VeranstaltungsPLANER - Kultur Service Gesellschaft Steiermark

gewissen Summe an Werbeabgaben im Jahr. Die Werbeabgabe wird derzeit
diskutiert. Änderungen können Sie auf der Homepage der Wirtschaftskammer
einsehen (http://www.fachverbandwerbung.at/de-service-werbeabgabe.shtml)
Informieren Sie sich bezüglich Ihres individuellen Falles beim Finanzamt, der
Wirtschaftskammer oder beim Steuerberater.
○ Sponsoring
Eine Art das Veranstaltungsbudget zu erweitern, erfolgt durch Sponsoring. Dabei
sollte der/die VeranstalterIn oder die für Sponsoring zuständige Person im Team
wenn möglich bereits einige Zeit vor der Veranstaltung (am besten 12-6 Monate
vorher und natürlich abhängig von der gewünschten Sponsoringsumme) potentielle
Sponsoren ansprechen. Grundsätzlich unterscheidet man beim Sponsoring zwischen
Geldsponsoring und Sachsponsoring. Im Normalfall wird dem potentiellen Sponsor
eine Sponsoringmappe vorgelegt, in der die Veranstaltung beschrieben wird und evtl.
auch ein kurzer Budgetplan aufgelistet ist. Sponsoring unterscheidet sich vom
Mäzenentum dahingehend, dass es sich beim Sponsoring um zur Verfügungstellung
von Geld/Sachgegenständen für eine Veranstaltung mit einer bestimmten
Gegenleistung handelt. Das heißt, dass der Sponsor durch die Veranstaltung etwas
erreichen möchte. Dies kann unterschiedliche Motive aufweisen, z.B. der Sponsor
bringt sich aus Marketinggründen und Werbezwecken ein; der Sponsor möchte im
Rahmen der Veranstaltung ein eigenes Kundenevent organisieren u.Ä.
Wenn das Sponsorengespräch bzw. die Gespräche (es gibt meist mehrere, bevor
man sich einig wird) erfolgreich verlaufen sind und ein Sponsoring zugesagt wird,
sollten die Leistungen und Gegenleistungen unbedingt schriftlich festgehalten
werden:
Wer gibt was und wie viel?
Was wird als Leistung und Gegenleistung vereinbart?
Wann und in welcher Form wird ausgezahlt?
Verhandlungen über den Sponsoringbetrag und die damit verbundenen Bedingungen
sollten Sie, wenn möglich, im persönlichen Gespräch abklären. Telefonische
Verhandlungen können leicht schief gehen oder zu Missverständnissen führen.
Für die Sponsoringunterstützung benötigt der Sponsor im Normalfall eine Rechnung
über den Sponsoringbetrag. Es ist nicht üblich dem Sponsor eine genaue
Gesamtabrechnung nach der Veranstaltung vorzulegen (dies ist jedoch in der Regel
bei Fördergeldern gefordert).
Tipp: Oft sind die Verhandlungen mit Sponsoren zäh und ziehen sich über einige
Monate. Vor allem bei größeren Firmen sind die Zuständigen oft schwer erreichbar
und meistens muss intern der Sponsoringfall besprochen und bewilligt werden.
Kalkulieren Sie daher genügend Zeit für Kontaktaufnahme und Gespräche ein, denn
niemand lässt sich gerne zum Sponsoring drängen und es ist schade, wenn ein
Sponsoring aufgrund von Zeitmangel nicht zu Stande kommt!
Tipp: Seien Sie aktiv und kreativ! Überlegen Sie, welche Firmen gezielt an Ihrer
Veranstaltung Interesse haben könnten. Sprechen Sie ein gemeinsames Publikum,
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