Relazione sulla Corporate Governance (Marzo 2006) - Fiat SpA

Procedura per il
conferimento di incarichi
a società di revisione
Procedura per la gestione
delle denunce
Disclosure Controls
& Procedures
Diffusione notizie
price sensitive
afferente la “Disciplina della responsabilità amministrativa degli enti” ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 e
successive integrazioni.
Il Modello é redatto in ottemperanza alle linee guida formulate da Confindustria e predispone un sistema di
procedure e controlli finalizzati a ridurre il rischio di commissione dei reati previsti dal D. Lgs. n. 231/2001 e si
compone di una Parte Generale e di Parti Speciali che contemplano, per singola fattispecie di reato, il sistema
di procedure e controlli applicabili alla Società.
Al fine di svolgere il compito di promuovere l’attuazione efficace e corretta del Modello anche attraverso il
monitoraggio dei comportamenti aziendali ed il diritto ad una informazione costante sulle attività rilevanti, è
stata istituita la funzione di Organismo di Vigilanza, affidata al Preposto al Sistema di Controllo Interno.
Le società del Gruppo stanno progressivamente adeguando i loro Modelli di Organizzazione, gestione e
controllo in coerenza con le Linee Guida di Gruppo, approvate dal Consiglio di Amministrazione di Fiat S.p.A.
del 28 febbraio 2005, per quanto applicabili alle realtà specifiche. Con riferimento alle società del Gruppo che
stanno adottando il Modello, le stesse provvedono secondo la metodologia esposta nelle Linee Guida di
Gruppo dopo aver autonomamente individuato i rispettivi processi sensibili e le relative procedure specifiche.
La procedura ha lo scopo di disciplinare il conferimento di incarichi da parte di Fiat S.p.A. e sue controllate ai
revisori di Gruppo ed ai soggetti alle stesse correlati, al fine di salvaguardare il requisito di indipendenza delle
società incaricate della revisione contabile. Per “soggetti correlati alle società di revisione” si intendono le
società e studi professionali che intrattengono rapporti a carattere continuativo (cosiddetto “network”).
Tale procedura ha ad oggetto l’individuazione degli incarichi di revisione contabile ed attività connesse (Audit
Services), di quelli attinenti altre attività di revisione contabile (Audit Related Services) nonché di quelli aventi ad
oggetto materie non correlate alla revisione contabile (Non Audit Services). Per ogni categoria di servizi
vengono stabiliti facoltà e limiti di conferimento nonchè le modalità procedurali di approvazione e gli obblighi
di informativa dei dati consuntivi.
In applicazione del Modello Organizzativo, del Codice di Condotta e del Sarbanes Oxley Act Section 301 in
tema di “Whistleblowing”, é stata adottata una procedura per disciplinare la gestione delle denunce e dei
reclami, provenienti da soggetti interni o esterni alla Società, relativi a situazioni di sospetta o presunta
violazione dell’etica di comportamento, frodi in ambito del patrimonio aziendale e/o di bilancio, comportamenti
vessatori nei riguardi di dipendenti o terze parti, reclami relativi alla contabilità, ai controlli contabili interni e alla
revisione contabile.
La procedura definisce i compiti e le responsabilità dei diversi organi aziendali, regolamenta le attività di
ricevimento della denuncia, di verifica, di definizione e di informativa degli eventuali provvedimenti disciplinari.
La Procedura ribadisce l’impegno del Gruppo a garantire il denunciante anonimo o in buona fede contro
qualsiasi forma di ritorsione.
Informazioni societarie e rapporti con azionisti ed investitori
Fiat promuove un’attiva politica di comunicazione verso gli azionisti privati, gli investitori istituzionali ed il
mercato finanziario, nella convinzione che la trasparenza e la completezza della comunicazione finanziaria e
societaria siano valori di primaria importanza.
La diffusione di documenti ed informazioni riguardanti la Società avviene nel rispetto dei “Controlli e Procedure
relativi alla Divulgazione dell’Informativa esterna” (Disclosure Controls & Procedures) adottati in conformità
dello U.S. Securities Exchange Act del 1934 e dello U.S. Sarbanes Oxley Act del 2002. In base a tali Controlli e
Procedure vengono diffuse, anche in forma elettronica attraverso il sito internet, l’informativa economica
finanziaria periodica e straordinaria e le informazioni “price sensitive”.
Inoltre già nel 2000 era stata adottata una procedura interna per il trattamento delle informazioni riservate
diffusa mediante apposita disposizione organizzativa dell’Amministratore Delegato. In essa vengono definite le
tipologie di “informazioni riservate”, sono indicati compiti e ruoli dei responsabili deputati alla gestione di tali
informazioni, vengono richiamate le norme che regolano la diffusione delle notizie “price sensitive” e le
modalità che i responsabili sono tenuti ad utilizzare per il trattamento e la pubblicazione di tali notizie. Tale
procedura, che ha lo scopo di prevenire ed evitare le possibili fughe di notizie riservate, richiama anche le
sanzioni previste in questi casi dal Codice di Condotta a carico dei dipendenti, mentre ricorda che al rispetto
delle stesse disposizioni e cautele sono tenuti anche amministratori e sindaci.
8 Relazione sulla Corporate Governance