Fundraising - Landesarbeitsgemeinschaft anderes lernen

Zuerst wird die Hausliste überarbeitet. Bestimmt gibt es Personen, die man lieber persönlich
anspricht oder die bereits für eine andere Sache angefragt wurden und deshalb nicht in Frage
kommen. Auch ist es sinnvoll, sich der Aktualität der Adressen zu versichern. Dazu kann man bei
größeren Adressvolumina Dienstleister in Anspruch nehmen, die die Adressen abgleichen und
fehlerhafte Adressen eliminieren.
Haben Sie sich entschieden, Fremdadressen hinzu zu nehmen, müssen Sie sich überlegen, woher Sie
diese nehmen. Entweder fragt man befreundete Einrichtungen nach bereits vorhandenen Listen,
nimmt sie schlichtweg aus dem Telefonbuch, wobei man hier auf „gute“ Straßenzüge, Wohnlage
oder ähnliches achtet, oder kauft sie von einem Listbroker. Die Qualität der Adressen ist
entscheidend für den Erfolg, sodass es sich lohnt, hier sorgfältig zu arbeiten.
Die Fremdadressen werden mit den eigenen Adressen auf Doubletten hin überprüft. Gute
Datenbanken können dies. Steht Ihnen dieses Instrument nicht zur Verfügung, müssen Sie es von
Hand machen. Es ist sehr peinlich, wenn ein Adressat Ihren Brief gleich zwei oder dreimal erhält.
Wollen Sie mehr über Ihre SpenderInnen wissen, gibt es auch die Möglichkeit, sich die Adressen bei
Dienstleistern mit Informationen anreichern zu lassen. So erfahren Sie, wie Ihre Zielgruppe
beschaffen ist und können, auf dieses Wissen aufbauend, gezielt neue Adressen hinzunehmen. Dazu
ist allerdings eine Menge von mindestens 5.000 Adressen nötig.
Zu guter Letzt werden die Adressen mit der Robinson-Liste abgeglichen. In diese Liste haben sich
Personen aufnehmen lassen, die nicht angeschrieben werden wollen. Sie ist unter www.robinsonliste.de
abrufbar.
Schritt 4: Produktion
Diesen Schritt sollte man nicht unterschätzen. Hier wird es nun sehr praktisch. Der richtige Name
muss an die richtige Stelle und der richtige Brief in den dazu passenden Umschlag.
Grundsätzlich kann man solche Arbeiten komplett an einen Lettershop vergeben, wenn man es sich
leisten kann. Viele kleinere Organisationen machen jedoch mit dem Einsatz von Ehrenamtlichen alles
von Hand. Das kann dann schon mal ein zwei Tage die Geschäftsstelle lahm legen. Bei einer größeren
Briefmenge empfiehlt es sich die festen Bestandteile des Briefes von einer Druckerei drucken zu
lassen und nur die personalisierten Felder selbst einzudrucken.
Auch die Reihenfolge, wie die einzelnen Briefelemente eingetütet werden, ist wichtig. Schließlich soll
dem Spender nicht gleich alles entgegenfallen und die wichtigsten Informationen soll er zuerst in der
Hand halten.
Kurzum, die Produktion muss gut geplant sein, Fehler in dieser Kette rächen sich bitter. Manchmal
zwingt nur ein kleines Missgeschick, alles bereits produzierte wieder einzustampfen.
Schritt 5: Versand
Jetzt wird gefalzt, kuvertiert und frankiert. Umso persönlicher der Briefumschlag gestaltet ist, umso
größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er geöffnet wird. Ein Freistempler ist zwar günstiger, riecht
aber schon nach Massenversand. Inzwischen gibt es auch Lettershops, die mit Briefmarken zum Preis
von Freistemplern kuvertieren. Es empfiehlt sich mehrere Angebote einzuholen und zu vergleichen,
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