Handleiding proeftuinzorg (pdf) - IWT

5. UITVOERING EN MONITORING
5.1. Uitvoering
HANDLEIDING PROEFTUIN ZORGINNOVATIERUIMTE VLAANDEREN
De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het proeftuinplatform en de bijhorende projecten
ligt bij de begunstigden.
Bij de start zullen een aantal voorwaarden worden vastgelegd. Daarvoor zijn, zowel voor de platformen
als voor de individuele projecten, de volgende documenten essentieel:
de overeenkomst tussen de begunstigden en IWT, op basis van de algemene bepalingen m.b.t.
IWT-subsidie, aangevuld met platform- of projectspecifieke bepalingen;
de samenwerkingsovereenkomst tussen alle betrokken partijen, die de onderlinge rechten en
plichten regelt, o.m. met betrekking tot de aansturing, de taken, de verdeling van de kosten en de
IPR. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld door de betrokken partijen en ter
goedkeuring voorgelegd aan het IWT.
Voor de platformen dient daarnaast een reglement opgesteld te worden dat regelt wie toegang krijgt tot
het platform en onder welke voorwaarden.
5.2. Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in zesmaandelijkse voorschotten, bij het begin van de periode
waarop deze betaling betrekking heeft. De voorschotten worden uitbetaald na vervulling van de
noodzakelijke voorwaarden, zoals voorzien in de IWT-overeenkomst. Van het totale bedrag wordt 20%
ingehouden tot na afsluiting van het project.
5.3. Opvolging
De opvolging van de platformen en projecten wordt vastgelegd bij de start. De basisprincipes zijn
alleszins:
Voor de proeftuinplatformen wordt een gebruikerscommissie opgezet, die op regelmatige basis
bijeenkomt, en die de initiatiefnemers adviseert. IWT wordt uitgenodigd op de vergaderingen van
de gebruikerscommissie en krijgt de verslagen;
Er dienen afspraken gemaakt te worden tussen de consortia voor de platformen enerzijds en IBBT
en het wetenschappelijk consortium anderzijds om de opvolging zo efficiënt mogelijk te laten
verlopen.
Jaarlijks wordt een operationeel verslag overgemaakt aan IWT, dat minstens volgende aspecten
behandelt:
o status van de uitbouw van de proeftuin (materieel, organisatorisch en qua competenties) en in
het bijzonder evoluties t.o.v. het vorige verslag;
o overzicht van de acties die gedaan zijn om de werking van de proeftuin te ondersteunen, zoals
opbouw van methodes, opzetten van de testpopulatie, bekendmaking, acties naar potentiële
gebruikers,…
o overzicht van de werking van de gebruikerscommissie;
o beschrijving van de inbreng van de kennisinstelling die als ondersteuning optreedt (indien van
toepassing);
24/26