Pedoman Teknis Bab V - P2KP

Bab 5. SISTEM INFORMASI MANAJEMENP2KP BERBASIS WEBSITE5.1. PendahuluanSistem Informasi Manajemen (SIM) P2KPmerupakan salah satu alat yang sangat strategisuntuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadapkegiatan proyek. SIM juga diharapkan mampumenyajikan informasi yang akurat sebagai dasar bagipengambilan kebijakan dan keputusan stakeholdersP2KP dalam rangka perbaikan atau tindakan korektifsecara cepat dan peningkatan kinerja proyek.Agar SIM dapat berdaya guna perlu adanyadukungan manajemen pelaksanaan pengoperasianSIM, sumber daya manusia yang memadai,tersedianya aplikasi dan infrastruktur yang dibutuhkanselama pengoperasian SIM.Dengan tersedianya jaringan internet yang fasilitasservice providernya mulai menjangkau ke seluruhpelosok, maka komunikasi data dalam SIM akandapat berjalan secara on line sehingga data atauinformasi yang disajikan oleh SIM akan selalu up todate. Sehingga pelaku-pelaku P2KP, termasuk BKMdan masyarakat, diharapkan dapat melaksanakanSIM berbasis komputer secara tepat dan mudah.5.2. Tujuan• Mendorong agar mekanisme monitoringpelaksanaan kegiatan P2KP oleh para pelaku(KMP, KMW, Fasilitator, BKM dll) dapat terlaksanadengan baik, sesuai ketentuan pedoman P2KPdan efektif serta tepat waktu, sehingga dapatdigunakan sebagai dasar bagi pengambilankeputusan pihak stakeholder proyek sesuaitingkatannya, untuk meningkatkan kinerjapelaksanaan kegiatan;• Sebagai salah satu sarana penyebarluasanpelaksanaan kegiatan P2KP, baik kepada stakeholderP2KP maupun pihak-pihak terkait lainnya,sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas(gambar C-4); dan• Terbentuk database kegiatan P2KP yang lengkapdan terkini (up to date) untuk menganalisispelaksanaan kegiatan P2KP dan pembuatanlaporan tepat waktu.5.3. SasaranSasaran pelaksanaan SIM P2KP adalah untukmendapatkan informasi proses pelaksanaan sertakemajuan kegiatan P2KP, yang berkaitan dengan:• Pelaksanaan pengembangan masyarakat;• Pelaksanaan pemanfaatan dana bantuanmasyarakat (BLM dan PAKET)• Permasalahan yang timbul di lapangan5.4. Strategi Pengembangan SIMStrategi dan rencana pengembangan sistiminformasi manajemen adalah untuk mendukungpengendalian pelaksanaan P2KP, yang padaimplementasinya akan merupakan alat strategis untukmemonitor pelaksanaan kegiatan P2KP.Pengembangan sistim informasi P2KP danpengendalian pengelolaan SIM P2KP merupakantanggung jawab KMP, sebagai salah satu bagian daritugas pokoknya, yakni monitoring.Berdasarkan tahapan kegiatan pelaksanaanProyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan165

proyek P2KP pengembangan SIM P2KP dapatdikelompokan kedalam lima subsystem sebagaiberikut :• Monitoring pemberdayaan masyarakat• Pelaksanaan kegiatan komponen dana BLM dandana PAKET• Monitoring pengelolaan keuangan P2KP/Replenishment• Pengelolaan pengaduan masyarakat• Sistem Peringatan dini (alert system)5.5. Prinsip Pengelolaan Data danPengelolaan InformasiDidalam implementasi sistim informasimanajemen dilaksanakan secara bertingkat disetiaplevel pelaku/konsultan, agar dapat memenuhikebutuhan sesuai tingkatannya dalam pembuatanlaporan dan pengambilan keputusan. Dengandemikian pada tingkat yang terbawah akan memilikidata yang rinci sedang tingkat yang teratas dapatmemiliki informasi yang akurat untuk dilaporkankepada para pelaku ditingkat pusat (DiagramHubungan Pengelolaan Data dan PengambilanKeputusan (gambar 1)).Data pengembangan kelembagaan BKM, UPKdan KSM, Ormas, Orsospol, aparat pemerintah,individu pelaku utama P2KP atau sumber-sumberlainnya. Sumber data ini dihimpun secara rutin olehtim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadipada lingkup BKM, guna peremajaan/update data.Data dari tim fasilitator direkam di Subtim LeaderKMW dan diverifikasi kebenaran datanya, setelahlengkap dan benar data diserahkan ke KMW untukdiolah ditingkat KMW dan informasi ringkasandilaporkan ke KMP dan seterusnya, hinggamerupakan informasi akurat untuk diserahkan kePMU/Proyek sebagai bahan pengambilan keputusanpara pelaku di tingkat pusat, serta untuk pelayanandata dan informasi kepada masyarakat. (MekanismePengumpulan dan Pengolahan data (gambar 2)).Semua data dihimpun secara rutin oleh tim fasilitator atas dasar perkembangan yang terjadi pada lingkup BKM,guna peremajaan/update data166 Pedoman Teknis

Diagram 5.1Hubungan Pengelolaan Data dan Pengambilan KeputusanProyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan167

Diagram 5.2. Mekanisme Pengumpulan dan Pengolahan DataBKM Tim FasilitatorKoordinatorKotaKMW RM KMP1. Atas dasar perkembangan yang terjadi padalingkup BKM, maka untuk peremajaan (update)data, fasilitator melakukan pengumpulan data.2. Oleh fasilitator data dialihkan kedalam formatyang sudah disediakan sesuai aturan yang adadalam manual kemudian dientri ke dalam komputerlalu format-format data data manual tersebutdiserahkan kepada Koordinator kotaSumberDataKSM, BKMMasyarakatDataDataVerifikasi3. Setelah direkam kedalam komputer, KoordinatorKota melakukan verifikasi kesesuaian data darisetiap faskel melalui data yang kasuk kekomputer.a. Data yang tidak valid wajib diperbaiki olehfaskelb. Data yang valid direkam kedalam komputersebagai data SIMValid ?Data SIMYa4. SIM KMW melakukan penggabungan data laporanperkembangan BKM, KSM dan masyarakat untukdibuat laporan rekapitulasi, analisis data danhasilnya diserahkan kepada RMData SIMAnalisis &MonitoringData SIM &InformasiData SIM &Informasi5. Informasi yang diterima dari KMW diintegrasikanoleh RM, dikompilasi, diserahkan kepada KMP,dikompilasi dan informasinya didistribusikankepada para pelaku di tingkat pusat.ArsipAnalisis &MonitoringInformasiAkurat6. Pemanfaatan informasi yang berbasis SIM untukmendukung pengambilan keputusan, serta untukpelayanan data dan informasiKeputusanKeputusanKeputusanPengambilanKeputusanPengambilanKeputusanPengambilanKeputusanPelaku diTingkat PusatPengambilanKeputusan168 Pedoman Teknis

Diagram 5.3Disain SIM P2KP: Database Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM)Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan169

Diagram 5.4Proses Pengolahan Data Laporan Keuangan P2KP dan Replenishment170 Pedoman Teknis

Diagram 5.5Sistem Peringatan Dini (Alert System )Proyek Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan171