Relazione sulla Corporate Governance (Marzo 2006) - Fiat SpA

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Relativamente ai costi sostenuti per le suddette attività Fiat Revi effettuerà apposite analisi atte a verificare: ■ la sussistenza dell’autorizzazione a conferire l’incarico; ■ l’ammontare riconosciuto alla società di revisione a fronte dell’incarico conferito; ■ l’avvenuta comunicazione a Fiat Revi dei costi sostenuti, nel corso delle rilevazioni di cui in precedenza. Il Comitato per il Controllo Interno informa annualmente il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale in merito ai costi sostenuti per gli Incarichi in argomento ed alla situazione dei contratti in essere. Approvazione: Consiglio di Amministrazione del 23 dicembre 2004 In vigore: Dal 1° gennaio 2005 62 4 – Procedura di gruppo per il conferimento di incarichi a società di revisione
5 – Procedura per la gestione delle denunce GESTIONE DENUNCE 1. PREMESSA Le denunce riguardano situazioni di sospetta / presunta violazione dell’etica di comportamento (codice di condotta), frodi in ambito patrimonio aziendale / bilancio, comportamenti vessatori nei confronti di dipendenti o di terze parti. Comprendono inoltre i reclami ricevuti dalla Società ad opera di soggetti interni o esterni alla stessa e riguardanti la tenuta della contabilità, i controlli contabili interni o la revisione contabile. In genere le denunce sono inviate al Top Management del Gruppo o dei Settori/Società, o ai responsabili delle Funzioni Risorse Umane, Legale, Internal Audit; in altri casi sono inviate ad un Manager di fiducia o ad altri soggetti, ivi compresi i componenti del Consiglio di Amministrazione (C.d.A.), del Collegio Sindacale, del Comitato per il Controllo Interno. 2. NORMATIVA ESTERNA E INTERNA APPLICABILE La Section 301 del Sarbanes-Oxley Act, a cui Fiat S.p.A. deve attenersi, richiede di gestire le denunce e di garantire l’anonimato del denunciante. Il Codice di Condotta ed il Modello di organizzazione, gestione e controllo (il “Modello Organizzativo” predisposto ai sensi del D.Lgs. 231/01) adottati dal Gruppo, indicano che i destinatari delle denunce possono essere il diretto superiore gerarchico, o il Preposto al Sistema di Controllo Interno / Compliance Officer (Organismo di Vigilanza del Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231/01) di Fiat SpA, (d’ora in avanti “Preposto”) nonché i Compliance Officer dei Settori. I suddetti documenti ribadiscono l’impegno del Gruppo a salvaguardare l’anonimato del denunciante (che firma la denuncia o che effettua verbalmente la denuncia di un evento contrario ai principi etici), ed a garantire che i dipendenti, anche non identificatisi, che segnalino violazioni non siano soggetti ad alcuna forma di ritorsione. 3. COMPITI E RESPONSABILITÀ Ai fini della presente procedura, si attesta che la decisione finalecirca la fondatezza o meno delle denunce rientra nelle competenze del Preposto di Fiat S.p.A., il quale condivide con il Comitato Denunce, di cui al successivo paragrafo 6, la valutazione delle risultanze delle verifiche effettuate dallo stesso al fine di assumere, ove necessario, i relativi provvedimenti. Si precisa che: ■ rientra nei compiti del Preposto di Fiat S.p.A. informare nel corso delle riunioni periodiche il Collegio Sindacale ed il Comitato per il Controllo Interno in merito alle evidenze di tale attività, ■ in caso di denunce riguardanti il bilancio, la contabilità, i controlli contabili interni e la revisione contabile, il Collegio Sindacale ha la facoltà di richiedere al Preposto di Fiat S.p.A. ulteriori approfondimenti, eventualmente ampliando il campo di indagine, la modifica dei provvedimenti adottati e l’adozione di provvedimenti supplementari. 4. PROCESSO La procedura Gestione Denunce ha valore per tutte le Società del Gruppo in tutti i Paesi. Il processo prevede le seguenti attività: ■ ricevimento della denuncia e relativa protocollazione e custodia; ■ valutazione degli elementi oggettivi e soggettivi che caratterizzano la denuncia; 5 – Procedura per la gestione delle denunce 63
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