Autoevaluación del Control - CDIM - ESAP - Escuela Superior de ...

Autoevaluación del control
Cristhian Camilo Núñez
Plan de Trabajo de Prácticas Administrativas
ASESOR ESAP: Fernando Vela Bernate
ASESOR ENTIDAD: Edilberto Piza Rodríguez
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP
FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOTÁ, D.C.
2010

INTRODUCCION.
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
PRIMERA PARTE. 6
1. IDENTIFICACION DEL TIPO DE PRÁCTICA. 7
2. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA. 7
2.1 OBJETIVO GENERAL. 7
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. 7
2.3 RESULTADOS ESPERADOS. 8
3. MARCO DE REFERENCIA. 9
3.1 MARCO TEORICO. 9
3.2 MARCO CONCEPTUAL. 10
3.3 MARCOGEOGRAFICO. 12
3.4 MARCO HISTORICO. 13
3.5 MARCO NORMATIVO. 14
4. METODOLOGIA. 17
4.1 FUENTES DE INFORMACIÒN. 17
4.2 TÉCNICAS. 17
SEGUNDA PARTE
RESULTADOS PLAN DE TRABAJO 19
5.1 INTRODUCCION. 19
5.2 METODOLOGIA APLICADA. 19
5.3 ENCUESTA AUTOEVALUACIÒN DEL CONTROL. 22
5.4 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. 23
5.4.1 Componente Ambiente de Control. 25
2

5.4.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. 26
5.4.1.2 Desarrollo del Talento Humano. 27
5.4.1.3 Estilo de Dirección. 28
5.4.2 Componente Direccionamiento Estratégico. 28
5.4.2.1 Planes y programas. 29
5.4.2.2 Modelo de Operación por procesos. 30
5.4.2.3 Estructura Organizacional. 30
5.4.3. Componente Administración del Riesgo. 31
5.4.3.1 Contexto Estratégico. 32
5.4.3.2 Identificación de Riesgo. 32
5.4.3.3 Análisis del Riesgo. 32
5.4.3.4 Valoración del Riesgo. 33
5.4.3.5 Políticas de Administración de Riesgos. 33
5.5. Subsistema de Control de Gestión. 33
5.5.1 Componente Actividades de Control. 35
5.5.1.1 Políticas de Operación. 36
5.5.1.2 Procedimientos. 37
5.5.1. Controles. 37
5.5.1.4 Indicadores. 37
5.5.1.5 Manual de Procedimientos 38
5.5.2 Componente información. 38
5.5.2.1 Información Primaria 39
5.5.2.2 Información Secundaria 39
5.5.2.3 Sistemas de Información 40
5.5.3 Componente Comunicación Pública. 40
5.5.3.1 Comunicación Organizacional 41
5.5.3.2 Comunicación Informativa. 42
5.5.3.3 Medios de Comunicación. 42
Recomendaciones. 43
Bibliografía. 50
3

LISTA DE TABLAS
PÁG.
TABLA 1. CALIFICION Y VALOR. 19
TABLA 2. RANGOS Y CRITERIOS DE INTERPRETACIÓN. 19
TABLA3.SERVIDORES PUBLICOS POR ÁREA 22
.
TABLA 4. RESUMEN DE RESULTADOS OBTENIDOS 22
TABLA 5. PUNTAJE DE LA AUTOEVALUACIÓN POR ÀREAS 23
TABLA 6. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATÉGICO. 24
TABLA 7. EVALUACION DEL SUBSISTEMA DEL CONTROL POR AREAS
25
TABLA 8. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE
CONTROL. 26
TABLA 9. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO. 29
TABLA 10. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN
DELRIESGO. 31
TABLA 11. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
34
TABLA 12. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN 35
TABLA 13. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE
CONTROL. 36
TABLA 14. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE INFORMACIÓN 38
TABLA15. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA.
41
4

LISTA DE GRAFICOS.
PAG.
GRAFICO1. SUBSITEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. 24
GRAFICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. 34
5

INTRODUCCIÓN.
Con el fin de realizar mis prácticas universitarias en la oficina de Control Interno
de la Unidad Administrativa Especial de Catastro (UAEC), de la Ciudad de Bogotá,
Distrito Capital, se ha propuesto la realización, en toda la Unidad, de un ejercicio
de autoevaluación del control interno; esto implica que demuestre en el tiempo de
mi permanencia en la entidad los conocimientos, habilidades, aptitudes y actitud,
que adquirí durante los muy buenos cinco años que permanecí en la ESAP
adelantando, de manera comprometida, mis estudios de Administración Pública.
Por todo lo anterior, a continuación presento el plan de trabajo que voy a
desarrollar durante los 4 meses que demandará la ejecución del trabajo propuesto
en UAECD.
6

1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU
RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR
En la oficina de control interno de la UAEC se manejan cinco (5) procedimientos,
entre los cuales se cuenta el de la Autoevaluacion del Control, que se realiza
anualmente. Como antecedente se registra que la última vez que se ejecutó fue
durante el segundo semestre de 2008, es decir hace dos (2) años, lo que ocasionó
a la entidad una disminución de la muy buena calificación que hubiese podido
obtener por parte de la Contraloría Distrital, por no disponer de este elemento de
control dentro de MECI implementado. Dicha situación generó una toma de
conciencia a nivel directivo sobre la importancia, trascendencia y, especialmente la
necesidad de reactivarlo.
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1. Objetivo General.
Realizar una gestión administrativa, consistente en la aplicación del procedimiento
de Autoevaluación del control en la Unidad Administrativa Especial Catastro
(UAEC), para determinar el estado de avance, eficiencia, efectividad, calidad e
impacto de los controles internos a nivel de los procesos de cada área
organizacional responsable, para identificar y plantear propuestas de
mejoramiento, así como potenciales acciones preventivas y/o correctivas
requeridas y plasmarlas en un plan de mejoramiento.
2.2. Objetivos específicos.
2.2.1 Elaborar un diagnóstico de la entidad para identificar problemas y precisar
cuáles son las tareas que se han realizado en el diseño e implementación del
elemento “Autoevaluación del control”, dentro del componente “Autoevaluación”
del Subsistema Control de la Evaluación del MECI .
2.2.2 Actualizar el procedimiento de “Autocontrol de la evaluación”, atendiendo los
lineamientos impartidos en la segunda versión del Manual para la
implementación del MECI publicada por el Departamento Administrativo de la
Función Pública – DAFP, en el mes de diciembre de 2008.
7

2.2.3 Hacer visible en la entidad, los procesos que requieran de la inserción,
creación, adopción o fortalecimiento de controles, para mejorar la eficiencia, la
eficacia, la calidad y la efectividad (impacto) en su realización.
2.2.4 Analizar, evaluar, determinar y proponer los controles considerados
necesarios a los procesos que así lo requieran.
.
2.2.5 Verificar, si la entidad cumplió con las metas y los resultados propuestos en
su plan operacional
2.2.6 Elaborar una propuesta de plan de mejoramiento.
2.3. Resultados Esperados.
2.3.1 Mejora en los procesos de gestión de la Unidad. Administrativa Especial de
Catastro.
2.3.2 Cultura del autocontrol fortalecida al interior de la (UAEC).
2.3.3 Evidencias de grado de cumplimiento o incumplimiento de las metas y de
los resultados contenidos en su plan operativo.
2.3.4 Áreas y procesos identificados que demandan o requieren introducir,
suprimir o cambiar controles para lograr sus resultados.
2.3.5 Incentivos a los funcionarios para que ejecuten autoevaluación del control
de manera objetiva y responsable y, hacerlos participes en el análisis,
identificación, introducción, supresión, construcción y aplicación de controles que
garanticen la eficiencia, la eficacia, la calidad y la efectividad (impacto) de la
gestión de la UAECD.
8

3. MARCOS DE REFERENCIA.
3.1 Marco teórico.
La autoevaluación del control es un elemento de control que hace parte del
componente “Autoevaluación” y este a su vez hace parte del Subsistema
Control de Evaluación.
La Autoevaluación del Control se define como la herramienta que permite
verificar la existencia de cada uno de los elementos de control así como
evaluar su efectividad en los procesos, áreas responsables y la entidad. Se
convierte en un proceso periódico, en el cual participan los servidores que
dirigen y ejecutan los procesos, según el grado de responsabilidad y
autoridad para su operacionalización 1 .
Por otra parte la Autoevaluación del Control informa si el sistema de control
interno (MECI) se está desarrollando de manera efectiva en la entidad, y si
lo está haciendo de acuerdo con los planes, programas, metas, objetivos,
procesos y procedimientos definidos y adoptados por la entidad.
Por su finalidad, la autoevaluación del control, debe contar con mecanismos
de participación y de inclusión de todos los servidores públicos de la entidad
(funcionarios, trabajadores oficiales, contratistas) para desarrollar las
encuestas que permitirán identificar las debilidades o fortalezas que se
presentan dentro de la entidad en lo referente a la existencia, carencia o
falta de aplicación de los controles en cada uno de los procesos, para con
estos insumos analizar la información y proponer la formulación y
realización de un plan de mejoramiento.
En la UAEC se realizó la autoevaluación del control, durante el segundo
semestre de 2008, se aplicaron las encuestas, se tabuló la información, y se
formularon algunas recomendaciones, pero no se elaboró un plan de
mejoramiento, trayendo consigo, la no adopción de medidas correctivas a
los hallazgos, evidencias y observaciones detectadas por el estudio.
1 DAFP. Guía General para el Diseño, Desarrollo e Implementación de cada uno de los
Subsistemas, Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno -
MECI 1000:2005 Segunda Versión. Pág. 107
9

3.2 Marco conceptual.
Con el fin de realizar la Autoevaluación del control en la UAEC es de gran
importancia definir algunos conceptos que se van a manejar en el desarrollo
del trabajo.
Auditoria: Proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva
las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y
otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado
de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le
dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado
observando los principios establecidos para el caso 2 .
Autoevaluación: Proceso permanente de verificación, diagnóstico,
exploración, análisis, acción y realimentación que realiza el funcionario
público, con el fin de identificar sus fortalezas y debilidades, sus
oportunidades y amenazas, buscando el mejoramiento continuo, que
garantice altos niveles de calidad en la ejecución de sus procesos y
prestación de servicios.
Evaluación: Complemento fundamental de la planeación, consistente en la
verificación y valoración de la gestión, dándole dinamismo al proceso
planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de
decisiones y la reorientación de las acciones, para garantizar el logro de los
resultados previstos.
Seguimiento: Observación posterior a las recomendaciones o asesoría
brindada por la Oficina de Control Interno al ente público, con el fin de
asegurar el adecuado cumplimiento de correctivos 3 . Establece el grado de
adopción de los planes y programas formulados por la entidad, en virtud de
la adopción de observaciones y recomendaciones efectuadas por los entes
de control internos y externos.
2 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos12/auditor/auditor.shtml#defi
3 Fuente: Glosario de Términos Sobre Control Interno, Departamento Administrativo de la Función
Pública. Septiembre de 2000.
10

Sistema de Control Interno: Integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el
fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos, se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las
políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos 4 .
Sistema de Gestión de la Calidad: Herramienta de gestión sistemática y
transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a
cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los
planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de
Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los
usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el
ordenamiento jurídico vigente 5 .
Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cédulas 6 y documentación
fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en
su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los
resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al
suscribir su informe 7 .
Conjunto de documentos y otros medios de información en los cualesel
auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoria en cada
una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de
apoyo para verificaciones y futuras auditorias 8 .
Programa de Auditoria: Es un plan detallado de la auditoria donde se
define el cómo, dónde y el por qué, cada uno de ellos se divide en
procedimientos. Esquema detallado del trabajo por realizar y los
procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la
4 Fuente: Artículo 1 de la Ley 87 del 29 de noviembre de 1993.
5 Fuente: Artículo 1 de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003.
6 Cédulas: Extractos, análisis, notas y demás constancias.
7 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos13/papeltr/papeltr.shtml#DEFIN
8 Fuente: Auditoria Gubernamental con Énfasis Integral. Audite 2.2. Año 2003. Contraloría General
de la República.
11

extensión y la oportunidad en que serán aplicados así como los papeles de
trabajo que han de ser elaborados 9 .
3.3 Marco geográfico.
La Unidad Administradora Especial de Catastro está ubicada en la Av.
Carrera 30 25–90 Torre B Piso 2° de la ciudad de Bo gotá, D.C.
Su estructura se halla conformada por la Dirección, dos (2)
Subdirecciones: la Técnica y la de Informática, la Secretaría General y
14 dependencias. Su Organigrama es el siguiente.
FUENTE: PAGINA WEB. UAECD
9 Fuente: Auditoria Gubernamental con Énfasis Integral. Audite 2.2. Año 2003. Contraloría General
de la República.
12

Mis prácticas universitarias se van a desarrollar en la oficina de control
interno, donde se realizará el estudio, análisis y verificación del estado
actual del elemento Autoevaluación del Control
3.4 Marco histórico.
El siglo XXI inicia con un salto tecnológico, el Departamento emprende la
reforma catastral de Bogotá buscando gestionar de forma más eficiente su
información y brindarle el acceso libre y eficiente de los usuarios a la base
de datos catastral y facilitar la realización de los trámites.
Desde el 2000 se viene adelantando la actualización catastral de los
aproximadamente un millón de predios que conforman la base catastral de
Bogotá; el DACD está finalizando la elaboración de la nueva cartografía
digital del Distrito, base para el desarrollo de la ciudad, soportándose en la
nueva Red Geodésica Nacional y su marco egocéntrico.
La construcción del nuevo Sistema de Información Geográfica Catastral ha
entrado en su última fase y se iniciará su implementación este año; las
entidades distritales y las nacionales podrán consultar, extraer o enviar
información espacial utilizando el Modelo de Intercambio de Información
Espacial MIIE, que se encuentra en fase de implementación y prueba con la
Secretaría de Hacienda, el Departamento de Planeación, el DACD y la
Superintendencia de Notariado y Registro.
El Departamento como entidad rectora, está estructurando la nomenclatura
de la ciudad bajo la premisa de reordenar a Bogotá y principal productor de
datos e información espacial de la ciudad, coordina la implementación de la
Infraestructura de Datos Espaciales del Distrito Capital IDEC@. Una vez
finalizado el proyecto de modernización de la gestión catastral en marcha, el
DACD se encontrará entre los países que están a la vanguardia del catastro
a nivel mundial, acercándose al concepto de catastro electrónico.
13

3.5 MARCO NORMATIVO.
A continuación se presenta el marco normativo.
REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO
Artículo 209 1991
Ley 87 1993
Ley 872 2003
Ley 489 1998
Decreto 1826 1994
Decreto 2145 1999
Constitución Política de
Colombia.
Por la cual se establecen
normas para el ejercicio del
control interno en las
entidades y organismos del
Estado y se dictan otras
disposiciones
Por la cual se crea el sistema
de Gestión de la Calidad en
la Rama Ejecutiva del Poder
Público y en otras entidades
prestadoras de servicios".
Norma Técnica de Calidad en
la Gestión Pública NTCGP
1000:2004.
Por la cual se dictan normas
sobre la organización y
funcionamiento de las
entidades del orden nacional,
se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales
para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la
Constitución Política y se
dictan otras disposiciones
Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 87 de
1993
Por el cual se dictan normas
sobre el Sistema Nacional de
Control Interno de las
Entidades y Organismos de la
Administración Pública del
Orden Nacional y Territorial y
se dictan otras disposiciones
x
x
x
x
x
x
14

REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN
Por el cual de reglamenta
parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos
INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO
Decreto 1537
técnicos y administrativos que
2001
fortalezcan el sistema de
x
control interno de las
entidades y organismos del
Estado”.
Decreto 4110 2004
Decreto 1599 2005
Resolución 04721 1999
Resolución 053 2001
Resolución 330 2007
Por el cual se reglamenta la
Ley 872 de 2003 y se adopta
la Norma Técnica de Calidad
de la Gestión Pública NTCGP
1000:2004
Por el Cual se adopta el
Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado
Colombiano". Modelo
Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano
MECI 1000:2005, Sistema de
Control Interno para las
entidades regidas por la Ley
87 de 1993.
De la Contraloría General de
la República “Por el cual se
establecen las normas de
auditoría gubernamental
colombianas”.
Por la cual se establecen
los parámetros que deben
considerar los sujetos
pasivos de vigilancia y
control fiscal en la
elaboración y presentación
de los planes de
mejoramiento a la
Contraloría de Bogotá D. C.
Por el cual se adopta el
Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005 en la
Unidad Administrativa
Especial de Catastro Distrital
x
x
x
x
x
15

4. METODOLOGÍA.
Consultar la guía de implementación del MECI, para la aplicación de la
autoevaluación del control.
Planear con cada una de las áreas la aplicación de la encuesta, a través de la
cual se realizara la autoevaluación del control.
Seleccionar el tamaño de la muestra, de acuerdo con el anexo 1(determinación del
tamaño de la muestra) incorporado en este procedimiento.
Aplicar el cuestionario definido por el DAFP, para la autoevaluación del control.
Asesorar y acompañar en la sensibilización del proceso y en la aplicación de la
encuesta.
Recopilar los cuestionarios, tabular y analizar los resultados.
Realizar Informe Final de Autoevaluación del Control.
Enviar el Informe Final de Autoevaluación del Control al Comité de Calidad y
Control Interno.
Remitir a la Dirección el informe de Autoevaluación del Control.
Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento propuesto por las diferentes áreas.
4.1 Fuentes de información.
La información se obtendrá por medio de encuestas que se van a aplicar a los
servidores públicos de la UAEC. A ésta información se adicionará la que nos
faciliten la oficina de planeación, el archivo que maneja la oficina de control interno
y la que aparezca en las publicaciones que realiza el DAFP, además de la que se
encuentren en la Web.
4.2 Técnicas.
Dentro de las técnicas a desarrollar tenemos las de sensibilización para motivar a
los servidores públicos para que diligencien oportuna completamente las
encuestas y de la mejor forma.
También se utilizará la encuesta para obtener la información que nos lleve a saber
cuánto saben los funcionarios públicos sobre su entidad, si han tenido referencia,
16

elación o interacción con los mecanismos de control que se utilizan y obtener su
calificación sobre la eficiencia de tales mecanismos.
17

RESULTADOS PLAN DE TRABAJO.
5 METODOLOGIA APLICADA.
La encuesta de Autoevaluación del Control diseñada para el efecto, se aplicó a
todas las áreas de la Unidad a partir de una muestra integrada inicialmente por
133 servidores públicos, de los cuales se contó con la participación efectiva de 96,
equivalentes al 72.18% de la muestra inicial, que garantiza la representatividad
exigida. Las encuestas fueron diligenciadas en formato electrónico y su recepción
se llevo a cabo por e-mail, utilizando la intranet y el aplicativo outlook
Para contestar la encuesta los servidores públicos, dispusieron de una escala de
evaluación comprendida entre 0 y 5, dentro de la cual, cada criterio de calificación
va asociado a un rango de valor, como se muestra en las siguientes tablas:
TABLA 1. CALIFICACIÓN Y VALOR.
CALIFICACIÓN VALOR
No Sabe 0
No se Cumple 1
Se Cumple Insatisfactoriamente 2
Se Cumple Aceptablemente 3
Se Cumple en Alto Grado 4
Se Cumple Plenamente 5
FUENTE:DAFP
La tabulación de los resultados se realizó por medio de una hoja de cálculo en
Excel, capaz de arrojar resultados totales y parciales por cada uno de los
subsistemas, componentes y elementos.
La interpretación de los resultados se basa en la siguiente Tabla 2:
TABLA 2. RANGOS Y CRITERIOS DE INTERPRETACIÓN
RANGO CRITERIO
Puntaje Total entre 0,0 y 2,0 INADECUADO
Puntaje Total entre 2,1 y 3,0 DEFICIENTE
Puntaje Total entre 3,1 y 4,0 SATISFACTORIO
Puntaje Total entre 4,1 y 5,0 ADECUADO
FUENTE:DAFP
18

A cada rango corresponde un criterio, que representa una valoración cualitativa
del puntaje total. Con base en esta valoración se interpretarán los resultados
obtenidos en las encuestas y se definirán las acciones que han de emprenderse.
Si el elemento evaluado se encuentra ubicado en los rangos “inadecuado” o
“deficiente”, se proponen acciones para su mejoramiento en el diseño o en la
implementación; si la evaluación se ubica en los rangos satisfactorio o adecuado,
las acciones propuestas deben orientarse a mejorar o mantener en las mismas
condiciones al elemento evaluado.
El análisis de resultados de la encuesta permite determinar la efectividad del
diseño e implementación actual de cada subsistema, componente y elemento, así
como las decisiones relacionadas con la corrección o mejora de los mismos.
La aplicación de la encuesta de Autoevaluación del Control, se realizó durante el
periodo comprendido entre el 13 de abril y el 19 de mayo de 2010 y contó con la
participación de los servidores públicos elegidos aleatoriamente para la obtención
de la muestra, con base en la metodología mencionada anteriormente.
La ejecución del proceso de autoevaluación del control, se planteó conjuntamente
con cada una de las áreas, a fin de coordinar su oportuna realización y la
consolidación de los resultados en el presente informe final. Asimismo se definió el
cronograma de trabajo para la aplicación de la encuesta a través de la cual fue
posible materializar la Autoevaluación del Control en la UAECD.
Se aplico el cuestionario definido previendo que, si el número de servidores en
cada área fuera mayor a 25, se emplearía la tabla sugerida en el Manual para la
Implementación del MECI, a efectos de determinar el tamaño mínimo de la
muestra.
Luego de aplicado el instrumento se procedió a tabular la información, valorarla y
analizarla, siguiendo las instrucciones planteadas por el DAFP en el antes citado
Manual¹.
Se recomienda tomar estas encuestas realizadas para implementar las acciones
propuestas en este informe para volver aplicar la encuesta de autoevaluación del
control para determinar una vez cumplido el cronograma de implementación , si
dichas acciones permitieron el mejoramiento del elemento o por si por el contrario
no demostró ningún cambio.
La participación de los servidores públicos en este proceso se resume en la Tabla
3, de la página siguiente.
19

ÁREA
Tabla 3. SERVIDORES PÚBLICOS POR ÁREA Y PARTICIPACIÓN EN LA ENCUESTA
TOTAL
DE
SERVIDORES
PUBLICOS
POR AREA PORCENTAJE
Dirección
Oficina de Control
25 3,46 5
Interno
Oficina Asesora de
6 0,83 4
Jurídica
Oficina Asesora de
18 2,49 3
Planeacion 10 1,39 4
Secretaria General 21 2,91 5
Oficina de Tesorería
Área Comercial y de
2 0,28 1
Mercadeo 5 0,69 2
Área Centro de
Documentación 21 2,91 6
Área Talento
Humano 19 2,63 3
Área Servicios
Generales 43 5,96 12
Área Financiera 9 1,25 4
Subdirección de
Informática 35 4,85 10
Área Desarrollo y
Producción
Subdirección
9 1,25 3
Técnica 138 19,11 13
Área Cartografía 73 10,11 6
Área Actualización 80 11,08 15
Área Conservación 85 11,77 20
Área Servicio al
Usuario 123 17,04 17
Total UAECD
TOTAL
722 100 133
ENCUESTADOS
TOTAL
96
PREGUNTAS
TOTAL
118
RESPUESTAS 11328
Elaboro: Cristhian Camilo Nuñez
TOTAL DE
SERVIDORES
PUBLICOS
TOMADOS
PARA LA
MUESTRA PORCENTAJE
20,00 5
66,67 4
16,67 1
40,00 4
23,81 5
50,00 1
40,00 2
28,57 6
15,79 3
27,91 9
44,44 4
28,57 5
33,33 3
9,42 8
8,22 4
18,75 6
23,53 12
13,82 14
18,42 96
TOTAL DE
SERVIDORES
QUE
DILIGENCIARON
LA ENCUESTA PORCENTAJE
TOTAL DE
FUNCIONARIOS
QUE NO
PRESENTARON
ENCUESTA PORCENTAJE
100,00 0 -
100,00 0 -
33,33 2 66,67
100,00 0 -
100,00 0 -
100,00 0 -
100,00 0 -
100,00 0 -
100,00 0 -
75,00 3 25,00
100,00 0 -
50,00 5 50,00
100,00 0 -
61,54 5 38,46
66,67 2 33,33
40,00 9 60,00
60,00 8 40,00
82,35 3 17,65
72,18 37 27,82
20

5.1 ENCUESTA DE AUTOEVALUACION DEL CONTROL.
Los resultados obtenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial de
Catastro se muestran en la Tabla 4 y los puntajes de la autoevaluación por áreas
en la Tabla 5.
Tabla 4. RESUMEN DE RESULTADOS OBTENIDOS.
CUADRO RESUMEN
SUBSISTEMA COMPONENTE VALOR % CALIFICACIÓN VALOR CALIFICACI
ÓN
Ambiente de Control 2,3 DEFICIENTE
SUBSISTEMA
CONTROL
ESTRATÉGICO
DE Direccionamiento
Estratégico
Administración
Riesgo
3,0
del 2,5
SATISFACTORI
O
2,6
DEFICIENTE
DEFICIENTE
Actividades de Control 2,8 DEFICIENTE
SUBSISTEMA
CONTROL
GESTIÓN
DE Información
DE
Comunicación
2,9
2,5
DEFICIENTE
DEFICIENTE
2,7 DEFICIENTE
PUNTAJE
UAECD
TOTAL
2,7 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
Vemos en la tabla No 5, como el 80% de las Áreas tiene una calificación
deficiente, esta información no muestra como los Servidores públicos ven el
funcionamiento del MECI en sus áreas, pero a continuación se va a presentar
componente por componente, para así analizar de una manera más detallada, que
áreas están con la menor calificación y de los posibles factores que producen
dichas calificaciones, y así hacer las correcciones más apropiadas.
Se va a analizar el subsistema estratégico y el subsistema de control y los
componentes que lo conforman, y por último realizar recomendaciones y
conclusiones.
21

TABLA 5. PUNTAJES DE LA AUTOEVALUACION DEL CONTROL POR AREAS
ÁREA
PUNTAJES TOTALES
VALOR CALIFICACIÓN
Dirección 2,6 Deficiente
Oficina de control interno 3,7 Satisfactorio
Oficina asesora de jurídica 1,4 Inadecuado
Oficina asesora de planeación 2,8 Deficiente
Secretaria general 3,8 Satisfactorio
Oficina de tesorería 4 Adecuado
Área comercial y de mercadeo 2,2 Deficiente
Área centro de documentación 2,3 Deficiente
Área talento humano 1,6 Inadecuado
Área servicios generales 2,2 Deficiente
Área financiera 2,8 Deficiente
Subdirección de informática 2,9 Deficiente
Área desarrollo y producción 2,2 Deficiente
Subdirección técnica 3,5 Satisfactorio
Área cartografía 2,3 Deficiente
Área actualización 2,5 Deficiente
Área conservación 2,5 Deficiente
Área servicio al usuario 2,9 Deficiente
UAECD 2,6 Deficiente
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
.
Se va a analizar el subsistema estratégico y el subsistema de control y los
componentes que lo conforman, y por último realizar recomendaciones y
conclusiones.
5.4 Subsistema de Control Estratégico.
El Subsistema de Control Estratégico tiene como objetivo la creación de una
cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de
direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad pública.
22

Tabla 6. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO EN LA UAECD
RESUMEN
SUBSISTEMA COMPONENTE VALOR % CALIFICACIÓN VALOR CALIFICACIÓN
SUBSISTEMA DE
CONTROL
ESTRATÉGICO
Ambiente de Control 2,3 DEFICIENTE
Direccionamiento
Estratégico
3,0 SATISFACTORIO
2,6
Administración del Riesgo 2,5 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
GRAFICO. 1
5
4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
DEFICIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE
2,3 3,0 2,5
Ambiente de Control Direccionamiento
Estratégico
Elaboro: Cristhian Camilo Nuñez.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Administración del Riesgo
DEFICIENTE
El subsistema de Control Estratégico tiene una calificación Deficiente, lo que
demuestra que los procesos llevados por la UAECD no operan de una forma
sistemática, en relación con los componentes de Ambiente de Control, de
Direccionamiento estratégico y en la administración del riesgo.
23

Los resultados por área son:
Tabla 7. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO POR ÁREAS
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
Dirección 2,6 DEFICIENTE
Oficina de control interno 3,7 SATISFACTORIO
Oficina asesora de jurídica 1,3 INADECUADO
Oficina asesora de planeación 2,8 DEFICIENTE
Secretaria general 3,8 SATISFACTORIO
Oficina de tesorería 4,4 ADECUADO
Área comercial y de mercadeo 2,2 DEFICIENTE
Área centro de documentación 2,2 DEFICIENTE
Área talento humano 1,6 INADECUADO
Área servicios generales 2,2 DEFICIENTE
Área financiera 2,9 DEFICIENTE
Subdirección de informática 2,8 DEFICIENTE
Área desarrollo y producción 1,9 INADECUADO
Subdirección técnica 3,3 SATISFACTORIO
Área cartografía 2,1 DEFICIENTE
Área actualización 2,4 DEFICIENTE
Área conservación 2,3 DEFICIENTE
Área servicio al usuario 2,7 DEFICIENTE
UAECD 2,6 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno.
Se puede observar que el subsistema de control estratégico no tiene el impacto
positivo que se espera, ya que 14 de las 18 áreas tienen una calificación
deficiente, a continuación se analizara componente por componente de este
subsistema para analizar los hallazgos que se presentan y que hacen que las 14
dependencias tengan una calificación deficiente.
5.4.1 Componente Ambiente de Control.
Este componente se define como el conjunto de Elementos de Control que al
interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo
de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los
procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es
aplicable a la entidad.
24

Tabla 8. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL EN LA UAECD.
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
ÁREA
VALOR CALIFICACIÓN
Dirección 2,0 DEFICIENTE
Oficina de control interno 3,2 SATISFACTORIO
Oficina asesora de jurídica 0,7 INADECUADO
Oficina asesora de planeación 2,2 DEFICIENTE
Secretaria general 3,3 SATISFACTORIO
Oficina de tesorería 4,4 ADECUADO
Área comercial y de mercadeo 1,7 INADECUADO
Área centro de documentación 1,9 INADECUADO
Área talento humano 1,6 INADECUADO
Área servicios generales 2,1 DEFICIENTE
Área financiera 2,7 DEFICIENTE
Subdirección de informática 2,8 DEFICIENTE
Área desarrollo y producción 1,6 INADECUADO
Subdirección técnica 2,3 DEFICIENTE
Área cartografía 1,9 INADECUADO
Área actualización 2,6 DEFICIENTE
Área conservación 1,9 INADECUADO
Área servicio al usuario 2,6 DEFICIENTE
UAECD 2,3
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
Elementos del componente ambiente de control.
5.4.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.
Elemento de Control, que define el estándar de conducta de la entidad pública.
Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los
servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de
los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los
principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la finalidad social del
Estado.
En la UAEDC, el 36.7% dijo no conocer el documento o el código de ética que
contiene los acuerdos compromisos y protocolos, sin embargo el 13.8% dijo si
25

conocerlo en su totalidad, el 51.8% contesto no haber participado en su
elaboración, el 41.37% recomienda que los acuerdos y compromisos éticos que
adquirió la entidad sean difundidos para ser conocidos por la totalidad de los
servidores públicos, por último los servidores no tienen el conocimiento de cómo
se puede resolver los conflictos según lo dice el Documento de Ética que maneja
la entidad.
5.4.1.2 Desarrollo del Talento Humano.
Elemento de Control, que define el compromiso de la entidad pública con el
desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor
público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la
entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y
transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación,
capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado.
En este componente los servidores han expresado que no tienen muy claro como
la entidad hace la vinculación de los servidores públicos y si se realizan estudios
previos, que respalden la vinculación a los requerimientos de los empleos.
El 26.6% han contestado que no recibieron, programa de inducción al ingresar a la
UAECD, y el 36% han dicho que estos programas de inducción debe ser mas
completos, para que así puedan conocer la cultura organizacional que se maneja
en la UAECD y conocer el ejercicio de sus funciones, también no se realizan
programas de reinducción periódicamente para que los servidores públicos estén
actualizados en orientaciones técnicas y normativas que pueden afectar el que
hacer de la UAEDC.
Los programas de Bienestar no son conocidos por parte del 24% de los
encuestados y el 27% dice que son deficientes.
El sistema de evaluación del desempeño tiene una calificación satisfactoria en la
Unidad, pero no se formulan ni ejecutan acciones de capacitación y de
mejoramiento con base en los resultados que dicha evaluación del desempeño
arroja.
En este componente los servidores públicos expresaron que la unidad debe
focalizar sus esfuerzos en la vinculación de los servidores, y que se deben mejorar
los procesos de inducción y de reinducción que son vitales para los servidores
públicos.
26

5.4.1.3 Estilo de Dirección.
Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Gerente
Público; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia
y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para
guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en
el contexto de los fines sociales del Estado.
Este es uno de los componentes que la mayoría de los servidores públicos no
manejan, ya que el 60.9% desconocen como se realiza la evaluación de gestión a
los gerentes de la alta dirección, y las fechas en que ésta se realiza.
Por el contrario, la mayoría de los servidores públicos califican de forma
satisfactoria el cumplimiento de las funciones por parte de los altos directivos, y
que las acciones que ellos desarrollan les generan confianza.
La alta dirección tuvo una calificación deficiente en lo que se refiere a los
mecanismos de participación que deben tener los servidores públicos y las partes
interesadas para facilitar el control social.
5.4.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
El Direccionamiento Estratégico define la ruta organizacional que debe seguir la
entidad para lograr sus objetivos misionales; requiere de revisiones periódicas
para ajustarla a los cambios del entorno y al desarrollo de las funciones de la
entidad; encauza su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia
requeridos por la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, así como los
parámetros de control y evaluación a regir, haciéndose necesario, por lo tanto,
establecer su composición a través de tres elementos: Planes y Programas,
Modelo de Operación y Estructura Organizacional.
27

TABLA 9. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO EN LA
UAECD
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO VALOR CALIFICACIÓN
ÁREA
DIRECCIÓN 3,1 SATISFACTORIO
OFICINA DE CONTROL INTERNO 3,9 SATISFACTORIO
OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1,6 INADECUADO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 3,3 SATISFACTORIO
SECRETARIA GENERAL 4,2 ADECUADO
OFICINA DE TESORERIA 4,5 ADECUADO
AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO 2,5 DEFICIENTE
AREA CENTRO DE DOCUMENTACION 2,4 DEFICIENTE
AREA TALENTO HUMANO 1,6 INADECUADO
AREA SERVICIOS GENERALES 2,3 DEFICIENTE
AREA FINANCIERA 3,0 SATISFACTORIO
SUBDIRECCION DE INFORMATICA 3,4 SATISFACTORIO
AREA DESARROLLO Y PRODUCCION 2,9 DEFICIENTE
SUBDIRECCION TECNICA 4,1 ADECUADO
AREA CARTOGRAFIA 2,6 DEFICIENTE
AREA ACTUALIZACION 3,1 SATISFACTORIO
AREA CONSERVACION 2,8 DEFICIENTE
AREA SERVICIO AL USUARIO 3,0 SATISFACTORIO
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno.
Elementos del componente direccionamiento estratégico
5.4.2.1 Planes y Programas.
Elemento de control, que permite modelar la proyección de la Entidad pública a
corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y
los resultados previstos. Los planes y programas materializan las estrategias de la
organización establecida para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos
Institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando
adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la entidad.
28

Este componente es uno de los mejores calificados ya que arrojo una calificación
satisfactoria, los servidores públicos encuestados tienen conocimiento de las
competencias y las funciones que la constitución y la ley le asigna a la entidad.
Se calificó satisfactoriamente el conocimiento que tienen los servidores públicos
de la misión y de la visión de la UAECD, y de su coherencia entre las funciones
asignadas para su logro.
Los servidores públicos no tienen claridad de las entidades públicas que se
articulan con la UAECD, y que propician financiación o información para llevar
acabo planes, programas y proyectos.
5.4.2.2 Modelo de Operación por Procesos.
Elemento de Control, que permite conformar el estándar organizacional que
soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la
misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los
cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una
ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
Este componente tiene una calificación satisfactoria, se puede destacar que los
procesos se realizan en función de los objetivos institucionales, los servidores
conocen las entradas (insumos) y salidas (productos) que permiten realizar los
procesos en cada área de la UAECD, la mayoría de los servidores públicos
conoce el producto que genera, también se califica satisfactoriamente la eficiencia,
la eficacia, la calidad y los controles con que cuentan los procesos de la entidad.
5.4.2.3 Estructura Organizacional.
Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad
pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad
con su misión y su función constitucional y legal.
Este elemento obtuvo una calificación satisfactoria, lo que demuestra que están
definidos los niveles de responsabilidad y de autoridad en la entidad, y que su
estructura esta bien diseñada para cumplir con los objetivos institucionales.
Los Servidores públicos calificaron deficiente, el estudio que realiza la UAECD
para definir los perfiles de los empleos, desconocen si la asignación y distribución
de los cargos corresponde a los requerimientos de los procesos.
29

La UAECD debe dar a conocer los manuales de funciones y competencias a todos
los servidores públicos, aunque tiene una calificación satisfactoria, tan solo un
15% de los Servidores públicos manifiestan conocerlo completo.
5.4.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la entidad
pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que
puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos
positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su
función. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus
diferentes elementos le permite a la entidad pública autocontrolar aquellos eventos
que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.
Tabla 10. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
DIRECCIÓN 2,7 DEFICIENTE
OFICINA DE CONTROL INTERNO 4,0 ADECUADO
OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1,6 INADECUADO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 2,9 DEFICIENTE
SECRETARIA GENERAL 3,8 SATISFACTORIO
OFICINA DE TESORERIA 4,2 ADECUADO
AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO 2,4 DEFICIENTE
AREA CENTRO DE DOCUMENTACION 2,3 DEFICIENTE
AREA TALENTO HUMANO 1,6 INADECUADO
AREA SERVICIOS GENERALES 2,2 DEFICIENTE
AREA FINANCIERA 3,1 SATISFACTORIO
SUBDIRECCION DE INFORMATICA 2, DEFICIENTE
AREA DESARROLLO Y PRODUCCION 1,3 INADECUADO
SUBDIRECCION TECNICA 3,4 SATISFACTORIO
AREA CARTOGRAFIA 1,8 INADECUADO
AREA ACTUALIZACION 1,4 INADECUADO
AREA CONSERVACION 2,3 DEFICIENTE
AREA SERVICIO AL USUARIO 2,6 DEFICIENTE
UAECD 2,5 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
30

Elementos del componente Administración del Riesgo
5.4.3. Contexto Estratégico
Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta
las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del
conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que
originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos
institucionales.
Los Servidores públicos califican de forma deficiente la identificación de los
eventos de riesgo tanto internos como externos que pueden afectar de forma
negativa el logro de los sus objetivos institucionales de la UAECD.
5.4.3.1 Identificación de Riesgos.
Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no
bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión,
estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
La UAECD tiene una calificación deficiente en la identificación de los riesgos que
pueden afectar el cumplimiento de los planes y programas de la entidad, también
los riesgos que pueden afectar el desarrollo de sus procesos, tampoco se tienen
claramente identificadas las causas que generan los riesgos ni tampoco sus
efectos si llegaran a materializarsen.
5.4.3.2 Análisis del Riesgo.
Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los
eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos
y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su
aceptación y manejo.
Los Servidores públicos desconocen que acciones ha tomado la administración
para evitar, reducir, transferir o asumir los riesgos que puedan obstaculizar las
actividades normales, los funcionarios también desconocen los recursos con que
cuenta la UAECD para administrar dichos riesgos si llegaran a materializasen.
31

No se tiene claridad de cuáles son los controles que tiene la unidad para prevenir
dichos riesgos, y han calificado de deficiente la acción de los responsables de las
áreas, por no realizar evaluaciones periódicas para la identificación de los riesgos.
5.4.3.3 Valoración del Riesgo.
Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposición de la entidad
pública al impacto del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su
tratamiento.
Los servidores públicos calificaron de deficiente la forma en que es valorado el
riesgo, y no saben cuáles son los riesgos que la administración a valorado como
primordiales.
5.4.3.4 Políticas de Administración del Riesgo.
Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de
decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la
entidad pública.
En este elemento, las áreas de cartografía, de actualización y de conservación,
dieron calificación de deficiente, es evidente que la administración, debe tomar
medidas que estén encaminadas a prevenir, manejar y tratar los riesgos para la
toma decisiones oportunas, relacionadas con evitar, reducir, compartir o transferir
o asumir el riesgo que se presenten, en estas áreas que son las que cumplen con
la misión de la UAECD.
5.5 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
Este subsistema se define como el conjunto de Componentes de Control, que al
interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad
correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad
pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios
para el cumplimiento de su misión.
32

Los resultados de la evaluación de este subsistema se presentan en la tabla 11:
Tabla 11. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN.
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
Actividades de
Control 2,8 DEFICIENTE
Información 2,9 DEFICIENTE
Comunicación 2,5 DEFICIENTE
PUNTAJE TOTAL UAECD 2,7 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno.
GRAFICO. 2
5
4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
DEFICIENTE DEFICIENTE DEFICIENTE
2,8 2,9 2,5
Actividades de Control Información Comunicación
Elaboro: Cristhian Camilo Nuñez
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
2,7 DEFICIENTE
Los resultados de la evaluación de este subsistema por áreas se presentan en la
tabla 12:
33

TABLA 12. EVALUACIÓN DEL SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN POR ÁREAS POR
ÁREAS
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
DIRECCIÓN 2,4 DEFICIENTE
OFICINA DE CONTROL INTERNO 3,8 SATISFACTORIO
OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1,6 INADECUADO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 2,7 DEFICIENTE
SECRETARIA GENERAL 3,8 SATISFACTORIO
OFICINA DE TESORERIA 3,3 SATISFACTORIO
AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO 2,2 DEFICIENTE
AREA CENTRO DE DOCUMENTACION 2,5 DEFICIENTE
AREA TALENTO HUMANO 1,6 INADECUADO
AREA SERVICIOS GENERALES 2,3 DEFICIENTE
AREA FINANCIERA 2,8 DEFICIENTE
SUBDIRECCION DE INFORMATICA 2,8 DEFICIENTE
AREA DESARROLLO Y PRODUCCION 2,4 DEFICIENTE
SUBDIRECCION TECNICA 4,0 ADECUADO
AREA CARTOGRAFIA 2,6 DEFICIENTE
AREA ACTUALIZACION 2,3 DEFICIENTE
AREA CONSERVACION 2,9 DEFICIENTE
AREA SERVICIO AL USUARIO 3,1 SATISFACTORIO
UAECD 2,7 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
5.5.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL.
Conjunto de Elementos que garantizan el control a la ejecución de la función,
planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones
necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de
sus resultados, metas y objetivos.
Todos los procesos de la entidad están diseñados y documentados, y tienen sus
respectivos controles, pero los servidores públicos no están conformes con los
controles que se tienen y no han visto como estos han contribuido a la reducción
de los riesgos que se presentan.
La unidad cuentan con indicadores para medir la efectividad de los procesos por
área, pero los Servidores públicos no tienen claro, sí esta información es tenida en
cuenta para tomar correctivos en los procesos que presentan debilidad y que a
futuro pueden representar un riesgo para la entidad.
34

TABLA 13. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE ACTIVIDADES DEL CONTROL
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
DIRECCIÓN 2,4 DEFICIENTE
OFICINA DE CONTROL INTERNO 4,1 ADECUADO
OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1,6 INADECUADO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 3,1 SATISFACTORIO
SECRETARIA GENERAL 4,1 ADECUADO
OFICINA DE TESORERIA 3,8 SATISFACTORIO
AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO 2,4 DEFICIENTE
AREA CENTRO DE DOCUMENTACION 2,6 DEFICIENTE
AREA TALENTO HUMANO 1,6 INADECUADO
AREA SERVICIOS GENERALES 2,1 DEFICIENTE
AREA FINANCIERA 3,0 SATISFACTORIO
SUBDIRECCION DE INFORMATICA 2,4 DEFICIENTE
AREA DESARROLLO Y PRODUCCION 2,2 DEFICIENTE
SUBDIRECCION TECNICA 4,2 ADECUADO
AREA CARTOGRAFIA 2,7 DEFICIENTE
AREA ACTUALIZACION 2,5 DEFICIENTE
AREA CONSERVACION 2,5 DEFICIENTE
AREA SERVICIO AL USUARIO 3,2 SATISFACTORIO
UAECD 2,8 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno.
Elementos del componente Actividades de Control
5.5.1.1 Políticas de Operación.
Elemento de Control, que establece las guías de acción para la implementación de
las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función,
los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo
previamente definido por la entidad.
En este elemento tiene una calificación satisfactoria, es decir que la mayoría de
los servidores públicos, cumple con las políticas y procedimientos establecidos en
sus manuales de procedimiento, pero a su vez dan una calificación deficiente, a
las políticas tomadas por los directivos para la medición del desempeño de los
procesos y de los servidores que la desarrollan.
35

5.5.1.2 Procedimientos.
Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y
ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un
proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública.
En este elemento los servidores públicos encuestados dan una calificación
satisfactoria, a los procedimientos que se manejan en sus áreas, todos los
procedimientos están diseñados, documentado y comprendidos, y también están
adecuadamente diseñados para desarrollar las funciones de cada servidor público.
5.5.1.3 Controles
Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos
definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la
adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de
la entidad pública.
Los controles definidos no han contribuido a reducir los riesgos, siendo esto uno
de las mayores debilidades que se presentan en las áreas misionales de la
UAECD, ya que por su función exclusivamente técnica, presentan grandes
complicaciones cuando sus herramientas tecnológicas presentan fallas.
Las áreas misionales no tienen políticas de continuidad lo que genera que cuando
algún sistema no funciona la entidad no cuenta con una solución rápida para
continuar con su labor, si no que al contrario estas fallas de los sistemas estanca
la producción, generando que su eficiencia y rendimiento no sean los
presupuestados.
5.5.1.4 Indicadores.
Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para
la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un
conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que
permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la
entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
La entidad cuenta en todos sus procesos con indicadores que miden el
cumplimiento de las metas de cada área que conforma la UAECD, este elemento
tuvo la calificación de satisfactorio pero con un puntaje de 3,18, lo que demuestra
que hay algunas deficiencias en los indicadores manejados por UAECD, y se
resalta la no medición periódica para tomar los correctivos necesarios.
36

5.5.1.5 Manual de Procedimientos.
Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna
que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad
pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el
conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa,
propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los
servidores públicos.
Este elemento tiene una calificación satisfactoria, y permite ver que la mayoría de
los servidores públicos acatan, o por lo menos tienen presente el manual de
procedimientos para realizar las funciones objeto de su trabajo.
5.5.2 COMPONENTE INFORMACIÓN.
Componente de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados
adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va
dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en
insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos.
Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de
cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
TABLA 14. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE INFORMACIÓN.
COMPONENTE DE INFORMACIÓN
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
DIRECCIÓN 2,7 DEFICIENTE
OFICINA DE CONTROL INTERNO 3,7 SATISFACTORIO
OFICINA ASESORA DE JURIDICA 1,5 INADECUADO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION 2,7 DEFICIENTE
SECRETARIA GENERAL 3,5 SATISFACTORIO
OFICINA DE TESORERIA 3,8 SATISFACTORIO
AREA COMERCIAL Y DE MERCADEO 2,2 DEFICIENTE
AREA CENTRO DE DOCUMENTACION 2,5 DEFICIENTE
AREA TALENTO HUMANO 1,6 INADECUADO
AREA SERVICIOS GENERALES 2,6 DEFICIENTE
AREA FINANCIERA 2,9 DEFICIENTE
SUBDIRECCION DE INFORMATICA 3,1 SATISFACTORIO
AREA DESARROLLO Y PRODUCCION 2,6 DEFICIENTE
SUBDIRECCION TECNICA 4,5 ADECUADO
AREA CARTOGRAFIA 3,2 SATISFACTORIO
AREA ACTUALIZACION 2,2 DEFICIENTE
37

AREA CONSERVACION 3,4 SATISFACTORIO
AREA SERVICIO AL USUARIO 3,3 SATISFACTORIO
UAECD 2,9 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
Este componente tuvo una calificación deficiente. Sin embargo hay que resaltar
que las áreas misionales dan una calificación adecuada a los componentes de
información, determinando así que hay un buen flujo de información entre las
áreas de actualización, subdirección técnica, cartografía y servicio al usuario.
Elementos del componente Información
5.5.2.1 Información Primaria.
Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas
provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente
contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la
entidad, pero que afectan su desempeño.
Este elemento ha sido calificado satisfactoriamente, las áreas tienen buen
conocimientos de las diferentes instituciones públicas o privadas, y de personas
(contratistas, proveedores y comunidad) que provén información a la UAECD.
Los Servidores públicos calificaron deficiente el proceso de quejas y reclamos ya
que no es tomado como insumo para el mejoramiento continuo en la prestación
de servicios de la UAECD.
5.5.2.2 Información Secundaria.
Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o
procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función.
Se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la
entidad pública.
Este elemento es muy importante para la entidad, ya que unas de sus principales
funciones es fabricar información con base en los inmuebles situados dentro del
Distrito, y esta información pueda ser utilizada por las partes interesadas.
La UAECD tiene una calificación satisfactoria en relación con la información que
produce, se presentan algunas deficiencias en lo referente a como los servidores
38

Registran la información, y como ésta en algunos casos no esta actualizada,
impidiendo el desempeño de algunos servidores públicos de otras áreas.
La entidad debe tener en cuenta las sugerencias que realizan los servidores
públicos para determinar de una manera participativa las políticas que permitirán
el mejoramiento continuo dentro de la entidad.
5.5.2.3 Sistemas de Información.
Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y
tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de
manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.
La UAECD; esta a la vanguardia de las tecnologías catastrales, lo que lleva a que
sus sistemas de información sean de gran calidad y confiabilidad, en este
elemento la UAECD tiene una calificación satisfactoria en la información que
genera, los servidores públicos ven que la información generada por las diferentes
áreas cumple con las condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y que la forma
de presentación cumple con todos los requerimientos técnicos.
Se califico de forma satisfactoria como los sistemas de información permiten el
control político y social, y como el sistema de información con que cuenta la
UAECD facilita el cruce de información y servicios entre las entidades ya sean
públicas o privadas.
5.5.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA.
Componente de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el
perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus
grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de
la Ley 489 de 1998.
Los resultados de la evaluación de este componente aparecen en la tabla 15:
39

TABLA 15. EVALUACIÓN DEL COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
COMPONENTE DE COMUNICACIÓN
ÁREA VALOR CALIFICACIÓN
Dirección 2.7 DEFICIENTE
Oficina de control interno 3,7 SATISFACTORIO
Oficina asesora de jurídica 1,6 INADECUADO
Oficina asesora de planeación 2,4 DEFICIENTE
Secretaria general 3,7 SATISFACTORIO
Oficina de tesorería 2,3 DEFICIENTE
Área comercial y de mercadeo 2,0 DEFICIENTE
Área centro de documentación 2,5 DEFICIENTE
Área talento humano 1,6 INADECUADO
Área servicios generales 2,3 DEFICIENTE
Área financiera 2,4 DEFICIENTE
Subdirección de informática 3 DEFICIENTE
Area desarrollo y producción 2,4 DEFICIENTE
Subdirección técnica 3,4 SATISFACTORIO
Área cartografía 1,8 INADECUADO
Área actualización 2,2 DEFICIENTE
Área conservación 2,8 DEFICIENTE
Area servicio al usuario 2,9 DEFICIENTE
UAECD 2,5 DEFICIENTE
FUENTE: Jairo Andrés Villamil Peña -Oficina de Control Interno
Elementos del componente comunicación pública.
5.5.3.1 Comunicación Organizacional.
Elemento de Control, que orienta la difusión de políticas y la información generada
al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones
hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
En este elemento, se destaca como los Servidores públicos, han visto el impacto
de las políticas de información que ha tomado la alta dirección para contribuir con
la imagen institucional.
Califican satisfactoriamente los medios de comunicación organizacional internos
con los que cuenta la UAECD, que permiten facilitar el logro de los objetivos
institucionales.
40

Se tiene un conocimiento satisfactorio de los propósitos, estrategias, planes y
políticas y las formas de llevarla acabo, aunque los puntos anteriormente
mencionados que hacen parte de la comunicación organizacional tienen una
calificación promedio de 3.5 que los ubica en un rango de satisfactorio, cabe
destacar que la Administración puede mejorar la comunicación que se maneja al
interior de la UAECD.
5.5.3.2 Comunicación Informativa.
Elemento de Control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública
sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente
hacia los diferentes grupos de interés.
En este elemento los servidores públicos dan una calificación deficiente en cuanto
que la UAECD no tiene claros los mecanismos de participación con los que cuenta
la ciudadanía para participar en los procesos de formulación, control y evaluación
de la gestión.
Los Servidores públicos califican de deficiente las capacitaciones sobre
mecanismos de participación ciudadana.
Desconocen si las veedurías utilizan los mecanismos de comunicación
establecidos por la UAECD para el acceso a la información requerida por estos
entes de control.
5.5.3.3 Medios de Comunicación.
Elemento de Control que se constituye por el conjunto de procedimientos,
métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar
la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido,
hacia los diferentes grupos de interés.
En este componente los servidores califican satisfactoriamente, los mecanismos
de comunicación con que cuenta la UAECD, que le permite llegar a las partes
interesadas, y como la ciudadanía fácilmente adquiere la información que genera
la UAECD:
41

RECOMENDACIONES.
Con el fin de precisar y presentar ordenadamente las recomendaciones que se
infieren de los resultados de la Autoevaluación del Control, y con miras a proponer
acciones correctivas enfocadas en el mejoramiento de cada uno de los
Subsistemas, componentes y elementos que resultaron con evaluación deficiente
e inadecuada, se acude a la misma disposición adoptada por el MECI, a saber:
SUBSISTEMA: CONTROL ESTRATÉGICO
Componente: Ambiente de Control
Elemento: Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
Acciones propuestas:
Fortalecer el manual de ética de la UAECD mediante talleres, laboratorios u otras
estrategias de sensibilización dirigidos a los servidores públicos y contratistas de
la UAECD.
Incluir en cada acuerdo de gestión los respectivos cronogramas,
responsabilidades, metas e indicadores.
Realizar la evaluación de los acuerdos de gestión suscritos para la vigencia 2009.
Elemento: Desarrollo del Talento Humano.
Acciones propuestas:
Realizar o actualizar el diagnóstico institucional de necesidades de capacitación
que requieren las diferentes áreas de la UAECD; diseñar, con participación de la
Comisión de Personal, el plan institucional de capacitación para la Vigencia 2010 y
darlo a conocer a los servidores públicos. Tener en cuenta para dicha formulación
la evaluación de los resultados logrados con la ejecución del plan de capacitación
correspondiente a la vigencia anterior.
Formular el programa de bienestar de la UAECD para la vigencia 2010, basándolo
en un diagnóstico institucional, que tenga cobertura del 100% de los servidores
públicos de la UAECD. Incluir la medición del Clima Laboral.
Formular el programa de incentivos de la UAECD para la vigencia 2010, e incluir
los planes a que tienen derecho los servidores públicos. Efectuar la evaluación del
plan de incentivos correspondiente a la vigencia 2009.
42

Incluir, en el manejo de la gerencia pública, los procesos de selección
meritocrática, para el ingreso a los empleos gerenciales, definiendo los perfiles y
las competencias laborales de dichos empleos y hacer seguimiento al
cumplimiento de las metas del nivel directivo.
Procesar la evaluación del desempeño de acuerdo con la normatividad vigente
para la UAECD; hacer que las metas individuales correspondan con las metas del
área o del proceso al que pertenece cada servidor público; realizar
retroalimentaciones sobre el desempeño individual para formular acciones de
mejoramiento individual y documentarlas de manera conjunta con los resultados
del seguimiento.
Formular el Plan Institucional de Formación y Capacitación.
Programar por lo menos seis de los incentivos de los señalados en el artículo 33
del Decreto 1567 de 1998.
Reglamentar el proceso para la selección y premiación de los Equipos de trabajo;
Elemento: Estilo de Dirección
Acciones propuestas:
Adoptar el método para la suscripción y evaluación de los acuerdos de gestión y
suscribirlos con el 100% de los directivos de la UAECD.
Utilizar los resultados de los acuerdos de gestión como referencia para realizar la
evaluación individual de los integrantes de la Alta Dirección.
Componente: Direccionamiento Estratégico
Elemento: Planes y Programas
Acciones propuestas:
Hacer que los planes y programas guarden coherencia con el presupuesto anual
y plurianual de la UAECD y expresen las necesidades de la ciudadanía.
Elemento: Modelo de Operación por Procesos
Acciones propuestas:
El modelo de operación debe estar acorde con el desarrollo de la gestión
43

institucional y tener puntos de control definidos. Evaluar los objetivos de los
procesos, a partir de los indicadores definidos para cada uno de estos procesos.
Elemento: Estructura Organizacional
Acciones propuestas:
Ajustar la estructura organizacional y el manual de funciones y de competencias
laborales de la UAECD, para facilitar el desarrollo de los procesos y darles
coherencia con la planta de empleos.
Ajustar el manual de funciones y competencias laborales de la UAECD, de tal
manera que contemple el propósito principal de cada empleo de la planta de
personal e incluya las competencias requeridas para el desempeño de cada
empleo.
Componente: Administración del Riesgo
Elemento: Contexto Estratégico.
Acciones propuestas:
Identificar los factores internos y externos de riesgo; analizar y utilizar el contexto
estratégico como fundamento para el manejo del riesgo, y definir los parámetros
para adelantar el proceso de administración del riesgo.
Elemento: Identificación de Riesgos
Acciones propuestas:
Identificar los riesgos con base en el contexto estratégico.
Identificar los riesgos con base en los objetivos de los procesos institucionales.
Establecer las causas y efectos de los riesgos identificados.
Elemento: Análisis del Riesgo.
Acciones propuestas:
Analizar la probabilidad de ocurrencia de los riesgos
44

Analizar el impacto de las consecuencias de los riesgos
Determinar la vulnerabilidad de los procesos frente a los riesgos
Elemento: Valoración del Riesgo.
Acciones propuestas:
Definir los controles de riesgo, para prevenir o mitigar el impacto de los eventos
que pueden generar riesgos para la UAECD.
Documentar los controles para prevenir o mitigar los riesgos de la UAECD;
Medir la efectividad de los controles, priorizar los riesgos teniendo en cuenta
dicha efectividad.
Definir las acciones para mitigar los riesgos;
Elaborar y socializar, con la participación de los líderes de los procesos, el Mapa
de riesgos por procesos.
Elemento: Política de Administración de Riesgos
Acciones propuestas:
Definir los lineamientos para el manejo de los riesgos y divulgar, a los servidores
públicos de la UAECD, las Políticas de tratamiento del riesgo.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Componente: Actividades de Control
Elemento: Políticas de Operación
Acciones propuestas:
Documentar y divulgar a los servidores públicos de la UAECD, los
lineamientos internos para la acción del desempeño institucional:
Elemento: Procedimientos
Acciones propuestas:
Divulgar el estado actual de los procedimientos de la UAECD entre los servidores
45

que intervienen en cada proceso y revisarlos periódicamente a fin de introducirles
las actualizaciones y mejoras requeridas.
Elemento: Controles
Acciones propuestas:
Documentar los controles para prevenir o mitigar los riesgos de la UAECD, y
divulgarlos a los servidores públicos de la misma.
Elemento: Indicadores
Acciones propuestas:
Generar acciones correctivas o preventivas, a partir de la aplicación de
indicadores definidos y divulgarlos a los servidores de la UAECD
Elemento: Manual de Operación
Acciones propuestas:
Incluir en el manual de operación de la UAECD, el alcance del Sistema de
Gestión de la Calidad, la política y los objetivos de calidad y plasmarlos en el
mapa de procesos o cadena de valor.
Componente: Información
Elemento: Información Primaria
Acciones propuestas:
Tener en cuenta en los mecanismos de recepción y registro de la información, las
recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos, que presenta la
ciudadanía.
Efectuar registro sistematizado de las observaciones que, sobre la gestión de la
UAECD y los procesos contractuales, presentan las veedurías u otros grupos de
control social.
Realizar acciones de consulta con distintos grupos de interés: comunidad,
proveedores, organismos de control, cooperación, veedurías, entre otros, para
obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio
que brinda la UAECD.
46

Elemento: Información Secundaria
Acciones propuestas:
Tener en cuenta, en los mecanismos previstos para la recepción y registro de la
información, las sugerencias y recomendaciones que presentan los servidores
públicos de la UAECD.
Actualizar permanentemente la Información referente a los recursos físicos,
tecnológicos y de talento humano con que cuenta la UAECD.
Elaborar y aplicar tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la
Ley General de Archivos y demás normas archivísticas.
Utilizar la información suministrada por las fuentes internas (manuales, informes,
actas, actos administrativos) como insumo para el desarrollo de los procesos.
Elemento: Sistemas de Información
Acciones propuestas:
Sistematizar y clasificar la correspondencia de manera organizada.
Verificar la oportunidad y veracidad de la información reportada a los diferentes
sistemas gubernamentales de información y a los grupos de interés o veedurías
respectivas.
Procesar oportunamente la información recopilada para agilizar y facilitar los
procesos de control social por parte de las veedurías ciudadanas.
Generar y sistematizar la información originada en las consultas externas, y
presentarlas de manera clara y comprensible
Componente Comunicación Pública
Elemento Comunicación Organizacional
Acciones propuestas:
Mejorar los Canales de comunicación entre la dirección de la UAECD y los demás
servidores.
Mejorar los canales de comunicación entre los responsables de los procesos de la
47

UAECD, y fortalecer los mecanismos de seguimiento y evaluación al
funcionamiento de los mismos
Elemento: Comunicación Informativa
Acciones propuestas:
Dar a conocer a las partes interesadas los informes de resultados de gestión de la
UAECD, como también los programas, proyectos, obras, contratos y la
administración de los recursos.
Generar espacios que propicien la retroalimentación en las audiencias anuales de
rendición de cuentas, con la intervención de los distintos grupos de interés,
veedurías y ciudadanía.
Divulgar los trámites de competencia de la UAECD, a través de medios
tecnológicos o electrónicos (ley 962/05).
Divulgar los formularios oficiales a través de los cuales se formaliza la prestación
de los Servicios o el desarrollo de los trámites de la UAECD (ley 962/05).
Publicar Leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés general, a
través de medios electrónicos (ley 962/05).
Entregar a los usuarios la información referente a normas, funciones, servicios y
trámites de su competencia, sin el requerimiento de la presencia personal y a
través de medios impresos, electrónicos, telefónico o por correo (ley 962/05)
Elemento: Medios de Comunicación
Acciones propuestas:
Fortalecer los mecanismos de comunicación entre los usuarios, grupos de interés
y organismos de control.
Consolidar el área de atención al usuario para continuar con el acceso a la
información sobre los servicios que ofrece la UAECD.
48

BIBLIOGRAFIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Manual de
implementación, Modelo Estándar de control interno para el Estado Colombiano,
mecí 100:2005
NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - Gestión de la
Calidad en el sector público.
50