Akti 2/2010 - Arkistolaitos

akti 2/2010 akti 2/201012 13Tero Sivula/RodeoYhteinen vai organisaatiokohtainentehtäväluokitus?Julkishallinnossa on viime vuosina keskusteltukiivaasti yhteisestä tehtäväluokituksesta. Kuntienyhteinen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä,valtiovarainministeriön rahoittamanaprojektina. Tänä syksynä sitä ryhdytään todennäköisestilaatimaan myös valtionhallinnolle.Tehtäväluokitus on hierarkkinen ryhmittely, jonka ensisijainenkäyttökohde on asiakirjallisen tiedon kuvailu ja hallinta. Sähköisessätoimintaympäristössä sitä käytetään etenkin asianhallinta-ja dokumenttienhallintajärjestelmissä, mutta yhä enemmänmyös muissa tietojärjestelmissä.Tehtäväluokitus perustuu tehtäviin, ei kirjastoille tyypillisesti aiheisiin.Asiasanoitus täydentää tehtäväluokitusta. Tehtäväluokkadokumentoi asiakirjallisen tiedon syntykontekstin ja on siksi hyvinmerkityksellinen metatieto.Yhteinen tehtäväluokitus puhuttaaViime vuosina on keskusteltu kiivaasti erityisesti yhteisestä tehtäväluokituksesta.On väännetty sen sisällöstä ja rakenteesta sekäväitelty toimivallasta, vaikka tehtäväluokitusta ei ollut tarkoituskaannormittaa.Tähän asti yhteisen tehtäväluokituksen perusteluita ja soveltamisohjeitayksittäiseen organisaatioon on pidetty ontuvina. Ilmanvakuuttavia perusteluita ja toimivia käyttötapauksia keskustelujatkuu vielä kauan.Vilkkaan mielipiteenvaihdon taustalla on myös se, että tehtäväluokituksenlaadinnan lähtökohdat mielletään ainakin kahdella eritapaa. Toisessa näkemyksessä tarkastellaan organisaation lakisääteisiäperustehtäviä sekä tuki- ja ylläpitotehtäviä, ja toisessataas ensisijaisesti organisaation ydinprosesseja.Mielenkiintoisia lisäulottuvuuksia tehtäväluokituskeskusteluun tuleesen laajentuessa asiakirjahallinnon ulkopuolelle. Tällöin tehtäväkäsitteenä linkittyy prosessikuvauskieleen ja se ymmärretään pääasiassajulkisen hallinnon suosituksen JHS152 mukaisesti.Prosessikuvauksissa tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvaihetta.Suosituksen viimeistelyvaiheessa asiakirjahallinnossa käytettävätehtävä-käsitteen määritelmä karsittiin valitettavasti pois.Sen ottaminen mukaan suosituksen määritelmiin olisi osaltaanedesauttanut eri asiantuntijaryhmien yhteisen kielen löytymistä.Tehtäväluokka piilotetuksi metatiedoksiEri organisaatioissa käydään keskustelua asianhallinta- ja dokumenttienhallintajärjestelmientehtäväluokkaa kuvaavan metatietoarvonvalinnan mielekkyydestä. Tietojärjestelmien käyttäjäystävällisyyttäpitäisi lisätä niin, että tehtäväluokitus (asiaryhmitys)siirtyisi niihin metatietoihin, jotka eivät ole tavallisen loppukäyttäjäntallentamia tai valitsemia arvoja.Potilastietojärjestelmät ovat todennäköisesti ensimmäisiä, joihintehtäväluokitus ja asiakirjatyypit jaetaan loppukäyttäjiltä piilotettuinaarvoina.Esimerkiksi luonnonsuojelulainsäädäntöä valmistelevan virkamiehennäkymänä asianhallintajärjestelmässä voisi olla lainsäädännönvalmistelu sen sijaan, että ensin täytyy valita oikea tehtäväluokka.Virkamiehen käyttäjätunnuksiin tai muutoin järjestelmään olisimääritelty, että juuri tämä käyttäjä valmistelee luonnonsuojeluunliittyvää lainsäädäntöä. Tällöin tehtäväluokka tallentuisi järjestelmäänautomaattisesti tehtävää/asiaa kuvaavaksi metatiedoksi uudenlain valmistelun käynnistyttyä asianomaisessa ministeriössä.Tehtäväluokituksen automatisointi edellyttää muihin metatietoihinsidottujen päättelysääntöjen luomista. Hyvin pitkälti oikea tehtäväluokkaon kuitenkin pääteltävissä jo pelkän käyttäjätunnuksenavulla.Organisaation johto käsittelee moniin tehtäväluokkiin liittyviä asioitaja asiakirjoja, mutta harvoin kuitenkaan siinä vaiheessa, etteiasialla tai asiakirjalla olisi jo olemassa tehtäväluokkaa kuvaavaametatietoarvoa. Siten johdon erilainen toimenkuva ei rajoita käyttäjätunnuksiinyhdistettyjen päättelysääntöjen toimivuutta.Kuntien yhteinen tehtäväluokitusKunnalliset organisaatiot hoitavat samoja tehtäviä, mutta siitä huolimattaniillä on yhä käytössä omia tehtäväluokituksiaan. Kuntienyhteinen, kolmiportainen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä projektina. Tavoitteenaon, että sitä käytetään jokaisessa kunnallisessa organisaatiossa jatarpeen vaatiessa syvennetään neli- tai viisiportaiseksi.Yhteinen tehtäväluokitus pyrkii lisäämään sisällöllistä yhteentoimivuuttaja tiedon saatavuutta. Se mahdollistaa julkisten, sähköisessämuodossa olevien tietojen käsittelyn yli organisaatio rajojen.Kun tehtävät on jäsennetty samoilla periaatteilla, ei tarvita hallinnollistenrakenteiden tuntemusta. Kuntaliitokset ovat hyvä esimerkkiyhteisen tehtäväluokituksen tarpeellisuudesta.Kansallisarkisto selvitti syksyllä 2009 yhteisen tehtäväluokituksentunnettuutta ja käyttöönottoastetta. Kysely lähetettiin 390 kuntaorganisaatiolle,joista 185 vastasi. Vastaajista lähes 90 prosenttiatunsi yhteisen luokituksen.Vastanneista kuntaorganisaatioista 53,8 prosenttia suunnitteli senkäyttöönottoa, ja 14,4 prosenttia oli jo ottanut sen käyttöön. Yleisellätasolla voidaan sanoa yhteisen tehtäväluokituksen alkaneenvakiinnuttaa asemaansa.Valtionhallinnon haasteena moninaisuusKuntien luokitus palvelee samanlaisia tehtäviä hoitavia organisaatioita,kun taas valtionhallinnon tehtäväluokituksen haasteenaon saada se toimimaan erilaisia tehtäviä hoitavissa organisaatioissa.Valtionhallinnon tai koko julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitusei synny hetkessä. Sen rakenteesta ja sisällöstä pitää neuvotella,mutta paikallaan junnaaminen tai jo läpikäytyihin teemoihin toistuvastipalaaminen on turhauttavaa. Kompromisseja joudutaantekemään. Olennaista on, että saavutettua tulosta voidaan ainaparantaa.Syksyn aikana valtionhallinnolle todennäköisesti ryhdytään tekemäänyhteistä tehtäväluokitusta osana VALDA-järjestelmänkäyttöönottoa. Työ on valtion IT-palvelukeskuksen vetovastuulla.Tehtäväluokitus pyritään rakentamaan mahdollisimman pitkältivaltionhallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjen osa-alueidenmukaisesti.Julkishallinnon tehtäväluokitus on valtiovarainministeriön koordinoimanjulkishallinnon tietoarkkitehtuurin yksi tunnistettu osaalue,josta on jatkossa mahdollista antaa sitova JHS-standardi.Vuoden 2011 alkupuolella ollaan viisaampia siitä, miten sitä lähdetäänkonkretisoimaan.Toinen, tosin epätodennäköisempi vaihtoehto on, että kaikki jatkuuennallaan yhteentoimivuutta edistävästä lainsäädännöstähuolimatta.teksti: Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto