BeraterRat - Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.V.

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Dezember 2009 20 S TEUERBERATERVERBAND SCHLESWIG-HOLSTEIN Wir stellen einige Mandanten um „ auf BmZ – digitale Buchführung verkündete ich an einem Freitag vor zwei Jahren beim gemeinsamen Frühstück meinen Mitarbeiterinnen und erwartete einen Ruf der Begeisterung. Der kam aber nicht, eher ein verhaltenes – „schon wieder etwas Neues – wir sollten Sie nicht mehr zu Infotagen oder Messen der DATEV ziehen lassen“. Doch wir machten uns gemeinsam auf den Weg. Der war anfangs schon ein wenig steinig, denn es gab damals noch nicht die Hilfsmittel – z. B. Checklisten für die Einrichtung, Broschüren für Steuerberater und Unternehmermandant, die heute zur Verfügung stehen. Von Einfachheit stellten wir anfangs nicht so viel fest, doch wir ließen uns nicht entmutigen und richteten die ersten „Buchführungen der Zukunft“ mit Hilfe unseres Systempartners bei den Mandanten ein. Heute fragen meine Mitarbeiterinnen, ob ich nicht den einen oder anderen Mandanten auch noch bewegen kann, sein Buchführungssystem umzustellen. Jetzt bereiten wir sogar gemeinsam eine Werbekampagne vor, denn ausnahmslos alle sind von dieser Art der Kanzleibuchführung überzeugt. Unser Vorgehensweise: Ich führe das überzeugende Gespräch mit dem Mandanten. Der Hinweis darauf, dass wir ihm das Leben erleichtern und im gleichen Zusammenhang seine Buchführungsgebühren überarbeiten wollen, öffnet die erste Tür. Kommen wir dann auf die Abschaffung des Papiertourismus und stellen die Sicherheit der 10-jährigen Speicherung aller Belege bei der DATEV vor, fangen bereits die Augen der mit der Buchführung beim Mandanten betrauten Kraft an zu funkeln. Keine Belege, die sich gerade beim Steuerberater befinden, kein vergebliches Suchen, Erleichterungen bei der Betriebsprüfung – das überzeugt. SCHWERPUNKT: BUCHFÜHRUNG Die Zukunft gestalten mit digitaler Buchführung – ein Erfahrungsbericht Ingrid Lenk Die digitale Buchführung wird bei uns gekoppelt mit der Einrichtung des Bankauszugsmanagers – soweit dieses nicht vorher schon geschehen ist. Der Mandant kann seine Belege entweder an ein eigenes Postfach bei der DATEV faxen oder mittels Scanner senden. Ich stelle dem Mandanten den Scanner zur Verfügung – ein weiteres Bindeglied zwischen Kanzlei und Mandant. Mein Systempartner richtet den Scanner mit mir beim Mandanten ein. Über ihn lease ich auch die Scanner. Wir haben drei Pakete eingerichtet, die wir unseren Mandanten anbieten. Das Honorar richtet sich nach der Aufgabenverteilung zwischen unseren Mandanten und uns. Paket 1: Der Arbeitseinsatz des Mandanten liegt darin, dass er seine Belege bei Postein- oder -ausgang in die verschiedenen virtuellen Ordner – Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse und Sonstiges – einscannt und einmal pro Woche an sein bei DATEV eingerichtetes Postfach transferiert Paket 2: Der Mandant führt Rechnungseingangs-, Rechnungsausgangsbuch und Kasse online – ordnet also damit auch schon die Belege entsprechend zu und übernimmt einen Teil der Buchführung Paket 3: Wir bieten dem Mandanten zusätzlich – zu Paket 1 oder 2 – die Überwachung seiner Dispositionen und Mahnungen aus OPOS an, um damit seine Liquidität besser in den Griff zu bekommen. Die Pakete 1 und 2 laufen bestens, Paket 3 läuft an, weil auch ich erst die technischen Voraussetzungen erlernen musste. Heute gibt es bei DATEV sehr viel Lesestoff für Mandant und Berater zur Einrichtung einer Buchführung mit Zukunft und alle Anfangs-Holpersteine haben wir überwunden.
S TEUERBERATERVERBAND SCHLESWIG-HOLSTEIN Für die Einrichtung beim Mandanten benötigen wir jeweils bis zu zwei Stunden. Die Vorbereitungen unserer Kanzlei führt unser Systempartner nach meinen Vorgaben online durch. Unser Buchführungsrhythmus verändert sich – weg von der monatlichen Massenerfassung und hin zur wöchentlichen Erfassung. Die Mandanten scannen die in der Woche anfallenden Buchführungsunterlagen und senden diese in der Regel freitags an meine Kanzlei. Der Montagmorgen beginnt damit, dass alle Mitarbeiterinnen ihren PC-Posteingang auf eingegangene Mandantendaten überprüfen und diese erfassen. SCHWERPUNKT: BUCHFÜHRUNG Wir halten somit jederzeit aktuelle Daten für den Mandanten bereit. Der Mandant muss jetzt auch nicht mehr warten, bis ihm der Postbote seine BWA bringt, er kann auch selbst in seine Auswertungen über DATEV-online hineinsehen. Jetzt herrscht Zufriedenheit bei Mandanten, Mitarbeiterinnen und bei mir. Wer mehr wissen möchte, kann sich gern bei mir melden (Tel. 0 45 41-22 27). Ingrid Lenk, Ratzeburg 21 Dezember 2009
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Seite 18: Dezember 2009 16 S TEUERBERATERVERB
Seite 21: S TEUERBERATERVERBAND SCHLESWIG-HOL
Seite 25 und 26: Die mit dem BilMoG verbundenen Änd
Seite 27 und 28: lage in der Handelsbilanz nicht meh
Seite 44: Dezember 2009 42 S TEUERBERATERVERB

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