guía del simposio - Lions Clubs International

PROGRAMA LEONÍSTICO
SIMPOSIO DE LA FAMILIA Y
LA MUJER
Guía de Planificación

Planificación del Simposio ......................................................4
Selección del tema ............................................................4
Asegure un colaborador ....................................................5
Fecha ................................................................................5
Lugar..................................................................................5
Solicite los fondos. ............................................................6
Planificación de la Presentación........................................6
Invitación de oradores ......................................................7
Incluya Elementos Adicionales ..........................................7
Invite a Participantes ........................................................8
Promoción del Simposio....................................................8
Punto final de los detalles..................................................9
Convierta las ideas en acción... y en socios nuevos ........9
Lista de cotejo para el simposio ..........................................13
Ejemplar de Horarios de Presentación ................................15
Ejemplar del Calendario de Actividades ..............................16
Ejemplar de Comunicado de Prensa ....................................17
Plan de Acción Posterior al Simposio ..................................19
Solicitud de Financiación del Simposio ................................21
Informe Final del Simposio y Formulario de Reembolso ......23
Reglas de Auditoría del Simposio ........................................24
Formulario de Cuentas del Simposio....................................26
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 1

Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Guía de Planificación
Desde que la Asociación Internacional puso de relieve la participación de la familia y la
mujer en los clubes de Leones, más y más familias están ingresando y la afiliación y liderato
de las mujeres va en aumento.
Para que la iniciativa de los clubes familiares continúe con éxito, es importante que los
clubes identifiquen oportunidades de proyectos relevantes que puedan llevarse a cabo en
familia y sean de interés para las mujeres. El Simposio de la Familia y la Mujer es un medio
excelente para identificar estas oportunidades.
Un simposio puede ser una reunión para intercambiar ideas libremente o una reunión formal
en la que varios expertos dan ponencias breves sobre tópicos específicos o tópicos
relacionados. El propósito del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer consiste de
cuatro elementos:
1) Identificar nuevos proyectos de servicio que sean de interés para la mujer y la familia
2) Identificar posibles socios
3) Promocionar los clubes de Leones en la comunidad.
4) Formar un nuevo club de Leones o filial de club que atienda el nuevo proyecto
comunitario propuesto.
La planificación eficaz y el tiempo que se dedique al Simposio de la Familia y la Mujer en
su área, no será en vano, puesto que tendrá un efecto positivo para los clubes de Leones y
la comunidad.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 3

Planificación del
Simposio
Selección del tema
El primer paso de la planificación eficaz del
Simposio de la Familia y la Mujer es escoger el
tema del evento. El tema sentará el tono del
simposio, dará las directrices para los planes y
determinará el impacto de los resultados. Para
atraer a las familias y a las mujeres, considérense
tópicos sobre asuntos allegados a su corazón:
niños, educación, salud de la mujer y los niños, el
medio ambiente, etc.
Considérense las siguientes preguntas al seleccionar
su tema:
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• ¿Hablarán sobre tópicos en general, como
las “Necesidades de la Comunidad”?
• ¿Desean tratar temas concernientes a un
grupo en particular como las “Necesidades
de los Niños”?
• ¿Desean tratar sobre un tópico de interés
público como “Asuntos Apremiantes del
Cuidado de la Salud”?
CONSEJO: Un tema genérico puede dejar el campo
libre para considerar una variedad de
proyectos de servicio. Sin embargo,
será más difícil mantener el enfoque
del simposio e identificar un proyecto
específico para llevar a cabo. Mientras
que un tópico específico puede hacer
que se desatiendan otras necesidades
apremiantes y las oportunidades de
servicio. Reflexione sobre estos puntos
cuando planeen los tópicos a tratar.
Consideren los varios tópicos propuestos por
Leones interesados. Concéntrense en las ideas que
ayudarán a alcanzar las metas del simposio. Una
vez que tengan una lista de tópicos, consideren el
mérito que tiene cada uno de ellos. Al concluir las
consideraciones tendrán una lista más corta de
tópicos adecuados. (Otra alternativa sería asignar
un puntaje del 1 a 5 a cada tópico propuesto - 5 es
más preferido y 1 menos preferido.) Los tópicos
que reciban el puntaje mayor pasan a la lista corta.
De la lista corta se escogen los tópicos que mejor
ayudarán a alcanzar las metas del simposio. Con
base en los tópicos seleccionados se debe dar un
título atractivo al simposio y usarlo en todos los
materiales de promoción. (Por ejemplo,
“Construyendo una Mejor Ciudad Amistad”
auspiciado por el Club de Leones Amistad y la
Cámara de Comercio de la Ciudad de Amistad.)
CONSEJO: Una sesión abierta de intercambio de
ideas debe seguir un procedimiento
simple para que tenga éxito:
• Téngase a mano, un rota-folios, hojas
y marcadores o un pizarrón y tiza, y
escríbase cada idea propuesta para
que todos los participantes la vean.
• Fíjese el tiempo de duración de la
sesión – 30 minutos máximo.
• Anótese TODA idea que se mencione –
no debe rechazarse ninguna idea que se
presente durante la sesión.
• No se permitirá la crítica de las ideas –
para no estancar la participación, de
hecho la idea más descabellada
puede dar paso a la idea perfecta.
• Diviértanse, las actividades sin sentido
a veces son las que más mantienen
ocupados a los participantes. Los
marcadores y papel para tomar notas o
bloques de letras plásticos mantendrán
a los participantes ocupados y
estimularán la parte del cerebro que
controla el pensamiento creativo.

Asegure un Colaborador
Después de haberse fijado el tema, el próximo
paso será indentificar en la comunidad a uno o
más colaboradores para el evento. Contar con
la colaboración de una organización que dé
credibilidad al evento, proveea una nueva
perspectiva e información que ayuden a
identificar las necesidades y que aporte sus
servicios o financiación.
Se sugieren como colaboradores:
• Cámara de Comercio
• Cruz Roja
• Clubes sociales de mujeres
• Organización Hermanos y
Hermanas Mayores
• United Way
• Niñas Exploradoras
• Asociación de Mujeres Universitarias
• Asociación de Abogados
• Organización de Padres y Maestros
• Asociación Médica
• Ligas Menores
• Otras organizaciones humanitarias de
la comunidad
CONSEJO: Considérese tener otra sesión de ideas
libres para crear una lista de posibles
colaboradores. Consúltese el sitio Web
de la comunidad, la guía teléfonica y los
periódicos locales para conseguir los
datos de posibles colaboradores.
Una vez que tengan al colaborador, creen un
comité del simposio que incluya miembros de
ambos grupos.
Fecha del Simposio
Para planificar y promocionar eficazmente el
evento, se sugiere que se fije la fecha del simposio
por lo menos tres o cuatro meses de antelación,
será tiempo suficiente para hacer los arreglos
necesarios. Cuando consideren las fechas, tomen en
cuenta los otros eventos que se llevarán a cabo al
mismo tiempo en la comunidad y los días feriados.
Es buena idea que determinen una fecha preferida y
otra fecha alterna, para tener más flexibilidad en la
selección del lugar.
Lugar del Simposio
Hay ciertos factores que deben tenerse en mente
cuando se seleccione el lugar del simposio:
• Conveniencia
• Estacionamiento amplio
• Tamaño adecuado para acomodar a
los participantes
• Accesible para discapacitados
• Que tenga cocina o lugar para preparar la
comida y refrigerios
• Que tenga equipo audivisual para
las ponencias
• Renta razonable
Algunas sugerencias de lugares:
• Salón del club de Leones
• Centro comunal o parque
• Salón de reuniones de la biblioteca pública
• Salón de conferencias de un hotel
• Auditorio o gimnasio de una escuela
• Salón de conferencias de un hospital
• Salón de actividades de una iglesia
• Edificio público
Muchos lugares dan precios reducidos a
organizaciones sin fines de lucro El grupo
colaborador quizás pueda ofrecer un lugar
adecuado. Cuando se considere la renta del lugar,
téngase en mente todo lo que incluye el lugar, si el
lugar es barato pero no tiene equipo audivisual,
tendrán que pagar extra por ese servicio y es
probable que al final de cuentas les resulte más
caro que la renta de un lugar que incluye todo.
Comparen las amenidades que ofrecen todos
los lugares y escojan el lugar que sea más
costo efectivo.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 5

Solicitud de financiación
Una vez se hubiera coordinado toda la logística,
remitan la solicitud de financiación a la Asociación
Internacional. Hay disponible un máximo de 2.000
dólares de financiación por simposio, sin embargo
los fondos que se aprueban fluctúan entre 500 y
1.000 dólares. El programa tiene un máximo de
4.000 dólares de financiación por área estatutaria
cada año económico. Las solicitudes de financiación
se tramitan en el orden que lleguen.
Para solicitar financiación se debe cumplimentar el
formulario de solicitud (página 21) y el presupuesto
(página 22) y remitirlos junto con la descripción del
evento e información sobre la organización u
organizaciones colaboradoras y la firma del
gobernador de distrito. La solicitud será revisada y
se dará una respuesta dentro de los 30 días
laborables de haberse recibido en el Dpto. de
Programas de Afiliación y Nuevos Clubes de la
oficina internacional. El formulario oficial de la
Solicitud de Simposio Leonístico de la Familia y la
Mujer, el presupuesto y el orden del día se pueden
remitir por fax o correo electrónico.
Los fondos aprobados se enviarán al concluir el
simposio, contingente a que el Dpto. de Programas
de Afiliación y Nuevos Clubes hubiera recibido la
documentación requerida por las Reglas de
Auditoría (página 24) y el informe final del
simposio (página 23). Para solicitar el reembolso,
deben utilizar los formularios de informe y cuenta
de gastos que se incluyen en esta guía (página 23
y 26).
Tomen nota: La solicitud de financiación se debe
remitir antes del evento. Sólo los simposios que se
hubieran aprobado y que hubieran remitido la
documentación e informes requeridos califican para
recibir financiación. No se aceptarán cuentas de
gastos de simposios que se hubieran celebrado sin
la aprobación oficial.
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Planificación de la
Presentación
Un simposio puede tomar varias formas. Puede ser
un intercambio informal de ideas, o una
presentación de ponencias más formales, o una
combinación de ambas formas. El formato
dependerá del tiempo disponible para el evento, el
tamaño, el tema y también de la preferencia del
comité organizador.
Cada alternativa requerirá de gente con experiencia
para dirigir la presentación. Los requisitos incluyen:
• Intercambio informal de ideas: moderador
y grupo pequeño de líderes
• Ponencias formales: moderador, ponentes
• Combinación de ponencias formales e
intercambio informal de ideas: moderador,
ponentes y grupo pequeño de líderes
Cuando los participantes tienen la oportunidad de
aportar activamente en el simposio, se sentirán más
conectados con los tópicos y más motivados a
participar de los proyectos que se llevarán a cabo
como resultado del simposio. Aun cuando el
simposio sea formal, asegúrese de que haya
interacción de los participantes durante una sesión
de preguntas y respuestas, conversación durante los
descansos o incluir una sesión de discusión en grupo.
CONSEJO: Al final de esta guía se incluyen dos
modelos de horarios (página 15) para
ayudar a planificar la presentación
del simposio. Se pueden modificar
para acomodar el formato propio
del simposio, el tiempo disponible y
otros aspectos.

Invítense los oradores
Una vez se determine el formato del simposio,
invítense a oradores apropiados para las ponencias.
Se aconseja que tengan un León representante de la
asociación y un representante del colaborador del
simposio (si lo hubiera) para que den la bienvenida
a los participantes y al moderador. Considérese
invitar a un dirigente del distrito o distrito múltiple
o a la asesora de afiliación de la familia y la mujer,
para que sirva como moderador o moderadora. Si
el simposio incluirá una sesión de temas libres o
intercambio informal de ideas, sería bueno que
tengan un pequeño grupo de líderes para facilitar la
discusión en grupo.
Para un simposio más formal, se deben tener
oradores expertos en los tópicos que se expondrán
en el simposio. Oradores capaces incluyen los
líderes de las organizaciones participantes,
funcionarios locales, profesores universitarios, etc.
Consigan oradores expertos que tengan interés y
cometido en fortalecer su comunidad.
CONSEJO: Los oradores de renombre darán
credibilidad al simposio y habrá más
promoción puesto que captarán el
interés de los medios noticiosos.
Una vez aseguren a los oradores, escríbanles
confirmando su participación. La carta debe incluir
los detalles del simposio, los antecedentes de la
Asociación Internacional de Leones, los del club
del Leones y los del colaborador o colaboradores
del simposio.
Elementos adicionales
Se deben introducir los clubes de Leones y darles la
oportunidad de hablar sobre sus objetivos, servicios
y proyectos a los asistentes. Tómense en cuenta las
ideas siguientes:
• Exhibiciones comunitarias: Pongan mesas
en los corredores del lugar y alrededor del
salón del evento. Estas mesas pueden
rentarse a un precio módico, a los grupos
comunitarios (se sugiere el precio de 25
dólares por mesa) para que promocionen
sus servicios. Los asistentes pueden visitar
las mesas antes o al final del simposio y
durante los descansos.
CONSEJO: ¡No se olviden de poner una mesa para
los clubes de Leones! Repartan
literatura sobre los proyectos del club,
folletos de información general e
invitaciones para posibles socios.
Algunos folletos excelentes serían:
• Soy Socia Lion (ME-37) – alienta
el ingreso de mujeres a los clubes
de Leones.
• Afiliación Familiar (MPFM-8) –
explica el servicio en familia
• Los Leones Marcan la Diferencia
(ME-40) – da información general
• Solicitud de Socio Fundador (TK-188)
– para formar un club nuevo
• Solicitud de Afiliación(ME-6B)
• Anuncios en el Programa Impreso del
Simposio: Los grupos participantes pueden
anunciarse, por un precio módico, al
reverso del programa impreso.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 7

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• El simposio debe incluir una ponencia
sobre los Leones: La ponencia debe ser
breve y durante el discurso de bienvenida.
Debe explicar porqué los Leones
están patrocinando el simposio y los
proyectos que proponen llevar a cabo
en la comunidad.
• Identifiquen un proyecto comunitario: Al
concluir el simposio deben tener identificado
un nuevo proyecto comunitario. El nuevo
proyecto debe usarse para formar un nuevo
club o filial de club.
CONSEJO: A manera de incentivo, se debe ofrecer
una mesa de promoción gratis a las
compañías que les puedan dar servicios
gratis o a precio reducido. Impresoras,
cocineros, prensa, etc, se pueden
conseguir con este incentivo.
Invitación a Participantes
Independientemente del colaborador del evento,
inviten a miembros de otros grupos a participar.
Deben tener representantes de varios grupos en la
sesión de intercambio de ideas durante el simposio.
Consúltese la lista de las organizaciones que
podrían servir de colaboradores e invítenlas.
Envíen invitaciones a todos los grupos que desean
participen del simposio. Llamen por teléfono para
dar seguimiento a cada invitado , expliquen los
objetivos del simposio y reiteren la invitación.
Las invitaciones deben incluir el título del simposio,
el patrocinador, fecha, lugar, horario, una breve
explicación del evento, nombre y datos del
contacto, incluyendo la dirección electrónica y
el plazo para confirmar asistencia (para estimar la
cantidad de asistentes).
CONSEJO: ¡Aliente a cada invitado a traer
un acompañante!
Las invitaciones deben enviarse un mes antes de la
fecha del simposio.
CONSEJO: Para ayudar a costear el simposio, por
lo menos un tercio de los participantes
deben ser Leones para que recluten
nuevos socios.
Promoción del Simposio
Además de las invitaciones a grupos claves de la comunidad,
el simposio debe ser promocionado entre
el público en general. Procuren la ayuda del asesor
de relaciones públicas del distrito para desarrollar
la promoción y comunicaciones del simposio.
Algunas ideas para la promoción del simposio son:
• Crear carteles y exhibirlos en los centros
comerciales. Asegúrese que los carteles
tengan la información del distrito y clubes
de Leones patrocinadores y el emblema de
los Leones.
• Envíen los datos del simposio al periódico,
estaciones de radio y televisión locales para
que lo anuncien. El modelo para el
calendario de actividades se incluye en esta
guía (página 16).
• Al concluir el simposio den información de
sus acontecimientos, en el sitio Web del
club y del distrito. Pida al colaborador
del simposio que también publique los
acontecimientos en su sitio Web o le
añada el portal de acceso al sitio Web de
los Leones.

• Investiguen cuánto costará un anuncio en
el periódico local. Los periódicos a menudo
dan precios reducidos a las organizaciones
no lucrativas. (Esto debe hacerse antes de
solicitar la financiación.)
• Investiguen el costo de un anuncio en la
radio o televisión locales. Lo mismo que
los periódicos, podrían dar precios
reducidos a organizaciones no lucrativas.
(Esto debe hacerse antes de solicitar
la financiación.)
• Invítense a los medios noticiosos para que
cubran el simposio, envíen comunicados de
prensa al periódico, radio y televión locales.
El modelo de comunicado de prensa se
incluye en esta guía (página 17).
• Contáctense los tableros de anuncios o
boletines electrónicos de la ciudad y
pídanles que anuncien el simposio.
• Participen en eventos comunitarios previos
al simposio y aprovechen la oportunidad
para dar la información sobre su simposio.
• Promocionen internamente el simposio.
Promocionen el simposio entre los Leones
a través del boletín del distrito, sitios
Web, etc.
Punto final de los detalles
Para que los planes del evento sean exitosos, es
importante que confirmen por escrito todos los
detalles del simposio, Reconfirmen las fechas,
horarios, etc., en toda correspondencia escrita.
Se incluye en esta guía, una lista de cotejo que les
ayudará en la planificación del simposio (páginas
14 y 15) y a dar seguimiento a las responsabilidades
que se han delegado.
CONSEJO: Prepárese una “carpeta de emergencia”
que contenga, papel celofán, cinta
adhesiva, tijeras, marcadores, lápices,
grapadora, cable de conexión eléctrica,
etc., la necesitarán para montar las
exhibiciones en el lugar. Esta carpeta es
imprescindible y les ahorrará tiempo.
Las comidas y refrigerios, que servirán en el
simposio, deben ser simples. Si el simposio será
todo el día, los participantes pueden almorzar por
su cuenta. El agua de tomar debe proveerse todo el
día. Cuando el grupo no sea muy grande,
consíderese ofrecer galletitas o bocadillos, café y té
durante los descansos.
CONSEJO: Véase la posibilidad de que un negocio
local done la comida y refrigerios del
evento, a cambio de anunciarlo como
patrocinador del simposio en los
materiales de promoción. Para muchos
negocios será un honor patrocinar un
evento importante en la comunidad,
como lo es el simposio.
Convierta las ideas en
acción... y en socios nuevos
El día del simposio, aprovéchese el entusiasmo e
interés de los participantes para alentarlos a
ingresar a un club de Leones o a que trabajen
activamente en los proyectos comunitarios que se
planearon y lanzaron durante el simposio. Los
participantes ya han demostrado que tienen interés
en el asunto – no pierdan la oportunidad de
procurar que continúen interesados y quieran
colaborar más a fondo. Tengan materiales de
afiliación a mano, para que puedan invitarlos a
ingresar al momento.
Algunas ideas para invitar a posibles socios durante
el evento son:
• Expongan la idea de fundar un club de
Leones nuevo para atender específicamente
los proyectos que resultarán del simposio.
• Los Leones deben invitar a los
participantes a ingresar a sus clubes de
Leones. El simposio dará a los
participantes una buena idea de lo que
hacen los Leones – ¡no dejen pasar esta
oportunidad!
• Las mesas de exhibición deben tener
materiales de afiliación para posibles
socios. Exhiban un cartel con las ventajas
que tiene ser socio de un club de Leones.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 9

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• El moderador del simposio debe hablar
brevemente de la oportunidad que se da
al momento para ingresar a un club
de Leones.
• Formen un comité que dará seguimiento a
posibles socios que mostraron interés
pero que no se decidieron a ingresar
durante el seminario.
• Pida a los nuevos socios que ingresaron
durante el seminario, que den los nombres
de otras personas que estarían interesadas
en trabajar en el nuevo proyecto o
ingresar a un club de Leones. ¡Contacten a
esas personas!
Tomen nota: El aumento de socios debe ser un
componente esencial de la planificación del
simposio. Es un requisito para calificar para la
financiación que da la Asociación Internacional.
Usen el formulario que se da en esta guía para crear
un plan de acción (página 19) y alcanzar la meta de
organizar un nuevo proyecto comunitario. La
planificación debe hacerse con tiempo para
capitalizar en la buena voluntad y el entusiasmo
que genera el simposio – y que quede demostrado
en la comunidad que los Leones son proactivos.
Finalmente, deben enviarse comunicados de prensa
dando los resultados del simposio a los medios
noticiosos locales (página 17), y enviar notas de
agradecimiento a todos los oradores.
CONSEJO: Un registro de asistentes, será un
medio excelente para recopilar una
lista de los participantes del simposio
y sus datos y contactarlos después
del simposio.

Para más información:
Para más información, preguntas u ordenar materiales contacte a:
Departamento de Programas de Afiliación y
Nuevos Clubes
Lions Clubs International
Teléfono: (630) 203-3846
Correo electrónico: memberprog@lionsclubs.org
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Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Lista de cotejo de la planificación
Úsese esta lista para llevar cuenta del progreso de la planificación del evento. Se le puede añadir otros
detalles o excluir los que no apliquen.
Por lo menos tres meses antes del evento
❏ Seleccionen el tema
❏ Identifiquen al colaborador
❏ Formen el comité organizador
❏ Fijen la fecha
❏ Aseguren el lugar/confirmen por escrito
❏ Decidan el formato del simposio
❏ Inviten a oradores/confirmen por escrito
❏ Remitan la solicitud de financiación del simposio (página 21)
❏ Soliciten fondos de fuentes locales
❏ Creen un plan de promoción con la ayuda del asesor de relaciones públicas
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Dos meses antes
❏ Diseñen e impriman las invitaciones
❏ Diseñen e impriman los materiales de promoción (carteles, anuncios, etc.)
❏ Preparen la lista de invitados
❏ Preparen la lista de contactos de los medios noticiosos
❏ Investiguen el costo de los anuncios y renta de espacio (si aplicara)
❏ Procuren los servicios de comidas y refrigerios, si el lugar no los provee
❏ Procuren el equipo audivisual, si el lugar no lo provee
❏ Ofrezcan a las organizaciones los anuncios en el programa del seminario
❏ Aseguren anunciar el evento en el tablero comunitario y en los negocios
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Seis semanas antes
❏ Envíen las invitaciones
❏ Exhiban las hojas de promoción, carteles, etc.
❏ Distribuyan las lista de calendario a los medios noticiosos locales (página 16)
❏ Comiencen a preparar el programa
❏ Pidan suficientes folletos de afiliación e invitaciones de socios a LCI.
❏ Diseñen un cartel de los Leones para el tablero comunitario (si aplicara)
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Un mes antes
❏ Personalmente reiteren las invitaciones a los individuos y organizaciones
❏ Compren los suministros necesarios – hojas de rota-folio para la sesión abierta de ideas, marcadores, lápices, libretas, etiquetas de
nombres, etc.
❏ Contacte a las organizaciones de la comunidad que compraron anuncios en el programa o espacio en las mesas de exhibición y
confirmen su participación.
❏ Ordenen las mesas con manteles y sillas para la exhibición comunitaria (de ser posible del mismo lugar que rentan)
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
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Tres semanas antes
❏ Contacten a los oradores para reconfirmar su asistencia, contestar cualquier pregunta que tuvieran, etc.).
❏ Preparen el registro de asistencia
❏ Finalicen los detalles del programa – y todos los anuncios
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Dos semanas antes
❏ Revisen todos los arreglos de logísticas
❏ Reúnance con el moderador y repasen el horario del programa, objetivos, contesten preguntas, etc.
❏ Creen un tabla de las responsabilidades y horario de cada día.
❏ Envíen a imprimir el programa
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Una semana antes
❏ Reúnase el comité organizador y el voluntariado para repasar las estrategias y las responsabilidades que
cada quien tiene a cargo durante el evento.
❏ Contáctese nuevamente a los medios noticiosos locales para reconfirmar su asistencia – recuérdenles la fecha,
lugar, los oradores, etc.
❏ Júntense todos los materiales que necesitarán para el evento
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
El día del evento
❏ Monten el lugar tempranamente
❏ ¡Disfruten del gran evento!
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
Después del simposio
❏ Preparen el plan de acción para los nuevos proyectos
❏ Envíense notas de agradecimiento a los oradores
❏ Contáctesen los participantes que mostraron interés en ser Leones
❏ Remitan un comunicado de prensa (página 17), anunciando los resultados del simposio a los
medios noticiosos
❏ Remitan el Formulario de Reembolso de Gastos e Informe del Simposio a LCI (páginas 23 y 27)
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
❏ _________________________________________________________________________________________
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Modelo de Horarios de Presentación
El siguiente modelo servirá de guía para la planificación de un simposio. El evento puede durar medio
día o un día completo, dependiendo de la cantidad de oradores, tópicos que se expondrán y otros
detalles adicionales del simposio.
Modelo para Medio Día de Duración y Dos Oradores
1. Bienvenida – Líderes de las organizaciones colaboradoras (5 minutos cada uno)
2. Apertura e introducciones- Moderador (15 minutos)
3. Primer orador (30 minutos)
4. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
5. Segundo orador (30 minutos)
6. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
7. Descanso (15 minutos)
8. Asuntos del día - Moderador (15 minutos)
9. Discusión en grupo pequeño - (30 a 45 minutos)
10. Discusión de todo el grupo y resultados - (30 minutos)
11. Repaso y cierre (15 minutos)
Modelo para Un Día de Duración y Cuatro Oradores
1. Bienvenida – Líderes de las organizaciones colaboradoras (5 minutos cada uno)
2. Apertura e introducciones- Moderador (15 minutos)
3. Primer orador (30 minutos)
4. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
5. Segundo orador (30 minutos)
6. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
7. Descanso (15 minutos)
8. Repaso de la primera sesión - Moderador (15 minutos)
9. Discusión en grupo pequeño y líderes de grupo (30 a 45 minutos)
10. Discusión de todo el grupo y resultados - Moderador (30 minutos)
11. Cierre de la primera sesión (15 minutos)
12. Almuerzo (45 minutos)
13. Tercer orador (30 minutos)
14. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
15. Cuarto orador (30 minutos)
16. Sesión de preguntas y respuestas (15 minutos)
17. Descanso (15 minutos)
18. Discusión en grupo pequeño y líderes de grupo (30 a 45 minutos)
19. Discusión de todo el grupo y resultados - Moderador (30 minutos)
20. Cierre y próximos pasos - Moderador (15 minutos)
21. Cierre y agradecimientos – Moderador (5 minutos)
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Ejemplar del Calendario de Actividades
El modelo siguiente servirá de guía para crear un calendario de actividades, sólo rellénense los
espacios en blanco y modifíquese para que se acomode mejor al simposio. Imprímase el calendario en
papel con membrete del club de Leones. Asegúrese que el calendario tenga la información correcta.
Para inmediata difusión Para más información:
(Nombre del contacto)
(Teléfono)
EL SIMPOSIO LEONÍSTICO ATENDERÁ ASUNTOS DE LA COMUNIDAD
(Nombre de la comunidad) —“El simposio (Título del simposio),” tiene como objetivos (dense los
objetivos del simposio) y se llevará a cabo, el (fecha) a las (horas) en (lugar). El evento es
patrocinado por (nombre del club de Leones y de la organización colaboradora).
La entrada al simposio es gratis para todo el público. El programa incluye (dense las actividades – los
oradores, sesiones, exhibiciones comunitarias, etc.)
“El simposio (título del simposio)” es parte del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer de la
Asociación Internacional de Clubes de Leones – un programa que facilita que los clubes de Leones de
todo el mundo, se reúnan con la comunidad para tratar los asuntos que afectan a la familia y la mujer.
El club de Leones (Nombre del club) ha estado prestando servicio humanitario a la comunidad por
(cantidad) años. Los proyectos del club incluyen (2 a 4 proyectos relevantes).
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Ejemplar de un comunicado de prensa
El modelo siguiente servirá de guía para crear un comunicado de prensa. Debe imprimirse en papel
membrete del club de Leones y revisarse que esté correcto antes de distribuirse.
Para inmediata difusión Para más información:
(Nombre del contacto)
(Teléfono)
EL SIMPOSIO LEONÍSTICO ATENDERÁ ASUNTOS DE LA COMUNIDAD
(Nombre de la comunidad). El simposio —“(Título del simposio),” tiene como objetivo (objetivo del
simposio) y se llevará a cabo el (fecha) a las (horas) en (lugar). El evento es patrocinado por
(nombre del club de Leones y la organización colaboradora).
La entrada al simposio es gratis para todo el público. Los oradores serán (nombre de oradores de
renombre). Durante el simposio, se invitará a los asistentes a participar de las discusiones sobre
(objetivos de las sesiones abiertas de ideas). El evento también incluirá (otros elementos, como la
exhibición comunitaria).
“(Cítense las razones que tiene el club de Leones para llevar a cabo el evento),” dijo (nombre del
líder y organización a la que pertenece). “(Cítese lo que ha dicho el colaborador o funcionario
comunitario sobre la importancia del simposio),” dijo (nombre del líder, cargo y organización a la
qué pertenece).
“El simposio (título del simposio)” es parte del Programa de Simposio de la Familia y la Mujer, es un
programa que permite a los clubes de Leones de todo el mundo, reunirse con la comunidad para tratar
los asuntos que afectan a la familia y la mujer. Como resultado del simposio el club de Leones
(nombre) espera poner en marcha un proyecto para atender las necesidades apremiantes de la
comunidad que trajeron a colación los participantes del simposio.
El club de Leones (nombre) ha estado prestando servicio humanitario a la comunidad por (cantidad)
años. Los proyectos incluyen (menciónense 2 a 4 proyectos relevantes).
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Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 17

(Rellene con letra de molde)
Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Plan de Acción Posterior al Simposio
Club/Distrito: __________________________________________________________________________
Título del Simposio/Fecha: ______________________________________________________________
Enseñanza clave del simposio:
Ideas de proyectos:
Plan de acción:
Metas: ______________________________________________________________________________
Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________
Paso Quién es responsable Fecha de terminación
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 19

Plan de acción:
Metas: ______________________________________________________________________________
Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________
Paso Quién es responsable Fecha de terminación
Plan de acción:
Meta ________________________________________________________________________________
Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________
Paso Quién es responsable Fecha de terminación
Plan de acción:
Metas: ______________________________________________________________________________
Prioridad: __________________ Plazo: ____________________________________________________
Paso Quién es responsable Fecha de terminación
20

(Rellene con letra de molde)
Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Solicitud de Financiación
Nombre: __________________________________ Título: __________________________________________
Nombre del club: __________________________ Distrito: __________________________________________
Dirección:____________________________________________________________________________________
Ciudad:____________________________________ Estado/provincia: ______________________________
Código postal:______________________________ País: ____________________________________________
Número de teléfono: ________________________ Correo electrónico:________________________________
Fecha del simposio: ________________________ Monto de los fondos solicitados: __________________
Lugar: ______________________________________________________________________________
Tema del simposio: __________________________________________________________________________
Organización colaboradora: ________________________________________________________________
Descríbanse las necesidades de la comunidad que tratará el simposio: ¿A cuántas familias y mujeres
afectan estas necesidades?
¿Se celebrará el simposio junto con otro evento de orientación familiar? De ser así, descríbase
el evento.
Descríbase el formato del simposio, las actividades, los oradores, qué componente de aumento de
socios tendrá, otras actividades, etc.:
Explíquense a fondo las metas del simposio. ¿Cómo las actividades del simposio ayudarán a alcanzar
esas metas?
Descríbase el nuevo proyecto o servicio comunitario que ampliarán como resultado del simposio?
¿Cuántas personas de la comunidad serán atendidas?
¿Cómo invitarán a posibles socios a ingresar al nuevo club de Leones o filial?
Adjúntese el orden del día de las actividades y la lista de oradores
Úsense hojas adicionales si fuera necesario.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 21

Presupuesto propuesto:
Alquiler del lugar: __________________________________
Comidas y refrigerios: ______________________________
Imprenta (Invitaciones, carteles, folletos, etc.) ________
Franqueo: __________________________________
Anuncios y publicidad:______________________________
Gastos de los oradores: ____________________________
Suministros de oficina: ____________________________
Otros (Especifíquense)
Total: ____________________________________________
Cantidad estimada de participantes: No Leones _________________, Leones _______________
Firma del Gobernador de Distrito __________________________________ Fecha: _____________________
Remita el formulario firmado, por correo o fax a:
Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes,
Lions Clubs International
300 W. 22nd Street,
Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.
Correo electrónico: memberprog@lionsclubs.org
Fax: (630) 571-1691
22

Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Informe Final y Formulario de Reembolso
(Rellene con letra de molde)
Nombre: __________________________________ Título: __________________________________________
Nombre del club: __________________________ Distrito: __________________________________________
Dirección:____________________________________________________________________________________
Ciudad:____________________________________ Estado/ provincia: ________________________________
Código postal:______________________________ País: ____________________________________________
Teléfono en horas del día:______________________________________________________________________
Correo electrónico:____________________________________________________________________________
Fecha del simposio: ________________________ Lugar: __________________________________________
Tema del simposio: __________________________________________________________________________
Organización colaboradora: ____________________________________________________________________
Cantidad de participantes: ______________________________________________________________
Nombres de oradores: __________________________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
Tópicos tratados:
Resultados significativos:
Proyecto comunitario propuesto:
Cantidad de socios para un club de Leones nuevo ___________ o filial _____________
Firma autorizada: _______________________________________________ Fecha: ____________________
Remita el informe final junto con el Formulario de Reembolso a: Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos
Clubes, Lions Clubs International, 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.
El formulario e informe deben llegar dentro de los 30 días después del evento. Sólo simposios aprobados
serán elegibles para el reembolso de gastos.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 23

PREFACIO
Programa de Simposios Servicio de la Familia y Voluntariado
Reglas de Auditoría
(Actualizadas a junio de 2007)
La Junta Directiva aprobó el Programa de Simposio de la Familia y la Mujer. El programa financia
actividades aprobadas que atienden el desarrollo para el aumento y retención de socios familiares
o socias.
Para que se tramite la financiación, todos los gastos del simposio aprobado, deben ser remitidos al
Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes de la oficina internacional, a través del Formulario
de Informe Final y Reembolso de Gastos del Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer. Las personas
que incurrirán gastos dentro del programa deben ser aprobadas con antelación. El formulario de
reembolso de gastos debe ser firmado por la persona autorizada en el espacio de firma que provee el
formulario. LCI reembolsorá sólo cuentas de gastos permisibles que tengan la firma del gobernador de
distrito o del presidente de consejo o del secretario del distrito múltiple, si fuera el caso, y de las
personas autorizadas con antelación.
Los gastos permisibles consisten del alquiler del lugar, equipo de presentación, equipo audiovisual,
comidas, refrigerios, anuncios, publicidad, suministros de oficina, imprenta y suministros misceláneos
del simposio.
Los siguientes gastos de oradores también son permisibles:
Honorarios del orador: Costo por servicios prestados. Se requiere las facturas originales
y recibos de pago. Si faltara alguno de los comprobantes requeridos, no se reembolsarán
los honorarios.
Costo de honorarios o regalo al orador: Si se da un regalo para compensar por los honorarios
del orador.. El regalo no debe exceder 100 dólares (Se requiere el recibo de pago original)
Transportación del orador: La Asociación Internacional reembolsará los gastos de
transportación local del orador al simposio.
El transporte al simposio por automóvil se reembolsa a razón de 0,30 de dólar por milla
recorrida (0,19 de dólar por kilómetro), de otra manera, el costo actual de un pasaje en tren,
autobús, u otro medio de transportación local. También es permisible la transportación local
por taxi.
Viajes por avión: Se reembolsará el viaje por avión del orador, sólo cuando el simposio tenga la
asistencia actual de 250 personas de diferentes distritos. El viaje en avión debe ser aprobado con
antelación por la Asociación Internacional, y debe incluirse en una partida separada del
presupuesto y de la solicitud de financiación del simposio. El pasaje ida y vuelta debe ser en
clase más económica (por orador) y por la ruta más directa, que no incluya pernoctar. Nota: Se
requiere el talón original del pasaje aéreo cancelado (no se aceptará copia) y el recibo de pago
original (cheque cancelado, recibo de tarjeta de crédito, etc.). Si faltara alguno de los
comprobantes requeridos, no se reembolsará el costo del pasaje.
Alojamiento del orador: Se reembolsará el costo de una habitación sencilla de hotel.
Comidas del orador: El costo de comidas (si las pagara) que consuma el orador durante el día
del simposio.
Propinas que dé el orador: Se reembolsarán las propinas de 1 dólar por maleta al maletero o
10% de la tarifa del taxi.
Gastos de orador no reembolsables serán sus gastos personales, bebidas alcohólicas, seguro médico,
gastos incidentales, teléfono, lavandería, películas, seguro de viaje y gastos que no estén debidamente
documentados como se explica abajo, o excedentes al total máximo de 2.000 dólares permisible
por orador.
Todo gasto que exceda el total máximo permisible será responsabilidad del orador, no les será
reembolsado por la Asociación Internacional.
Programa Leonístico de Simposio de la Familia y la Mujer 24

Nota: La financiación es limitada.
25
1. Se requiere que lleguen las facturas y recibos originales de todos los gastos que se reclamen
en el formulario de reembolso.
2. Las partidas que anoten en el formulario deben estar en la moneda en que se pagaron los gastos.
Si la Asociación tiene cuenta bancaria en la moneda del reclamo, el cheque se emitirá en dicha
moneda, de lo contrario se hará el cambio a dólares, de acuerdo a la tasa de cambio efectiva en
las fechas de los gastos.
3. Al concluir el simposio, remítase el formulario de reembolso, los comprobantes de pago y el
informe final, dentro los 30 días subsiguientes, al Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos
Clubes de la oficina internacional. Cuentas que lleguen pasados 120 días o más de haber
concluído el simposio NO se reembolsarán bajo ninguna circunstancia.
4. Dirijánse todas las preguntas al Dpto. de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes.
La Asociación Internacional no ofrece cobertura de seguro médico a sus socios, aunque el
viaje hubiera sido aprobado por LCI. Por lo tanto, se recomienda que todo viajero compre una
póliza de seguro médico que cubra cualquier emergencia médica, ya sea durante un viaje
personal o Leonístico. Muchas pólizas de seguro médico no cubren al asegurado fuera de su
propio país y a veces ni tan siquiera fuera de su ciudad de residencia. Especialmente es el
caso del seguro Medicare de EE.UU. y es posiblemente el mismo caso para muchos otros
planes médicos individuales que facilitan los gobiernos de otros países.
Esto es un asunto personal, que varía de individuo a individuo, por lo que le rogamos examine
atentamente su propia situación y la de los miembros de su familia y amigos.

Formulario de Reembolso de Gastos del Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
(Adjunte los talones de pasajes cancelados y los recibos de pagos originales)*
Automóvil
EE.UU.$0,30/milla
EE.UU.$0.19 /km Misceláneos** Total
Transportación*
(pasajes,
estacionamiento,
taxi, peaje, etc.)
Fecha Asignación/Evento Comidas Alojamiento (HOTEL)
Milla/km Cantidad
Remita a:
‘**Especifique los gastos VARIOS (teléfono, imprenta, suministro, propina)
LIONS CLUBS INTERNATIONAL
DPTO. DE PROGRAMAS DE AFILIACIÓN Y
Nombre (Escriba en letra de molde): __________________________________________________________________________
NUEVOS CLUBES
Dirección: __________________________________________________________________________________________________
300 W 22ND ST
OAK BROOK, IL 60523-8842, EE.UU.
__________________________________________________________________________________________________
Fax: (630) 571-1691
Certifico que incurrí todos los gastos que reclamo y que se conforman a las Reglas de Auditoría de la Asociación Internacional.
Correo electrónico: memberprog@lionsclubs.org
Entiendo y estoy de acuerdo que este formulario que firmo, pasará a formar parte de los archivos oficiales de la asociación y estará sujeto a revisión del
personal de la asociación internacional.
Firma: ________________________________________ Fecha: ____________________________________
Aprobación del Gobernador de Distrito:______________________ Fecha: ____________________________________

Departamento de Programas de Afiliación y Nuevos Clubes
Lions Clubs International
300 W 22ND ST
Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.
www.lionsclubs.org
Correo electrónico: department@lionsclubs.org
Teléfono: 630.203.3846
MP-101.SP 11/11