(44-54) pengurusan masa - NRE

PENGURUSAN MASA
OLEH
AZIZAN BINTI ZAINUDDIN
1-2 OGOS 2008
PUTERI RESORT, AYER KEROH
MELAKA

PENGENALAN
APA DIA PENGURUSAN MASA
Secara rasionalnya masa bukanlah suatu masalah yang
memerlukan kepada suatu pengurusan, yang penting
adalah bagaimana seseorang individu itu
mengendalikannya.
Masa juga dirujuk sebagai semua tindakan yang dipatuhi
oleh individu bagi memastikan mereka menggunakan
masa dengan sebaiknya. Contohnya dengan
penggunaan alat elektronik masa.

KEPENTINGAN PENGURUSAN MASA
1. Sebagai alat mencapai matlamat
2. Dapat menggunakan masa secara optimum
3. Menghindari masalah stress atau tekanan
4. Mencapai kepuasan diri
5. Menghindari kebimbangan
6. Memberikan motivasi pada diri

TEORI PENGURUSAN MASA
Menurut Stephen Covey (1989) dalam bukunya ‘The Seven Habits of
Highly Effective People’, menyatakan bahawa konsep masa mestilah
dilihat secara menyeluruh dalam seluruh aspek yang membabitkan
kehidupan manusia. Manusia mempunyai empat dimensi iaitu fizikal,
mental, sosial/emosi dan spiritual. Kesemuanya perlu difahami,
dipraktiskan agar mendapat penyatuan yang serasi.
Fizikal
Mental
Sosial/Emosi
Spiritual
Empat Dimensi Manusia
Covey:1989

Penting
Segera
Kuadran 1
Masalah mendesak, projek
yang ditetapkan tarikh
Tidak Segera
Kuadran 2
Pencegahan, menjalin
hubungan, merancang,
mengenalpasti, kesempatan
baru, rekreasi
Tidak
Penting
Kuadran 3
Gangguan, panggilan telefon,
surat-menyurat, laporan,
mesyuarat
Kuadran 4
Permainan komputer,
bersembang, telefon,
aktiviti santai,lepak
Pembahagian aktiviti dalam kuadran Covey (Sumber: Zaini Ujang, 2007)

PELAKSANAAN DALAM PERSEKITARAN KERJA
1. Hindarkan sikap perfectionist
2. Usah tangguhkan
3. Susun pejabat anda
4. Aturkan kerja anda
5. Urus meja anda
6. Uruskan kertas-kertas
7. Fokus
8. Hindarkan gangguan

CIRI-CIRI PENGURUSAN MASA
1. Menentukan matlamat
2. Mengenalpasti dan menyenaraikan keutamaan
3. Mengenalpasti dan mengurangkan aktiviti yang tidak produktif
4. Berikan tumpuan 100% kepada sesuatu perkara dahulu
5. Memastikan anda mempunyai tarikh akhir berasingan untuk
memastikan kerja siap pada masanya
6. Agihkan tanggungjawab sekiranya perlu untuk hasil yang lebih baik
7. Minta nasihat dari pihak yang berkaitan sekiranya perlu

LANGKAH-LANGKAH PENGHAYATAN
1. Perancangan kerja
2. Menyediakan jadual kerja
3. Peningkatan produktiviti
4. Pengukuran prestasi

Perancangan Kerja
“Plan your work and work your plan”
1. Pastikan perancangan yang baik
2. Pastikan anda mempunyai senarai tindakan yang akan
dibuat untuk sepanjang minggu tersebut.
3. Mulakan dengan fikiran yang positif
4. Berehat dan bercuti

Menyediakan Jadual Kerja

Peningkatan Produktiviti
1.Pilihlah waktu yang anda rasa anda paling segar, tenang,
bertenaga dan dapat berfikir dengan baik.
2.Berkomunikasi dengan baik
3.Perancangan yang baik
4.Mendahulukan apa yang perlu didahulukan
5.Tidak bertangguh
6.Delegasi kerja
7.Latihan

Pengukuran Prestasi
1. Melalui senarai keutamaan
2. Bilangan projek yang siap pada masanya
3. Bilangan aduan diterima dari pelanggan

KESIMPULAN
1. Perlu sentiasa membuat penilaian betapa
pentingnya masa kepada kita.
2. Pastikan kita tahu apa keutamaan kita setiap
hari.
3. Menghargai orang lain kerana mereka juga
mempunyai keutamaan yang berlainan dan
menggunakan masa dengan cara berbeza.
4. Menghargai dan menghormati keperluan anda
dan orang lain.

SEKIAN
TERIMA KASIH