guía del simposio - Lions Clubs International

More documents

Recommendations

Info

Simposio Leonístico de la Familia y la Mujer Lista de cotejo de la planificación Úsese esta lista para llevar cuenta del progreso de la planificación del evento. Se le puede añadir otros detalles o excluir los que no apliquen. Por lo menos tres meses antes del evento ❏ Seleccionen el tema ❏ Identifiquen al colaborador ❏ Formen el comité organizador ❏ Fijen la fecha ❏ Aseguren el lugar/confirmen por escrito ❏ Decidan el formato del simposio ❏ Inviten a oradores/confirmen por escrito ❏ Remitan la solicitud de financiación del simposio (página 21) ❏ Soliciten fondos de fuentes locales ❏ Creen un plan de promoción con la ayuda del asesor de relaciones públicas ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Dos meses antes ❏ Diseñen e impriman las invitaciones ❏ Diseñen e impriman los materiales de promoción (carteles, anuncios, etc.) ❏ Preparen la lista de invitados ❏ Preparen la lista de contactos de los medios noticiosos ❏ Investiguen el costo de los anuncios y renta de espacio (si aplicara) ❏ Procuren los servicios de comidas y refrigerios, si el lugar no los provee ❏ Procuren el equipo audivisual, si el lugar no lo provee ❏ Ofrezcan a las organizaciones los anuncios en el programa del seminario ❏ Aseguren anunciar el evento en el tablero comunitario y en los negocios ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Seis semanas antes ❏ Envíen las invitaciones ❏ Exhiban las hojas de promoción, carteles, etc. ❏ Distribuyan las lista de calendario a los medios noticiosos locales (página 16) ❏ Comiencen a preparar el programa ❏ Pidan suficientes folletos de afiliación e invitaciones de socios a LCI. ❏ Diseñen un cartel de los Leones para el tablero comunitario (si aplicara) ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Un mes antes ❏ Personalmente reiteren las invitaciones a los individuos y organizaciones ❏ Compren los suministros necesarios – hojas de rota-folio para la sesión abierta de ideas, marcadores, lápices, libretas, etiquetas de nombres, etc. ❏ Contacte a las organizaciones de la comunidad que compraron anuncios en el programa o espacio en las mesas de exhibición y confirmen su participación. ❏ Ordenen las mesas con manteles y sillas para la exhibición comunitaria (de ser posible del mismo lugar que rentan) ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ 13
Tres semanas antes ❏ Contacten a los oradores para reconfirmar su asistencia, contestar cualquier pregunta que tuvieran, etc.). ❏ Preparen el registro de asistencia ❏ Finalicen los detalles del programa – y todos los anuncios ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Dos semanas antes ❏ Revisen todos los arreglos de logísticas ❏ Reúnance con el moderador y repasen el horario del programa, objetivos, contesten preguntas, etc. ❏ Creen un tabla de las responsabilidades y horario de cada día. ❏ Envíen a imprimir el programa ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Una semana antes ❏ Reúnase el comité organizador y el voluntariado para repasar las estrategias y las responsabilidades que cada quien tiene a cargo durante el evento. ❏ Contáctese nuevamente a los medios noticiosos locales para reconfirmar su asistencia – recuérdenles la fecha, lugar, los oradores, etc. ❏ Júntense todos los materiales que necesitarán para el evento ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ El día del evento ❏ Monten el lugar tempranamente ❏ ¡Disfruten del gran evento! ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ Después del simposio ❏ Preparen el plan de acción para los nuevos proyectos ❏ Envíense notas de agradecimiento a los oradores ❏ Contáctesen los participantes que mostraron interés en ser Leones ❏ Remitan un comunicado de prensa (página 17), anunciando los resultados del simposio a los medios noticiosos ❏ Remitan el Formulario de Reembolso de Gastos e Informe del Simposio a LCI (páginas 23 y 27) ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ ❏ _________________________________________________________________________________________ 14
Page 1 and 2: PROGRAMA LEONÍSTICO SIMPOSIO DE LA
Page 3 and 4: Simposio Leonístico de la Familia
Page 5 and 6: Asegure un Colaborador Después de
Page 7 and 8: Invítense los oradores Una vez se
Page 9 and 10: • Investiguen cuánto costará un
Page 11: Para más información: Para más i
Page 15 and 16: 16 Ejemplar del Calendario de Activ
Page 18 and 19: (Rellene con letra de molde) Simpos
Page 20 and 21: (Rellene con letra de molde) Simpos
Page 22 and 23: Simposio Leonístico de la Familia
Page 24 and 25: Nota: La financiación es limitada.
Page 26: Departamento de Programas de Afilia

guía del simposio - Lions Clubs International

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?