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Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. 8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES ¿QUÉ DEBE CONTENER? Las matrices de responsables definen los actores que deben estar involucrados en cada una de las áreas de respuesta o áreas funcionales para el manejo de la emergencia y comprenden las entidades gubernamentales y privadas con presencia en el territorio, que de alguna forma participarían en la coordinación, ejecución o como apoyo. Cada área tiene coordinadores, cada tarea tiene responsables principales, así como instituciones de apoyo (públicas o privadas), que están directamente relacionadas y a quienes se les solicita participar en el ámbito de sus competencias. Para el POE se debe elaborar dos documentos: (a) Las matrices de responsables que harán parte de los Anexos Funcionales – uno para cada área definida y (b) el Apéndice sobre las Funciones Institucionales para cada área definida. ¿CÓMO SE FORMULA? Identificar para cada área funcional y cada tarea específica las entidades que participan. Posteriormente, para las entidades identificadas definir roles y responsabilidades (Coordinador, Responsable Principal, Responsable y Apoyo) frente a cada una de las tareas. Cada una de las áreas funcionales definidas en el plan debe tener “coordinadores”, y cada Tarea “responsables principales”, “responsables” y entidades de “apoyo”, quienes realizan las operaciones de respuesta según los niveles territoriales. Elaborar la Matriz de Responsables como parte de los Anexos Funcionales para adjuntar al POE. Una vez definidos los roles se deben redactar las Funciones de cada una de las Institucionales según las Áreas y Tareas de respuesta, y se deben consolidar en un Apéndice. Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados ¿CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS) Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión. Ficha Metodológica 10. Orientaciones para la definición de las matrices de responsables. Ficha Metodológica 11. Orientaciones para la definición de funciones institucionales 46
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE 9. ¿CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS? Esta sección presenta la estructura organizativa que orienta la coordinación y la toma de decisiones para el control eficiente y eficaz de las emergencias con las capacidades y recursos disponibles de las entidades e instancias responsables, la participación del sector privado y la comunidad. Capítulo 6 6. MODELO ORGANIZACIONAL 6 Modelo organizacional Ficha 12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE ¿QUÉ DEBE CONTENER? Durante el proceso de formulación del POE las entidades responsables de las áreas funcionales definen la forma como se ejecutará la coordinación con las demás entidades que participan de las operaciones de emergencia. En los Anexos Funcionales del POE se presenta el propósito, los alcances y el concepto de operaciones para las áreas funcionales y se incluyen las matrices de responsabilidades, indicando las funciones de respuesta, así como las tareas o actividades que corresponden a dichas funciones, permitiendo la actuación coordinada de los diversos actores y facilitando las acciones de respuesta. Estas tareas y áreas funcionales se deben distribuir de acuerdo a la metodología propuesta por el Sistema Comando Incidente, tal estructuración se muestra a continuación: Así, la coordinación y el control se soporta en una organización modular, que combina e incorpora todos los elementos necesarios de personal, instalaciones, equipo, procedimientos y comunicaciones, según el tipo, la magnitud, el tamaño y la complejidad de la emergencia o del desastre, con la participación de los diferentes niveles de gobierno – nacional, regional, provincial, distrital – así como del sector privado y las organizaciones no gubernamentales. La implementación del modelo en los diferentes niveles territoriales asegura que los responsables cuenten con un conjunto de principios comunes para responder y controlar el incidente El sistema busca mantener el alcance de control (se considera que el número máximo de instancias de coordinación que una sección puede manejar eficientemente está entre 3 y 7) y se puede contraer o expandir en función del nivel de la emergencia; es decir, la estructura puede ser desplegada total o parcialmente, en el contexto del peligro y de la clasificación de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega de recursos y los niveles de coordinación adecuados para cada caso. Tal estructuración se muestra a continuación a modo de ejemplo: 47
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