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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y
Recuperación Temprana en Lima y Callao.
3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE
Como se describe en la Parte III. Puesta en práctica e institucionalización del POE del presente
documento, las actividades a seguir en esta fase son:
Paso 11. Definición de los mecanismos de implementación, activación y control del Plan
El POE se utiliza desde el primer momento de la ocurrencia de un evento, por lo tanto es necesario definir los
criterios según el tamaño, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cómo serán llamados
a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayan
definido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versión definitiva de los documentos, se realiza una
socialización del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementación, futura actualización y
complementación del plan y los protocolos.
Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre los diferentes
niveles territoriales (Protocolos de Coordinación y Comunicación)
Se deben definir el esquema general de actuación y la secuencia de actividades que las máximas autoridades
municipales o regionales deberán seguir en caso de una emergencia y como se realizarán los procedimientos
de activación de los Comités de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinación de apoyo entre los
diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que los Comités deben desempeñar, así como los
mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida
que estos documentos sean los más claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuación a
través de flujogramas serán instrumentos más útiles para los tomadores de decisiones.
Paso 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes de
contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación)
El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades específicas que deben ser descritas y
detalladas en lo que se conocen como planes de contingencia por eventos.
Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar un plan. Todas las
entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que se
traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones de
respuesta.
Paso 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente
En la medida que el equipo de planificación va desarrollando borradores del documento base, los anexos
funcionales y demás apéndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades que
tienen responsabilidades en la implementación del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibir
comentarios. El POE debería ser sometido también a la revisión de las respectivas autoridades con el fin de
que sean promulgados como documentos oficiales, a través de decretos, resoluciones, etc. Una vez
aprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de las
personas y organizaciones que recibieron una copia.
El proceso de planificación debe ser dinámico, por lo tanto, después de la ocurrencia de una emergencia y/o
desastres o de los ejercicios de simulación y simulacros - los cuales se deben realizar de manera
permanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas
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