guía del simposio - Lions Clubs International

Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer
Lista de cotejo de la planificación
Úsese esta lista para llevar cuenta del progreso de la planificación del evento. Se le puede añadir otros
detalles o excluir los que no apliquen.
Por lo menos tres meses antes del evento
❏ Seleccionen el tema
❏ Identifiquen al colaborador
❏ Formen el comité organizador
❏ Fijen la fecha
❏ Aseguren el lugar/confirmen por escrito
❏ Decidan el formato del simposio
❏ Inviten a oradores/confirmen por escrito
❏ Remitan la solicitud de financiación del simposio (página 21)
❏ Soliciten fondos de fuentes locales
❏ Creen un plan de promoción con la ayuda del asesor de relaciones públicas
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Dos meses antes
❏ Diseñen e impriman las invitaciones
❏ Diseñen e impriman los materiales de promoción (carteles, anuncios, etc.)
❏ Preparen la lista de invitados
❏ Preparen la lista de contactos de los medios noticiosos
❏ Investiguen el costo de los anuncios y renta de espacio (si aplicara)
❏ Procuren los servicios de comidas y refrigerios, si el lugar no los provee
❏ Procuren el equipo audivisual, si el lugar no lo provee
❏ Ofrezcan a las organizaciones los anuncios en el programa del seminario
❏ Aseguren anunciar el evento en el tablero comunitario y en los negocios
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Seis semanas antes
❏ Envíen las invitaciones
❏ Exhiban las hojas de promoción, carteles, etc.
❏ Distribuyan las lista de calendario a los medios noticiosos locales (página 16)
❏ Comiencen a preparar el programa
❏ Pidan suficientes folletos de afiliación e invitaciones de socios a LCI.
❏ Diseñen un cartel de los Leones para el tablero comunitario (si aplicara)
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Un mes antes
❏ Personalmente reiteren las invitaciones a los individuos y organizaciones
❏ Compren los suministros necesarios – hojas de rota-folio para la sesión abierta de ideas, marcadores, lápices, libretas, etiquetas de
nombres, etc.
❏ Contacte a las organizaciones de la comunidad que compraron anuncios en el programa o espacio en las mesas de exhibición y
confirmen su participación.
❏ Ordenen las mesas con manteles y sillas para la exhibición comunitaria (de ser posible del mismo lugar que rentan)
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