projektleiter-coaching
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projEKTlEiTEr-coacHing<br />
S o u v E r ä n E S p r o j E K T M a n a g E M E n T i n j E d E r S i T u aT i o n<br />
onSiTE TM
inhalt<br />
2<br />
„Kaum ein Projekt läuft nach Plan. Und mit<br />
wachsender Komplexität gibt es auch immer<br />
vielfältigere Ursachen von Problemen oder<br />
Auslöser von Krisen. Unser Projektleiter-<br />
Coaching gibt Ihnen Instrumente an die<br />
Hand, um in kurzfristigen Krisen die Chancen<br />
für nachhaltigen Erfolg zu realisieren.“<br />
KONZEPTE GmbH
Übersicht ONSITE TM<br />
1. die projekte S. 4<br />
2. ihre Situation S. 6<br />
3. ihre Ziele S. 9<br />
4. ihr nutzen S. 10<br />
5. So gehen wir vor S. 12<br />
6. die auswahl der Tools und der Materialien S. 22<br />
3
die projekte<br />
1. Die Projekte<br />
„Wenn Projekte verschleppt werden oder völlig aus dem Ruder laufen,<br />
kann das richtig teuer werden.“<br />
Quelle: „Termine und Kosten im griff“, Finanztest 6/2004, S. 26<br />
in den letzten jahren hat die Zahl der projekte in den unternehmen immer<br />
weiter zugenommen. außerdem werden die projekte immer komplexer und<br />
stellen dadurch deutlich höhere anforderungen an die projektleitung bzw.<br />
an die projektportfoliomanager (siehe Schaubild rechts).<br />
ihre aufgabe ist es, auch bei schwierigen projekten den Überblick zu behalten<br />
und effiziente Ergebnisse zu erzielen. das ist keine leichte aufgabe, da auch<br />
der Zeit- und Kostendruck weiter steigen werden.<br />
deshalb unterstützen wir Sie in dieser schwierigen Situation und bei projektkrisen,<br />
damit Sie ihr projekt effektiv und effizient abschließen können und<br />
pannen in ihren projekten gar nicht erst auftreten – oder zumindest zeitnah<br />
behoben werden.<br />
4
Die Einflüsse auf den Projektleiter<br />
Ein <strong>projektleiter</strong> muss unzählige Faktoren berücksichtigen, um sein projekt<br />
erfolgreich abzuschließen. Wir unterstützen Sie dabei.<br />
änderungsmanagement<br />
controlling<br />
Monitoring<br />
Konflikte<br />
auftraggeber<br />
Sponsoren<br />
projektstrukturplan<br />
Steuerung<br />
dokumentation<br />
Marketing<br />
Kommunikation<br />
Sitzungen<br />
risikomanagement<br />
Methodik des<br />
Projektmanagements<br />
Earned-value-analyse<br />
Projekt-<br />
leiter<br />
Produkt- und Preisqualität,<br />
Projektziele, Auftrag<br />
Ressourcendruck:<br />
Zeit, Person, Budget<br />
netzplantechnik<br />
Organisation,<br />
betriebliche Einbindung<br />
5
ihre Situation<br />
2. Ihre Situation<br />
Sie sind ...<br />
... <strong>projektleiter</strong> von strategisch wichtigen projekten<br />
... projektportfoliomanager<br />
... <strong>projektleiter</strong> mit Erfahrung, der nun eine neue Herausforderung annimmt<br />
... <strong>projektleiter</strong> mit bislang noch wenig Erfahrung<br />
... leiter eines virtuellen projektteams an unterschiedlichen Standorten<br />
... <strong>projektleiter</strong> mit Mitarbeitern aus oder in unterschiedlichen ländern<br />
Sie haben die Erfahrung gemacht, dass auslöser und ursachen für probleme<br />
in ihren projekten vielfältig sind und es kaum projekte gibt, die problemlos<br />
verlaufen.<br />
6
Problemfelder sind:<br />
• Zeitverzögerungen bei lieferanten<br />
• ungenaue Spezifikationen<br />
• unzureichende Kalkulationen<br />
• personelle unterbesetzung<br />
• doppelbelastung von Mitarbeitern durch projekte und linienfunktionen<br />
• Konflikte mit auftraggebern<br />
• Fehler bei der projektabwicklung<br />
Einzelne probleme lassen sich leicht lösen. Schwieriger wird es, wenn<br />
die probleme überhandnehmen und Sie als <strong>projektleiter</strong> komplexe<br />
Krisensituationen bewältigen müssen. Wir unterstützen Sie, wenn<br />
• die o. g. probleme gebündelt auftreten<br />
• die leitungsstruktur zusammenbricht<br />
• die Kosten explodieren<br />
• ein gravierender Qualitätsverlust eintritt<br />
• der Zeitrahmen erheblich überschritten wird<br />
• der abbruch des projekts droht<br />
• strukturelle probleme zwischen projekt- und linienverantwortlichen auftreten<br />
Wir unterstützen Sie – damit aus Krisen Erfolge werden.<br />
7
ihre Ziele
3. Ihre Ziele<br />
Sie möchten ...<br />
... das projekt zügig weiterführen<br />
... kostengünstige unterstützung<br />
... verluste gering halten<br />
... ihr vorgehen neu strukturieren<br />
... interventionen planen, begleitet ausführen und auswerten<br />
... weitergehende Maßnahmen planen, durchführen und steuern<br />
... ein klares reporting gegenüber auftraggebern und Kunden<br />
Dazu benötigen Sie einen erfahrenen Projekt-Coach,<br />
• der komplexe Sachlagen erfasst und sich schnell einen Überblick über<br />
die Situation verschafft<br />
• der mit ihnen gemeinsam die Schritte aus der Sackgasse plant<br />
• der auch bei der umsetzung an ihrer Seite ist<br />
• der Sie auch bei Sitzungsmoderation, präsentationsvorbereitung, neuer<br />
aufgabenplanung o. ä. unterstützt<br />
• der für Sie ein Sparringspartner ist<br />
• der Sie fit macht für die nächsten Herausforderungen<br />
• mit dem Sie ihre anforderungen strukturieren bzw. Handlungsoptionen<br />
planen können<br />
9
ihr nutzen<br />
4. Ihr Nutzen<br />
Sie verfügen über das fachliche Know-how. Wir verfügen über die methodischen<br />
Fähigkeiten, mit denen wir Sie bei der lösung ihrer probleme und der verbesserung<br />
der projektkommunikation unterstützen können. außerdem bringen wir<br />
die nötige außenperspektive mit ein und wirken so einer möglichen betriebsblindheit<br />
entgegen.<br />
10<br />
Ihr<br />
fachliches<br />
Know-how<br />
Unsere<br />
methodischen<br />
Fähigkeiten<br />
=<br />
Kommunikation und<br />
Problemlösung
gemeinsam mit ihnen finden wir lösungen, die ihren anforderungen entsprechen:<br />
unsere lösungen sind zeitnah umzusetzen, sie senken die Fehlerkosten<br />
in ihrem projekt und sie helfen, Terminverzögerungen, Fehlplanungen, Überplanung,<br />
doppelarbeit etc. zu vermeiden. dabei beheben wir nicht nur die<br />
Symptome, sondern vor allen dingen die ursachen ihrer probleme im projekt,<br />
im unternehmen oder bei den rahmenbedingungen. und wo es sinnvoll ist,<br />
führen wir zunächst eine umfassende Systemdiagnose durch.<br />
durch unser Expertenwissen vertiefen alle beteiligten die vorhandenen Kenntnisse<br />
und Fertigkeiten „on the job“. und durch unsere begleitung werden<br />
erworbene Kenntnisse in der praxis effektiver umgesetzt und neue Tools direkt<br />
angewandt.<br />
So können Sie probleme in Zukunft von vornherein vermeiden. und das führt<br />
dazu, dass ihre projekte wieder effizienter und effektiver werden.<br />
11
So gehen wir vor<br />
5. So gehen wir vor<br />
12<br />
1.<br />
Ziele klären<br />
Wohin?<br />
Ungeklärt<br />
• perspektive<br />
• ansatzpunkt<br />
• aufgaben<br />
Vorbereiten<br />
Geklärt<br />
• projektziele<br />
• vision<br />
• auftraggeber<br />
2.<br />
Vertrauen<br />
aufbauen<br />
Wer?<br />
Ungeklärt<br />
• vorsicht<br />
• Misstrauen<br />
• Fassaden<br />
Geklärt<br />
• Wertschätzung<br />
• offenheit<br />
• Zuverlässigkeit<br />
3.<br />
Situationen<br />
untersuchen<br />
Woher?<br />
Ungeklärt<br />
• ursachen<br />
• Zweifel<br />
• Wettbewerb<br />
Geklärt<br />
• annahmen<br />
• Sachstand<br />
• bisheriger verlauf<br />
Geklä<br />
• rolle<br />
• ress<br />
• Klare<br />
4<br />
Strat<br />
plan<br />
Wi
t<br />
n<br />
ourcen<br />
prozesse<br />
.<br />
egie<br />
en<br />
e?<br />
Geklärt<br />
• Übereinstimmung<br />
• Entscheidungen<br />
• begeisterung<br />
5.<br />
Commitment<br />
einholen<br />
Wer, was,<br />
wann wo?<br />
Ungeklärt<br />
• abhängigkeiten<br />
• Widerstand<br />
Geklärt<br />
• ausführung<br />
• Synergie<br />
• Ergebnisse<br />
übertreffen<br />
Ungeklärt<br />
• Konflikte/verwirrung<br />
• gegeneinander<br />
• verpasste Termine<br />
Geklärt<br />
• Erfolge feiern<br />
• veränderungen<br />
meistern<br />
• ausdauer<br />
6.<br />
Umsetzen<br />
Ja!<br />
7.<br />
Steuern<br />
Und weiter?<br />
Ungeklärt<br />
• langeweile<br />
• burnout<br />
Ungeklärt<br />
• Überlastung<br />
• Spannung im Team<br />
Umsetzen<br />
13
prozessdetails onSiTE TM<br />
Prozessdetails ONSITE TM<br />
1. Ziele klären<br />
am anfang unserer unterstützung klären wir mit ihnen, welche Ziele Sie mit ihrem<br />
projekt verfolgen. aufbauend darauf prüfen wir, ob diese Ziele abgestimmt sind<br />
und in der Krisensituation weiterhin realistisch erscheinen. Zusammengefasst<br />
heißt das: Wir coachen Sie bei der Klärung ihrer Ziele, beim weiteren vorgehen<br />
und bei der Erstellung eines anforderungskataloges oder pflichtenheftes.<br />
2. Vertrauen aufbauen<br />
Häufig geraten projekte in Krisen, weil die Kommunikation nicht so funktioniert<br />
wie geplant. gründe dafür können sein, dass die chemie im Team nicht stimmt,<br />
auftraggeber andere vorstellungen hatten oder Kunden überraschend in neue<br />
preis- oder lieferverhandlungen einsteigen.<br />
14<br />
PrOjEKTE/<br />
ZIElE<br />
∆<br />
Produktziele Prozeßziele<br />
Mussziele Kannziele<br />
priorisierung<br />
PrOjEKTE<br />
XYZ<br />
Mussziele Kannziele<br />
∆<br />
priorisierung<br />
ANfOrdEruNgsKATAlOg<br />
Projekt: ............<br />
Kriterien erfüllt, wenn<br />
...<br />
...<br />
...<br />
...<br />
...
prozessdetails onSiTE TM<br />
Hierbei geht es vordergründig immer um die Fakten: Qualität, budget, Zeit.<br />
Hintergründig geht es aber auch um die art der Zusammenarbeit, die anerkennung<br />
für erbrachte leistungen, vertrauen in die leistungsfähigkeit bzw.<br />
verlässlichkeit des partners oder Mitarbeiters. Wir unterstützen und begleiten<br />
Sie dabei, die Kommunikation mit ihren partnern zu verbessern. denn diese<br />
weichen Faktoren sind die entscheidende voraussetzung, um sachlich und<br />
fachlich effektiv zusammenarbeiten zu können.<br />
3. Die Situation analysieren<br />
unsere Erfahrung zeigt, dass die problembereiche und -ursachen in komplexen<br />
projekten meistens auf unterschiedlichen Ebenen liegen.<br />
Wir beurteilen mit ihnen gemeinsam ihre aktuelle Situation und was genau<br />
die problemlage ausmacht. dabei ist uns besonders wichtig, nicht nur die<br />
Schwächen, sondern auch die Stärken ihres projektes zu berücksichtigen.<br />
auf Wunsch führen wir gespräche mit auftraggebern, vorgesetzten, Teammitgliedern<br />
oder Kollegen anderer abteilungen durch, um die Sachlage<br />
gründlich einschätzen zu können.<br />
durch unsere langjährige Erfahrung kennen wir die typischen Fallen eines<br />
projektes. dies sind zum beispiel: unterschätzte risiken, unerwartete anforderungswellen<br />
oder Zeitverzögerungen, Schwächen in der projekt-organisation,<br />
in der projektunterstützung durch das unternehmen oder in den Steuerungsinstrumenten.<br />
Wir kennen aber nicht nur die Fallen eines projektes, sondern<br />
auch die lösungen für diese Fallen.<br />
16
Formal<br />
sichtbare<br />
Faktoren<br />
prozess<br />
Struktur<br />
Toolbox<br />
aufbau/<br />
organisation<br />
AUFTRAG<br />
Klarheit, Konsens<br />
K<br />
Planen<br />
projektmanagement<br />
=<br />
zielführende berücksichtigung aller<br />
hemmenden und fördernden,<br />
sachlichen und emotionalen<br />
Einflussfaktoren<br />
Z<br />
steuern<br />
Produkt<br />
Q<br />
Prozess<br />
ERGEBNIS<br />
QualiTäT, aKZEpTanZ<br />
Schauen Sie sich einmal die vorstehende grafik an: „K“, „Z“ und „Q“ stehen für<br />
die Kernfaktoren Kosten, Zeit und Qualität. diese Faktoren gilt es, im Hinblick<br />
auf die Ergebnisse zu planen, zu steuern und zu führen. rechts und links sehen<br />
Sie die Einflussfaktoren, die eine effektive und effiziente Erreichung ihrer Ziele<br />
fördern oder behindern.<br />
führen<br />
Formal<br />
unsichtbare<br />
Faktoren<br />
Kommunikation<br />
Konfliktmanagement<br />
verhalten/<br />
Einstellung<br />
Motivation<br />
17
prozessdetails onSiTE TM<br />
4. Die Strategie planen<br />
nachdem wir gemeinsam mit ihnen ihre Ziele und anforderungen bestimmt<br />
haben, entwickeln wir nun ein erstes Konzept, um die gravierendsten<br />
Schwierigkeiten zu beseitigen und die vorhandenen Stärken besser nutzen<br />
zu können.<br />
dies kann von der unterstützung bei der vorbereitung auf eine wichtige<br />
Kundenpräsentation bis hin zu einem co-Management auf Zeit reichen.<br />
darauf aufbauend vereinbaren wir eine Schrittfolge der aktivitäten und<br />
definieren arbeitspakete, um die probleme zu beseitigen und die Qualität<br />
ihrer arbeit zu sichern.<br />
1<br />
ANfOrdEruNgsKATAlOg<br />
Projekt: ............<br />
Kriterien erfüllt, wenn<br />
...<br />
...<br />
...<br />
...<br />
...<br />
∆<br />
AKTIVITÄTEN PrOjEKTsTruKTur<br />
∆
5. Das Commitment einholen<br />
um ihre neuen Ziele umsetzen zu können und ihr projekt aus der Krise<br />
herauszusteuern, brauchen Sie als <strong>projektleiter</strong> oder projektportfolio-Manager<br />
die aktive unterstützung von Mitarbeitern, Kollegen, vorgesetzten, auftraggebern<br />
und Kunden.<br />
Sie müssen sicher sein können, dass ihre Ziele, ihre Strategie und ihre nächsten<br />
aktivitäten von den Entscheidern und unterstützern getragen werden. Sie<br />
müssen diese gruppen davon überzeugen, dass ihr projekt umsetzbar ist.<br />
Sie müssen sie für ihre Ziele begeistern und klare Zusagen von ihnen bekommen.<br />
auch hier unterstützen wir Sie – nicht nur auf der technischen Seite<br />
(z. b. bei vorbereitungen von präsentationen u. ä.) sondern auch inhaltlich bei<br />
der planung von vereinbarungen bzw. unmittelbar bei der umsetzung. Zum<br />
beispiel führen wir Moderationen oder Konfliktgespräche für Sie durch.<br />
6. Die Umsetzung<br />
Wir arbeiten nach dem zyklischen Modell, welches die immer wiederkehrenden<br />
Einzelaufgaben eines <strong>projektleiter</strong>s beschreibt. aus diesem blickwinkel<br />
coachen und unterstützen wir Sie bei der umsetzung ihrer planung. gern<br />
springen wir auch als <strong>projektleiter</strong> auf Zeit ein und setzen so unsere gemeinsamen<br />
vereinbarungen um. natürlich sind wir stets erreichbar und vereinbaren<br />
regelmäßige Sitzungen mit ihnen.<br />
19
prozessdetails onSiTE TM<br />
7. Die Steuerung<br />
die projektsteuerung verläuft parallel zur umsetzung.<br />
Wir unterstützen Sie, indem wir gemeinsam mit ihnen ...<br />
... ihre projektziele fortschreiben<br />
... ihre Kommunikation mit Mitarbeitern, Kollegen, vorgesetzten, auftraggebern<br />
und Kunden verbessern<br />
... die weiteren veränderungen analysieren (z. b. organisatorische rahmenbedingungen,<br />
zur verfügung stehende ressourcen, Zeithorizont)<br />
... die umsetzungsstrategie immer wieder an die bedingungen anpassen<br />
... ihre unterstützung im projektteam, bei auftraggebern und Kunden sichern<br />
... die geplanten Schritte und arbeitspakete umsetzen bzw. Sie hierbei<br />
begleiten<br />
... weitere Steuerungsinstrumente zur Fortschritts- und Meilensteinkontrolle<br />
einsetzen<br />
20
die auswahl der Tools und Materialien<br />
6. Die Auswahl der Tools und der Materialien<br />
unser beratungskonzept für Sie kommt nicht von der Stange, sondern<br />
ist maßgeschneidert. deshalb zeigen wir ihnen hier nur eine auswahl der<br />
Möglichkeiten, mit denen wir Sie unterstützen. die auswahl erfolgt im<br />
Einzelfall in absprache mit ihnen und aufgrund ihrer individuellen Situation.<br />
Zum beispiel:<br />
• Strukturieren des projektportfolios<br />
• beurteilen erfolgskritischer anforderungen (critical-incidents-Methode)<br />
• Klären der Erwartungshaltungen von Kunden, auftraggebern und<br />
Sponsoren (Kano-Modell, auftrags- und Spezifikationsannahme, Ziel-Matrix)<br />
• Teambuilding und Teamentwicklung (u. a. moderierte Workshops)<br />
• Koordination der laufenden Teamarbeit (Kommunikationsplan, dMi-Matrix)<br />
• Zusammenarbeit mit Spezialisten anderer abteilungen<br />
(Schnittstellenanalyse, Klären von absprachen und verhandlungsführung)<br />
• Kommunikationsmodelle und Wahrnehmungsübungen<br />
(z. b. aktives Zuhören, Sprachmuster, Emotionale intelligenz)<br />
• Stärken-Schwächen-analyse (SWoT-analyse, nutzwertanalyse, ishikawa,<br />
Sternanalyse)<br />
• risikoabschätzung (FMEa, relationenmatrix) und Steuerung<br />
• Kosten-nutzen-analysen, Fehlerkostenberechnung und<br />
Earned-value-analyse<br />
• umsetzungsunterstützung für Methoden des projektmanagements<br />
(z. b. MS-project, phasenmodell der projektarbeit)<br />
• analyse der geschäftsprozesse (business-process-Management)<br />
• Techniken des Qualitätsmanagements<br />
(z. b. nach din En iSo 9000ff oder TQM)<br />
• Erstellen und verwalten der dokumentation<br />
(protokollerstellung, Meilensteinberichte, projektplan, projekthandbuch)<br />
• Konfliktmanagement und Mediation<br />
• Microteaching für spezielle projektmanagementwerkzeuge<br />
22
darüber hinaus können wir zeitlich begrenzt auch Teile ihrer Funktionen als<br />
<strong>projektleiter</strong> oder projektportfoliomanager übernehmen:<br />
• projektleitung auf Zeit<br />
• Sitzungsmoderation<br />
• leitung von video- oder Telefonkonferenzen<br />
• Kunden- oder Teaminterviews<br />
• begleitung bei Terminen und aufgaben<br />
• gutachten<br />
im verlauf des unterstützungsprozesses tauchen erfahrungsgemäß auch<br />
Fragen auf, die nicht mit dem Thema projektmanagement im engeren Sinne<br />
zu tun haben. profitieren Sie von unserer Erfahrung bei:<br />
• Techniken des Stressmanagements<br />
• vorgehensweise eines change-agents<br />
• vorbereitung spezieller aufgaben<br />
(z. b. präsentationen, verkaufsgespräche oder verhandlungen)<br />
• interkulturelles Management<br />
• optimierung der Sprachkompetenz (Englisch)<br />
• Möglichkeiten der personalbeurteilung<br />
23
HabEn SiE nocH FragEn?<br />
ruFEn SiE unS an, Fa xEn, MailEn odEr ScHrEibEn SiE unS !<br />
KONZEPTE<br />
Gesellschaft für Beratung, Seminare und Medien mbH<br />
Wintermühlenhof 6<br />
53639 Königswinter<br />
Tel. +49 22 23.296 67 0<br />
Fax +49 22 23.296 67 20<br />
www.konzepte.com<br />
E-Mail: info@konzepte.com
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