Standard brevmal - Frogn kommune

2
Rådmannens kommentar til hovedanbefalingene
Tiltakene er nærmere beskrevet under gjennomgang av de tre temaene i revisjonsrapporten.
Ny vurdering av tiltak som kan bringe kommunen a jour med etterslepet i eldre saker.
Rådmannen sier seg enig med revisjonen i at de tiltak som er gjennomført til nå, ikke er
tilstrekkelige for å komme a jour. Rådmannen vil derfor gjøre en ny vurdering av behovet for
økt kapasitet for å komme a jour med etterslep og ulovlighetsoppfølging. Ved første
tertialrapportering 2013 vil rådmannen legge fram en sak med sikte på oppstart av et toårig
prosjekt fra høsten 2013.
Dokumentasjon av hvordan kommunen behandler ulike saker
Rådmannen slutter seg til vurderingen av at dagens saksbehandlingssystem ikke gir
tilstrekkelig oversikt over behandlingen av ulike sakstyper. Anskaffelse av nytt fullelektronisk
sak/arkiv system pågår og vil være implementert 01.06.2013.
Inntil da og parallelt med dette vil den etablerte «Kunnskapsbasen» for byggesak bli
videreutviklet for å sikre en god samlet oversikt over praksis i ulike sakstyper. Det vil her
særlig bli fokusert på klagesaksbehandling og dispensasjonspraksis.
Rådmannen vil også vurdere anskaffelse av et digitalt styringsverktøy for plan- og
byggesaksbehandlingen.
Begrunnelse for alternative vedtak i politiske saksframlegg
Rådmannen vil se på rutiner knyttet til utarbeidelse av saksframlegg for å sikre en tilstrekkelig
begrunnelse også for alternative forslag til vedtak.
Rutiner vil bli gjennomgått våren 2013.
Brukerundersøkelser og serviceerklæringer
Rådmannen slutter seg til revisjonens vurdering av at det er nyttig og nødvendig å fokusere på
brukernes opplevelse av byggesaksbehandlingen. Rådmannen vurderer å velge en annen
metodikk som f eks fokusgrupper, istedenfor eller som supplement til spørreskjemametoden.
Informasjon fra fokusgrupper eller spørreundersøkelser vil gi et godt grunnlag for revisjon av
serviceerklæring for byggesak.
Rådmannen tar sikte på å innhente kunnskap om brukertilfredshet våren 2013.
Drøfting av forhold som leder fram til vedtak
Rådmannen vil gjennomgå maler for behandling av dispensasjonssøknader med sikte på at
vurderinger som ligger til grunn for vedtak er tilstrekkelig belyst og begrunnet.
Maler vil bli gjennomgått våren 2013.
Saksbehandlingsrutiner
Hvordan har kommunen organisert og strukturert saksbehandlingen av byggesaker for å
sikre at hensynet til likebehandling blir ivaretatt?
Er det etablert rutiner som sikrer ensartet behandling av likeartede saker?