Il colloquio professionale - Shop - Wolters Kluwer Italia

PresentazionePRESENTAZIONECon il termine colloquio si identifica genericamente “la conversazione tra due o pochepersone tra loro” (diz. Treccani), l’aggettivo “professionale” ne declina le peculiaritàall’interno del setting aziendale, configurandosi in primo luogo, come l’incontro trapersone.Se è vero che sono due soggetti a incontrarsi durante un colloquio è opportuno non dimenticarsiche esiste un terzo partecipante, ovvero la relazione interpersonale. Il processocomunicativo si configura infatti come una triade in cui gli attori condividono la relazioneche in quel preciso momento contribuiscono a co-costruire. Nell’incontro conl’altro è importante che gli attori diano rilevanza alla reciproca considerazione, veicolandocontenuti ma anche adottando un approccio comunicativo che riconoscal’esistenza dell’altro in quanto persona, soddisfare il bisogno di riconoscimento e distimolare la consapevolezza di sé nel proprio interlocutore.Affrontare il tema del colloquio professionale significa occuparsi dunque della relazioneinterpersonale. La nostra trattazione seguirà una prospettiva nella quale la relazionecapo-collaboratore viene interpretata come momento che acquisisce valore anchein quanto incontro e scambio relazionale, e non unicamente come sessione di trasferimentodi informazioni nella quale riproporre una dinamica comando-controllo (capo) oun’operatività semplicemente esecutiva (collaboratore). Durante il colloquio capo e collaboratoreco-costruiscono attivamente lo spazio relazionale, generando opportunità dicrescita reciproca. Questa prospettiva favorisce la realizzazione di un incontro che diarealmente valore alla persona e che stimoli lo sviluppo organizzativo.Il colloquio è la forma più immediata di comunicazione tra le persone ed in azienda èuno strumento basilare per l’efficienza e l’efficacia di chi ci lavora ed in ultimodell’organizzazione stessa. Eppure viene dato per scontato in molti casi, a meno dinon avere una specifica preparazione sull’argomento che può venire o dal ruolo che siricopre (Risorse umane ad esempio) o dall’esperienza. Per molti rimane qualcosa dibanale nella sua semplicità, utilizzato ed importante, ma alle volte non compreso finoin fondo e non sfruttato in tutte le sue potenzialità.Quanto esposto configura un ipotetico continuum dove all’attenzione al contenuto informativosi contrapponga la centratura sulla relazione, polo quest’ultimo verso il qualesi colloca il nostro testo. Adotteremo infatti una filosofia che ha nell’orientamentoIPSOA – Il colloquio professionale 5

PresentazioneL’intento è dunque quello di proporre una sorta di “guida all’uso” che accompagni illettore passo passo e lo supporti nella gestione del colloquio. Per tale ragione la strutturadel libro si articola attraverso una progressione per fasi che, partendo dagli elementianticipatori il colloquio, si conclude con gli aspetti legati ai momenti successivi ad esso,coprendo, con un arco ideale, tutti i momenti di questo importante scambio relazionale.Il testo si rivolge a professionisti del modo delle risorse umane, a formatori e naturalmentead entrambi gli attori del colloquio: capi e collaboratori.IPSOA – Il colloquio professionale 7

1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo?1. IN PREPARAZIONE DEL COLLOQUIO: QUALE LO SCOPO?Sembra una banalità, ma quanti si chiariscono con precisione che cosavogliono ottenere quando chiedono un colloquio? Oppure che cosa a-spettarsi, se ne sono stati invitati? I primi a grandi linee ne hanno un’idea(ma quanto precisa?), i secondi è possibile che non si siano fatti troppedomande prima di presentarsi.Si immagini la seguente conversazione tra Rossi e il suo capo: “Dovreiparlarle, perché io non ce la faccio a seguire tutto: ho bisogno di risorse ese non mi alleggerisce alla fine scoppio anch’io e il progetto si ritrovasenza persone. E allora dopo che farete?”Quanto Rossi si è chiesto con precisione di che cosa vuole parlare e checosa vuole ottenere? Quanto realistiche sono le richieste? Ed il capo decideràdi ascoltare Rossi oppure si farà acriticamente guidare dalla situazioneche ormai è in stallo da tempo? Sarebbe bene che prima del colloquioentrambi avessero chiaro che cosa sia possibile fare tenendo presentela realtà – e non i desideri o i pregiudizi – per poter avere un colloquiocostruttivo e non arroccato su posizioni opposte. Altre volte, sia perchési è stati presi di sorpresa sia perché non si hanno le idee chiare, la conversazionesi allontana dall’argomento originario, ritrovandosi così conmolti discorsi e nessuna sostanza.Grazie ad una opportuna preparazione al colloquio, dovuta ad una primaanalisi dei fatti e delle possibilità, anche in una situazione che sembrasenza uscita ci sono comunque margini per una conversazione: se Rossisi è presentato per parlare del progetto, è opportuno sapere perché. Èopportuno quindi lavorare con gli elementi che si presentano e non liquidarlocon un semplice “non si può fare, l’abbiamo già detto”, (se fruttodella percezione di una parte sola). È possibile che almeno temporaneamentela conversazione degeneri in manifestazioni di rabbia o frustrazione,oppure che si cerchi di estorcere promesse (che si sa già sarannodifficili da mantenere); è anche possibile che la conversazione si allontanidall’argomento originario per seguire ricusazioni o lamentele e siperda di vista il vero oggetto del discorso. In queste situazioni il colloquiocome minimo non è costruttivo. È importante quindi “prepararsi”.8 IPSOA – Il colloquio professionale

In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1.Attraverso questo capitolo, assieme a quello sulla preparazione, si proponeuna scomposizione in parti del colloquio, perché il lettore possaavere distinti gli elementi di cui è composto e riflettere sui passaggi a luipiù nuovi. Attraverso quindi le domande proposte e le riflessioni suggeritesi vuole accompagnare il lettore verso il chiarimento dei suoi motiviprima di affrontare un colloquio.1.1 Analisi della situazioneÈ utile fermarsi a scomporre la situazione che si va ad affrontare: il colloquioha una parte di relazione ed una parte obiettiva di fatti. La relazionea sua volta dipende da “me” e da “tu/voi”. Ci troviamo quindi nellaseguente situazione S:S = (io + tu/voi) + fattiDa cui si capisce che se c’è una variabile, questa è proprio la relazione (io+ tu/voi), mentre i fatti sono esogeni e dati. Allora, perché non prepararsianche sulla variabile oltre che sulle parti più facilmente identificabili?Proprio perché è una variabile? Bene, dedicandovi attenzione faremo inmodo che non si trasformi in una variabile impazzita. Inoltre, vale la penaconsiderare anche la situazione endogena al colloquio che incide moltissimo,perché le circostanze impostano il clima della nostra relazione.Rossi sarà un po’ più nervoso andando a chiedere risorse da allocare sulprogetto, mentre sarà più rilassato andando ad una riunione di iniziod’anno sulle strategie di settore. Il suo capo potrà essere fermo sul numerodi risorse da allocare (o non allocare), ma mantenendo la trasparenza ela disponibilità all’ascolto. Tutto questo farà parte della nostra analisi.IPSOA – Il colloquio professionale 9

1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo?Domande utili da porsi per prepararsi ad un colloquio1) Che cosa voglio ottenere?2) Quali sono i dati obiettivi?3) Chi è la controparte con cui mi confronto?4) Che cosa vuole ottenere la controparte?1.2 Che cosa voglio ottenerePer rispondere a questa domanda, è necessario farsene altre, perché saperecon chiarezza che cosa si vuole ottenere dal colloquio può non essereimmediato.Il risultato che vorrei ottenereElementi da considerareChe cosa voglioEntro quandoQuali indicatori tengo presenteper capire che ho ottenutoquello che voglioQuali risorse ho già perandare in quella direzioneQuali risorse mi mancanoDescrizionePer definire che cosa voglio, è necessario vedere la situazionedalla prospettiva personale e prendere in considerazionele cose su cui si ha il controllo.Farsi un piano temporaleControllare man mano che ci lavoro se rispettol’obiettivo/i tempiPrendere in considerazione i punti di forza (miei) che miagevolanoPrevedere che cosa manca (risorse endogene, ad esempiocomportamento o attitudine a qualcosa) e come ottenerleSolo un’aggiunta relativa alla prima domanda: se non si può far altro, rimanesempre l’ultima carta: agire su se stessi. Non ci si può far nulla? Sipuò però lavorare verso un’accettazione della situazione, per allentare larabbia, la frustrazione, l’ansia, la preoccupazione.10 IPSOA – Il colloquio professionale

In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1.Ad esempio: non si ha una buona relazione con un collega. L’obiettivonon deve essere “Voglio che prendano le mie parti, facendo così smettereil comportamento non tollerabile del mio collega”; quanto “Che cosaposso fare io per vivere meglio questa situazione?”.1.3 Quali sono i dati obiettiviPer raccogliere i dati obiettivi con precisione è fondamentale essere oggettivi,proattivi e non mentire a se stessi – e agli altri in seguito.Raccogliere le informazioni a disposizione, fare delle proiezioni sullapossibile evoluzione, confrontarsi con colleghi che hanno vissuto la stessaesperienza: va bene. È importante che la tesi sostenuta sia argomentatae fondata su basi verificabili.Sperare che tutto sommato le cose si sistemeranno con il tempo, ricordarsidi quella volta che era molto peggio, cercare una scorciatoia, dare lacolpa a qualcuno/qualcosa: non va bene. I fatti vanno affrontati, di chiunquesia la colpa e per qualsiasi motivo si sia verificata quella situazione,senza nascondersi dietro a fattori ormai irrilevanti (ad esempio “non eradi mia pertinenza”).Mentre è facile prendere in considerazione la proattività e l’obiettività,sembra strano che uno dei requisiti sia non mentire a se stessi. Eppureavviene più di quanto ci si possa render conto: per pigrizia, paura, inesperienza,od altro, alle volte ci si avventura in colloqui in cui si affrontaquello che non è, rifiutandosi di accettare quello che è. Ad esempio:“Dovrò spostare questa risorsa, so che non la prenderà bene mad’altronde non c’è altro da fare. Le procedure mi richiedono lo spostamentoed io devo “solo” comunicarglielo. Bene procediamo: Lorenziniho da parlarle…”. Si mente a se stessi quando si pensa che sia “solo” unacomunicazione da manuale: Lorenzini farà il diavolo a quattro o cadrà indepressione o si appellerà ai suoi diritti o inimicherà il gruppo a cui appartiene(e che rimane a lavorare con noi) o altro ancora. Meglio quindicircostanziare l’argomento di cui si deve parlare, prevedendo anche possibiliscenari a cui si può andare incontro.IPSOA – Il colloquio professionale 11

1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo?Come detto, un errore tipico che fa rimanere solo superficialmente sulproblema avviene quando si incolpano gli altri. È possibile che la situazionesia stata creata dal comportamento di un terzo e che cambiarequalcosa non sia nelle possibilità o nei compiti di competenza. Quindi sicomincia con: “se solo Roversi non avesse fatto quell’errore/il fornitorenon fosse stato in ritardo/il cliente ci avesse dato tutte le informazioni intempo…” etc. Sfogarsi è lecito, soprattutto se si è dedicato molto tempoed attenzione ad un progetto; mentre rimanere allacciati al circolo dellalamentela fa sembrare polemici e soprattutto non risolve nulla.1.4 Chi è la controparte con cui ci si confrontaIl messaggio va calibrato a seconda della persona con cui si ha il colloquiograzie alla conoscenza pregressa con la stessa o alle informazioniraccolte. È importante sottolineare come la taratura sia un processo indivenire, dove il comportamento dell’altro dà la direzione. Non bastaprepararsi al colloquio, bisogna tenere ben presente anche la relazionedurante lo stesso, altrimenti si rischia di esagerare, creando dei pregiudizi– quello che si chiama anche la lettura della mente dell’altro, abilità in cuinessuno eccelle.Dunque predisporsi al colloquio con quella persona: raccogliere le idee,informazioni, punti di forza e di debolezza e quindi cercare di immaginarsiche tipo di colloquio si andrà ad affrontare. Non per ingraziarcil’altro o evitare confronti chiarificatori, quanto per aggiungere elementiimportanti. Ad esempio, se si sa che Varesi è timido, è bene lasciargli iltempo di sentirsi a proprio agio; se è scorbutico, non lasciarsi impressionaredalle risposte e tenere invece il contenuto delle stesse. Di contro, seil collaboratore ha in agenda un colloquio col superiore, è opportuno cheabbia chiaro i propri argomenti e tenga in considerazione la personalitàdel capo, per poter utilizzare il più possibile gli elementi a lui conosciuti.Predisporsi ad avere un colloquio vuol dire creare una melodia che dipendeanche dalla controparte: prendere in considerazione le sue reazionio aspettative aiuta ad avere una comunicazione più diretta al punto dovesi vuole arrivare.12 IPSOA – Il colloquio professionale

In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1.1.5 Che cosa vuole ottenere la controparteAvere quante più informazioni possibili anche sulle aspettative dell’altroaiuta. Ad esempio, aiuta a cercare un compromesso – se ciò è opportuno– oppure a mettere in chiaro aspetti non correttamente tralasciati in passato.Il colloquio sarà allora come un lavoro di sartoria, fatto su misuracon la controparte con cui ci si trova a parlare. Il “vestito” però non saràindossato solo dall’altro: quanto più ci si capisce e si trovano terreni comuni,tanto più si condividono i risultati.Questa analisi non porta via molto tempo, anzi ne fa risparmiare. Si appellasempre alla logica della comunicazione più trasparente e facilitantepossibile che non può che portare risultati più positivi.Si ripropone qui l’avvertenza come precedentemente scritto di non leggerela mente, quanto di prepararsi ad incontrare l’altro. Questo paragrafoesorta a chiarire le posizioni da discutere o riflettere anticipatamentesulle aspettative dell’altro, in modo da sostanziare le proprie affermazionicon dati significativi per entrambi. È importante tuttavia non saltare aconclusioni: un conto è il lavoro preparatorio fatto prima del colloquioper rendere migliore la comunicazione, un conto è “pensare per l’altro” edarsi delle risposte che potrebbero essere non corrette.SintesiElementi da considerareChiarirsi che cosa si vuoleottenerePrepararsi su quello che presumibilmentevuole l’altroNon leggere la menteDescrizioneIndividuare l’argomento da discutere con l’obiettivoche si vuole raggiungere ed attenervisiPrepararsi dei possibili scenariNon saltare a conclusioniE il responsabile di Rossi? Lo avrà ascoltato; non avrà perso di vistal’oggetto della discussione; avrà anticipato alcune richieste di Rossi parlandoneinsieme ed assicurandosi che tutti i punti siano stati toccati; avràmantenuto la discussione nella situazione presente e plausibilmente futura,senza permettere troppo spazio alle recriminazioni del passato.IPSOA – Il colloquio professionale 13

1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo?Rossi di contro avrà esposto il più chiaramente possibile le sue ragioni eavrà proposto degli scenari realistici? Insieme avranno cercato un buoncompromesso.Mentre il capo di Lorenzini si sarà preparato ad un colloquio emotivamenteimpegnativo; avrà indagato qual è l’elemento di maggior dannoper Lorenzini per poter discutere il vero problema e spiegare inquest’ottica le ragioni della decisione; non avrà lasciato nessuna domandainevasa per aggiungere eventuali informazioni preziose al confronto; nonavrà dato la colpa a qualcosa/qualcuno, mettendo invece l’accento sullanuova situazione.In entrambi i casi non si parla di successo in termini di vittoria sull’altro,quanto di attenzione alla relazione con l’altro, tenendo sempre ben presentequale sia la realtà e lavorando in quella direzione.14 IPSOA – Il colloquio professionale