48 anexo iv instructivo de informes de gestión y rendición financiera ...

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ANEXO IV
INSTRUCTIVO DE INFORMES DE GESTIÓN Y RENDICIÓN
FINANCIERA PARA PROYECTOS DE
ASOCIATIVIDAD DE ORGANIZACIONES DE INTERÉS PÚBLICO
2008
I
ANTECEDENTES:
El presente instructivo establece la forma en que el Ministerio
Secretaría General de Gobierno realiza las transferencias de recursos a
las organizaciones que resultaron adjudicatarias en el concurso de
proyectos de Asociatividad para organizaciones de interés público 2008,
y la forma en que éstas deben emitir los informes correspondientes de
gestión y rendición financiera.
Al momento de la firma del convenio respectivo, las
organizaciones deben encontrarse inscritas en el sitio
www.portalciudadano.cl, plataforma virtual que será utilizada para la
emisión de informes comprometido por parte de la Organización.
Al estar inscrito en www.portalciudadano.cl la Organización accede
a varias prestaciones por parte del sistema: página web personalizada,
correo electrónico propio, y una completa mesa de trabajo, entre otras.
Dichos recursos tecnológicos deben ser utilizados por las organizaciones
para los efectos de informar de su gestión al Ministerio conforme el
convenio respectivo y al presente instructivo.
II
CONTRAPARTE TÉCNICA:
Para la relación con la Organización, referente a los aspectos
técnicos de la ejecución de las actividades, existe una contraparte
técnica, que radica en la Secretaría Ejecutiva Nacional y en las
Secretarías Ejecutivas Regionales. En la relación con la organización, a
la contraparte técnica le corresponde:
a) Proporcionar la información que la Organización requiere para su
trabajo;
b) Controlar el avance del trabajo mediante los mecanismos y
herramientas que estime pertinentes, en especial mediante visitas
a terreno, revisión y aprobación de los informes de gestión y
rendición financiera pertinentes.
c) Requerir e instruir acerca de la forma y contenido de las
actividades a realizar;
d) Estudiar los informes y solicitudes que emita la Organización y
efectuar las observaciones que corresponda.
La organización puede, en todo momento, solicitar asesoría a la
contraparte técnica, acerca de la forma en que debe cumplir la
prestación objeto del convenio, requiriendo ésta a través del correo
info@portalciudadano.cl (consultas de gestión),
finanzas@portalciudadano.cl (consultas contables-financieras).

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III
NOTIFICACIONES:
Toda comunicación emanada de la contraparte técnica es
efectuada al correo proporcionado por el portal ciudadano a la
Organización, al momento de su inscripción
(siglaorganizacion@portalciudadano.cl). Asimismo, es responsabilidad
de la Organización el verificar permanentemente el estado en que se
encuentra el cronograma de actividades e informe final (aprobado/ con
observaciones/ rechazado) para efectos del cumplimiento de la
prestación. La contraparte técnica puede en todo caso recurrir a
cualquier otro tipo de comunicación escrita para efectos de efectuar las
notificaciones que se requieran en este procedimiento.
IV
SOLICITUDES:
En caso que la organización por cualquier motivo deba realizar
solicitudes a la convocante, estas deben ser por escrito firmadas por el
representante legal de la organización dirigidas a: Sr. Director División
de Organizaciones Sociales.
V
TRANSFERENCIAS:
El Ministerio transfiere los recursos a la Organización en una
primera cuota, correspondiente al 90% del monto total adjudicado
según lo establecido en el convenio respectivo.
Esta primera cuota, es transferida en el menor tiempo posible una
vez aprobado por la contraparte técnica el primer informe de la
Organización, que consiste en un CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES,
programa actualizado, que detalla los aspectos programáticos del
proyecto. El llenado y envío de dicho cronograma se realizará a través
de www.portalciudadano.cl.
No se efectúan transferencias si la Organización no
presenta los antecedentes y/o no acredita las circunstancias
requeridas en las cláusulas TERCERO- DOCUMENTOS y CUARTO-
GARANTÍA del convenio respectivo.
Sin perjuicio de lo anterior, el Ministerio puede, en cualquier
momento supervisar el estado de avance del proyecto y la realización de
actividades, según cronograma, así como el cumplimiento de objetivos y
resultados, requiriendo informe de gestión a la Organización hasta ese
momento y efectuando visitas en terreno que se hagan por parte del
encargado de seguimiento que para tales fines designa la Dirección de la
D.O.S., todo lo anterior de acuerdo al plan de seguimiento que será
debidamente informado a la organización.
En caso que la Organización no de cumplimiento satisfactorio a las
actividades, objetivos o productos se procede de la forma establecida en
el convenio firmado por la organización con el Ministerio.
El 10% del monto adjudicado restante, retenido por el ministerio,
es transferido a la organización una vez aprobado el Informe Final, así,

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todo gasto no rendido, observado y no aclarado o rechazado se hace
efectivo sobre este porcentaje.
VI
PRIMER INFORME- CRONOGRAMA DE GESTIÓN
1- ENVÍO:
El primer informe consiste en un cronograma de gestión actualizado
que la Organización debe llenar de acuerdo al cronograma
comprometido en la propuesta, y remitir a la contraparte técnica,
utilizando para estos efectos las herramientas proporcionadas por el
sitio http://www.portalciudadano.cl.
Las actividades contempladas en el cronograma de gestión deben
comprender fechas abarcadas desde la resolución que aprueba el
convenio respectivo y hasta el día 31 de octubre de 2008.
El Cronograma de gestión debe contener la información de las
actividades a realizar en el marco de la ejecución del proyecto, lugar,
fecha, número aproximado de participantes, medios de verificación
relacionados a cada una de las actividades.
El Cronograma, con las actividades informadas por la
organización, es el medio que guiará la debida ejecución del proyecto y
de acuerdo a este la contraparte técnica realiza las correspondientes
visitas a terreno.
La fecha máxima para el envío del cronograma es de dos semanas
contadas desde la correspondiente firma de convenio. En el caso que la
organización no de cumplimiento a esta obligación, se procede de la
forma establecida en el convenio firmado por la organización con el
Ministerio.
2- REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CRONOGRAMA:
La Secretaría Ejecutiva Regional o Nacional del Fondo para el
Fortalecimiento de las Organizaciones y Asociaciones de Interés Público,
revisa el Primer Informe de CRONOGRAMA pertinente y verifica que se
cumpla con todos los datos y requisitos que el sistema requiere, de
acuerdo a las bases.
3- SOLICITUD DE ACLARACIONES A LA ORGANIZACIÓN:
Si existen datos relevantes omitidos o errores manifiestos en dicho
informe, la SECRETARÍA EJECUTIVA solicita a la Organización que
dentro del plazo de 5 días hábiles enmiende o complemente dicho
informe (cronograma). La Organización debe complementar dicho
informe volviendo a llenar y enviar el Primer Informe de CRONOGRAMA.
Para estos efectos la Organización debe revisar, por medio de su mesa
de trabajo virtual, el estado en que se encuentra su informe
(aprobado/con observaciones/rechazado).

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De no responder las observaciones en tiempo y forma, el
Ministerio tiene la facultad de poner término unilateral anticipado al
convenio, conforme lo señalado en el convenio firmado por la
organización con el Ministerio.
4.- APROBACIÓN:
Una vez aprobado el Primer Informe de Gestión, CRONOGRAMA
por la SECRETARÍA EJECUTIVA correspondiente, es notificada dicha
circunstancia a la Organización a través del correo electrónico que para
estos efectos asigna el PORTAL a la organización inscrita, y de la
constancia que se encuentra aprobado el informe respectivo en la mesa
de trabajo. Es responsabilidad de la organización revisar
permanentemente dicho correo electrónico
(siglaorganización@portalciudadano.cl) y el estado del informe
(aprobado/ con observaciones/ rechazado) en la mesa de trabajo
virtual.
5.- PLAZO PARA EL ENVIO:
Una vez firmado el convenio respectivo, la organización debe
solicitar a la Secretaría Ejecutiva Nacional la fecha de inicio de
actividades, para el correspondiente envió del cronograma de
actividades; sin embargo, si la organización realiza actividades antes del
plazo señalado, estas no son financiadas por la convocante.
El plazo máximo para el envío del Cronograma de actividades es de dos
semanas contadas desde la correspondiente firma de convenio.
6.- PAGO:
Una vez aprobado el primer informe- cronograma, los pagos son
realizados por el Ministerio, a través de D. O. S. en la Región
Metropolitana y en las demás regiones en las Seremías respectivas.
VII- INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANCIERA:
La Organización debe presentar el INFORME FINAL DE GESTIÓN Y
RENDICIÓN FINANCIERA dentro de los diez días hábiles como
máximo, de haber ejecutado el proyecto en su totalidad.
La fecha máxima para presentar el informe final de gestión y rendición
financiera, en electrónico y en papel, es el 14 DE NOVIEMBRE DE
2008.
El informe final contempla dos partes: 1- INFORME FINAL DE
GESTIÓN, y 2- INFORME TOTAL FINANCIERO
1 ENVÍO INFORME FINAL FORMATO ELECTRÓNICO:
El informe final de gestión y rendición total financiera es enviado
en formato electrónico a través del sitio www.portalciudadano.cl, y
además entregar los antecedentes requeridos en papel por las bases, el
convenio y el presente instructivo.
2 ENVÍO DEL INFORME EN FORMATO PAPEL:

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La Organización debe imprimir el INFORME FINAL DE
GESTIÓN Y RENDICIÓN FINANCIERA, y remitirlo en original y una
copia, junto con la documentación de respaldo requerida, tanto el
informe final de gestión como la rendición financiara y sus
correspondientes copias y demás documentos a la respectiva Secretaría
Regional del Fondo, para su revisión tanto en la parte financiera como
de gestión y es el Secretario Regional Ministerial el que debe aprobar
dichos informes, dando por cerrado el proceso de ejecución y rendición,
del referido al concurso del año 2008.
Lo anterior es sin perjuicio de que el Ministerio Secretaría General
de Gobierno puede efectuar una auditoria, en cualquier tiempo para
verificar el correcto cumplimiento de este proceso.
2.1 INFORME FINAL DE GESTIÓN:
Dicho informe debe ir firmado al final por el representante legal de
la organización titular.
Asimismo, la Organización debe acompañar todos los
antecedentes comprometidos en el proyecto presentado para justificar el
cumplimiento de la prestación, y constatar los medios de verificación;
como afiches, grabaciones, libros, folletos, etc.
2.1.2 FORMATO DE LOS MEDIOS DE VERIFICACIÓN
RESPECTIVOS:
Medios de Verificación: Par los efectos del presente concurso, se
entienden como medios de verificación aquellos que sirven para
el respaldo de la ejecución de las actividades realizadas en el
marco del proyecto de la organización.
La organización se encuentra obligada al registro de los participantes en
cada actividad por medio de lista de asistencia, de acuerdo al formato
señalado en la letra A del párrafo siguiente En el caso de actividades
masivas, en las cuales no sea posible el registro por medio de lista de
asistencia, es necesario una declaración jurada simple firmada por el
representante legal de la organización titular y sus correspondientes coejecutores
acreditando el número de participantes, individualizando la
actividad correspondiente, lugar y fecha, además de un registro
fotográfico de la actividad.
Posibles medios de verificación, y sus correspondientes
formatos:
A.- LISTA DE ASISTENCIA: Lista de participantes señalando la actividad
y su respectiva fecha.
B.- CERTIFICACIÓN: Fotocopia de uno de los certificados.
C.- FOTOGRAFIAS: Indicando la actividad correspondiente a dicha
fotografía y fecha de ésta.
D.- VIDEO: Grabación de las actividades.
E.- ENCUESTAS: Resultados de la encuesta, con una muestra de ésta.
F.- AFICHES, DIPTICOS, SISTEMATIZACIONES, ACUERDOS, ETC: un
original de cada uno de ellos.
G.- PENDONES: Fotografía en que se distinga la lectura de éste.
H.- DECLARACIÓN JURADA: De autoridades locales y/o dirigentes de
organizaciones sociales.

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2.2 INFORME FINAL FINANCIERO (RENDICIÓN FINANCIERA).
2.2.1 La fecha para iniciar gastos rendibles es aquella dada por la
Resolución que aprueba el respectivo convenio. Es responsabilidad de
la Organización mantenerse en comunicación permanente con la
contraparte técnica, Secretaría Ejecutiva Nacional, A OBJETO DE
CONOCER LA FECHA EXACTA DESDE QUE SE PUEDEN EFECTUAR
GASTOS RENDIBLES. Todo gasto comprendido fuera del ciclo de
gastos autorizado, es rechazado.
2.2.2 Los costos y gastos de presentación y preparación de las
propuestas, constituyen un gasto no rendible y de cargo único y
exclusivo de la organización o proponentes, así como los gastos que se
origine con ocasión de la celebración del contrato y la preparación de los
informes, como son garantías, fotocopias, trámites y gastos de envío,
previos a la iniciación de la relación contractual.
2.2.3 Las rendiciones financieras deben ajustarse a la propuesta
presentada por la organización, aprobada por la convocante. No esta
permitido cambiar los gastos de una Categoría para los cuales fueron
asignados los recursos, a otra Categoría. En los casos, que un cambio de
estas características sea imprescindible para el buen desarrollo del
proyecto, se debe solicitar formalmente por escrito, mediante Mail
dirigido a finanzas@portalciudadano.cl, dentro del plazo de ejecución del
proyecto y antes de la ejecución respectiva del gasto. Lo anterior, sin
perjuicio, de los cambios de categorías posteriores, los cuales se
autorizan previa fundamentación de la necesidad de este para la
ejecución del proyecto por parte de la organización, los cuales serán
evaluados por la convocante. En caso contrario el gasto será rechazado.
2.2.4 Se podrán autorizar fecha de ejecución y su correspondiente
rendición posterior.
Dicha facultad conferida al Director D.O.S., podrá ser delegada en la
Secretaría Ejecutiva nacional del Fondo de Fortalecimiento de
Organizaciones y Asociaciones de Interés Público.
La organización debe esperar respuesta a su solicitud, para dar
inicio a la modificación.
2.2.5 Cada informe financiero debe acompañar la cartola bancaria;
fotocopia de la libreta de ahorros.
2.2.6 Todos los gastos son rendidos en el Formato de Rendición
que se encontrará disponible en www.portalciudadano.cl, por Categoría
de Gastos e Ítem, indicados en la Propuesta Financiera, en el que se
exige detallar el bien ó servicio adquirido. Los documentos de respaldo,
deben ser pegados en forma correlativa, de manera que cada una de
ellos sea visible, agregue tantas hojas como boletas y facturas
tenga, anexándolas a este informe.
2.2.7 Todos los gastos deben estar respaldados con boletas y/o
facturas, y rendidas de acuerdo a la Categoría de Gastos que fueron

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aprobados. En ningún caso se aceptan Guías de Despacho como
respaldo comercial que justifique los gastos.
2.2.8 Las facturas son emitidas a nombre de la Organización, en
ningún caso, se acepta que se haya adquirido un bien, material e
insumo, respaldado con un documento a nombre de otro organismo.
Éstas deben detallar el gasto efectuado, número de artículo, fecha del
servicio, etc.
2.2.9 Se aceptan boletas de ventas y servicio por un monto máximo de
$ 30.000 (treinta mil pesos), todo gasto superior a este monto, debe
estar documentado por una factura, sin perjuicio en los casos que lo
amerite se acepta boleta que detalla los bienes y servicios adquiridos.
2.2.10 Las boletas y facturas no pueden enmendarse en su valor y
fecha, de lo contrario se consideran adulteradas y son rechazadas.
2.2.11 No se acepta documentación de respaldo del gasto en fotocopia.
De ser rendidos, son rechazados.
2.2.12 No se aceptan gastos de consumos básicos, entendiendo por
éstos los correspondientes a luz, agua, teléfono de red fija, teléfono
celular con plan, gas, gastos comunes. De ser rendidos, son rechazados;
sin embargo, ante fundamentación, por parte de la organización, de la
necesidad de estos gastos para la correcta ejecución del proyecto, la
Secretaría Ejecutiva respectiva podrá autorizarlo.
2.2.13 No se aceptarán gastos que no tengan relación y no sean
relevantes para la ejecución del proyecto. De ser rendidos, son
rechazados.
2.2.14 El gasto de movilización deberá rendirse dentro de la
Categoría de Gastos de Difusión y Producción, adjuntando el respaldo
correspondiente.
2.2.15 No se aceptan gastos por concepto de: peajes (TAG),
estacionamientos, mantención y reparación de vehículos, seguros, etc.
De ser rendidos son rechazados.
2.2.16 El uso de recibos simples estará vinculado a gastos menores
que no cuentan con documentación de respaldo. El total de éstos no
podrá superar el 2% del monto total aprobado por la DOS en la
Categoría Gastos de Difusión y Producción. Cada recibo debe
indicar el detalle de la compra o servicio. Además debe ser
firmado y/o timbrado por el representante legal, declarando la
autenticidad del total de recibos presentados.
2.2.17 Las organizaciones que adquieran bienes o contraten servicios
con instituciones u organismos exentos de la obligación de retener y
pagar impuestos (I.V.A.), deberán presentar las correspondientes
boletas ó facturas exentas de impuestos.
2.2.21 GASTOS EN HONORARIOS

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a) Sólo se aceptan boletas de honorarios y boletas de Prestación de
Servicios de Terceros, en ningún caso se acepta como gasto rendible
liquidaciones de sueldo.
b) Los gastos de Honorarios deben ajustarse a la propuesta presentada
por la organización y aprobada por la DOS.
c) Todas las boletas de honorarios rendidas, dentro de la
categoría de gastos de honorarios, NO PUEDEN EXCEDER EL
30% DEL TOTAL DEL PROYECTO, en relación a lo señalado en el
Capítulo II, letra K.5, b), de las Bases del Concurso.
d) Todas Boletas de Honorarios deben ser extendidas a nombre de la
organización, señalando el servicio prestado, duración del servicio y el
monto pagado.
e) Deben adjuntar un contrato de honorarios, el que debe estipular
el período del servicio (no debe exceder el tiempo de ejecución del
proyecto), monto bruto (total) a cancelar y especificar el tipo de servicio
a prestar, el que debe coincidir con la Iniciación de Actividades, indicada
en el documento del prestador de éste.
f) Se debe adjuntar el Formulario 29 con el pago de la retención
del 10%. En todo caso, será responsabilidad de la organización que se
efectúe dicho pago.
g) CUALQUIER BOLETA DE HONORARIO QUE NO ADJUNTA LOS
DOCUMENTOS ANTERIORMENTE SEÑALADOS, SON RECHAZADAS.
2.2.22 GASTOS DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL:
a) Los gastos que se aceptan en la Categoría de Gastos Inversión son
exclusivamente los que se señalen en la Propuesta Financiera y el
Convenio. Los gastos que no se encuentren dentro de esta
categoría son rechazados.
3. CORRECCIÓN DEL INFORME FINAL DE GESTIÓN Y RENDICIÓN
FINANCIERA
Si existen datos relevantes o errores manifiestos en el informe de
gestión que rinde la organización titular, o gastos que son observados y
no subsanados, o rechazados por la contraparte técnica (encargado de
proyectos o seguimiento, encargado regional de la división de
administración y finanzas y/o el Secretario Ejecutivo Regional), éste
debe solicitar a la organización que dentro del plazo de 10 días hábiles
enmiende o complemente dicho informe. La organización debe
complementar dicho informe de acuerdo a lo requerido por la
contraparte técnica. Para estos efectos, la organización debe
revisar por medio de su mesa de trabajo virtual en la pagina del
Portal Ciudadano, el estado en que se encuentra su informe
(aprobado/rechazado/con observaciones).
De no responder a las observaciones en tiempo y forma, el
Ministerio tiene la facultad de poner término unilateral

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anticipado al convenio, conforme a lo señalado en la cláusula
NOVENA del convenio, o bien considerar rechazados
definitivamente los gastos objetados según sea el caso.
Todos los montos que en definitiva no son rendidos o bien que
son rendidos y rechazados, y generen un saldo a favor del Ministerio,
se hará efectivo sobre el 10% adjudicado que el Ministerio mantiene
retenido, en caso que el valor no sea pagado por el monto retenido, el
saldo debe ser restituidos dentro del plazo de 10 días hábiles, mediante
Vale Vista bancario a nombre del Ministerio Secretaria General de
Gobierno.
La fecha máxima para ejecutar actividades, y en definitiva para efectuar
gastos rendibles, es el 31 de octubre de 2008.
Si al momento de terminar la ejecución del proyecto no se ha utilizado
la totalidad de los recursos traspasados, éstos deben ser reintegrados a
la DOS.
VIII. TÉRMINO ANTICIPADO DE CONTRATO
La convocante tiene la facultad de poner término al contrato, en forma
administrativa, unilateral y anticipada, y sin forma de juicio, en los
siguientes casos:
a) Si la Organización no da cumplimiento al plazo de entrega de los
informes estipulados en el contrato.
b) Si la Organización no cumple con alguna de las obligaciones
especificadas en este contrato y sus anexos, lo que es determinado por
la convocante en forma fundada.
c) Si la Organización no da cumplimiento a los requerimientos o
instrucciones de la contraparte técnica, lo que es determinado por el
Ministerio, en forma fundada.
d) Si la Organización es declarada en quiebra, o cae en estado de
notoria insolvencia.
e) Por término de la existencia jurídica de la Organización.
f) Por constatarse la ejecución de un mismo proyecto. Para estos
efectos, se entiende ejecución de un mismo proyecto, cuando éste es
presentado por dos o más organizaciones adjudicatarias con idéntica
finalidad, actividades, periodo de ejecución, cobertura, monto, aún
cuando es presentado con distinto nombre.
IX. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO Y DEVOLUCIÓN DE
GARANTÍA
Una vez aprobado el informe final por la contraparte técnica, se entrega
un certificado de fiel cumplimiento a la organización y son devueltas las
garantías pertinentes. Con dichos trámites, culmina el procedimiento de
ejecución de proyectos de Fondos concursables de Asociatividad para
Organizaciones de Interés Público 2008.