VAPA-yleiskuvaus - Arkistolaitos

VAPA – YLEISKUVAUSv. 1.1 [4.1.2013]8 (12)3. AINEISTON SÄILYTTÄMINEN JA HALLINNOINTIVAPA-palvelun perustehtävänä on vastaanotetun aineiston todistusvoimaisuuden,alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden ylläpitäminen aineiston siirrosta lähtiensen koko jäljellä olevan elinkaaren ajan.VAPA ei tee siirretyn aineiston rakenteeseen muutoksia. Siirrettävän aineiston metatiedotovat myös säilytettäviä objekteja eikä metatietojen arvoille tehdä vastaanotossamuutoksia.VAPAan siirretään ja siinä säilytetään sekä julkisia että käyttörajoitettuja aineistoja.VAPA säilyttää aineiston käyttörajoitustiedot ja valvoo niiden ajantasaisuutta siten,että aineiston salassapitoajan päättyessä VAPA tulkitsee automaattisesti aineistonmuuttuneen julkiseksi.Siirretty aineisto järjestyy VAPAssa kunkin siirtäjän mukaisiin kokonaisuuksiin. Kukinsiirtäjä pääsee noutamaan siten vain omaa aineistoaan. Aineisto järjestyy VAPAssasiirtävän organisaation tehtäväluokan mukaiseen rakenteeseen, ei siirtokokonaisuuksienmukaan. Riippumatta siitä milloin tai millaisina kokonaisuuksina aineistoasiirretään, sijoittuu asia tai asiakirja aina VAPA-palvelussa sille tehtäväluokalle, johonon viittaus aineiston metatiedoissa.3.2 Metatietoarvojen muutoksetVAPA-asiakas ei pääse muokkaamaan VAPA-järjestelmään siirtämäänsä aineistoa taisen metatietoja.Mikäli aineiston metatiedoissa ilmenee muutostarpeita, tulee asiakkaan ilmoittaaniistä Kansallisarkistolle, joka voi suorittaa valikoituja metatietoarvojen muutoksia.Seuraavia SÄHKE2-metatietomallin mukaisia metatietoarvoja voidaan muokata VA-PA-järjestelmässä:Julkisuusluokka (2.6.1)Salassapitoaika (2.6.2)Salassapitoperuste (2.6.4)Suojaustaso (2.6.5 )Turvallisuusluokka (2.6.6)Henkilötietoja (2.6.7)Säilytysajan pituus (2.11.1)Säilytysajan peruste (2.11.2)Aineistoon tehtävät metatietoarvojen muutokset jakautuvat maksuttomiin ja maksullisiinmuutoksiin:• Lainsäädännöstä, viranomaismääräyksistä tai -ohjeista ja arkistolaitoksen seulontapäätöksistäjohtuvat metatietoarvojen muutokset ovat maksuttomia.• Virheellisten metatietojen muutoksiin liittyvät palvelumaksut perustuvat kulloinkinvoimassaolevaan arkistolaitoksen hinnastoon ja ne on määritelty siirtosopimuksenliitteessä 4.