Weiterentwicklung der Gremien - Sparkassenverband Rheinland-Pfalz

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Sparkassenverband Rheinland-Pfalz mit neuer Gremien- und Verbandstruktur Die Sparkassen sehen sich starkem Wettbewerbsdruck und veränderten Rahmenbedingungen gegenüber. Die Margen in ihrem Kerngeschäft sinken, die Anzahl der Institute, welche Finanzdienstleistungen anbieten, dagegen steigt. Zudem müssen die Sparkassen an Anzahl und Umfang zunehmende Regulierungsvorhaben umsetzen. In diesem sich immer schneller verändernden Umfeld für Sparkassen kommt es für den Sparkassenverband Rheinland- Pfalz (SVRP) darauf an, seine Dienstleistungen konsequent auf den Bedarf und die Prioritäten seiner Mitgliedssparkassen auszurichten. Neben einer intensiven Unterstützung vor Ort, sollen Mehrfacharbeiten bei den Sparkassen durch die Übernahme von zentralen Leistungen durch den Verband minimiert werden. Der SVRP fasste daher im ersten Halbjahr 2012 in seiner Verbandsversammlung den Beschluss, seine Dienstleistungsfunktionen auf ihre Unterstützungsleistung für die Sparkassen zu überprüfen und den geänderten Rahmenbedingungen anzupassen. Vorausgegangen war eine Mitgliederund Mitarbeiterbefragung, die eine Neuausrichtung der Gremien- und Verbandsstrukturen nahe legte. Die neue Gremienstruktur der Sparkassenvorstände in Rheinland-Pfalz Entscheidung, Auftragsvergabe und Controlling Beratung und Entscheidungsvorschläge Fachlicher Austausch Fachausschuss Markt, Vertrieb und Prozesse BAG Nord Mit externer Begleitung startete Mitte 2012 das Projekt: »Weiterentwicklung der Gremien- und Verbandsstrukturen im SVRP« mit dem Ziel, die Auftraggeberrolle der Sparkassen zu stärken und auszubauen, damit Sparkassen und Verband in Zukunft in noch engerem Schulterschluss den Herausforderungen des Marktes begegnen können. Das Organigramm des Sparkassenverbandes Rheinland-Pfalz Kompetenzcenter Markt, Vertrieb und Prozesse Marco Sewald Steuerungsausschuss Fachausschuss Banksteuerung Markt und Vertrieb Tanja Honacker Prozesse Thomas Heider Sparkassen als Auftraggeber Die Sparkassen übernehmen nun eine klare Verantwortung für das Leistungsangebot des SVRP. Die dafür erforderliche Meinungsbildung der Sparkassen erfolgt im Vorstände der Sparkassen BAG Süd Kompetenzcenter Banksteuerung Michael Bertz Controlling Kurt Werner Fachausschuss Personal Verbandsgeschäftsstelle Roman Frank Aufsichtsrecht und Steuern Friedrich Hartmeyer neu gebildeten Steuerungsausschuss. Er beauftragt und steuert Projekte, nimmt Projektergebnisse ab und spricht Empfehlungen an die rheinland-pfälzischen Sparkassen zur Umsetzung der Projektergebnisse aus. Ihm obliegen die Förderung des Erfahrungsaustausches sowie die Beratung über aktuelle sparkassenpolitische und strategische Fragestellungen. Geschäftsbereich Strategie und Gremien Amelie Döres Grundsatzfragen, Beteiligungen und Öffentlichkeitsarbeit Philipp Swart Gremien und Mandatsbetreuung Alexander Schaubeck Kompetenzcenter Personal Dietmar Schmitz Akademie Dirk Prenzel Personalstrategie und Personalrecht Jürgen Leif Verbandsvorsteherin Beate Läsch-Weber Geschäftsbereich Zentrale Dienste Thomas Reißner Verwaltung Gernot Hub Hausmanagement Angelika Rihm Allgemeiner Vertreter Verbandsgeschäftsführer Roman Frank Besondere Prüfungen und Qualitätssicherung Uwe Tiedemann Dem Steuerungsausschuss sind ins gesamt drei Fachausschüsse, besetzt mit Sparkassenvorständen, zugeordnet: Markt, Vertrieb und Prozesse, Banksteuerung sowie Personal. In diesen Fachausschüssen werden fachliche Themenstellungen erörtert und Vorschläge für den Steuerungsausschuss erarbeitet. In allen drei Ausschüssen haben Sparkassenvorstände den Vorsitz. Den genannten Fachausschüssen stehen spiegelbildlich gleichnamige Kompetenzcenter des Verbandes gegenüber. Neuausrichtung des Verbandes Dies bedingte im Sparkassenverband eine Neuausrichtung der Aufbauorganisation zu größeren Einheiten. In diesem Zusammenhang wurde das Leistungsangebot des SVRP einer Prüfung unterzogen. In den nächsten Monaten wird in Zusammenarbeit mit den Fachausschüssen und dem Steuerungsausschuss ein Leistungskatalog erstellt, der Basisleistungen und Zusatzleistungen unterscheidet. Basisleistungen sind entweder von aufsichtsrechtlicher, strategischer Bedeutung oder sie werden von mindestens Zweidrittel der Sparkassen nachgefragt. Alles darüber hinausgehende wird als Zusatzleistungen ausgewiesen und bedarf einer individuellen Vergütung durch den jeweiligen Auftraggeber. Prüfungsstelle Bernd Kramp Prüfungsdienst Wolfgang Maull Innendienst Hans Günter Strüder Die Ergebnisse in dem Projekt wurden im engen Austausch mit den Sparkassen erarbeitet. Viele Sparkassenvorstände und Verbandsmitarbeiter haben sich im Projekt persönlich engagiert und mitgeholfen, gute Lösungen für die rheinland-pfälzische Sparkassenfamilie zu erarbeiten. In gemischten Teams von Sparkassenvorständen und Verbandsmitarbeitern herrschte ein besonderer Geist des Aufbruchs. Es wurde auf Augenhöhe gearbeitet, gemeinsam intensiv und aktiv diskutiert. Damit begannen erste Schritte im kulturellen Wandel und im Austausch von Sparkassen und Verband. Im Rahmen der Neuausrichtung der bundesweiten Projektarbeit wird der SVRP zudem künftig als kleinerer Regionalverband den Schwerpunkt seiner Tätigkeit auf den Rollout von zentral entwickelten Projekten und weniger auf die Mitwirkung bei den Entwicklungsprojekten legen. Zum 1. Januar 2014 startete der SVRP mit seiner neuen Gremien- und Verbandsstruktur. Sparkassen Verband zusammen wachsen Amelie Döres, Strategie und Gremien Standardisierung von Geschäftsprozessen mit ProzessPlus Die Standardisierung von internen Arbeitsabläufen ist eine betriebswirtschaftlich anerkannte Methode zur Kostenoptimierung in Unternehmen. Auch die Sparkassen-Finanzgruppe verfolgt seit geraumer Zeit das strategische Ziel der kontinuierlichen Prozessoptimierung. Die heute oft vorherrschende Komplexität der Organisationsarbeit in den Sparkassen resultiert letztendlich aus fehlenden zentralen Vorgaben und somit aus der bereitgestellten Variantenvielfalt von Prozesslösungen. So gibt es allein bei der Pflege der IT- Anwendungen in dem Kernbanksystem OSPlus der Sparkassen über 750.000 Pa - rameter, um die sich etwa 1.500 Ad ministratoren bundesweit in den Instituten kümmern müssen. Bei jedem neuen Softwareeinsatztermin sind diese mit Blick auf die vorhandenen Strukturen von jeder Sparkasse sorgfältig einzupassen. Die Folge ist ein hoher individueller Aufwand für Arbeitsanweisungen und Schulungen. Hierfür ursächlich ist oft das Festhalten an individuellen Prozessen und Ordnungsstrukturen (z.B. Kompetenzsysteme) der Häuser. Es fehlt letztlich der Anreiz bzw. die Möglichkeit sinnvolle zentrale Musterlösungen zu übernehmen. Genau an diesem Punkt setzt das Referenzmodell von »ProzessPlus« an: Das Rad braucht nicht von allen Sparkassen neu erfunden zu werden. Die Idee ist relativ einfach: Eine Gruppe von Sparkassen erarbeitet »aus der Praxis für die Praxis« umsetzungsreife und optimierte Prozesslösungen. Dabei werden folgende Ergebnistypen von so genannten Produktionsteams erarbeitet und allen interessierten Sparkassen zur Verfügung gestellt: l Rahmenbedingungen zur fachlichen Ein ordnung l Musterprozesse l Unterstützungsunterlagen (z. B. Checklisten, Formulare) l technische Musteradministrationsvorlagen für OSPlus l Schulungsunterlagen Nach intensiver Beratung in den Verbandsgremien wurde im Februar 2013 der erste Einführungstakt zu »ProzessPlus« in Rheinland-Pfalz gestartet. Bereits zehn Sparkassen haben systematisch ihre heutigen Ist-Prozesse in ausgewählten Prozessthemen (z. B. Spareinlagen) mit den Standardprozessen abgeglichen. Mit dieser Form der verbandsseitigen Unterstützung sollen die Sparkassen befähigt werden, ohne externe Unterstützung weitere Prozesse aus »ProzessPlus« zu standardisieren. Wesentlicher Bestandteil der Vorgehensweise ist hierbei auch, Anforderungen der Sparkassen an die Qualität der »ProzessPlus«-Dokumente, Anregungen zu Prozessverbesserungen und offene Fragen aufzunehmen und an die zentralen Ansprechpartner zu adressieren. Eine dauerhafte Akzeptanz der Referenzprozesse aus »ProzessPlus« durch die Sparkassen ist das erklärte Ziel des zentralen Verfahrens. Hierbei ist wichtig, dass die erforderlichen Dokumente verbindlich, in hoher Qualität und rechtzeitig vor den jeweiligen Release- Terminen der Finanz Informatik vorliegen. Aus diesem Grund startete zum 1. Januar 2014 die bundesweite Etablierung eines Regelbetriebes für die Produktion der Dokumentationen. Michael Klotzki, Personalstrategie und Personalrecht 2
Sparkassen begleiten den rheinland-pfälzischen Mittelstand weltweit In den Prozess der Globalisierung und der zunehmenden internationalen Arbeitsteilung sind mittlerweile auch viele kleine und mittlere Unternehmen aus Rheinland-Pfalz als Zulieferer, Produzent oder Dienstleister im Export eng einge bunden. »Going international« birgt jedoch Herausforderungen: den Zugang zu Informationen, den Zugang zu Finanzmitteln und die Finanzabwicklung mit ausländischen Banken und der entsprechenden organisatorischen Mehraufwand. Mittelständische Unternehmen, die den Schritt ins Ausland wagen wollen, können dort auch in schwierigen Zeiten auf die Unterstützung der Sparkassen bauen. Mit ihrer in vielen Jahren aufgebauten Be ratungskompetenz und einem weltweit ausgelegten Netzwerk begleiten die Sparkassen die Internationalisierung des Mittelstands effizient und kompetent. Dabei ist die regionale Verwurzelung der Sparkassen und die damit gegebene räum - liche Nähe zu den Kunden eine Grund - voraussetzung, um mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in ausländische Märkte nachhaltig und intensiv zu beraten. Ob es um Informationen über Auslandsmärkte, die Vermittlung von Handelspartnern, die Gestaltung der Zahlungsbedingungen, den Auslandszahlungsverkehr, die Exportfinanzierung oder die Absicherung von Risiken geht – die Sparkassen und ihre Verbundpartner halten ein umfassendes und attraktives Leistungsangebot bereit. Für die Abwicklung der Import- und Exportgeschäfte steht den rheinland-pfälzischen Sparkassen die Landesbank Baden- Württemberg mit ihrer Erfahrung zur Seite. Eine weitere wichtige Verbundeinrichtung ist der S-CountryDesk, der das Spezialistenwissen zu den einzelnen auslän dischen Märkten bündelt. Praktische Hilfe in Sachen Außenwirtschaftsberatung, Fördermittelsuche und Standortaufbau leisten darüber hinaus der EuropaService der Sparkassen-Finanzgruppe und das Deutsch-Polnische Kooperationsbüro der Sparkassen – Einrichtungen, die keine andere deutsche Finanzgruppe in gleicher Intensität vorzuweisen hat. Immer mehr Firmenchefs kleiner und mittlerer Betriebe schätzen diesen »Service aus einer Hand« ihrer Sparkasse, der kein Handlungsfeld ausspart, sich den Herausforderungen der Globalisierung stellt und für jede Entwicklungsstufe des Auslandsgeschäftes die passenden Lösungen anbietet. Marco Froning, Markt und Vertrieb Unsere Sparkasse – Die Neuausrichtung einer Marke In ihrer 200-jährigen Geschichte hat sich die Marke Sparkasse zu einer der wertvollsten deutschen Unternehmens marken entwickelt. Mit einer Markenbekanntheit von 98 Prozent kennt nahezu jeder in Deutschland das rote »S«. Auch in Sachen Vertrauen haben die Sparkassen die Nase vorn: 52 Prozent der Befragten einer ak tuellen Umfrage der Zeitschrift Horizont sind der Meinung, dass die Marke Sparkasse für besondere Vertrauenswürdigkeit steht. Gerade im aktuellen Umfeld wollen die Sparkassen diesen Vertrauensvorsprung zu einem noch größeren Wettbewerbsvorteil machen. Erst recht, weil die Herausforderungen des Marktes nicht kleiner ge worden sind. Unter der Federführung des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes haben sich deshalb alle regionalen Sparkassenverbände dem Projekt »Neuausrichtung der Marke Sparkasse« mit dem Ziel angeschlossen, die Sparkassen für die Herausforderungen der Zukunft fit zu machen. Angesichts enormer und rasanter technischer, wirtschaftlicher und verhaltensbezogener Veränderungen in den letzten Jahren galt es, für die Marke Sparkasse neue, progressive Aspekte herauszuarbeiten. Ganz wichtig war es dabei allerdings, die eigene Identität und die vorhandenen Stärken zu bewahren, auszubauen bzw. sie deutlicher werden zu lassen – schließlich soll die Marke Sparkasse auch weiterhin ein verlässlicher Vertrauensanker für die Kun - den sein. Eine breit angelegte Forschungsphase bildete das Fundament des Projektes. Dabei wurden nicht nur bestehende Studien, Strategiepapiere und Marktforschungser gebnisse ausgewertet, sondern auch neue Aspekte aus Mitarbeiter- und Kundenpers - pektive identifiziert und eingearbeitet. So wurden in verschiedenen Workshops Spar kassenmitarbeiter unterschiedlichster Fach richtungen und Hierarchien nach Erfolgsgeheimnissen und Entwicklungsmöglichkeiten der Sparkassen befragt. Ebenso wurden Privat- und Firmenkunden in gezielten Interviews in den Forschungsund Entwicklungsprozess einbezogen. Ergebnis des Projektes ist ein umfassendes, wissenschaftlich fundiertes Markenmodell. Aber letztlich lassen sich alle akade mischen Erkenntnisse, warum es Sparkassen gibt und was ihre Kernaufgaben sind, kurz und prägnant in einer Zielaussage zu sammen fassen: »Wir [Die Sparkassen] machen es den Menschen einfach, ihr Leben besser zu gestalten.« Hinter dieser einfachen Aussage ste ck - en allerdings zahlreiche Facetten. Von der Gründungsidee, allen einen Zugang zu Geldverkehr und Vermögensvorsorge zu bieten, über das Engagement der Sparkassen vor Ort bis hin zu dem Leistungsanspruch der hohen Beratungsqualität. Sparkassen wollen die Menschen verstehen, ihnen Sicherheit geben und vorausschauend denken und handeln. Sie wollen ihre Kunden weiterbringen – Tag für Tag. Das ist es, was die Marke Sparkasse ausmacht und was sie auch in Zukunft aus machen wird. Susanne Weber-Preuß, Markt und Vertrieb Aus der Praxis für die Praxis Mitarbeiter des SVRP hospitieren in Sparkassen Als Dienstleister ist es notwendig, mit den Kunden in ständigem Kontakt zu bleiben und ihre Bedürfnisse genau zu kennen. Das gilt auch für den Sparkassenverband Rheinland-Pfalz (SVRP). Ins besondere in einer Zeit sich immer schneller ändernder Rahmenbedingungen ist eine enge Zusammenarbeit wichtig. Um das eigene Angebot noch gezielter auf die Anforderungen der rheinland-pfälzischen Sparkassen abzustimmen, geht der SVRP abseits der elektronischen Möglichkeiten neue, alte Wege. Praxiseinsätze lautet das Schlüsselwort. Der in der Regel ein- bis zweitägige Aufenthalt von Verbandsmitarbeitern in den Mitgliedssparkassen verschafft Ein blicke in die technischen und marktbezo genen Besonderheiten. Dies führt nicht nur zu einer Sensibilisierung für die Schwierigkeiten und die Herausforderungen des jeweiligen Fachgebiets. Auch dort, wo Sprache an ihre Grenzen stößt, z. B. weil eine Beschreibung am Telefon zu komplex oder umfangreich wäre, unterstützt der Besuch vor Ort. Das gemeinsame Erarbeiten passgenauer Lösungen, Einblicke in die Herausforderungen des Arbeitsalltags und der fachliche Austausch unter Spezialisten sind nur einige der positiven Effekte. Zusätzlich zu den fachlichen und technischen Vorteilen bietet sich die Möglichkeit des persönlichen Kennenlernens. Der Verband erhält ein Gesicht. »Die Praxiseinsätze fördern das gegenseitige Verständnis und lassen uns mit den Kolleginnen und Kollegen in den Sparkassen noch enger zusammen wachsen«, fasste Christof Grau, Referent in der Gruppe Prozesse beim SVRP, seine Erfahrungen zusammen. Die Praxiseinsätze wurden 2013 erstmals durchgeführt. An den insgesamt 36 Praxisaufenthalten beteiligten sich 25 Beschäftigte des Verbandes. 18 der 24 Mitgliedssparkassen hatten sich dankens - werter Weise als Hospitanzstellen zur Verfügung gestellt. Aufgrund der positiven Erfahrungen wird die Maßnahme auch im laufenden Jahr fortgesetzt werden. Michaela Volz, Personalstrategie und Personalrecht 3
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