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28 mayo 2008
CASOS PRÁCTICOS
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Una gestión de facturas ágil y fiable
Contratas y Obras Empresa Constructora ha automatizado la gestión de las facturas de sus
proveedores con la implantación de la solución ReadSoft Invoices. Con este proyecto, en el
ha trabajado con Abast Grup como integrador, la empresa constructora agiliza e incrementa
la fiabilidad de este proceso, reduciendo los plazos de cobro de cara a sus suministradores.
Contratas y Obras E.C.S.A. ha centralizado
y automatizado la gestión
de las alrededor de 20.000 facturas de
proveedores que gestiona al año.
ReadSoft Invoces se ejecuta en un
cliente Dell OptiPlex 755 corriendo
Windows XP Professional e integrado
en la red local de Contratas y Obras, al
que se conecta un escáner de Fujitsu.
ReadSoft Invoices captura las imágenes
y datos de las facturas para enviarlas
a un cluster de almacenamiento
de archivos, generando al
mismo tiempo un registro en la BBDD
SQL Server 2003 que ataca el ERP
CyOwin, de desarrollo propio.
El proyecto, que se prolongó de
mayo a noviembre de 2007, ha supuesto
una inversión de 28.000 euros,
incluyendo la solución ReadSoft y la
compra de un equipo IBM xSeries
3550 y disco para una librería IBM
System Storage DS4700.
Contratas y Obras E.C.S.A. ha conseguido
con este proyecto reducir el
tiempo dedicado a la gestión de facturas,
incrementar la fiabilidad de los
datos y agilización los plazos de cobro
de sus proveedores.
L.S.
Contratas y Obras E.C.S.A. inició
sus actividades en 1978 bajo
la denominación de Fernando
Turró Homedes, Taller de Construcción
y Pintura. En sus orígenes,
la compañía desarrollaba
sus actividades en Barcelona y el
cinturón industrial de la Ciudad
Condal, pero con el paso de los
años fue creciendo hasta la constitución
en 1985 de una sociedad
anónima que pasó a denominarse
S.A. de Contratas y
Obras F. Turro.
La sociedad amplió progresivamente
su radio de acción y el volumen
de sus obras al resultar
adjudicataria de importantes proyectos
de edificación tanto públicos
como privados; y, a día de
hoy, cuenta con delegaciones en
Palma de Mallorca, Madrid, Zaragoza,
Tarragona, Gerona, Santander
y Málaga; además de sumar
más de 30 centros de trabajo
repartidos por toda España.
En ese escenario, la gestión de
las facturas de los proveedores se
había convertido en una tarea
compleja que exigía el movimiento
de facturas entre la central, las
delegaciones y las obras para su
validación; con la consiguiente
dedicación de recursos y tiempo,
además de implicar riesgos como
la pérdida de facturas. Hay que
tener en cuenta que el sistema de
conformidad de facturas en Contratas
y Obras E.C.S.A. contempla
cinco conformidades: la del administrativo
de la obra, la del jefe de
obra, la del delegado o director
de área, la del departamento de
compras y, finalmente, la del departamento
financiero.
La compañía, que gestiona
anualmente alrededor de 20.000
facturas de proveedores, se planteó
entonces acometer un proyecto
de automatización de ese proceso.
“Nuestro objetivo era centralizar,
estandarizar y agilizar el
flujo de conformidad de facturas
para reducir, por una parte, el
tiempo y los costes asociados al
desarrollo de esta tarea y facilitar,
por otra parte, a nuestros proveedores
una más rápida resolución
de los cobros”, indica el responsable
del Departamento de Tecnologías
de la Información de Contratas
y Obras E.C.S.A., Sergi Ros.
Con ese objetivo y a principios
de 2007, el departamento de TI
de la compañía empezó a informarse
sobre las diferentes soluciones
existentes en el mercado
capaces de responder a su demanda
hasta que, en un evento
organizado por Abast Grup, conocieron
la solución Invoices de
ReadSoft. Ros comenta que “a
través de la presentación de la
solución y el caso práctico de la
empresa Barcelona de Serveis
Municipals, comprobamos que la
solución de ReadSoft era la que
mejor se adaptaba a nuestras necesidades
y a los objetivos de
nuestro proyecto”.
La apuesta por Abast Group
como integrador estuvo asimismo
determinada por “su probada experiencia
y capacidad a la hora
de integrar herramientas de captura
de documentos y reconocimiento
de datos en proyectos de
gestión documental y archivo
electrónico”, apunta el técnico.
En la instalación de Contratas
y Obras, ReadSoft Invoices se
ejecuta en un equipo cliente
Dell OptiPlex 755 corriendo
Windows XP Professional integrado
en la red local y al que se
conecta un escáner de Fujitsu,
de forma que “el programa captura
las imágenes, la información
y los datos de las facturas y los
envía a nuestro cluster de almacenamiento
de archivos, generando
al mismo tiempo un registro
con el código de factura, su
importe, la fecha de entrada, etc.
en nuestra BBDD SQL Server
2003 donde se crea un índice
que permite mostrarlas a nuestro
ERP”, explica el responsable del
Departamento de Tecnologías de
la Información de la empresa.
Contratas y Obras E.C.S.A. utiliza
una solución ERP denominada
CyOwin y desarrollada internamente
en Visual Basic contra
SQL Server 2003, que ha tenido
que adaptarse para posibilitar la
importación de los datos desde
el programa ReadSoft Invoices.
Ross detalla que “el proyecto se
prolongó de mayo a noviembre
de 2007 y ha supuesto una inversión
de 28.000 euros”. En este
montante hay que incluir tanto
la solución ReadSoft, como la
adquisición de un equipo IBM
xSeries 3550, que se ha integrado
en una plataforma servidor
formada por un total de ocho de
estos equipos; así como la compra
de disco para ampliar la capacidad
de su librería IBM
System Storage DS4700. “La ampliación
garantiza la disponibilidad
del espacio necesario puesto
que el sistema se ha dimensionado
para tratar 250.000 facturas
al año con una media de dos páginas
por factura”, indica Ros.
Desde su entrada en explotación
en noviembre de 2007, la
información de más de 15.000
facturas ha sido capturada por el
nuevo sistema, posibilitando el
acceso a las facturas a través del
ERP tanto por parte de los usuarios
en la red local como de los
usuarios remotos. En el caso, por
ejemplo, de los usuarios en las
casetas de obra, “se conectan
mediante VPN, abren una sesión
Terminal Server para entrar al
ERP y, si cumplen con las políticas
establecidas, acceden a las
facturas para dar su conformidad”,
detalla Ros.
En cuanto a los grandes beneficios
obtenidos con el proyecto,
Ross destaca “la reducción del
tiempo necesario para el desarrollo
de este proceso, el incremento
de la fiabilidad de los datos y,
sobre todo, la agilización de los
plazos de cobro de cara a nuestros
proveedores”.
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