Akti 2/2010 - Arkistolaitos

akti 2/2010akti 2/20108 9Arkistopäivät 2010 Arkistopäivät 2010Organisaatioiden erityispiirteiden ja erilaisten toimintamallien kirjooli huomattava. Ongelmalliseksi osoittautui yllättäen asiakirjahallinnonammattilaisten yhteisen terminologian puute.Projektiryhmän tehtävänä oli valmistella esitys asiakirjahallinnonsuunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistotoimenorganisoinnista ja vastuista. Projekti päätyi jakamaan asiakirjahallinnontoimenpiteet kahteen eri luokkaan. Kiireellisten asioiden olioltava kunnossa 1.1.2010, kun uudet virastot aloittivat toimintansa.Muut asiat siirrettiin jatkovalmisteluun, jonka tavoitteena onyhteinen asianhallintajärjestelmä.Arkistotoimi ei juhli kuntaliitoksissaSähköistyminenedellyttää yhteistyötäArkistopäivien työryhmä Yhteiset järjestelmät, prosessitja yhteiset sähköiset palvelut ja niiden vaikutukset organisaatioidentoimintaan ja arkistonmuodostukseen lähestyi aihetta neljänalustajan voimin.Sähköiset henkilörekisterit eivät useinkaan taivu asiakirjahallinnonja tietosuojan vaatimuksiin, ja ominaisuudet tietojen poistamiseksiovat puutteellisia, totesi tutkija Outi Hupaniittu Turun yliopistostaalustuksessaan. Lisäksi tietojen säilytyksen ja poistamisen lähtökohdatsäädöksissä ovat erilaisia. Tilanne vaihtelee viranomaisittain,mutta kokonaisuutena asia kaipaisi enemmän huomiota.Lääninarkistonhoitaja Lauri Päivärinta Lapin aluehallintovirastostakertoi aluehallintouudistuksen vaikutuksista arkistonmuodostukseen.Käytännön syistä järjestelmien katkaisu toteutettiin vaindiaarien ja asianhallintajärjestelmien osalta. Sen sijaan asiakirjarekisterinsisältävien substanssijärjestelmien osalta katkaisu toteutettiinkokoelmien fyysisenä katkaisuna.Hajautetusta keskitettyyn asianhallintaanHelsingin kaupungin hallintojohtaja Eila Ratasvuori esitteli asianhallinnanprosessien uudistamista. Kaupungin palveluksessa onnoin 40 000 henkilöä. Asianhallinta on ollut hajautettuna virastoihinja liikelaitoksiin, ja menettelytavat siten kirjavia.Asiakkaiden tiedonsaantia ja tiedon käytettävyyttä lisätään siirtymälläkeskitettyyn kirjaamoon ja yhteen asianhallintajärjestel-Ryhmän työskentelyn päätti Pirkko Haario Turun maakunta-arkistosta.Hänen esityksensä perustui arkistolaitoksen kuntaliitoskun-nista ja kuntayhtymistä 2001–2009 koottuihin tarkastushavaintoihinennen ja jälkeen muutoksen.Arkistotoimen hoidossa esiintyvät puutteet nousevat liitostenmyötä esiin, eivätkä resurssit välttämättä parane liitoksen jälkeen.Arkistotoimen kehittäminen on vaarassa jäädä lukuisten muutosprojektienjalkoihin. Haario kuulutti kuntakentän arkistotoimen jaasiakirjahallinnon ohjaajaksi vahvaa koordinaattoria.Ryhmä suhtautui lähtökohtaisesti positiivisesti muutosten tuomiinmahdollisuuksiin. Keskusteluissa kävi kuitenkin selväksi, ettäarkistotoimen ja asiakirjahallinnon näkökulmat ovat jääneet pahastitaka-alalle eräissä hallinnon laajoissa muutoksissa.teksti: Veli-Matti Pussinen, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkistomään sekä vahvistamalla yhteisiä käytäntöjä. Asiakirjatuotantoauudistetaan ja automatisoidaan, ja kaupunki siirtyy sähköisiin asiakirjoihinja kokouksiin.Hallinnon sähköistymisen tuomat muutokset asiakirjahallintaan,toimintatapojen uudelleenarviointi, yhteen toimivat ja organisaatiorajatylittävät sähköiset prosessit sekä sähköisten palveluidenja taustajärjestelmien saumattomuus ja tietojen keskitetty säilyttäminennousivat esille Kansallisarkiston kehittämisjohtaja PäiviHapposen alustuksessa.Organisaatiokohtaisesta tekemisestä tulisi siirtyä yhteistyössä tapahtuvaanmetatietojen ja niiden arvojen määrittelyyn, ja eAMS:itlaatia suuremmille hallinnollisille kokonaisuuksille. Siirtyminenorganisaatiosidonnaisuudesta palvelu- ja tehtävälähtöisyyteenvaikuttaa myös arkistomuodostajakäsitteen uudelleenarviointiin.Periaatteelliset linjaukset tulisi kirjata lainsäädäntöön.Tärkeitä askelmerkkejä otettuKeskustelussa nousivat esille lainsäädännön kehittämistarpeet:kokonaisarkkitehtuurin linjaukset, palvelulähtöisyys sekä toimivaltasuhteidenselkiyttäminen. Yhteisten toiminta- ja informaatioprosessiensekä metatietojen ja tietorakenteiden määrittely konsernitasollakoettiin tärkeiksi.Tehtäväluokitusten käyttöönotto ja eAMS-työn vaiheittainen hallinnonalakohtaineneteneminen sekä yhteisten prosessien kuvaaminenja hyödyntäminen ja tukipalvelujen (kuten metatietopalvelut)perustaminen ovat tärkeitä askelmerkkejä.teksti: Juhani Tikkanen, yksikön johtaja, KansallisarkistoMiten kouluttaa muuttuvaan professioon?Asiakirja-ammattilaisten teoria-, tieto- ja taitovaatimuksetvaihtelevat muuttuvissa työympäristöissä sekä eri organisaatioissa.Alan koulutus on 1990-luvulta lähtien monipuolistunut; uusimpinavaihtoehtoina ammatillinen näyttötutkinto, ammatillinenkorkeakoulutus ja yliopistokoulutus.Kansallista koulutustarjontaa ei kuitenkaan ole suunniteltu yhtenäisesti.Eritasoisten tutkintojen suhteet ovat epäselviä ja työelämävaatimusten,opetussisältöjen sekä kouluttajatahojen välillä onjännitteitä.Minkälaiseen ammattitodellisuuteen tulokkaita koulutetaan? Pääosinkoulutus tuottaa vallitsevia työelämätarpeita ja nykykäytäntöjävastaavaa osaamista, mutta tarvitaan myös tulevien osaamistarpeidenennakointia. Erityisesti yliopistokoulutuksen olisituotettava valmiuksia, joilla työelämässä kehitytään asiantuntijaksi,ei niinkään substanssiasioiden yksityiskohtaista osaamista.Muutos edellyttää kehittävää kriittisyyttä, vanhat rakenteet kyseenalaistavaaasiantuntijuutta.Arkistoalan koulutus hakee uomaansaArkistopäivien Tietoa, taitoa, teoriaa – muuttuvaan professioonkouluttaminen -työryhmässä käsiteltiin koulutusta eri näkökulmista.Työnantajaesimerkkinä oli Puolustusvoimat, joka asiakir-Samaa mieltä Eri mieltä EOS0 % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100jahallintopäällikkö Marja Piiroinen-Honkasen mukaan odottaaasiakirjahallinnan ammattilaiselta myös tietoturva- ja markkinointiosaamista,it- ja tiedottamistaitoja sekä lisäksi psykologin, juristin,hallintotieteilijän ja pedagogin taitoja.Arkistolaitoksen koulutussuunnittelija kysyi: koulutetaanko oikeitaasioita? Ylitarkastaja Armi Helenius tunnisti koulutuksen dikotomian:generalisti vai spesialisti, syvästi vai laajasti.Arkistonhallinnan maisteriohjelman opiskelija Riikka Kiuru korostiteoriaperustan merkittävyyttä käytännön työvalmiuksienparantajana, opiskelijatoiveenaan tiiviimpi yliopistojen välinenyhteistyö koulutustarjonnan sekavuuden ja epätietoisuudenvähentämiseksi.Interaktiivisessa sessiossa Tampereen yliopiston yliassistenttiPekka Henttosen esittämät 10 teesiväittämää kirvoittivat keskusteluun.Lippuäänestyksillä runsaat 50 osanottajaa ilmaisi kantansaoheisen taulukon mukaisesti.Muutoksiin varautuvan opetuksen suunnittelu haastaa. Tarvettaon tutkimuspohjaiselle opetukselle, ammatillisen tietopohjan laajentamiselleja monialaisille perspektiiveille – valmiuksille hyväänasiakirjahallintakulttuuriin ja -sivistykseen.teksti: Marjo Rita Valtonen, yliopistotutkija, Tampereen yliopisto1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää,miten tietojärjestelmät toimivat3. Historian ja sen tutkimuksenmenetelmien tuntemuson olennainen osa ammattilaisen osaamista4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidänvaatimuksensa muuttuvat5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvitatulevaisuudessa6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmiensuunnittelu ovat keskeistä osaamista7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset katoavatorganisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asiakirjahallinnanammattikuntaa10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaansamanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin