Konzept der Alumniarbeit im Rahmen von MitOst e.V.

Konzept der Alumniarbeit im Rahmen von MitOst e.V.
Theodor-Heuss-Kolleg der Robert Bosch Stiftung und des MitOst e.V.
Programm
Das Theodor-Heuss-Kolleg fördert junge Menschen, die sich gesellschaftlich engagieren
wollen. Sie kommen aus über 20 Ländern Mittel-, Ost- und Südosteuropas, der GUS
sowie dem deutschsprachigen Raum. Ein zentraler Baustein des Kolleg-Konzeptes ist es,
die Stipendiaten über die Ermöglichung eigener, selbst organisierter Projekte zu fördern.
Das beginnt beim Finden der richtigen Idee und wird über Beratung, Fortbildung und die
Förderung eines ehrenamtlichen Projektes fortgeführt.
THK-Alumni
Aus den mittlerweile 8 Programmjahrgängen sind über 800 Kollegiaten hervorgegangen.
Darunter sind etwa 250 Alumni in einer Yahoogroup registriert. Auf dem MitOst-Festival
in Uschhorod im Oktober 2008 wurde Tino Rasche zur Alumnivertretung gewählt.
Ziele
Identität: Die ehemaligen Kollegiaten sollen sich nach dem abgelaufenen Kollegjahr mit
der Alumnigruppe identifizieren und sich als THK-Alumni angesprochen fühlen.
Vernetzung: Die Alumniarbeit soll der weiteren programminternen, jahrgangs- und
programmübergreifenden Vernetzung innerhalb des Vereins und mit anderen
Institutionen dienen.
Weiterqualifizierung: Die ehemaligen Kollegiaten organisieren eigenständig
Weiterbildungsangebote, indem sie ihre eigenen Qualifikationen an die Alumnigruppe
weitergeben bzw. externe Referenten einladen. Die Weiterbildungen können in allen
Bereichen stattfinden, die für ihr Berufsleben, die Vereinsarbeit und soziales Engagement
relevant sind.
Aktiv bleiben: Die Alumni sind auf dem Laufenden, was im Programm und im Verein
passiert und bringen sich in die Programm- sowie Vereinsarbeit ein. Sie werden über
relevante Veranstaltungen informiert.
Umsetzung
Aktivitäten und Projekte: Die Alumni unternehmen gemeinsame Aktivitäten und
organisieren Projekte, in denen die oben genannten Ziele der Alumniarbeit realisiert
werden. Die Formen der Aktivitäten und Projekte sind vielfältig und von der Kreativität
der Organisatoren abhängig. Dabei sind die Unternehmungen generell offen für alle THK-
Alumni. Bei kostenpflichtigen Projekten werden die Vereinsmitglieder unter den Alumni
allerdings bevorzugt, denn ihr Mitgliedsbeitrag an MitOst e.V. trägt wesentlich zur
Finanzierung bei und macht so eine kontinuierliche Alumniarbeit erst möglich. Die
Alumniaktivitäten und Projekte können auch offen für andere Alumnigruppen konzipiert
werden.

Kommunikation:
• MitOst-Alumniseiten – allgemeine Informationen zur Alumniarbeit bei MitOst e.V.
und allem, was damit zu tun hat, sowie spezielle Berichte und Neuigkeiten der
THK-Alumni und ihrer Aktivitäten und Projekte
• Webseite des Theodor-Heuss-Kollegs – Informationen zum Programm,
Ausschreibungen und aktuelle Entwicklungen
• Yahoogroup – Mailingliste mit derzeit etwa 250 Mitgliedern für alle interessierten
ehemaligen Kollegiaten zum direkten Kontakt und Austausch über
Ausschreibungen, Projekte, Meinungen, Fragen und andere Informationen
• Infobrief – etwa einmal pro Quartal von der Alumnivertretung zusammengefasste
Informationen zur Alumniarbeit, der Programmentwicklung und des
Vereinsgeschehens an die THK-Alumni-Yahoogroup
• Verteiler des Theodor-Heuss-Kollegs – programmrelevante Informationen und
Nachrichten direkt von der Programmkoordination an alle ehemaligen Kollegiaten
• MitOst-Mailingliste – für alle Mitglieder des MitOst e.V. zum Austausch von
Informationen rund um den Verein und sein Tätigkeitsfeld
• MitOst-Forum – ein internetbasiertes Forum zur Kommunikation zwischen MitOst-
Mitgliedern, Alumni und anderen Interessierten über Themen, die sie bewegen,
zum Meinungsaustausch, zur Vorbereitung gemeinsamer Aktivitäten usw.
• MitOst-Festival – ein jährlicher Rahmen für den persönlichen Austausch, auf dem
dortigen Alumnitreffen berichtet die Alumnivertretung über das vergangene Jahr,
Erfolge, Misserfolge und klärt offene Fragen, die THK-Alumni tauschen sich über
Ideen und Vorhaben aus, diskutieren Konzepte und wählen die Alumnivertretung
für das folgende Jahr
Informierung der Kollegiaten:
• THK-Sommerseminar – es wird der MitOst e.V. vorgestellt und der Begriff
„Alumni“ kurz erklärt, mit einem Hinweis auf die Webseite, wo man mehr
Informationen findet
• THK-Jurysitzung – alle Kollegiaten, deren Projekte nicht bewilligt wurden, werden
zur Yahoo-Group eingeladen und über MitOst e.V. und Alumniarbeit per E-Mail
vom Alumnivertreter informiert
• THK-Projektetreffen – es werden genauere Hinweise über die Alumniarbeit
gegeben und der Kontakt zu ehemaligen Kollegiaten wird über die Yahoogroup
angeboten
• THK-Bilanzseminar – die Kollegiaten bekommen einen Reader zum Thema
„Alumni“, es werden Projektideen (mit Namen und E-Mailadressen) gesammelt,
Fragen geklärt, zur Präsentation der Alumniarbeit sollten auch Alumni eingeladen
werden, die im vergangenen Jahr aktiv waren und über eigene Alumnierfahrungen
erzählen können
• MitOst-Festival – Kontakt wird intensiviert durch Einladung zur Yahoogroup und
Informationen zur Alumniarbeit sowie weitere Korrespondenzen per E-Mail und
der vorhandenen Kommunikationsmittel
Organisation
Alumnivertretung: Die Alumniarbeit wird von einer Alumnivertretung in Absprache mit
dem Vorstand und der Programmkoordination koordiniert. Sie wird einmal im Jahr
während des MitOst-Festivals von den anwesenden THK-Alumni gewählt. (Wiederwahl
möglich). Ihr Aufgaben sind:

• Schnittstelle zwischen Vorstand, Alumnigruppe und Programmleitung, kümmert
sich um den Informationsfluss und informiert über Neuigkeiten und aktuelle
Entwicklungen des Vereins und die Vorschläge und Erwartungen der Alumnigruppe
bzw. des Programms
• Koordination der Alumniarbeit durch Schaffung einer Infrastruktur und deren
Aktualisierung zum problemlosen Austausch
• Vermittlung der Möglichkeiten und Kontakte an die ehemaligen Kollegiaten als
Anstoß zur Umsetzung von Ideen
• Entwicklung der gruppenübergreifenden Alumniarbeit bei MitOst e.V.
Vorstand, Geschäftsstelle, Programmleitung:
• Vorstand - Die Alumnivertretung wird zusätzlich vom zuständigen Mitglied des
Vorstands und der Geschäftsstelle bei der Durchführung der geplanten Aktivitäten
unterstützt. Die Alumnivertretung informiert das zuständige Vorstandsmitglied
über die THK-Alumniarbeit in Form eines Berichts. Alle geplanten Alumniprojekte
müssen vom Vorstand bewilligt werden.
• Alumnigruppen - Die THK-Alumnivertretung trifft sich einmal im Jahr mit den
Vertretungen anderer Alumnigruppen bei MitOst und der Vertretung des
Vorstands. Das Treffen dient dazu, die Richtlinien für das nächste Jahr festzulegen
und den Alumnivertretungen den Austausch untereinander zu ermöglichen.
• Programm - Die Alumnivertretung hält ständigen Kontakt zur Programmleitung,
informiert sie über die aktuellen Entwicklungen im Alumnibereich. Die Rundmails
der Alumnivertretung werden als Kopie auch an alle Mitarbeiter der
Programmkoordination geschickt. Die Programmkoordination unterstützt die
Alumnivertretung bei der Alumniarbeit, stellt notwendige Informationen zur
Verfügung (z.B. Kontaktinformationen der aktuellen und ehemaligen Kollegiaten)
und informiert (zusammen mit den Seminarleitern) die Kollegiaten über die
Alumniarbeit.
• Geschäftsstelle - Die Alumnivertretung kann bei der Geschäftsstelle jedes Jahr
eine aktualisierte Liste der ehemaligen Kollegiaten unter den MitOst-Mitglieder
anfordern.
Herausforderungen
Regionalisierung: Durch die Regionalisierung des Theodor-Heuss-Kollegs in Russland,
der Ukraine und zukünftig auch Georgien gibt es nun Alumni, die kein Deutsch sprechen
und damit nicht Mitglied beim MitOst e.V. werden können. Eine große Herausforderung
besteht daher in deren Integration. Es gilt, sie genau so in die Alumniarbeit einzubinden.
Hierzu wird der Versuch unternommen, eine regionale Vernetzung und Struktur
aufzubauen und zu unterstützen, um so mit den regionalen Alumni und ihren Vertretern
in Zukunft partnerschaftlich zusammenarbeiten zu können. Eine Alternative wäre die
Integration in den Verein, was größere Veränderungen voraussetzt, die derzeit nicht
angestrebt werden.
Rückgang: Weniger als ein Drittel der ehemaligen Kollegiaten sind in der Yahoogroup
angemeldet und somit nicht aktiv an der Alumniarbeit beteiligt. Eine Herausforderung
besteht hier in einer besseren Kommunikation während des Kollegjahres. Hierzu sollte
die Kommunikation mit der Programmkoordination und den Seminarleitern intensiviert
werden. Strukturiertere Kommunikation führt eventuell zu einer besseren Orientierung
und einem sichtbaren Vorteil und Nutzen der Alumniarbeit für einzelne ehemalige
Kollegiaten.

Kompetenzen: Die Alumniarbeit, ihr Nutzen und der Kontakt zu potentiellen Mitstreitern
und Ideengebern haben sich in der Vergangenheit als aufwendig und wenig effizient
herausgestellt. Viele gute Projekte fanden zum Teil nur geringen Anklang. Um gezielter
auf die Interessen und Fähigkeiten der Alumni eingehen zu können, ist eine
Kompetenzdatenbank geplant, die möglicherwiese gar durch ein Bonussystem erweitert
wird, um Anreize zur Teilnahme aber auch zur Ideenfindung und gemeinsamen
Umsetzung zu schaffen.
Planung
Auch wenn derzeit noch keine konkreten Vorhaben geplant sind, geht es auch im
kommenden Jahr wieder darum, interessante Projekte zu organisieren, den Austausch
zwischen den THK-Alumni zu intensivieren und die Kompetenzen zu bündeln und effizient
zu nutzen. Dazu ist eine Weiterentwicklung des Kompetenzalbums geplant, um die
bisherigen Erfahrungen sinnvoll zu strukturieren, sowie der Start gezielter regionaler
thematischer Pläuschen, um mehr ehemalige Kollegiaten für die Alumniarbeit und den
MitOst e.V. zu gewinnen.
Infrastruktur
Webseiten:
• Alumniseite bei MitOst – alle Informationen zur THK-Alumniarbeit mit
Projektarchiv und aktuellen Aktionen, gepflegt von der Alumnivertretung mit
Zugang und Passwort
• Alumniinfo beim Theodor-Heuss-Kolleg – kurze Information mit Kontakt zur
Alumnivertretung, gepflegt von der Programmkoordination nach Hinweis
• Aktuelles beim Theodor-Heuss-Kolleg – Auschreibungen an ehemalige und
aktuelle Kollegiaten und andere Interessierte, gepflegt von der
Programmkoordination aber auch Zugang und Passwort für die Alumnivertretung
E-Mail:
• thk@mitost.org – E-Mail-Weiterleitung an die Alumnivertretung, eingerichtet von
der MitOst-Geschäftstelle
• Yahoogroup – moderiert von der Alumnivertretung, Verwaltung von Einladungen
und Mitgliedschaft sowie Verhalten und Nutzung der Mitglieder dieser Mailingliste,
die zur internen Kommunikation und zum Austausch dient
Daten:
• Konzept und Bericht – vor allem am Anfang und Ende einer Legislaturperiode von
der Alumnivertretung zu erstellen und an den Vorstand und die Nachfolge zu
übermitteln
• Übergabeleitfaden – wichtige Hinweise an die Nachfolge der Alumnivertretung mit
Passwörtern, aktuellen Vorkommnissen, Tipps und Tricks sowie nötigen
Erklärungen
• Alumnireader – professionell gestaltetes Print-Dokument über die Alumniarbeit
allgemein und speziell bei MitOst für die THK-Alumni, dient als Informationsmittel
zur Gewinnung ehemaliger Kollegiaten für den Kreis der aktiven Alumni

• Adressen – Kontaktdaten aller ehemaligen Kollegiaten von der
Programmkoordination, Daten der Alumni bei mit MitOst von der Geschäftsstelle
und Übersicht von der vorherigen Alumnivertretung
• Projektunterlagen – Formulare, Merkblätter, Anträge und ähnliches für die
Alumniarbeit bei MitOst ist zukünftig zentral auf der Webseite von MitOst abrufbar
(bis dahin bei der Geschäftsstelle bzw. dem Vorstand zu erfragen)
• Kompetenzdatenbank – Zusammenstellung von Kompetenzen und Interessen, die
von der Alumnivertretung verwaltet wird und zukünftig individuell (geplant)
Finanzen: 3000 EUR von der Robert Bosch Stiftung stehen beim MitOst e.V. für THK-
Alumniarbeit vom April eines Jahres bis zum Juli des kommenden Jahres zur Verfügung.