notwendig ist, bedürfen einer speziellen Planung und eventuell einer Zusammenarbeit mit Tourismusbüros oder Reisebüros, um die Buchungen vorzunehmen. Bei Bühnenveranstaltungen ist beispielsweise häufig die Unterbringung von Künstlern in einem Gastspielvertrag geregelt. Wichtig dabei ist vor allem abzuklären, welche Hotelkategorien für die KünstlerInnen oder Teilnehmer benötigt werden. Steirische Tourismus GmbH St.-Peter-Hauptstrasse 243 A-8042 Graz Tel: 0316 / 4003-0 Fax: 0316 / 4003-10 info@steiermark.com http://www.steiermark.com/de/ 28
o Rahmenprogramm Häufig ist es empfehlenswert oder auch notwendig, ein entsprechendes Rahmenprogramm für TeilnehmerInnen einzuplanen, um das Veranstaltungsprogramm zu ergänzen bzw. neben der eigentlichen Veranstaltung auch Anlass für Zusammenkünfte zu bieten oder durch die Organisation von Besichtigungen, Ausflügen etc. für die Teilnehmer das Programm attraktiver zu gestalten. Für Lesungen, Ausstellungseröffnungen und ähnliche Veranstaltungen ist es empfehlenswert, ein musikalisches Rahmenprogramm zu organisieren, um die Veranstaltung aufzulockern. Informationen bekommen Sie auch über: Steirische Tourismus GmbH St.-Peter-Hauptstrasse 243 A-8042 Graz Tel: 0316 / 4003-0 Fax: 0316 / 4003-10 info@steiermark.com http://www.steiermark.com/de/ 29
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