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Staatsarchiv des Kantons Zürich Jahresbericht 2015
und die Behandlung von verschimmelten Unterlagen, die die Anfangsphase
des Projekts dominiert hatten, konnten weitgehend
abgeschlossen werden. Für etliche Gemeinden wurden Notfallkonzepte
erarbeitet, Brand- und Wasserschutz wurden verbessert.
Vielerorts konnten die Mitarbeiter des Pilotprojekts Bewertungs-
und Erschliessungsrückstände abbauen. Gleichzeitig
wurde in allen Gemeinden die Trennung der Laufenden von der
Ruhenden Ablage in Angriff genommen, um den Lebenszyklus
der Unterlagen sauber zu bewirtschaften. Ziel ist es, in den Gemeindeverwaltungen
ein ganzheitliches Life-Cycle-Management
zu etablieren und die Mitarbeitenden der Pilotgemeinden
entsprechend zu schulen, so dass gewisse Prozesse (beispielsweise
die Bereinigung abgeschlossener Dossiers) durch die
Sachbearbeiter/innen selber durchgeführt werden können.
Die wichtigsten nun anstehenden Arbeiten sind bei einer
Mehrheit der Pilotgemeinden die Umstellung auf elektronische
Aktenführung inklusive Beschaffung entsprechender Software
sowie – wo gewünscht – die Einführung des neuen Aktenplans.
Dürnten ist die erste Pilotgemeinde, die per 1. Januar
2016 auf digitale Aktenführung und damit auch auf den
neuen Aktenplan umstellt. Dabei werden auch die Anforderungen
an die digitale Langzeitarchivierung berücksichtigt.
Rebekka Wyler übernahm per Mitte Jahr die Leitung des
Projekts. Sie führte wiederum Ende Jahr mit allen Pilotgemeinden
ein Bilanzgespräch, das der regelmässigen Überprüfung
des Projekterfolgs dient. Die Pilotgemeinden und das Staatsarchiv
sind sehr zufrieden mit der bisher geleisteten Arbeit.
Visitationen
Im Berichtsjahr fanden 16 Visitationen statt. Bernhard Rieder,
Ralph Ruch und Rebekka Wyler besuchten neun Kirchgemeinden,
fünf Politische Gemeinden, eine Schulgemeinde und
einen Zweckverband. Unsere Visitationen bestehen einerseits
aus einer Bestandesaufnahme der Informationsverwaltung
und Archivierung vor Ort, anderseits aus einer auf die Bedürfnisse
der Gemeinden und Zweckverbände zugeschnittenen
Beratung. Dabei geht es um die Ausstattung von Archivräumlichkeiten
ebenso wie um die Umstellung auf elektronische
Aktenführung. Weiter führten die Mitarbeitenden des Bereichs
Gemeindearchive gegen siebzig Kurzberatungen durch, telefonisch
und per E-Mail.
Hilfsmittel und Kurse
Die online verfügbaren Hilfsmittel des Staatsarchivs für Gemeinden
finden sich im entsprechenden Abschnitt der Website.
Neue Musteraktenpläne für Zweckverbände
Nachdem das Staatsarchiv in den letzten Jahren neue Musteraktenpläne
für Schul- und Kirchgemeinden sowie für Politische
Gemeinden erarbeitet hat, wurde im Berichtsjahr an neuen
Musteraktenplänen für verschiedene Zweckverbandstypen sowie
für Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden KESB gearbeitet.
Ein erster Teil der insgesamt fast zwanzig neuen Aktenpläne
für Zweckverbände soll 2016 veröffentlicht werden.
Konzept Informationssicherheit
Datenschutz und Informationssicherheit sind Fragen, die auch
in den Gemeinden immer wieder zu Diskussionen Anlass geben.
Das Staatsarchiv hat deshalb im Berichtsjahr ein Konzept
Informationssicherheit erarbeitet, das auf unserer Website zur
Verfügung steht. Das Konzept wurde von Jan Schneebeli verfasst
und enthält Hinweise, wie der Zugang zu den laufenden
wie auch zu den archivierten Daten der Gemeinde geregelt
werden kann.
Bewertungskonzepte
Jan Schneebeli und Samuel Fischer erarbeiteten im Rahmen
ihrer Tätigkeit für das Pilotprojekt Integrierte Informationsverwaltung
Bewertungskonzepte für die Akten der Betreibungsund
Gemeindeammannämter sowie für kommunale Steuerund
Finanzakten. Ausgehend von der Entstehungsgeschichte
der erwähnten Unterlagen und den Verantwortlichkeiten für
einzelne Aktengruppen legen diese Konzepte fest, welche Aktenkategorien
ganz oder teilweise archiviert werden sollen,
und welche nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet
werden können. Die Bewertungskonzepte stehen allen interessierten
Gemeinden zur Verfügung.
Schulungen für Mitarbeitende von Gemeinden
und Behördenmitglieder
Rebekka Wyler und Ralph Ruch führten Kurse für Mitarbeitende
von Schulverwaltungen und politischen Gemeinden sowie
für Behördenmitglieder von katholischen und reformierten
Kirchgemeinden durch. Der Kurs für Mitarbeitende von Politischen
Gemeinden wurde erstmals angeboten und stiess, wie
auch die anderen Kurse, auf positives Echo. Die Schulungen
ermöglichen es dem Staatsarchiv, zahlreiche Gemeinden auf
einmal zu erreichen und die Mitarbeitenden und Behördenmitglieder
zu befähigen, den Lebenszyklus ihrer Unterlagen effizient
zu bewirtschaften und ihre Archive selber zu betreuen.
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