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Requerimientos ISO 14001
El entendimiento claro del estándar ISO 14001 representa un ejercicio conjunto
entre la lectura repetitiva y continua de sus líneas, y la contextualización de las
mismas dentro de los procesos de la organización donde se deseé implementar.
Siendo este estándar un documento que les indica a las organizaciones lo que
deben hacer en orden de alcanzar su certificación, y simultáneamente todos los
beneficios ambientales, económicos e intangibles; descritos en el primer
documento de este capitulo. No señala la metodología a seguir, para dar
cumplimiento a sus requerimientos.
Si bien es cierto que la ISO 14004, es una herramienta que brinda a las
organizaciones una guía para la certificación en ISO 14001. Es la experiencia de
emprender la implementación de la misma, la que finalmente abre las puertas
para conocer de una manera mas profunda, los procesos y, la relación de los
mismos con la mejora del desempeño ambiental.
Este documento busca facilitarle al estudiante desde una perspectiva empírica y
teórica el entendimiento de los requisitos estipulados por el estándar ISO
14001.
Bases para comenzar la implementación
Al momento que se deseé implementar un Sistema de Gestión Ambiental en
cualquier organización, es importante tener en cuenta varios aspectos para
garantizar el éxito y culminación del proceso. El aval de las directivas de la
organización es fundamental, ya que son ellos los que aseguran los recursos
económicos, físicos y humanos que garantizan el normal desarrollo del proceso.
Si la idea de implementar un SGA en la compañía, no proviene desde la alta
gerencia; será el responsable de la gestión ambiental de la organización, el

encargado de presentar a los directivos, los beneficios que se obtendrán
mediante la certificación de su sistema de gestión ambiental.
Al iniciar un proceso de certificaron ambiental, el tener una visión holística de la
organización ahorra tiempo y dinero. Las políticas actuales de gestión y
responsabilidad social empresarial, resaltan el hecho de que en las
organizaciones sólo existe un Sistema Integrado de Gestión (SIG), el cual
puede ser compuesto por varios temas entre los cuales se destacan: calidad,
seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambiente, BPM, BASC y otras
específicas, dependiendo de los diferentes sectores productivos o de servicios.
Estos temas anteriormente mencionados son regidos por estándares
normalizados que cuentan con requisitos que son comunes entre sí. El hecho de
que estándares como la ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001 tengan como
requisito el implementar una política, no implica que la organización, deba
establecer una política para cada una de las normas dentro de su sistema de
gestión.
La política debe ser una sola, integrada, haciendo de este requerimiento
colectivo uno individual y, funciona para esos lineamientos planeados por la
organización.
El contar con un asesor ambiental con experiencia, durante el proceso de la
certificación del estándar ambiental, es una consideración importante para
acelerar el proceso. Si bien es cierto, que la alta gerencia debe designar un líder
o responsable interno de la certificación, y este, integrar un comité ambiental
compuesto por líderes de procesos de las principales áreas; el tener una ayuda
extra, de un experto, pondrá en contexto a dicho comité en cuanto a las
actividades a desarrollar para alcanzar el objetivo.
Planificación

o Política Ambiental
El punto clave de estos sistemas, es establecer una política ambiental de la
empresa, que debe fundamentarse en una declaración pública y formalmente
documentada por la alta dirección, en la que se especifique las intenciones y
principios de acción de la organización; acerca de sus actuaciones
medioambientales. La política debe ser iniciada, desarrollada y apoyada, por el
más alto nivel directivo, ser coherente con otras actuaciones y comprometer en
su cumplimiento a toda la organización. La organización debe asegurar que la
política sea:
Adecuada para sus actividades, productos y servicios, así como su efecto
medioambiental.
Conocida, Comprendida, desarrollada y mantenida al día por todos los
niveles de la organización
Dirigida a la prevención y/o minimización de los efectos
medioambientales perjudiciales.
Debe incluir un compromiso de mejora continua de la actuación
medioambiental
Debe asumir la adopción y publicación de objetivos medioambientales,
así como la publicación de informes medioambientales y que se actualice
con periodicidad adecuada.
La política, es el punto de partida de la certificación y, es adaptada según las
condiciones de la organización, siempre y cuando, en ella se incorpore los
puntos anteriormente expuestos. La difusión de la política, es comúnmente el
primer punto evaluado en procesos de auditorias, donde el desconocimiento de
la misma, por parte de cualquiera de los empleados de la organización, puede
ocasionar una no conformidad.
o Aspectos Ambientales

La identificación de aspectos y calificación de impactos ambientales, fue
discutida en el documento “Análisis de los aspectos ambientales de una
organización”.
La principal actividad a desarrollar, para realizar la identificación de los aspectos
ambientales de una organización, que deseé comenzar con el proceso de
implementación del Estándar ISO 14001, consiste en la ejecución de un estudio
de línea base o revisión ambiental inicial (RIA).
La Revisión Ambiental Inicial, es el punto de partida de todo el sistema de
gestión ambiental y, consiste en una revisión ambiental de las actividades,
productos y servicios de la organización. Desde este punto de vista, la revisión
se debe centrar en el estado ambiental de la organización; evaluando consumo
de materias primas, recursos y energía de las actividades, servicios de
competencia de la organización y cómo estos interactúan con el medio
ambiente
Las recomendaciones de mejora, se deben basar en las diferencias existentes
entre lo que estipulan las normas medio ambientales nacionales, la norma
ISO14001 y el comportamiento medio ambiental; al momento de la revisión.
Por medio de diagramas de flujo, se debe identificar los diferentes procesos,
para obtener la evaluación de los aspectos ambientales y los impactos reales y
potenciales, generados por las actividades. A continuación, se incluye una lista
de los aspectos e impactos más significativos, identificados.
Dado que todas las organizaciones, tienen y siempre tendrán algún impacto
sobre el medio ambiente, es casi imposible minimizar simultánea y
continuamente, todos los impactos medioambientales de sus actividades,
productos y procesos. Por lo tanto, para asegurar que la organización siempre
haga lo posible por mejorar en forma continua, es importante que sea capaz de
asociar cierto grado de significancia o propiedad, con los impactos ambientales
identificados en la revisión inicial.

El objetivo principal de la (RIA), es determinar las relaciones e interacciones de
la organización, con el medio ambiente y proporcionar antecedentes necesarios
a partir de los cuales puedan medirse las mejoras ambientales futuras; para dar
inicio a una Implementación de un Sistema de Gestión Ambiental bajo la Norma
14001, para la Certificación de una Organización.
Una vez realizada la RIA, la metodología a utilizar para la calificación de los
aspectos ambientales, deberá ser seleccionada según lo visto, en el documento
“Análisis de los aspectos ambientales de una organización”. La ejecución de la
herramienta de calificación, es lo verdaderamente importante; pues se
recomienda que los aspectos ambientales, sean calificados por el comité
ambiental establecido en la compañía, el cual se compone por personal con
perfiles profesionales interdisciplinarios.
Si es bien cierto, que no todos los integrantes del comité ambiental, conocen a
profundidad sobre el tema ambiental, sus aportes en la calificación de los
impactos ambientales disminuirá el grado de subjetividad del ejercicio.
Para conocer, si la evaluación de los impactos ambientales de la organización,
se realizo de una manera adecuada; los resultados obtenidos deberán ser
reflejados con la realidad de la empresa y por supuesto aquellos que se
distinguen como impactos significativos, deberán ser priorizados para generar
sus controles acorde a su dimensión.
o Requisitos Legales
El estándar ISO 14001, requiere a las organizaciones, la identificación de los
requisitos legales, nacionales e internacionales, que sean aplicables a las
actividades y servicios de sus procesos.
La identificación de los Requisitos Legales aplicables a una organización, es una
actividad fundamental en cualquier Sistema de Gestión Ambiental, y en el caso

de aquellos certificados según las normas ISO-14001 o el Reglamento EMAS,
son objeto de Auditoría. En todos los casos, la correcta identificación de los
Requisitos Legales, permite eliminar los riesgos derivados de su incumplimiento,
sea en forma de sanciones, multas u otras penas.
Una correcta identificación de los Requisitos Legales aplicables a la actividad
permite:
Identificar la Legislación Aplicable a la empresa.
Realizar las acciones oportunas para dar cumplimiento a la Legislación
Establecer los procedimiento necesarios, para garantizar su cumplimiento
y demostrar éste, a las partes interesadas
La identificación de requisitos legales se da en forma de Leyes, Reglamentos,
Decretos, Órdenes, Resoluciones o Circulares, redactadas por las
Administraciones Competentes de cada país. Para el establecimiento de una
matriz de requisitos legales de cualquier organización, se debe contar como
mínimo con los siguientes puntos:
La Legislación de referencia, indicando su localización en la norma: el
artículo, título o sección del que se extrae el requisito
El aspecto ambiental que se trata: Aguas, Residuos, Ruidos, Suelos,
Atmósfera.
Las consecuencias que se derivan, el requisito en sí mismo: puede
tratarse de una condición de operación, una autorización requerida, una
comunicación a la Administración, el límite de un parámetro a controlar.
La tabla 1 muestra un formato base para la estructuración de una matriz de
requisitos legales ambientales.
TABLA 1 Ejemplo de matriz de requisitos legales ambientales para el aspecto
aire. (Elaboración propia)

Esta identificación, representa un gran desafío para las organizaciones, debido
a que la legislación ambiental en los países latino americanos, es además de
cambiante, muy diversa. Para que las organizaciones puedan establecer su
matriz de requisitos legales sin la ayuda, de un experto en el tema; deberá
hacer una revisión de la totalidad de la legislación ambiental, desde sus
orígenes la cual es variable según el país. Esta tarea suele ser bastante
dispendiosa y, en orden de optimizar tiempos de implementación del estándar,
las organizaciones generalmente optan por contratar los servicios de un experto
en la materia.
Al contar con la matriz de requisitos legales ambientales vigentes, la
organización deberá asegurar que periódicamente, se identifique la legislación
saliente, en orden de verificar su aplicabilidad en las actividades de la
organización. Esto puede ser logrado, mediante la suscripción de la compañía a
boletines legislativos, los cuales son enviados periódicamente y/o revisión de las
páginas web de los ministerios de medio ambiente, como también mediante la
solicitud de la información relacionada con el tema a los gremios industriales.

El cumplimiento de los requisitos legales ambientales fuera de ser una
obligación, representa al mismo tiempo un 60 % de la certificación ambiental
de la organización.
o Objetivos, Metas y Programas
Los objetivos, metas y programas ambientales de una organización, es un
componente fundamental en orden a alcanzar la certificación ambiental en ISO
14001.
Los objetivos y metas son establecidos, con el fin de dar cumplimiento a la
política ambiental, los cuales provienen del análisis obtenido a partir de la
evaluación de los requisitos legales ambientales, (MATRIZ DE REQUISTOS
LEGALES) y la identificación de aspectos ambientales y calificación de impactos
ambientales.
La organización, debe dirigir todos sus esfuerzos, en priorizar aquellas
actividades que apunten al cumplimiento de la legislación ambiental; que la
organización no se encuentre cumpliendo, como también de los impactos que
fueron determinados como altamente significativos, en la evaluación de
impactos ambientales.
Los objetivos propuestos por la organización, deben demandar un esfuerzo a la
organización; pero a su vez, deben ser fijados de acuerdo a la realidad
tecnológica, financiera y de capacidad de inversión de la misma, en orden de
que puedan ser alcanzados.
La fijación de objetivos ambientales de la organización, depende directamente
de la experiencia y madurez de su SGA, y del personal encargado de
administrarlo. En muchos casos cuando se decide iniciar con un proceso de
certificación ambiental en las organizaciones, y se establecen objetivos y metas
ambientales al inicio del proceso, éstas no se alcanzan. Este fenómeno no es
causal de alarma o no conformidad. Lo verdaderamente importante es reajustar
los indicadores, de acuerdo a las posibilidades de la organización y demostrar a
la alta gerencia, que el desempeño ambiental está en ascenso.

Los objetivos y metas, deben ser reevaluados al menos una vez al año. La
reevaluación, hace relaciona al proceso de identificación de aspectos
ambientales y, determina la variación del desempeño ambiental de una
compañía, en un periodo de tiempo determinado. Seguramente al inicio de un
proceso de establecimiento de objetivos y metas, la organización podría
establecer como objetivo, la reducción del consumo de energía eléctrica y,
como meta asociada, una reducción del consumo igual al 20%. Después de
alcanzar esta meta, la empresa tendrá que reevaluarlo, ya sea porque
considera que técnico-económicamente es posible alcanzar un mayor
porcentaje de reducción, o porque definitivamente es inviable alcanzar más
reducción del consumo y por lo tanto, tenga que decidir que el objetivo
propuesto le apunte a mantener ese nivel de eficiencia alcanzado.
Es importante generar responsabilidades a la hora de alcanzar objetivos y
metas propuestos por la organización. Es por esto, que los programas de
gestión ambiental (PGA), cumplen una función primordial, donde se integran
cada uno de los componentes necesarios para la transformación de un una
necesidad o idea, en un proyecto claro, con lineamientos definidos.
El programa de gestión ambiental, es esa herramienta, que la organización
debe utilizar para canalizar ideas y garantizar que la gestión ambiental de la
compañía crezca, acorde a las necesidades relacionadas con el cumplimiento de
requisitos legales y la mitigación de impactos ambientales significativos.
La organización, es quien debe establecer su propio formato de PGA, el cual
debe contener la información mínima requerida para asegurar el éxito del
proyecto.
La figura 1 muestra un ejemplo de un formato convencional usado para
establecer un programa de gestión ambiental

Figura 1. Formato de Programa de Gestión Ambiental (Elaboración Propia)
Como se muestra en la figura 1, al establecer un PGA, se debe tener claro,
todos los componentes que aseguren el éxito del mismo. Los lineamientos son
establecidos mediante la definición de objetivos y metas; así como los recursos,
tendrán que ser garantizados mediante el presupuesto ambiental anual, que la
organización deberá designar para el desarrollo interno de la gestión ambiental.

Para el cumplimiento del PGA, debe asignarse un responsable, el cual será el
encargado de plasmar las actividades a seguir con el fin de alcanzar el objetivo
propuesto. La verificación y cierre del programa de gestión ambiental, estará a
cargo del Coordinador del Sistema de gestión ambiental, quien verificara que
las actividades propuestas por el responsable del programa se hayan llevado a
cabo, acorde a los tiempos propuestos. Esta verificación también exigirá la
documentación técnica que soporte las actividades, propuestas por los
responsables de la ejecución de los PGA.
Implementación y Operación
o Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.
El estándar en el punto 4.41, habla claramente sobre los recursos que deberán
ser asignados, en orden de emprender un proceso de certificación del sistema
de gestión ambiental. Estos recursos de los que habla la norma, se refieren no
sólo al recurso económico, el cual es determínate para la contratación de
servicios, obras y compra de equipos necesarios para realizar el control
operacional ambiental de la compañía; sino también a recursos humanos, de
infraestructura y tecnológicos que se requieren para apoyar y acelerar el
proceso.
Los recursos deben en algún punto, ser proveídos desde el presupuesto
ambiental de la compañía. Cuando se inicia un proceso de certificación
ambiental, generalmente las organizaciones no cuentan con rubros destinados
únicamente a la ejecución de proyectos relacionados con ésta índole. Es por
esta razón, que para la ejecución de proyectos de tipo ambiental, la
organización tiene la necesidad de tomar parte de rubros de áreas afines, como
lo es, el área técnica. Es importante que la organización, le de la debida
importancia a la creación del rubro ambiental, y esto sólo se lograra, a medida

que el sistema de gestión ambiental, haya alcanzado cierta madurez e
importancia, dentro del personal de la compañía.
La planeación del rubro ambiental, es un proceso que debe realizarse de una
manera técnica. En las organizaciones el rubro económico es limitado y, debe
ser usado de una manera eficiente y eficaz. Consecuentemente, el recurso que
se le solicite, a la alta dirección, deberá estar fundamentado de acuerdo a la
mitigación de impactos ambientales significativos y el cumplimiento de
requisitos legales ambientales, que la organización no cumpla. La totalización
de recursos a solicitar dentro del presupuesto, será con base en la
estructuración de los programas de gestión ambiental; los cuales describirán los
proyectos con sus respectivas justificaciones, así como los recursos a usar, en
orden de cumplir con los objetivos y metas establecidas.
La definición de responsables, autoridad y funciones, debe ser claramente
establecida según lo indica el estándar. El responsable tiene que ser siempre
designado por la alta gerencia, con el fin de velar y liderar el proceso de
implementación del sistema, en cada uno de sus etapas. El responsable del
proceso de implementación o mantenimiento del Sistema de Gestión Ambiental,
no tiene necesariamente que ser empleado de la organización; estos servicios,
pueden ser contratados a manera de outsourcing, siempre y cuando se vele
por el cumplimiento de los requisitos plasmados en el estándar.
La definición de autoridades, es fundamental para permitir la dinámica y normal
desarrollo del SGA. Autoridad en temas como el manejo de residuos, incluyendo
la autorización de salida de residuos peligrosos y otros, que puedan relacionar
la compañía con incumplimiento de requisitos legales, tienen que ser
claramente establecidos. En cuestión de emergencias de tipo ambiental; como
derrames de sustancias químicas o residuos peligrosos, se debe contar con la
persona encargada de liderar el control de la contingencia; la cual tendrá la
autoridad de determinar el procedimiento a seguir, para controlar el incidente.
Si no se definen; autoridades dentro del sistema, se incurrirá en incumplimiento
de requisitos legales y conflictos entre funcionarios del mismo rango, los cuales

argumentaran entre sí, el no haber tenido la responsabilidad ni la autoridad del
accidente ocurrido.
Toda organización, debe contar con un manual de funciones para cada cargo
establecido dentro de sus procesos. Estas funciones, tienen que ser derivadas
de las obligaciones del empleado con cada uno de los sistemas implementados
en la organización. Ej. (calidad, medio ambiente, seguridad industrial, salud
ocupacional, etc.).
El manual de funciones es un instrumento que permite, no sólo, dar un
instructivo claro al personal entrante a la organización, que requiere ser
formado y capacitado en su puesto; sino también, la manera en que la
organización, no depende del conocimiento individual de los empleados, que
desarrollan actividades criticas en los procesos.
o Competencia, Formación y Toma de Conciencia
La competencia, es entendida como "una combinación de educación y
entrenamiento apropiada o aplicable, así como habilidades y experiencia, que
pueda ser demostrada". No es necesario que una persona tenga todas las
cuatro, únicamente aquellas que son necesarias para una tarea en particular.
La dirección, se debe asegurar que el personal cuente con la competencia
necesaria para la operación eficaz y eficiente de la organización, y analizar
tanto las necesidades de competencia con que cuenta, así como las esperadas;
de acuerdo a las demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos
estratégicos y operacionales. Debe anticiparse a las necesidades de sucesión de
gerentes y de la fuerza laboral (planificación de carrera), así como a cambios en
los procesos, herramientas y equipos de la organización.

Otra forma de asegurarse de que el personal es competente, es por medio de
la evaluación de la competencia individual del personal; para desempeñar
actividades definidas, (Debe incluir requisitos legales y reglamentarios y normas
que afecten a la organización y a sus partes interesadas).
Cuando se brinda la formación, la planificación de las necesidades de educación
y formación debe tomar en cuenta los cambios provocados por la naturaleza de
los procesos de la organización, las etapas de desarrollo del personal y la
misma cultura de la organización.
Para apoyar el logro de los objetivos de la organización y el desarrollo de su
personal, la planificación de la educación y la formación debe considerar
La experiencia del personal.
los conocimientos tácitos y explícitos.
las habilidades de liderazgo y gestión,
las herramientas de planificación y mejora,
la creación de equipos.
la resolución de problemas,
las habilidades de comunicación,
la cultura y el comportamiento social,
el conocimiento de los mercados y de las necesidades y expectativas de
los clientes y de otras partes interesadas, y
la creatividad y la innovación.
Para facilitar la participación activa del personal, la educación y la formación
también debe incluir aspectos tales como:
la visión de futuro de la organización,
las políticas y objetivos de la organización,
el cambio y desarrollo de la organización,

la iniciación e implementación de procesos de mejora,
los beneficios de la creatividad y la innovación,
el impacto de la organización en la sociedad,
programas de inducción para el nuevo personal, y
los programas para actualización periódica del personal ya formado.
Los planes de formación deben incluir:
objetivos, programas y metodologías,
recursos necesarios,
identificación del apoyo interno necesario,
evaluación en términos de aumento de la competencia del personal, y
medición de la eficacia y del impacto sobre la organización.
La educación y formación proporcionadas deben evaluarse, en términos de
expectativas e impacto en la eficacia y eficiencia de la organización, como
medio para la mejora de futuros planes de formación.
Una parte esencial de un buen plan, es considerar quien hace qué. Las
personas asignadas a las actividades, deben ser competentes para poder
hacerlo. Esto incluye también personas no directamente involucradas en la
generación de impactos ambientales significativos, tales como compras,
planificación, servicio a clientes. En las organizaciones todo mundo puede
afectar el ambiente de alguna forma.
En la planeación de la asignación del trabajo y la identificación de competencias
que necesitará para el trabajo, hay que considerar el entrenamiento, como una
opción para lograr las competencias necesarias.
Es conveniente revisar regularmente la experiencia, calificaciones, capacidades
y habilidades propias y, de la gente relacionada con las herramientas y
requisitos necesarios para el negocio actual, así como actividades futuras.

En términos de entrenamiento, comparando las competencias actuales del
personal contra lo que se necesita, es lo que se conoce como análisis de la
brecha de competencias. La brecha se requiere reducir por medio de
entrenamiento o adquiriendo competencias extra, a través de reclutar nuevo.
Si decide entrenar a su propia gente, probablemente necesitarán tanto el
entrenamiento como la experiencia, antes de que puedan ser considerados
competentes.
La revisión por la gerencia, acciones correctivas y preventivas y las auditorías
internas de calidad, pueden ayudar a identificar áreas en donde falta
entrenamiento.
Generalmente la asignación de trabajo, es una actividad en donde se requiere
considerar la necesidad de entrenamiento. Las habilidades y aptitudes
requeridas en operaciones de producción y servicios también pueden indicar
necesidades adicionales de entrenamiento.
Puede ser apropiado tener personal entrenado, antes de ser contratado como
personal nuevo (incluyendo empleados temporales o de medio tiempo) así
como empleados de tiempo completo. El entrenamiento puede cubrir:
la naturaleza del negocio,
la salud, seguridad y regulaciones ambientales,
la política de calidad y otras políticas internas,
El papel del nuevo empleado, y
Los procedimientos e instrucciones de relevancia para ellos.
Puede ser útil planear que el entrenamiento se lleve a cabo en etapas, de forma
tal, que un periodo de entrenamiento, sea seguido por un periodo de
familiarización.
El entrenamiento en auditoría interna de medio ambiente, no sólo es altamente

deseable, sino esencial, y es una gran ventaja si lo toman potenciales auditores
internos, también podría ser considerada como una herramienta gerencial.
El entrenamiento puede ser en el lugar de trabajo por medio de seminarios
internos o en algún local externo. Dependiendo de los tópicos, se compromete
el desarrollo de personal clave relevante. El asistir a un seminario, puede
también suministrar entrenamiento que valga la pena.
Como una alternativa al entrenamiento, puede contratar a algún consultor con
la competencia necesaria o bien subcontratar la actividad.
Es importante evaluar la efectividad de cualquiera de las acciones que lleva a
cabo. Por ejemplo, ¿si ha seleccionado el curso correcto de entrenamiento? ¿Si
el entrenamiento ha sido bien entendido? ¿Si lo aprendido en el entrenamiento
es utilizado en el trabajo? No es suficiente tan solo dar (y registrar) el
entrenamiento, debe también evaluarlo.
Ciertas actividades pueden requerir un nivel de competencia antes de que
puedan ser desempeñadas segura o apropiadamente. Puede ser necesario que
el personal esté previamente calificado para algunas tareas (Ej. pruebas de
laboratorio, manejo de residuos peligrosos).
Se requiere mantener registros que muestren que el empleado posee ciertas
competencias. Necesita mantener registros del entrenamiento, que el empleado
ha recibido y los resultados de éste. Los registros que demuestran la
finalización exitosa del programa de entrenamiento y que posee la
competencia, puede ser tan simples o complejos como sea necesario. Tener en
cuenta que si su personal es suficientemente competente, la cantidad de
detalles en sus procedimientos puede ser reducida. Sin embargo esta
competencia, debe ser demostrada y registrada.
Siendo simplistas, los registros pueden consistir de una firma, con la que
confirme, que el personal puede utilizar cierto equipo, llevar a cabo un proceso
específico o, seguir ciertos procedimientos. El registro, debe incluir una clara
descripción de que la persona esta capacitada y es competente; para ejecutar
la tarea para la cual ha sido entrenada. La efectividad de cualquier otra

educación y entrenamiento, debe ser re-evaluado, después de un periodo, para
confirmar que la competencia lograda continúa.
Se debe recordar que algunos trabajos, requieren estar calificados, como por
ejemplo, el operador de planta de tratamiento de aguas. El entrenamiento,
debe ser llevado por personal con las apropiadas habilidades, calificación y
experiencia. Debe mantener registros que muestren las calificaciones del
personal que se utilizó, para propósitos de entrenamiento. Por supuesto en
algunos casos puede necesitar estar acreditado por un cuerpo regulador antes
de que el entrenamiento sea reconocido como suficiente.
o Comunicación
La comunicación interna abierta, es crítica para un SGA eficaz. Esto puede
incluir los resultados del monitoreo, auditorias y análisis gerenciales del SGA.
Este tipo de comunicación interna, mejora la motivación, ayuda a solucionar
problemas y, eleva el nivel de concientización.
La comunicación externa, sin embargo, puede ser materia delicada y puede
llevar a problemas de responsabilidad contra terceros, entre otras cosas. La
misma apertura amplia e irrestricta, que resulta en el descubrimiento de
problemas ambientales y en sus soluciones; puede también crear informaciones
que no todas las empresas, desean desvendar a entidades externas. Esto es
especialmente verdad, para las empresas que operan en un ambiente
reglamentado como las de los estados Unidos, cuyas leyes; ya exigen la
difusión de gran cantidad de información.
En la ISO 14001, 2004, existen dos modificaciones de este requisito;
principalmente que la comunicación sea “relevante”” y que ella responde a
“partes interesadas”. Esto significa que la organización, es quien decide, lo que
es comunicación relevante y, que por lo tanto, ella no necesita responder a
todos y a cualquier entidad sobre cualquier asunto.

El requisito básico de la clausula 4.4.3 para comunicarse con las entidades
externas interesadas, es reactivo y es pasivo: si alguien solicita informaciones
relevantes, la organización debe responder. Es evidente que como el anexo A
de la ISO 14001 indica, las comunicaciones externas, pueden resultar en un
diálogo útil con las entidades interesadas.
Como ya se señalo, las comunicaciones externas implican ser priorizadas,
cuando estas se relacionan a quejas ambientales o, requerimientos de la
autoridad ambiental. La no respuesta inmediata; a este tipo de peticiones,
puede llevar a la organización a enfrentar problemas de tipo legal o económico;
por indemnizaciones o multas.
o Documentación
El requisito básico de la clausula 4.4.4 de la ISO 14001, es establecer y
mantener informaciones que describan los “elementos esenciales del sistema
gerencia y sus interacciones” y, que ofrezcan “instrucciones para la
documentación relacionadas”. Las informaciones pueden estar en papel o en
forma electrónica. La documentación provee un panorama útil del sistema de
gestión ambiental.
La documentación del sistema de gestión ambiental, no necesita realmente,
contener todos los procedimientos e instrucciones operacionales o documentos
similares, pero pueden orientar a los empleados, en donde encontrar tales
informaciones. Las informaciones relacionadas pueden incluir procedimientos
operacionales internos, informaciones de proceso, instrucciones de trabajo,
planes para casos de emergencias en las instalaciones, registro y otras.
El anexo de la ISO 14001, indica que toda la documentación debería ser
detallada lo suficiente, para describir el sistema de gestión ambiental. No
necesita ser otro nivel separado, ni constar de un único manual. Con
frecuencia, las organizaciones crean un manual del SGA, que prevé lo básico;
como las políticas, objetivos, metas, principales procedimientos, documentos

específicos, formatos y responsabilidades de trabajo. El manual, hace referencia
a la documentación relacionada y otros aspectos del sistema gerencial de la
organización
Un abordaje que en general se prefiere en la aplicación de la ISO 9000, en la
gestión de la calidad, es una jerarquía de la documentación, la cual consiste de
cuatro niveles. Cada nivel, desarrolla un grado mayor de detalles sobre
operaciones y métodos de la empresa. Estos niveles de documentación, son
presentados en la figura 2.
Figura 2 Niveles jerárquicos de la documentación en un SGA
El manual ambiental, normalmente contiene las políticas, objetivos, y metas
básicas y, otras informaciones generales sobre el SGA. Los procedimientos
operacionales; describen el flujo general de la actividad. Las instrucciones de
trabajo son más detalladas; son directrices específicas para las actividades. Los
registros incluyen toda la documentación necesaria para mostrar el
cumplimiento del SGA y de sus requisitos.

El anexo de la ISO 14001; enfatiza que el principal objetivo es la implantación
del SGA y no, un sistema complejo de documentación desarrollados, donde no
“se sabe el porque”. En muchos casos, puede haber requisitos de
documentación similares o sobrepuestos en el área de calidad y en el área
ambiental. En este caso, tiene sentido, utilizar los mismos documentos, siempre
que haya sobre posición o, cuando sea mas practico realizarlo.
o Control de Operacional
Los documentos, (procedimientos, instructivos, formatos) de control y
verificación, deben abarcar todos los servicios, actividades y procesos, que
tengan o pudieran tener (si no estuviesen controlados) una influencia
significativa (directa o indirecta) sobre el ambiente por lo cual deberían
concernir a la Política Ambiental.
El tipo y ámbito de los mecanismos de control y verificación, deben ser los más
adecuados a la naturaleza, complejidad e importancia ambiental del servicio,
actividad o, proceso a los que se refieren.
El tipo y lugar de aplicación de un control operacional, dentro de los procesos
de la empresa, son impuestos de acuerdo a un análisis previo de identificación
de requisitos legales e identificación de aspectos ambientales. Este proceso,
establece aquellas actividades que sin su debido control, pueden
potencialmente ir en contra de lo establecido en la política y objetivos
ambientales.
Un ejemplo claro de control operacional, es el monitoreo diario de la planta de
tratamiento de aguas residuales industriales. Si la legislación exige que
vertimientos líquidos a cuerpos de agua deberán tener temperaturas menores a
40ºC. El control inicial que deberá implantar la organización, es toma de
temperatura de sus efluentes al menos 1 vez al día. Si eventualmente esta
temperatura, sobrepasa los límites establecidos por la legislación; la

organización deberá establecer un mapa de causas e implementar un control
más drástico.
o Preparación y Respuesta ante Emergencias.
En este punto la norma señala, el deber que tiene la organización en definir
aquellas actividades o procesos, que puedan potencialmente generar algún tipo
de emergencia ambiental.
El proceso de identificación de procesos potencialmente generadores de una
emergencia ambiental, es realizado mediante la identificación de aspectos
ambientales. En esta identificación, la cual se desarrolla en todas y cada unas
de las áreas de de la organización, se deben identificar todas aquellas
sustancias peligrosas, químicas, contaminantes, toxicas o con propiedades
explosivas que por su inadecuado manejo pudieren ocasionar emergencias
ambientales.
Al tener identificada estas sustancias, se debe estructurar un plan de
emergencias; el cual referencie los empleados responsables para ejecutar los
procedimientos, que se deberán seguir, con el fin de manipular estas
sustancias, desde su recepción hasta su entrega como residuos peligrosos.
En caso de algún accidente. El programa también deberá abarcar el manejo de
situaciones de emergencias, definiendo los procedimientos a seguir y listando
los equipos de protección a usar, por los responsables de la atención de la
misma.
Todas estas actividades tienen que estar claramente establecidas y
documentas, así como, el personal encargado del manejo de sustancias y,
atención de emergencias capacitado.
Verificación
o Seguimiento y Medición

Este parámetro, es establecido para hacer el seguimiento y medir de forma
regular las características de las operaciones, que se plantearon como
ambientalmente criticas y, que pueden tener un impacto significativo en el
medio ambiente.
Este seguimiento y control, se realiza en orden de identificar el desempeño
ambiental de la empresa; en comparación con años anteriores, velar por el
cumplimiento legal ambiental y evitar impactos ambientales significativos.
Esta actividad, deberá ser claramente determinada por procedimientos
específicos de cada actividad a monitorear, y así mismo, se deberán generar
registros de estos monitoreos; en orden de tener evidencia de la ejecución de
dichas actividades.
Los equipos que se utilicen para analizar variables criticas, (gases,
temperaturas, pH, etc.) tendrán que ser debidamente calibrados o verificados, y
se deben conservar los registros asociados.
o Evaluación del Cumplimiento Legal
Esta exigencia es nueva, en la versión 14001, 2004. Con respecto a la versión
14001, 1996.
Este requisito, le pide a las organizaciones, no sólo el identificar los requisitos
legales ambientales que le son aplicables a sus procesos o actividades, sino
también tomar registro de la búsqueda legal que se hizo. Para esto, la
organización, puede generar un procedimiento donde se detalle las actividades
a realizar, para darle cumplimiento a esta exigencia; como también crear un
formato donde pueda ser verificable la toma del registro de la búsqueda legal.
Ver figura 3
Así mismo, la organización debe evaluar el cumplimiento de los requisitos
legales. Esto significa, que deberá llevar un porcentaje de cumplimiento de
requisitos legales cumplidos; con respecto al total de requisitos que le apliquen.

Normalmente, la matriz de requisitos legales ambientales, es diligenciada en
formatos electrónicos office (Word, Excel), los cuales permiten mediante
formulas, llevar el porcentaje de cumplimiento.
Figura 3 Formato de registro de revisión de requisitos legales (Elaboración
Propia)
o No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva
La no conformidad, es definida por la norma ISO 14001, como un
incumplimiento de un requisito. Este incumplimiento puede estar relacionado
directamente con los requisitos encontrados en el estándar, o bien, por otros
requisitos que la organización, defina internamente como necesarios para su
sistema de gestión ambiental. Las no conformidades; son normalmente
identificadas mediante un proceso de auditoría. El levantamiento de no

conformidades, le permite a la organización identificar su debilidades, con el fin
de establecer planes o programas, para el mejoramiento continuo de su gestión
ambiental.
Cuando se identifica una no conformidad, se requiere tomar una acción
correctiva. Ésta, es definida por la norma 14001, como” La acción para eliminar
la causa de una no conformidad”.
La acción correctiva, se deriva después de realizar un análisis de causa. Este
análisis, tiene que hacerse de manera profunda con el fin de que la acción
correctiva a aplicar, tenga el alcance necesario para subsanar la no
conformidad. Existen varios métodos para realizar análisis de causa. Entre ellos
se encuentran:
Cinco porqués
Tormenta de ideas
Espina de pescado
Matriz DOFA
Etc
Indistintamente el método a utilizar, para identificar las causas de la no
conformidad, es fundamental encontrar el problema real, de la situación de no
cumplimento.
Así mismo, existen dentro de los SGA acciones preventivas. Estas acciones
según la ISO 14001, son las acciones que se toman para eliminar una, no
conformidad potencial. Las acciones preventivas, se pueden relacionar
estrechamente con el seguimiento de indicadores y operaciones de control.
Como ejemplo, si la legislación ambiental manda a las organizaciones a
remover un 80 % de la carga orgánica de sus efluentes líquidos, y el análisis de
control diario realizado, en los últimos meses, muestra que la remoción de la
carga orgánica de los vertimientos ha venido descendiendo de un 93 % a un
85%, es tiempo de levantar una Acción preventiva. Esto es porque, si la
tendencia de remoción con respecto al tiempo se mantiene, seguramente la
empresa se vera incumpliendo lo regulado en la materia de vertimientos en
poco menos de un mes.

Por esta razón, hay ciertas actividades que se deben monitorear
constantemente con el fin de evitar un incumplimiento a un requisito del
sistema de gestión ambiental.
o Control de Registros
La organización, es autónoma en definir los registros que considere necesario
para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma ISO
14001. Estos registros se encuentran normalmente sujetos e integrados a
procedimientos de control, los cuales son importantes para alimentar la base de
información del sistema de gestión.
El contar con registros ambientales, provenientes de los procesos críticos de la
organización, facilita establecer el desarrollo de actividades como: la
identificación de desempeños y rendimiento, la toma de acciones preventivas o
correctivas, y el contar con las evidencias requeridas, para la presentación de
informes a autoridades ambientales y auditorias del sistema.
Así mismo, para el cumplimiento de este punto dentro de la norma ISO 14001,
se hace necesario implementar uno o varios procedimientos, que determinen la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de
retención y la disposición de los mismos. Estos puntos, son definidos por la
organización de acuerdo al uso, importancia y/o requerimientos para evidenciar
el cumplimiento de tipo legal.
La trazabilidad y legibilidad de los mismos, deben ser asegurados en todo
momento. Hoy en día; este punto se facilita mediante el uso de softwares, los
cuales se encargan de administrar el proceso de organización documental,
aprobación y anulación de documentos.
o Auditoria Interna
La Auditoría, se define como “un proceso sistemático, practicado por los
auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos,

consistente en obtener y evaluar objetivamente; las evidencias sobre las
afirmaciones contenidas, en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico,
económico, administrativo y otros; con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y,
los criterios establecidos.”
La Auditoría Interna, es aquella que se practica como instrumento de la propia
administración; encargada de la valoración independiente de sus actividades.
Por consiguiente, la Auditoría Interna, debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización,
así como, contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un
enfoque sistemático y disciplinado; para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Los servicios de Auditoría, comprenden la evaluación objetiva de las evidencias,
efectuada por los auditores internos; para proporcionar una conclusión
independiente que, permita calificar el cumplimiento de las políticas,
reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos
legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro
asunto de la organización a la cual pertenecen.
En toda entidad bien organizada y, para poder mantener la vigilancia sobre la
cadena de control de dirección, se hace necesario la creación de un programa
sistemático de revisión y valoración, para comprobar que las responsabilidades
delegadas han sido bien encausadas y, que las políticas y procedimientos
establecidos se han llevado tal como estaba previsto.
Además, es de suma importancia que exista una revisión regular; por un
personal calificado para determinar que el sistema de control interno en
general, es el adecuado y, mediante pruebas constantes, determinar que han
resultado operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en
las condiciones existentes, indica que el sistema de control interno resulta
inefectivo y, debe ser modificado apropiadamente; efectuando los cambios
necesarios a las nuevas situaciones.
con independencia de la supervisión que ejerza el auditor interno, sobre el
cumplimiento de las responsabilidades, delegadas por la dirección a sus
ejecutivos, y de la verificación constante sobre el cumplimiento de los sistemas

de control interno vigentes, es parte de su responsabilidad, la obtención de
evidencias suficientes y competentes; que le permitan dictaminar, sobre la
exactitud de la situación ambiental que presenta la entidad y, cuyos resultados
muestran los informes de gestión ambiental, que periódicamente se emiten.
Se considera entonces, que un auditor interno; puede convertirse en los ojos y
oídos de la dirección de la empresa, teniendo en cuenta, no sólo su calificación
y ética moral, sino porque se trata de un funcionario que con el tiempo, logra
obtener un alto dominio de todas y cada una de las funciones de la entidad
donde labora; lo que le permite convertirse en un asesor de la empresa o de los
ejecutivos de la gestión empresarial.
Revisión por la Gerencia
Las reuniones de revisión del SGA, por las dirección, se deben realizar al menos
una vez al año, aunque se pueden programar otras, cuando se detecte un
problema grave o, se produzcan cambios significativos en la organización o, en
la documentación; siempre que estos afecten de forma manifiesta el SGA. El
gerente de la organización, se de deberá reunir con el comité ambiental,
precedido por el representante del sistema de gestión ambiental, para tratar
tema relacionados con:
resultados de las auditorias internas
Evaluaciones de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos
que la organización suscriba.
Las comunicaciones de las partes interesadas externa, incluidas las
quejas, así como las acciones correctivas propuestas para su solución y,
el estado en que se encuentran.
El desempeño ambiental de la organización:
o Informe de resultados de aspectos ambientales significativos y
análisis de tendencias.
o Informe de analíticas (vertimiento, emisiones, etc.).

o Informe del programa de objetivos y metas.
o Informe del programa del plan de formación.
o Informe de valuación de simulacros de emergencia ambiental.
o Propuesta de la programación para el año, (programas de
objetivos y metas, plan de formación ambiental y programas de
auditorias)
No conformidad ocurridas y estado de las acciones correctivas y
preventivas tomadas.
Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas,
llevadas a cabo por la dirección.
Cambios de las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos
legales y, otros requisitos legales relacionados con sus aspectos
ambientales.
Recomendaciones para la mejora.
El resultado de la revisión por la dirección, es un diagnostico de la eficacia de la
implantación del SGA. Basado en el análisis de los puntos descritos
anteriormente. Estas conclusiones se deberán reflejar en el informe de revisión
por la dirección, cuyo contenido, deberá incluir todas las decisiones y acciones
tomadas; relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos,
metas y otros elementos del SGA; coherentes con el compromiso de mejora
continua. Las decisiones que se tomen en cada revisión, tendrán que ser objeto
de su seguimiento y, sus resultados, tendrán que ser presentados en la
siguiente revisión.