2007-2010 - Arkistolaitos

3.10.2005ARKISTOLAITOKSENTOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA2007 - 2010KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ösivu11 JOHDANTO 22 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 23 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 44 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 64.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 64.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyydenkehittäminen 74.3 Tietopalvelu 94.4 Kärkihankkeet 104.5 Muut tehtävät 114.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmätja voimavarat 125 TALOUSSUUNNITELMA 146 TOIMINNAN LAAJUUS 16

1 JOHDANTO2Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviosta annetun lain(423/1988) 12 §:ään ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 2. lukuun sekä valtioneuvoston(24.4.2003), valtiovarainministeriön (TM 0402/31.3.2004) ja opetusministeriön (5.10.2004) antamiinmääräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukeatoiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita kehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalleja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta.Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiintulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristönmuutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaisettoiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman.2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOSSähköisten asianhallintajärjestelmien yleinen käyttöönotto muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnonja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinnan ja käytettävyydenkysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisillajärjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluidenjärjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnonratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään sähköistenaineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksenkyvylle vastata omasta tehtävästään. Myös sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyyarkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa.Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminensekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössätapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnallisettehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten alueellistamis-

3tavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua nauttivien arkistojensekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa.Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osahumanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi ettäEuroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen.Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisellakehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaatieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttätiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteitaja palvelee tutkimuksen tarpeita.Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminenlähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisenja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaasynergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken.Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksenkeskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojenyhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksenarkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun.Sota-arkiston liittämisestä arkistolaitokseen on valmistunut puolustusministeriön teettämä selvitys,jonka perusteella puolustusministeriö on tehnyt aloitteen liittämisen toimeenpanosta. Arkistolaitoson antanut puolustusministeriön esityksestä opetusministeriön pyytämän lausunnon. Arkistolaitoson katsonut, että sota-arkiston järjestämättömän aineiston, jota on noin 16 000 hm, järjestäminen,luettelointi, kuvailu ja seulonta vaatii 15 uutta asiantuntijatason henkilöä. Nämä tehtävät olisi saatavapysyviksi, jotta sota-arkiston aineistojen käytettävyys saataisiin vastaavalle tasolle kuin arkistolaitoksessa.Sota-arkiston kiinteistössä käytössä olevat arkistotilat riittäisivät suunnittelukauden, josjoukko-osastojen arkistosiirrot sijoitetaan maakunta-arkistoihin. Tämä vaikuttaa ajan mittaan myösmaakunta-arkistojen tilantarpeen aikaistumiseen, mutta ei vielä suunnittelukaudella. Aikaisin mahdollinenliittämisajankohta on arkistolaitoksen kannan mukaan 1.1.2008. Liitos merkitsisi lisätehtäviäarkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessäja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimenohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyisi 34 virkaa. Siirron edellytyksenä on, ettei

uusi tehtävä sido arkistolaitoksen voimavaroja, vaan puolustushallinto osoittaa tehtävien siirtoontarvittavat voimavarat täysimääräisesti.4Hallinnon sähköisen toimintaympäristön suunnittelussa painotetaan yhteisten menettelytapojen jakoordinoinnin kehittämistä, jotta tietojärjestelmien ja niiden sisältämien tietojen yhteentoimivuusvoidaan varmistaa. Tämä mahdollistaa myös entistä laajemmat julkisen hallinnon IT-palvelut. Kuntienja valtion tietohallinnon yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämisen työryhmänloppuraportissa (30.8.2005) on yhtenä merkittävänä toimenpide-ehdotuksena mainittu kansallisensähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmän luominen, jonka toteuttamisesta vastaa KansallisarkistoSÄHKE-määritysten pohjalta. Mikäli arkistolaitos ottaa palvelutehtäväkseen hallinnon sähköistentietoaineistojen säilyttämisen jossain laajuudessa, tulee kysymykseen lähinnä maksullinen palvelutoiminta.3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMAArkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiastavuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020.Toiminta-ajatusArkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnallemerkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaastikäytettävissä.Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminenja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa.Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudestasäilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva.

ArvotArvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiinja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihinyleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin.5Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat:- Avoimuus ja luottamuksellisuus- Tasapuolisuus- RiippumattomuusVisioArkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen jaasiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisestitärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua.Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys onturvattu.2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista.3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa.4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseenon riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat.5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineistonsaamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta.6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisestivuoteen 2020 saakka.7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminenkaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista.Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat:1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seurantatoiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla.2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta.

63. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muidentietopalvelulaitosten kanssa.4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnonja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa.5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisestisekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi.6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavanilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa.7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä.4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjausArkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekäviranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioonottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisenasiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen.Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoistatulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15%:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitoksellekäsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten jatietojärjestelmien kehittymisen seurauksena.Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyydenantavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnallesekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillistajatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoasekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti.Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetäänhyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorgani-

7saatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissäolevista resursseista.Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattuarkistonhoitotutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselleosaamiselle. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaamyös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessasuoritettava ylempi arkistotutkinto luo perustan vaativissa asiantuntijatehtävissätoimimiselle. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnonkanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitosvahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovatajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksenjärjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Tietopalvelulaitostenoman tutkimuksen vahvistamiseksi pyritään järjestämän tutkijakoulutusta. Tutkijakoulutuksenjärjestämisestä tutkijakouluissa informaatiotutkimuksen, kirjastotieteen arkistotieteen ja museologianosalta on tehty esitys opetusministeriölle.Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevienvirastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto onarkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnantavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalleasetetut tavoitteet. Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseentarkastamiseen. Tarkastustoimintaa kehitetään tarkastusohjelmien koordinoinnilla jatarkastajien koulutusta tehostamalla.Vuonna 2006 toteutettavan viranomaisen arkistoimen tilaa koskevan kyselyn tuloksia käytetäänhyväksi suunnittelukauden ohjaustoiminnan linjauksissa.4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminenPaperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kaksinkertaistuuvuoden 2003 lopun tasosta vuoteen 2020 mennessä. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennaltatäysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavatjärjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksi-

8köt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myösseulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen.On odotettavissa, että sähköisen asianhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisiaaineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen.Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimuksettekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevammanvaihtoehdon. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuuttatutkitaan.Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuvat uudet toimitilat vuoden2007 lopussa tai vuoden 2008 alussa. Hankkeesta on tehty hankesuunnitelma ja tarkennettu kustannussuunnitelma.Hankkeen laajuus on noin 5 000 ohm 2 . Lisäksi suunnitelmissa on varaus varatiloillekellarikerroksessa 500 – 1 000 m 2 . Varatulla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000k-m 2 , mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Näitä tiloja voidaan vuokrata muille valtionlaitoksille siihen saakka, kun arkistolaitos tarvitsee ne omaan käyttöönsä. Hallituksen talousarvioesitykseenvuodelle 2006 sisältyy arkistolaitokselle myönnettävä valtuus allekirjoittaa maakuntaarkistonuudisrakennusta koskeva vuokrasopimus. Hämeenlinnan kaupunki on osoittanut kohteelletontin ja Senaatti-Kiinteistöt on ilmoittanut halukkuuteensa rakentamisen toteuttamiseen. Myös Joensuunmaakunta-arkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilan suunnittelukäynnistyy vuonna 2006.Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua nauttivan arkiston tila- ja toimintaresurssienjakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussapyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötäaineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Näiden arkistojen toiminnan jatkuvuudenturvaaminen edellyttää ajan mittaan siirtymistä budjettirahoitukseen.Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaanniiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, muttaaineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta.Arkistolaitoksen digitointitoiminta kohdistuu suunnittelukaudella keskeisten aineistojen ja hakemistojendigitointiin erillisen vuosille 2006-2009 laaditun digitointisuunnitelman mukaisesti. Pääpainosuunnittelukaudella on mikrofilmien digitoinnissa.

9Arkistolaitoksen digitointitoiminta keskitetään Kansallisarkistoon ja Mikkelin maakunta-arkistoon.Kansallisarkiston digitaaliarkistoa kehitetään siten, että arkistolaitoksen digitoidut aineistot voidaantarjota verkkopalveluna käyttöön osana arkistolaitoksen perustoimintaa. Mikkelin maakuntaarkistondigitointitoimintaa vahvistetaan, jotta arkistolaitos voi tehokkaasti hyödyntää Mikkeliin eriorganisaatioiden yhteistyössä suunnitellun arkistointi- ja digitointikeskuksen osaamista. Arkistolaitosasettaa digitointia edistävän ja koordinoivan yhteistyöelimen, joka edustaa laajasti arkistoalaneri toimijoita.Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laaditun mikrokuvausohjelmanmukaisesti. Varsinaisesta mikrokuvauksesta vastaa edelleen Kansallisarkisto, mutta mikrofilmienkopiointi ja lainaustoiminta keskitetään pääasiassa Mikkelin maakunta-arkistoon, joka vastaaarkistolaitoksen tallefilmien säilyttämisestä. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointijalainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältähankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudellerahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla.Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossakonservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassaselvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa kustannusten säästämiseksija konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaamaakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessäkartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa.4.3 TietopalveluTutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella pysyvän sillä korkealla tasolla, jolla se ollut 1990-luvulla ja 2000-luvun alussa. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokantaon arkistolaitokseen luovutettujen aineistojen keskeinen hakuväline. Asiakirjojen sähköinen tilauspalvelualoitetaan vuoden 2007 jälkeen. Arkistolaitoksen peruspalvelut säilytetään edelleen maksuttomina.Osa arkistolaitoksen tietopalvelusta on maksullista palvelutoimintaa.Arkistolaitoksen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla,mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisäisi selvityspalvelun volyymia. Enin osa mak-

10sullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaikaon enintään kaksi viikkoa.Kaukolainojen kysyntä on lisääntynyt jatkuvasti kirkonkirjamikrofilmien kopiointiohjelman edistyessä.Suunnittelukauden lopulla etenkin mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee sitä mukaa, kunmikrofilmien digitointiohjelma edistyy.Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistymisenmyötä.Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojenkansallista kirjastoverkkoa. Tavoitteena on liittää arkistolaitoksen kirjastot Suomen tieteellistenkirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään.4.4 KärkihankkeetVAKKA-arkistotietokantaArkistolaitoksen hallussa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöön suunniteltuVAKKA-arkistotietokanta, johon vanhojen manuaalisten arkistoluetteloiden sekä uusienluovutusten tiedot on syötetty kartta-aineistoja lukuun ottamatta pääosin vuoden 2007 loppuun mennessä.Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuu suunnittelukaudenloppuun asti. VAKAN hakuominaisuuksien ja sen käytölle asetettavien tavoitteidenkehittämisessä otetaan huomioon vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinnin kannanotot.Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilaustentoimittamisen verkon välityksellä. Tilausjärjestelmän käyttöönotto edellyttää testaamista,joka käynnistetään vuoden 2007 jälkeen, kun aineisto on kattavasti syötetty VAKKAAN. Sähköisentilausjärjestelmän käyttöönotto tapahtuu aikaisintaan strategiakauden lopulla. Myös digitaalisessamuodossa olevat aineistot on linkitetty VAKKAAN.VAKAN vaatima työpanos on ollut vuosittain noin 15 henkilötyövuotta. On arvioitu, että suunnittelukaudellaVAKAN syöttötyöstä ei vapaudu henkilöresursseja, koska vuonna 2007 päättyvän perussyöttötyönjälkeen syötetään vaativat kartta- ja piirustusaineistot, digitoitavien aineistojen hakutiedot,kuvailutietoja täydennetään ja puutteellisesti järjestettyjä arkistoja järjestetään uudelleen, ja

11niiden tiedot täydennetään VAKKAAN. VAKAN kustannukset ovat vuositasolla noin 700 000 euroa.VAKKA tulee toimimaan myös sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän VAPANhakukoneena. Tämä edellyttää kuitenkin VAKAN hakunopeuden nostamista, jonka kustannuksetovat 160 000 euroa kertainvestointina.Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä –hankeHallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan sisältyvän sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän(VAPA) suunnittelua jatketaan suunnittelukauden alkupuolella ja hankkeen toteutukseenpyritään kauden lopulla. Hankkeen tuloksena otetaan käyttöön aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä,jonka avulla arkistolaitos voi ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, säilyttää ja asettaa ne tarvitsijainkäyttöön. Lähtökohtana on, että valtionhallinnolle kehitetään yksi sähköisten aineistojen vastaanotto-ja palvelujärjestelmä, johon aineistonsa luovuttaneet viranomaiset voisivat olla onlineyhteydessä.Myös kunnallisten aineistojen säilytyspalvelun järjestämismahdollisuutta maksullisenapalveluna selvitetään.Järjestelmä toteutettaisiin vaiheittain vuoden 2009 loppuun mennessä. Tarvittavat rahoituspäätöksettulisi tehdä vuoden 2006 aikana. Sen kustannuksiksi arvioidaan noin 2 miljoonaa euroa kertainvestointina,mikäli järjestelmä toteutetaan arkistolaitoksen ympäristössä. Kustannukset jakautuvat siten,että niistä 500 000 euroa on kehittämiskustannuksia sekä henkilöstömenoja ja noin 1 500 000euroa on laite- ja lisenssikustannuksia. Mikäli vastaava palvelu ostetaan ulkopuolelta, olisivat kehittämiskustannuksetsamat, mutta muut kustannukset 200 – 300 000 euroa. Molemmat vaihtoehdotedellyttävät erityisosaamista arkistolaitoksessa. Sen hankkimiseen tarvitaan lisäresursseja, joidentarve on esitetty jäljempänä luvussa 4.6 sekä liitetaulukossa (Menokehykset).4.5 Muut tehtävätViestintäViestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisillesuunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussamuodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkistonyksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta.

12Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistähistoriallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia.Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen,museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas-ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa.Kansainvälinen toimintaArkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä.Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joidenarkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealueovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomiaktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioonarkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa.4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavaratArkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaanopetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriöntulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetäänmyös vuonna 2005 suoritetun sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuvan ulkoisen arvioinninesiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti.Tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille 2007-2010 laadittavan uuden tietohallinnon kehittämissuunnitelmanmukaisesti. Suunnittelukauden tärkeimmät hankkeet liittyvät arkistotietokannantäydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmän automatisointiin, digitaaliarkiston laajentamiseensekä sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän käyttöön ottoon. Kehittämishankkeetvaativat huomattavia kustannuksia, koska niiden vaatima ohjelmointityö joudutaan hankkimaanulkopuolisena palveluna. Kustannuksia kertyy myös laite- ja ohjelmistohankinnoista.Taloussuunnitelmassa on esitetty vuosittaiset kustannusarviot näille kehittämishankkeille. Tulosohjauksessaja raportoinnissa tarvittavien tietojen keruu ja jalostus edellyttää ohjelmistohankintoja,joita varten esitetään vuodelle 2007 tietojärjestelmämenoihin sisältyvänä 25 000 euron investointimenoa.

13Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja –hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessaon kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataanja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataanvuosittain.Arkistolaitos on usean vuoden ajan esittänyt toiminta- ja taloussuunnitelmissaan ja talousarvioesityksissähenkilöstölisäyksiä lisääntyneiden tehtävien johdosta. Lisäresursseja arkistolaitos tarvitseeselvitäkseen sille säädetyistä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä, ohjauksesta ja koulutuksesta,VAPAN ylläpidosta ja kehittämisestä sekä siihen liittyvän lupajärjestelmän tehtävistä, aineistojendigitoinnista sekä nopeasti kasvavan asiakirjamäärän hakutietojen päivittämisestä ja syöttämisestätietokantoihin ja näiden aineistojen käyttöön asettamisesta. Suunnittelukaudella esitetään vuositasollaerityisesti asiantuntijatehtäviin vuosittain 85 000 euroa. Edellä mainittu 85 000 euron suuruinenmääräraha sisältyy taloussuunnitelman kehittämis- ja erillishankkeiden ao. määrärahaesitykseen.Digitointiin esitetään vuosittain 300 000 euroa, johon sisältyy myös henkilöstömenoja.Arkistolaitos siirtyy paperittomaan kirjanpitoon vuoden 2007 alusta ja vasta siirtymävaiheen jälkeenpystytään arvioimaan todelliset, näihin tehtäviin käytettyjen henkilötyövuosien kohdentamismahdollisuudetuusiin tehtäviin arkistolaitoksen sisällä. Taloushallinnon tukipalveluista vapautuvatvoimavarat siirretään tuottavuushankkeisiin VAPAAN ja VAKKAAN. Arkistolaitoksessa on mm.palkanmaksatus jo ulkoistettu. On arvioitu, että arkistolaitoksen sähköisten palveluiden kehittäminensuunnittelukaudella tarvitsee ainakin siirtymävaiheessa jopa lisätyövoimaa. Arkistolaitoksentuottavuusohjelman mukainen henkilöstösuunnitelma on esitetty arkistolaitoksen kirjeessä opetusministeriölle2.9.2005.Arkistolaitoksen sisäisessä tarkastuksessa on tullut ilmi arkistolaitoksen yksiköiden puutteelliset javanhentuneet tekniset turvajärjestelmät, joiden uusimiseen esitetään vuodelle 2007 yhteensä100 000 euroa. Myös eräiden maakunta-arkistojen kalustoa ja laitteita on pakko ryhtyä uusimaansuunnittelukaudella.

5 TALOUSSUUNNITELMA14TTS 2007 – 2010ARKISTOLAITOSMENOKEHYKSETMom. 298822Menot TAE 2006 TTS 2007 TTS 2008 TTS 2009 TTS 20101 000 1 000 1 000 1 000 1 000euroa euroa euroa euroa euroaHenkilöstö 1 7 500 8 000 8 120 8 200 8 300Toimitilavuokrat 2 5 330 5 900 6 200 6 270 6 330Muut toimintamenot 3 1 643 1 900 1 900 1 900 1 900Kalusto- ja laite- 0 100 450 200 200 uuden kalustoninvestoinnit 4 ja laitteidenhankinta javanhan kalustonuusiminenKehittämis-jaerillishankkeet: 5Sähköisten aineistojensäilytys- japalvelujärjestelmäjasähköinen tilausjärjestelmä700 1 500 500 400Digitointi 300 300 300 300Venäjä-hanke 100 100 100 100Turvajärjestelmät 100Yht. bruttom. 14 473 17 100 18 570 17 470 17 530TulotVajaus 1 000630 630 630 630 630Nettomenot 13 843 16 470 17 940 16 840 16 900HTV:t222 224 226 228 2301 Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviinhenkilöstömenolaskelmiin vuosina 2007-2008. Lisäksi vuosina 2007-2010 onlisäyksenä otettu huomioon korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen 20 000euroa vuosittain ja vuosina 2007-2008 Suomen asutuksen yleisluettelondigitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina 30 000 euroa vuosittain. Vastaavatulo on lisätty tuloihin.2 Vuodesta 2007 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotukset 67 000 euroaja uutena menoeränä Siltavuoren piharakennuksen vuokramenoja vuosittain 57 000

euroa. Vuodelle 2007 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakuntaarkistonuudisrakennuksen vuokramenoja 521 000 euroa ja seuraaville vuosille712 000 euroa3 Kertamenoja vuodelle 2007 on lisäksi esitetty 25 000 euroa Vanhan Suomenyleisluettelon painatus- ja käännöskuluiksi sekä vuosille 2007 30 000euroa(yhteensä 60 000 euroa) Suomen osuutena Baltic Bonds -hankkeen kuluja. ITmenoton myös lisätty tähän (vuositasolla 700 000 euroa).Tähän kohtaansisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 330 000 euroa vuositasolla(siivous-,sähkö- ja muut kiinteistömenot), jotka on aikaisemmin esitetty yhdessä vuokrienkanssa.154 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA jaMikkelin maakunta-arkisto), KA:n puhelinvaihteen vuokramenot vuosina 2007-2010.Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteidenja kaluston uusimista. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetäänvuodelle 2008 300 000 ja muuttokuluihin 43 000 euroa.5 Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaistensähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknistenasiantuntijatehtävien henkilöstömenoihin esitetty 85 000 euroa vuositasollasisältyy esitettyihin kehittämismäärärahoihin vuosina 2007-2010. Venäjä-hankkeenyhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksimikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista.Turvajärjestelmähankintoihin arkistolaitoksen yksiköihin esitetään 100 000 euroakertainvestointina.

166 TOIMINNAN LAAJUUS2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010Arkistoainestenkokonaismäärä(hm)109 167 110 000 111 500 113 000 114 500 116 000 119000Tutkijakäynnit 76 841 78 000 78 000 78 000 78 000 78 000 78 000Annetuttodistukset jaselvitykset17 481 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000Järjestetytarkistot (hm) 1 658 1 500 1 500 1 500 1 800 1800 1 800Annettu koulutus(tunteja) 1 051 750 750 750 750 750 750ArkistotietokantaVAKANulkopuolisetkäyttökerrat114 000 120 000 125 000 130 000 140 000 150 000 160000