Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ... - ECG GmbH Berlin

Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ESF und EurekaPlusFAQ - Frequently Asked QuestionAuswertungszeitraum April-Mai 2010Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort ECG1 BelegerfassungWie sind anteilige Rechnungsbeträge in der Belegmaske korrekt darzustellenbzw. wie ist das Feld "Anteil" korrekt zu nutzen?Im Pflichtfeld „Rechnungsbetrag“ ist grundsätzlich der Gesamtbetrag, der auf derRechnung ausgewiesen ist, zu erfassen. Ist nur ein anteiliger Rechnungsbetrag einerRechnung für das Projekt abzurechnen, ist im Pflichtfeld „Anteil %“ der (nach einemnachvollziehbaren Schlüssel) ermittelte Anteil anzugeben. Dieser Anteil in % wird mitmax. 2 Stellen nach dem Komma vom System als „anrechenbarer Betrag“ automatischermittelt und muss mit dem in der projektbezogenen Kostenstelle erfassten Betragübereinstimmen.Führt dieser Betrag nicht zum gewünschten Ergebnis, kann in Ausnahmefällen imPflichtfeld „Rechnungsbetrag“ der anteilige Rechnungsbetrag erfasst werden. Dann istim Pflichtfeld „Anteil %“ = 100 % anzugeben. Im Feld „Erläuterung“ muß dann aberzwingend der tatsächliche Rechnungsbetrag genannt werden, damit die Kontrollengewährleistet werden können.2 Zugangsdaten Wie und warum muss ich meine Legitimation ändern?1. Jeder Nutzer und jede Nutzerin erhalten ein Passwort, das auch gleichzeitig für dieLegitimation zu verwenden ist. Wird das Passwort geändert (was zwingend notwendigist), dann kann auch der Legitimationscode geändert werden.2. Die Legitimation dient dem Nachweis, dass die zu berichtenden Antrags- undBerichtsdaten durch eine unterschriftsberechtigte Person als korrekt undwahrheitsgemäß gegenüber allen am Verfahren Beteiligten legitimiert undweitergereicht werden. Bitte achten Sie darauf, dass diese nur Ihnen bekannt ist.3. Jeder Nutzer und jede Nutzerin können Passwort und Legitimation selbst inEurekaPlus unter >Einstellungen< im Menüpunkt "Zugangsdaten" verwalten undändern. Zur Änderung der Legitimation benötigen Sie immer die bisher gültigeLegitimation. Sollten Sie nicht im Besitz der alten Legitimation sein oder diesevergessen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.4. Beim Begünstigten (Projektträger) sind alle Passwörter und die Legitimation zentralin der Nutzerverwaltung in EurekaPlus hinterlegt, die Nutzerverwaltung wird durch dasZugangspasswort des Begünstigten-Administrators geschützt.3 LegitimationMüssen Projektunterlagen zusätzlich als Ausdruck unterschrieben undeingereicht werden?Gemäß ESF-Förderfibel des Landes Berlin, die Bestandteil desUmsetzungshandbuches ist, obliegt es lt. Punkt 1. (Allgemeingültige Regeln…, dritterAnstrich) der jeweiligen ZGS über die Notwendigkeit der Einreichung einerunterschriftlich bestätigten Papierform zu entscheiden. In der jeweiligen Beschreibungder Verwaltungs- und Kontrollsysteme einer ZGS gibt es hier die notwendigensenatsinternen Festlegungen; für die Dokumentation im IT-Begleitsystem EurekaPlusreicht die digitale Legitimation von Anträgen und Abrechnungen.© www.ecg.eu GmbH erstellt am: 22. Juni 2010 1 von 3

Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ESF und EurekaPlusFAQ - Frequently Asked QuestionAuswertungszeitraum April-Mai 2010Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort ECG8 NutzerverwaltungEine Änderung der Kontaktperson in einer Maßnahme kann vom Begünstigten selbstüber einen Änderungsantrag vorgenommen werden, oder durch die ZGS im Zuge derNutzung der Funktion "Änderungsmitteilung". Dies setzt voraus, dass in derWas ist zu beachten, wenn sich die Kontaktperson des/der Begünstigten oder Nutzerverwaltung beim Begünstigten diese Person bereits erfasst ist, damit sieandere Angaben der begünstigten Institution im Laufe der Projektdurchführung ausgewählt werden kann. Wenn sich Angaben des/der Begünstigten ändern, sound -abrechnung ändert?können diese Änderungen jederzeit in der Nutzerverwaltung vorgenommen werden, dieKontaktdaten aller Nutzer und Nutzerinnen einer begünstigten Institution werden in derNutzerverwaltung gepflegt und aktualisiert. Zugang zur Nutzerverwaltung hat jede/rNutzer/in mit Administratorrechten.9 NutzerverwaltungWer hat Administratorenrechte bei einer begünstigten Institution(Projektträger)?Die Geschäftsleitung der begünstigten Einrichtung verfügt standardmäßig über diese"Adminrechte", sie kann aber in der Nutzerverwaltung weiteren Personen ihrerEinrichtung auf dem Kartenreiter "Mitarbeiter" diese Rechte übertragen. Jede Person,die "Adminrechte" besitzt, kann anderen Personen ebenfalls "Adminrechte" übertragen.Als zusätzliche Hilfe möchten wir auf unsere Tutorials http://tutorials.ecg.de/ hinweisen,die in kleinen Videosequenzen die Funktionalität von EurekaPlus erläutern.10 System allgemein Was bedeutet "die Session ist abgelaufen" und wann kann das passieren?Wenn die "Session" (Sitzung) abgelaufen ist, dann ist im Hintergrund die Verbindungzur Datenbank unterbrochen (einseitige Timeout-Funktion der Datenbank). In diesemFall sollte sich wieder eingeloggt. werden. Diese Aktion dient zur Einhaltung derSicherheit und Entlastung der/des Server/-s. Die Meldung kann auf der Anmeldeseiteauftreten, wenn man sich nicht innerhalb von 5 Minuten eingeloggt hat. Es kann aberauch auftreten, wenn man eingeloggt ist und längere Zeit keine Eingabenvorgenommen und gespeichert hat.11 BelegerfassungKönnen Belege erfasst werden, auch wenn noch keine Abrechnung(Berichterstellung) fällig ist?Soweit alle Belegangaben bekannt sind, können und sollten die Belege sehr zeitnahund kontinuierlich erfasst werden, damit in Zeiten der Berichts- undAbrechnungstermine der Aufwand minimiert und die Abgabefristen eingehalten werden.Voraussetzung ist immer ein bewilligter ESF-Antrag im Status 50A oder 50P. Einregelmäßiger Umgang mit EurekaPlus verbessert den sicheren Umgang mit demSystem und minimiert den zeitlichen Aufwand.12 TRS Können TLN in ESF-Projekten gefördert werden, die jünger als 15 Jahre sind?Ja, aber es ist in jedem Fall eine Ausnahme, da diese Zielgruppe nicht unmittelbar zumbeschäftigungsfähigen Personenkreis gehört. Die Förderung aus Mitteln des ESF vonTLN, die jünger als 15 Jahre sind, muss explizit mit der Abrechnung auch bestätigtwerden.© www.ecg.eu GmbH erstellt am: 22. Juni 2010 3 von 3