Garis Panduan Pengurusan Persidangan, Bengkel, Simposium ...

UPM Manual Pengurusan:Layout 1 9/28/2011 3:12 PM Page 44
44
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERSIDANGAN, BENGKEL
SIMPOSIUM, SEMINAR ATAU KOLOKIUM
6. Menyediakan tempat jamuan yang sesuai untuk wakil media dalam majlis berkenaan (dengan
mendapat nasihat Pejabat Pemasaran dan Komunikasi)
7. Berbincang dengan kumpulan jurugambar wakil media jika terdapat permintaan khas untuk sesi
fotogra bersama tetamu jemputan, sebelum maklum balas mereka disampaikan kepada pengacara
majlis.
8. Memastikan pengerusi atau wakil jawatankuasa induk bersama-sama Naib Canselor semasa press
conference sekiranya terdapat pertanyaan wakil media yang lebih terperinci atau berkaitan
perangkaan.
Penyediaan Press Kit
Press Kit kebiasaannya berupa paper bag dan folder UPM, perlu disediakan oleh pihak penganjur
dengan mendapatkannya daripada Pejabat Pemasaran dan Komunikasi untuk mengisi semua bahan
seperti di bawah:
1. Buku Atur Acara atau Buku Program atau Pamplet dan lain-lain risalah yang mengandungi perjalanan
dan penerangan persidangan.
2. Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan seperti yang terkandung dalam
atur acara majlis.
3. Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (kebiasaannya lewat diterima). Pihak urus setia perlu
memastikan (menghubungi pegawai kanan menteri) mengenai teks ucapan menteri. Teks itu akan
disampaikan terus kepada wakil media sekiranya tidak sempat dimasukkan ke dalam press kit.
4. Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press Release bagi program yang diadakan.
5. Pihak universiti menggalakkan semua PTJ yang menganjurkan sesuatu persidangan supaya
memasukkan risalah atau brosur mengenai universiti dan PTJ masing-masing dalam kit tersebut.
6. Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yang membuat liputan dengan memasukkannya
ke dalam press kit.
7. Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama ‘Press’ kepada wakil media jika program
tersebut berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari.
8. Bagi majlis yang dihadiri menteri, PTJ disaran menyediakan 20 press kit berbanding 10 press kit bagi
majlis yang tidak dihadiri menteri.
9. Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada wartawan dan jurugambar akhbar, majalah,
televisyen, radio dan media alternatif.
GARIS PANDUAN PENGURUSAN PERSIDANGAN, BENGKEL
SIMPOSIUM, SEMINAR DAN KOLOKIUM
45