1 Opetusministeriö 7.1.2009 OPETUSMINISTERIÖN ... - Arkistolaitos

Opetusministeriö 7.1.2009
50/210/2007
OPETUSMINISTERIÖN JA ARKISTOLAITOKSEN TULOSSOPIMUSTA 2007−2009
TÄYDENTÄVÄ SOPIMUS VUODEKSI 2009
ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA-AJATUS
Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena
yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja
käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen
tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen
säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata ja kehittää
arkistotointa.
YHTEISKUNNALLINEN VAIKUTTAVUUS
Arkistolaitoksen toiminta parantaa julkishallinnon ja yksityisten yhteisöjen
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen edellytyksiä sekä varmistaa asiakirjallisen
kulttuuriperinnön säilymisen ja käytettävyyden. Tavoitteena on, että viranomaisten
asiakirjoista säilytetään pysyvästi noin 15 %.
TOIMINNALLISET TULOKSET
Tavoitteet tulosalueittain
1. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus
Julkisen hallinnon ja yksityisten yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
ohjauksen avulla parannetaan niiden valmiuksia hoitaa tehokkaasti ja taloudellisesti
asiakirjahallintoaan ja arkistotointaan sekä varmistetaan niiden tietoaineistojen
säilyminen, käytettävyys ja eheys. Arkistolaitos määrittelee, mitkä julkisen hallinnon
asiakirjat säilytetään pysyvästi pitäen tavoitteenaan noin 15 %:n säilytysosuutta.
Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen
pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta sekä jatko- ja
täydennyskoulutusta. Arkistolaitoksen antama ylempi arkistotutkinto korvataan
yliopistossa järjestettävällä arkistoalan koulutuksella. Arkistolaitos osallistuu
ammatillisen aikuiskoulutusjärjestelmään kuuluvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
ammattitutkinnon toteuttamiseen.
Arkistolaitoksen suorittaman valtion viranomaisten asiakirjahallintoon ja
arkistotoimeen kohdistuvan tarkastustoiminnan tavoitteena on tukea virastojen ja
laitosten näiden tehtävien hoitamista sekä varmistaa, että arkistolaitos saavuttaa
norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan
laadittujen tarkastussuunnitelmien mukaan säännöllisesti.
Arkistoainesten siirtoajan mahdollinen lyhentäminen nykyisestä 40 vuodesta 25
vuoteen otetaan selvitettäväksi.
1

2. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen
Arkistolaitos säilyttää hallussaan olevat arkistoainekset tehokkaasti ja turvallisesti
sekä parantaa niiden käytettävyyttä. Valmiuksia sähköisen arkistoaineksen
vastaanottamiseksi ja käyttöön asettamiseksi kehitetään.
Arkistolaitos ottaa normaalien arkistosiirtojen lisäksi maksua vastaan viranomaisten
40 vuotta nuorempaa arkistoaineistoa sekä sopimuksen mukaan myös yksityisarkistoja
määräaikaiseen säilytykseen. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä ylläpidetään ja
täydennetään viitetiedoilla muualla säilytettävistä yksityisarkistoista. Arkistolaitos
tukee yksityisluontoisten valtionapua saavien arkistojen toiminnan pitkäjänteistä
suunnittelua tavoitteena tila- ja tietojärjestelmäratkaisujen kustannustehokkuuden
lisääminen.
Arkistolaitoksessa suoritettavan asiakirjojen konservoinnin, mikrokuvauksen ja
digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja
käytettävyyttä. Mikrokuvausta ja digitointia toteutetaan vuosille 2006 – 2009 laaditun
suunnitelman puitteissa. Digitoinnin painopiste on mikrofilmien digitoinnissa.
Digitoidut aineistot ovat pääsääntöisesti verkon kautta yleisesti käytettävissä.
Arkistolaitos hankkii Suomea koskevia digitaalisia kopioita ja mikrofilmikopioita
Venäjältä.
Arkistolaitos osallistuu Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeeseen.
3. Tietopalvelu
Arkistolaitos tarjoaa asiakkailleen monipuolista, luotettavaa ja nopeaa, maksutonta ja
maksullista tietopalvelua. Painopisteenä on verkkopalveluiden kehittäminen.
Viralliseen tarkoitukseen tilattujen selvitysten toimitusaikatavoite on kaksi viikkoa.
Muilla selvityksillä toimitusaika on pitempi.
Kärkihankkeet
Arkistolaitos toteuttaa kärkihanketta VAPA - sähköinen vastaanotto- ja
palvelujärjestelmä tiiviissä yhteistyössä valtiovarainministeriön ja muiden toimijoiden
kanssa.
MUUT TAVOITTEET
Kansainvälinen toiminta
Arkistolaitoksen kansainvälinen toiminta on luonteeltaan pitkäjänteistä ja
tavoitteellista kohdistuen alueille, joilla kansainväliset yhteydet parhaiten tukevat
arkistolaitoksen kehittämistä. Erityisen tärkeää on EU:n puitteissa tapahtuva yhteistyö
sähköisen asiakirjahallinnon ja pitkäaikaissäilytyksen alueella. Pohjoismaista
yhteistyötä mukaan lukien vertaisarviointeja jatketaan käytettävissä olevien
voimavarojen puitteissa.
Tutkimus
Arkistolaitos täsmentää sopimuskauden aikana tutkimusstrategiaansa.
2

Arvioinnin jatkotoimet
Arkistolaitos ja opetusministeriö kehittävät arkistotointa, asiakirjahallintoa ja
arkistolaitoksen toimintaa kansainvälisen arvioinnin suositusten pohjalta käytettävissä
olevien voimavarojen puitteissa.
Saamelaisarkisto
Arkistolaitos selvittää Saamelaisarkiston perustamistarpeen.
HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN
Arkistolaitos kehittää vuonna 2007 laaditun suunnitelman pohjalta työyhteisöään
tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja -hyvinvointi.
MÄÄRÄLLISET TAVOITTEET arkistolaitoksen toiminnalle on esitetty liitteessä.
TUOTTAVUUSOHJELMA
Arkistolaitos toteuttaa osaltaan opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelmaa
vuosille 2006 - 2011 sekä hallituksen kevään 2006 kehyspäätöstä, jonka mukaisesti
Arkistolaitoksen henkilöstövähennys on 15 henkilötyövuotta vuoden 2011 loppuun
mennessä 1 . Arkistolaitos kehittää toimintaprosessejaan ja henkilöstörakennettaan sekä
priorisoi tehtäviään ja varautuu sopeuttamaan toimintansa vähenevään
henkilöstömäärään. Tavoitteena on, että ydintehtävät hoidetaan edelleen
tuloksellisesti. Vapautuvat voimavarat suunnataan pääasiassa sähköisen
asiakirjahallinnon ohjauksen ja keskeisten asiakirjoja-aineistojen säilyttämiseen ja
digitointiin. Tuottavuusohjelman toteuttamista seurataan vuosittain.
VOIMAVARAT VUONNA 2009
Julkisoikeudellisiin suoritteisiin kuuluvien, virallista tarkoitusta varten annettujen
selvitysten kustannusvastaavuustavoite on 50 %.
Edellä sovittujen tulostavoitteiden toteuttamiseksi vuoden 2009 talousarviossa
osoitetaan arkistolaitokselle määrärahoja seuraavasti:
1 ottaen lisäyksenä huomioon Sota-arkiston ja Valtioneuvoston arkiston siirron yhteydessä tulleet 37 htv:tä.
3

Momentti (euroa) TP 2007 TA+LTA
2008
29.60.02 Arkistolaitoksen toimintamenot 14 446 000 18 449 000
+583 000
29.60.53 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat
tieteen edistämiseen, yksityisluontoisten arkistojen
4 390 000 4 390 000
valtionavusta annetun lain (1006/06) mukaisiin menoihin
29.60.53 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat
tieteen edistämiseen
- Pohjoismaisen yksitysarkistoseminaarin
järjestäminen
4 000
- mikrofilmien hankinta Venäjältä
100 000 100 000
- projekti aineistojen saatavuuden edistämiseksi, mm.
Sota-arkisto
120 000
- C.L.Engelin laatiman kahdeksan rakennuspiirustuksen
lunastaminen Åkerfeldtin kokoelmasta
22 000
TAE 2009
21 115 000*
5 087 000**
100 000
Kansallinen digitaalinen kirjasto-hanke
- 4.06.29.10.22.1 (yliopistolaitoksen yhteiset menot)
- 29.50.20.1. (yliopistolaitoksen yhteiset menot)
RAPORTOINTI
20 000
40 000
* sisältää 2 400 000 euron määrärahan VAPA-hankkeeseen
** sisältää 2%:n palkan- ja kiinteistömenojen korotuksen ja enintään 80 000 euroa kertaluonteiseen
audiovisuaalisen aineiston tallentamiseen sekä kertaluonteisen lisäyksen, 530 000 euroa, Työväen
Arkiston ja Ammattiyhdistysarkiston muutosta aiheutuviin kuluihin
Toimintamenomäärärahan mitoituksessa edellisvuoteen verrattuna on otettu huomioon
lisäyksenä mm.
- sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) kehittämiseen
tarkoitettu lisäys 1 450 000 (siirto momentilta 28.40.71 1 600 000 euroa ja vähennys
momentilta 29.60.02 150 000 euroa) euroa,
586 000 euroa Hämeenlinnan maakunta-arkiston vuokriin ja varustamiseen
ja vähennyksenä
- tuottavuustoimenpiteiden aiheuttama vähennys, 66 000 euroa.
- siirto momentille 28.20.06 valtion IT-palvelukeskukselle, 9 000 euroa.
Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennus otetaan käyttöön vuoden 2009
aikana. Joensuun maakunta-arkiston lisärakennuksen suunnittelua jatketaan.
Arkistolaitos raportoi edellä esitettyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja määrärahojen
käytöstä vuosittain toimintakertomuksessaan.
Sakari Karjalainen
ylijohtaja
Jussi Nuorteva
pääjohtaja
Anita Lehikoinen
johtaja
Anitta Hämäläinen
hallintojohtaja
4

LIITE: Tulosindikaattorien toteutumatiedot 2005-2007 ja tavoitteet 2008-2009 2
- luvuissa ei ole mukana Sota-arkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston tavoitteita vuodelle 2008
Tulosindikaattorit
Toteutuma
2005
Toteutuma
2006
Toteutuma
2007
Arvio
2008
Arvio
2009
Yhteiskunnallinen
vaikuttavuus:
- Yhteiskunnan ja yksilön
kannalta merkittävä arkistoaines
säilyy suppeassa ja
käyttökelpoisessa muodossa ja
on tehokkaasti käytettävissä
sekä varmistaa asiakirjallisen
kulttuuriperinnön säilymisen
ja käytettävyyden.Tavoitteena
on viranomaisten asiakirjojen
osalta 15 %:n säilytysosuus.
Arkistoaineksen
kokonaismäärä (hm) 111 022 112 235 115 149 155 000 160 000
Toiminnalliset tulokset:
Tulosalue 1:
Arkistotoimen yleinen
kehittäminen ja ohjaus
Tuotokset:
- asiakirjojen seulonta
(päätösten lkm)
- annettu koulutus
(luentotuntien lkm)
- asiantuntijatehtävien
(neuvonta, työryhmät) lkm
- tarkastukset lkm
28
973
3 466
135
34
1 062
4 162
96
27
990
5 299
98
27
800
2500
100
27
800
3 500
80
Laatu ja palvelukyky:
- toimitusajat
- kurssipalautteet
- viranomaiskyselyt
- arviot
- luovutusten kunnon
arviointi
-
4,17
-
-
-
-
4,16
-
-
-
-
4,12
-
-
-
-
3,5
-
-
-
-
3,5
-
-
-
HTV:t (em. tehtävät/koko
tulosalue)
11/16,6 14,9/19,9 15,6/20,9
2 Valtion talousarviossa esitetyt tunnusluvut on alleviivattu.
5

Tulosalue 2:
Arkistoaineksen
säilyttäminen
ja käytettävyyden
kehittäminen
Tuotokset:
- järjestetyt arkistot (hm)
- virka-arkistot
- yksityisarkistot
- luetteloidut arkistoyksiköt
(kpl)
- arkistojen hankinta ja siirrot
(hm)
- virka-arkistot
- yksityisarkistot
- mikrokuvaus (otokset/kpl)
- digitointi (kuvatiedostot/kpl)
- konservointi (arkit/kpl)
1 195
335
152 775
1 467
649
126 209
223 278
30 741
920
420
169 009
726
618
115 700
246 915
40 431
1 301
200
115 045
2 616
627
75 405
387 798
81 375
1 400
200
70 000
80 000
220 000
40 000
1 400
200
70 000
80 000
300 000
50 000
Laatu ja palvelukyky:
-järjestämättömien arkistojen
määrä (hm)
-arkistotilojen riittävyys
(vuosia)
- mikrokuvaus-, digitointi- ja
konservointiohjelmien
toteutuminen (%-osuus
vuositavoitteesta ja 5-
vuotisohjelmista)
VAKAN:
-kattavuus
-käyttökerrat
-asiakastyytyväisyys
Digitaaliarkiston käyttö
1 737
-
-
-
-
3,9
-
2 977
-
1/5
(mikrok.)
-
114 000
-
1 900 000
3 859
-
1/8
-
142 000
-
1 993 000
1/8
1/8
HTV:t (em. tehtävät/koko
tulosalue)
54,2/59,6 59,2/64,9 54,4/63
Tulosalue 3:
Tietopalvelu
Tuotokset:
- tutkijakäynnit (kpl)
- tutkijasaliin toimitetut
arkistoyksiköt (kpl)
- selvitykset (kpl)
- kaukolainat (kpl)
- jäljenteet
72 211
77 939
17 301
101 852
177 211
66 241
73 324
16 824
97 981
150 134
61 202
69 961
16 463
86 249
141 276
66 000
90 000
20 000
85 000
150 000
66 000
90 000
20 000
80 000
150 000
6

Laatu ja palvelukyky
- toimitusaikojen ylitykset
- selvitykset (321)
- ” (322)
- ” (324)
- asiakastyytyväisyys
- selvitysten reklamaatiot
(lkm)
500
164
92
4,2
48
256
60
396
93
59
49
HTV:t (em. tehtävät/koko
tulosalue)
54,6/64,9 53,8/63,42 51,2/65,8
Henkisten voimavarojen
hallinta ja kehittäminen:
- henkilöstön lkm
- henkilötyövuodet
- määräaikaisten %-osuus
- keski-ikä
- seniori-ikäiset %-osuus
- naisten %-os. henkilöstöstä
- tehty työaika %
- työtyytyväisyysindeksi
- sairauspoissaolo-%
- sairauspoissaolot tp/htv
- korkeakoulu- tai
yliopistotutk. suorittaneiden
%-osuus henkilöstöstä
- tutkijakoulutus %-osuus
- koulutustasoindeksi
- koulutuksen työaikaosuus %
- kokonaispoistuma %-osuus
242
232,5
14,5
45,9
63,2
65,3
77,65
-
4,6
15,1
39,3
6,2
5,2
1,4
12,3
240
228,5
18,4
47,29
65,57
61,5
76,85
-
4,8
12,3
46,3
6,7
4,6
1,5
13,1
257
238,75
17,5
48,5
66,2
63
77,5
3,3
4,7
11,8
46,7
7,4
4,4
1,7
10
-
261
-
-
-
-
-
>3