Handleiding proeftuinzorg (pdf) - IWT

Koning Albert II -laan 35, bus 16
B-1030 Brussel
Handleiding
PLATFORMEN EN PROJECTEN VOOR DE PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE
VLAANDEREN
Versie 2012 bis
Verduidelijkingen/correcties ten opzichte van Handleiding versie 2012:
p 15: Voor geen enkel platform (inclusief het initieel portfolio aan projecten) of project mag de subsidie meer bedragen
dan 2 miljoen euro.
p 15: De extra subsidie van 15% voor samenwerking geldt enkel indien er in het platform of project een samenwerking is
tussen minstens 2 onafhankelijke organisaties, waarbij minstens 1 organisatie een kmo is en geen enkele organisatie meer
dan 70% van de in aanmerking komende kosten van het samenwerkingsverband voor haar rekening neemt.
p 17: Een onderaanneming vanaf 8.500 euro kan afzonderlijk gebudgetteerd worden.
Tel.: +32 (0)2 432 42 00
Fax: +32 (0)2 432 43 99
E-mail: info@iwt.be
Web: www.iwt.be

PROJECTFICHE
Basiskenmerken van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen
De proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen richt zich op het stimuleren van innovatie in de ouderenzorg
om op termijn het hoofd te kunnen bieden aan de uitdagingen die gepaard gaan met de vergrijzing van de
Vlaamse bevolking. De proeftuin beoogt innovatieve zorg-initiatieven te ondersteunen waarbij aandacht
besteed wordt aan alle aspecten van ouderenzorg, inclusief preventie (o.a. tegengaan van sociale
kwetsbaarheid, verhogen van de kwaliteit van de huisvestingssituatie), sensibilisering, detectie, interventie en
zorg.
Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin organisaties innovatieve technologieën, producten,
diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van individuen, die als
testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. Het doel is om de innovatie bij te sturen en/of te
versnellen en/of om toekomstige noden te capteren.
De proeftuin zal bestaan uit één of meerdere proeftuinplatformen, waarop projecten uitgevoerd worden. Een
platform bestaat uit een infrastructuur, een ondersteunende structuur voor de algemene werking en een
testpopulatie. Reeds bij de indiening van de platformen dient een portfolio van projecten ingediend te
worden waarmee het platform van start kan gaan. Er dient echter ruimte te blijven om later bijkomende
projecten op het platform uit te voeren.
Om te vermijden dat de verschillende platformen/projecten los van elkaar staan, wordt één “programme
office” voorzien, die de activiteiten op alle platformen coördineert. Deze taak zal uitgevoerd worden door
IBBT. Aan de programme office zal een wetenschappelijk consortium van kennisinstellingen verbonden
zijn dat zal instaan voor de wetenschappelijke begeleiding van de platformen en projecten. Verder zal ook
een klankbordcommissie opgezet worden die bestaat uit vertegenwoordigers van Flanders’ Care en
verschillende actoren uit het werkveld en die als taak heeft om nieuwe innovatieve ideëen aan te reiken voor
de proeftuinplatformen.
Voor de proeftuin worden drie oproepen voorzien, verspreid over twee fasen. In een eerste fase (2012)
worden parallel twee oproepen gelanceerd: enerzijds een oproep voor proeftuinplatformen + bijhorende
projecten (voorzien budget: € 6,02 M) en anderzijds een oproep voor een project kennisopbouw voor de
selectie van het wetenschappelijk consortium (voorzien budget: € 0,93 M). Zodra bekend is welke
platformen geselecteerd werden, wordt in een tweede fase (2013) een bijkomende oproep (voorzien budget:
€ 2 M) gelanceerd, waarbij ook nieuwe aanvragers die gebruik wensen te maken van een gesteund platform,
een projectvoorstel kunnen indienen.
De financiering van de platformen loopt maximaal 3 jaar. De proeftuinprojecten kunnen enkel gefinancierd
worden tijdens de financieringsperiode van het platform waarop ze uitgevoerd worden.
De proeftuin heeft een economische en/of maatschappelijke finaliteit. Op maatschappelijk vlak gaat de
aandacht zowel naar het betaalbaar houden van het zorgsysteem als naar het voorzien van een degelijke
zorgkwaliteit voor de individuele ouderen.
Voor de platform- en projectvoorstellen kunnen de aanvragende consortia opgebouwd zijn uit steden en
gemeenten, bedrijven en social profit organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector.
Kennisinstellingen kunnen geen aanvrager zijn, maar kunnen betrokken worden als onderaannemer. In het
aanvragend consortium van een platformaanvraag dient minstens een bedrijf en een stad of gemeente
aanwezig te zijn.
Voor aanvragen in het kader van het project kennisopbouw dient het aanvragend consortium te bestaan uit
een brede, instellingsoverschrijdende, multidisciplinaire samenstelling van voornamelijk Vlaamse
Koning Albert II -laan 35, bus 16
B-1030 Brussel
Tel.: +32 (0)2 432 42 00
Fax: +32 (0)2 432 43 99
E-mail: info@iwt.be
Web: www.iwt.be

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
kennisinstellingen die een ruime expertise bezitten op vlak van zorgprocessen, onderzoeksmethodologieën,
vergrijzing en zorgeconomie.
Documentenoverzicht
Deze handleiding
Oproepdocument met specifieke modaliteiten en de timing
De aanvraagdocumenten
Al deze documenten zijn beschikbaar op www.iwt.be.
3/26

INHOUD
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING ................................................................................ 5
1.1. Probleemstelling in de ouderenzorg ............................................................................................ 5
1.2. De proeftuin als antwoord ............................................................................................................ 5
2. SITUERING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN ...................................................... 6
2.1. Doelstellingen .............................................................................................................................. 6
2.2. Positionering van de proeftuin in Vlaanderen .............................................................................. 6
2.3. Stakeholders ................................................................................................................................ 7
2.4. Onderzoeksvragen ...................................................................................................................... 7
3. PROGRAMMAKENMERKEN ...................................................................................................................... 9
3.1. Structuur van de proeftuin ........................................................................................................... 9
3.2. Drie oproepen ............................................................................................................................ 12
3.3. Consortia en stakeholders ......................................................................................................... 12
3.4. Platform- en projectduur, begroting en subsidie ........................................................................ 15
3.5. IPR en valorisatie....................................................................................................................... 18
4. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG ..................................................................................................... 20
4.1. Algemeen .................................................................................................................................. 20
4.2. Indiening .................................................................................................................................... 20
4.3. Ontvankelijkheid ........................................................................................................................ 21
4.4. Evaluatie .................................................................................................................................... 22
5. UITVOERING EN MONITORING ............................................................................................................... 24
5.1. Uitvoering .................................................................................................................................. 24
5.2. Uitbetaling .................................................................................................................................. 24
5.3. Opvolging .................................................................................................................................. 24
4/26

1. ALGEMENE SITUERING EN PROBLEEMSTELLING
1.1. Probleemstelling in de ouderenzorg
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Vlaanderen wordt geconfronteerd met een sterke toename van het aantal ouderen ten opzichte van de
totale populatie. De vergrijzing van de Vlaamse bevolking zal met de intrede van de ‘Baby Boom
generatie’ in de groep 60-plussers een spectaculaire groei kennen in de komende decennia. Niet alleen
het aantal ouderen zal toenemen, ook het aantal 80-plussers en het aantal kwetsbare ouderen zal in
absolute cijfers versneld toenemen. Het is dan ook de verwachting dat de zorgvraag in het algemeen en
de ouderenzorg in het bijzonder deze demografische evoluties zal volgen.
Deze toename van de vraag naar ouderenzorg zal tesamen met andere evoluties, zoals de toename van
het aantal alleenstaande ouderen, de vergrijzing van de eerste generatie migranten en de druk op de
arbeidsmarkt inzake de zorgberoepen, een belangrijke uitdaging betekenen voor de Vlaamse
samenleving.
Bovendien blijken ouderen vandaag andere woon- en zorgpreferenties te hebben. Zo wordt inwonen bij
de kinderen meestal niet als zorgalternatief overwogen (4% van de ouderen: BAS, 2012), terwijl het
klassieke woonzorgcentrum op even weinig enthousiasme kan rekenen bij 65-plussers. Ouderen willen
zolang mogelijk zelfstandig blijven functioneren. Daarvoor verkiezen ze meestal ook hun woning te
behouden, terwijl deze in bijna 40% van de gevallen niet aangepast is aan mogelijke gezondheids- of
mobiliteitsproblemen.
Om het hoofd te bieden aan deze uitdagingen, zal duidelijk meer nodig zijn dan een bestendiging van
het regulier beleid. Het zoeken, uittesten en implementeren van innovatieve zorgprocessen en
zorgproducten zal een essentiële voorwaarde zijn om succesvol met de vermelde maatschappelijke
uitdagingen om te gaan.
Hierbij is het belangrijk om aandacht te besteden aan alle aspecten van ouderenzorg, inclusief preventie,
sensibilisering, detectie, interventie en zorg. Er zullen acties ondernomen moeten worden op vele
domeinen, zoals onder meer het het accuraat screenen van chronische en invaliderende pathologieën, het
tegengaan van sociale kwetsbaarheid van ouderen, het verhogen van de kwaliteit van de
huisvestingssituatie van ouderen, het inzetten van de publieke ruimte en het zorgen voor sociale cohesie.
1.2. De proeftuin als antwoord
Een mogelijke wijze om innovatie in de ouderenzorg te stimuleren en faciliteren is het ter beschikking
stellen van een proeftuin in dit domein. Daarom besliste de Vlaamse Regering, op initiatief van Minister
Ingrid Lieten, bevoegd voor innovatie, om een proeftuin “Zorginnovatieruimte Vlaanderen” te lanceren.
Een proeftuin is een gestructureerde testomgeving waarin organisaties innovatieve technologieën,
producten, diensten en concepten kunnen testen, gebruik makend van een representatieve groep van
eindgebruikers, die als testers worden ingezet in hun eigen leef- en werkomgeving. Het doel is om de
innovatie bij te sturen en/of te versnellen of om toekomstige noden te capteren om innovatie uit te
lokken. Essentieel in deze definitie is de aanwezigheid van een testpopulatie in zijn eigen leef- of
werkomgeving. Hierdoor onderscheidt een proeftuin zich van initiatieven waarbij onderzoek en
ontwikkeling wordt gedaan in labo-omstandigheden.
5/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
2. SITUERING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
2.1. Doelstellingen
De proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen wil een experimenteer- en testruimte creëren om
innovatieve concepten, diensten, processen en producten in de ouderenzorg te ontwikkelen en te
toetsen in “real life” omstandigheden. In de proeftuin staat de zorg-eindgebruiker (client, patiënt,
mantelzorger,…) centraal, niet alleen als lijdend voorwerp in de test- en experimenteerfases, maar
tevens als leidend voorwerp bij de ontwikkeling, toetsing en bijsturing van zorginnovatieve projecten.
De proeftuin veronderstelt een (deels) open innovatie ecosysteem, waarbij partnerships ontwikkeld
worden in de hele zorg- en waardeketen (bijv. eerste lijn, tweede lijn, ziekenhuizen, lokale besturen,
huisvestingsmaatschappijen, eindgebruikers, zorgeconomische actoren, overheid …) en waarbij de
eindgebruikers actief betrokken worden bij conceptualisering, ontwikkeling, onderzoek en evaluatie in
het volledige innovatieproces (co-creatie). Multidisciplinariteit, sector-overschrijdende samenwerking
en transmurale samenwerking zullen belangrijke voorwaarden zijn om voor financiering in aanmerking
te komen. Bovendien moet de proeftuin een voldoende schaalgrootte garanderen om op termijn een
impact op de samenleving te kunnen realiseren.
Naast de evaluatie van het economisch potentieel, zal er bij de evaluatie ook een sterke nadruk gelegd
worden op het maatschappelijke potentieel van de voorstellen. Zowel het betaalbaar houden van het
zorgsysteem als het voorzien van een degelijke zorgkwaliteit voor de individuele eindgebruikers zullen
in rekening gebracht worden. Bij de beoordeling van de zorgkwaliteit van de beoogde innovaties zal
onder meer aandacht besteed worden aan volgende aspecten: effectiviteit, efficiëntie,
patiëntgestuurdheid, tijdigheid, toegankelijkheid en veiligheid.
2.2. Positionering van de proeftuin in Vlaanderen
In heel wat Europese landen werden reeds initiatieven ontwikkeld die experimenten in de ouderenzorg
mogelijk maken. De proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen sluit aan bij deze internationale
initiatieven, en sluit tevens aan bij de bestaande Vlaamse onderzoeks- en innovatietrajecten op gebied
van zorg (demonstratieprojecten van Flanders’ Care, IWT O&O bedrijfsprojecten in de zorg,…).
Bij de proeftuin die in Vlaanderen wordt opgezet, dient rekening gehouden te worden met de specifieke
situatie in Vlaanderen, onder meer op vlak van volgende aspecten:
de integratieve en trans-sectorale aanpak;
de lokale en contextuele demografische en zorgorganisatorische verschillen;
de integratie van zorgeconomische producten in de zorgprocessen;
het decreet lokaal sociaal beleid;
het woonzorg decreet;
de vigerende RIZIV nomenclatuur;
de regeneratie van stedelijke en landelijke omgevingen (inclusief de organisatie van de
openbare ruimte en voorzieningen);
het bestaande dienstverleningsaanbod;
de huisvestingsomstandigheden;
de lokale, provinciale, Vlaamse en federale bestuursverantwoordelijkheden;
de vigerende en toekomstige interventieparadigma’s (cure & care model).
6/26

2.3. Stakeholders
Mogelijke stakeholders en/of deelnemers aan proeftuinplatformen zijn:
Gemeenten & OCMW’s;
Sociale huisvestingmaatschappijen;
Huisartsen- en specialistenverenigingen;
Thuiszorgorganisaties;
Ziekenhuizen;
Residentiële ouderenzorg;
Boodschappendiensten, klusjesdiensten;
Ziekenfondsen, RIZIV;
Bedrijven (zorg, ICT, telecom, bouw);
Seniorenverenigingen;
Maatschappelijke middenveld;
Patiëntenvereniging en gebruikersorganisaties;
Mantelzorgers;
Kennisinstellingen;
Overheden (federaal, Vlaams, lokaal,…);
Gezondheids- en zorgbeoefenaars;
…
2.4. Onderzoeksvragen
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De onderzoeksvragen die in de proeftuin aan bod kunnen komen, zijn zeer divers, en kunnen zowel
betrekking hebben op nieuwe producten als op nieuwe processen gericht op ouderenzorg:
In welke mate kunnen nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten) een
bijdrage leveren aan de kwaliteit, kosteneffectiviteit en uitvoerbaarheid van de ouderenzorg?
Wat zijn de aantoonbare maatschappelijke en economische effecten van de nieuwe zorg- en
hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten)?
In welke mate geven de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten)
invulling aan het bestaande woonzorg decreet en het decreet lokaal sociaal beleid?
Op welke wijze worden de nieuwe integratieve zorg- en hulpprocessen ondersteund door
zorgproducten (bijv. domotica, huisvesting, ICT,…)?
Op welke wijze zijn de nieuwe integratieve zorg- en hulpproducten geïntegreerd in de zorg- en
hulpprocessen?
Op welke wijze kunnen de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en hulpproducten)
verspreid worden in andere zorgcontexten (vb. landelijk, stedelijk,…)?
Op welke wijze kunnen de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of de nieuwe zorg- en
hulpproducten) doorstromen in het regulier beleid, de markt of in een privaat-publieke
samenwerking?
Welke juridische implicaties hebben de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en
hulpproducten)?
Welke implicaties hebben de nieuwe zorg- en hulpprocessen (of nieuwe zorg- en
hulpproducten) voor de arbeids- en organisatieprocessen?
…
De specifieke regelgeving, omgeving en organisatie van de zorg in Vlaanderen hebben tot gevolg dat
het vertalen van een concept dat toegepast wordt in het buitenland naar de Vlaamse situatie een
belangrijk onderzoekselement zou kunnen bevatten. Dergelijke vertaling van in het buitenland reeds
uitgeteste of toegepaste concepten kan bijgevolg in aanmerking komen voor subsidie, mits een positieve
evaluatie volgens de evaluatiecriteria vermeld in 4.4.2. van deze handleiding.
7/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Binnen het kader van de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen kunnen ook Vlaamse
demonstratieprojecten (bijv. van Flanders’ Care) die toetsing in ‘real life’ situaties vereisen gebruik
maken van de infrastructuur van de proeftuinplatformen.
8/26

3. PROGRAMMAKENMERKEN
3.1. Structuur van de proeftuin
3.1.1. Platformen
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Een proeftuinplatform bestaat uit een infrastructuur, een ondersteunende structuur voor de algemene
werking en een testpopulatie (representatieve groep van eindgebruikers). Enkel de additionele kosten
die vereist zijn voor de opbouw van het platform en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de
projecten zijn steunbaar in het kader van de proeftuin.
Gezien de ambities van de proeftuin, de diversiteit van de mogelijke stakeholders in de projecten en de
diversiteit in de vraagstelling, is het te verwachten dat er niet één platform gesteund wordt, maar dat
verschillende platformen worden opgezet (als het ware “deel”proeftuinen). Dit wordt niet a priori
vastgelegd. De platformen moeten wel complementair en compatibel zijn, en er moet onderlinge
synergie tot stand komen. Een platform moet bovendien voldoende kritische massa hebben.
Een aanvragend consortium van een platform kan bestaan uit bedrijven, social profit organisaties met
activiteiten relevant voor de zorgsector en steden of gemeenten (zie toelichting in 3.3.1).
Kennisinstellingen kunnen niet optreden als aanvrager, maar kunnen wel deelnemen als onderaannemer
van een aanvrager.
Het aanvragend consortium dient een stuurgroep/gebruikerscommissie op te richten, die wordt
samengesteld uit steden en gemeenten, bedrijven, zorgverstrekkers (transsectoraal), zorggebruikers en
mantelzorgers. De leden van de gebruikerscommissie engageren zich om actief mee te werken aan het
proeftuinplatform en na afloop de resultaten maximaal te gebruiken. Verder bepaalt de
gebruikerscommissie hoe ingestaan wordt voor het algemeen en administratief beheer, de technische
ondersteuning, de selectie en het beheer van de testpopulatie, de organisatie van het
gebruikersonderzoek, en de marketing van het proeftuinplatform.
Het is de bedoeling dat voor de proeftuinplatformen geen specifieke juridische entiteit wordt opgezet die
later afwikkelingsproblemen stelt. De proeftuinfinanciering is immers tijdelijk.
3.1.2. Projecten
Op de platformen worden projecten uitgevoerd door de initiële partners (aanvragers) en eventueel ook
door andere partijen. De aanvragende projectconsortia kunnen bestaan uit bedrijven, social profit
organisaties met activiteiten relevant voor de zorgsector en steden of gemeenten (zie toelichting in
3.3.2). Kennisinstellingen kunnen enkel optreden als onderaannemer.
Bij de indiening van de platformen zal reeds een uitgewerkte portfolio van projecten moeten
ingediend worden, waarmee het platform van start kan gaan. Er dient echter ruimte te blijven om later
bijkomende projecten op het platform uit te voeren. Elk platform dient openheid te garanderen voor
derden.
Na de beslissing over de subsidie aan proeftuinplatformen en bijhorende projecten, zal een specifieke
bijkomende oproep georganiseerd worden naar projecten die gebruik maken van de gesteunde
infrastructuur. Deze specifieke oproep moet toelaten dat waardevolle projecten van andere dan de
gesteunde consortia ingediend kunnen worden om op één of meerdere van de gesteunde platformen uit
te voeren.
9/26

3.1.3. Programme office
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Om te vermijden dat de verschillende platformen en projecten losstaande infrastructuren en projecten
blijven, is een centraliserende organisatie vereist, de programme office, die de activiteiten op alle
platformen coördineert. IBBT (Interdisciplinair Instituut voor Breedband Technologie) zal deze rol
vervullen. Elk van de gesteunde proeftuinplatformen zal nauw dienen samen te werken met de
programme office.
De taken van de programme office zijn onder meer:
fungeren als centraal aanspreekpunt voor de overheid;
verzorgen van een duidelijke en geïntegreerde externe communicatie van de resultaten;
afstemmen van de werking tussen de verschillende platformen en projecten;
uitwerken en beheren van generieke procedures voor de werking van de platformen, onder meer
op vlak van de toelatingsvoorwaarden voor projectpartners, algemene principes van
intellectuele eigendomsrechten en een correcte behandeling van vertrouwelijke informatie;
faciliteren van de integratie en interpretatie van de gegevens die een maatschappelijke of
beleidsmatige relevantie hebben;
opvolgen van de evolutie van de proeftuinplatformen;
stimuleren van diverse samenwerkingsvormen, bijeenbrengen van stakeholders: zowel binnen
als buiten de proeftuinplatformen als tussen de proeftuinplatformen onderling;
identificeren van opportuniteiten: op basis van de diverse resultaten uit de proeftuinplatformen,
nieuwe projectideeën lanceren en een actief wervingsbeleid organiseren in overleg met de
regionale innovatiecentra en Flanders’ Care;
instaan voor juridische en financiële begeleiding: begeleiding in het opstellen van onder meer
samenwerkingsovereenkomsten, privacy-issues en gebruikerscontracten + verlenen van advies
met betrekking tot subsidiemogelijkheden;
ondersteunen bij doorgroeitrajecten: innovatieve onderzoeksprojecten die in de proeftuin lopen,
laten doorgroeien tot bijvoorbeeld een spin-off;
organiseren en faciliteren van diverse workshops en interactie met Flanders’ Care.
3.1.4. Wetenschappelijk consortium
Aan de programme office zal een wetenschappelijk consortium gekoppeld worden. Dit betreft een
consortium van kennisinstellingen, dat zal instaan voor de wetenschappelijke begeleiding van de
proeftuinplatformen en -projecten.
De samenstelling van het wetenschappelijk consortium zal bepaald worden via een open oproep, die
parallel aan de oproep naar proeftuinplatformen/projecten zal georganiseerd worden. Eén overkoepelend
project kennisopbouw zal gefinancierd kunnen worden. Na de selectie van dit project, zullen aan het
consortium nog bijkomende experten uit de beleidsdomeinen “Innovatie” en “Welzijn,
Volksgezondheid en Gezin” en het RIZIV toegevoegd worden.
Elk geselecteerd proeftuinplatform zal tijdens de uitvoering nauw dienen samen te werken met het
wetenschappelijk consortium.
Het wetenschappelijk consortium moet de zorg benaderen op een brede, generieke en interdisciplinaire
manier. Dit betekent dat de zorg voor ouderen in de bredere context van samenlevingsontwikkeling,
wonen en urbanisatie, zorgontwikkeling, tewerkstelling, sociale cohesie,… dient bekeken te worden.
Hierbij ligt de focus op welzijn en kwaliteit van leven. Binnen het wetenschappelijk consortium dient
ruime expertise inzake zorgprocessen, onderzoeksmethodologie, vergrijzing en zorgeconomie aanwezig
te zijn.
10/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De opdrachten voor het wetenschappelijk consortium zijn onder meer:
het wetenschappelijk ondersteunen van de verschillende zorg- en hulpprocessen;
het opstellen van een meetinstrumentarium dat projectgebonden is. Deze meetinstrumenten
moeten zowel de economische als de maatschappelijke impact kunnen inschatten;
het aanbieden van wetenschappelijke kennis aan de proeftuinplatformen en het verzamelen en
verspreiden van de opgedane wetenschappelijke kennis over de projecten;
het formuleren van beleidsaanbevelingen op basis van de resultaten van de
platformen/projecten.
Het wetenschappelijk consortium zal zich ook inschrijven in verwante Europese projecten rond
comparatieve effectmetingen.
3.1.5. Klankbordcommissie
Om de aansluiting met het werkveld te bewerkstelligen, wordt tevens een klankbordcommissie
opgericht. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van Flanders’ Care en verschillende actoren
uit het werkveld en heeft als belangrijkste taak om nieuwe innovatieve ideëen aan te reiken voor de
proeftuinplatformen.
Verder neemt de klankbordcommissie ook volgende verantwoordelijkheden op:
De klankbordcommissie volgt de proeftuinen mee op d.m.v. regelmatige bijeenkomsten met de
verantwoordelijken van de proeftuinen, onder leiding van de programme office (IBBT) die de
projectbegeleiding organiseert. Hierbij geeft de klankbordcommissie opmerkingen en
suggesties omtrent de lopende initiatieven en geeft ze aanbevelingen voor eventuele
bijsturingen.
De klankbordcommissie zorgt er voor dat alle stakeholders in het ganse innovatieproces
betrokken zijn, en dat er een permanente dialoog ontstaat tussen de actoren in de proeftuinen, de
ondernemers in de zorgeconomie, de (eind)gebruikers en het beleid.
Schematische voorstelling structuur Zorginnovatieruimte Vlaanderen
11/26

3.2. Drie oproepen
Voor de proeftuin worden drie oproepen voorzien, verspreid over twee fasen.
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
In een eerste fase worden twee oproepen gelanceerd: enerzijds een oproep voor proeftuinplatformen +
bijhorende projecten en anderzijds een oproep voor een project kennisopbouw voor de selectie van het
wetenschappelijk consortium. Nadat de proeftuinplatformen geselecteerd werden, wordt overgegaan
naar de tweede fase, waarin een bijkomende oproep zal gelanceerd worden, waarbij ook nieuwe
aanvragers die gebruik wensen te maken van een gesteund proeftuinplatform, een projectvoorstel
kunnen indienen.
3.3. Consortia en stakeholders
3.3.1. Consortium en stakeholders voor een proeftuinplatform
Aanvragers
De aanvragers zijn de initiatiefnemers voor het proeftuinplatform en zijn tegelijk de formele
begunstigden van de subsidie. Een consortium van aanvragers kan bestaan uit:
- steden of gemeenten uit het Vlaams Gewest (enkel de besturen),
- organisaties met rechtspersoonlijkheid en die geen onderzoeksinstelling zijn. Onder deze categorie
vallen zowel (i) de ondernemingen die hun economische activiteit op een duurzame wijze
uitoefenen door middel van een vestiging in het Vlaams Gewest als (ii) social profit organisaties
met activiteiten relevant voor de zorgsector die ofwel gevestigd zijn in het Vlaams Gewest ofwel
een uni-communautaire 1 Nederlandstalige social profit zijn uit het Brussels Hoofdstedelijk
Gewest 23 . In dit laatste geval is dan wel vereist dat (i) de platformaanvraag tot stand kwam op
initiatief van een Vlaamse organisatie en (ii) de platformresultaten een aantoonbaar belang hebben
voor het Vlaams Gewest.
De materiële infrastructuur van elk platform dient zich hoofdzakelijk in Vlaanderen te bevinden.
Per platform wordt één hoofdaanvrager aangesteld, die een eerste contactpersoon aanduidt. Deze
contactpersoon moet werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager.
Het aanvragend consortium dient minstens te bestaan uit een stad of gemeente en een bedrijf 4 . Het
consortium moet voldoende groot zijn om een brede toepasbaarheid mogelijk te maken en dient in staat
te zijn om het platform financieel te dragen. Elke aanvrager zal minstens zijn eigen kosten minus de
subsidie moeten kunnen dragen.
Kennisinstellingen komen niet als aanvrager in aanmerking (maar wel als onderaannemer).
Er dient tussen de aanvragers geen formele structuur opgericht te worden, maar de aanvragers dienen
onderling wel een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.
1
Uni-communautaire instellingen zijn instellingen die tengevolge van hun activiteiten of organisatie beschouwd moeten
worden als uitsluitend behorend tot één van beide gemeenschappen.
2
In het geval van een organisatie met een rechtsvorm naar publiek recht is vereist dat de actviteiten waarvoor in dit
programma steun wordt aangevraagd te situeren zijn buiten het valorisatiegebied van het wettelijk monopolie van deze
organisatie.
3
Tenzij hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken in dit programma, geldt voor de categorie “organisaties” verder de FAQ op
de IWT-website betreffende de aanvrager voor O&O-Bedrijfssteun.
4
Een bedrijf dient hier geïnterpreteerd te worden als een vennootschap zoals gedefinieerd in het wetboek van
vennootschappen.
12/26

Onderaannemers
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De aanvragers kunnen zelf instaan voor de uitvoering van de activiteiten, maar kunnen daarnaast ook
onderaannemers inschakelen die specifieke expertise inbrengen (bijv. kennisinstellingen, bedrijven,
social profit organisaties,…). Hierbij dient de betrokken aanvrager/begunstigde de geleverde prestaties
van de onderaannemer volledig te vergoeden (voor meer informatie: zie FAQ op www.iwt.be).
De kosten die de aanvrager/begunstigde maakt voor de onderaannemers worden door IWT aan hetzelfde
subsidiepercentage gesteund als alle andere platformkosten (zie 3.4.2).
Testpopulatie
De testpopulatie bestaat uit een groep van representatieve eindgebruikers van de beoogde
innovaties. Gezien deze proeftuin zich ook richt op preventie, behoren niet alleen ouderen die reeds
zorg nodig hebben (+ de mantelzorgers van deze ouderen) tot deze mogelijke testpopulatie, maar
kunnen ook ouderen die nog geen zorg vereisen, deel uitmaken van de testpopulatie. De proeftuin dient
te voorzien in een representatief en voldoende stabiel panel van testgebruikers, in functie van de te
onderzoeken innovaties, en in een methodiek om dit testpanel in te schakelen en te bevragen. Uiteraard
dient er voldaan te worden aan alle vereisten die gesteld worden op vlak van privacy (cfr.
privacycommissie).
Gebruikerscommissie
Het aanvragend consortium dient een stuurgroep/gebruikerscommissie op te richten, die de volledige
zorg- en waardeketen omvat (eindgebruikers, mantelzorgers, overheden zoals steden en gemeenten,
beleidsvoerders, zorgverstrekkers, bedrijven,…). Een transsectorale en multidisciplinaire samenwerking
is essentieel.
De leden van de gebruikerscommissie engageren zich om actief mee te werken aan het
proeftuinplatform en na afloop van het platform de resultaten maximaal te gebruiken. Verder bepaalt de
gebruikerscommissie hoe ingestaan wordt voor het algemeen en administratief beheer, de technische
ondersteuning, de selectie en het beheer van de testpopulatie, de organisatie van het
gebruikersonderzoek, en de marketing van het proeftuinplatform.
3.3.2. Consortium voor een proeftuinproject
Aanvragers
De projectaanvragers zijn de initiatiefnemers voor het proeftuinproject en zijn de formele begunstigden
van de subsidie aan een project. Deze aanvragers kunnen ook deel uitmaken van het aanvragend
consortium van een proeftuinplatform, maar dit is geen vereiste. De mogelijke types projectaanvragers
zijn dezelfde als die voor het platform:
- steden of gemeenten uit het Vlaams Gewest (enkel de besturen),
- organisaties met rechtspersoonlijkheid en die geen onderzoeksinstelling zijn. Onder deze categorie
vallen zowel (i) de ondernemingen die hun economische activiteit op een duurzame wijze
uitoefenen door middel van een vestiging in het Vlaams Gewest als (ii) social profit organisaties
met activiteiten relevant voor de zorgsector die ofwel gevestigd zijn in het Vlaams Gewest ofwel
een uni-communautaire 5 Nederlandstalige social profit zijn uit het Brussels Hoofdstedelijk
5 Uni-communautaire instellingen zijn instellingen die tengevolge van hun activiteiten of organisatie beschouwd moeten
worden als uitsluitend behorend tot één van beide gemeenschappen.
13/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Gewest 67 . In dit laatste geval is dan wel vereist dat (i) de projectaanvraag tot stand kwam op
initiatief van een Vlaamse organisatie en (ii) de projectresultaten een aantoonbaar belang hebben
voor het Vlaams Gewest.
Per project wordt één hoofdaanvrager aangesteld, die een projectleider aanduidt. De projectleider moet
werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en treedt op als eerste contactpersoon voor IWT en de programme
office.
Er zijn geen a priori regels over het aantal aanvragers, behalve dat het consortium in staat moet zijn om
het eigen aandeel van het project (eigen kosten minus de subsidie) financieel te dragen. De aanvragers
dienen onderling een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.
Onderaannemers
Net als bij de platformen, kunnen de aanvragers van een project onderaannemers inschakelen voor de
uitvoering van hun project. Hier gelden dezelfde regels als voor de platformen (zie p 13).
Testpopulatie
De testpopulatie waarop een project zich beroept, is (een deel van) de testpopulatie van het platform (zie
p 13).
Gebruikerscommissie
Het is niet de bedoeling om per project een individuele gebruikerscommissie op te stellen. De
gebruikerscommissie van het platform waarop de projecten uitgevoerd worden, zal evenwel inzage
krijgen in de (niet-confidentiële) resultaten van het project en zal advies/sturing kunnen verlenen.
3.3.3. Consortium voor het project kennisopbouw (= wetenschappelijk consortium)
Aanvragers
Een aanvragend consortium voor het project kennisopbouw bestaat uit een brede,
instellingsoverschrijdende, multidisciplinaire samenstelling van voornamelijk Vlaamse
kennisinstellingen, die alle facetten van de ouderenzorg behandelen en ruime expertise bezitten op vlak
van zorgprocessen, onderzoeksmethodologieën, vergrijzing en zorgeconomie. Niet-Vlaamse
kennisinstellingen kunnen eveneens aanvrager/begunstigde zijn, doch hun bijdrage is cumulatief beperkt
tot maximaal 20% van de totale projectbegroting.
Het consortium stelt één hoofdaanvrager aan, die een projectleider aanduidt. De projectleider moet
werkzaam zijn bij de hoofdaanvrager en treedt op als eerste contactpersoon voor IWT.
Na de selectie van het consortium kennisopbouw (via open oproep), zal het consortium verder
aangevuld worden met experten uit de beleidsdomeinen “Innovatie” en “Welzijn, Volksgezondheid en
Gezin” en het RIZIV.
6 In het geval van een organisatie met een rechtsvorm naar publiek recht is vereist dat de actviteiten waarvoor in dit
programma steun wordt aangevraagd te situeren zijn buiten het valorisatiegebied van het wettelijk monopolie van deze
organisatie.
7 Tenzij hiervan uitdrukkelijk wordt afgeweken in dit programma, geldt voor de categorie “organisaties” verder de FAQ op
de IWT-website betreffende de aanvrager voor O&O-Bedrijfssteun.
14/26

Onderaannemers
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Voor de projectuitvoering kunnen de aanvragers/begunstigden specifieke taken uitbesteden aan een
onderaannemer. De kosten voor onderaannemers dienen echter beperkt te blijven tot 30% van de
projectbegroting.
3.4. Platform- en projectduur, begroting en subsidie
3.4.1. Platform- en projectduur
Een proeftuinplatform is een tijdelijke structuur. De subsidie geldt voor maximaal 3 jaar. Projecten
(inclusief het project kennisopbouw) kunnen enkel gefinancierd worden tijdens de financieringsperiode
van het platform waarop ze uitgevoerd worden.
IWT zal enkel kosten kunnen aanvaarden die tijdens de platform/projectperiode (max. 3 jaar) gemaakt
werden. IWT vergoedt dus geen kosten die de duur van het platform/project overschrijden (zoals
eventuele verplichtingen met betrekking tot het personeel).
3.4.2. Subsidie en subsidiepercentage
Subsidie
De totale subsidie aan de proeftuinplatformen en hun initiële projectportfolio bedraagt maximaal 6,02
miljoen euro. Voor geen enkel individueel platform (inclusief het initieel portfolio aan projecten) of
project mag de subsidie meer bedragen dan 2 miljoen euro. Voor de latere bijkomende oproep naar
proeftuinprojecten wordt 2 miljoen euro voorzien.
Aan het project kennisopbouw kan maximaal een subsidie van 0,93 miljoen euro toegekend worden.
Subsidiepercentage voor de proeftuinplatfomen en –projecten (exclusief project kennisopbouw)
De proeftuinplatformen en -projecten zullen (met uitzondering van het project kennisopbouw) deels
gesteund worden onder het O&O-besluit 8 en deels onder de vorm van rechtstreekse subsidie aan
Vlaamse steden en gemeenten, zoals voorzien in het besluit 9 van de Vlaamse Regering van 20 juli
2012.
Als organisaties (bedrijven of social profit organisaties) begunstigde zijn van een project of
platform zullen ze een subsidie toegekend krijgen die conform het O&O-besluit is. Dit betekent dat
het subsidiepercentage afhankelijk is van het ontwikkelings/onderzoeksgehalte van de projecten,
de eventuele samenwerking met kmo’s en de aard van de onderneming.
Voor de platformen en projecten zal worden uitgegaan van een 40/60 verhouding tussen onderzoek
en ontwikkeling, waardoor het basissubsidiepercentage 35% bedraagt.
Verder wordt een extra subsidie van 15% voor samenwerking toegekend. Dit geldt enkel indien er
in het platform of project een samenwerking (niet via onderaanneming) is tussen minstens 2
onafhankelijke organisaties (bedrijven of social profit organisaties), waarbij minstens 1 organisatie
8
Besluit van de Vlaamse Regering van 12 december 2008 tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en ontwikkeling van het
bedrijfsleven in Vlaanderen
9
Besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2012 houdende toekenning van een subsidie aan het IWT voor steunverlening aan de
proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen
15/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
een kmo is en geen enkele organisatie meer dan 70% van de in aanmerking komende kosten van
het samenwerkingsverband voor haar rekening neemt.
Naast de extra subsidie voor samenwerking, kunnen kleine ondernemingen (ko’s) 20% extra
subsidie krijgen en kunnen middelgrote ondernemingen 10% extra subsidie krijgen (geldig voor
bedrijven en social profit organisaties). Onderstaande definities worden hierbij gehanteerd:
• Een middelgrote onderneming (mo) is een zelfstandige onderneming met niet meer dan 250
werknemers én met een jaaromzet van minder dan € 50 miljoen óf een balanstotaal van
minder dan € 43 miljoen (voor meer informatie: zie FAQ op
http://www.iwt.be/faq#t35n468).
• Een kleine onderneming (ko) is een zelfstandige onderneming met niet meer dan 50
werknemers én met een jaaromzet van minder dan € 10 miljoen of een balanstotaal van
minder dan € 10 miljoen (voor meer informatie: zie FAQ op
http://www.iwt.be/faq#t35n468).
De subsidie voor een organisatie die als aanvrager/begunstigde deelneemt aan een proeftuinplatform
of -project zal zich bijgevolg situeren tussen 50% en 70% (afhankelijk van de grootte van de
onderneming) indien een voldoende samenwerking kan aangetoond worden.
Indien een project andere financiële steun geniet van een publiekrechtelijk persoon, dient er voor de
berekening van het maximale subsidiepercentage rekening gehouden te worden met de
samengestelde subsidie. Het gaat hierbij om financiële steun voor dezelfde activiteiten.
Vergoedingen voor geleverde prestaties, zoals bijvoorbeeld in ziekenhuizen, worden niet
beschouwd als subsidie.
Gemeenten of steden die begunstigde zijn van een platform of project, kunnen 80% subsidie
verwerven voor hun deelname aan een proeftuinplatform en/of –project. Het betreft hier enkel de
besturen zelf. Entiteiten die verbonden zijn aan de publieke sector maar (deels) werken met
marktmiddelen, worden als organisatie (bedrijf of social profit organisatie) beschouwd.
Steden en gemeenten kunnen enkel gesteund worden voor hun deelname aan projecten die geen
rechtstreekse economische exploitatie door de overheid beogen, maar uitgevoerd worden in
samenwerking met bedrijven met een lange termijn oogmerk voor economische benutting. In de
finale subsidieovereenkomst zullen de nodige clausules opgenomen worden om te vrijwaren dat geen
indirecte staatsteun wordt verleend aan de betrokken bedrijven.
Kennisinstellingen kunnen geen aanvrager/begunstigde zijn, maar kunnen enkel als onderaannemer
optreden. Voor hun geleverde prestaties worden de kennisinstellingen voor 100% vergoed door de
aanvrager/begunstigde waarvoor ze onderaannemer zijn. Het subsidiepercentage waarop de
aanvrager/begunstigde een beroep kan doen voor deze onderaannemer is hetzelfde als voor alle andere
platform- of projectkosten van de begunstigde en volgt bijgevolg de subsidiepercentages die hierboven
zijn weergegeven (80% voor besturen van steden/gemeenten en 50-70% voor organisaties).
Subsidiepercentage voor een project kennisopbouw
Voor het project kennisopbouw worden de aanvragers/begunstigden (kennisinstellingen) gesteund
volgens het SBO-besluit 10 . Hier bedraagt het subsidiepercentage 100%.
10
Besluit van de Vlaamse Regering van 3 oktober 2003 houdende de instelling van een financieringskanaal voor het strategisch
basisonderzoek in Vlaanderen (BS 04.03.2004)
16/26

3.4.3. Aanvaardbare kosten
Algemene principes
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De algemene principes voor de opmaak van de begroting (geldig voor de platformen, projecten en het
project kennisopbouw) worden beschreven in het IWT-kostenmodel. In het najaar van 2012 zal een
nieuw kostenmodel in voege treden. De modaliteiten zullen uiterlijk begin november bekend gemaakt
worden op de IWT-website (zie http://www.iwt.be/subsidies/oeno-bedrijfsproject/documenten).
Kort samengevat geldt het volgende:
- De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis. Ze moeten steeds na het project verantwoord
kunnen worden, zowel naar geleverde prestaties op het project, als naar uitgevoerde betalingen. De
personeelskosten verwijzen naar de directe loonkost van de personen die bij de aanvrager het
project uitvoeren. Indien een bepaalde persoon niet voltijds actief is op het project, zullen de
prestaties slechts a rato van de geleverde inspanning in rekening worden gebracht. Technisch
personeel is slechts aanrekenbaar voor zover het taken uitvoert die noodzakelijk zijn voor het
project, zoals het uitvoeren van testen en gelijkaardige activiteiten. Personeel voor ondersteunende
taken zoals secretariaat, boekhouding, aankoop, onderhoud, enz. kan hier niet ingebracht worden
(wel bij de overige kosten). Algemeen leidinggevend en toezichthoudend personeel wordt ook niet
tot het directe personeel gerekend.
- De overige kosten bestaan enerzijds uit de directe kosten voor werkingsmiddelen en
uitrustingsgoederen (afschrijving van computer, test- en analyse apparatuur) en anderzijds uit
indirecte kosten. Dit zijn algemene kosten die weliswaar uit de projectactiviteiten voortvloeien,
maar die ofwel niet direct toewijsbaar zijn, of kosten van algemeen ondersteunende aard zijn. De
overige kosten worden berekend als een standaardkost per voltijds equivalent (VTE). Deze
standaardkost moet overeenkomen met een reële kost.
Onderaannemingen vallen onder de overige kosten. Een onderaanneming vanaf 8.500 euro kan
afzonderlijk gebudgetteerd worden, maar in dat geval dient een raming van de kosten ingesloten te
worden.
- Kosten kunnen in rekening gebracht worden vanaf de startdatum van het platform/project. Dit is ten
vroegste de eerste dag van de maand volgend op de uiterste indiendatum.
- Organisaties die niet (100%) BTW-plichtig zijn, kunnen de niet-recupereerbare BTW mee opnemen
in hun projectbegroting.
Verder dienen kennisinstellingen (in het project kennisopbouw) en steden en gemeenten een duidelijke
boekhouding te voeren die toelaat de niet-economische activiteiten te scheiden van de eventuele
economische activiteiten.
Specifiek voor de proeftuinplatformen en –projecten (niet van toepassing voor project kennisopbouw)
Het financieel plan in de platformaanvraag moet zowel de kosten voor de investeringen in het platform
als de kosten voor de werking van het platform verduidelijken. Bij de goedkeuring van een
platformaanvraag zullen concrete engagementen moeten beschikbaar zijn voor de financiering van het
eigen aandeel door elke aanvrager (totale kosten van de desbetreffende aanvrager minus de subsidie).
Er wordt een aparte begroting opgesteld voor het platform en voor elk individueel project dat op het
platform zal uitgevoerd worden en waarvoor subsidie aangevraagd wordt. Een platform- en
projectbegroting wordt per jaar en per aanvrager opgesteld.
17/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Volgende kosten kunnen deel uitmaken van de aanvaardbare kosten voor de berekening van de
subsidie:
- Voor de kosten voor het opzetten van de proeftuin, inclusief de uitbouw van de infrastructuur en de
platformen worden de personeels- en werkingskosten aanvaard die specifiek aan de proeftuin
verbonden zijn, a rato van de tijd en het aandeel van de kosten specifiek voor de werking van de
proeftuin. Gebruiksvergoedingen voor infrastructuur e.d. mogen enkel de directe kosten dekken en
geen winsttoeslagen e.d. Investeringen in specifieke apparatuur kunnen eveneens aanvaard worden,
eveneens a rato van het gebruik in de proeftuin, en voor zover boekhoudkundig afgeschreven
tijdens de proeftuinperiode. Investeringen in grond en gebouwen komen daarentegen niet in
aanmerking. De kosten voor het ontwikkelen van een specifieke methodiek, voor de testpopulatie
e.d. komen wel in aanmerking.
- Voor de werking van de proeftuin komen de directe personeels- en werkingskosten in aanmerking
voor zover deze duidelijk aan de proeftuin kunnen toegewezen worden. Dit betreft o.m. de kosten
voor het in stand houden van de proeftuin en voor het onderhoud van het netwerk van
proefpersonen etc.
- De marginale kosten die voortvloeien uit het uitvoeren van projecten op het proeftuinplatform,
moeten begroot worden per project en volgens een duidelijk en algemeen gangbaar tarief, aan de
projectaanvragers doorgerekend worden.
3.5. IPR en valorisatie
3.5.1. Proeftuinplatformen en –projecten (exclusief project kennisopbouw)
De intellectuele eigendomsrechten (IPR) behoren toe aan de begunstigden, volgens de regels gangbaar
in O&O-bedrijfsprojecten 11 . In de samenwerkingsovereenkomst dienen duidelijke afspraken te worden
gemaakt over de achtergrondkennis en de nieuw opgebouwde IPR. Er dient onderzocht te worden of er
eventuele belemmeringen zijn naar het gebruik van de kennis.
Binnen de proeftuin moet een duidelijke regeling worden uitgewerkt ter bescherming van de
intellectuele rechten van de gebruikers van de proeftuin. Te complexe regelingen worden als een risicofactor
beschouwd.
In de platform- en projectaanvraag moet duidelijk vermeld worden welke toegevoegde waarde de
aanvragers verwachten van hun deelname aan het platform/project. Afhankelijk van de aard van de
aanvrager, kan deze toegevoegde waarde economisch of maatschappelijk zijn.
Op maatschappelijk vlak dient aandacht besteed te worden aan zowel het betaalbaar houden van de
ouderenzorg als het verhogen van de zorgkwaliteit voor ouderen. Hierbij dient ook rekening gehouden
te worden met de criteria voor kwaliteitsvolle zorg die onder meer door Flanders’ Care gehanteerd
worden (zie bijlage 1).
Voor de bedrijven dient er in principe een voldoende economische meerwaarde aangetoond te worden
(investeringen en tewerkstelling in Vlaanderen).
11 http://www.iwt.be/sites/default/files/subsidies/documenten/Algemene_IWT_voorwaarden_februari2010_2010.2.pdf
18/26

3.5.2. Project kennisopbouw
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Indien er intellectuele eigendomsrechten opgebouwd worden in het project kennisopbouw, behoren
deze toe aan de begunstigden van dit project. Bij een eventuele economische benutting van de
resultaten dienen de IPR op een marktconforme wijze getransfereerd te worden (zie document
Beleidslijn m.b.t. gebruik resultaten op http://www.iwt.be/subsidies/sbo/documenten).
19/26

4. BEHANDELING VAN DE AANVRAAG
4.1. Algemeen
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Voor de proeftuin Zorginnovatieruimte Vlaanderen worden drie oproepen geörganiseerd, verspreid over
twee fasen.
In een eerste fase worden in parallel twee oproepen gelanceerd: enerzijds een oproep voor
proeftuinplatformen + bijhorende projecten, en anderzijds een oproep voor een project kennisopbouw.
De tijdslijnen voor deze oproepen worden vermeld in het oproepdocument, dat beschikbaar is op
www.iwt.be/subsidies/proeftuinzorg.
Met betrekking tot de oproep voor de proeftuinplatformen en -projecten, dienen de aanvragende
consortia bij indiening duidelijk te maken welk platform ze zouden willen opzetten en hoe ze dit
plaform denken te benutten. Deze aanvraag moet een intentieverklaring tussen de consortiumpartners
omvatten, evenals een gedetailleerde beschrijving van het platform, een sluitend financieel plan, een
portfolio van projecten om het platform gedeeltelijk te benutten en een gemotiveerde raming van de
verwachte economische en maatschappelijke impact. De projectvoorstellen moeten degelijk ingevulde
voorstellen betreffen die op de criteria (zie 4.4.2) kunnen getoetst worden. Het mag dus niet gaan om
zeer generieke en/of vage omschrijvingen van mogelijkheden.
IWT zal een evaluatie en selectie van de ingediende platform- en projectaanvragen en ingediende
aanvragen voor het project kennisopbouw organiseren, met inbreng van externe deskundigen.
Van zodra de geselecteerde proeftuinplatformen (en bijgevolg ook de beschikbare infrastructuur)
gekend zijn, zal de programme office instaan voor de nodige informatieverspreiding ten behoeve van
geïnteresseerde organisaties.
In een tweede fase, zal IWT een bijkomende oproep organiseren naar proeftuinprojecten die gebruik
wensen te maken van één of meerdere van de gesteunde proeftuinplatformen. Ook voor deze oproep zal
IWT een evaluatie organiseren met inbreng van externe deskundigen.
4.2. Indiening
De aanvraag moet worden ingediend volgens de modaliteiten beschreven in de aanvraagdocumenten,
die beschikbaar gesteld werden op www.iwt.be/subsidies/proeftuinzorg. De aanvraag wordt in het
Nederlands opgesteld.
20/26

4.3. Ontvankelijkheid
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Na de indiening gaat IWT na of de platform- en projectaanvragen formeel ontvankelijk zijn. De
ontvankelijkheidscriteria zullen toegepast worden op de platformaanvraag in zijn geheel en tevens op
elk individueel proeftuinproject.
Volgende ontvankelijkheidscriteria worden gehanteerd:
Ontvankelijkheidscriteria voor subsidie aan een proeftuinplatform
1. Het proeftuinplatform evenals de aangevraagde proeftuinprojecten passen qua doelstelling en aanpak
binnen de oproep.
2. Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en
de deelnemende organisaties. In het bijzonder bestaat het aanvragend consortium minstens uit een stad
of gemeente en een bedrijf 12 .
3. Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels.
4. Het aanvragend consortium legt een activiteiten- en financieringsplan voor m.b.t. de goede werking
van het proeftuinplatform, de continuïteit en afwikkeling op het einde van het project (exit).
5. De doelgroep is omschreven en de werking van de stuurgroep/gebruikerscommissie is duidelijk.
6. Er is geen probleem bij de platformindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan
overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen.
Ontvankelijkheidscriteria voor subsidie aan een proeftuinproject
1. Het proeftuinproject past qua doelstelling en aanpak binnen de oproep.
2. Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en
de deelnemende organisaties.
3. Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels.
4. De doelgroep is omschreven en de werking van de stuurgroep/gebruikerscommissie van het
proeftuinplatform (naar dit specifieke proeftuinproject toe) is duidelijk.
5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan
overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen.
Ontvankelijkheidscriteria voor subsidie aan een project kennisopbouw
1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig en
conform de vereisten van de aanvraagtemplate.
2. Het wetenschappelijk consortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep, met name
kennisinstellingen die over een ruime expertise beschikken op vlak van zorgprocessen,
onderzoeksmethodologieën, vergrijzing en zorgeconomie. Het consortium dient interdisciplinair
samengesteld te zijn.
3. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s).
4. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan
overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen.
IWT kan contact opnemen met de aanvrager(s) tijdens de ontvankelijkheidsanalyse ter vervollediging
van de aanvraag. Na de beslissing omtrent de (on)ontvankelijkheidsverklaring van een voorstel (voor
een project of platform) wordt de hoofdaanvrager hiervan op de hoogte gebracht.
Projecten die niet ontvankelijk worden bevonden, nemen niet deel aan de verdere evaluatie- en
selectieprocedure. De ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure.
12
Een bedrijf dient hierbij geïnterpreteerd te worden als een vennootschap zoals gedefinieerd in het wetboek van
vennootschappen.
21/26

4.4. Evaluatie
4.4.1. Evaluatieproces
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Na ontvankelijkheid zal IWT met de aanvragers een gesprek organiseren en indien nodig bijkomende
informatie opvragen. De mogelijke data voor deze gesprekken worden vermeld in het oproepdocument.
De aanvragen worden beoordeeld door IWT met advies van externe deskundigen. De deskundigen
geven een advies op basis van de evaluatiecriteria tijdens een besloten mondeling college. Bij de
samenstelling van de colleges van deskundigen, zal IWT instaan voor een optimale samenstelling en er
rekening mee houden dat belangenvermenging vermeden wordt.
De Vlaamse Regering beslist over de steun aan de proeftuinplatformen op basis van een advies van
IWT. De steunbeslissing betreffende de individuele proeftuinprojecten en het project kennisopbouw
wordt aan IWT gedelegeerd.
Onafhankelijk van de evaluatieprocedure, kan een negatieve beslissing genomen worden of kunnen
aanvullende voorwaarden gesteld worden op basis van onvoldoende financiële draagkracht van de
aanvragers, het niet voldoen aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid of nietcorrect
gedrag naar aanleiding van vorige aanvragen (inzake informatieverstrekking, inhoudelijke en
financiële verplichtingen of verslaggeving).
Bij de selectie kan rekening gehouden worden met de complementariteit van de platformen en
projectportfolio’s.
4.4.2. Criteria
Bij de beoordeling van de platform- en projectvoorstellen worden volgende evaluatiecriteria
gehanteerd:
Criteria voor de beoordeling van een proeftuinplatform
1. Relevantie van het proeftuinplatform:
duidelijkheid van het doel van het proeftuinplatform en aansluiting bij de doelstelling van de
oproep, mede te evalueren op basis van de ingediende proeftuinprojecten;
omvang en bereik van de doelgroep van gebruikers en organisatie en representativiteit van de
gebruikerscommissie;
complementariteit met andere initiatieven m.b.t. innovatiestimulering;
verwachte economische en/of maatschappelijke toegevoegde waarde in het algemeen en in
Vlaanderen in het bijzonder, in aansluiting bij de verwachtingen van de oproep;
mate waarin de specifieke risico’s m.b.t. de valorisatie worden erkend en beheerd.
2. Kwaliteit van de uitvoering:
duidelijkheid en relevantie van het werkplan, met inbegrip van opvolgingsindicatoren;
relevantie en track record van de betrokken organisaties, compleetheid en competentie van het
aanvragend consortium en kwaliteit van de organisatie van de samenwerking;
kwaliteit van het organisatorisch en financieel plan (incl. opstart en afwikkeling van het
proeftuinplatform), met inbegrip van de omvang van en zekerheid over de materiële en
financiële engagementen van de betrokken organisaties;
mate waarin de specifieke risico’s m.b.t. de uitvoering worden erkend en beheerd.
3. Administratieve en financiële draagkracht van de deelnemende organisaties
Verder zal bij de subsidiebeslissing ook rekening gehouden worden met de complementariteit van de
platformen en projectportfolio’s.
22/26

Criteria voor de beoordeling van een proeftuinproject
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
1. Relevantie van het proeftuinproject:
duidelijkheid van het doel van het proeftuinproject en aansluiting bij de doelstelling van de
oproep;
omvang en bereik van de doelgroep van gebruikers en organisatie en representativiteit van de
stuurgroep/gebruikerscommissie van het proeftuinplatform (naar dit specifieke proeftuinproject
toe);
complementariteit met andere initiatieven m.b.t. innovatiestimulering;
verwachte economische en/of maatschappelijke toegevoegde waarde in het algemeen en in
Vlaanderen in het bijzonder, in aansluiting bij de verwachtingen van de specifieke oproep;
mate waarin de specifieke risico’s m.b.t. de valorisatie worden erkend en beheerd.
2. Kwaliteit van de uitvoering:
duidelijkheid en relevantie van het werkplan, met inbegrip van opvolgingsindicatoren;
relevantie en track record van de betrokken organisaties, compleetheid en competentie van het
aanvragend consortium en kwaliteit van de organisatie van de samenwerking;
kwaliteit van het organisatorisch en financieel plan met inbegrip van de omvang van en zekerheid
over de materiële en financiële engagementen van de betrokken organisaties;
mate waarin de specifieke risico’s m.b.t. de uitvoering worden erkend en beheerd.
3. Administratieve en financiële draagkracht van de deelnemende organisaties.
Criteria voor de beoordeling van een project kennisopbouw
4.4.3. Na de beslissing
1. Wetenschappelijke waarde:
strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim kennisplatform
met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten;
doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. coördinatie), het
werkprogramma en het voorziene projectbeheer;
uitvoerbaarheid en haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met de voorziene menskracht en
middelen;
aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel in de schoot van de projectaanvragers om het
voorgestelde onderzoek uit te voeren.
2. Valorisatie- of utiliteitsperspectieven:
belang en omvang van het verwacht maatschappelijk valorisatiepotentieel in Vlaanderen,
kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere
maatschappelijke benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer);
aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan naar
economische of maatschappelijke actoren.
De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de aanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de
beslissing. De aanvragers kunnen steeds een nabespreking aanvragen.
In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de
projectaanvragers.
23/26

5. UITVOERING EN MONITORING
5.1. Uitvoering
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het proeftuinplatform en de bijhorende projecten
ligt bij de begunstigden.
Bij de start zullen een aantal voorwaarden worden vastgelegd. Daarvoor zijn, zowel voor de platformen
als voor de individuele projecten, de volgende documenten essentieel:
de overeenkomst tussen de begunstigden en IWT, op basis van de algemene bepalingen m.b.t.
IWT-subsidie, aangevuld met platform- of projectspecifieke bepalingen;
de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen, die de onderlinge rechten en
plichten regelt, o.m. met betrekking tot de aansturing, de taken, de verdeling van de kosten en de
IPR. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld door de betrokken partijen en ter
goedkeuring voorgelegd aan het IWT.
Voor de platformen dient daarnaast een reglement opgesteld te worden dat regelt wie toegang krijgt tot
het platform en onder welke voorwaarden.
5.2. Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in zesmaandelijkse voorschotten, bij het begin van de periode
waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de
noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Van het totale bedrag wordt 20%
ingehouden tot na afsluiting van het project.
5.3. Opvolging
De opvolging van de platformen en projecten wordt vastgelegd bij de start. De basisprincipes zijn
alleszins:
Voor de proeftuinplatformen wordt een gebruikerscommissie opgezet, die op regelmatige basis
bijeenkomt, en die de initiatiefnemers adviseert. IWT wordt uitgenodigd op de vergaderingen van
de gebruikerscommissie en krijgt de verslagen;
Er dienen afspraken gemaakt te worden tussen de consortia voor de platformen enerzijds en IBBT
en het wetenschappelijk consortium anderzijds om de opvolging zo efficiënt mogelijk te laten
verlopen.
Jaarlijks wordt een operationeel verslag overgemaakt aan IWT, dat minstens volgende aspecten
behandelt:
o status van de uitbouw van de proeftuin (materieel, organisatorisch en qua competenties) en in
het bijzonder evoluties t.o.v. het vorige verslag;
o overzicht van de acties die gedaan zijn om de werking van de proeftuin te ondersteunen, zoals
opbouw van methodes, opzetten van de testpopulatie, bekendmaking, acties naar potentiële
gebruikers,…
o overzicht van de werking van de gebruikerscommissie;
o beschrijving van de inbreng van de kennisinstelling die als ondersteuning optreedt (indien van
toepassing);
24/26

HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
o overzicht van de portfolio van projecten die door de proeftuin worden uitgevoerd (in
voorbereiding, lopend, afgewerkt) en voor de afgewerkte projecten een appreciatie van het
resultaat en de toegevoegde waarde;
o overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten
van het ingezette personeel over het voorbije jaar;
o specifieke aandachtspunten voor het volgende jaar.
Na afloop van de gesteunde periode zullen de initiatiefnemers een syntheseverslag opstellen dat de
hoger vermelde punten behandelt en daarnaast meer expliciet aandacht geeft aan de toegevoegde
waarde van de activiteiten van de proeftuin.
25/26

Bijlage 1: criteria voor kwaliteitsvolle zorg 13
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
Effectiviteit: het verlenen van zorg gebaseerd op wetenschappelijke kennis aan iedereen die hierbij baat heeft.
Hierbij wordt gekeken of een interventie, zoals een preventieve service, diagnostische test, of therapie, betere
resultaten geeft dan alternatieven, inclusief het alternatief van niets doen. Evidence based practice vereist dat
degenen die zorg geven consequent onderbenutting van de effectieve zorg en overmatig gebruik van inefficiënte
zorg vermijden.
Efficiëntie: het vermijden van verspilling, met inbegrip van uitrusting, benodigdheden, ideeën en energie.
Patiëntgestuurd: het respectvol inspelen op de individuele patiënt/gebruiker voorkeuren, behoeften en
waarden, en ervoor te zorgen dat de patiënt/gebruiker betrokken wordt bij alle klinische beslissingen.
Tijdigheid: het verminderen/vermijden van wachttijden en de soms schadelijk vertragingen voor zowel degenen
die zorg ontvangen als degenen die zorg geven.
Toegankelijkheid: het verlenen van zorg die niet varieert in kwaliteit als gevolg van persoonlijke kenmerken
zoals geslacht, etniciteit, geografische locatie en sociaaleconomische status.
Veiligheid: patiënten/gebruikers dienen te worden beschermd tegen schade veroorzaakt door het zorgsysteem.
Vermindering van het risico en het waarborgen van de veiligheid vragen specifieke vereisten voor meer
aandacht voor systemen die helpen bij het voorkomen en het inperken van fouten.
13 Gebaseerd op de 6 internationaal erkende kenmerken van goede zorg, door Institute of Medicine, ‘CROSSING THE QUALITY CHASM - A New
Health System for the 21st Century’ - www.iom.edu/Reports/2001/Crossing-the-Quality-Chasm-A-New-Health-System-for-the-21st-Century.aspx
26/26