IT2-2021_kevyt
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Teksti Tapio Rusanen // digi ja tekniikka<br />
Syyskokous onnistui<br />
etäyhteydellä<br />
Helsingin Invalidit toteutti sääntömääräisen syyskokouksensa<br />
etäyhteydellä koronaepidemian vuoksi. Kokous onnistui mainiosti.<br />
HELSINGIN Invalidien Yhdistys ry:n<br />
syyskokous jouduttiin siirtämään<br />
syksyltä tammikuun alkuun vaikean<br />
koronatilanteen vuoksi. Tammikuussa<br />
kokoontumisrajoitukset olivat edelleen<br />
voimassa, ja korkeintaan 10 henkeä<br />
sallittiin olemaan samassa tilassa.<br />
Kokoukseen vaadittiin ennakkoilmoittautuminen<br />
sekä paikalle tulevilta<br />
että etäosallistujilta.<br />
– Kokous järjestettiin etäosallistujille<br />
Microsoft Teams -ohjelmalla. Heille<br />
oli lähetetty kokouslinkki sekä sähköisen<br />
äänestyksen linkki sähköpostiin<br />
joitakin päiviä aiemmin. Ennakkoilmoittautujille<br />
oli myös kerrottu, että henkilökunta<br />
neuvoo tarvittaessa ennen<br />
kokouspäivää teknisissä asioissa. Vain<br />
harvat ottivat yhteyttä harjoitellakseen<br />
etukäteen, HIY:n digivastaava Jouni<br />
Ahonen kertoo.<br />
Fyysisesti paikalle saapui 12 osallistujaa<br />
työntekijät mukaan lukien.<br />
Jotta kokoontumisrajoitus saatiin huomioitua<br />
ja turvavälit pidettyä sopivina,<br />
kokous järjestettiin samassa rakennuksessa<br />
kahdessa eri tilassa. Toiseen<br />
tilaan tehtiin etälähetys, jossa Teamsohjelma<br />
heijastettiin valkokankaalle.<br />
Näkymä oli sama kuin etänä osallistujille.<br />
– Etänä kokoukseen osallistui 23<br />
jäsentä. Monille heistä Teams-ohjelma<br />
oli tuttu jo entuudestaan, eikä ongelmia<br />
tullut. Etäosallistujat saivat pyytää<br />
puheenvuoroa myös Teamsin avulla<br />
virtuaalista kättä nostamalla.<br />
– Vähän jännitti, kun ensimmäistä<br />
kertaa etä-äänestettiin, mutta kaikki<br />
meni paremmin kuin hyvin, Helsingin<br />
Invalidien puheenjohtaja Kristiina<br />
Karhos kiitteli. Hänen mukaansa<br />
myös HIY:n hallitus on kokoontunut<br />
keväästä lähtien hybridi-mallilla; osa<br />
oli paikan päällä, osa etäyhteyden<br />
päässä.<br />
Hankekoordinaattori Jouni<br />
Ahonen on vastannut Helsingin<br />
Invalidien Digipisteen toiminnasta<br />
ja toteutti myös syyskokouksen<br />
etäyhteyksien valmistelut.<br />
– Suurin osa on osallistunut etänä,<br />
mutta Voudintielle HIY:n toimitiloihinkin<br />
on voinut tulla, jos etäosallistuminen<br />
ei jostain syystä onnistu. Kokoukset<br />
ovat sujuneet tällä tavalla oikein<br />
hyvin, ja hallituksen viime kokouksessa<br />
olimme kaikki etänä. Etämalli mahdollistaa<br />
myös niiden hallitusjäsenten<br />
mukanaolon, joilla on aikataulullisia<br />
ongelmia tulla paikan päälle.<br />
Vaalisalaisuus ei vaarassa<br />
Syyskokouksessa äänestettiin hallituksen<br />
uudesta kokoonpanosta. Äänestys<br />
järjestettiin paikallaolijoille perinteisellä<br />
paperiäänestyksellä ja etäosallistujille<br />
eVaali-nimisellä ohjelmalla.<br />
Jouni Ahosen mukaan sähköisen<br />
äänestyksen tulokset saapuivat äänestysajan<br />
loputtua saman tien asiasta<br />
vastaavan työntekijän sähköpostiin,<br />
ja äänet laskettiin yhteen perinteisten<br />
paperiäänilappujen kanssa.<br />
– Vaalisalaisuus säilyi sekä perinteisessä<br />
että sähköisessä äänestyksessä.<br />
Yhdistyksen sääntöihin kuuluu,<br />
että kokouksen aikana voi ilmoittautua<br />
ehdolle hallitukseen, ja niin kävi tälläkin<br />
kertaa. Hallituspaikkoja oli auki neljä<br />
ja ehdokkaita viisi.<br />
– Etä-äänestysohjelmaa valittaessa<br />
olikin tärkeää huomioida, että sinne piti<br />
voida syöttää uusia ehdokkaita juuri<br />
ennen äänestyksen alkamista.<br />
Ennakkovalmistelu tärkeää<br />
Sähköinen äänestys toimi niin, että<br />
osallistujille lähetettiin linkki etukäteen.<br />
Linkistä painamalla pääsi äänestyssivulle,<br />
johon syötettiin oma puhelinnumero.<br />
Äänestäjä sai tekstiviestillä<br />
koodin puhelimeensa, joka toimi tunnistautumisvälineenä<br />
äänestyssivulle.<br />
Ennakkoon ilmoittautuneiden puhelinnumerot<br />
piti syöttää etukäteen vaalijärjestelmään.<br />
Jouni Ahosen mukaan yhdistyksen<br />
saama palaute etä-äänestyksestä ja<br />
-osallistumisesta oli pelkästään positiivista.<br />
Sähköinen äänestys koettiin<br />
osallistujien puolelta helpoksi.<br />
– On toki mahdollista, että sähköinen<br />
äänestys kuulosti joistain liian vaativalta,<br />
ja he saattoivat jättää ilmoittautumatta.<br />
Ne, ketkä sitä kokeilivat, olivat<br />
kuitenkin tyytyväisiä, Ahonen kertoi<br />
palautteesta.<br />
Digineuvonta on Helsingin yhdistyksen<br />
toiminnassa ollut vahvassa roolissa,<br />
ja sitä kysytään yleensä joitain<br />
kertoja päivässä. Kysytyimpiä aiheita<br />
ovat sähköinen asiointi, älypuhelimen<br />
käyttö ja toiminnot, sosiaalinen media,<br />
tietokoneiden ja älylaitteiden asetukset<br />
ylipäätään sekä viime vuonna suosituksi<br />
tullut etäyhteydenpito ja etäkokoukset.<br />
– Vuonna 2020 opastus toteutettiin<br />
pääosin etäopastuksena TeamViewersovelluksen<br />
ja puhelimen avulla. Lähineuvonta<br />
toteutetaan tällä hetkellä<br />
suojapleksin takaa. l<br />
www.it-lehti.fi 21
Change language