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Staatsarchiv des Kantons Zürich Jahresbericht 2015
tieren unter anderem die Geschichte des politischen Katholizismus
im Kanton.
Auf Vermittlung des Archivs für Zeitgeschichte AfZ entschieden
sich die Eigentümer der ehemaligen Roth Käse AG
in Uster, dem Staatsarchiv das reichhaltige Firmenarchiv zu
übergeben. Der bis weit ins 19. Jahrhundert zurückreichende
Bestand umfasst Unterlagen aus allen Tätigkeitsbereichen
der Firma, darunter auch umfangreiches Werbematerial sowie
Fotos und Filme, und betrifft sowohl die Firmengeschichte in
der Schweiz als auch in den USA. Eng verwoben mit dem Firmenarchiv
sind Unterlagen aus der Familiengeschichte.
Überdies schenkte die Stiftung Volkshochschule des Kantons
Zürich dem Staatsarchiv ihr Archiv, das insbesondere
die Protokolle und Jahresberichte seit der Gründung 1920, die
Programmhefte und weitere Akten umfasst. Weitere Schenkungen
betrafen Unterlagen des Turnvereins der Kantonspolizei
(unter anderem mit Chroniken, Fotoalben und verschiedenen
Objekten) und des Militär-Sanitäts-Vereins Zürich. Letzterer
wurde 1881 gegründet und ist damit eine der ältesten
Organisationen im Kanton, die sich um die Laien-Nothilfe und
Erste Hilfe kümmern.
Um Doppelspurigkeiten möglichst zu vermeiden, haben
sich die Archive jener Kantone, die an den unterschiedlichen
Ostschweizer Regionalkonferenzen beteiligt sind, bezüglich
Archivierung der jeweiligen Bestände abgesprochen. Gemäss
dieser Übereinkunft unterzeichnete das Staatsarchiv im Berichtsjahr
sowohl mit der Finanzdirektoren-Konferenz Ost als
auch mit der Bau-, Planungs- und Umweltdirektoren-Konferenz
der Ostschweizer Kantone je einen Hinterlegungsvertrag.
Mit dem Konkordat betreffend die gemeinsame Ausbildung
der evangelisch-reformierten Pfarrerinnen und Pfarrer und ihre
Zulassung zum Kirchendienst (ehemalige Theologische
Konkordatsprüfungsbehörde) wurde die bereits bisher praktizierte
Übernahme von Unterlagen aus dem Sekretariat des
Zürcher Kirchenrates in einem Schenkungsvertrag festgehalten.
Eine weitere vertragliche Bereinigung gab es mit dem
Protestantisch-kirchlichen Hilfsverein des Kantons Zürich,
dessen Archiv seit 1990 im Staatsarchiv deponiert ist. Auch
diese Hinterlegung wurde im Zusammenhang mit einer Folgeablieferung
in eine Schenkung umgewandelt.
Records Management
Sowohl in der kantonalen Verwaltung wie auch in den Zürcher
Gemeinden zeichnet sich ab, dass der so genannte Digital
Turn an Fahrt gewinnt. Immer mehr Verwaltungseinheiten stellen
ganz oder teilweise auf elektronische Informationsverwaltung
um und nehmen dazu die Beratungsdienstleistungen des
Staatsarchivs in Anspruch.
So wurden beispielsweise die Projekte GEVER SK der
Staatskanzlei (vgl. Jahresbericht 2014, S. 24) und RMS JI, ein
Projekt zur Einführung eines Records-Management-Systems
in der Direktion der Justiz und des Innern (vgl. Jahresbericht
2014, S. 23), weiterhin eng begleitet. GEVER SK hat für das
Staatsarchiv insofern eine besondere Bedeutung, als es dabei
auch um die elektronische Abwicklung von direktionsübergreifenden
Geschäften geht bzw. indem sich dieses auch
auf die Organisation der Geschäftsverwaltungen in den Direktionen
auswirken wird. Bei RMS JI wiederum ist das Staatsarchiv
in zweierlei Funktionen beteiligt: einerseits als Nutzer
und anderseits als beratendes Fachorgan.
Das Generalsekretariat der Sicherheitsdirektion implementierte
im Berichtsjahr die 2014 verabschiedete definitive Version
der Spezifikation zur Ablieferung elektronischer Dossiers
aus dem Geschäftsverwaltungssystem ZH-GeKo (vgl. Jahresbericht
2014, S. 23). Es wurden zwei Testexporte durchgeführt.
Im Februar 2016 wird die Schnittstelle mit einer ersten
Datenlieferung an das Staatsarchiv in Betrieb genommen.
Mit der gleichen Spezifikation ist eine Testablieferung digitaler
Ausländerdossiers durch das Migrationsamt geplant.
Im Gesundheitsbereich steht die Umstellung auf elektronische
Informationsverwaltung unter dem Titel «eHealth» bevor:
Krankengeschichten sollen in Zukunft nur noch elektronisch
geführt werden, wobei einzelne Spitäler bereits vollständig
umgestellt haben. Mittels Ablieferungsschnittstellen
nach anerkannten Standards sollen diese Dossiers zu einem
späteren Zeitpunkt direkt an die zuständigen Archive übergeben
werden können.
Das zusammen mit dem Mittelschul- und Berufsbildungsamt
MBA getragene Projekt «Informationsverwaltung an den kantonalen
Berufsfach- und Mittelschulen» (vgl. Jahresbericht 2014,
S. 24) kam im Berichtsjahr einen entscheidenden Schritt vorwärts.
Zusammen mit den beteiligten Pilotschulen wurden Musteraktenpläne
sowie ein Reglement zur Informationsverwaltung
ausgearbeitet. Letzteres soll vom MBA Anfang 2016 erlassen
werden und gilt für sämtliche Berufsfach- und Mittelschulen.
Für die Adjunktinnen und Adjunkte sowie Sekretariatsmitarbeitende
von Mittelschulen fanden im November zudem Schulungen
zur Informationsverwaltung und zur Einführung eines Aktenplans
statt. Analoge Anlässe für die Berufsfachschulen sind
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