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PRAXIS
Das Intranet als lebendiges
Arbeitsinstrument
VIELE UNTERNEHMEN HABEN SO ETWAS WIE EIN INTRANET. Es führt ein
Schatten dasein als internes Telefonbuch und Anschlagbrett für meist unbeachtete Mit -
teilungen. Dabei kann es mit wenigen Handgriffen in ein unverzichtbares Kommunikationsmittel
verwandelt werden. In ein Arbeitsinstrument, das viele Abläufe spürbar vereinfacht,
projektorientierte Teamarbeit ermöglicht und eine neue Transparenz innerhalb der Firma
herstellt.
Das Internet entwickelt sich ständig weiter, bietet ein Füllhorn
an Möglichkeiten und ist aus dem modernen Geschäftsleben
nicht wegzudenken. Wer davon abgeschnitten wird, fühlt sich
so einsam wie auf einer kleinen, menschenleeren Insel. Viele
Firmen betreiben ein Intranet*, das ungefähr so attraktiv daherkommt
wie das Kommunikationsangebot einer kleinen,
menschenleeren Insel. Das ist bedauerlich für die Mitarbeiter,
denn sie sind dadurch von vielen Möglichkeiten abgeschnitten,
die ein modernes Intranet bietet. Am nächsten bei insularen Zuständen
befinden sich Intranets, die von den Mitarbeitern im
Wesentlichen als elektronisches Telefonbuch für die internen
Durchwahlnummern, für die gelegentliche Lektüre von Mitteilungen
der Geschäftsleitung und zur Information, was es
morgen in der Betriebskantine gibt, genützt werden.
Schon besser, aber immer noch nicht gut, ist die Nutzung des
Intranets als Dokumenten-Datenbank, auf die ortsunabhängig
jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Vorausgesetzt, diese Know-how-
Datenbank wird regelmässig aktualisiert und ist keine Versammlung
von Karteileichen. Aber auch in diesem Fall kann
man noch nicht von einem Intranet als Plattform für die interne
Kommunikation in einer KMU oder Grossfirma sprechen. Denn
Kommunikation ist keine Einbahnstrasse, sondern entwickelt
sich erst, wenn nicht nur passiv Informationen abgerufen werden
können, sondern auch aktiv von jedem Nutzer Inputs geliefert
werden.
So wird das Intranet lebendig
Richtig lebendig wird ein Intranet, wenn es mit vorhandenen
Datenbanken oder Programmen verknüpft werden kann, auch
Software Sharing* erlaubt oder die Standard-Software Office
integriert wird. Dafür braucht es nicht mehr und nicht weniger
als ein Content Management System*, das die Verwaltung aller
dieser Aktionen ermöglicht und nach seiner Einrichtung vom
Endnutzer ohne Fachkenntnisse verwendet werden kann. Hier
gibt es verschiedene Angebote wie Sharepoint von Microsoft,
eine bewährte Eigenentwicklung wie G3 oder so genannte
Open-Source-Programme wie Typo3. Und professionelle Unterstützung
braucht es auch, denn es stellt sich die Frage nach
dem richtigen Hosting* und, viel wichtiger, nach den richtigen
Sicherheitsmassnahmen. Denn natürlich sind alle ortsunabhängig
abrufbaren Informationen innerhalb eines Intranets
auch potenziellen Angriffen von Unbefugten ausgesetzt. Das
bedeutet, dass hier finanzielle Ressourcen eingesetzt werden
müssen, um aus einem inselartigen Intranet eine moderne und
sichere Kommunikationsplattform zu machen.
Da stellt sich natürlich die Frage, worin denn da der Return on
Investment besteht. Die lässt sich ganz einfach und konkret beantworten:
Ein gut organisiertes Intranet bietet zum Beispiel
ein Lieferantenportal. Das ermöglicht es Mitarbeitern, Einkäufern
und dem Finanzpersonal, sich jederzeit einen aktuellen
Überblick zu verschaffen, der administrative Aufwand wird verringert,
und die Lieferanten selbst können ihren jeweils eigenen
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