Leistungsbeschreibung Version 9.1 - team-finance

Leistungsbeschreibung Version 9.1www.lucanet.com

Leistungsbeschreibung Version 9.1Inhaltsverzeichnis1 Allgemein .................................................................................................................................................. 11.1 LucaNet.Financial OLAP Server ......................................................................................................................... 21.2 LucaNet.Financial Client ..................................................................................................................................... 31.3 LucaNet.Excel-Add-In ......................................................................................................................................... 31.4 LucaNet.Excel-Reporting .................................................................................................................................... 31.5 LucaNet.Financial Warehouse ............................................................................................................................ 42 Dimensionen der Software ....................................................................................................................... 52.1 Konten und Positionen ........................................................................................................................................ 52.1.1 Konten ........................................................................................................................................................ 52.1.2 Positionen .................................................................................................................................................. 62.1.3 Spezielle Positionen ................................................................................................................................... 72.1.4 Kontenhierarchien ...................................................................................................................................... 72.2 Perioden .............................................................................................................................................................. 72.3 Datenebenen ...................................................................................................................................................... 82.3.1 Ist-Datenebene .......................................................................................................................................... 82.3.2 Plan-Datenebenen ..................................................................................................................................... 82.4 Bewertungsebenen ............................................................................................................................................. 92.5 Konsolidierungshierarchie ................................................................................................................................... 102.6 Partner ................................................................................................................................................................ 102.7 Währungen ......................................................................................................................................................... 112.8 Bewegungsarten ................................................................................................................................................. 122.9 Year-To-Date-Werte ........................................................................................................................................... 143 Kontenhierarchien und Spiegel ................................................................................................................. 143.1 Kontenhierarchien ............................................................................................................................................... 153.2 Spiegel ................................................................................................................................................................ 164 Buchen und planen ................................................................................................................................... 174.1 Journal ................................................................................................................................................................ 174.2 Buchungsregeln .................................................................................................................................................. 194.3 Audit Trails .......................................................................................................................................................... 205 Konsolidieren ............................................................................................................................................ 205.1 Partner ................................................................................................................................................................ 205.2 Konsolidierungskreise ......................................................................................................................................... 215.3 Konfigurationen ................................................................................................................................................... 216 Daten konzernweit erfassen und abstimmen ............................................................................................ 22Inhaltsverzeichnis

Leistungsbeschreibung Version 9.17 E-Bilanz .................................................................................................................................................... 258 Importieren ................................................................................................................................................ 268.1 Daten in Buchungskreise importieren ................................................................................................................. 268.2 Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importieren .................................................................................... 288.3 Skripte ................................................................................................................................................................. 299 BI-Integration ............................................................................................................................................ 3010 Weitere Elemente des Datenmodells ....................................................................................................... 3110.1 Aufgaben-Management ...................................................................................................................................... 3110.2 Verzeichnisstrukturen ......................................................................................................................................... 3210.3 Benutzerverwaltung ............................................................................................................................................ 3410.4 Mehrsprachigkeit ................................................................................................................................................. 3410.5 Job-Steuerung .................................................................................................................................................... 35Inhaltsverzeichnis

Leistungsbeschreibung Version 9.11 AllgemeinDie LucaNet-ModuleDas Software-Angebot umfasst die folgenden Module:• LucaNet.Planner – die Software für Planung und Controlling• LucaNet.Equity – die Software für Beteiligungscontrolling• LucaNet.Financial Consolidation – die Software für legale und Management-Konsolidierung• LucaNet.Kommunal – die Software für die Erstellung von Gesamtabschlüssen• LucaNet.Group Report – die Software für die Erfassung und Validierung von Daten• LucaNet.E-Bilanz – die Software für die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz• LucaNet.Importer – die Software für die Erstellung von Skripten und den DatentransferPlanung, Controlling und ReportingLucaNet.PlannerLucaNet.EquityNicht vorhandene Dimensionen und Features: Nicht vorhandene Dimensionen und Features:• Partner• Konsolidierungskreise• KonsolidierungsassistentenKombinierbar mit den Modulen:• LucaNet.Financial Consolidation• LucaNet.Kommunal• LucaNet.Group Report• LucaNet.E-Bilanz• LucaNet.Importer• Partner• Konsolidierungskreise• Konsolidierungsassistenten• Buchungsregeln für den Plan• Integrierte PlanungsformulareKombinierbar mit den Modulen:• LucaNet.Financial Consolidation• LucaNet.Kommunal• LucaNet.Group Report• LucaNet.E-Bilanz• LucaNet.ImporterKonsolidierung und ReportingLucaNet.Financial ConsolidationLucaNet.KommunalNicht vorhandene Dimensionen und Features: Nicht vorhandene Dimensionen und Features:• Buchungsregeln für den Plan• Plan-Datenebenen• PlanungsassistentenKombinierbar mit den Modulen:• LucaNet.Planner• LucaNet.Group Report• LucaNet.E-Bilanz• LucaNet.Importer• Buchungsregeln für den Plan• Plan-Datenebenen• PlanungsassistentenKombinierbar mit den Modulen:• LucaNet.Planner• LucaNet.Group Report• LucaNet.E-Bilanz• LucaNet.ImporterSeite 1 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Dezentrale Datenerfassung und Intercompany-Abstimmung in LucaNetDas Modul LucaNet.Group Report ermöglicht die dezentrale Datenerfassung und die Intercompany-Abstimmungder erfassten Werte zwischen Partnern. Auf diese Weise können schon in der Vorbereitung desKonzernabschlusses Differenzen aufgedeckt und eliminiert werden, sodass eine erhebliche Zeitersparnis erreichtwerden kann.E-BilanzMit dem Modul LucaNet.E-Bilanz ist es möglich, die steuerliche Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ausLucaNet heraus, elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Mit LucaNet.E-Bilanz wird jährlich eine vomFinanzamt vorgegebene und vom LucaNet.Consulting gewartete E-Bilanz-Taxonomie zur Verfügung gestellt. Fürdie Verwendung des Moduls LucaNet.E-Bilanz ist eine ELSTERBasis-Registrierung zwingend erforderlich.Daten importierenDas Modul LucaNet.Importer ermöglicht den Datenimport in das LucaNet.Financial Warehouse und dieErstellung und Verwaltung von Skripten (In Skripten werden ETL-Prozesse für den Import von Daten ausVorsystemen nach LucaNet programmiert.). Die mit dem Modul LucaNet.Importer verfügbaren Funktionalitätensind in der Benutzeroberfläche in den Arbeitsbereichen Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importierenund Skripte zu finden.Die Software-Module bestehen aus den folgenden Komponenten• LucaNet.Financial OLAP Server• LucaNet.Financial Client• LucaNet.Excel-Add-In• LucaNet.Excel-Reporting• LucaNet.Financial Warehouse1.1 LucaNet.Financial OLAP ServerÜberblickDie Datenhaltung der LucaNet-Module erfolgt zentral im LucaNet.Financial OLAP Server.Der Zugriff kann erfolgen per:• LucaNet.Financial Client• LucaNet.Excel-Add-In• XMLA-fähiger Anwendung• HTTPDer LucaNet.Financial OLAP Server kann entweder als Dienst oder als Anwendung gestartet werden.Der LucaNet.Server AdministratorDer LucaNet.Server Administrator ist ein spezielles Tool, mit dem der LucaNet.Financial OLAP Server verwaltetund konfiguriert werden kann. Der LucaNet.Server Administrator kann direkt aus dem Anwendungsfenster oderüber eine separate Client-Installation gestartet werden.Seite 2 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.11.2 LucaNet.Financial ClientÜberblickDer LucaNet.Financial Client ist die Client-Komponente, d. h. die Benutzeroberfläche für den Fachanwender undBenutzer im externen und internen Rechnungswesen. Er ist:• internet- und intranetfähig• sicher durch SSL-Verschlüsselung• plattformunabhängigLucaNet.Financial Client als Java-Web-Start-AnwendungDer LucaNet.Financial Client muss nicht separat installiert werden, sondern wird als Java-Web-Start-Anwendungdirekt aus dem Browser heraus gestartet. Voraussetzung dafür ist, dass auf dem Rechner mindestens Java1.6.0_13 installiert ist.1.3 LucaNet.Excel-Add-InÜberblickDas LucaNet.Excel-Add-In ist ein Add-In zu MS Excel ab der Version Excel 97.Mithilfe eines Add-In lässt sich MS Excel aktiv in die Arbeit mit LucaNet einbinden. Dieses Add-In ermöglicht diegezielte Datenübertragung sowohl aus LucaNet nach MS Excel als auch aus MS Excel nach LucaNet.LizenzierungDas LucaNet.Excel-Add-In ist nur für LucaNet.Planner, LucaNet.Equity , LucaNet.Financial Consolidation,LucaNet.Kommunal und LucaNet.E-Bilanz verfügbar.Technische VoraussetzungenDas LucaNet.Excel-Add-In wurde mit folgenden Versionen von MS Excel getestet:Windows • Excel 97• Excel 2000• Excel 2003• Excel 2007• Excel 2010Mac OS X • Excel for Mac 2004• Excel for Mac 20111.4 LucaNet.Excel-ReportingÜberblickIn LucaNet können individuelle Berichte auf der Basis von MS Excel erstellt und in der Datenbank gespeichertwerden. Die Berichtserzeugung inklusive der Konfiguration des Berichts erfolgt direkt aus LucaNet heraus.Seite 3 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1LizenzierungDas LucaNet.Excel-Reporting ist nur für LucaNet.Planner, LucaNet.Equity, LucaNet.Financial Consolidation,LucaNet.Kommunal und LucaNet.E-Bilanz verfügbar.Unterstützte FormateAls Berichtsvorlagen können Excel-Dateien verwendet werden, die im Format von MS Excel 97-2010 (*.xls und*.xlsx) gespeichert sind. Die erzeugten Excel-Berichte werden ebenfalls in diesem Format gespeichert. Sieenthalten keinerlei spezifische Makros oder Bezüge auf die Datenbank und können deshalb beliebigweitergegeben werden.EinschränkungenAls Berichtsvorlage können beliebige Excel-Dateien verwendet werden. Sämtliche Formate, Formeln, Werte,Grafiken etc. bleiben im erzeugten Bericht erhalten.Bei der Arbeit mit Excel-Berichten müssen folgende Einschränkungen berücksichtigt werden:• Enthält die Berichtsvorlage Makros, werden diese nicht in den erzeugten Excel-Bericht übernommen.• Sollen in den Excel-Bericht Zeilen oder Spalten dynamisch eingefügt werden (z. B. mit der Anweisung FülleZeilen), wird die Position von Grafiken und Diagrammen nicht angepasst.• Die Berichtsvorlage darf keine Textfelder enthalten.1.5 LucaNet.Financial WarehouseÜberblickDas LucaNet.Financial Warehouse hat ein ERP-System-unabhängiges Datenmodell für die Speicherung vonBuchhaltungsdaten. Das Datenmodell ist optimiert für die Verwendung im Rahmen von beliebigen Financial-Intelligence- bzw. Business-Intelligence-Anwendungen. Mithilfe von ETL-Prozessen können die Daten beliebigerVorsysteme auf Belegebene in aufbereiteter Form in das LucaNet.Financial Warehouse gespiegelt werden undstehen dann in standardisierter Form für beliebige weitere Auswertungen und Analysen zur Verfügung.Zugriff auf das LucaNet.Financial Warehouse:Für den Datenimport aus dem LucaNet.Financial Warehouse in den LucaNet.Financial OLAP Server kann derImport-Konverter Direktzugriff auf das LucaNet.Financial Warehouse genutzt werden.Seite 4 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12 Dimensionen der Software2.1 Konten und Positionen2.1.1 KontenSämtliche Buchungen in LucaNet erfolgen auf Konten. Konten werden nur durch Buchungen verändert undverhalten sich somit wie in klassischen Finanzbuchhaltungssystemen. In LucaNet werden die folgendenKontentypen unterschieden:Typ Einheit Wertetyp BesonderheitenGuV-Konto Währung Bewegungen/Verkehrszahlen Alle Buchungen auf GuV-Kontenwerden automatisch auf dementsprechenden GuV-Übertragskonto(s. u.) in der Bilanz gebucht.Standardmäßig erfolgt dies auf demGuV-Übertragskonto kum. Ergebnisnach Steuern. Zur besserenDifferenzierung können aber weitereGuV-Übertragskonten in der Bilanzangelegt werden.Bilanzkonto Währung Bestandswerte/Salden mit autom.PeriodenübertragstatistischesKonto• Menge• Währung• Prozent• Bewegungen/Verkehrszahlen• Bestandswerte/Salden mit undohne autom. PeriodenübertragSaldowechselkontennur in stat. KontenhierarchienAutomatischer PeriodenübertragIn LucaNet erfolgt auf allen Konten der Bilanz (Bestandskonten) stets ein automatischer Periodenübertrag. D. h.,dass die Schlussbilanzwerte der Konten aus der Vorperiode automatisch als Eröffnungsbilanzwerte in dieaktuelle Periode vorgetragen werden. Bei den Konten der GuV (Erfolgskonten) findet hingegen keinautomatischer Periodenübertrag statt, da GuV-Konten ausschließlich Bewegungen ausweisen und daher nichtvorgetragen werden müssen.Für statistische Konten kann im Eigenschaftendialog des entsprechenden Kontos ausgewähltwerden, ob ein automatischer Übertrag erfolgen soll oder nicht.EröffnungsbilanzwerteIn LucaNet müssen keine Eröffnungsbilanzwerte eingebucht werden, da mithilfe eines Datenimports die Saldender Vorperiode eingelesen werden können. Durch den automatischen Periodenübertrag werden dieSchlussbilanzwerte automatisch als Eröffnungsbilanzwerte in die neue Periode übernommen.Gewinn- oder VerlustvortragDer Gewinn- oder Verlustvortrag in der Bilanz entspricht immer dem Bilanzgewinn der Vorperiode.Seite 5 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Technische KontenAuf technischen Konten können in LucaNet keine manuellen Buchungen vorgenommen werden. Sie sind immermit einem Symbol gekennzeichnet. Zu den technischen Konten zählen:Technisches KontoGuV-ÜbertragskontoSaldowechselkontoKonto für RundungsfehlerKonto für Differenzen ausder WährungsumrechnungBeschreibungJedes GuV-Konto (Erfolgskonto) ist einem GuV-Übertragskonto in der Bilanzzugeordnet. Alle Buchungen auf GuV-Konten werden automatisch auch in derBilanz auf dem entsprechenden GuV-Übertragskonto durchgeführt.Standardmäßig sind alle GuV-Konten dem GuV-Übertragskonto kum. Ergebnisnach Steuern zugeordnet. Zur besseren Differenzierung können aberzusätzliche GuV-Übertragskonten im Rahmen der Zuordnung eines GuV-Kontos angelegt werden.In LucaNet kann für jedes Konto (mit Ausnahme technischer Konten) einSaldowechsel eingerichtet werden. Der Saldowechsel bewirkt, dass dasjeweilige Konto je nach Saldo (Soll oder Haben) entweder auf der Aktiv- oderder Passivseite der Bilanz ausgewiesen wird.Auf diesen Konten werden Rundungsfehler ausgewiesen, die sich ausWährungsumrechnungen oder Quotenkonsolidierungen ergeben.Differenzen aus der Währungsumrechnung entstehen immer dann, wenn fürdie Umrechnung von Einzelabschlüssen ausländischer Tochterunternehmen ineine einheitliche Konzernwährung unterschiedliche Wechselkurse verwendetwerden. So werden gemäß Zeitbezugsmethode einige Konten zuStichtagskursen und andere zu historischen Kursen umgerechnet. Die hierausresultierenden Differenzen werden von LucaNet automatisch auf denentsprechenden technischen Konten für Differenzen aus derWährungsumrechnung erfasst.2.1.2 PositionenPositionen dienen in LucaNet zur besseren Übersicht und Strukturierung von Kontenhierarchien. Jedes Konto istin LucaNet einer Position zugeordnet. Der Wert auf Positionsebene ist dabei stets die Summe allerUnterpositionen bzw. Konten.Seite 6 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.1.3 Spezielle PositionenNeben den Standard-Positionen können in LucaNet auch die folgenden, speziellen Positionen angelegt werden:FormelPositionVordefinierteZeitreiheSummenzeileTrennzeileReferenzBeschreibungEine Formel ist eine berechnete Position. Die der Berechnung des Werts zugrunde liegendeFormel kann durch den Benutzer vorgegeben werden. Jede Variable der Formel muss sichdabei auf eine Position oder ein Konto in der LucaNet-Datenbank beziehen.Vordefinierte Zeitreihen sind Positionen, deren Werte bereits vorgegeben sind, z. B.Arbeitstage pro Jahr.Summenzeilen oder Zwischensummenzeilen sind Positionen, deren Werte sich aus derSumme aller Positionen der gleichen Ebene oberhalb der Summenposition ergeben.Trennzeilen sind leere Positionen, die zur besseren Übersichtlichkeit in Kontenhierarchienangelegt werden können.Referenzen sind Verknüpfungen, die sich auf Positionen oder Konten der Standard-Bilanzund Standard-GuV beziehen. Mithilfe von Referenzen können abgeleitete Strukturen inLucaNet angelegt werden (z. B. eine abgeleitete IFRS-Bilanz). Dabei wird zwischen direktenund indirekten Referenzen unterschieden. Eine direkte Referenz beinhaltet stets alleuntergeordneten Positionen und Konten der Standardposition. Wird eine Änderunginnerhalb der Struktur der Standardposition vorgenommen, wird diese auch in der Referenzübernommen. Eine indirekte Referenz bietet dagegen die Möglichkeit, Ausnahmen bei derAnzeige der untergeordneten Positionen und Konten zu definieren.2.1.4 KontenhierarchienIn LucaNet werden Konten, Positionen und spezielle Positionen zu Kontenhierarchien zusammengefasst. Dazugehören z. B. die Standard-Bilanz oder statistische Arbeitsbereiche.2.2 PeriodenEin Wert im LucaNet.Financial OLAP Server beinhaltet immer Informationen zur Dimension Periode. Die kleinsteBuchungsperiode (Periodizität) in LucaNet ist der Monat. In allen Kontenhierarchien können die Monateverdichtet werden zu:• Quartalen• Trimestern• Semestern• JahrenStandardmäßig entspricht die Periodizität Jahr immer dem Kalenderjahr. Es besteht aber auchdie Möglichkeit, abweichende Wirtschaftsjahre zu konfigurieren, die dann auch als Ansichtgewählt werden können.Seite 7 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.3 DatenebenenÜberblickIn LucaNet werden grundsätzlich die folgenden beiden Datenebenentypen, in denen die Daten gehalten werden,unterschieden:• Ist-Datenebene• Plan-DatenebeneWährend es genau eine Ist-Datenebene gibt, können in LucaNet beliebig viele Plan-Datenebenen angelegtwerden. Plan-Datenebenen setzen dabei stets ab einem bestimmten Zeitpunkt auf der Ist-Datenebene auf.2.3.1 Ist-DatenebeneDie Ist-Datenebene besitzt eine Start- und eine Endeperiode, die frei definiert werden können. Dieser Korridorbeschreibt, für welchen Zeitraum Ist-Zahlen importiert bzw. erfasst werden können. Es existiert exakt eine Ist-Datenebene. Mithilfe von Datenimporten werden Monat für Monat die aktuellen Ist-Zahlen aus demFinanzbuchhaltungssystem importiert.2.3.2 Plan-DatenebenenPlan-Datenebenen besitzen wie die Ist-Datenebene einen Start- und einen Endzeitpunkt. Die Plan-Datenebenensetzen dabei stets auf den Werten der Ist-Datenebene auf und schreiben deren Bilanzwerte fort. Zwischen Ist- undPlan-Datenebenen darf dabei keine zeitliche Lücke entstehen. D. h., das beim Anlegen einer Plan-Datenebene dieStartperiode spätestens mit dem Monat beginnt der auf den Endemonat der Ist-Datenebene folgt. Die Ist-Werteder Bilanzkonten (Altbestände) können in die jeweilige Plan-Datenebene übergeleitet werden.Um unkompliziert so genannte Szenarien planen zu können, ist es in LucaNet möglich, bestehende Planungenbeim Anlegen einer neuen Plan-Datenebene als Vorlage zu verwenden. Hierdurch wird die Planung zunächst einszu eins kopiert. Anschließend können dann punktuelle Anpassungen vorgenommen werden, um so z. B. dieErwartungen innerhalb eines Worst-Case-Szenarios abzubilden.Auf ähnliche Weise können so genannte Forecasts erstellt werden. Auch hier wird die Ursprungsplanung alsVorlage verwendet. Anschließend wird dann der Forecast mit jedem eingelesenen Ist-Monat um diesen verkürzt,wodurch dieser automatisch mit Ist-Daten aufgefüllt wird. So entsteht ein Forecast, der bis zum jeweiligen Ist-Monat die tatsächlichen Zahlen enthält und in den folgenden Plan-Monaten aufgrund der aktuellen Erkenntnisseangepasst werden kann. Bei einem rollierenden Forecast wird die Datenebene gleichzeitig noch um einen Monatam Ende verlängert, um so immer einen Forecast für eine vorgegebene Periode (meist ein Jahr) zu haben.Da Plan-Datenebenen immer auf Ist-Daten aufsetzen wirken sich Änderungen im Ist, die vor Beginn der Plan-Datenebene liegen, immer auch auf diese aus (automatischer Saldenübertrag). Um diese Auswirkungen in denbetreffenden Plan-Datenebenen darzustellen, müssen diese bei Änderungen innerhalb der Ist-Zahlen manuell mitder Ist-Datenebene synchronisiert werden.Die Synchronisation einer Plan- mit der Ist-Datenebene ist aber nicht immer sinnvoll bzw. gewünscht. Wennbeispielsweise ein Finanzplan für das Folgejahr von der Hauptversammlung verabschiedet wurde, so sollte diesePlan-Datenebene später nicht mehr mit der Ist-Datenebene synchronisiert werden, da die Planung auf dendamaligen Ist-Zahlen beruhte und die Planung auch auf dieser Basis verabschiedet wurde. Eine Synchronisationder Plan-Datenebene aufgrund nachträglich eingetretener Änderungen im Ist würde diese Planung aufgrund desautomatischen Saldenübertrags verändern und so den späteren Soll-Ist-Vergleich verfälschen. Dies ist auch derGrund warum die Synchronisation nicht automatisch erfolgt, sondern manuell angestoßen werden muss. BeiSeite 8 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1einem Forecast ist die Synchronisation dagegen i. d. R. sinnvoll, da die Änderungen im Ist stets im aktuellenForecast vollständig abgebildet werden sollen.Beim Anlegen mehrerer Plan-Datenebenen ist nicht zu befürchten, dass diese sich inirgendeiner Form aufeinander auswirken, da die einzelnen Plan-Datenebenen vollkommenunabhängig voneinander sind. Das bedeutet, dass Änderungen in Plan A keinerleiAuswirkungen auf Plan B haben.2.4 BewertungsebenenÜberblickBewertungsebenen bestimmen in LucaNet, nach welchen Richtlinien ein Wert gebucht und bewertet wird. Beijeder Buchung in LucaNet ist anzugeben, in welcher Bewertungsebene die jeweilige Buchung vorgenommenwerden soll. In LucaNet existiert daher zwingend mindestens eine Bewertungsebene, in der auch standardmäßigalle Datenimporte gespeichert werden. Grundsätzlich ist es sinnvoll, eine Bewertungsebene für die Datenimporteaus dem Finanzbuchhaltungsvorsystem zu reservieren. Damit ist gewährleistet, dass die Werte innerhalb dieserBewertungsebene in LucaNet exakt den Daten des internen Rechnungswesens entsprechen. EventuelleAnpassungsbuchungen (HGB, IFRS, US-GAAP oder HB II Anpassungsbuchungen im Rahmen desKonzernabschlusses) sollten dann in eigens dafür angelegten Bewertungsebenen vorgenommen werden.BewertungsebenengruppenUm nun die Buchungen/Werte der einzelnen Bewertungsebenen kumuliert betrachten zu können, ist es möglich,Bewertungsebenen zu Bewertungsebenengruppen zusammenzufassen. Dies ist sinnvoll, da sich beispielsweiseein Jahresabschluss nach IFRS in LucaNet neben den reinen Datenimporten auch aus denAnpassungsbuchungen nach IFRS-Vorgaben zusammensetzt. Bildet man eine Bewertungsebenengruppe, diesowohl die Bewertungsebene Datenimporte als auch die Bewertungsebene IFRS-Anpassungen enthält, kann mansich den IFRS-Gesamtabschluss über die Auswahl der entsprechenden Bewertungsebenengruppe in derDimensionsleiste anzeigen lassen.Seite 9 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.5 KonsolidierungshierarchieDie Dimension Konsolidierungshierarchie besteht im LucaNet-Datenmodell aus den folgenden Elementen:TypKonsolidierungsgruppeBuchungskreisBuchungskreis fürKonsolidierungsbuchungenKostenstellengruppeKostenstelleOrdnerReferenzSumme/ZwischensummeBeschreibungEine Konsolidierungsgruppe beschreibt eine Konsolidierungseinheit unterder sich noch andere Konsolidierungseinheiten, wie z. B. Buchungskreise,Kostenstellen oder auch untergeordnete Konsolidierungsgruppenbefinden. Dadurch können Buchungskreise hierarchisch gegliedert werdenund so Konzern- und Teilkonzernstrukturen in LucaNet abgebildet werden.Repräsentiert in LucaNet die Konsolidierungseinheit, der die einzelnenjuristischen Personen aus dem Finanzbuchhaltungsvorsystem zugeordnetwerden.Ist die Konsolidierungseinheit in LucaNet, in der dieKonsolidierungsbuchungen im Rahmen der einzelnenKonsolidierungsschritte durchgeführt werden.Einer Kostenstellengruppe können verschiedene Kostenstellen in LucaNetzugeordnet werden. Hierdurch können Kostenstellen in einer Baumstrukturangeordnet werden.Kostenstellen können unterhalb von Buchungskreisen undBuchungskreisen für Konsolidierungsbuchungen angelegt werden. Siekönnen je nach Ausprägung einzelne Abteilungen, Projekte oder Regionenoder auch Konsolidierungsschritte repräsentieren. Jede Buchung inLucaNet kann mit einer Kostenstelleninformation versehen werden.In Ordnern können die verschiedenen Konsolidierungseinheiten angelegtund somit übersichtlich strukturiert werden.Eine Referenz ist eine Verknüpfung und somit eine Kopie einesbestehenden Buchungskreises, eines Buchungskreises fürKonsolidierungsbuchungen oder einer Kostenstelle. Beim Anlegen derReferenz kann festgelegt werden, ob die Werte in voller Höhe oder nur zueinem prozentualen Anteil in die Referenz eingehen sollen. ÜberReferenzen können in LucaNet u. a. quotal zu konsolidierendeGesellschaften abgebildet werden.Summen oder Zwischensummen bilden die Summe/Zwischensumme ausvorgelagerten Konsolidierungseinheiten der gleichen Ebene. So kannbeispielsweise im Rahmen von Konzernabschlüssen eine Summe für dieSummenbilanz und die Konzernbilanz angelegt werden.Diese Elemente können hierarchisch angeordnet und konsolidiert werden.2.6 PartnerÜber die Dimension Partner können jeder Buchung und jedem Datenimport Partnerinformationen mitgegebenwerden.Die Intercompany-Informationen sind nicht an ein einzelnes Konto gekoppelt. Die Partner finden Verwendung beider assistentengestützten, paarweisen Konsolidierung. Die Assistenten zur Konsolidierung greifen nicht dengesamten Wert des Intercompany-Kontos ab, sondern verbuchen nur den Wert, der zur entsprechendenDimension Partner gehört.Seite 10 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.7 WährungenÜberblickJede Buchung in LucaNet muss eine Information darüber enthalten, in welcher Währung die Buchungvorgenommen werden soll. Diese Information wird schon beim Anlegen des jeweiligen Buchungskreises imRahmen der Festlegung der lokalen Währung definiert und gilt anschließend automatisch für jede Buchunginnerhalb dieses Buchungskreises. Im Rahmen der Währungsumrechnung können die Werte einerKonsolidierungseinheit entweder in deren lokaler Währung oder in zuvor definierten Zielwährungen betrachtetwerden.WährungsumrechnungDie Währungsumrechnung erfolgt im LucaNet-Datenmodell im Rahmen der legalen Konsolidierung. Hierzu bietetLucaNet die Möglichkeit, neben Durchschnittskursen, Stichtagskursen und historischen Kursen auch Year-To-Date-Kurse für die Währungsumrechnung für alle Wechselkursbeziehungen (lokale und Zielwährungen) zuhinterlegen. Dabei werden die folgenden, praxisüblichen Umrechnungsmethoden unterstützt:MethodeStichtagsmethodeModifizierteStichtagskursmethodeZeitbezugsmethodeBeschreibungBei der Stichtagskursmethode werden alle Abschlussposten in Bilanz undGuV der einbezogenen ausländischen Tochterunternehmen einheitlich mitdem Wechselkurs zum Bilanzstichtag (Stichtagskurs) umgerechnet.Bei der modifizierten Stichtagskursmethode werden einzelneJahresabschlussposten nicht zum Stichtagskurs, sondern mit einemhistorischen Kurs oder einem Durchschnittskurs umgerechnet.Nach der Zeitbezugsmethode sind alle Aktiva und Passiva jeweils mit demhistorischen Kurs zum Zeitpunkt jener Transaktion umzurechnen, die zurErfassung des jeweiligen Aktivums oder Passivums in der Bilanz geführt hat.Grundsätzlich werden alle Veränderungen auf allen Konten (auch in der Bilanz!) zunächst mitDurchschnittskursen umgerechnet, es sei denn, dass eine Umrechnung mit einem speziellen historischen Kursfestgelegt wurde. Zusätzlich wird für Bilanzkonten die Differenz zur Umrechnung des Saldos am Ende derPeriode mit dem Stichtagskurs errechnet. Diese kann auf demselben Konto (Standard) oder einem separatenDelta-Währungskonto (Umrechnung des Kontos mit historischen Kursen) ausgewiesen werden.Der Unterschied aus der Währungsumrechnung, der sich aus der Differenz zwischen der Umrechnung derkumulierten Verkehrszahlen zu den jeweiligen Durchschnitts- bzw. historischen Kursen der Periode und derUmrechnung des Saldos zum Stichtagskurs ergibt, wird automatisch auf einem technischen Delta-Währungskonto von LucaNet ausgewiesen.Der Durchschnittskurs wird in LucaNet ermittelt, indem der Durchschnitt über die Tagesstichtagskurse desMonats gebildet wird. Damit wird die Ermittlungsmethode der EZB verwendet.Die Year-To-Date-Kurse können in der Ist-Datenebene verwendet werden. Mit welchem Monat der Zwölf-Monate-Zyklus zur Berechnung des Year-To-Date-Werts beginnt und welche Perioden mit der Year-To-Date-Methodeumgerechnet werden sollen, kann unabhängig voneinander gewählt werden. Der Year-To-Date-Kurs wirdberechnet, indem die Durchschnittskurse eines Zeitraums addiert werden. Der Beginn dieses Zeitraums ist derMonat der Änderung der Umrechnungsmethode und das Ende stellt der Monat der Betrachtung dar. Die Summeder Durchschnittskurse wird anschließend durch die Anzahl der zusammengerechneten Durchschnittskursedividiert.Seite 11 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.8 BewegungsartenÜberblickBewegungsarten geben Auskunft über den Grund der Veränderung eines Bilanzkontos. Bewegungsartenermöglichen somit eine nahtlose Integration von Spiegeln und Cashflow-Rechnungen in LucaNet und diessowohl auf Einzel- als auch auf Konzernabschlussebene parallel nach HGB, IFRS und US-GAAP. Je nachgewünschtem Spiegel können in LucaNet die erforderlichen Bewegungsartenkategorien mit den benötigtenBewegungsarten angelegt und den betreffenden Konten/Positionen zugeordnet werden. Für Buchungen aufdiesen Konten stehen dann auch nur die Bewegungsarten der gewählten Bewegungsartenkategorie zurVerfügung.BewegungsartenkategorienIn LucaNet sind folgende Bewegungsartenkategorien vordefiniert:• Anlagenspiegel• Rückstellungsspiegel• Kreditspiegel• EigenkapitalveränderungsrechnungZusätzlich können weitere Bewegungsartenkategorien mit individuellen Bewegungsarten zur Darstellungweiterer Spiegel erzeugt werden.Seite 12 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1BewegungsartenJede Bewegungsartenkategorie verfügt standardmäßig über die folgenden Bewegungsarten:Name Typ Verwendung000 Standard-Bewegungsart Auf dieser Bewegungsart laufen im Rahmen vonDatenimporten zunächst sämtliche Werte auf, dieanschließend zur Pflege der Spiegel manuell odermittels geeigneter Schnittstellen zumFinanzbuchhaltungsvorsystem automatisch umgebuchtwerden müssen.WährungsdifferenzBewegungsarten für dieWährungsumrechnung vonBestandskontenAuf dieser Bewegungsart werden für alleBestandskonten der gewähltenBewegungsartenkategorie bei Buchungskreisen inFremdwährung die Anpassungen an den Stichtagskursgebucht.Standard Werteabfrage Diese Bewegungsart dient zur Abfrage von Werten.Start Werteabfrage Diese Bewegungsart dient zur Abfrage von Werten. Beider Ansicht von Spiegeln wird z. B. zur Darstellung desSaldos am Anfang der Periode auf einemBestandskonto diese Bewegungsart abgefragt.VZ Werteabfrage Diese Bewegungsart dient zur Abfrage von Werten. BeiAnsicht der Bewegungsbilanz wird z. B. zur Darstellungder Verkehrszahl auf einem Bestandskonto dieseBewegungsart abgefragt.Saldo Werteabfrage Diese Bewegungsart dient zur Abfrage von Werten. BeiAnsicht der Bilanz wird z. B. zur Darstellung des Saldosam Ende der Periode auf einem Bestandskonto dieseBewegungsart abgefragt.BenutzerdefiniertBenutzerdefinierteBewegungsartUm für jeden gewünschten Spiegel diekundenspezifischen Anforderungen abbilden zukönnen, können in jeder Bewegungsartenkategoriebeliebige, individuelle, benutzerdefinierteBewegungsarten angelegt werden.Veränderung KonsolidierungskreisFür jede Bewegungsartenkategorie kann jeweils eine benutzerdefinierte Bewegungsart für den Zugang bzw. fürden Abgang zum Konsolidierungskreis definiert werden. Darüber können Erst- und Entkonsolidierungseffektevon Tochterunternehmen im Rahmen des Konzernabschlusses dargestellt werden. Durch die Verwendung dieserBewegungsarten im Fall von Zu- oder Abgängen zum Konsolidierungskreis wird gewährleistet, dass sämtlicheErst- und Entkonsolidierungseffekte insbesondere in Bezug auf die Konzernkapitalflussrechnung automatischrichtig erfasst werden.Bewegungsarten im Rahmen der PlanungBewegungsarten können auch im Rahmen der Planung bei der Definition von Buchungsregeln berücksichtigtwerden, um so auch im Planungsbereich korrekte Spiegel darstellen zu können. Die verfügbarenBewegungsarten sind kundenspezifisch definierbar. Wenn das zu beplanende Konto keiner der definiertenKategorien angehört, wird die Standardbewegungsart 000 verwendet.Seite 13 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.12.9 Year-To-Date-WerteÜberblickMithilfe der Year-To-Date-Werte kann definiert werden, welches Zwölf-Monate-Intervall kumuliert betrachtet undberechnet werden soll. Dabei kann für jede Variable der Formel der Start des Intervalls einzeln angegebenwerden.BeispielDurch die Einstellung YTD 01 beginnt das betrachtete Intervall im Januar und endet im Dezember. Somit wird fürVerkehrszahlen oder Salden am Ende der Periode der Wert kumuliert "01" bis "betrachtete Periode des Intervalls"berechnet und angezeigt.Die Abfrage des Saldos am Anfang der Periode führt nun dazu, dass der Wert der "betrachteten Periode desIntervalls " bis "01" kumuliert angezeigt wird. Damit wird in jeder Periode des Intervalls der Anfangssaldo desersten Monats des Intervalls zurückgegeben.3 Kontenhierarchien und SpiegelKontenhierarchien sind Arbeitsbereiche, in denen in LucaNet Konten und Positionen gehalten bzw. angezeigtwerden. Diese Arbeitsbereiche sind in der Benutzeroberfläche im Ordner Berichten und Analysieren zu finden. InLucaNet wird zwischen fünf verschiedenen Kontenhierarchietypen unterschieden.Darüber hinaus können in LucaNet unterschiedliche Arten von Spiegeln dargestellt werden. Diese gebenAuskunft darüber, welche Ursachen den Veränderungen von Bilanzkonten/Bilanzpositionen innerhalb einerPeriode zugrunde liegen.Um ein höheres Maß an Sicherheit zu erlangen, dass abgeleitete Strukturen und Spiegel in LucaNet alle für sierelevanten Konten und Positionen aus den Standard-Strukturen enthalten, bietet LucaNet die Möglichkeit, dieZuordnung von Konten oder Positionen innerhalb abgeleiteter Kontenhierarchien und Spiegel überwachen zulassen.Seite 14 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.13.1 KontenhierarchienArten von KontenhierarchienIn LucaNet werden fünf Arten von Kontenhierarchien unterschieden, die im Folgenden detailliert beschriebenwerden:KontenhierarchieStandard-GuV und -BilanzIndirekteKapitalflussrechnungDirekteLiquiditätsplanungAbgeleitete GuV- undBilanzstrukturenBeschreibungIn den beiden Standardhierarchien werden sowohl die Originalkonten aus denFinanzbuchhaltungsvorsystemen neu erzeugt, zugeordnet und gehalten als auchmanuell angelegte Konten und Positionen verwaltet. Im Hauptmenü von LucaNetsind die Standard-Bilanz und die Standard-GuV jeweils mit dem Symbolgekennzeichnet.Die indirekte Kapitalflussrechnung dient sowohl im Ist als auch im Plan derursächlichen Ermittlung der Veränderung des Zahlungsmittelbestands innerhalbeiner Periode. Hierzu werden sämtliche GuV- und Bilanz-Positionen (mit Ausnahmeder liquiden Mittel selbst) entsprechenden Cashflow-Positionen mittels Referenzen(s. u.) zugeordnet. Dabei werden ausschließlich die Monatsverkehrszahlen(Veränderungen) der entsprechenden Positionen und/oder Konten übernommen.Weiterhin werden die Verkehrszahlen der Aktivpositionen und die Aufwendungenautomatisch als negative und die Verkehrszahlen der Passivpositionen und dieErträge automatisch als positive Werte in der Cashflow-Rechnung angezeigt.Die direkte Liquiditätsplanung dient wie auch die indirekte Methode derursächlichen Ermittlung der Veränderung des Zahlungsmittelbestands innerhalbeiner Periode. Im Gegensatz zur indirekten Methode kann diese aber nur imPlanungsbereich genutzt werden. Um eine direkte Liquiditätsplanung aufzubauen,müssen in einem ersten Schritt so genannte virtuelle Bankkonten in der Bilanzangelegt werden, über die eine Differenzierung derZahlungsmittelbestandsveränderungen erfolgen kann.Durch die anschließende Angabe dieser virtuellen Bankkonten im Zuge derDefinition von Zahlungsregeln wird es möglich, den einzelnen Konten bzw.Geschäftsvorfällen die zugehörigen virtuellen Bankkonten zuzuweisen. Durch dieanschließende Referenzierung der virtuellen Bankkonten mit der direktenLiquiditätsplanung kann so eine direkte Ermittlung erfolgen. Im Ist ist diese Formder Ermittlung nicht möglich, da im Rahmen des Datenimports nur dieGesamtveränderung des Zahlungsmittelbestands importiert wird und einedifferenzierte Betrachtung der Zahlungsmittelzu- und -abflüsse nicht möglich ist.Zusätzlich zu der Standard-GuV und -Bilanz können weitere abgeleitete Bilanz- oderGuV-Strukturen angelegt werden. Dazu müssen/können alle Konten undUnterpositionen der Standard-Bilanz und -GuV kopiert und anschließend alsReferenz in die abgeleitete Struktur eingefügt werden. Darüber hinaus ist esmöglich, Bilanz und GuV mithilfe neu angelegter Positionen parallel nach anderenBewertungsvorschriften zu gliedern und zu strukturieren. So können beispielsweisedie folgenden abgeleiteten Strukturen aufgebaut werden:• abgeleitete Bilanz nach IFRS oder US-GAAP• abgeleitete GuV nach IFRS oder US-GAAP• GuV nach dem Umsatzkostenverfahren• ...Seite 15 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1KontenhierarchieStatistischeArbeitsbereicheBeschreibungIn statistischen Arbeitsbereichen können zusätzliche quantitative Informationen,wie z. B. Angaben im Anhang oder Controlling-Daten, abgebildet werden.Mögliche Angaben im Rahmen statistischer Arbeitsbereiche sind z. B.:• Finanzkennzahlen• Mitarbeiterzahlen• Segmentberichte• Produktionsmengen• PreiseReferenzenReferenzen sind Verknüpfungen auf Positionen oder Konten der Standard-Bilanz oder -GuV. Referenzen verhaltensich dabei identisch zu den jeweils referenzierten Standardpositionen oder -konten. Das bedeutet beispielsweise,dass beim Hinzufügen eines Kontos unter eine referenzierte Position in der Standardstruktur dieses automatischunter der referenzierten Position in der abgeleiteten Struktur erzeugt wird.3.2 SpiegelIn LucaNet können Bewegungsartenkategorien angelegt und dadurch Spiegel dargestellt werden. In LucaNetsind folgende Spiegel voreingestellt verfügbar:SpiegelAnlagenspiegelRückstellungsspiegelEigenkapitalveränderungsrechnungKreditspiegelBeschreibungDer Anlagenspiegel gibt Auskunft darüber, welche Gründe den Veränderungender Bilanzkonten des Anlagevermögens innerhalb einer Periode zugrundelagen. Ausgehend von den Startwerten der kumulierten Anschaffungs- undHerstellungskosten sowie den Zahlen aus den kumuliertenWertberichtigungen (Abschreibungen) erfolgt die Klassifizierung derVeränderungen in so genannten Bewegungsarten.Der Rückstellungsspiegel gibt Auskunft darüber, welche Gründe denVeränderungen der Bilanzkonten der Position Rückstellungen innerhalb einerPeriode zugrunde lagen. Ausgehend von den Startwerten der Rückstellungender betreffenden Periode erfolgt die Klassifizierung der Veränderungen in sogenannten Bewegungsarten.Die Eigenkapitalveränderungsrechnung gibt Auskunft darüber, welche Gründeden Veränderungen der Bilanzkonten des Eigenkapitals innerhalb einerPeriode zugrunde lagen. Ausgehend von den Startwerten des Eigenkapitalsder betreffenden Periode erfolgt die Klassifizierung der Veränderungen in sogenannten Bewegungsarten.Der Kreditspiegel gibt Auskunft darüber, welche Gründe den Veränderungender Bilanzkonten der Verbindlichkeiten aus Darlehen innerhalb einer Periodezugrunde lagen. Ausgehend von den Startwerten der Verbindlichkeiten derbetreffenden Periode erfolgt die Klassifizierung der Veränderungen in sogenannten Bewegungsarten.Die für die einzelnen Spiegel relevanten Bilanzkonten werden mithilfe von Referenzen in die zugehörigen Spiegeleingefügt. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass sich Positionen oder Konten nur dann als Referenzen in einenSpiegel einfügen lassen, wenn diese in der Bilanz der richtigen Bewegungsartenkategorie zugeordnet sind.Die Bewegungsartenkategorie eines Kontos ergibt sich immer aus der Bewegungsartenkategorie derSeite 16 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1übergeordneten Position. Die Zuordnung einer Position zu einer Bewegungsartenkategorie kann in derenEigenschaftendialog vorgenommen werden.Analog zu den abgeleiteten Hierarchien können Sie auch den Zuordnungsstatus eines Spiegels überwachenlassen.Neue Bewegungsartenkategorien und Bewegungsarten können im Arbeitsbereich Bewegungsarten hinzugefügtwerden.4 Buchen und planenLizenzierungDamit die Funktionalitäten für die Planung mit LucaNet im LucaNet.Financial Client verfügbar sind, muss dasModul LucaNet.Planner oder das Modul LucaNet.Equity lizenziert werden.Für das Modul LucaNet.Equity sind die Buchungsregeln und integrierte Planungsformulare nicht verfügbar.4.1 JournalIn LucaNet existiert für jede Kombination aus Datenebene und Buchungskreis ein Journal, das im ArbeitsbereichBelege eingesehen werden kann. In den Journalen finden sich sämtliche Buchungen und Datenimporte derjeweiligen Paarkombination aus Buchungskreis und Datenebene wieder und somit auch alle den einzelnenBuchungen zugrunde liegenden Belege. Somit gelten in LucaNet die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung(GoB), nach denen es keine Buchung ohne Beleg geben darf. Belege weisen in LucaNet jedoch unterschiedlicheFormate auf. Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht der in LucaNet vorkommenden Belegarten:Symbol Belegart BeschreibungBuchungExcel-BuchungBuchungsformularDie klassische Form einer Buchung bei der zwei (oder mehr) Kontenmanuell angesprochen werden. Grundsätzlich lässt sich eine Buchung nurdann speichern, wenn Soll und Haben übereinstimmen. Ist dies nicht derFall, lässt sich die Buchung nicht speichern.Excel-Dateien (Buchungen), die mittels des LucaNet.Excel-Add-Ineingelesen wurden. Sie können in LucaNet eingesehen und nachträglichverändert werden. Bei Anpassung der Excel-Buchung ändert sich diezugrunde liegende Excel-Datei nicht, sondern die Buchung wird in eine vonExcel unabhängige manuelle Buchung umgewandelt. Grundsätzlich lässtsich eine Excel-Datei nur dann einlesen, wenn Soll und Habenübereinstimmen.Buchungsformulare betreffen ausschließlich den Planungsbereich undkommen somit nur in Journalen vor, die Plan-Datenebenen betreffen.Buchungsformulare greifen auf zuvor definierte Buchungsregeln zurück undbilden darüber einen doppelten Buchungssatz, sodass Soll und Haben stetsübereinstimmen.Seite 17 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Symbol Belegart BeschreibungBuchungsassistentBuchungsassistenten führen Buchungen gemäß der vorherigen Konfigurationautomatisch durch. Es gibt folgende Buchungsassistenten in LucaNet:BuchungsassistentAssistent für dieSchuldenkonsolidierungAssistent für die Aufwands- undErtragskonsolidierungAssistent für die Konsolidierungder VorräteKreditplaner/DarlehensmanagerKontokorrentverzinsungsplanerÜberleitung der BilanzBesonderheitKommt nur in Journalen vor, dieeine Konsolidierungsspaltebetreffen. Es gibt folgendeMöglichkeiten für die Durchführungder Schuldenkonsolidierung mit demAssistenten:• pauschal• paarweiseKommt nur in Journalen vor, dieeine Konsolidierungsspaltebetreffen. Es gibt folgendeMöglichkeiten für die Durchführungder Aufwands- undErtragskonsolidierung mit demAssistenten:• pauschal• paarweise• auf Basis innerkonzernlicherUmsätzeKommt nur in Journalen vor, dieeine Konsolidierungsspaltebetreffen.Der Kreditplaner betrifftausschließlich den Planungsbereichund kommt somit nur in Journalenvor, die Plan-Datenebenen betreffen.Der Assistent für die Planung vonKontokorrentzinsen betrifftausschließlich den Planungsbereichund kommt somit nur in Journalenvor, die Plan-Datenebenen betreffen.Der Assistent betrifft ausschließlichden Planungsbereich und führt dieÜberleitung von Bilanzpositionenund -konten mithilfe vonÜberleitungsregeln durch.DatenimportDatenimporte beschreiben Informationen/Werte, die über entsprechendeSchnittstellen im Ordner Importieren eingespielt wurden. Sie können inLucaNet eingesehen, aber nur über einen erneuten Datenimport verändertwerden. Grundsätzlich lässt sich ein Datenimport nur dann speichern, wennSoll und Haben übereinstimmen.Belege können in LucaNet zwischen den unterschiedlichen Journalen verschoben bzw. kopiert werden. Zudemkann jeder Beleg in der Ist-Datenebene endgültig abgeschlossen werden und erhält damit eine eindeutigeSeite 18 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Belegnummer. Nach dem endgültigen Schließen eines Belegs ist dieser nicht mehr editierbar und kann nur nochüber eine Stornobuchung rückgängig gemacht werden.4.2 BuchungsregelnIn LucaNet können einseitige Buchungen (nur ein Konto wird im Soll oder Haben angesprochen) mittelsPlanungsformularen oder über Excel - unter Verwendung des Schlüsselworts Autobuchung - vorgenommenwerden. Da in LucaNet Buchungen jedoch nur dann gespeichert werden können, wenn die Soll- der Haben-Seiteentspricht, bedarf es im Fall einseitiger Buchungen der gleichzeitigen Durchführung einer automatischenGegenbuchung. Diese wird vom System vorgenommen, indem es auf Buchungsregeln zurückgreift, die für dieentsprechenden Konten zuvor im Arbeitsbereich Buchungsregeln definiert wurden. Fälle, in denen aufautomatische Gegenbuchungen zurückgegriffen wird, sind:• Datenimporte des Importtyps Autobuchung• Excel-Buchungen unter Angabe des Schlüsselworts Autobuchung• Planungsformulare• Buchung mit Zugriff auf die Kontenhierarchie Bilanz und GuV (Auto-Buchung) bzw. Aktiva/Passiva und GuV(Auto-Buchung)Mithilfe der automatischen Gegenbuchungen ist es möglich, nur eine GuV zu planen, aus der mithilfe desRückgriffs auf hinterlegte Buchungsregeln automatisch sowohl eine Plan-Bilanz als auch eine Plan-Kapitalflussrechnung vom System generiert werden. Folgende Typen von Buchungsregeln sind in LucaNetverfügbar:BuchungsregelZahlungGegenbuchungInvestitionRechnungsabgrenzungspostenBeschreibungDiese Regel dient zur Konfiguration von Gegenbuchungen für alle zahlungswirksamenGeschäftsvorfälle innerhalb der GuV.Dient zur Konfiguration von nicht zahlungswirksamen Geschäftsvorfällen.Dient zur Konfiguration von Gegenbuchungen für Investitionen, die dasAnlagevermögen betreffen. Dabei wird die Buchung auf Konten im Anlagevermögensowie die automatische Buchung von Abschreibungsbeträgen berücksichtigt. Für dieseAbschreibungsbeträge können Abschreibungsregeln ausgewählt werden.Dient zur Konfiguration einer Gegenbuchung für die Buchung aufRechnungsabgrenzungsposten.Gegenbuchungsregeln können jedoch nicht nur für Konten, sondern auch für Positionen definiert werden.Hierdurch ist es möglich, auch auf Positionsebene zu planen, wodurch man sich eine detaillierte Planung aufKontenbasis ersparen kann. Da in LucaNet jedoch nur auf Konten und nicht auf Positionen gebucht werden kann,erzeugt das System im Rahmen einer Planung auf Positionsebene automatisch ein so genanntes Positionskonto,auf dem dann die geplante Buchung entsprechend der auf Positionsebene hinterlegten Regel durchgeführt wird.Grundsätzlich kann für jede(s) Position/Konto eingestellt werden, dass für diese(s) die Regel der übergeordnetenPosition gilt. Hierdurch reicht es z. B. aus, eine Regel auf der Position sonstige betriebliche Aufwendungen zuhinterlegen, die dann für alle untergeordneten Konten dieser Position Gültigkeit hat, sofern dies gewünscht ist.Die Regeln für die automatischen Gegenbuchungen gelten immer für eine bestimmte Kombination vonDatenebene und Buchungskreis (Journal). Um nicht für jede Kombination von Buchungskreis und Datenebeneeine neue Konfiguration hinterlegen zu müssen, können die Regeln kopiert werden, sofern diese auch für andereKombinationen Gültigkeit haben sollen.Seite 19 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1UmsatzsteuerIn LucaNet können beliebig viele Umsatz- bzw. Vorsteuerkonfigurationen hinterlegt werden. Im Rahmen derPlanung kann man dann festlegen, ob die hinterlegten Buchungsregeln mit oder ohne Berücksichtigung derUmsatz- bzw. Vorsteuer angewendet werden sollen. Unabhängig davon, ob man mit oder ohne Umsatzsteuerplanen möchte, müssen stets Nettobeträge geplant werden. LucaNet errechnet dann auf dieser Basis dierelevante Umsatz- und Vorsteuer.BewegungsartenFalls gewünscht, können bereits im Planungsprozess Bewegungsarten bei spiegelrelevanten Kontenberücksichtigt werden. So kann z. B. festgelegt werden, dass LucaNet beim Ansprechen eines Kontos desAnlagevermögens im Rahmen einer Investitionsplanung, die Buchung des entsprechenden Anlagenzugangssowohl automatisch unter Verwendung der Bewegungsart Zugang AHK vornimmt als auch die Buchung derAbschreibungen in den Folgeperioden unter Verwendung der Bewegungsart Zugang WB durchführt. Hierdurchkann gewährleistet werden, dass die Spiegel auch in den Plan-Datenebenen korrekt dargestellt werden. DieseEinstellungen müssen zuvor im Arbeitsbereich Bewegungsarten getroffen werden. Die dort festgelegten Regelngelten ausschließlich beim Rückgriff des Systems auf die automatischen Gegenbuchungen.4.3 Audit TrailsÜber Audit Trails werden alle Buchungen in LucaNet protokolliert und überwacht.Datenimporte, Buchungen, Datenübertragung aus MS Excel und Eingaben in Wechselkurstabellen müssen fürdie Kombination aus den Dimensionen Datenebene, Bewertungsebene, Zeit und Konsolidierungseinheit erlaubtwerden. Diese Buchungsfreigaben werden über Audit Trails gesteuert. Neben den Audit Trails können auch überdie Benutzerberechtigungen Einschränkungen vorgenommen werden.5 KonsolidierenÜberblickMit LucaNet ist die assistentengestützte Schulden-, Aufwands- und Ertrags- undZwischenergebniskonsolidierung möglich. Für die assistentengestützte Konsolidierung werden folgendeInformationen benötigt:• Partner• Konsolidierungskreise• KonfigurationenLizenzierungDamit die Funktionalitäten für die Konsolidierung im LucaNet.Financial Client verfügbar sind, muss das ModulLucaNet.Financial Consolidation oder das Modul LucaNet.Kommunal lizenziert werden.5.1 PartnerIn LucaNet können Partner definiert werden. Diesen Partnern muss beim Anlegen eine Konsolidierungseinheitzugewiesen werden. Die Partner finden Verwendung bei der assistentengestützten, paarweisen Konsolidierung.Der Assistent bildet dann Paarkombinationen aus allen Konsolidierungseinheiten des ausgewähltenKonsolidierungskreises und bucht den Wert eines Partners auf dem dazugehörigen IC-Konto des jeweils anderenPartners gegeneinander aus.Seite 20 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.15.2 KonsolidierungskreiseIm Arbeitsbereich Konsolidierungskreise des LucaNet.Financial Client können Konsolidierungskreise angelegtwerden und die entsprechenden Buchungskreise zugewiesen werden. Diese Informationen werden bei derassistentengestützten Konsolidierung benötigt. D. h. bei einer paarweisen Konsolidierung werden nurPaarkombinationen aus Buchungskreisen dieses Konsolidierungskreises gebildet bzw. bei einer pauschalenKonsolidierung werden nur die Kontensalden der Buchungskreise des Konsolidierungskreises gegeneinandersaldiert.Weiterhin kann an dieser Stelle auch ein mehrstufiger Konzern (Teilkonzerne) abgebildet werden. Für dieseTeilkonzerne werden dann zusätzliche Konsolidierungskreise angelegt und die entsprechenden Buchungskreisezugewiesen. Die untergeordneten Konsolidierungskreise können dem Mutterkonzern zugewiesen werden.5.3 KonfigurationenIn LucaNet können zu jedem Konsolidierungskreis so genannte Konfigurationen für assistentengestützteKonsolidierungsbuchungen angelegt werden. Diese Konfigurationen sind Vorschlagswerte für das Anlegenassistentengestützter Konsolidierungsbuchungen ( ) im Journal des entsprechendenKonsolidierungsmandanten. Nachdem die Buchung erzeugt wurde, existiert sie unabhängig von derzugrundeliegenden Konfiguration. D. h. die Konfiguration kann geändert werden, ohne dass die Buchunggeändert wird.Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Konfigurationen im LucaNet.Financial Client:KonsolidierungSchuldenkonsolidierungKonfigurationstypPaarweiseKonsolidierungPauschaleKonsolidierungBeschreibungBeschreibungDie Software bildet zunächst Paarkombinationen ausallen Buchungskreisen des Konsolidierungskreises.Danach können in der Konfiguration die Positionen (z. B.Forderungen gegen verbundene Unternehmen undVerbindlichkeiten gegen verbundene Unternehmen)ausgewählt werden, in denen nach Konten mit einerPartnerinformation gesucht werden soll. Die Softwaresucht für jede Paarkombination nach Konten mit einemPartner der beiden Buchungskreise und bucht die Werteder Partner auf diesen Konten gegeneinander aus. DieKonsolidierungsbuchungen erfolgen in der jeweiligenKonzernwährung.Bei der Konfiguration der pauschalen Konsolidierungwerden die Sammelkonten ausgewählt, die dann beimErzeugen der Buchung aufsaldiert werden sollen. DieKonsolidierungsbuchungen erfolgen in der jeweiligenKonzernwährung.Seite 21 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1KonsolidierungAufwands- undErtragskonsolidierungKonfigurationstypPaarweiseKonsolidierungPauschaleKonsolidierungKonsolidierung aufBasis der UmsätzeBeschreibungBeschreibungDie Software bildet zunächstPaarkombinationen aus allen Buchungskreisendes Konsolidierungskreises. Danach können inder Konfiguration die Positionen ausgewähltwerden, in denen nach Konten mit einerPartnerinformation gesucht werden soll. DieSoftware sucht dann für jede Paarkombinationnach einem Konto mit einem Partner der beidenBuchungskreise in diesen Positionen und buchtdie Werte der Partner in Konzernwährung aufdiesen Konten gegeneinander aus.Bei der Konfiguration der pauschalenKonsolidierung werden die Sammelkontenausgewählt, die dann beim Erzeugen derBuchung miteinander verrechnet werden. DieKonsolidierungsbuchungen erfolgen in derjeweiligen Konzernwährung.Hier kann konfiguriert werden, dass eineKonsolidierung zwischen einem Konto und deminnerkonzernlichen Umsatz vorgenommenwerden soll. Als Basis dient derinnerkonzernliche Umsatz und es kannweiterhin konfiguriert werden, wie viel Prozentdes Umsatzes mit einem entsprechendenGegenkonto abgeglichen werden soll. DieKonsolidierungsbuchungen erfolgen in derjeweiligen Konzernwährung.Zwischenergebniskonsolidierungin den VorrätenHier kann die assistentengestützte Zwischenergebniskonsolidierungkonfiguriert werden. Die Konsolidierungsbuchungen erfolgen in derjeweiligen Konzernwährung.6 Daten konzernweit erfassen und abstimmenÜberblickMithilfe des Moduls LucaNet.Group Report kann das Reporting der Gesellschaften eines Konzerns webbasiertund unabhängig von Excel-Reportings ermöglicht werden. Der kundenspezifische Berichtsaufbau kann durch dasLucaNet.Consulting oder durch den Verantwortlichen auf Kundenseite vollständig in LucaNet abgebildet werden.Anschließend können die vordefinierten Bearbeiter alle benötigten Daten entsprechend dem im LucaNet-Aufgaben-Management definierten Workflow zeitgesteuert erfassen und freigeben.LizenzierungFür die Abbildung des Berichtsaufbaus und die Datenerfassung sowie -abstimmung im LucaNet.Financial Clientmuss das Modul LucaNet.Group Report lizenziert werden.Seite 22 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Phasen der Datenerfassung und -abstimmungDie Datenerfassung und -abstimmung erfolgt in zwei Phasen:1. Der kundenspezifische Berichtsaufbau und Bearbeitungsworkflow wird in LucaNet abgebildet:1. Anlegen der Datenerfassungsmappe(n)2. Abbildung des Berichtsaufbaus und ggf. Definition der Intercompany-Abstimmung in der oder denDatenerfassungsmappe(n)3. Verknüpfung mit dem Aufgaben-Management2. Die Daten werden zeitgesteuert, aufgabengetrieben und webbasiert erfasst und ggf. freigegeben.DatenerfassungsmappenIn Datenerfassungsmappen wird der kundenspezifische Berichtsaufbau abgebildet. Datenerfassungsmappenwerden immer für einen bestimmten Erfassungszeitraum definiert. Außerdem müssen für jedeDatenerfassungsmappe Prozessschritte (Erfassen oder Erfassen und Freigeben) definiert werden. DieseProzessschritte können mit dem Aufgaben-Management von LucaNet verbunden werden, indem jeBerichtseinheit (= Buchungskreis, für den Zahlen berichtet werden müssen) LucaNet-Benutzer als Bearbeiter oderBeobachter für das Erfassen der Daten und ggf. LucaNet-Benutzer als Bearbeiter oder Beobachter für dasFreigeben der Daten definiert werden.Eine Datenerfassungsmappe kann als Vorlage für andere Datenerfassungsmappen verwendet werden. Wird eineVorlage verwendet, müssen für die neue Datenerfassungsmappe standardmäßig nur der Erfassungszeitraumund die Prozessschritte angegeben werden. Alle anderen Daten wie z. B. der Berichtsaufbau und dieBearbeitungsregeln können aus der Datenerfassungsmappe übernommen werden, die als Vorlage verwendetwird.Beim Anlegen einer Datenerfassungsmappe werden automatisch im Ordner der Datenerfassungsmappefolgende Unterordner erstellt:• Berichtseinheiten: Dient zum Anlegen der einzelnen Berichtseinheiten und zur Zuweisung von Benutzern zuden für die Datenerfassungsmappe definierten Prozessschritten.• Zuordnungstabellen: Dient zur Zuordnung von Daten aus externen Datenquellen zu Elementen des internenBerichtsaufbaus.• Datenquellen: Dient zur Angabe von externen Datenquellen, über die Berichtsdaten geliefert werden können.Hinweis: Die Angaben unter Datenquellen und Zuordnungstabellen ermöglichen den Import von extern erfasstenDaten für das Modul LucaNet.Group Report.Abbildung des kundenspezifischen BerichtsaufbausIn jeder Datenerfassungsmappe wird der kundenspezifische Berichtsaufbau abgebildet, indem definiert wird,welche Daten in welcher Form zu berichten sind. Neben der Definition bzw. dem Bearbeiten des Berichtsaufbausist das Exportieren und Importieren des Berichtsaufbaus möglich.Der Berichtsaufbau wird in einem separaten Anwendungsfenster (= Berichts-Designer) bearbeitet, in demaußerdem bestimmt wird, ob die Bearbeitung des Berichtsaufbaus kennwortgeschützt sein soll und in welchenSprachen die Berichtsteile (z. B. Bilanz, GuV, Spiegel) und ihre einzelnen Elemente verfügbar sein sollen.Im Berichts-Designer können neben der Definition der Benutzeroberfläche für die einzelnen BerichtsteileDimensionen angelegt werden. Voreingestellt sind die nicht löschbaren Dimensionen Partner undTransaktionswährung verfügbar. Die Dimension Partner enthält automatisch alle Berichtseinheiten und wird fürdie IC-Abstimmung hinterlegt. Sie ermöglicht nachgelagert die paarweise Konsolidierung in LucaNet. DieDimension Transaktionswährung enthält automatisch alle Berichtswährungen der Berichtseinheiten. Unabhängigdavon können unter Dimensionen beliebige weitere Dimensionen hinzugefügt werden.Seite 23 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Um die berichteten Werte validieren zu können, können im Berichts-Designer Regeln angelegt werden. Nur wennalle Regeln eingehalten werden, kann die Datenerfassung einer Berichtseinheit beendet werden.Außerdem kann im Berichts-Designer unter IC-Abstimmung angegeben werden, ob eine Intercompany-Abstimmung stattfinden soll. Ist die IC-Abstimmung aktiviert, muss angeben werden, ob der Leistungsempfängeroder der Leistungserbringer die Differenz klärt oder ob Leistungsempfänger und Leistungserbringer dieDifferenzen gemeinsam klären. Zudem müssen die zu überprüfenden Leistungsbeziehungen, inklusive derkonkreten Felder beim Leistungserbringer (z. B. Forderungen gegen verbundene Unternehmen) und beimLeistungsempfänger (z. B. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen) angegeben werden. Die IC-Abstimmung kann generell auf der Basis von Werten in Transaktionswährung oder auf Einzelbelegebeneerfolgen. Für jede Leistungsbeziehung mit dem Detaillierungsgrad Wert je Transaktionswährung abstimmenkann ein Betrag als obere Grenze für erlaubte Abstimmdifferenzen in Transaktionswährung angegeben werden.Zusätzlich kann im Berichts-Designer eine Anwenderdokumentation erstellt werden, die für jede Berichtseinheitbei der Datenerfassung verfügbar ist. Damit kann dem Bearbeiter z. B. eine Hilfestellung für die Datenerfassunggegeben werden.Berichtsaufbau in mehreren SprachenDer Berichtsaufbau kann im Berichts-Designer parallel in mehreren Sprachen definiert werden. Steht derBerichtsaufbau in mehreren Sprachen zur Verfügung, so können Bearbeiter und Beobachter die gewünschteSprache über das Sprachauswahlsymbol für die Benutzeroberfläche in der Statusleiste des LucaNet-Anwendungsfensters auswählen.BerichtseinheitenFür jede Datenerfassungsmappe werden im Ordner Berichtseinheiten die Einheiten definiert, für die Datenberichtet werden sollen. Jede Berichtseinheit entspricht einem Buchungskreis (= Gesellschaft), für den Datenerfasst werden müssen.Die für die Datenerfassung im Berichts-Designer definierte Benutzeroberfläche ist für jede Berichtseinheit überden Link Daten bearbeiten verfügbar. Welcher Benutzer Daten erfassen darf, ist von den Berechtigungen dereinzelnen Benutzer in LucaNet abhängig. Allerdings erhalten nur die Benutzer, die in der Berichtseinheit derBearbeiter- oder der Beobachterrolle zugewiesen wurden, über das Aufgaben-Management Zugang zu dieserBerichtseinheit und damit zur Datenerfassung für diese Berichtseinheit.Neben der manuellen Datenerfassung ist für jede Berichtseinheit die automatische Datenerfassung über den LinkDaten importieren möglich, sofern für die übergeordnete Datenerfassungsmappe die entsprechendenEinstellungen (Datenquellen und Zuordnungstabellen) vorgenommen wurden. Die importierten Daten könnenmanuell weiterbearbeitet werden.Werden bei der Datenerfassung oder beim Datenimport Regeln nicht eingehalten oder resultierenabstimmungspflichtige Differenzen aus der IC-Abstimmung, so werden im Dialog Daten bearbeiten dieentsprechenden Verstöße durch eine entsprechende farbige Kennzeichnung der Schaltflächen Regeln oder IC-Abstimmung sichtbar gemacht.Intercompany-AbstimmungFür jede Berichtseinheit kann im Dialog Daten bearbeiten über einen Klick auf IC-Abstimmung der Dialog IC-Abstimmung - Buchungskreisname geöffnet werden.In diesem Dialog ist die Auflistung der Leistungsbeziehungen mit korrespondierenden Partnern zu finden, die zuabstimmungspflichtigen Differenzen geführt haben. Um die Klärung der Differenzen zu erleichtern, kann über dieentsprechenden Links jeweils direkt auf die Kontaktdaten der Partner zugegriffen werden, sofern diese Daten inLucaNet hinterlegt sind.Seite 24 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Findet die IC-Abstimmung auf Einzelbelegebene statt, so kann über den Link Belege ausziffern der so genannteAuszifferungsassistent gestartet werden. Dieser Assistent führt automatisch jeweils zwei Belege zusammen, diedieselbe Transaktionswährung und den gleichen Differenzwert mit unterschiedlichen Vorzeichen haben.Alle Wertänderungen, die im Dialog IC-Abstimmung - Buchungskreisname vorgenommen werden, werdenautomatisch in den Dialog Daten bearbeiten übernommen und führen dort zur entsprechenden Anpassungkorrespondierender Werte.Bearbeitungsstand anzeigen (Statusmonitor)Jede Datenerfassungsmappe und jede darunterliegende Berichtseinheit verfügt über einen Statusmonitor, indem (je Berichtseinheit) angezeigt wird, ob die Datenerfassung und/oder -freigabe durch den bzw. diezuständigen Bearbeiter abgeschlossen wurde.Wurde im Berichts-Designer die IC-Abstimmung aktiviert, wird der Statusmonitor um Informationen zur Anzahlder innerkonzernlichen Leistungsbeziehungen als Leistungsempfänger und Leistungserbringer ergänzt.Zusätzlich wird angezeigt, ob und wie viele Differenzen bei der IC-Abstimmung entstanden sind. Sofern nochabstimmungspflichtige Differenzen vorhanden sind, kann die Datenerfassung der Berichtseinheit nicht beendetwerden.Zudem wird angezeigt, ob die im Berichts-Designer definierten Regeln für die Wertevalidierung eingehaltenwurden.7 E-BilanzÜberblickMithilfe des lizenzpflichtigen Moduls LucaNet.E-Bilanz kann die steuerliche Bilanz und Gewinn- undVerlustrechnung aus LucaNet heraus, elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Mit dem Modul stehtjährlich eine vom Finanzamt vorgegebene und vom LucaNet.Consulting gewartete E-Bilanz-Taxonomie zurVerfügung, die in der LucaNet-Benutzeroberfläche, also im LucaNet.Financial Client, im Arbeitsbereich E-Bilanzzu finden ist.Voraussetzungen für den Einsatz des ModulsDamit Daten an das Finanzamt gesendet werden können, werden neben dem Modul LucaNet.E-Bilanz diekundenspezifischen Anmeldeinformationen für das Finanzamt benötigt, die auch für andere Elster-Funktionenwie z. B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Lohnsteuer-Anmeldung genutzt werden. DieAnmeldeinformationen werden mithilfe der Online-Registrierung am Elster-Portal erstellt.Die Finanzverwaltung stellt bei der Registrierung unterschiedliche Anmeldemöglichkeiten zur Verfügung. Für dieArbeit mit LucaNet wird zwingend eine so genannte ELSTERBasis-Registrierung benötigt. Mit dieser kostenlosenRegistrierungsform erhält man ein Software-Zertifikat in Form einer PFX-Datei, das auf dem Rechner gespeichertwird, von dem aus auf LucaNet zugegriffen werden soll.Weitere Software wird nicht benötigt, da auf einem von LucaNet betriebenen Server auch dieÜbertragungssoftware zum Finanzamt, der so genannte Elster-Rich-Client (kurz ERiC), immer in der aktuellstenVersion verfügbar ist und automatisch beim Versenden der E-Bilanz aus dem LucaNet.Financial Client verwendetwird. Auf Kundenseite muss keine Installation und Aktualisierung der Übermittlungssoftware stattfinden.Seite 25 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.18 ImportierenÜberblickFür den Datenimport stehen im LucaNet.Financial Client im Ordner Importieren die folgenden Arbeitsbereichezur Verfügung:• Daten in Buchungskreise importieren• Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importieren• SkripteLizenzierungFür die Nutzung der Arbeitsbereiche Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importieren und Skripte mussdas Modul LucaNet.Importer lizenziert werden.8.1 Daten in Buchungskreise importierenIm Arbeitsbereich Daten in Buchungskreise importieren werden die für den Import notwendigen Konfigurationenvorgenommen und die bisher angelegten Importe verwaltet. Es gibt folgende Funktionen:• Verwaltung der Datenimporte• Konfiguration der Datenquellen• für den Datenimport relevanten Zuordnungstabellen• zugehörige KontenrahmenDatenimporteEin Datenimport dient in LucaNet zum Import von Salden oder Verkehrszahlen aus Vorsystemen in denLucaNet.Financial OLAP Server. Die eingelesenen Werte können im Anschluss entweder bereits bestehendenKonten in LucaNet zugeordnet oder als neue Konten angelegt werden. Gleichzeitig wird im Journal desjeweiligen Buchungskreises ein Beleg für den Datenimport erzeugt. Alle Datenimporte können jederzeitaktualisiert oder gelöscht werden.Seite 26 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Es gibt folgende Importarten:ImportartVerkehrszahlenSaldenSalden - nur SpiegelVerkehrszahlen inkl.automatischerGegenbuchung (nur Plan)BeschreibungEs werden Verkehrszahlen der abgefragten Konten aus dem Vorsystemübernommen und gebucht.Es werden Salden der abgefragten Konten aus dem Vorsystem übernommen.Von LucaNet wird die Veränderung der Salden zwischen der aktuellen Periodeund der Vorperiode berechnet und anschließend gebucht. Im Ergebnis werdendaher auch beim Einlesen von Salden Verkehrszahlen gebucht.Die Konten einer bestimmten Kontenhierarchie werden dann auf die Saldengemäß der Datenquelle gebracht, wenn der Datenimport mindestens einKonto der betreffenden Kontenhierarchie anspricht. Ansonsten bleiben dieKonten unberührt.Bei dieser Importart werden ausschließlich Spiegelinformationen eingelesen.Die Year-To-Date-Werte je Bewegungsart in LucaNet werden auf die Wertegemäß Datenquelle gebracht.Eine etwaige Differenz im Startwert je Bewegungsartengruppe wird in der beider Bewegungsartengruppe angegebenen Bewegungsart für den Ausweis derDifferenz im Startwert ausgewiesen.Es findet dabei stets eine Umgliederung zwischen der anzupassendenBewegungsart und der Standard-Bewegungsart statt. Im Ergebnis wird daherder Wert auf Kontenebene nicht verändert.Die Konten einer bestimmten Kontenhierarchie und Bewegungsartengruppewerden dann auf die Year-To-Date-Werte gemäß Datenquelle gebracht, wennder Datenimport mindestens ein Konto der betreffenden Kontenhierarchie undBewegungsartengruppe anspricht. Ansonsten bleiben die Konten unberührt.Bei der Durchführung eines Datenimports von Verkehrszahlen unterBerücksichtigung automatischer Gegenbuchungen muss die Summen- undSaldenliste nicht aufgehen, da beim Buchen auf ein Konto die Gegenbuchungautomatisch, gemäß der hinterlegten Buchungsregel, durchgeführt wird.Eröffnungsbilanzwerte In diesem Fall werden die Eröffnungsbilanzwerte eines Geschäftsjahrs (z. B.2013) in LucaNet in die letzte Periode des Vorjahrs (z. B. 12.2012) mit derImportart Salden importiert.Bei den Importarten Verkehrszahlen, Salden und Eröffnungsbilanzwerte müssen bei einemImport in die Bilanz und GuV die zu importierenden Werte immer aufgehen, sprich dieAktivseite der Bilanz muss der Passivseite entsprechen. Ist dies nicht der Fall, lässt sich derDatenimport nicht speichern.DatenquellenIm Bereich Datenquellen können verschiedene Konvertertypen registriert und konfiguriert werden. Mithilfe dieserStandardkonverter ist LucaNet in der Lage, die Daten aus dem Vorsystem direkt den LucaNet.Financial OLAPServer einzulesen.Seite 27 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Dabei können grundsätzlich drei Ausprägungen von Konvertern unterschieden werden:KonvertertypDateibasierte KonverterDatenbank-Direktzugriff(Online-Konverter)Drill-down-KonverterBeschreibungDiese Konverter greifen auf Summen- und Saldenlisten im Dateiformat zu, diezuvor aus dem Finanzbuchhaltungssystem heraus in einem vorgegebenen Format(Excel, ASCII) erzeugt wurden.Online-Konverter greifen direkt auf das Finanzbuchhaltungsvorsystem zu undrufen die relevanten Daten mithilfe von SQL-Abfragen ab.Jeder Online-Konverter kann um einen sog. Drill-down-Konverter erweitertwerden, mit dessen Hilfe die jeweiligen Salden eines Kontos bis auf Belegebeneeingesehen werden können.LucaNet bietet bereits fertige, standardisierte Konverter zu allen gängigen Vorsystemen, wodurch Ist-Daten ausFinanzbuchhaltungssystemen schnell in die LucaNet-Datenbank übernommen werden können. Darüber hinausstehen in jeder Datenbank standardmäßig ein Standard-Datenbank-Direktzugriff und ein Standard-Excel-Konverter zur Verfügung, die individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.ZuordnungstabellenIm Rahmen von Datenimporten müssen die aus dem Vorsystem eingelesenen Konten, Buchungskreise (=Gesellschaften/Kostenstellen), Partner, Bewertungsebenen und Bewegungsarten den entsprechendenDimensionselementen in LucaNet zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt einmalig, da alle Zuordnungen inder jeweiligen Zuordnungstabelle gespeichert werden. Die Zuordnung bleibt selbst im Fall der Löschung deszugehörigen Datenimports bestehen, da die Zuordnungstabelle separat gehalten wird. Die Zuordnung kannjederzeit eingesehen und im Nachhinein angepasst werden.KontenrahmenIn LucaNet kann ein individueller Kontenrahmen hinterlegt werden. Die Nummernkreise dieses Kontenrahmensmüssen dann den entsprechenden Positionen in den Standardhierarchien in LucaNet zugeordnet werden.Anschließend kann die Zuordnung der Konten beim Datenimport anhand des Kontenrahmens automatisierterfolgen. Es können beliebig viele Kontenrahmen in LucaNet angelegt werden. Die Nummernkreise sind dabeiindividuell gestaltbar.8.2 Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importierenIm Arbeitsbereich Daten in das LucaNet.Financial Warehouse importieren werden die benötigten Daten aufBelegebene aus dem Finanzbuchhaltungssystem übernommen und im LucaNet.Financial Warehousegespeichert.Zu den Konfigurationen gehören:• Datenquellen,• Datentransformationen,• sowie die Ausführungskonfigurationen, die das automatische Laden der Belege in das LucaNet.FinancialWarehouse steuern.DatenquellenUnter Datenquellen werden Datenbankverbindungen zwischen dem Vorsystem und dem LucaNet.FinancialWarehouse eingerichtet. Je nach Vorsystem können dem ETL-Prozess verschiedene Parameter übergebenwerden.Seite 28 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Das LucaNet.Financial Warehouse dient als Datenquelle für standardisierte Direktzugriff- und Drill-down-Konverter für den Import in den LucaNet.Financial OLAP Server. Der Vorteil liegt in einem schnelleren Zugriffbeim Drill-down, da das Vorsystem nicht belastet wird. Zudem lässt sich das LucaNet.Financial Warehouseunabhängig vom eigentlichen Importvorgang z. B. nachts füllen. So kann ein konsistenter Datenbestand zumTagesabschluss übernommen werden.DatentransformationIm Bereich Datentransformation können die Informationen des ETL-Prozesses weiter angereichert werden. Esstehen folgende Transformationsregeln zur Verfügung:• Buchungszeilen und Eröffnungsbilanzwerte anpassen• Aufriss nach Gegenkonto• Belegköpfe anpassenDadurch werden beispielsweise Beleginformationen zu den Debitoren und Kreditoren genutzt, um dieZieldimension LegalEntityPartner zu setzen oder um einen Kontenaufriss nach dem Umsatzkostenverfahren aufBasis der Kostenstelleninformation zu ermöglichen.AusführungskonfigurationenDer Bereich Ausführungskonfiguration enthält die Einstellungen zu den Ausführungsparametern des ETL-Prozesses. Ausführungsparameter sind Gesellschaften, Geschäftsjahr und Perioden, die das Laden der Daten aufBelegebene in das LucaNet.Financial Warehouse einschränken. Für den Start des ETL-Prozesses gibt es folgendeMöglichkeiten:ETL-Prozess ausführenAusführenAusführung perAutoTaskClientAusführung per Job-SteuerungBeschreibungDer ETL-Prozess wird sofort auf dem LucaNet.Financial Client ausgeführt.Der ETL-Prozess wird per Kommandozeile gestartet. Dies ermöglicht z. B.eine automatische nächtliche Ausführung, die mit einem beliebigenScheduling-Werkzeug (z. B. der Windows Aufgabensteuerung) gestartetwerden kann.Der ETL-Prozess wird automatisch, zeitgesteuert über die LucaNet Job-Steuerung gestartet. Die Job-Steuerung wird im LucaNet.ServerAdministrator konfiguriert.8.3 SkripteMit dem Modul LucaNet.Importer steht der Arbeitsbereich Skripte zur Verfügung. Dieser ermöglicht das Erstellenund Verwalten von Skript-Dateien. Skript-Dateien sind programmierte ETL-Prozesse, die z. B. für den Import derDaten aus Vorsystemen nach LucaNet verwendet werden können.Neben den standardisierten ETL-Prozessen, die z. B. im Rahmen einer Konverterlizenz zur Verfügung gestelltwerden, ist auch die individuelle Programmierung von ETL-Prozessen möglich.Verwalten von SkriptenSkripte können in beliebigen Ordnerstrukturen angelegt, kopiert, verschoben, bearbeitet und gelöscht werden.Seite 29 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Je Skript stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:AusführenBearbeitenImportierenExportierenFunktionDokumentationanzeigenBeschreibungFührt das Skript aus.Hinweis: Skripte können alternativ auch zeitgesteuert, automatisiert mithilfe der Job-Steuerung ausgeführt werden. Die Job-Steuerung wird im LucaNet.ServerAdministrator konfiguriert.Öffnet den Skript-Designer, in dem das Skript komfortabel bearbeitet werden kann.Importiert eine Skriptdatei aus dem Dateisystem.Exportiert eine Skriptdatei ins Dateisystem.Zeigt die Anwenderdokumentation des Skripts an.9 BI-IntegrationÜberblickIm Arbeitsbereich BI-Integration können eine oder mehrere virtuelle Datenbanken angelegt werden. Diesevirtuellen Datenbanken beinhalten zuvor konfigurierte Sichten (Financial View Cube) auf das Datenmodell desLucaNet.Financial OLAP Servers. Auf diese Sichten kann dann z. B. mit einer Drittanbieter-Software mittels XMLAzugegriffen werden. Dadurch kann man auf bestimmte Dimensionen und Werte des LucaNet.Financial OLAPServer z. B. wie folgt zugreifen:• mit Cubeformeln ab MS Excel 2007• mit Excel-Pivot• mit Jedox• mit beliebigen Business-Intelligence-Frontends über XMLADiese Dimensionen und Werte können in unterschiedlichen Berichten oder Auswertungen verarbeitet werden.Virtuelle DatenbankEine virtuelle Datenbank besteht immer aus einem oder mehreren Financial View Cubes (kurz: Cube, Datenwürfeloder Sicht).Financial View CubeJeder Financial View Cube setzt sich aus den neun Dimensionen des LucaNet.Financial OLAP Server zusammen:• Zeit• Konten• Datenebenen• Bewertungsebenen• Konsolidierungseinheiten• Währungen• Bewegungsarten• Year-To-Date• PartnerFinancial View Cubes können bis zu neun Financial Dimension Subsets enthalten.Seite 30 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Anwendungsfälle• In einer Sicht zur Auswertung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Cube) kann die DimensionBewegungsart unberücksichtigt bleiben und ist somit in der späteren Auswertung nicht auswählbar.• In einem Cube zur Auswertung der Konzernbilanz, die ausschließlich in Euro erfolgen soll, muss dieDimension Währung nicht als Financial Dimension Subset definiert werden. Somit muss derBerichtsempfänger bei späteren Analysen nicht jedes Mal die Konzernwährung auswählen, da diezugrundeliegende Sicht auf das Datenmodell als Standardwert für die Dimension Währung "Euro" enthält.Beschränkung der Elementauswahl durch entsprechende Financial Dimension SubsetsFür die Financial Dimension Subsets kann man Teilmengen der in LucaNet definierten Dimensionen und derentsprechenden Elemente festlegen, sodass die Dimensionen des Cubes weniger Elemente enthalten. Auf dieseWeise wird die Anzahl der später auswählbaren Elemente weiter eingeschränkt und der Berichtsempfänger erhälteine vordefinierte Sicht auf das Datenmodell und die Werte des LucaNet.Financial OLAP Servers.10 Weitere Elemente des Datenmodells10.1 Aufgaben-ManagementÜberblickDas Aufgaben-Management dient in LucaNet zur Workflow-Unterstützung des gesamten Planungs- undKonsolidierungsprozesses. D. h., dass die teilweise sehr komplexen und aus unterschiedlichen Teilschrittenbestehenden Vorgänge aufgeteilt und überwacht werden können.Durch diese zentrale Aufgabenverwaltung ist ein dezentrales Arbeiten im Team an definierten Aufgabenprojektenmöglich. Ein Aufgabenprojekt kann immer aus verschiedenen Teilprojekten und/oder Aufgaben bestehen, welchezentral, z. B. von der Teamleitung, angelegt werden. Die einzelnen Aufgaben können dann sowohl denzuständigen Bearbeitern (Benutzern) zugewiesen als auch von den Projektverantwortlichen überwacht werden.Das Aufgaben-Management beinhaltet einen automatischen E-Mail-Versand, durch den die einzelnen Bearbeiterund Beobachter einer Aufgabe bei Zuweisung oder Statusänderung einer Aufgabe umgehend informiert werden.Dies muss lediglich in der Benutzerverwaltung des LucaNet.Financial Client durch das Hinterlegen von E-MailAdressen eingestellt werden.Bearbeiter und BeobachterEin Benutzer kann die ihm als Bearbeiter zugewiesenen Aufgaben im Arbeitsbereich Meine Aufgaben einsehen.Benutzer, die als Beobachter für bestimmte Aufgaben festgelegt wurden, sehen diese im Arbeitsbereich MeineÜberwachungen. Weiterhin können sich Benutzer auch den Arbeitsbereich Aufgaben anderer Benutzer anlegenund so die Aufgaben anderer Benutzer innerhalb von LucaNet anzeigen lassen. Hierfür benötigt der Benutzerjedoch sämtliche Schreibrechte innerhalb von LucaNet oder muss für diesen Bereich freigeschaltet werden.Seite 31 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1AufgabentypenGrundsätzlich können in LucaNet folgende Aufgabentypen unterschieden werden:AufgabentypAllgemeineAufgabenObjekt-AufgabenBeschreibungAllgemeine Aufgaben sind Aufgaben, die nicht mit einem Datenbankobjekt in LucaNetverknüpft sind. Sie dienen dazu allgemeine Aufgaben zu definieren.Eine Objekt-Aufgabe ist immer mit einem Objekt innerhalb der LucaNet-Datenbankverknüpft. Für die folgenden LucaNet-Objekte können Objekt-Aufgaben definiertwerden:• Berichte ( )• Buchungsbelege ( , , , , )• Datenimporte ( )• Dateien ( )Aufgabenprojekte und AufgabenNeue Aufgabenprojekte können im Arbeitsbereich Arbeitsbereiche angelegt werden. Diese Projekte werdenanschließend als eigenständiger Arbeitsbereich unter dem Arbeitsbereich Aufgaben angezeigt. Innerhalb desjeweiligen Aufgabenprojekts können dann Teilprojekte (Ordner) mit den zugehörigen Aufgaben erzeugt werden.Für jede Aufgabe kann Folgendes definiert werden:• Laufzeiten• Meilensteine• Kommentare• Bearbeiter• BeobachterAufgaben können zudem je nach Bearbeitungsstand unterschiedliche Status besitzen.10.2 VerzeichnisstrukturenÜberblickVerzeichnisstrukturen sind Arbeitsbereiche, die zur Verwaltung von Textdokumenten, Dateien, LucaNet.ExcelReporting-Dateien und Berichten dienen.Seite 32 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Objekte in VerzeichnisstrukturenFolgende Objekte können in Verzeichnisstrukturen abgelegt werden:ObjektTextdokumenteBerichteBeschreibungTextdokumente dienen in LucaNet zur Erstellung von Notizen, Dokumentationen,Beschreibungen oder Handlungsanweisungen. Textdokumente werden mithilfe desLucaNet-HTML-Editors bearbeitet.Innerhalb von LucaNet können die folgenden Berichte erstellt werden:BerichtStatus Datenimporte ausVorsystemenStatus KonsolidierungsprozessStatus BewegungsartenÄnderungsprotokollBeschreibungMit diesem Bericht kann die Anzahl derdurchzuführenden Importe innerhalb einer Periodeüberwacht werden.Mit diesem Bericht kann derKonsolidierungsprozess unter Berücksichtigungzuvor definierter Prämissen überwacht werden.Mit diesem Bericht kann der Status von Spiegelnüberwacht werden.Mit diesem Bericht können alle Änderungeninnerhalb eines ausgewählten Bereichsnachvollzogen werden.Zudem können mithilfe von Berichten die folgenden Datenexporte angestoßen werden:DatenexportDatenexport fürÜbernahme in andereLucaNet-DatenbankDatenexport nachRDBMSBeschreibungDient zur Übernahme von Bestandteilen von einer LucaNet-Datenbank in eine andere.Dient zur Weiterbearbeitung der Daten aus der LucaNet-Datenbank in relationalenDatenbankmanagementsystemen.DateienExcel-BerichteOrdnerIn Verzeichnisstrukturen in LucaNet können Dateien aller Formate hochgeladen werden.So können alle für LucaNet relevanten Dateien zentral abgelegt und für alle Benutzerzugänglich gemacht werden.Berichtsvorlagen die auf Basis des LucaNet.Excel Reporting erstellt wurden, müssen zurAusführung immer in eine Verzeichnisstruktur hochgeladen werden. Von dort aus kanndann nach der Konfiguration der Berichtsparameter der eigentliche Bericht erzeugtwerden.Mithilfe von Ordnern kann in der Strukturansicht einer Verzeichnisstruktur eineBaumstruktur aufgebaut werden, in der die einzelnen Objekte zur besseren Übersichtabgelegt werden können.Verzeichnisstrukturen anlegen und bearbeitenVerzeichnisstrukturen können unter Administration | Arbeitsbereiche | Berichten und Analysieren individuellerzeugt und anschließend unter Berichten und Analysieren bearbeitet bzw. gefüllt werden.Seite 33 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.110.3 BenutzerverwaltungÜberblickDer LucaNet.Financial OLAP Server beinhaltet eine komplexe Benutzerverwaltung. Mithilfe dieserBenutzerverwaltung kann der Administrator bzw. ein für die Benutzerverwaltung freigeschalteter Benutzer unterAdministration | Benutzer und Benutzergruppen festlegen, welche Arbeiten von welchem Benutzer ausgeführtwerden können und welche nicht.BenutzerDas Provisioning in der LucaNet-Benutzerverwaltung umfasst die folgenden Aufgaben:• Benutzerkonten anlegen• Benutzername• (Initiales) Passwort• Zugriff auf die LucaNet-Software• Benutzer-Typ (Benutzer mit Schreib- und Leserechten oder Benutzer mit Leserechten)• Benutzerkonten ändern• Freischaltung der E-Mail-Benachrichtigung• Änderung des Benutzer-Typs• Berechtigungen für den Zugriff auf die Arbeitsbereiche vergeben, die der Benutzer benötigt• Kontaktdaten erfassen (inkl. Mailadresse)• Passwortänderungen• Zu Benutzergruppen zuweisen• Benutzerkonten sperren• Benutzerkonten löschenBenutzergruppenBenutzer können Benutzergruppen zugewiesen werden, für die bereits Rechte konfiguriert wurden. LucaNet hateine additive Rechteverwaltung, d. h. die Rechte eines Benutzers werden durch die Zuweisung zu einerBenutzergruppe mit weniger Rechten nicht beschränkt. Durch eine Gruppenzuweisung können jedoch Rechte zuden Rechten des Benutzers hinzugefügt werden.10.4 MehrsprachigkeitÜberblickDas Datenmodell von LucaNet ist vollständig internationalisiert. Das bedeutet, dass neben den verfügbarenSprachen der Benutzeroberfläche auch allen Dimensionselementen sprachabhängige Bezeichnungen überAttribute zugewiesen werden können.SprachauswahlBei der Sprachauswahl wird in LucaNet grundsätzlich zwischen der Sprache der Benutzeroberfläche und derAnzeigesprache des Datenmodells unterschieden. Die Sprache der Benutzeroberfläche und die Sprache desDatenmodells können unabhängig voneinander am rechten Rand der Statusleiste ausgewählt werden.Seite 34 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1FlaggensymboleUm die über Attribute definierten Datenmodellsprachen eindeutig kennzeichnen zu können, sind alsAttributsymbole die wichtigsten Flaggen der Erde (EU + G 20) verfügbar.Anlegen und Verwalten von AttributenDie zur mehrsprachigen Bezeichnung von Elementen notwendigen Attribute können im Arbeitsbereich Attributeangelegt und verwaltet werden. Als Attributtypen können Zeichenketten, Ganzzahl, Fließkommazahl, Datumsowie Wahr/Falsch gewählt werden.Attribute vom Typ Zeichenkette können mithilfe der Option Attribut ist als Anzeigesprache wählbar als weitereAnzeigesprache des Datenmodells gekennzeichnet werden. Diese Sprache ist in der Statuszeile anhand desAttributsymbols und des Attributnamens auswählbar.Sprachattribute zu Dimensionen zuweisenIn der Detailansicht von Sprachattributen wird per Auswahl der entsprechenden Option(en) definiert, in welchenDimensionen (Konto, Datenebene, Bewertungsebene, Konsolidierung, Partner, Währung, Bewegungsart undYear-To-Date) des LucaNet-Datenmodells das Attribut verfügbar ist. Mit der Zuweisung eines Attributs zu einerDimension ist das Attribut automatisch für alle Elemente dieser Dimension verfügbar.10.5 Job-SteuerungÜberblickIm LucaNet.Server Administrator ist die individuelle Steuerung von Jobs möglich, die in LucaNet automatischausgeführt werden sollen. Auf diese Weise können immer wiederkehrende Standard-Jobs wie z. B. Datenimporteoder Datensicherungen zu einem vorgegebenen Zeitpunkt, automatisch vom System ausgeführt werden.Seite 35 von 36

Leistungsbeschreibung Version 9.1Verfügbare JobsIn LucaNet sind folgende, miteinander kombinierbare Jobs verfügbar:JobDatensicherung durchführenServer herunterfahrenServer neu startenSoftware-UpdatedurchführenDaten in BuchungskreiseimportierenDaten in dasLucaNet.FinancialWarehouse importierenSkript ausführenDatenexport nach RDBMSdurchführenFällige Aufgaben per E-MailsendenE-Mail sendenBeschreibungFührt je nach Konfiguration eine Sicherung aller oder einzelner Datenbankendurch. Die Datensicherung kann in das LucaNet-Standardverzeichnis oder inein beliebiges Verzeichnis erfolgen. Die Datensicherung kann mit demLöschen vorheriger Datensicherungen verbunden werden.Der LucaNet.Financial OLAP Server wird heruntergefahren.Der LucaNet.Financial OLAP Server wird neu gestartet.Hinweis: Optional kann vor dem Neustart eine Datensicherung durchgeführtwerden. Die Optionen für diese Datensicherung entsprechen den Optionendes Jobs Datensicherung durchführen.Es wird wahlweise ein Software-Update auf die neueste Version im aktuellenRelease (Standard) oder auf ein anderes Release ausgeführt. Um das Software-Update ausführen zu können, muss die URL des Update-Servers angegebenwerden.Es wird ein zeitgesteuerter, automatischer Import von Daten inBuchungskreise ausgeführt.Es wird ein zeitgesteuerter, automatischer Import von Daten in dasLucaNet.Financial Warehouse ausgeführt.Ein Skript wird zeitgesteuert, automatisch ausgeführt.Es wird ein "Datenexport nach RDBMS" ausgeführt.Es werden wahlweise die fälligen Aufgaben aller Benutzer aus allen odereinzelnen Datenbanken per E-Mail an den Benutzer geschickt.Versendet eine E-Mail mit dem für die Aufgabe vorgegebenen Inhalt an denfür die Aufgabe definierten Empfänger.Seite 36 von 36