ICT Wirtschaft 2 2020

Digitalisierung
Professionell digitalisieren, entspannter
arbeiten im Homeoffice
Wenn die Corona-Krise etwas Gutes hat, dann, dass sie der Digitalisierung einen
so Großen Schub verliehen hat wie nur wenige Maßnahmen zuvor.
Was vorher die Aussnahme war, wurde quasi über Nacht zum
Normalfall: Unternehmen schicken ihre Mitarbeitenden im Großen
Stil ins Home office. Wir alle haben die damit verbundenen
Herausforderungen kennen gelernt. Ob es nun die fehlende
Infrastruktur (und sei es nur die ungenügende Bandbreite des
Internet-Anschlusses), der Umgang mit ganz neuen Instrumenten
(wer hat vorher schon mal eine Video-Konferenz mit mehr
als zwei bis ...drei Teilnehmenden gemacht) oder auch nur die
unzureichende Umgebung (nicht jeder kann sich in einen eigenen
Raum zurückziehen und dort in Ruhe arbeiten) im Home
Office waren. Wir waren alle eine gewisse Zeit gefordert, bis wir
uns zu Hause so eingerichtet hatten, dass wir unserer Arbeit im
mehr oder weniger gewohnten Rahmen nachgehen konnten.
Saubere Dokumentenablage wichtiger denn je
Das Gros der Unternehmen und die meisten Mitarbeitenden
haben die genannten Herausforderungen mittlerweile gut gemeistert.
Es sind allerdings auch Aspekte zum Vorschein gekommen,
die sich nicht so einfach organisieren lassen. So haben
viele Unternehmen erkannt, dass eine konsistente Daten- und
Dokumentenhaltung wichtiger ist als jemals zuvor. In Zeiten
einer sich rasch virtualisierenden Arbeitswelt ist es essenztiell,
dass nicht nur gemeinsame Lösungen für die Kommunikation
untereinander existieren. Es ist unterlässlich, dass alle von derselben
Version eines Dokuments reden.
Digitalisierung braucht Zeit
Gerade jetzt mussten viele Unternehmen feststellen, dass in
verschiedenen Systemen (Fileserver, lokale Festplatten der
Arbeitsplatz-Rechner, E-Mail-System, usw....) liegende Informationen
und Dokumente nur schwer zur Verfügung gestellt werden
können, wenn sie von heute auf morgen virtuell organisiert
werden müssen. Zu unterschiedlich sind die Zugriffspfade, zu
verschieden die Berechtigungskonzepte und Such-Mechanismen.
Hinzu kommt, dass es in vielen Unternehmen noch ein
Archiv in Papierform gibt. Die dort gehaltenen Informationen
lassen sich in aller Regel nicht auf die Schnelle digitalisieren
und stehen den Mitarbeitendenim Homeoffice somit erst mal
gar nicht zur Verfügung.
Selbst E-Mails –- und je nach dem auch Audio- und sogar Video-
Konferenzen –- sind im Grunde genommen nichts anderes als
Dokumente (also nichts anderes als Rechnungen, Angebote,
Lieferscheine und dergleichen mehr) die es unter Umständen
aufzubewahren gilt. Die Vielfalt bei der Wahl der Anwendungen,
die aus Sicht der Benutzer mitunter durchaus wünschenswert
ist, ist aus Sicht der Information Governance ein Graus: Nicht
nur, aber auch im Blick auf die geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen,
muss jedes Unternehmen für sich festlegen, was
als „Dokument“ gelten soll, wer auf ein Dokument zugreifen
darf und wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss,
sprich, wie lange es vor einer absichtlichen oder unabsichtlichen
Löschung zu schützen ist. Regeln für Compliance und Datenschutz
müssen kontrolliert und auditierbar befolgt werden –-
unabhängig davon, wer wann mit welcher Anwendung die Informationen
bearbeitet. Wir können wohl davon ausgehen, dass
es bei den diesbezüglichen gesetzlichen Rahmenbedingungen
wegen Corona keine Ausnahmen geben wird.
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