Jaardocument stichting Diakonessenhuis 2008

Organisatie- en ordeningsstructuur
In 2008 zijn zoals vermeld de kaders voor de besturing van het Diakonessenhuis opnieuw gedefinieerd.
Daarbij gaat het niet enkel om de structuur, maar ook om de rolverdeling in de besturing.
Het Diakonessenhuis onderscheidt maximaal drie leidinggevende niveaus in de organisatie:
• Raad van Bestuur
• management (patiëntencategorie, zorgdivisie, lijnstafdienst)
• afdelingshoofd of teamhoofd
Op leidinggevende niveaus bestaat onderscheid in:
• strategisch niveau: de Raad van Bestuur bepaalt de strategische koers, stemt die af met de
omgeving en schept de condities waaronder de organisatie de afgesproken resultaten kan
behalen.
• tactisch niveau: de managers (zorgduo, leiding zorgdivisie en hoofd van (lijn)stafdiensten)
zijn verantwoordelijk voor het dagelijks functioneren van het ziekenhuis binnen de kaders
van de Raad van Bestuur.
• operationeel niveau: de afdelings- of teamhoofden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering
en het functioneren van de eigen afdeling (team) in meest brede zin.
De primaire zorg voor patiënten is georganiseerd in tien patiëntencategorieën en twee divisies:
medisch ondersteunende diensten (nucleaire geneeskunde, radiologie, laboratoria en
apotheek) en acute en intensieve zorg.
Patiëntencategorieën
Een patiëntencategorie is een organisatorische eenheid. De leiding van een patiëntencategorie
is verantwoordelijk voor het operationele resultaat (het verschil tussen externe (DBC-)opbrengsten
en (doorbelaste) kosten). Binnen een patiëntencategorie wordt de medische zorg
voor een samenhangende groep (potentiële) patiënten op een planmatige en zorginhoudelijk
effectieve en efficiënte manier georganiseerd.
Zorgduo’s
De patiëntencategorieën worden aangestuurd door zorgduo’s, die bestaan uit een zorgondernemer
en een medisch manager. Zorgondernemers geven leiding aan de teamhoofden en medewerkers
van de patiëntencategorie.
De zorgduo’s zijn integraal verantwoordelijk voor hun patiëntencategorie en vormen een resultaatverantwoordelijke
eenheid (RVE) die onder de Raad van Bestuur valt. RVE’s zijn taak- en resultaatverantwoordelijk
en hebben van de Raad van Bestuur - binnen daarvoor gestelde kaders
- gedelegeerde bevoegdheden gekregen. De zorgduo’s leggen periodiek (per kwartaal) verantwoording
af aan de Raad van Bestuur. Deze verantwoording vindt plaats op basis van duidelijke
afspraken tussen de Raad van Bestuur en het zorgduo.
Zorgondersteunende divisies
Het Diakonessenhuis kende drie zorgdivisies:
• acuut & intensief: SEH, OK en IC
• medisch-ondersteunende afdelingen (KCL, MMI, PA, nucleaire geneeskunde, radiodiagnostiek,
apotheek, hygiëne en infectiepreventie)
• zorgondersteuning: onder meer medische psychologie, diëtetiek, psychiatrie, fysiotherapie,
geestelijke verzorging, maatschappelijk werk
De afdelingen van de divisie zorgondersteuning zijn eind 2008 ondergebracht bij een van de
patiëntencategorieën.
Lijnstafdiensten
De Raad van Bestuur en het management worden ondersteund door een aantal lijnstafdiensten:
• Personeel, Organisatie & Opleidingen (PO&O).
• De Concerndienst, waaronder ICT, marketing & verkoop, business control en het financial
service center.
• Het facilitair bedrijf, waaronder het facilitair servicebureau, inkoop en medische elektronica.
De lijnstafdiensten vallen hiërarchisch, operationeel en functioneel onder de Raad van Bestuur.
De lijnstafdiensten dragen een specifieke en onderscheiden verantwoordelijkheid voor het beleid
en de bedrijfsvoering. Dit alles binnen de strategische kaders van de Raad van Bestuur. De
lijnstafdiensten hebben een operationele verantwoordelijkheid in de advisering en ondersteuning
van de Raad van Bestuur en het management. Daarnaast hebben zij een functionele bevoegdheid,
waarbij ze vanuit hun vakmanschap de patiëntencategorieën adviseren bij de vertaling
van vastgesteld(e) beleid en kaders. Zo nodig kunnen zij dwingende richtlijnen opstellen
over de professionele spelregels. Dit vindt zijn weerslag in het uitvaardigen van beleid, procedures,
(kwaliteits)richtlijnen, voorstellen voor aanpassing van het budget en de manier waarop
verantwoording wordt afgelegd over het beleid en de overeengekomen taakstelling (planning
en control).
Ondersteuning Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur wordt verder ondersteund door het bureau Bestuursondersteuning, de afdeling
communicatie, de afdeling internal audit, het stafbureau zorg en kwaliteit en het bouwbureau.
3.2.2 Risicomanagement
Risico’s zijn inherent aan ondernemerschap – ook aan maatschappelijk ondernemerschap – en
zijn dus niet geheel uit te sluiten. Flexibel en slagvaardig omgaan met risico’s is even belangrijk
als risico’s minimaliseren.
De Raad van Bestuur is zich ervan bewust dat de bedrijfsvoering risico’s met zich meebrengt en
richtte een systeem van interne controle en planning en control in om risico’s tijdig te onderkennen
en te beheersen.
Belangrijke elementen daarin zijn de planning en controlcyclus, de maandelijkse rapportages
over productie, financiën en steeds meer ook prestatieindicatoren, ingestelde functiescheidingen
en procuratierichtlijnen. Daarnaast volgt het ziekenhuis externe ontwikkelingen en beoordeelt
de impact van deze veranderingen op de bedrijfsvoering. Deze instrumenten geven de Raad van
Bestuur voldoende zekerheid om risico’s tijdig te onderkennen en te beheersen. Daarnaast heeft
het ziekenhuis een internal auditor die processen en hun controlemaatregelen beoordeelt. Ook
toetst deze auditor de betrouwbaarheid van informatie en bewaakt de compliance en het risicomanagement.
Ondanks al deze maatregelen blijft een kans op risico’s en calamiteiten onvermijdelijk
bestaan. Vermogensvorming en verzekering kunnen de risico’s over het algemeen afdekken.
De externe omgeving verandert snel en dat leidt tot toenemende bedrijfsrisico’s en aansprakelijkstelling.
Het Diakonessenhuis heeft dan ook specifieke behoefte aan risicomanagement
om via risicoanalyses risico’s te achterhalen die de bedrijfsvoering negatief beïnvloeden. Waar
mogelijk en wenselijk kunnen deze risico’s proactief worden verminderd. Door risico’s centraal
26 j a a rd o c u m e n t stichting diak o n e s s e n h u i s 2008
b e s t u u r, toezicht en bedrijfs voering 27