Pharmaceutical Tribune 05/2019

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4 AKTUELL | POLITIK | WIRTSCHAFT Pharmaceutical Tribune | Nr. 5 | 20. März 2019 Keine Angst vor der Finanz STEUER ■ Prüfungen durch die Finanzbehörden gehören nicht unbedingt zu den angenehmsten Seiten des Unternehmerlebens, Angst braucht man im Normalfall aber keine zu haben, meint Mag. Andreas Sobotka, Partner und Geschäftsführer bei LBG. MAG. HARALD FERCHER „Finanzpolizei stürmt Restaurant mitten im Mittagsgeschäft“, „Bauarbeiter flüchten vor Finanz“ – Schlagzeilen wie diese sorgen immer wieder für mediale Aufmerk- Sobotka „Ich kann mich nur an zwei Fälle erinnern, in denen Apotheken frühmorgens von der Finanzpolizei besucht wurden.“ Ist eine Prüfung durch die Finanzbehörde angesagt, sollte man alle angeforderten Unterlagen schon bereit haben. Dann läuft meist alles in einem entspannten Rahmen ab. samkeit. Sie bilden aber eher die Ausnahme als den Normalfall. Klar, auch bei Apotheken kann es schon einmal vorkommen, dass die Finanzpolizei unangekündigt vorbeischaut, doch das passiert äußerst selten, erzählt Mag. Andreas Sobotka, Steuer- und Unternehmensberater bei LBG Österreich. „Ich kann mich im Laufe meiner langjährigen Berufstätigkeit nur an zwei Fälle erinnern, in denen Apotheken frühmorgens von der Finanzpolizei besucht wurden. Das ist aber schon lange her und in beiden Fällen ging es um eine Prüfung der Registrierkassen“, berichtet Sobotka. „Ausgelöst wurden diese Prüfungen durch einen Fall in Deutschland, wo die dortigen Finanzbehörden draufgekommen sind, dass es bei einer bestimmten EDV-Firma zu Datenmanipulationen gekommen ist. Das hat dann auch die österreichischen Finanzbehörden auf den Plan gerufen, obwohl der betroffene Softwareanbieter in Österreich gar nicht tätig war.“ Anmeldung ist normal Für österreichische Apothekenbetreiber ist der unangekündigte Besuch durch die Finanzbehörden aber die Ausnahme, meint Sobotka. Im Gegenteil – egal ob GP- LA-Prüfung (Gemeinsame Prüfung der lohnabhängigen Abgaben) oder Betriebsprüfung – im Normalfall meldet sich die Finanz bereits im Vorfeld an und teilt meist auch schon mit, welche Unterlagen für die Prüfung benötigt werden. Laut Angaben des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger (HV) liegt das bundesweite Abgabenvolumen, welches im Zuge der GPLA-Prüfungen geprüft wird, bei rund 60 Milliarden Euro jährlich. Zum Vergleich: Der Budgetvoranschlag des Bundes sieht für 2019 Einzahlungen von 79,7 Milliarden Euro vor. Vom Prinzip her sollen GPLA-Prüfungen alle drei bis fünf Jahre durchgeführt werden, Sobotka meint aber, dass dieser Zeitraum bei Apotheken deutlich größer ausfallen kann. Der tatsächliche Abstand zwischen den Prüfungen sei jedoch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich hoch. In Wien etwa sei es – unter anderem aufgrund des Prüfermangels – mitunter zu deutlich größeren Zeitfenstern gekommen, während in Niederösterreich – nicht zuletzt auch aufgrund der Abwanderung von Betrieben – die Perioden zwischen zwei Prüfungen schon mal kürzer ausfallen können. Was wird geprüft? Wenn geprüft wird, dann wird meist ein Zeitraum von drei bis maximal fünf Jahren untersucht. Bei den Prüfungen selbst haben die Finanzamtsprüfer lange Zeit auf den Personaleinkauf ein besonderes Auge geworfen. Zur Erklärung: Bis 2016 durften Apotheken ihren Mitarbeitern nur einen Rabatt in jener Höhe gewähren, den sie auch anderen Kunden gaben. Diese Vorschrift gehört jedoch seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2016 der Vergangenheit an, weshalb die Prüfer ihr Augenmerk auf andere Prüfungsgegenstände gelenkt haben. Zu diesen gehören in der Praxis unter anderem die Frage nach der Nutzung von KFZ durch Mitarbeiter oder der freiwillige Sozialaufwand für die Mitarbeiter, der genauer durchleuchtet wird. Bis maximal 186 Euro pro Jahr dürfen Dienstgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei zukommen lassen; liegt der tatsächlich ausbezahlte Betrag (Geld, aber auch Gutscheine) da rüber, werden entsprechende Abgaben fällig. „Wenn Apotheker ihren Mitarbeitern Jubiläumsgelder auszahlen wollen, so klären wir dies im Vorfeld mit unseren Klienten ab, um ihnen böse Überraschungen zu ersparen“, so der Experte. Alles bereit? Wie bereits erwähnt, teilt die Finanzbehörde im Vorfeld einer GP- LA-Prüfung meist gleich mit, welche Unterlagen benötigt werden. Meist sind dies Dienstgeberlohnund Dienstnehmerlohnkonten sowie Unterlagen zur KFZ-Nutzung (z.B. Fahrtenbücher). Auch Arbeitszeitaufzeichnungen werden regelmäßig, aber nicht immer abgefragt. Sobotka schätzt, dass bei rund jeder zweiten Prüfung auch Arbeitszeitaufzeichnungen verlangt werden. Ein immer wiederkehrendes Diskussionsthema sind bei den GPLA-Prüfungen von Apotheken die sogenannten Ausfallsentgelte. Angestellten Pharmazeuten stehen im Krankheitsfall bzw. wenn sie auf Urlaub sind, Zahlungen u.a. für Wochenenddienste zu, obwohl diese – z.B. bei Krankheit – gar nicht geleistet wurden. Für Apothekenbetreiber bedeutet dies einen finanziellen Mehraufwand, da sie nicht nur dem Mitarbeiter, der den Wochenenddienst tatsächlich gemacht hat, sondern auch jenem, der ihn FOTOS: PRIVAT; GETTYIMAGES/UTAH778, ALEKSANDER ZHELONKIN
Pharmaceutical Tribune | Nr. 5 | 20. März 2019 AKTUELL | POLITIK | WIRTSCHAFT 5 auch für Apothekenbetreiber. Betriebsergebnis: an welchen Schrauben drehen? STEUERTIPP ■ Einige gezielte Maßnahmen reichen oft aus, um das Apothekenergebnis nachhaltig zu verbessern. nicht macht, entlohnen müssen. Dieses Ausfallsentgelt ist wiederum mit den entsprechenden Lohnnebenabgaben, die ja im Rahmen der GPLA-Prüfung kontrolliert werden, verbunden. Was mitunter durchaus zu Diskussionen führen kann, wie Sobotka schildert. Meist verlaufen die GPLA-Prüfungen, die übrigens (fast) immer in den Räumlichkeiten des Steuerberatungsunternehmens durchgeführt werden, aber relativ entspannt ab. „Apotheken haben eigentlich wenig Gestaltungsspielraum, weshalb bei den Prüfungen auch seltener eine Nachzahlung herauskommt“, sagt Sobotka, „und wenn, dann sind diese meist eher gering.“ Entsorgung nachweisen Ähnliches gilt auch für Betriebsprüfungen von Apotheken, im Rahmen derer u.a. die komplette Buchhaltung und die Richtigkeit der elektronischen Datenerfassung kontrolliert werden. „Manchmal gibt es hier Diskussionen rund um den Nachweis der Entsorgung von verdorbenen Waren“, erzählt Sobotka aus der Praxis. „Eigentlich ist das eher eine formale Geschichte, doch die Prüfer verlangen mitunter, dass der Apotheker nachweist, dass die verdorbene Ware auch tatsächlich entsorgt wurde.“ Die dahinterstehende Denkweise: Der Apotheker könnte ja die Ware verwendet oder verkauft haben und sie dann als verdorben angeben. „Am einfachsten ist der entsprechende Nachweis zu erbringen, wenn die Ware an den Großhandel zurückgegeben wurde“, erklärt Sobotka. Apothekenbetreiber sollten für den Umgang mit verdorbenen Waren auf alle Fälle eine entsprechende Dokumentation haben, sagt der Steuerexperte: „Damit erspart man sich eine Menge Arbeit und vor allem jede weitere Diskussion.“ ■ MAG. ANDREAS SOBOTKA Die Ergebnisse in den Apotheken kommen von Jahr zu Jahr stärker unter Druck. Sinkende Margen, verstärkte Konkurrenz durch den Versandhandel, stagnierende Kundenzahlen – das Apothekerleben war schon einmal einfacher. An welchen Schrauben kann noch gedreht werden, um das Ergebnis zu verbessern? Einkaufskonditionen Der Einkauf wird in vielen Apotheken immer noch etwas stiefmütterlich behandelt, obwohl darin wahrscheinlich das größte Potenzial liegt. Sowohl was die Einkaufskonditionen beim Großhandel betrifft (Stichwort rabattfähiger Umsatz – werden beispielsweise auch Kühl/Kalt-Waren, Suchtgifte etc. rabattiert?), als auch beim Direkteinkauf (Nutzung von Einkaufskooperationen) liegt oft ungenützter Spielraum. Wesentlich ist vor allem, dass es für Mitarbeiter, die den Einkauf tätigen, genaue Vorgaben für die Bestellungen gibt – z.B. abhängig von der Margengruppe, bei welchem Großhandel bestellt wird, welche Staffelrabatte genutzt werden sollen etc. Eine Verbesserung des Einkaufes um nur einen Prozentpunkt bringt der Median-Apotheke rund 15.000 Euro pro Jahr. KURZ GEMELDET Das gezielte Nutzen von Rabatten kann das Ergebnis verbessern. Platzierung Eine entscheidende Frage in der Apotheke ist die Platzierung der Produkte in der Frei- und Sichtwahl. Nach welchen Kriterien erfolgt die Platzierung? Entscheidungskriterien sind hier vor allem der Rohertrag je Packung, besser noch der Rohertrag der gesamten Marke, sowie darauf aufbauend die Lagerumschlagshäufigkeit, das heißt, wie oft sich ein Produkt verkauft (die Zahl sollte zumindest im höheren zweistelligen Bereich pro Jahr liegen). Zusatzverkauf Dabei geht es nicht um ein aggressives Verkaufen, sondern um eine gute Mischung, um Kundenbedürfnisse zu wecken. Dafür sind FSME-Impfung: Zuschüsse gesichert eine gute Sortimentspolitik (z.B. Eigenmarken, neue Produkte), Preis- bzw. Rabattaktionen (auch gemeinsam mit der Industrie) und Kundenbindungsprogramme (Proben, Stammkundenvorteile etc.) notwendig. Wenn es gelingt, den Kundenertrag pro Kunde um beispielsweise 50 Cent zu erhöhen, bringt das bei 50.000 Kunden eine Umsatzsteigerung von jährlich 25.000 Euro. Personalkosten Ohne das Thema Personalkosten geht es in Apotheken natürlich nicht. Dabei geht es vor allem auch um eine Optimierung des Personaleinsatzes, ohne dass dabei die Beratungsqualität leidet. EDV- Apothekenprogramme bieten hierfür umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, an welchen Tagen zu welchen Zeiten wie viele Kunden die Apotheke besuchen. Eine hilfreiche Kennzahl zur Überprüfung der Entwicklung der Personalkosten ist inner- und außerbetrieblich vor allem die Kennzahl Personalkosten pro Kunde. Jede einzelne der Maßnahmen kann zur Steigerung des Apothekenbetriebsergebnisses führen. Deshalb empfiehlt sich von Zeit zu Zeit eine kritische Analyse des Status quo in der eigenen Apotheke, um noch vorhandene Potenziale zu heben. ■ „Für die bereits angelaufene FSME-Impfsaison 2019 gibt es in den oberösterreichischen Apotheken ausreichend Impfstoff, den unsere Kundinnen und Kunden täglich erwerben können. Zusätzlich bieten wir Apothekerinnen und Apotheker flächendeckend ganzjährig eine kompetente Impfberatung an“, betont der Präsident der OÖ Apothekerkammer, Mag. Thomas W. Veitschegger ,in einer Aussendung. So gewähren alle Gebietskrankenkassen heuer eine Zuschuss von 4 Euro. Auch die kleineren Kassen bezahlen Zuschüsse zwischen 4 und 22 Euro. Zusätzlich gibt es von 1. Februar bis 31. August die FSME-Impfaktion. „In diesem Aktionszeitraum sind die beiden Impfstoffe für Erwachsene – Encepur® und FSME-Immun® – zum Aktionspreis von jeweils 35,80 Euro erhältlich, jene für Kinder – Encepur® für Kinder und FSME-Immun® Junior – zum Aktionspreis von jeweils 31,30 Euro. Auch für die ermäßigten Impfstoffpreise gelten die Kostenzuschüsse der Krankenkassen“, so Veitschegger.
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