Garis Panduan Pengurusan Persidangan, Bengkel, Simposium ...

UPM Manual Pengurusan:Layout 1 9/28/2011 3:12 PM Page 32
32
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERSIDANGAN, BENGKEL
SIMPOSIUM, SEMINAR ATAU KOLOKIUM
KEMUDAHAN
SEKRETARIAT
Sebuah bilik sekretariat (berdekatan dengan
dewan persidangan) perlu disediakan
sebagai pusat pentadbiran (administrative
center) untuk semua aktiviti persidangan.
Bilik ini perlu beroperasi satu hari sebelum
persidangan, setiap hari semasa
persidangan dan satu hari selepas
persidangan berakhir. Selain itu, bilik
ini juga berfungsi sebagai bilik
simpanan bahan-bahan persidangan.
Sebagai pusat pentadbiran untuk
persidangan, bilik sekretariat mestilah
mempunyai kelengkapan berikut:
Kelengkapan Bilik Sekretariat
2 unit telefon
2 unit komputer dengan kemudahan internet
Mesin faks
Kertas A4
Alat tulis
LCD projector dan skrin
Printer
Copier machine
Meja dan kerusi (sekurang-kurangnya untuk
20 orang)
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERSIDANGAN, BENGKEL
SIMPOSIUM, SEMINAR ATAU KOLOKIUM
PROTOKOL
Sila rujuk Manual Pengurusan
Acara UPM [Edisi 2 Tahun 2009]
untuk mendapatkan maklumat
lanjut berkaitan pengurusan
protokol mengikut amalan UPM.
Secara umumnya, denisi protokol
dalam konteks universiti ialah
peraturan-peraturan dalam
amalan hubungan universiti,
hubungan atau peraturanperaturan
dalam pelbagai majlis
rasmi atau tidak rasmi yang
dianjurkan oleh universiti.
Contoh amalan protokol yang
dilaksanakan dalam majlis
universiti ialah susunan acara,
susunan keutamaan dan susunan
tempat duduk tetamu kenamaan
Universiti, urusan surat-menyurat
atau perhubungan rasmi universiti
dalam hal-hal yang
berkaitan.Bagaimanapun
dalam konteks pengurusan
persidangan atau seminar, terdapat
beberapa senarai semak yang perlu
diberi perhatian oleh jawatankuasa penganjur, antaranya:
Elemen protokol semasa majlis pembukaan (melibatkan
tetamu kenamaan) – juruacara majlis, susunan tempat
duduk, penyambut tetamu, buku program dan lain-lain.
Elemen protokol semasa majlis penutupan (melibatkan
tetamu kenamaan) – juruacara majlis, susunan tempat
duduk, penyambut tetamu, buku program dan lain-lain.
Susunan kedudukan tetamu dan peserta (semasa
persidangan sekiranya ada tetamu kenamaan]
Pengurusan keselamatan tetamu kenamaan
Majlis sidang media
Pelaksanaan interview dengan media melibatkan speaker,
host atau tetamu kenamaan
Pengiring tetamu kenamaan
Penyampaian cenderamata (speaker dan tetamu
kenamaan)
Persembahan multimedia (jika berkenaan)
Pelaksanaan raptai
Panduan kepada tetamu kehormat untuk perasmian (jika
berkenaan)
33