FAQ Compliance - KIS - dbh Logistics IT AG

FunktionsbeschreibungAdvantage Compliance ServerWie kann ich prüfenBatch InitialDatenprüfung auf Basis einer Datei.Die Datei wird über ein File-Transfer-Protokoll zur Verfügung gestellt. Das Formatist vorgegeben, die Datei kann beliebig viele Adressen beinhalten. JedeAdresse wird gegen die Sanktionslisten geprüft. Das Ergebnis der Prüfung sindalle Adressen, die entweder als „Red Alert“ oder „Warnung“ eingestuft wurden.Das Ergebnis wird per E-Mail mitgeteilt. Alternativ kann die Information per FTPabgeholt werden. Teil der Antwort ist eine URL. Über die URL ist das Ergebnis,grafisch aufbereitet abrufbar.Batch zyklischDie Prüfung im Batch-Verfahren ist nicht auf den Initiallauf beschränkt. ÜberFTP kann die Prüfung beliebig vieler Daten, asynchron durchgeführt werden.SynchroneDatenprüfung über einen http-Request.Das http-Interface bietet die Möglichkeit zur synchronen Prüfung von bis zu vierAdressen. Type Anwendung ist die Belegprüfung. Die Antwort wird synchronbereitgestellt. Eine Kurzinformation liefert den Status („OK“, „Red Alert“, “Warnung“)der Prüfung zurück, für die genaue Analyse ist die URL vom Ergebnisauch dabei.Web-InterfaceDatenprüfung über eine online Webanwendung.Die Webanwendung, auch gern als Pförtner-Client bezeichnet, bietet dieMöglichkeit direkt der Prüfung von Adressen. Die Adresse wird online erfasstund synchron geprüft. Der Status der Prüfung wird sofort angezeigt, der Linkzur grafische Darstellung wird gleich mitgeliefert. Das Ergebnis der Prüfungkann von der Oberfläche aus direkt an einen EMail-Empfänger weitergeleitetwerden.Seite 1 von 4Qualität für Ihren Erfolg.dbh Logistics IT AG | Registergericht: AG Bremen, HRB 20499Vorstand: Reimund Ott | Vors. des Aufsichtsrates: Klaus Platz

Delta-PrüfungAlle beschrieben Prüfungen können kundenindividuell gespeichert werden. Beieinem Update der Sanktionslisten werden diese Adressen automatisch gegenden geänderten Content (Delta) geprüft. Ohne das diese erneut angefragt werdenmüssen. Damit ist gewährleistet, dass die Pool Adressen immer gegen denaktuellen Stand der Sanktionslisten geprüft ist. Das Ergebnis wird in einer Emailmitgeteilt. Alternativ kann das Ergebnis per FTP abgeholt werden.AdressvorprüfungDie Option dient dazu, den kundenspezifischen Adresspool nicht mit doppeltenAdressen zu belassen. Somit kann das Kontingent der Adressen auf ein Minimumgehalten werden. Diese Funktion ist auch von außen zu leisten, wird aberals Dienstleistung mit angeboten.Was wird geprüftDie Adressen werden gegen die Sanktionslisten der Bundesanzeiger VerlagsgesellschaftmbH geprüft. Diese beinhalten die EG-Verordnungen(EG-VO), Beschlüsse desRates(BESCH), Bundesanzeigerveröffentlichungen(BANZ) und US-Listen.In der ACS kann unterschieden werden zwischen den Listen US, EU und JP.Black / White ListenAls zusätzliche Option ist es möglich, die Prüfung durch eigene Listen zu ergänzen.Die dort aufgeführten Adressen übersteuern die Prüfung gegen dieSanktionslisten. Das betrifft die Treffer der „Black-Liste“ und auch die Ausschlüsseder „White-Liste“.Wie wird geprüftDer „Lucene Algorithmus“ wird heute bei diversen, bekannten Suchmaschinen verwendet.Die Funktionen sind über Bibliotheken erhältlich, die individuell in die eigeneUmgebung integriert werden können.Lucene ist ein komplett in JAVA entwickeltes „Suchmaschinen Framework“ und eignetsich daher optimal für die Nutzung in der AC Technologie.Das Ergebnis der Suche ist ein Index, der Ranking an Übereinstimmung wiederspiegelt.Der Algorithmus in ACS normiert als erstes die Anfrage. Normierung bedeutet, dassimmer wieder kehrende Komponenten eliminiert werden und der Text eventuell nocheiner Formatierung unterzogen wird. Für diese Anfrage wird ein Index der Einträgeaus dem Content ermittelt. Der Vergleich einer erneuten Prüfung, gegen speziell demErgebnis aus dem ersten Lauf, liefert die prozentuale Angabe der Übereinstimmung.Seite 2 von 4Qualität für Ihren Erfolg.dbh Logistics IT AG | Registergericht: AG Bremen, HRB 20499Vorstand: Reimund Ott | Vors. des Aufsichtsrates: Klaus Platz

Die Prozentzahl ist entscheidend für die Kategorisierung in „Kein Treffer, „Warnung“und „Alert“.Die besten Ergebnisse werden bei voll qualifizierten Adressen erreicht. Die Reduktionauf Teile einer Adresse ist nicht zielführend und führt gelegentlich zu Ergebnissen, dienur mit einer detaillierten Kenntnis des „Lucene Algorithmus“ nachvollziehbar sind.Was mache ich bei einem TrefferNeben den umfangreichen Prüfungen im Rahmen der Exportkontrolle gehört dasThema Terrorlisten zu dem Gebiet der Embargos. Dabei ist wichtig, dass es sich hierbeium ein sogenanntes Totalembargo handelt, welches auf die in den einschlägigenTerrorlisten aufgeführten Personen anzuwenden ist. Sobald also man bei der Prüfungder Terrorlisten auf einen Treffer stößt, sind Maßnahmen zur eventuellen Verhinderungdes Geschäfts bzw. der Lieferung zu ergreifen.Letztlich geht es darum, zu bestimmen, ob der mit der eingesetzten Compliancelösungaufgetane Treffer tatsächlich als solcher einzuordnen ist. Unter Umständen handelt essich bei dem Treffer um eine abweichende Schreibweise oder ggf. eine irrtümlich gelistetePerson oder ein Eintrag, der mittlerweile wieder aufgehoben wurde. Um dieseinwandfrei festzustellen gibt es folgende Möglichkeiten:1. Eigene Recherche über Internet und andere Informationswege2. Nähere Erkundigungen bei der Exportkontrollabteilung/-referat der zuständigenIHK einzuholen3. Auskunft beim BAFA zum Treffer bzw. dem Gesamtgeschäft zu suchen4. Sollte dieser Weg nicht zur Zerstreuung der Unsicherheit führen, ist alssicherster Weg die Stellung eines formlosen Antrags auf Prüfung des Treffersbeim BAFA. Dieses kann zwar zu einer zeitintensiven Prüfung führen, jedochsind dann alle möglichen Behörden am Prozess beteiligt (z.B. auch BND,Verfassungsschutz, etc.).Seite 3 von 4Qualität für Ihren Erfolg.dbh Logistics IT AG | Registergericht: AG Bremen, HRB 20499Vorstand: Reimund Ott | Vors. des Aufsichtsrates: Klaus Platz

Welche Parameter habe ich zur VerfügungKontingent / LaufzeitDie Parameter werden von Vertrag übernommen. Änderungen sind wiederumerst vertraglich ab zu klären.Adressvorprüfung / Delat-PrüfungenDie Parameter werden von Vertrag übernommen. Änderungen sind wiederumerst vertraglich ab zu klären.BenachrichtigungenEs können mehrere Email-Adressaten eingerichtet werden, die bei einer Adressprüfungüber das Ergebnis informiert werden.AlertEinstellungsmöglichkeit zwischen 0 und 100 %, ab welcher Wertigkeit ein gefundenesErgebnis als Alert (Treffer) eingestuft werden soll. Bei einem Alertwerden immer, die in der Benachrichtigung bei Adressprüfung aufgeführtenEmail-Adressaten, per Email benachrichtigWarnungEinstellungsmöglichkeit zwischen 0 und 100 %, ab welcher Wertigkeit (in Abhängigkeitvon der Einstufung des Alerts) ein gefundenes Ergebnis als Warnungeingestuft werden soll. Bei einer Warnung werden keine, Emails an die inder Benachrichtigung bei Adressprüfung aufgeführten Email-Adressaten gesendet.Stand 03/2010Seite 4 von 4Qualität für Ihren Erfolg.dbh Logistics IT AG | Registergericht: AG Bremen, HRB 20499Vorstand: Reimund Ott | Vors. des Aufsichtsrates: Klaus Platz