tangro-Referenzbericht: Universitätsklinikum Köln

ANWENDERBERICHT
Bilder: Uniklinik Köln
Automatisierte Rechnungsprüfung
beim Universitätsklinikum Köln
Im Geschäftsbereich Finanzen wurde beim Universitätsklinikum
Köln mehr Effizienz durch die automatisierte Verarbeitung
von Rechnungen mit tangro erreicht. tangro war von Kollegen
der Unikliniken München und Erlangen empfohlen
worden, zusätzlich konnten sich die Kölner bei einem Referenzbesuch
in München mit eigenen Augen von der Qualität der
Lösung überzeugen. Besonders punkten konnte tangro mit
seiner einfachen Handhabung und den praxisgerechten Workflows,
darüber hinaus sprachen die schnelle Implementierung
und das gute Preis/Leistungsverhältnis für dieses System.
Ewa 155.000 Rechnungen gehen jährlich beim Universitätsklinikum
Köln ein. Die eingehenden Belege werden in der zentralen
Rechnungsstelle gescannt und stehen dann im
tangro-Eingangsbuch den Sachbearbeitern zur Bearbeitung
zur Verfügung. Entspricht eine Rechnung dem Standard, dann
kann die Rechnung sofort gebucht werden, so dass hier nicht
länger als ein bis zwei Tage bis zur Zahlung vergehen. „Wir
können heute wesentlich mehr Rechnungen in gleicher Zeit
bearbeiten. Der Belegfluss wurde mit tangro so beschleunigt,
dass wir jetzt wesentlich verlässlicher Skontofristen einhalten
können“, sagt Werner Buser, Leiter des Rechnungswesens
beim Universitätsklinikum Köln.
BRANCHE
Universitätsklinikum
THEMA
Eingehende Rechnungen
Workflow
BELEGVOLUMEN
155.000 Rechnungen/Jahr

BENEFITS FÜR DEN KUNDEN
UNIVERSITÄTSKLINIKUM KÖLN
Verlässlichere Skonto-
Ziehung
Hohe Nachvollziehbarkeit,
verbesserte Transparenz
Direktzugriff auf Stammund
Bewegungsdaten
Elektronische Archivierung
von Rechnungsbelegen
Signifikante Beschleunigung
des Rechnungsdurchlaufs
Praxisgerechte, schlanke
Workflows
Schnellere Bearbeitung
im Klärungsfall
Überblick durch
Eingangsbuch
Wegfall der Papierablage
Bei Klärungsbedarf, verursacht durch Preis- oder Mengenabweichungen,
sowie bei fehlenden Bestellungen geht der Beleg
elektronisch zur Klärung bzw. Nacherfassung an die zuständigen
Mitarbeiter. In den einzelnen Bereichen werden die Belege
überprüft, evtl. korrigiert, freigegeben und gehen dann
wieder an die Buchhaltung zurück. Das geht durch den elektronischen
Versand des Belegs und die Freigabe per Mausklick
jetzt wesentlich schneller als früher, so dass nun auch im Klärungsfall
schneller gebucht werden kann.
Lässt eine Freigabe trotzdem einmal auf sich warten, dann
sorgt zusätzlich ein Eskalationstool für die rechtzeitige Verarbeitung,
denn dieses Tool gibt automatisch eine Warnung aus,
wenn die vorgegebene Laufzeit eines Belegs überschritten
wurde. „Mit tangro wissen wir jetzt jederzeit genau, welche
Rechnungen gerade bearbeitet werden, wie viele sich davon
im Workflow befinden und wem ein Beleg momentan zur Freigabe
vorliegt“, erklärt Werner Buser.
Durch das tangro-Eingangsbuch ist dabei jederzeit klar, wie
viele Belege im Umlauf sind – ein ganz wichtiger Punkt, wenn
es um mehr Kosteneffizienz geht. „Wir wollen an die Skonto-Verluste
ran, und das geht nur mit mehr Transparenz“, so
Werner Buser. Das langwierige Nachhaken und Nachtelefonieren
nach dem Beleg gibt es nicht mehr. Und weil alle Belege
elektronisch vorliegen, fällt auch die Papierablage weg.
„Mit tangro wissen wir jetzt jederzeit
genau, welche Rechnungen gerade
bearbeitet werden und wem ein Beleg
momentan zur Freigabe vorliegt.“
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Werner Buser
Leiter Rechnungswesen
tangro
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