Grundlagenworkshop Folien (PDF, 2190 KB)... - Technische ...
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Willkommen<br />
binner IMS GmbH Schützenallee 1 30519 Hannover<br />
Telefon [0511] 84 86 48 -200 Telefon [0511] 84 86 48 -299 eMail info@binner-ims.de www.binner-ims.de<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
1
Geschäftsprozessanalyse und –optimierung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
für die Geschäftsbereiche Finanzen,<br />
Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung<br />
<strong>Grundlagenworkshop</strong><br />
21./22.02.2007<br />
binner IMS GmbH Schützenallee 1 30519 Hannover<br />
Telefon [0511] 84 86 48 -200 Telefon [0511] 84 86 48 -299 eMail info@binner-ims.de www.binner-ims.de<br />
Folie<br />
2
Agenda<br />
� Begrüßung und Zieldefinition<br />
� Projektziele und Aufgabenverteilung<br />
� Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise I<br />
� Beispielhafter Prozessmodellaufbau<br />
� Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise II<br />
� Beispielhafte Prozessanalyse<br />
� Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise III<br />
� Beispielhafte Schwachstellenanalyse<br />
� Vorstellung der ganzheitlichen Vorgehensweise IV<br />
� Ausblick und weiterer Nutzen<br />
� Zusammenfassung/Feedback<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
+ Fragen und<br />
Diskussion!<br />
Folie<br />
3
Ziel des <strong>Grundlagenworkshop</strong>s<br />
� Die Vorgehensweise im Projekt ist bekannt<br />
� Die Grundlagen des Prozessmanagement sind bekannt<br />
� Die Methoden und Werkzeuge sind bekannt<br />
� Fragen der Mitarbeiter können beantwortet werden<br />
� Alle offenen Fragen sind (derzeit) beantwortet<br />
� ES KANN LOSGEHEN!<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
4
Unser Unternehmen<br />
Anschrift<br />
Binner IMS GmbH<br />
Schützenallee 1<br />
30519 Hannover<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Über Uns<br />
� Nachfolgeregelung der Dr. Binner<br />
CIM-house GmbH<br />
� Gesellschafter und Geschäftsführer:<br />
Marco Idel und Frank Schroeder<br />
� Software und Beratung unter einem Dach<br />
� Kernkompetenzen im Bereich Prozess-,<br />
Qualitäts- und Wissensmanagement<br />
� Intensive Zusammenarbeit mit der<br />
Prof. Binner Akademie<br />
Folie<br />
5
Unsere Dienstleistungen<br />
� Rechnergestützte Geschäftsprozessoptimierung<br />
� Prozessorientierte Einführung von z.B.<br />
Qualitätsmanagement (ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO/IEC 17025)<br />
Integrierten Managementsystemen (z.B. OHSAS 18001, ISO 14001)<br />
DV-Systemen (PPS, BDE, CAQ...)/SAP R3-Einführung<br />
� Organisationsberatung<br />
Business-Process-Reengineering<br />
Umsetzung der Prozesserneuerung<br />
Potenzialanalyse<br />
� Durchführung von Selbstbewertungen (IFS, KTQ, EFQM usw.)<br />
� Strategieberatung<br />
� Aufbau von einer Balanced Scorecard/Kennzahlenmanagementsysteme<br />
� Software-Entwicklung<br />
� Seminare und Schulungen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
6
Ausgewählte Referenzen<br />
Beratung<br />
� Fachhochschule Hannover FB Information und Kommunikation<br />
� Fachhochschule Hannover FB Maschinenbau<br />
� Verwaltung der Fachhochschule Hannover<br />
� IFU (Institut für Fabrikbetriebslehre und Unt.-forschung der TU-BS)<br />
� Zentral Gewerbeschule Buchen<br />
� BBS Neustadt a. Rgb.<br />
� Berufsakademie Weserbergland e.V.<br />
� Zentrum für Qualitätsmanagement (ZQ), Ärztekammer Nds.<br />
� DLR (Braunschweig, Köln etc.)<br />
� REFA Gesamtverband<br />
� Krankenpflegeschule der Harzer Kliniken<br />
� Statistische Landesamt Sachsen, sächsische Staatskanzlei<br />
� über 20 weitere Schulen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
7
Projektorganisation<br />
Projektleitung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Lenkungsausschuss<br />
Projektkoordinator/<br />
-manager (intern/extern)<br />
Projektmanager Projektmanager<br />
GB2 GB3 SIP<br />
Abt-Leiter<br />
Teilprojektmanager<br />
Abt-Leiter<br />
Teilprojektmanager<br />
Abt-Leiter<br />
Teilprojektmanager<br />
Folie<br />
8
Rollen der beteiligten Bereiche<br />
Aufgaben Abteilungsleiter:<br />
� Unterstützung des Projektes<br />
� Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen<br />
� Freigabe und Bewertung der Ist-Analyse<br />
� Entwicklung des Soll-Konzepts<br />
� Bewertung der Umsetzbarkeit des Soll-Konzepts<br />
Teilprojektmanager (pro Abteilung):<br />
� Promotor in der Abteilung<br />
� Planung der abteilungsbezogenen Workshops<br />
� Organisation (Termine, Aufgaben usw)<br />
� 1. Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilungen<br />
Workshopteilnehmer (Sachbearbeiter):<br />
� Aufnahme der Ist-Analyse<br />
� Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen<br />
� Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten<br />
� Entwicklung des Soll-Konzepts<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
9
Projektziele I<br />
Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse<br />
� Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik<br />
� eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und<br />
Verantwortlichkeiten<br />
� Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen<br />
bessere Akzeptanz der Verwaltung<br />
� Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen<br />
� Schnittstellenoptimierung<br />
� eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
10
Projektziele II<br />
Quantifizierung der Prozesse<br />
� Erhebung des Mengengerüstes<br />
� Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten<br />
� Trendaussagen<br />
Verbesserung der Mitarbeitermotivation<br />
� Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten<br />
� Effizienzsteigerung<br />
� Abbau von Stressfaktoren<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
11
Vorgehensmodell für die<br />
Prozessanalyse und -optimierung<br />
Phase 1<br />
Projekt-<br />
Vorbereitung<br />
• Abstimmung der<br />
Projektziele<br />
• Entwicklung des<br />
Prozessmodells<br />
• Abstimmung der<br />
Vorgehensweise,<br />
Entscheidungsfindung<br />
und Arbeitsteilung<br />
• Aufstellung eines<br />
Termin- und<br />
Ressourcenplans<br />
• Schulung/<br />
Qualifikation<br />
• Planung und<br />
Durchführung der<br />
Auftaktveranstaltung<br />
(Kick-off)<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Phase 2 Phase 3<br />
Prozessanalyse<br />
• Ist-Analyse der<br />
Prozesse<br />
• Dokumentenanalyse<br />
• Kundenbefragung<br />
• Schwachstellenanalyse<br />
und<br />
Definition von<br />
Lösungsansätzen<br />
• Definition und<br />
Umsetzung<br />
einfacher<br />
Maßnahmen<br />
• Präsentation von<br />
Schwachstellen<br />
und Lösungsansätzen<br />
Soll-Prozess-<br />
Entwicklung<br />
• Entwicklung von<br />
alternativen Soll-<br />
Prozessen<br />
• Ermittlung von<br />
Nutzen und<br />
Aufwand der<br />
Optimierungen<br />
• Präsentation der<br />
Vorschläge und<br />
Entscheidung<br />
durch die<br />
Hochschule<br />
• Erstellung eines<br />
Maßnahmenplans<br />
für die Umsetzung<br />
der Optimierungen<br />
Phase 4<br />
(optional – nicht<br />
Bestandteil des Angebots)<br />
Umsetzung der<br />
Sollprozesse<br />
• Schulung und<br />
Einweisung für alle<br />
Mitarbeiter<br />
in die Soll-Prozesse<br />
und neuen Dokumente<br />
• Coaching der<br />
Maßnahmen-umsetzung<br />
• Prozessaudits und<br />
Wirksamkeitsprüfung<br />
• Begleitung von<br />
notwendigen<br />
Anpassungen<br />
Folie<br />
12
Aufbau eines integrierten Managementsystems<br />
Werkzeuge<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Strategie/Vision<br />
mittel-/langfristige Ziele<br />
Jahresziele<br />
Prozesse<br />
Integrierter Managementbericht<br />
QM BSC UM AS Integrierte RM Prozessaudits Satzung Selbstbewertung<br />
Gesetze EFQM<br />
Prozesse<br />
QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM<br />
Folie<br />
13
Von der Funktionsorientierung zur<br />
Prozessorientierung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Funktionsorientierung:<br />
� Bereichsdenken<br />
� Teiloptimum<br />
� viele Schnittstellen<br />
� hoher Koordinierungsaufwand<br />
Prozessorientierung:<br />
� bereichsübergreifendes<br />
Denken<br />
� Gesamtoptimum<br />
� wenige Schnittstellen<br />
� schnellere Abläufe<br />
Folie<br />
14
Das Ziel: EXCELLENCE<br />
Stufe 1<br />
KONSENS<br />
Konsens über<br />
tatsächlichen IST-<br />
Prozesses liegt vor<br />
Stufe 2<br />
NORMIERTUNG<br />
Gesetzliche und<br />
normative<br />
Anforderungen<br />
sind integriert<br />
und erfüllt<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Stufe 3<br />
OPTIMIERUNG<br />
Prozess-<br />
Schwachstellen<br />
sind abgearbeitet,<br />
Prozess-<br />
Wertschöpfung ist<br />
optimiert<br />
Stufe 4<br />
STABILITÄT<br />
Prozesse sind<br />
stabil, Prozess-<br />
Schwachstellen<br />
werden<br />
kontinuierlich<br />
verbessert<br />
Stufe 5<br />
EXCELLENCE<br />
Die Prozesse<br />
werden<br />
kontinuierlich in<br />
Bezug auf<br />
excellente<br />
Leistungen für<br />
Kunden,<br />
Mitarbeiter,<br />
Partner,<br />
Gesellschaft und<br />
bezüglich<br />
Wertschöpfungssteigerung<br />
weiterentwickelt<br />
Folie<br />
15
Was ist ein Geschäftsprozess?<br />
Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender Vorgang<br />
aus einer Kette aufeinander aufbauender Funktionen, die<br />
einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat.<br />
Dokumente<br />
Anfang Ende<br />
Schnittstellen<br />
Ressourcen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Beteiligte<br />
+ Kennzahlen<br />
Folie<br />
16
Prozessmodell<br />
Kunde Kernprozesse<br />
Kunde<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Führungsprozesse<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Folie<br />
17
Prozessdefinition<br />
Bei Führungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die die<br />
Kernprozesse lenken und leiten<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Führungsprozess<br />
Kernprozess<br />
Kernprozesse beinhalten die fundamentalen, wertschöpfenden<br />
Abläufe<br />
Unterstützungsprozess<br />
Bei den Unterstützungsprozessen handelt es sich um Aktivitäten, die<br />
den Kernprozessen Ressourcen zur Verfügung stellen<br />
Folie<br />
18
Prozessebenen<br />
Hauptprozess: Beschaffung<br />
Kundenauftragsabwicklung TAS<br />
DFÜ<br />
K_53<br />
0 Fax 1an<br />
Lieferanten<br />
erstellen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Bestell-Fax<br />
0 Kopie 2<br />
Bestellfax<br />
ablegen<br />
0 Bike-ET 3<br />
Bestellung<br />
bearbeiten<br />
e2<br />
Händler<br />
4<br />
exp.?<br />
Rechnung Ware<br />
JA<br />
JA<br />
Rechnung<br />
Entgegenna<br />
0 5 c2 Begleichen<br />
0 56<br />
hme und<br />
der<br />
Fakturierung<br />
Rechnung<br />
NEIN<br />
Begleichen<br />
0 6<br />
der<br />
Rechnung<br />
Rechnung<br />
Begleichen<br />
0 7<br />
der<br />
Rechnung<br />
Ware<br />
0 9<br />
Stat. Daten<br />
sammeln<br />
Info über<br />
abgew.<br />
Aufträge<br />
Unterprozess: Lieferantenauswahl<br />
OPVorb OPVorb<br />
a1 1<br />
Aufklärungsformformulare<br />
ulare<br />
anfordern<br />
anfordern<br />
ÄD<br />
Anforderung<br />
PD<br />
Pat.<br />
b1 2<br />
Form Formular ular<br />
vorbereiten<br />
Form Formulare ulare<br />
a2 3<br />
Patient Patient<br />
aufsuchen<br />
ÄD<br />
PD<br />
Pat.<br />
a3 4<br />
Patient Patient aufklären aufklären<br />
u. u. beraten beraten<br />
Formulare Inform<br />
Form ulare<br />
In formationen ation en<br />
c1 5<br />
zur zur Kenntnis Kenntnis<br />
nehm nehmen en u. u.<br />
nachfragen<br />
ÄD<br />
PD<br />
c2 6<br />
Zustim Zustimm m ung ung zur zur<br />
OP? OP?<br />
Pat.<br />
OPVorb OPVorb<br />
a4 7<br />
Planung Planung der der OP OP<br />
Formulare Formulare (mit (mit<br />
PPat.-U a t.-Unterschrift) n tersch rift)<br />
JA<br />
PatEntl PatEntl<br />
a5 8<br />
weiteres weiteres<br />
Vorgehen<br />
Vorgehen<br />
festlegen<br />
festlegen<br />
Formulare Form ulare (ohne (ohne<br />
Pat.-Unterschrift)<br />
NEIN<br />
Ärztl. Dienst<br />
ÄD<br />
Pflegedienst<br />
PD<br />
Patient<br />
Pat.<br />
0Bestell.mit 10<br />
Lieferungen<br />
abgleichen<br />
Sammelrech<br />
0 2<br />
nung<br />
erstellen<br />
Sammelrechn<br />
ung<br />
0 12<br />
Rechnung<br />
begleichen<br />
Kunde<br />
Dispo<br />
FA<br />
Besch<br />
Lie<br />
Arbeitsystemprozess<br />
- Anweisungen<br />
- Arbeitsschritte<br />
-Formulare<br />
- Checklisten<br />
-Dokumente<br />
- Softwareanleitungen<br />
Folie<br />
19
Prozesslandkarte<br />
StrategieStrategieprozessprozess<br />
K 4<br />
RaumbedarfsRaumbedarfsplanungplanung<br />
K 5<br />
InfrastrukturInfrastrukturplanungplanung<br />
Bauantrag<br />
Bauantrag<br />
stellen<br />
stellen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
K 6<br />
GenehmigungsGenehmigungsverfahrenverfahren<br />
Planung<br />
Planung<br />
Bau-<br />
Bau-<br />
K 1 BauBau-<br />
K 2 Maßnahmen<br />
Maßnahmen<br />
K 3<br />
maßnahmenmaßnahmen<br />
durchführen<br />
durchführen<br />
Beschaffung<br />
Beschaffung<br />
Gebäude<br />
Gebäude<br />
verwalten<br />
verwalten<br />
RechnungsRechnungswesenwesen<br />
Wartung<br />
Wartung<br />
und<br />
und<br />
InstandInstandhaltunghaltung<br />
Folie<br />
20
Prozesslandkarte<br />
Führungsprozesse<br />
Kernprozesse<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
XXXXXXXXXX<br />
XXXXXXXXXX<br />
XXXXX<br />
XXXXX<br />
StrategieprozessStrategieprozess<br />
K 5<br />
Entwicklung<br />
Entwicklung<br />
K 5<br />
Marktanalyse<br />
Marktanalyse<br />
K 5<br />
XXXXXXX<br />
XXXXXXX<br />
KapazitätsplanungKapazitätsplanung<br />
K 4<br />
XXXXXXXX<br />
XXXXXXXX<br />
PersonalmanagementPersonalmanagement<br />
Arbeitsvor-<br />
K 1 K 2 Fertigung<br />
K 3<br />
bereitungArbeitsvor- Fertigung<br />
bereitung<br />
XXXXXXXXX<br />
XXXXXXXX<br />
XXXXXXXXX<br />
K 5<br />
XXXXXXXX<br />
xXXXXXXX XXXXXXXX<br />
xXXXXXXX<br />
XXXXXXXX<br />
Beschaffung<br />
Beschaffung<br />
K 5<br />
XXXXX-<br />
XXXXXXXXXX XXXXX-<br />
XXXXXXXXXX<br />
Versand<br />
Versand<br />
RechnungsRechnungswesenwesen<br />
Wartung und<br />
Wartung Instand- und<br />
haltungInstandhaltung XXXXXX<br />
XXXXXXX XXXXXX<br />
XXXXXXX<br />
Folie<br />
21
Prozessbeispiele<br />
OE / MWK / Studenten /<br />
Mitarbeiter<br />
Beschaffung von Materialien, Geräten<br />
Vertragswesen/Beschaffung von Dienstleistungen<br />
Haushaltsplanung und -kontrolle<br />
Rechnungsbearbeitung<br />
Überlassung<br />
Wartung, Support, Betriebstechnik<br />
Baumaßnahmen<br />
Entsorgung von Abfällen<br />
Umweltbegehungen, -kommunikation<br />
Beschaffung von Dienstfahrzeugen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
OE / MWK / Studenten /<br />
Mitarbeiter<br />
Folie
Übergreifendes bergreifendes Prozessmodell FH<br />
Studenten / Industrie / MWK<br />
Lehre<br />
und<br />
Strategische<br />
Leitung<br />
Forschung<br />
Kommissionen<br />
Zentralverwaltung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Öffentlichkeitsarbeit<br />
Fachbereich IK<br />
Controlling<br />
Fachbereich 2<br />
Weitere Fachbereiche<br />
Stabsstellen<br />
Querschnittsthemen<br />
Studenten / Industrie / MWK<br />
Folie
Geschäftsmodell Fachbereich IK<br />
Kunden<br />
7<br />
FB-Ziele u.<br />
politik<br />
Kernprozesse:<br />
13<br />
14<br />
15<br />
Bewertung u.<br />
Verbesserung<br />
Akquisition u. Betreuung v.<br />
Lehrbeauftragten<br />
Planung der<br />
Lehrveranstaltungen<br />
Planung der Prüfungen<br />
Gremienarbeit<br />
21<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
8<br />
Bereitst. von<br />
elektr. Medien<br />
f.d. Lehre<br />
22<br />
9<br />
Weiterbildung<br />
Schulung<br />
Wartung und<br />
Support<br />
23<br />
16<br />
17<br />
18<br />
19<br />
20<br />
10<br />
Berufungsverfahren<br />
Ablauf der Prüfungen<br />
Vordiplomorganisation<br />
Diplomorganisation<br />
Beschaffung<br />
24<br />
11<br />
Besetzungsverfahren<br />
Praxissemesterorganisation<br />
Evaluation des Lehrangebotes<br />
Lenken von<br />
Informationen<br />
u.<br />
Dokumenten<br />
25<br />
Führungsprozesse<br />
Kunden<br />
Unterstützungsprozesse<br />
Nr im QuIK-Handbuch<br />
Folie<br />
24
Übung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Aufbau eines beispielhaften Prozessmodells<br />
Folie<br />
25
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
IST-Aufnahme (Prozessworkshop)<br />
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter<br />
� Ehrliche Darstellung der aktuellen Abläufe<br />
� Beschreibung der täglichen Routineprozesse<br />
� Mitarbeiter gewinnen<br />
Analysephase<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
26
Was ist SYCAT?<br />
SYCAT =<br />
Systematische CIM-house-Analyse-Tools<br />
modular aufgebaute Software für integriertes<br />
Prozessmanagement, bestehend aus:<br />
� einer grafischen Komponente, MS VISIO<br />
zur grafischen Prozessdarstellung und<br />
� einer Datenbank zur weiteren<br />
Detaillierung der Prozesse<br />
� Berichts- und Ausgabefunktionalitäten<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
27
Die Treppe zur Business Excellence<br />
1. Prozesse<br />
darstellen und<br />
im Intranet<br />
darstellen<br />
2. Prozesse<br />
analysieren<br />
3. Dokumente<br />
normkonform<br />
verwalten<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
4. Dokumentation<br />
adressiert<br />
im Intranet<br />
zur<br />
Verfügung<br />
stellen<br />
5. Wirksamkeit<br />
mit Audits<br />
überprüfen<br />
(Durchführung<br />
der EFQM-,<br />
KTQ-Selbstbewertungen)<br />
6. Prozesse<br />
per<br />
Workflow<br />
realisieren<br />
QMBasis Process<br />
Designer<br />
DLV DokWeb Audit WORKflow<br />
Business<br />
Excellence<br />
Zeit<br />
Folie<br />
28
Organisationsdarstellung mit SYCAT<br />
Arbeitsorganisation<br />
a1 1<br />
Budgetplan<br />
abfragen<br />
Budetplanabfrage<br />
b1 2<br />
Bedarf für<br />
eigenen Bereich<br />
ermitteln<br />
c1 3<br />
Bedarf für<br />
eigenen Bereich<br />
ermitteln<br />
d1 4<br />
Bedarf für<br />
eigenen Bereich<br />
ermitteln<br />
Budgetplan GM<br />
Bedarfsmeldung<br />
c2 6<br />
gemeinsames<br />
Budget<br />
abstimmen<br />
Budgetplan<br />
a2 7<br />
Pläne sammeln<br />
Führungsorganisation<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ablauforganisation<br />
a3 8<br />
Genehmigung ?<br />
NEIN<br />
NEIN<br />
Gesamtbudgetplan<br />
JA<br />
a4 9<br />
Budget<br />
abstimmen und<br />
genehmigen<br />
b2 10<br />
Budget<br />
abstimmen und<br />
genehmigen<br />
e1 11<br />
Budget<br />
abstimmen und<br />
genehmigen<br />
a5 12<br />
genehmigten<br />
Plan weiterleiten<br />
genehmigtes<br />
Budget<br />
b3 13<br />
Budget zur<br />
Kenntnis nehmen<br />
c3 14<br />
Budget zur<br />
Kenntnis nehmen<br />
d2 15<br />
Budget zur<br />
Kenntnis nehmen<br />
Kaufmännische Abteilung<br />
KA<br />
Aufbauorganisation<br />
Leitung<br />
Ltg<br />
Infrastrukturleiter<br />
IL<br />
Leiter der FA<br />
LF<br />
Service Center Personal Leitung<br />
e2 16<br />
Budget zur<br />
Kenntnis nehmen<br />
SCP L<br />
Folie<br />
29
Prozessaufnahme<br />
Schnittstellenvereinbarungen<br />
quality gates<br />
Prozessinput<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Prozessleistungsmessung<br />
Kennzahlen<br />
Bereichsgrenzen<br />
Prozessoutput<br />
Bereichsgrenzen<br />
Folie<br />
30
Dokumentation der<br />
Workshopergebnisse<br />
� Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT)<br />
� Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML<br />
Prozess-Grafik Prozess-Ablaufbeschreibung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
31
Übung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Darstellung eines Beispielprozesses<br />
Folie<br />
32
Übung<br />
Die Informationsaufnahme soll nicht:<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Darstellung eines Beispielprozesses<br />
� die Tätigkeiten von Einzelpersonen fixieren<br />
� die Stärken/Schwächen von Mitarbeitern untersuchen<br />
� zur persönlichen Positionierung dienen<br />
Folie<br />
33
Übung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Darstellung eines Beispielprozesses<br />
Die Informationsaufnahme soll zeigen:<br />
� welche Instanzen/Personen beteilgt sind ?<br />
� welches die grundlegenden Funktionen sind ?<br />
� welche Daten ausgetauscht werden?<br />
� Es geht um den Prozess!<br />
Folie<br />
34
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
Analysephase<br />
Potenzial/Schwachstellenanalyse (Prozessworkshop)<br />
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter<br />
� Potenziale/Schwachstellen im Prozess<br />
� Verbesserungsvorschläge für den Prozess<br />
� Schnittstellen zwischen den Prozessen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
35
Prozessoptimierung<br />
Die Definition von Maßnahmen zur Schwachstellenbeseitigung erfolgt durch:<br />
� Analyse der Prozesse mit allen Beteiligten<br />
� Ideenwerkstatt: Was könnte noch besser sein?<br />
� Einbeziehung gesetzliche Anforderungen<br />
� Rückmeldungen anderen Organisationseinheiten<br />
� Nutzung des externen Blickes der Berater<br />
Diese Optimierung ist gleichzeitig die Einübung des KVP-Gedankens!<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
36
Geschäftsprozessoptimierung<br />
innerhalb des Prozessmanagements<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Zwei unterschiedliche Philosophien...<br />
1. radikales Business Process Reeingineering (BPR)<br />
nach Hammer / Champy<br />
„Fundamentales Überdenken und radikales Redesign“<br />
2. kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)<br />
„Systematische Vorgehensweise zum Erkennen<br />
und Beseitigen von prozessfremden Leistungen<br />
sowie zur Verbesserung der Arbeitsprozesse“<br />
Folie<br />
37
Geschäftsprozessoptimierung<br />
innerhalb des Prozessmanagements<br />
KVP<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Zwei unterschiedliche Philosophien...<br />
unter Nutzung folgender Grundprinzipien<br />
� systematische Problemanalyse<br />
� teamorientierte Problemlösung<br />
� kreatives Potenzial aller Mitarbeiter nutzen<br />
� grafische Aufbereitung<br />
� schnelles Umsetzen von Maßnahmen<br />
� kontinuierliches Monitoring<br />
BPR<br />
Folie<br />
38
Hinterlegung von<br />
Schwachstellen und Potenzialen<br />
Auftragsabwick<br />
Auftragsabwic<br />
lung klung<br />
c1 1<br />
Dispo-Liste<br />
drucken drucken<br />
Unzureichende<br />
Information<br />
Anfrage Anfrage<br />
NEIN<br />
a1 3<br />
Preisverhandlung<br />
/ / -abstimmung<br />
-abstimmung<br />
durchführen<br />
durchführen<br />
c2 2<br />
Preise Preise im im System<br />
System verfügbar? verfügbar?<br />
Preis Preis<br />
Lieferanten-<br />
c3Lieferanten 4<br />
auswahlauswahl durchführen n. n.<br />
billigstem<br />
Angebot Angebot<br />
Medienbruch<br />
JA<br />
c4 5<br />
Preise Preise u. u. Daten Daten<br />
ins ins System System<br />
einpflegen<br />
Bestellungen<br />
c5Bestellungen 6<br />
eingeben eingeben ins ins<br />
System System &<br />
Kontrolldruck<br />
erstellen<br />
Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ<br />
Doppelarbeit<br />
a2 7<br />
Bestellung Bestellung<br />
bearbeiten bearbeiten / /<br />
bestätigen bestätigen<br />
Bestätigung<br />
b1 8<br />
Überprüfen Überprüfen der der<br />
Bestätigung Bestätigung<br />
b2 9<br />
b3 10<br />
Bestätigung Bestätigung in in<br />
Klärung Klärung mit mit LF<br />
NEIN<br />
LF<br />
Ordnung? Ordnung?<br />
durchführen<br />
durchführen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Klärung Klärung<br />
JA<br />
Info Info<br />
a3 11<br />
klären klären<br />
c6 13<br />
Kenntnisnahme<br />
Unnötige<br />
Schnittstellen<br />
Bestätigung<br />
b4 12<br />
Bestätigung Bestätigung<br />
eingeben eingeben<br />
b5 14<br />
Bestätigung<br />
gemäß gemäß<br />
Bestellung? Bestellung?<br />
NEIN<br />
bestätigung bestätigung<br />
Zuständigkeit<br />
nicht definiert<br />
JA<br />
b6 18<br />
Grunddaten Grunddaten im im<br />
System System ändern ändern<br />
c7 17<br />
c8 19<br />
Geänderte Geänderte<br />
Klärung<br />
Bestätigung<br />
NEIN Klärung mit mit LF LF<br />
durchführen<br />
akzeptieren?<br />
durchführen<br />
akzeptieren?<br />
Klärung Klärung<br />
a4 20<br />
klären klären<br />
JA<br />
Bestätigung<br />
Unzureichende<br />
Qualifikation<br />
c9 21<br />
weiterleiten<br />
Bestätigung Bestätigung<br />
AuftragsAuftragsabwicklungabwicklung Lieferstatus<br />
b7 22 b8Lieferstatus 23<br />
überprüfen<br />
Bestätigung<br />
überprüfenbezgl.<br />
Bestätigung<br />
nichtgelieferte<br />
eingeben<br />
bezgl.<br />
eingeben<br />
Teile nichtgelieferte<br />
Teile<br />
Unklare<br />
Kriterien<br />
Liste Liste<br />
c10 24<br />
Liste Liste überprüfen<br />
u. u. bestätigen<br />
bestätigte bestätigte Liste Liste<br />
b9 25<br />
NEIN<br />
LF LF mahnen mahnen<br />
Mahnung<br />
a5 26<br />
neue neue<br />
Terminzusage<br />
Terminzusage<br />
geben geben<br />
Termin Termin<br />
b10 27<br />
LF-Termine LF-Termine<br />
eingeben eingeben<br />
b11 28<br />
Termin Termin kritisch? kritisch?<br />
JA<br />
Info Info<br />
Wartezeit<br />
c11 29<br />
Kenntnisnahme<br />
d1 30<br />
Termin Termin<br />
akzeptabel?<br />
NEIN<br />
c12 32<br />
weiterleiten<br />
d2 31<br />
Auftrag<br />
JA Auftrag<br />
verschieben<br />
Folie<br />
Lieferant<br />
LF<br />
Disposition<br />
Dispo<br />
Einkauf<br />
EK<br />
Arbeitsvorbereitung<br />
AV<br />
39
Gewichtung von Schwachstellen<br />
Relevanz für<br />
den Prozess<br />
3<br />
(fallweise auftretende<br />
Schwachstellen)<br />
(vernachlässigbare<br />
Schwachstellen)<br />
5<br />
4<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
2<br />
3<br />
4<br />
1<br />
(schwerwiegende<br />
Schwachstellen)<br />
2<br />
(systematische<br />
Schwachstellen)<br />
3<br />
Häufigkeit des Auftretens<br />
Folie<br />
40
Übung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Schwachstellen-Analyse<br />
Folie<br />
41
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
Prozessanalyse<br />
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter<br />
� Dokumentenanalyse<br />
� Aufnahme/Analyse der Mengengerüste<br />
� Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten<br />
� Auditierung der Prozesse<br />
Analysephase<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
42
Hindernisse bei der Reorganisation von<br />
Geschäftsprozessen<br />
� verkrustete Strukturen und die Verteidigung von Erbhöfen<br />
� Bereichsegoismus<br />
� Denken und Handeln in Hierarchien<br />
� unzureichende Informationsflüsse<br />
� ungenaue Definition der Schnittstellen - Synergieverluste<br />
� Tagesgeschäft lässt keine Freiräume für Veränderungen<br />
� Führungsfehler (mangelnde Mitarbeiterbeteiligung, unklare<br />
Entscheidungssituationen etc.)<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
43
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
Analysephase<br />
Ergänzung / Freigabe (z.B. durch Interviews)<br />
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter<br />
� Sortierung der Schwachstellen nach Priorität<br />
� Freigabe durch Workshopbeteiligte<br />
� Freigabe durch Freigabeinstanz<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
44
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
SOLL-Konzept<br />
Analysephase<br />
Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter<br />
� Erarbeitung von Lösungskonzepten<br />
� Aufzeigen von Nutzen und Kosten<br />
� Erarbeitung von einem Umsetzungskonzept<br />
� Definition von Maßnahmen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
45
Ansatzpunkte zur Neugestaltung von<br />
Geschäftsprozessen<br />
Optimierung<br />
vereinfachen<br />
(simplifizieren)<br />
Beschleunigung<br />
eliminieren<br />
parallelisieren<br />
Out-Sourcing<br />
(Auslagern)<br />
Wartezeit<br />
abbauen<br />
Schnittstellen<br />
reduzieren<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
zusammenfassen<br />
� Standards einführen<br />
� Änderungshäufigkeit reduzieren<br />
� Teamarbeit integrieren<br />
� Informationsverfügbarkeit erhöhen<br />
� Entscheidungsspielräume vergrößern<br />
� Doppelarbeit verhindern<br />
� Störungen reduzieren<br />
� KVP ermöglichen (Mitarbeiter-<br />
Know-How)<br />
Ansatzpunkte<br />
Folie<br />
46
Soll-Prozess-Entwicklung<br />
Anforderung aus<br />
Maßnahmen nach<br />
IST- Prozesskette<br />
Soll - Prozess<br />
Integrative Bewertung der Anforderungen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Anforderungen<br />
aus<br />
Strategievorgaben<br />
Gesetzliche<br />
Anforderungen/<br />
Vorgaben<br />
Folie<br />
47
Definition der Anforderungen<br />
Anforderungen Integration im Prozess<br />
QMS<br />
Umweltmanagement<br />
Arbeitsschutz<br />
RM<br />
Wirtschaftliche<br />
Anforderung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
48
Optimierung von Prozessen<br />
Soll - Prozess Ist - Prozess<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
49
Aufzeigen der wirtschaftlichen Effekte<br />
Optimierung bzgl. Kosten und Zeiten<br />
IST<br />
SOLL<br />
Bearbeitungszeit: 2,5 Std.<br />
IST<br />
Gesamtkosten: 4.870,00 €<br />
Personalkosten: 3.870,00 €<br />
Sachkosten: 1.000,00 €<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Bearbeitungszeit: 2,0 Std.<br />
SOLL<br />
Gesamtkosten: 3.540,00 €<br />
Personalkosten: 2.740,00 €<br />
Sachkosten: 800,00 €<br />
Folie<br />
50
Projektziele II – zur Erinnerung<br />
Quantifizierung der Prozesse<br />
� Erhebung des Mengengerüstes<br />
� Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten<br />
� Trendaussagen<br />
Verbesserung der Mitarbeitermotivation<br />
� Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten<br />
� Effizienzsteigerung<br />
� Abbau von Stressfaktoren<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
51
Aufnahme von Zeiten<br />
Mitarbeiter<br />
Beteiligt in drei Prozessen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Auftragsabwick<br />
Auftragsabwic<br />
lung klung<br />
Anfrage<br />
NEIN<br />
a1 3<br />
Preisverhandlung<br />
/ / -abstimmung<br />
durchführen<br />
Preis<br />
Lieferanten-<br />
c1 1<br />
c2 2<br />
Lieferanten-<br />
Bestellungen<br />
c3 4<br />
c4 5<br />
c5Bestellungen 6<br />
auswahl<br />
Dispo-Liste<br />
Preise im<br />
auswahl<br />
Preise u. u. Daten<br />
eingeben ins<br />
im System<br />
durchführen<br />
drucken<br />
System verfügbar? verfügbar?<br />
durchführen n. n.<br />
ins System<br />
System &&<br />
billigstem<br />
einpflegen<br />
Kontrolldruck<br />
Angebot<br />
erstellen<br />
JA<br />
Bestellung DFÜ<br />
a2 7<br />
Bestellung<br />
bearbeiten / /<br />
bestätigen<br />
Bestätigung<br />
b1 8<br />
b2 9<br />
b3 10<br />
Überprüfen der<br />
Bestätigung in<br />
in<br />
Klärung mit LF<br />
NEIN<br />
LF<br />
Bestätigung<br />
Ordnung?<br />
durchführen<br />
Klärung<br />
JA<br />
Info<br />
a3 11<br />
klären<br />
c6 13<br />
Kenntnisnahme<br />
Bestätigung<br />
b4 12<br />
b5 14<br />
Bestätigung<br />
Bestätigung<br />
Bestätigung<br />
Bestätigung<br />
gemäß<br />
eingeben<br />
gemäß<br />
eingeben<br />
Bestellung?<br />
NEIN<br />
bestätigung<br />
JA<br />
b6 18<br />
Grunddaten im<br />
System ändern<br />
c7 17<br />
c8 19<br />
Geänderte<br />
Klärung<br />
Bestätigung<br />
NEIN Klärung mit LF<br />
durchführen<br />
akzeptieren?<br />
durchführen<br />
akzeptieren?<br />
Klärung<br />
a4 20<br />
klären<br />
Bestätigung<br />
JA<br />
c9 21<br />
weiterleiten<br />
Bestätigung<br />
Auftragsabwicklung<br />
Lieferstatus<br />
b7 22 b8Lieferstatus 23<br />
überprüfen<br />
Bestätigung<br />
überprüfenbezgl.<br />
Bestätigung<br />
nichtgelieferte<br />
eingeben<br />
bezgl.<br />
eingeben<br />
Teile nichtgelieferte<br />
Teile<br />
Liste<br />
c10 24<br />
Liste überprüfen<br />
u. u. bestätigen<br />
bestätigte Liste<br />
b9 25<br />
LF mahnen<br />
Mahnung<br />
a5 26<br />
neue<br />
Terminzusage<br />
geben<br />
+ diverse weitere<br />
Tätigkeiten<br />
Für die Prozesse werden einzeln Zeitschätzungen durch die Mitarbeiter<br />
vorgenommen und abgefragt, so dass pro Prozess Tendenzaussagen<br />
möglich werden.<br />
Es werden nicht die kompletten Arbeitsplätze und -zeiten der Mitarbeiter<br />
untersucht!<br />
NEIN<br />
Termin<br />
b10 27<br />
LF-Termine<br />
eingeben<br />
b11 28<br />
Termin kritisch?<br />
JA<br />
Info<br />
c11 29<br />
Kenntnisnahme<br />
NEIN<br />
c12 32<br />
weiterleiten<br />
d1 30<br />
d2 31<br />
Termin<br />
Auftrag<br />
JA Auftrag<br />
akzeptabel?<br />
verschieben<br />
Folie<br />
Lieferant<br />
LF<br />
Disposition<br />
Dispo<br />
Einkauf<br />
EK<br />
Arbeitsvorbereitung<br />
AV<br />
52
Aufnahme von Zeiten<br />
Geplante Aktionen:<br />
• Für die Prozesse werden<br />
Zeitschätzungen abgefragt<br />
• Es werden ggf.<br />
Zeitaufschreibungen pro<br />
Prozess von den Mitarbeitern<br />
geführt<br />
• Es werden Tendenzaussagen<br />
hinsichtlich der Veränderung<br />
getroffen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
NICHT:<br />
• Umfassende Zeitstudien<br />
durchführen<br />
• Arbeitsplatzbezogene<br />
Zeitanalysen durch Externe<br />
vornehmen<br />
• Exakte Einsparpotenziale<br />
hinsichtlich Zeiten und Kosten<br />
benennen<br />
Folie<br />
53
Geschäftsprozessoptimierung<br />
IST-Aufnahme<br />
Umsetzung SOLL<br />
Analysephase<br />
� Festlegung von Maßnahmen, Verantwortungen und Termin durch<br />
Freigabeinstanz<br />
� Verfolgung der Maßnahmen (Monitoring)<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Ergänzung/<br />
Freigabe<br />
SOLL-Konzept<br />
Umsetzung<br />
SOLL<br />
Folie<br />
54
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Das wollen wir vermeiden !<br />
Folie<br />
55
Maßnahmenplan mit<br />
SOLL-Konzept-Umsetzung<br />
Für die Maßnahmenumsetzung bzw. SOLL-Konzept Umsetzung<br />
sind folgende Punkte von entscheidender Bedeutung:<br />
� restrukturierte bzw. neue Prozesse lassen sich nur durch<br />
Mitarbeit Aller einführen<br />
� festlegen von: Maßnahmen, Verantwortungen und Terminen<br />
� Maßnahmenverfolgung (Status)<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
56
Geschäftsprozess-Darstellungen<br />
Schlüsselfunktion für Verstehen, Akzeptanz und Anwendung<br />
� Übersichtlichkeit<br />
� Visualisierung (wenig „Prosa“)<br />
� Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen<br />
� Nutzerorientierte Detaillierungsgrade<br />
� Darstellung von Schnittstellen<br />
� Darstellung von Ressourcen und Hilfsmitteln<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
57
Ganzheitliches Prozessmanagement<br />
als Vision<br />
Personalmanagementsicht<br />
Organisationssicht<br />
IuK/EDV-Systemsicht<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Integriertes Organisationsund<br />
Prozessmodell<br />
Unternehmensprozess<br />
Hauptprozess<br />
Teilprozess<br />
Arbeitssystemprozess<br />
a1 1-N<br />
Bedarfsmeld<br />
ung<br />
Organisationsprozessdarstellung<br />
(OPD)<br />
a2 2<br />
Lieferant<br />
bekannt ?<br />
Nein<br />
-N<br />
Bedarsanmeldung<br />
Ja<br />
b1 3-N<br />
Lieferantena<br />
uswahl<br />
test<br />
Angebotsanforderung<br />
c1 4-N<br />
Ausarbeitung e.<br />
Angebotes<br />
Verbesserungssicht (KVP)<br />
1<br />
Lieferanten-<br />
angebot<br />
b2 5-N<br />
Angebotsau<br />
swertung<br />
Lieferantennamen<br />
b3 6-N<br />
Auslösung e.<br />
Bestellung<br />
-N<br />
FA<br />
-N<br />
EK<br />
-N<br />
LF<br />
Potenzialsicht<br />
Integrierte<br />
Management System-Sicht<br />
Folie<br />
58
Transparenz<br />
durch Prozessorientierung<br />
4. Personal<br />
� Personalsteuerung<br />
� Qualifikationen<br />
� Motivation<br />
� Perspektiven<br />
� Führungsarbeit<br />
� Aufbauorganisation<br />
3. Prozessoptimierung<br />
� Zeitmanagement<br />
� Schnittstellenmanagement<br />
� Bereichsübergreifende<br />
Zusammenarbeit<br />
5. IMS<br />
� Fehleridentifikation und -behebung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
� Gesetzliche und normative<br />
Anforderungen sind integriert<br />
und erfüllt<br />
� Standard<br />
1. Prozesssystem<br />
� kundenorientierte Abläufe<br />
� angepasste IT-Landschaft<br />
� Datenbankmanagement<br />
� Wissensmanagement<br />
� Kommunikation<br />
2. Kostenkontrolle<br />
� Messbarkeit aller Abläufe<br />
� Kostentransparenz<br />
� Personalaufwand optimierbar<br />
� Einsparpotenziale<br />
� Preiskalkulation<br />
Folie<br />
59
Beispiel IFU:<br />
Dokumentationsaufbau<br />
Handbuch<br />
Navigationsschicht<br />
Prozessbeschreibungen<br />
Tätigkeitsbezogene Dokumente<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Grundsätze,<br />
Aufbauorganisation,<br />
Verantwortlichkeiten,<br />
Zusammenhänge<br />
Eine intuitiv zu bedienende<br />
Navigationsschicht ermöglicht<br />
einen schnellen Zugriff auf<br />
Informationen im IPQS*.<br />
Rollenbasierte Prozessdarstellung<br />
einschließlich des<br />
technischen und organisatorischen<br />
Wissens<br />
Detailregelungen,<br />
Einzelheiten,<br />
Ausführungsunterlagen<br />
* IPQS = Integriertes Prozess- und Qualitätsmanagementsystem<br />
Folie<br />
60
Integriertes Prozess- und<br />
Qualitätsmanagementsystem online<br />
Projektakquisition<br />
Projektabwicklung<br />
Projektabschluss<br />
Akquisition Angebotserstellung Auftragsannahme<br />
Zielvereinbarung Durchführung<br />
Abschlussbericht<br />
Abschlusspräsentation<br />
Arbeitsschritte<br />
Arbeitsschritte<br />
Informationen<br />
Informationen<br />
Projektnachbereitung<br />
Rechnungsstellung<br />
3. Tätigkeitsbezogenes<br />
Wissen<br />
Dokumente<br />
Dokumente<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
1. Navigation<br />
2. Prozessbeschreibung<br />
Tätigkeiten<br />
Tätigkeiten<br />
Dokumente<br />
Dokumente<br />
und<br />
und<br />
Vorlagen<br />
Vorlagen<br />
Suchfunktion<br />
Suchfunktion<br />
Unterprozess<br />
Unterprozess<br />
Rollen<br />
Rollen<br />
Folie<br />
61
IMS-Dokumentationsaufbau<br />
QM-H<br />
UM-H<br />
AS-H<br />
RM-H<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
UM<br />
IMS<br />
QM RM AS<br />
Prozessbeschreibungen<br />
Arbeitsanweisungen etc.<br />
Folie<br />
62
Aufbau eines integrierten Managementsystems<br />
Werkzeuge<br />
BSC<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Strategie/Vision<br />
mittel-/langfristige Ziele<br />
Jahresziele<br />
Integrierter Managementbericht<br />
BSC Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung<br />
Prozesse<br />
QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM<br />
Folie<br />
63
Entwicklung und Verwendung<br />
von Kennzahlensystemen<br />
Unternehmens-<br />
Strategie<br />
und -Politik<br />
Rückkopplung<br />
Kennzahlen-<br />
Bewertung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Erarbeiten der Sollvorgaben<br />
Unternehmens-<br />
Zielformulierung<br />
Ist-Kennzahlen<br />
- Ergebnisorientierung<br />
- Kundenorientierung<br />
- Mitarbeiterorientierung<br />
- Prozessorientierung<br />
Zielsystem<br />
Strategische<br />
Ziele<br />
Centerziele<br />
Sub-Centerziele<br />
Gruppenziele<br />
Ziel-Kennzahlen<br />
- Ergebnisorientierung<br />
- Kundenorientierung<br />
- Mitarbeiterorientierung<br />
- Prozessorientierung<br />
Schlüssel-Prozesse Mitarbeiter<br />
Führungsprozesssicht<br />
Kernprozesssicht<br />
Input<br />
Out-<br />
Put<br />
Unterstützungsprozesssicht<br />
Prozessleistungsmessung<br />
Messung der Unternehmens-Zielerreichung<br />
Unternehmens-<br />
Zielvereinbarung<br />
Vorgaben<br />
Prozessmonitoring<br />
Folie<br />
64
Schwierigkeiten in der<br />
Umsetzung von IMS<br />
Unternehmensführung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Abteilungs-<br />
Leiter<br />
Unternehmens-<br />
Ziele/ Kennzahlen<br />
Prozesse<br />
IMS- Ziele/<br />
Kennzahlen<br />
IMS<br />
Folie<br />
65
BSC als Bindeglied<br />
Abteilungs-<br />
Leiter<br />
Abteilungs-Ziele/<br />
Kennzahlen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Unternehmensführung<br />
BSC<br />
Prozesse<br />
Unternehmens-<br />
Ziele/ Kennzahlen<br />
IMS<br />
IMS-Ziele/<br />
Kennzahlen<br />
Folie<br />
66
BSC zur Operationalisierung<br />
einer Strategie<br />
Unternehmensstrategie<br />
Zielgrößen Kennzahlen<br />
Die BSC kann als Bindeglied zwischen Strategie und Handeln die<br />
Implementierungslücke schließen und wird somit zum kombinierten<br />
Operationalisierungs- und Controllingtool.<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Balanced Scorecard<br />
Feed-Back<br />
Maßnahmen<br />
Handeln<br />
Folie<br />
67
Balanced Scorecard<br />
Kundenorientierung, z.B.:<br />
Kundenorientiert Gesellschaftsorientiert<br />
•Reklamationen<br />
• Stammkundenanteil<br />
• K.-zufriedenheit<br />
• Umweltschutz<br />
• ökologische Gesichtspunkte<br />
•Soz. Verantwortung<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Erfolgsorientierung, z.B.:<br />
Markt-Positionierung<br />
•Marktanteil<br />
•Umsatz<br />
• Bekanntheitsgrad<br />
Finanzorientiert<br />
•Gewinn<br />
• Umsatzrentabilität<br />
• Rentabilität<br />
Prozessorientierung, z.B.:<br />
Prozessorientiert Verfahrensorientiert<br />
• Auslastung<br />
• Durchlaufzeiten<br />
• Produktivität<br />
Vision<br />
Ziele<br />
• Herstellkosten<br />
• Fehlerkosten<br />
•Prüfkosten<br />
Mitarbeiterorientierung,z.B.:<br />
Mitarbeiterorientiert Zuliefererorientiert<br />
•Fluktuationsrate<br />
•Krankenstand<br />
• MA-Zufriedenheit<br />
• Ausbildungsquote<br />
•Partnerschaft<br />
• Zuverlässigkeit<br />
• Langfristigkeit<br />
•Flexibilität<br />
Folie<br />
68
Aufbau eines integrierten Managementsystems<br />
Werkzeuge<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Strategie/Vision<br />
mittel-/langfristige Ziele<br />
Jahresziele<br />
Integrierter Managementbericht<br />
Integrierte Prozessaudits<br />
BSC Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung<br />
Prozesse<br />
QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM<br />
Folie<br />
69
Integrierte Prozessaudits<br />
OHSAS<br />
18001<br />
Integrierte Anforderungen Integrierter Auditbericht<br />
RM<br />
ISO<br />
9001<br />
TS<br />
16949<br />
ISO<br />
14001<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
KVP<br />
BW<br />
Folie<br />
70
Aufbau eines integrierten Managementsystems<br />
Werkzeuge<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Strategie/Vision<br />
mittel-/langfristige Ziele<br />
Jahresziele<br />
Integrierter Managementbericht<br />
BSC Selbstbewertung<br />
Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung<br />
Prozesse<br />
QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM<br />
Folie<br />
71
Motivation Selbstbewertung<br />
� Die Selbstbewertung ergänzt die nachweisbaren Fakten (BSC) um die „weichen<br />
Faktoren“, so dass das Unternehmen im Gesamten abgebildet wird.<br />
� Selbstbewertung verkörpert das einheitlich herausgebildete Selbstbild des<br />
Unternehmens.<br />
� In einem vorgegebenen Rahmen bietet die Selbstbewertung eine einheitliche<br />
Diskussionsgrundlage.<br />
� Selbstbewertung ist nicht von außen gesteuert (ohne Beweispflicht).<br />
� Selbstbewertung ist ein Methode zur Weiterentwicklung von Führungskräften und<br />
der internen Kommunikationskultur.<br />
� Eine Selbstbewertung kann sowohl unternehmensspezifisch, als auch ein<br />
branchenübergreifender Standard (z.B. EFQM, Evaluation) sein.<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
72
Aufbau eines integrierten Managementsystems<br />
Werkzeuge<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Strategie/Vision<br />
mittel-/langfristige Ziele<br />
Jahresziele<br />
Integrierter Managementbericht<br />
BSC Integrierte Prozessaudits Selbstbewertung<br />
Prozesse<br />
QM UM AS RM Satzung Gesetze EFQM<br />
Folie<br />
73
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess<br />
• Prozessoptimierung<br />
• Qualitätsmanagement<br />
• Mitarbeiterzufriedenheit<br />
• Kundenzufriedenheit<br />
Verankern<br />
QMS<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)<br />
Zeit<br />
Kundenwunsch<br />
Verbesserung<br />
Folie<br />
74
Vorgehensmodell für die<br />
Prozessanalyse und -optimierung<br />
Phase 1<br />
Projekt-<br />
Vorbereitung<br />
• Abstimmung der<br />
Projektziele<br />
• Entwicklung des<br />
Prozessmodells<br />
• Abstimmung der<br />
Vorgehensweise,<br />
Entscheidungsfindung<br />
und Arbeitsteilung<br />
• Aufstellung eines<br />
Termin- und<br />
Ressourcenplans<br />
• Schulung/<br />
Qualifikation<br />
• Planung und<br />
Durchführung der<br />
Auftaktveranstaltung<br />
(Kick-off)<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Phase 2 Phase 3<br />
Prozessanalyse<br />
• Ist-Analyse der<br />
Prozesse<br />
• Dokumentenanalyse<br />
• Kundenbefragung<br />
• Schwachstellenanalyse<br />
und<br />
Definition von<br />
Lösungsansätzen<br />
• Definition und<br />
Umsetzung<br />
einfacher<br />
Maßnahmen<br />
• Präsentation von<br />
Schwachstellen<br />
und Lösungsansätzen<br />
Soll-Prozess-<br />
Entwicklung<br />
• Entwicklung von<br />
alternativen Soll-<br />
Prozessen<br />
• Ermittlung von<br />
Nutzen und<br />
Aufwand der<br />
Optimierungen<br />
• Präsentation der<br />
Vorschläge und<br />
Entscheidung<br />
durch die<br />
Hochschule<br />
• Erstellung eines<br />
Maßnahmenplans<br />
für die Umsetzung<br />
der Optimierungen<br />
Phase 4<br />
(optional – nicht<br />
Bestandteil des Angebots)<br />
Umsetzung der<br />
Sollprozesse<br />
• Schulung und<br />
Einweisung für alle<br />
Mitarbeiter<br />
in die Soll-Prozesse<br />
und neuen Dokumente<br />
• Coaching der<br />
Maßnahmen-umsetzung<br />
• Prozessaudits und<br />
Wirksamkeitsprüfung<br />
• Begleitung von<br />
notwendigen<br />
Anpassungen<br />
Folie<br />
75
Nächste Schritte<br />
• Kick-off am 26.02.2007, 9:15 Uhr<br />
• Prozessmodellentwicklung<br />
• Prozessaufnahmen<br />
Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder<br />
Folie<br />
76
Diskussion<br />
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.<br />
Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.<br />
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...sollten später Fragen kommen:<br />
Dipl.-Kfm. Jens H. Siebert<br />
0511 - 84 86 48-411<br />
j.siebert@binner-ims.de<br />
Folie<br />
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