ITEBO ganz nah Ausgabe 2017 01

TITELTHEMA
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Ein Archivsystem ist über verschiedene Fachbereiche
ausgerollt, wir haben Workflowprozesse und E-Akten.
Wir haben ein Ratsinformationssystem, welches die
meisten Mitglieder in den politischen Gremien mobil
nutzen. Aber viele durchgängige, medienbruchfreie
digitale Prozesse haben wir noch nicht.“ Dies alles
bildet jedoch eine gute Grundlage, um weiter zu
optimieren. Intern fokussiert sich die Stadt auf die
Digitalisierung verwaltungs- und verfahrensübergreifender
Gesamtprozesse. Übersichtlicher, schneller,
wirtschaftlicher und standardisiert sollen sie sein.
„Wir wollen Lösungen, die sich je nach Bedarf in die
digitalen Prozesse der unterschiedlichen Fachverfahren
integrieren lassen. Die Ablagestruktur unseres Filesystems
gerät an ihre Grenzen. In einem nächsten Schritt
soll sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem für
die Schriftgutverwaltung eingeführt werden. Wir wollen
Sicherheit bei der Onlinebezahlung, dafür ist ein
zentrales Management für elektronische Bezahl- und
Abrechnungsvorgänge und E-Payment notwendig“,
erläutert Roland Behrens. Für Bürger und Unternehmen
steht in Braunschweig bereits ein umfangreiches
Onlineangebot zur Verfügung.
Dieses umfasst Informationsservices aus dem Einwohnermeldewesen,
der Kfz-Zulassung, der Bußgeldstelle,
dem Bauanzeigeverfahren bis hin zum Ratsinformationssystem
oder einer Übersicht aller zurzeit laufenden
Ausschreibungen, Vergaben und Wettbewerbe.
Der Pool der Onlineformulare wird gerade überarbeitet.
In etlichen Fällen besteht die Möglichkeit, ein
ausgefülltes Download-Formular wieder digital an die
Stadt Braunschweig zu übermitteln.
„Bei uns steht der Bürger im Mittelpunkt. Daher wollen
wir mehr Services online anbieten. Wichtig sind uns
leicht handhabbare Dienstleistungen, übersichtlich und
wiedererkennbar, für jeden Bürger von überall rund um
die Uhr nutzbar und die schnelle Bearbeitung digitaler
Dokumente“, erklärt Roland Behrens. Aber das macht
nur Sinn, wenn wir vom elektronischen Eingang bis
zum Bescheid auch intern elektronisch arbeiten und
wieder antworten können.“
Digitale „Behördengänge“ über das Internet nehmen
nur zu, wenn Benutzerfreundlichkeit, Auffindbarkeit
und dynamische Unterstützungsleistungen deutlich attraktiver
sowie einfacher in ihrer Handhabung werden.
Gleichzeitig sind Onlineservices auch außerhalb der
normalen Öffnungszeiten verfügbar, sorgen durch den
Wegfall von Behördengängen und Wartezeiten für
Zeitersparnis und sollen als sicher empfunden werden.
DURCHGÄNGIGE STRUKTUREN
„Da stehen wir noch am Anfang. Wir suchen eine
Portallösung, welche auf anerkannten Benutzungsstandards
im Internet aufbaut, praxiserprobte Serviceangebote
bereits vorhält und natürlich die Schnittstellen
für unsere Fachverfahren und für ein zukünftiges DMS
schon mitbringt. OpenR@thaus der ITEBO-Unternehmensgruppe
finden wir spannend, es kommt für uns
zur rechten Zeit.“ Manchmal wird aus der Not ja eine
Tugend …
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