H&H-News Nr. 2/2014

H&H-News
Nr. 2/2014

1 Editorial
Liebe Kundinnen und Kunden, liebe Partnerinnen und Partner,
das Jahr 2014 biegt langsam auf die Zielgerade ein. Gelegenheit für uns wieder über Entwicklungen, Erfolge und
in diesem Fall leider auch über einen großen Verlust zu berichten.
Unser langjähriger Freund, Gesellschafter und Geschäftsführer Joachim Hölting ist nach kurzer schwerer Krankheit
im Februar verstorben. Er hat mit Tatkraft, Sachverstand und viel Herzblut unsere Firma mit aufgebaut und
stark geprägt. Wir werden das Unternehmen bewahren, ausbauen und in seinem Sinne weiter fortführen.
Die Weiterentwicklung von proDoppik gut vorangekommen. Die Version 4.06 wurde pünktlich zum Mai in die
Testphase und zum August in die Betaphase übergeleitet. Das waren enorme Anstrengungen, die unsere Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter geleistet haben. Dafür danken wir allen, insbesondere auch unseren Kundinnen und
Kunden, die uns beim Test und der Betaphase unterstützt haben.
Bei den Vertriebserfolgen hat sicherlich die Stadt Augsburg, mit 270.000 Einwohnern aktuell größte
proDoppik-Anwenderin, einen besonderen Rang. Im Februar haben wir den Zuschlag für die Einführung unseres
kameralen Rechnungswesens erhalten.
Wir haben auch weiter in den Ausbau unserer Strukturen investiert. Gemeinsam mit der Firma Petersen u. Co.
und den sehr erfahrenen Beratern Kai-Uwe Seidel und Maurice Lippold haben wir die Firma KSL Kommunalservice
GmbH gegründet. Die Firma KSL ist mittlerweile mit 13 ebenfalls langjährig erfahrenen Mitarbeitern
stark am Markt aktiv und hat in dieser kurzen Zeit schon mehr als 10 Verwaltungen für eine Umstellung auf
proDoppik zum Jahreswechsel 2015 gewinnen können. Im Herbst werden sogar die ersten unterjährigen kamerale
und doppische Umstellungen mit Übernahme bzw. Konvertierung aller Einzelbuchungen vorgenommen.
Weiterhin haben wir in den Ausbau unserer Infrastruktur investiert. So wurden eine neue Gefahrenmeldeanlage
und ein neues Ticketsystem in Betrieb genommen.
Diese Fortschritte und Verbesserungen machen deutlich: Wir sind für Sie als Kunden und Partner weiter präsent
und für die Herausforderungen der Zukunft gut gerüstet.
Ihre
Ihr
Birgit Grumm
Geschäftsführerin
Frank Henning
Geschäftsführer

2 Inhalt
Inhalt
Neukunden ............................................................................................................... 3
Die Stadt Augsburg wird größter H&H-Kunde unter den Städten und Gemeinden
Neugründung der KSL ............................................................................................ 4
KSL steht für Service und Beratung in allen Belangen des kommunalen Finanzwesens
App-Auskunft ........................................................................................................... 5
Mobil über die aktuelle Finanzlage Ihrer Verwaltung informiert sein
Gesamtabschluss .................................................................................................... 6
„Konzern Kommune“
Wissenwertes zu proDoppik .................................................................................... 7
Erfahrungsbericht DMS in Springe
Fachbereichsleiter „Workflows & Consulting“ Robert Wander stellt sich vor
proDoppik .................................................................................................................. 9
Hinweise zum ODT-Format
Bauhof und Betriebe mit E-Mail-Funktion , Postmanagement
Überblick über derzeitige Versionen

3 Neukunden
Augsburg als drittgrößte Stadt in Bayern
setzt auf proDoppik
Die Stadt Augsburg mit ihren gut 270.000 Einwohnern
ist jetzt die größte Stadtverwaltung in Deutschland, die
proDoppik nutzt.
Auch bekannt als „Fuggerstadt“ kann Augsburg auf über
2.000 Jahre Geschichte zurückblicken, mit den Anfängen
als Legionslager unter Kaiser Augustus 15 v. Chr.
und der folgenden Entwicklung zu einer der größten
römischen Siedlungen nördlich der Alpen. Dem Gründungsdatum
zufolge wäre Augsburg nach Trier die
zweitälteste Stadt Deutschlands.
Traditionen wollen weiterentwickelt werden, und so hat
man im Finanzwesen der Stadt nach moderner, weiterhin
kameral arbeitender Software als Ersatz für die
bisher eingesetzte Eigenlösung gesucht. Das Auswahlverfahren,
mit einem der Größe der Aufgabe angemessenen
Leistungskatalog, wurde durch die 2-tägige Präsentation
abgeschlossen. Dabei wurde nicht nur das
Angebot vorgestellt, sondern es waren auch zuvor nicht
avisierte, anspruchsvolle Aufgaben unter den Augen der
versammelten Experten der Stadtverwaltung zu lösen.
Der komplette Umstieg auf proDoppik wird nun zum 1.
Januar 2015 angestrebt, jedoch soll die volle Einsatzbereitschaft
für das kamerale Anordnungswesen schon
zum 1. Dezember gewährleistet sein.
Jetzt gilt es, die Arbeiten zur Umstellung, die Einrichtung
vor Ort und die Schulung von 900 Mitarbeitern der
Stadtverwaltung durchzuführen, so dass ein reibungsloser
Umstieg auf proDoppik im kameralen Buchungsstil
erfolgen kann.
Neben der Stadt Augsburg hatte sich bereits im Herbst
2013 die oberfränkische Stadt Hof für proDoppik entschieden.
Damit haben wir unsere Präsenz im Freistaat
Bayern weiter ausgebaut.
Weitere Neukunden
Weiterhin haben sich die Städte Kaltenkirchen (OK.
FIS), Bleckede (INFOMA) Bad Berka (MPS), Zwönitz,
Grünhain-Beierfeld und Neukloster (alle CIP), die Gemeinden
Kraftsdorf (MPS), Neuenhagen bei Berlin (AB-
DATA), Wünschendorf, Letschin, Dipperz, Birkenau,
Neumark, Lichtenberg, Ilsede (alle CIP), Schladen-
Werla und die Samtgemeinden Baddeckenstedt sowie
Oderwald (alle adKOMM) für unser Programm proDoppik
entschieden.

4 Neugründung der KSL
H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft
mbH beteiligt sich an der Neugründung der Firma KSL
Kommunalservice GmbH mit Sitz in Chemnitz.
Schon mehr als 10 Verwaltungen werden Ihr bisheriges
Finanzverfahren ablösen und mit Unterstützung
der KSL Ihre Haushalts- und Finanzgeschäfte ab dem
01.01.2015 über proDoppik durchführen.
KSL steht für Service und Beratung in
allen Belangen des kommunalen
Finanzwesens.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
unseres Beratungsteams blicken auf
langjährige Erfahrungen im Bereich
des kommunalen Finanzwesens zurück.
Nicht nur die kamerale Welt ist den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der
KSL vertraut, auch die Planung, Organisation
und Umsetzung zahlreicher
DOPPIK-Umstellungen zeichnet Sie
als einen kompetenten Partner aus.
KSL - Kommunalservice GmbH
Olbernhauer Straße 5
09125 Chemnitz
Telefon: 0371 56075170
Telefax: 0371 56075172
E-Mail: ksl@ksl-kommunal.de
Weiterhin haben sich zahlreiche weitere Verwaltungen
für die Betreuung durch die KSL entschieden.
Mit folgenden Leistungen steht die KSL Ihren Kunden
als zuverlässiger und kompetenter Partner zur Seite:
• Erstellung von Eröffnungsbilanzen
• Erstellung von doppischen / kameralen Jahresabschlüssen
• Erstellung von Gesamtabschlüssen
• Ein- und Durchführung der Anlagenbuchführung
• Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung
• Definition und Einführung von Grund- und Kennzahlen
• Wirtschaftlichkeitsanalysen
• Unterstützung und Hilfe im täglichen Buchungsgeschäft
• Bewertung des Buchungsguts
• Unterstützung und Begleitung im Bereich Steuern,
Abgaben sowie Verbrauchsabrechnung
• Erstellung von Haushaltssicherungskonzepten
• Unterstützung bei Ihrer täglichen Arbeit
• Doppik-Umstellungen mit allen dazugehörigen Belangen
(Bsp.: Produktdefinition, Bildung von Teilhaushalten,
Erstellung von Kontenplänen)

5 proDoppik App-Auskunft
Mobil über die aktuelle Finanzlage
Ihrer Verwaltung informiert sein
Auf der CeBIT 2014 präsentierten wir die erste App:
proDoppik App-Auskunft. Mit dieser besteht die Möglichkeit,
sich mobil über wichtige Kennzahlen Ihrer Verwaltung
zu informieren. Über Tablet oder Smartphone
bekommen Sie Zugang zu vorab definierten Auswertungen
aus proDoppik.
Unterstützt wird die App von den Betriebssystemen
Android (mind. SDK-Version 2.2, empfohlen wird ab
Version 4.2) und iOS.
Weitere technische Voraussetzungen sind die Einrichtung
eines AppServers und eines WebServers. Zur Erstellung
der Auswertungen wird außerdem ein Batch-
Server benötigt.
• stets aktuelle Informationen
• mobiler Zugang
• individuelle Auswertungen gestaltbar
• für Tablet und Smartphone
• Android und iOS
Eine Testversion stellen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Stellen Sie Ihre Anfrage bitte an hh@hh-berlin.de .

6 proDoppik Gesamtabschluss
„Konzern Kommune“
Ein zentrales Element des doppischen Haushalts- und
Rechnungswesens ist der kommunale Gesamtabschluss,
mit dem der so genannte „Konzern Kommune“
abgebildet wird.
Ziel ist es, eine Sicht über die Vermögens-, Finanz- und
Ertragslage der Kommune und ihre ausgegliederten
Aufgabenbereiche und Beteiligungen, die den tatsächlichen
Verhältnissen entspricht, zu erhalten. Der Einsatz
einer Software, die sich über alle zu konsolidierenden
Unternehmen hinweg in gleicher Weise anwenden
lässt, vermeidet Zeit- und Arbeitsaufwand.
Fristen für den ersten Gesamtabschluss
Land* Jahr des ersten
Gesamtabschlusses**
Nordrhein-Westfalen 2010
Niedersachsen 2012
Rheinland-Pfalz 2013
Brandenburg 2013
Saarland 2014
Hessen 2015
Sachsen 2016
Sachsen-Anhalt 2016
MVP*** 2017
Schleswig-Holstein 2019
proDoppik Gesamtabschluss
Mit dem Modul proDoppik Gesamtabschluss bieten wir
eine Lösung, welche vollständig integriert ist. So haben
Sie die Möglichkeit, aufbauend auf Ihre Einzelabschlüsse
von internen und externen Mandanten aus, Ihre entsprechenden
Verrechnungsbuchungen und rechtlichen
Sachverhalte abzubilden.
* in der Zeitfolge der Umsetzung; ** bei spätestmöglicher Umstellung auf die Doppik
*** Mecklenburg-Vorpommern

7 Wissenswertes zu proDoppik
Der Weg zur papierlosen Verwaltung
Stadt Springe berichtet vom Umstieg
Lange interne Postwege vom Eingang der Rechnung,
über die Bearbeitung, bis zur Zahlung und Archivierung
galten als die größten Problemfelder in der Stadt
Springe. Dabei ging gelegentlich die ein oder andere
Rechnung/Anordnung unterwegs verloren oder war
nicht mehr auffindbar. Ein hoher Personalaufwand
durch die manuelle Aufstellung eines Rechnungseingangsbuchs
und der teilweisen Doppelerfassung von
Daten sowie die zeitlichen und räumlichen Aufwendungen
für die Archivierung der Belege waren weitere
Schwierigkeiten in der täglichen Arbeit.
Um dies zu optimieren, wurde zusammen mit H&H ein
Konzept zur Einführung eines digitalen Belegflusses
aufgestellt. Ziel dieser Einführung war durch innovative
Prozesse den tägliche Arbeitsaufwand deutlich zu reduzieren
und gleichzeitig ein Plus an Informationen zu
generieren.
In einem ersten Workshop mit H&H wurden die benötigten
Komponenten ermittelt und die optimale Konfiguration
der Arbeitsabläufe mit ausgewählten Mitarbeitern,
dem Personalrat und dem Rechnungsprüfungsamt
abgestimmt. Nach einer positiven Testphase wird nun
folgender Echtbetrieb umgesetzt:
In einer zentralen Poststelle werden die Eingangsrechnungen
gescannt und automatisch ausgelesen. Die so
erfassten Daten im Rechnungseingangsbuch werden
an die Fachdienste zur Prüfung und Zeichnung weitergeleitet.
In einer zentralen Geschäftsbuchhaltung
werden die Anordnungen erzeugt und anschließend
durch den Fachdienstleiter angeordnet. Die Kasse
übernimmt die Anordnungen und bringt diese zur Auszahlung,
wobei eine automatische Archivierung im Dokumentenmanagementsystem
stattfindet.
Sämtliche Übergaben erfolgen anhand einer digitalen
Signatur mittels PIN-Eingabe für alle unterschriftsberechtigten
Nutzer.
Vorteile nach der Einführung
• Wegfall der Postlaufzeiten innerhalb der Verwaltung,
Vorgänge sind digital sofort verfügbar
• Kein Abhandenkommen gescannter Rechnungen
• Verkürzung der Bearbeitungszeit vom Rechnungseingang
bis zur Bezahlung um 2 Tage
• Individuelle Unterschriftsbefugnisse, dadurch keine
unberechtigen Unterschriften möglich
• Kassenübernahme nur bei allen Unterschriften
• Bearbeitungsstatus jeder Rechnung/Anordnung ist
für GBH und Kasse jederzeit ersichtlich
• Auf elektronisch archivierte Vorgänge, insbesondere
Rechnungen, kann jederzeit ohne aufwändige Recherchen
Zugriff genommen werden
• Wegfall der mühseligen Archivierung in der Kasse
• Einsparung von Papier und Toner
Probleme bei der Einführung
• Größere Monitore für die Arbeitsplätze notwendig
• Änderung der Prozesse z.B. Verzicht auf Papier

8 Mitarbeiter stellen sich vor
Robert Wander stellt sich vor
Fachbereichsleiter H&H-Workflows & Consulting
Wie ist dein bisheriger Werdegang
Direkt nach meinem Abitur im Jahr 2006 begann ich
ein duales Wirtschaftsinformatikstudium im Kooperationsverbund
zwischen der Hochschule für Wirtschaft
und Recht Berlin sowie der Pumacy Technologies AG,
einem der führenden Dienstleister im Bereich des Wissens-
und Prozessmanagements.
Auf der Suche nach neuen Herausforderungen führte
mich mein Weg nach dem Studium 2009 dann zu H&H.
Hier wollte ich sehen, wie öffentliche Verwaltungen mit
dem Prozessmanagement umgehen. Aus der Sicht
eines zentralen Fachverfahrensanbieters schien mir
diese Perspektive sehr interessant und H&H bestärkte
mich darin, da mir die Programmierung des Rechnungseingangsbuchs
anvertraut wurde.
2011 hatte mich diese Leidenschaft noch immer nicht
verlassen und ich beschloss, mein Wissen zu erweitern
und zu spezialisieren und begann ein berufsbegleitendes
Masterstudium im Bereich Prozess- & Projektmanagement,
das ich 2013 abschloss. Bereits während
des Studiums konzipierte ich den Fachbereich Consulting,
den ich als potentielle Erweiterung des H&H Portfolios
sah. Davon konnte ich im Sommer 2013 auch die
Geschäftsführung überzeugen.
Im November 2013 wurde mir dann zusätzlich die Verantwortung
für den Bereich der elektronischen Workflows
übertragen. So kam ich zur Leitung des Fachbereichs
Workflows & Consulting.
Wie genau kann man sich die Arbeit dieses Fachbereichs
vorstellen
Nun ja, die Umstellung einer Verwaltung auf digitales
Anordnungswesen ist erfahrungsgemäß höchstens
zu einem Anteil von circa 40 Prozent tatsächlich Software-Einführung.
Diese begleiten wir natürlich mit Abstimmungen,
Installationen und Schulungen, aber der
bedeutend größere Teil sind die organisatorischen Änderungen
und der Wandel in den Köpfen der Mitarbeiter,
die wir gerne begleiten.
Fragen für die wir immer wieder gemeinsam mit den
Kunden Antworten entwickeln sind beispielsweise:
Sind meine Abläufe sinnvoll Sollten wir die Chance
nutzen Prozesse zu optimieren Wie bekomme ich meine
Mitarbeiter motiviert, diese Änderung anzunehmen
und mit zu tragen Oder oft auch die Frage: Was kommt
da eigentlich alles auf uns zu
Wohin geht die Reise
In die Digitale Zukunft bei der Verwaltungsarbeit. Konkret
gesagt sind wir damit beschäftigt, die Änderungseuphorie
der Kunden in realistische Bahnen zu lenken
und zu steuerbaren Projekten zu gestalten. Gleichzeitig
entwickeln wir inhaltlich die Software weiter.
Ein großer Meilenstein hierbei ist aktuell das Postmanagement,
das mit der Version 4.06 als Alternative zu
den Rechnungsbüchern kommt bzw. diese ab der Version
4.07 vollständig ersetzen wird. Des Weiteren arbeiten
wir an verbesserten Auskunftsfunktionen im Bereich
der Workflows, der Unterstützung der Barkasse sowie
der potentiellen Signatur aller proDoppik-Druckergebnisse.
Die Reise hat gerade erst begonnen…

9 Wissenswertes zu proDoppik
Hinweise zum ODT -Format
Seit Mitte der neunziger Jahre setzen wir bei den Druckausgaben
auf das sogenannte RTF-Format (Rich Text
Format). Mittels einer speziellen Komponente werden
ähnlich einer Serienbrieffunktion in RTF-Vorlagen die
zu druckende Werte eingemischt und damit RTF-Dokumente
als Ergebnis erstellt.
Das RTF-Format wurde 1987 von Microsoft erarbeitet
und bis 2007 weiterentwickelt. Im Zusammenhang mit
der Weitentwicklung wurde das RTF-Format immer
komplexer und speicherintensiver, was zu Problemen
bei seiner Nutzung insbesondere bei dem von uns eingesetzten
RTF-Druck führte. So muss oft, um „schlanke“
RTF-Druckvorlagen zu erhalten, noch Word 97 zwischengeschaltet
werden.
Vorhandene RTF-Vorlagen können grundsätzlich in
ODT-Vorlagen gewandelt werden.
Allerdings besteht eine Einschränkung dahingehend,
dass derzeit diese Umwandlung automatisiert nur mit
MS-Office ab 2007 möglich ist.
Mit dem Sonderprogramm rtf-to-odt-konvert-dialog.r
(Ausführung im freien Programmaufruf) können bestehende
RTF-Vorlagen in ODT-Vorlagen konvertiert werden.
Die RTF-Vorlagen bleiben erhalten.
Im Rahmen der Normierung wurde von der „Open Document
Format Alliance“ das sogenannte ODF-Format
(Open Document Format) als ein neues, Softwareunabhängiges
Format für Dokumente entwickelt. Teil der
ODF-Norm ist das ODT-Format (Open Document Text)
für Textdokumente.
Das ODT-Format ist deutlich strukturierter als das RTF-
Format und wird von allen neueren Office-Applikationen
unterstützt (MS-Office, Open Office, Libre Office u.a.).
Das ODF-Format (inkl. ODT-Format) ist eine Norm, die
von allen Herstellern weitestgehend (aber nicht immer
100 prozentig) unterstützt und auch stetig weiterentwickelt
wird. Wie bei jeder Norm versuchen bestimmte
Hersteller durch eigene Erweiterungen die künftige
Weiterentwicklung vorzubestimmen.
Ab Version 4.04 steht das Sonderprogramm rtf-to-odt
zur Verfügung, mit der in den Bescheidkreisen, Text-
Vorlagen und AO-Vorlagen die Erweiterung .rtf mit .odt
ersetzt wird.
Folgende Einschränkungen sind
zu beachten:
Generell empfehlen wir den Umstieg auf ODT/ODS-Dokumente
derzeit nur Kunden, die MS-Office im Einsatz
haben! Bei Open Office oder Libre Office kann es derzeit
noch zu optischen Abweichungen (Verschiebungen
des Dokumenteninhaltes) kommen. Des Weiteren sind
einige Funktionen nicht implementierbar (bspw. Seiten
im Abschnitt – wichtig für die Blockdateierstellung im
Rahmen des Jahresbescheiddrucks).
Die Verlinkung/Einbettung von externen Dokumenten,
so wie diese z.B. beim Druck des Produkthaushaltes
genutzt werden, geht unter ODT mit MS-WORD nicht.
Falls sie dies nutzen möchten, können Sie auf das
RTF-Format umschalten.
Sofern wir für diese Probleme Lösungen gefunden
haben, werden wir Sie entsprechend informieren!

10 proDoppik
Neuerungen
proDoppik Bauhof und Betriebe
Bei jeder Vorgangsaktion besteht jetzt die Möglichkeit,
eine E-Mail zu versenden. Die Aktion wird in den
Stammdaten definiert. Beim Ausführen der Aktion in
der Auftragsverwaltung wird dann je nach Einstellung
die E-Mail automatisch versendet oder es öffnet sich
Ihr E-Mail-Programm mit bereits ausgefüllten Feldern.
So bleiben Sie stets über den Vorgang auf dem Laufendem
und werden über Neuerungen per E-Mail informiert.
Aktuelle Versionen
4.05A7
Die im Juni ausgelieferte Version 4.05A7 ist die aktuelle
Version von proDoppik, welche jeder H&H-Kunde
im Einsatz haben sollte.
4.06
Anfang August 2014 wurde die Version 4.06 den Beta-
Testern zur Verfügung gestellt. Die Auslieferung dieser
Version erfolgt voraussichtlich Ende Oktober 2014.
kostenfreie Vorstellung des Moduls per Webinar
proDoppik Bauhof und Betriebe
04.11.2014 von 10.00 - 11.00 Uhr
Anmeldung bitte an hh@hh-berlin.de
Sie enthält neben vielen Verbesserungen und kleineren
Korrekturen auch Erweiterungen speziell im Postmanagement.
4.07
Dies ist die momentan in Entwicklung befindliche Version.
Wir planen, diese zum Herbst 2015 auszuliefern.
proDoppik Postmanagement
Das bisherige Rechnungseingangsbuch wird durch
das Postmanagement abgelöst. Dieses bietet bessere
Filter- und Suchmöglichkeiten, welche für jede Nutzerin
und jeden Nutzer individuell speicherbar sind.
So lassen sich Dokumente nach Personennummern
filtern, nach Rechnungsdaten eingrenzen oder auch
nach Produkt und Finanzkonten.
Die Entwicklung des neuen Postmanagements wurde
mit Ideen von H&H-Kunden gestaltet und ist daher
kundenorientiert für Verwaltungen entwickelt. Es dient
als Basis für sämtliche finanzrelevanten Schriftstücke
(Rechnungen, SEPA-Mandate, Hundesteueranträge,
etc.) und unterstützt nun auch die Dauerbelege.
In der proDoppik Version 4.06 werden beide Varianten
parallel zur Verfügung stehen. Ab der Version 4.07 gibt
es dann ausschließlich nur noch das Postmanagement.
IMPRESSUM
HERAUSGEBER:
H&H
Datenverarbeitungs- und
Beratungsgesellschaft mbH
Storkower Straße 99/1
10407 Berlin
Telefon: 030 428459-0
Telefax: 030 428592-25
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H&H

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Beratungsgesellschaft mbH
• Storkower Straße 99/1 • 10407 Berlin
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