Relazione sulla Corporate Governance (Marzo 2006) - Fiat SpA

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PROCESSO DI ADOZIONE DELLA PROCEDURA ED INFORMAZIONE AI DIPENDENTI ED AI TERZI Su proposta del Preposto, il Comitato per il Controllo Interno valuta la Procedura Gestione Denunce e ne propone l’adozione al Consiglio di Amministrazione che la approva sentito il Collegio Sindacale. La procedura ha valore per tutte le Società del Gruppo in tutti i Paesi, nel rispetto delle normative locali applicabili. L’adozione della procedura è segnalata al Comitato per il Controllo Interno di Fiat S.p.A. Al fine di dare efficacia alla comunicazione / informazione ai dipendenti del Gruppo occorre attivare il seguente processo: ■ il CEO di Fiat S.p.A. invia il testo della procedura ai CEO ed ai Compliance Officer di Settori e Società, dando mandato di attivare il processo di diffusione; tale procedura sarà accompagnata da una lettera in cui, richiamando la normativa Sarbanes-Oxley Act, i principi del Codice di Condotta e del Modello Organizzativo ex. D. Lgs. 231/2001, evidenzia l’importanza della trattazione uniforme nel Gruppo delle denunce ed i requisiti oggettivi e soggettivi che le denunce devono avere al fine di attivare le verifiche necessarie; ■ la procedura Gestione Denunce viene inserita nell’Intranet di Gruppo (area Corporate Governance) e viene tradotta nelle stesse lingue utilizzate per il Codice di Condotta; ■ i Compliance Officer, di concerto con la funzione Risorse Umane di Settori e Società informa direttamente tutti i dirigenti ed invita i responsabili di Funzione ad attivarsi per informare i propri collaboratori; ■ i Notiziari Interni dei Settori e Società devono riportare uno stralcio della procedura Gestione Denunce; ■ nei corsi istituzionali di Isvor si fornisce un quadro generale della procedura Gestione Denunce (contenuti analoghi a quanto inserito nei Notiziari). Approvazione: Consiglio di Amministrazione del 23 dicembre 2004 In vigore: Dal 1° gennaio 2005 68 5 – Procedura per la gestione delle denunce
6 – Regolamento del Comitato Controllo Interno COMPOSIZIONE Il Comitato Controllo Interno istituito dal Consiglio di Amministrazione di Fiat S.p.A. (il Comitato) è composto da almeno tre amministratori. I componenti il Comitato ed il suo Presidente vengono nominati dal Consiglio di Amministrazione e possono essere da questo rimossi. Se non vi ha provveduto il Consiglio, il Comitato nomina un Segretario scelto anche al di fuori dei propri componenti. In ottemperanza al Codice di Autodisciplina ed alle norme che regolamentano i mercati azionari su cui il titolo Fiat è trattato, il Comitato è interamente composto di amministratori indipendenti. Tutti i componenti il Comitato dovranno avere le necessarie competenze per svolgere i compiti loro affidati. COMPITI Il Comitato ha il compito di assistere, con funzioni istruttorie, consultive e propositive, il Consiglio di Amministrazione nelle proprie responsabilità relative all’affidabilità del sistema contabile e delle informazioni finanziarie, al Sistema di Controllo Interno, all’esame delle proposte di incarico dei revisori esterni ed alla supervisione dell’attività di Internal Audit. In particolare, il Comitato dovrà: 1. Sistema di Controllo Interno 1.1 Assistere il Consiglio nel fissare le linee di indirizzo del Sistema di Controllo Interno; 1.2 Assistere il Consiglio nel verificare periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del Sistema di Controllo Interno, con la finalità di assicurare che i principali rischi aziendali siano identificati e gestiti in modo adeguato; 1.3 Valutare il piano di lavoro preparato dal Preposto al controllo interno e ricevere le relazioni periodiche dello stesso; 1.4 Riferire al Consiglio, almeno semestralmente, in occasione dell’approvazione del bilancio e della relazione semestrale, sull’adeguatezza del Sistema di Controllo Interno; 1.5 Valutare la collocazione organizzativa ed assicurare l’effettiva indipendenza del Preposto al Sistema di Controllo Interno in tale sua funzione anche alla luce del Decreto Legislativo 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle società. 1.6 Valutare la Procedura di Gestione Denunce e, con l’assistenza del Preposto al controllo interno, esaminare le segnalazioni pervenute al fine di monitorare l’adeguatezza del Sistema di Controllo Interno. 2. Principi contabili Valutare, unitamente al responsabile della funzione amministrativa ed alla società di revisione: (a) l’adeguatezza dei principi contabili utilizzati; e (b) la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato. 3. Società di revisione 3.1 Valutare con l’assistenza del Preposto, del responsabile della funzione amministrativa e del responsabile dell’Internal Audit, le proposte presentate dalle società di revisione per ottenere l’affidamento del relativo incarico, formulando al Consiglio di Amministrazione un parere sulla proposta di affidamento dell’incarico che il Consiglio dovrà presentare all’Assemblea; 3.2 Valutare il piano di lavoro predisposto per la revisione ed i risultati esposti nella relazione e nella lettera di suggerimenti; 3.3 Esaminare, con l’assistenza del Preposto, le proposte di affidamento alle società di revisione, o ad altri soggetti che intrattengono con esse rapporti di carattere continuativo, di incarichi diversi da quello di 6 – 6 – Regolamento del Comitato per il Controllo interno 69
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