Pendahuluan Pelbagai - NRE
Pendahuluan Pelbagai - NRE
Pendahuluan Pelbagai - NRE
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
TAKLIMAT TATACARA<br />
PENDAHULUAN<br />
PELBAGAI<br />
Disediakan : Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman<br />
Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat &<br />
Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia<br />
Julai 2009<br />
1
SKOP<br />
1.Kuasa Akta<br />
2.Maksud<br />
3.Kuasa Meluluskan<br />
4.Peraturan Permohonan<br />
5.Penyelesaian/Pelarasan <strong>Pendahuluan</strong><br />
6.Penyelenggaraan Rekod Kewangan<br />
7.Surcaj Dan Tindakan Tatatertib<br />
2
KUASA AKTA<br />
• Kumpulanwang Amanah Kerajaan<br />
• Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta<br />
Prosedur Kewangan 1957<br />
• Untuk maksud tertentu melalui resolusi<br />
yang dilulus oleh Dewan Rakyat<br />
• Bercorak Kumpulanwang pusingan<br />
• Di bawah <strong>Pelbagai</strong> Kumpulanwang<br />
Amanah Kerajaan-<strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong><br />
(Penyata Kewangan E1c)- PPK4<br />
3
MAKSUD PENDAHULUAN PELBAGAI<br />
<strong>Pendahuluan</strong> yang membenarkan keluaran<br />
wang dari Akaun <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong><br />
kepada Ketua Jabatan sahaja yang<br />
memerlukan wang tunai untuk<br />
menjalankan sesuatu program/aktiviti yang<br />
perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan.<br />
(PP 13/1990 Para 7.1)<br />
4
KUASA MELULUSKAN<br />
Perbendaharaan<br />
5
PERATURAN PERMOHONAN<br />
• Borang Kew.106 ( 5 salinan )<br />
• Borang Maklumat Sokongan<br />
(seperti Lampiran A<br />
Pekeliling Perbendaharaan<br />
Bil. 13 Tahun 1990 )<br />
6
PERATURAN PERMOHONAN<br />
... sambungan<br />
• Borang Permohonan dan Lampiran A-<br />
ditandatangani oleh :<br />
- Ketua Jabatan; atau<br />
- Pegawai Kanan.<br />
* Nama dan jawatannya dinyatakan<br />
7
PERATURAN PERMOHONAN<br />
... sambungan<br />
• Disokong dengan butiran terperinci<br />
perbelanjaan<br />
• Surat kelulusan khas daripada<br />
Perbendaharaan atau lain surat kuasa<br />
bagi aktiviti atau program yang tiada<br />
dalam Belanjawan Tahunan semasa<br />
8
PERATURAN PERMOHONAN<br />
... sambungan<br />
• Kadar untuk bayaran cenderamata,<br />
hadiah, saguhati, keraian, elaun<br />
makan dsbnya berdasarkan pekeliling yang<br />
berkuatkuasa seperti – PP 3/2003, PP4/2003,<br />
PP3/2005 dsbnya.<br />
* Jika tidak, perlu kelulusan khas Perbendaharaan<br />
9
PERATURAN PERMOHONAN<br />
... sambungan<br />
• Permohonan sekurang-kurangnya 14 hari<br />
sebelum aktiviti/program bermula.<br />
• Permohonan tidak akan dipertimbangkan<br />
jika aktiviti/program telah berjalan.<br />
Boleh terus caj ke vot.<br />
10
PERATURAN SETELAH PERMOHONAN<br />
DILULUSKAN<br />
Ketua Jabatan perlu menyediakan<br />
BUKU DAFTAR PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI<br />
Yang mengandungi :-<br />
a. Rujukan Fail Jabatan<br />
b. Jumlah <strong>Pendahuluan</strong> dan tarikh diluluskan.<br />
c. Nombor kelulusan Perbendaharaan<br />
d. Nama Pegawai yang diamanahkan dengan Wang<br />
<strong>Pendahuluan</strong>.<br />
e. Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Pelarasan /<br />
Penyelesaian<br />
f. Tarikh Aktiviti/Program disempurnakan<br />
g. Tarikh Penyata Perbelanjaan dikemukakan<br />
h. Tarikh Penyelesaian dengan butir-butir baucer dan lain-lain<br />
11
PERATURAN SETELAH PERMOHONAN<br />
DILULUSKAN<br />
... sambungan<br />
Buku Daftar permohonan <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong><br />
tersebut hendaklah diperiksa setiap suku<br />
tahun dan ditandatangani oleh Ketua<br />
Bahagian Kewangan, Kementerian/Jabatan<br />
berkenaan.<br />
12
PENYELESAIAN/PELARASAN<br />
PENDAHULUAN PELBAGAI<br />
• Penyelesaian <strong>Pendahuluan</strong><br />
- dalam tempoh 6 minggu dari tarikh<br />
penyempurnaan aktiviti / program dan<br />
dalam tahun kewangan yang sama.<br />
13
PENYELESAIAN/PELARASAN<br />
PENDAHULUAN PELBAGAI ... sambungan<br />
• Rekod perbelanjaan harian dan penyata<br />
perbelanjaan - tidak lewat 14 hari selepas<br />
aktiviti / program disempurnakan.<br />
• Dalam tempoh 21 hari selepas menerima<br />
penyata perbelanjaan tersebut pegawai<br />
pelarasan hendaklah menyelesaikan<br />
<strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> berkenaan.<br />
14
Proses Pelarasan /<br />
Penyelesaian<br />
1. Amaun perbelanjaan sama dengan<br />
pendahuluan pelbagai<br />
Pelarasan melalui baucar jurnal<br />
(jumlah tuntutan pendahuluan pelbagai)<br />
DT Vot/Akaun Amanah<br />
KT Amanah (8533XX/ 8534XX)<br />
15
Proses Pelarasan /<br />
Penyelesaian<br />
2 Amaun perbelanjaan kurang dari pendahuluan pelbagai<br />
2.1 Sediakan Penyata Pemungut bagi bayaran balik<br />
lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan<br />
serta merta)<br />
2.2 Pelarasan baucar jurnal (jumlah tuntutan<br />
pendahuluan pelbagai)<br />
DT Vot/Akaun Amanah<br />
KT Amanah (8533XX/ 8534XX)<br />
16
Proses Pelarasan /<br />
Penyelesaian<br />
3. Amaun perbelanjaan melebihi<br />
pendahuluan pelbagai<br />
<br />
Sediakan Baucar Bayaran tuntutan<br />
pelbagai<br />
17
Proses Pelarasan /<br />
Penyelesaian<br />
Pastikan semua pelarasan adalah disertakan dengan<br />
Penyata perbelanjaan, resit – resit dan slip pertukaran<br />
matawang asing (jika ada).<br />
Pastikan maklumat di skrin subsidiari/permohonan<br />
dimasukkan dengan lengkap sebelum menyimpan<br />
baucar jurnal di dalam sistem eSPKB. (Auto kemaskini<br />
Akaun subsidiari)<br />
# Nota : PTJ perlu menghantar penyata pemungut, resit<br />
(Kew. 38), baucar bayaran dan baucar jurnal ke<br />
Bahagian Kewangan<br />
18
Penyediaan Laporan<br />
1. Setiap Akhir Bulan<br />
Pastikan setiap akhir bulan, sediakan<br />
Laporan <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> yang<br />
belum selesai berdasarkan Buku Daftar<br />
<strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong>.<br />
Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang<br />
berkenaan untuk penyelarasan.<br />
19
Penyediaan Laporan<br />
2 . Setiap Suku Tahun<br />
Pastikan Penyata Mengenai <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong><br />
yang belum diselesaikan, disediakan tiap-tiap suku<br />
tahun dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir setiap<br />
suku tahun dikemukakan<br />
Kepada : -<br />
Ketua Setiausaha Perbendaharaan<br />
Salinan kepada: -<br />
i. Akauntan Negara Malaysia<br />
ii. Ketua Audit Negara<br />
20
Penyediaan Laporan<br />
• Penyata perlu mengandungi butir-butir<br />
<strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> yang belum diselesaikan<br />
sejak awal tahun dan sebelumnya.<br />
21
Penyediaan Laporan<br />
Sekiranya didapati semua pendahuluan<br />
telah diselesaikan maka Ketua Jabatan<br />
hendaklah mengesahkan kedudukan ini di<br />
atas penyata tersebut. (Penyata dengan<br />
catatan ‘TIADA’ perlu dikemukakan)<br />
22
Penyediaan Laporan<br />
3 . Setiap Akhir Tahun<br />
Senarai <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> yang belum diselesaikan<br />
oleh Kementerian / Jabatan perlu disediakan oleh<br />
Akauntan Negara dan Jabatan Yang Mengakaun<br />
Sendiri selepas tarikh 31 Disember tiap-tiap tahun,<br />
tetapi tidak lewat dari tarikh penutupan akaun<br />
dan dihantar<br />
Kepada : Ketua Setiausaha Perbendaharaan<br />
Salinan kepada: Ketua Audit Negara<br />
23
... sambungan<br />
Senarai tersebut hendaklah mengandungi butirbutir<br />
berikut :-<br />
a. Nama Kementerian/Jabatan<br />
b. Nombor Kelulusan Perbendaharaan<br />
c. Jumlah <strong>Pendahuluan</strong> dan tarikh diluluskan<br />
d. Baki yang belum dijelaskan<br />
24
SURCAJ DAN TINDAKAN TATATERTIB<br />
• Kegagalan pematuhan Peraturan-peraturan<br />
dalam Pekeliling Perbendaharaan 13/90 -<br />
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab<br />
boleh dikenakan surcaj dan atau tindakan<br />
tatatertib.<br />
25
PERINGATAN<br />
KELULUSAN PENDAHULUAN<br />
PELBAGAI BUKAN SATU<br />
KELULUSAN PERBELANJAAN.<br />
KETUA JABATAN ADALAH<br />
BERTANGGUNGJAWAB<br />
SEPENUHNYA ATAS<br />
PERBELANJAAN BERKENAAN<br />
MENGIKUT PERATURAN<br />
KEWANGAN BERKUATKUASA<br />
26
BORANG MAKLUMAT SOKONGAN BERHUBUNG DENGAN PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI<br />
1. Butir-butir mengenai aktiviti/program Untuk Kegunaan Perbendarahaan<br />
1.1 Tajuk Aktiviti .......................................................................................................................<br />
1.2 Tarikh diadakan ........................................................................<br />
2. Kelulusan Aktiviti/Program<br />
2.1 Sama ada aktiviti/program di bawah peruntukan Belanjawan semasa atau sesuatu Akaun Amanah<br />
Kementerian/Jabatan ...............................................<br />
2.2 Jika Peruntukan Belanjawan semasa Sama ada aktiviti/program tersenarai dalam Belanjawan Tahunan atau tidak<br />
................................................<br />
Jika tidak tersenarai, sila sertakan surat kelulusan khas daripada Bahagian Belanjawan,Perbendaharaan.<br />
2.3 Jika perbelanjaan dari sesuatu Akaun Amanah Rujukan peraturan Akaun Amanah berkenaan yang membolehkan<br />
maksud perbelanjaan ini.<br />
...................................................<br />
Sila sertakan surat dari Pegawai Pengawal Akaun Amanah yang mengesahkan perbelanjaan itu dibenarkan.<br />
2.4 Jika sesuatu kadar bayaran digunakan, sila nyatakan rujukan Pekeliling atau Peraturan Kewangan yang menetapkan<br />
kadar berkenaan atau sertakan surat kelulusan khas dari Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan.<br />
....................................................<br />
3. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab<br />
3.1 Nama dan jawatan pegawai yang akan diamanahkan dengan wang <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> serta bertanggungjawab ke<br />
atas perbelanjaan dan penyediaan penyata perbelanjaan berkenaan.<br />
....................................................<br />
....................................................<br />
3.2 Sama ada <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> lama ke atas nama pegawai tersebut di perenggan 3.1 di atas telah diselesaikan atau<br />
tidak.<br />
.....................................................<br />
29
3.3 Jika ada <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong> yang tertunggak sila beri butir-butir berkenaan seperti berikut:<br />
Bil. No. Rujukan Kelulusan Tarikh Diluluskan Amaun<br />
3.4 Sebab-sebab penyelarasan tidak dapat dilakukan<br />
..................................................................................................................<br />
3.5 Tindakan Jabatan yang telah diambil terhadap pegawai-pegawai berkenaan.<br />
(i) Pegawai yang diamanahkan dengan wang <strong>Pendahuluan</strong> <strong>Pelbagai</strong><br />
.....................................................<br />
(ii) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pelarasan .....................................................<br />
3.6 Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan <strong>Pendahuluan</strong><br />
<strong>Pelbagai</strong> yang diminta sekarang<br />
......................................................<br />
......................................................<br />
............................................<br />
(Tandatangan Ketua Jabatan)<br />
.............................................<br />
(Nama)<br />
.............................................<br />
(Jawatan)<br />
..............................................<br />
(Tarikh)<br />
Bahagian Pentadbiran,<br />
Perbendaharaan Malaysia.<br />
30
Nama Pegawai yang diamanahkan dengan Wang <strong>Pendahuluan</strong><br />
1. Serahkan cek kepada pegawai untuk ditunaikan di atas nama<br />
Ketua Setiausaha / Ketua Jabatan / perseorangan.<br />
2. Pastikan nama dan tandatangan pegawai dalam surat<br />
penyerahan wang pendahuluan pelbagai (salinan pejabat)<br />
3. Pastikan 2 salinan surat penyerahan diserahkan kepada pegawai<br />
bertanggungjawab.<br />
4. Pastikan salinan surat penyerahan difailkan<br />
5. Pastikan setelah pegawai menunaikan cek :-<br />
- Pegawai menandatangani akuan terima wang dalam surat<br />
penyerahan wang<br />
- Pegawai menandatangani Buku Serahan Wang sebelum<br />
menyerahkan wang pendahuluan tersebut.<br />
- Serahkan satu salinan surat penyerahan kepada pegawai<br />
dan satu salinan difailkan.<br />
33
Change language