Leitfaden und Materialsammlung, Lesebuch und ... - (EBZ) Irland

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sich jede/r in der von ihr/ihm gewünschten Größenordnung durch einfache Überweisung des entsprechenden
Betrages völlig eigenständig (zusätzlich) versichern.
c) Haben Sie bereits gleich zu Anfang eine zusätzliche Reiserücktrittskosten-Versicherung mit uns abgeschlossen,
die bereits im Reisepreis inbegriffen ist, so kommt diese, abzüglich Selbstbehalt, für die Kosten
eventuell anfallender Stornogebühren auf sowie auch für die Kosten einer späteren Anreise nach Irland,
aber immer nur dann, wenn die versicherbaren Gründe gegeben sind (z. B. Krankheit, schwere Erkrankung
von Angehörigen etc.). Sollten Sie diese bisher nicht abgeschlossen haben, dies aber nachholen wollen, so
kämen noch einmal 2,2% des Gesamtreisepreises auf diesen dazu.
8) (Letztes?) Teilnehmerrundschreiben
Etwa 6-8 Wochen vor Abflug/Reiseantritt (auf Wunsch auch früher oder später) geben wir Ihnen per
Informationsrundschreiben noch einmal übersichtlich die für Ihre Gäste wichtigsten Einzelheiten bekannt (zu
den Stichworten: Versicherungen, Geldumtausch, Kurzbiographie des Reiseleiters, Hotelanschriften und
dergleichen). Wir können dieses Rundschreiben – dessen Inhalt wir selbstverständlich vorab mit Ihnen absprechen
– Ihren Teilnehmer/innen auch direkt zustellen, wenn Sie es wünschen und uns rechtzeitig genug
deren Anschriften zukommen lassen.
9) Rechnungsstellung / Bezahlung und: Wann kommen die Tickets?
Etwa 3-4 Wochen vor Abfahrt erhalten Sie von uns eine Rechnung über den voraussichtlichen Gesamtbetrag.
(Voraussichtlich deshalb, weil es Ihrerseits noch zu Ab- oder Anmeldungen in letzter Minute kommen
kann, was wiederum Auswirkungen auf Zimmerbelegung usw. hätte). 80% des voraussichtlichen Gesamtbetrages
werden sofort fällig, denn zu diesem Zeitpunkt wird/ist ein Großteil der (irischen) Leistungsträger von
uns bereits (voraus-)bezahlt. Sie erhalten daher gleichzeitig von uns entsprechende Leistungsgutscheine
(sofern Sie dies ausdrücklich wünschen), die Sie in der Tat auch zu der Leistung in Irland berechtigen. Die
Abschlussrechnung geht Ihnen als End-/Gesamtrechnung nach Rückkehr der Gruppe zu. Sie ist sodann
auszugleichen. Eventuelle Änderungen, Einsparungen oder sonstige Dinge, die sich erst im Verlauf der Reise
ergeben, können darin berücksichtigt werden. Die Flugtickets übersenden wir Ihnen zusammen mit den
Versicherungsunterlagen ca. 7-8 Werktage vor Abflug. Falls nicht anders individuell abgesprochen: Versand
erfolgt immer komplett an Sie als den Ansprechpartner für diese Reise.
10) Schlussbemerkung / Wunschliste
Wir sind nicht so vermessen anzunehmen, dass wir Ihnen mit diesem Schreiben nun wirklich alle Fragen beantwortet
hätten, die sich noch im Laufe der nächsten Zeit ergeben werden. Bitte, zögern Sie nicht, uns telefonisch
oder schriftlich zurückzufragen, wenn nach wie vor Unklarheiten bestehen oder sich ein zusätzliches
Problem ergibt. Wir werden bemüht sein, Ihnen so schnell und präzise wie möglich zu antworten. Andererseits:
Gegebenenfalls haben wir eine Wunschliste unsererseits beigefügt. Dürfen wir in diesem Fall Ihre Aufmerksamkeit
hiermit darauf lenken? Wir haben sie derart gestaltet, dass Sie das Blatt auch umgekehrt benutzen
können, um Ihre weiteren Fragen und Bitten an uns zu formulieren … (Sollte nichts beigefügt sein,
diese Zeilen einfach ignorieren.)
Wir wünschen nun weiter eine angenehme Vorbereitungsphase und Ihnen bzw. den Teilnehmer/innen schon
jetzt „viel Vorfreude auf Irland“!
Mit herzlichen Grüßen
Ihr Team von EBZ Irland/Gaeltacht Irland Reisen
Stefan Backes, Christian Ludwig & Svea Heilmann
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Anlagen:
Nochmals in Kürze …: Wir können Ihnen den Umgang mit den Einzelteilnehmern
auch abnehmen! Wenn Sie wollen, kann das schon mit der Reiseanmeldung
beginnen – dann haben Sie als Institution rein gar nichts mehr damit zu tun: Vorgesehene
Verwaltungskostenzuschläge können entfallen, auch die ein oder andere interne Überlegung
(wer deckt was ab?). Oder: die Anmeldung läuft über Sie (die Institution), der weitere Schriftverkehr
aber über uns – das kann in jedem Einzelfall anders entschieden werden, so wie es
bei Ihnen am besten passt … Und bei der Werbung (wie bei der Erstellung anderer, z.B.
Reise-/Anmelde-Unterlagen) unterstützen wir Sie natürlich auch.
Das Wichtigste bleibt jedoch: Bis 8 Wochen vor Reisebeginn können Sie die gesamte
Reise bei uns stornieren, ohne daß Kosten anfallen. Manchmal (und in enger Absprache mit
uns, auch noch etwas später).
1. Informationsmaterial zu Versicherungen
2. Diverse Informationsmaterialien
3. Ggf. Fragebogen und Wunschliste unsererseits
4. Entwurf für ein Teilnehmerrundschreiben
5. Letzte Ausgabe des Magazins irland journal
(später dann auch je 1 Ex. für die Teilnehmer)
Unsere Abläufe: einfach & transparent
Es folgt ein (mit Ihnen jeweils abgesprochenes)
Muster eines Teilnehmer-Rundschreibens.
Lesen Sie ruhig einmal selbst …